Inventarios, Kardex y
Ordenes de compra
Gestión automatizada de la
información contable
GESTIÓN AUTOMATIZADA DE LA
INFORMACIÓN CONTABLE
ÍNDICE
2. INVENTARIOS ...................................................................................................................................................... 1
2.2. Introducción al inventario ..........................................................................................................................................................................1
2.2. Crear nuevos productos .......................................................................................................................................................................... 2
2.3. Modificar / eliminar productos ................................................................................................................................................................ 5
3. KARDEX ................................................................................................................................................................ 6
3.1. Enlace con la contabilidad .........................................................................................................................................................................7
4. ORDENES DE COMPRA ...................................................................................................................................... 8
4.1. Introducción a las compras ....................................................................................................................................................................... 8
4.2. Crear órdenes de compra ....................................................................................................................................................................... 9
4.3. Modificar/eliminar ordenes de compra ..............................................................................................................................................10
4.4. Recibir productos ......................................................................................................................................................................................10
4.5. Reportes del inventario............................................................................................................................................................................. 11
ÍNDICE DE FIGURAS ..............................................................................................................................................12
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2. INVENTARIOS
2.2. Introducción al inventario
Esta opción le permite manejar todo lo relativo a los productos del inventario: Crear nuevos productos,
modificarlos, eliminarlos, crear cotizaciones, órdenes de compra, manejar el kardex, etc. De la pantalla
principal de MÓNICA (ver figura 3.1 ) hacer un click en Inventario el cual, después de algunos segundos,
le muestra la pantalla general del inventario. Desde esta pantalla Ud. puede crear nuevos productos a
ser ingresados al inventario, modificarlos, cambiar precios, etc. También puede ordenar los productos
por categoría, por suplidor, etc. simplemente hacer un click en la flecha que esta situada junto a
seleccione orden. Así mismo también puede manejar el kardex del producto, realizar cotizaciones,
órdenes de compras para sus suplidores, y reportes varios.
Figura 1. Pantalla de inventarios
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2.2. Crear nuevos productos
Utilizar esta opción para crear un nuevo artículo ó ítem. También puede crear el artículo cuando esta
realizando una factura, un estimado, una orden de compra, una cotización ( el procedimiento es el
mismo). Vea la figura 4.3 para una explicación de los campos.
Figura 2. Ingreso de un nuevo producto al inventario
Del menú del inventario hacer un click en crear producto el cual le muestra la pantalla para ingresar
un nuevo producto, la mayoría de los campos son autoexplicativos, sin embargo se puede agregar
las siguientes observaciones:
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(1) Código sugerido
MÓNICA le proporciona un código numérico al ítem ó artículo que
esta creando sin embargo Ud. puede cambiar este número y utilizar el
que desea. Por ejemplo si esta ingresando repuestos de automóviles,
quizás es mas útil ingresar el código del fabricante de la pieza, algunas
veces el producto puede tener un código de barras, si tiene un lector
de código de barras, Ud. puede utilizarlo ya que MÓNICA puede leer
este número al momento de hacer una factura.
Figura 3. Observaciones (2) Cantidad mínima
Se refiere a la cantidad mínima que puede tener en el almacén, una vez llegado a este límite, es el
momento de reordenar el producto a su suplidor.
(3) Precio de venta
Mónica le permite definir hasta 4 precios de venta para un mismo producto. Por ejemplo si Ud. esta
vendiendo teléfonos celulares, puede definir un precio de venta al publico, un segundo precio de
venta para promoción del producto, un tercer precio para venta al por mayor, etc. El precio de venta
puede ser calculado en función de costo y el margen de ganancia que Ud. puede definir. Por ejemplo
si Ud. compra el producto a 100 y quiere obtener un margen de 20% entonces ingresar en el campo
de costo 100 y en el campo de utilidad 20 (recuerde que puede tener 4 precios, por ello tiene 4
posibles márgenes que puede aplicar). El precio de venta será automáticamente calculado en 120.
Asimismo, si Ud. decir vender con el precio de 160, y no desea calcular su margen de ganancia,
simplemente ingresar el costo y el precio de venta. Mónica calcula automáticamente su margen de
ganancia.
Si Ud. esta usando la característica de impuesto ya incluido en el precio, la metodología es la misma,
pero el precio ahora se calcula teniendo en cuenta el impuesto que se esta aplicando al producto.
Una vez completado los campos correspondiente hacer click en Aceptar el cual le graba la información
en el disco duro de su computador y se encuentra listo para utilizar este ítem en los diferentes módulos
de MÓNICA: facturación, estimados, etc. Solamente los campos de código, descripción y categoría
son necesarios par inscribir el producto en los archivos, los otros campos son opcionales y pueden
ser actualizados posteriormente con el botón de modificar del menú de inventarios.
En la siguiente pestaña, se muestran detalles adicionales u opcionales que pueden ser de mucha
ayuda en el manejo de su negocio, igualmente dichos campos son autoexplicativos. Alguno de estos
campos son:
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Figura 4. Campos para el manejo de su negocio
a. Categoría
Este campo se refiere a una clasificación de los productos en su inventario, por ejemplo, si Ud. vende
artículos electrodomésticos entonces puede clasificarlos como Televisores, radios, equipos de video,
computadores, etc. para ello simplemente hacer un click en Buscar y allí se le presenta la posibilidad
de elegir una categoría ó crear una categoría diferente.
b. Comentario
Ud. puede hacer cualquier comentario pertinente al producto en estas tres líneas, sin embargo se
puede adicionar más notas con el botón de notas, el cual es ilimitado.
c. Imagen del producto
Si desea asociar una imagen con el producto, entonces indicar el subdirectorio y el nombre de la
imagen. La imagen deberá ser en formato .BMP (Bit MaP, es un formato de almacenamiento que utiliza
el computador al momento de digitalizar una figura). Para tener la imagen de un producto en MÓNICA
Ud. necesita tener un digitalizador o ‘escáner’, el cual es un equipo que se conecta a su computador
y le permite transferir la imagen de cualquier catálogo ó fotografía a su computador. Un digitalizador
ó ‘escáner’ portátil puede ser más que suficiente para obtener la imagen que necesita. Prácticamente
todos los digitalizadores le ofrecen la posibilidad de grabar la imagen en formato .BMP . Ajustar su
digitalizador a una resolución adecuada (generalmente 300 DPI es suficiente). La imagen no debe
ser mayor a 600 kilobytes a fin de que pueda ser manejada por MÓNICA. Una vez digitalizada la
figura, simplemente especificar el subdirectorio en que se encuentra esta imagen, por ejemplo c:\
archivo\imagen.bmp también puede hacer un click en el botón de buscar si desea ‘navegar’ por su
computador y ubicar la imagen. Para un entendimiento mas adecuado de digitalización de imágenes
lea el manual del digitalizador que viene adjunto cuando compra el equipo correspondiente.
d. Expiración del producto
Este campo es útil si esta trabajando con productos que tienen fecha de expiración. Por ejemplo en
una farmacia, la mayoría de las medicinas tiene una fecha de expiración por ley. Si su negocio no
maneja productos con fecha de expiración, simplemente no usar este campo, dejarlo en blanco.
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e. Productos equivalentes
En algunos casos cuando esta facturando, quizás no tiene un producto en el almacén, puede
ofrecerle a su cliente un producto equivalente de la lista que puede definirla aquí. Por ejemplo si
vende productos electrónicos de una marca, quizás puede definir productos genéricos de otra marca.
Al facturar (o hacer un estimado) Ud. puede hacer doble click en la descripción de este producto y se
mostrara la lista equivalente.
2.3. Modificar / eliminar productos
Para modificar un producto del inventario de la pantalla general del inventario presionar Modifica y
luego ingresar el código del producto (también puede hacer un click sobre el producto a modificar
y luego presionar Modifica) . Luego se muestra una pantalla para realizar la correspondiente
modificación. Se pueden modificar todos los campos excepto el código del producto, el costo y la
cantidad en almacén.
Por ejemplo si desea cambiar la descripción simplemente mover el cursor a este campo y realizar el
cambio deseado. Ver figura 4.3 en la que se muestra la pantalla de productos. Ud. puede cambiar
por ejemplo nuevos precios, un proveedor diferente, una nueva imagen, códigos contables que han
sido cambiados, etc.
Asimismo si desea eliminar un producto del inventario, igualmente debe presionar el botón de
Eliminar. Sin embargo la eliminación de un producto solamente se puede dar si no existen productos
en el almacén, es decir se tiene un inventario cero, para dicho producto.
Si desea eliminar dicho producto del almacén aun teniendo productos, debe ir a la función de Kardex
y retirar las unidades correspondientes del producto hasta tener cero productos y solamente después
se puede eliminar el producto del inventario.
Cuando elimina un producto, se muestra la pantalla de dicho producto y si esta de acuerdo en eliminarlo
presionar “Aceptar”, y le pide confirmación de su selección. Después de eliminar un producto, ya no
puede volver a usarlo si lo desea usar tiene que reingresarlo nuevamente.
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3. KARDEX
El Kardex sirve para mantener un control de los ítems que entran y salen del almacén, MÓNICA
mantiene un control por cada uno de los productos que se ingresan al inventario. Cada vez que se
ingresan un nuevo artículo al inventario MÓNICA automáticamente abre un nuevo registro para ese
producto, es decir no es necesario realizar ningún tipo de procedimiento por parte del usuario.
Para ingresar a ver el kardex para un producto, simplemente de la pantalla del menú presionar la hoja
de Kardex el cual le muestra la pantalla del kardex, en esta pantalla debe ingresar el código de un
producto para poder ver el movimiento que se ha registrado para ese producto.
Ud. puede recibir/retirar mercadería para un producto a través de esta pantalla. Simplemente hacer
click en Recibir/Retirar y completar el cuadro que se muestra. La cantidad que se ingresa será
actualizada automáticamente en el inventario.
Figura 5. Kardex del inventario
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3.1. Enlace con la contabilidad
Cuando realiza la venta de un producto, Ud. puede asociar cuentas contables a un producto en
particular al realizar una venta. Por ejemplo si Ud. hace una factura a su cliente, automáticamente se
genera el asiento contable, según lo que corresponde en las cuentas de enlace.
Sin embargo si ha especificado cuentas de enlace en particular para un producto, entonces puede
detallar particularmente el movimiento en dicho asiento automático.
Si Ud. omite las cuentas de enlace para el articulo, simplemente se usa la cuentas de enlace que se
han especificado en el modulo contable, vea el capitulo de cuentas de enlace de la contabilidad.
Se recomienda utilizar estas cuentas de enlace solamente si quiere tener un detalle de movimiento
para uno ó varios productos. Por ejemplo si tiene en almacén 300 productos, pero necesita llevar
un detalle contable de sus 10 mas importantes productos (los que mas movimiento tiene) entonces
especificar en esta pantalla las respectivas cuentas contables.
El resto de productos de su almacén solamente son afectados contablemente a través de un asiento
automático general.
Figura 6. Enlace de cuentas para un producto
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4. ORDENES DE COMPRA
4.1. Introducción a las compras
Las ordenes de compra son documentos que se envían al suplidor en la cual se confirma la compra
de los productos.
Una orden de compra es muy similar en procedimiento a una factura a un cliente, es decir se realiza
una lista de productos a comprar y se lo envía al suplidor. En algunos casos no es necesario realizar
una orden de compra, ya que algunos suplidores pueden aceptar su compra, con una simple llamada
telefónica.
Sin embargo es aconsejable siempre tener un registro de los productos que se van comprando y a
que suplidor se esta comprando. Generalmente cuando el suplidor es una fabrica ó distribuidor de
mayor envergadura, la única manera de realizar una compra formal es enviando una orden de compra
por parte de su empresa.
Figura 7. Lista de órdenes de compra
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4.2. Crear órdenes de compra
Utilizar esta sección para ordenar compras a sus suplidores. Para ingresar a esta opción, del menú
general de inventarios hacer un click en Compras el cual le muestra la pantalla de compras. El
procedimiento para realizar una compra es igual al de hacer una factura. Ud. puede crear, modificar ó
eliminar una orden de compra. Las compras no afectan al inventario, a menos que haga el procedimiento
de recibir la mercadería. Es decir después de haber enviado la orden de compra a su suplidor, éste le
enviará su pedido con su respectiva factura.
En este punto Ud. tiene la opción de ingresar la mercadería artículo por articulo, pero como tiene
una orden de compra, esto puede hacerlo automáticamente, simplemente presionar Recibir, luego
identificar la compra, verifique las cantidades y precios recibidos, luego presionar el botón de Aceptar.
Este proceso automáticamente procesa los artículos del inventario.
Asimismo Ud. puede hacer anotaciones a estas compras, Las anotaciones pueden extenderse
ilimitadamente. Por ejemplo Ud. puede anotar: “Esta compra debe ser descargada con mucho
cuidado, contiene material frágil”, ó “En Julio 25 llamaron de la oficina del suplidor para informar que
no tienen el producto xxx hasta la siguiente semana....”, etc. En la figura 7, puede ver una explicación
mas detallada de la información requerida para crear una orden de compra.
Figura 8. Crear una orden de compra
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4.3. Modificar/eliminar ordenes de compra
La opción de modificar le permite realizar cambios a compras ya creadas. Por ejemplo, si Ud. debe adicionar
un producto a una orden de compra, puede usar esta opción.
Simplemente identificar la orden de compra de la lista correspondiente y presionar el botón de modificar. El
procedimiento para modificarlo es el mismo que se usa para crear una orden de compra.
Asimismo si desea eliminar una orden de compra, simplemente seleccionar de la lista de órdenes de
compra, presionar el botón de eliminar.
Debe anotarse que una orden compra que ya ha sido recibida, es decir, cuyos productos ya han sido
ingresados al inventario, no puede ser modificada, ni tampoco eliminada, esto, debido a que los productos
correspondientes a esta orden compra ya han sido registrados en el almacén.
4.4. Recibir productos
Esta opción se utiliza para dar entrada de sus productos en el inventario, sin necesidad de tipear nuevamente
los productos en el inventario.
Cuando Ud. realiza una orden de compra al suplidor, éste le envía después de algunos días la mercadería
solicitada, es entonces cuando debe usar el botón de recibir mercadería. Simplemente de la lista de la lista
de compras, seleccionar la compra y presionar “recibir”, y se muestra la pantalla de la figura .
Figura 9. Recibir una compra para ingresarlo al inventario
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4.5. Reportes del inventario
Estos reportes le permiten manejar la información del almacén, las compras y las cotizaciones a los
suplidores. Todos los reportes tienen posibilidad de ser enviados a un formato Excel, Word ó PDF.
Asimismo tiene la facilidad de enviar estos reportes vía internet.
Aunque la mayoría de estos botones para obtener reportes son autoexplicativos, la mejor manera de
saber lo que ofrece los reportes es ejecutarlos con su propia información del inventario, y obtenerlos
en pantalla. Cuando un reporte se muestra en pantalla, es exactamente igual a como se imprimirá en
su impresora.
En esta sección Ud. puede obtener por ejemplo listas de precios usando diferentes criterios. También
puede obtener movimientos de ítems del inventario, kardex del inventario, compras, etc.
En la Figura se muestra un ejemplo para obtener el reporte de la lista de precios de su inventario.
Todos los botones tienen esta característica.
Figura 10. Reporte para lista de precios
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ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1. Pantalla de inventarios................................................................................................................................ 1
Figura 2. Ingreso de un nuevo producto al inventario ....................................................................................2
Figura 3. Observaciones............................................................................................................................................ 3
Figura 4. Campos para el manejo de su negocio.............................................................................................. 4
Figura 5. Kardex del inventario ...............................................................................................................................6
Figura 6. Enlace de cuentas para un producto.................................................................................................. 7
Figura 7. Lista de órdenes de compra ..................................................................................................................8
Figura 8. Crear una orden de compra ..................................................................................................................9
Figura 9. Recibir una compra para ingresarlo al inventario ......................................................................... 10
Figura 10. Reporte para lista de precios ...............................................................................................................11
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