POLITICA GESTION DE
BACKUP
Código: Versión: F.E.
THU-FO-036 2 2020.12.05
ALCALDIA DE LEBRIJA-SANTANDER
POLITICA DE GESTION DE
BACKUP
OFICINA DE TECNOLOGIA INFORMACIÓN Y
COMUNICACIONES
2022
Palacio Municipal Calle 11 No. 8-59 Parque Principal, Lebrija – Santander.
Tel: 656 71 00 - 656 64 72 Cel.: 318 360 9306
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C O NT E NI DO
1. OBJETIVO........................................................................................................................... 3
2. ALCANCE............................................................................................................................ 3
3. DEFINICIONES.................................................................................................................. 3
4. NORMATIVIDAD................................................................................................................ 3
5. GENERALIDADES............................................................................................................ 3
6. PRERREQUISITOS.......................................................................................................... 4
7. IDENTIFICACIÓN DE INFORMACIÓN CRÍTICA.....................................................4
8. INFORMACIÓN A RESPALDAR................................................................................... 5
9. PERIODOS DE RETENCIÓN........................................................................................ 5
10. PROTECCIÓN A LOS MEDIOS DE RESPALDO....................................................6
11. PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN EN MEDIOS DE RESPALDO..............7
12. PERIODO DE EXISTENCIA DE LAS COPIAS DE RESPALDO Y SU
EVENTUAL DESTRUCCIÓN................................................................................................... 7
13. PRUEBAS DE RESTAURACIÓN DE LAS COPIAS DE RESPALDO................7
14. INCUMPLIMIENTO........................................................................................................... 7
15. RESPONSABILIDADES.................................................................................................. 7
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1. OBJETIVO
Asegurar la generación de copias de respaldo de los datos y software de la
Alcaldia de Lebrija, asignando los roles, recursos y medios necesarios,
estableciendo lineamientos de respaldo y almacenamiento de la información.
2. ALCANCE
Esta política se aplica a toda la información contenida en los servidores,
estaciones de trabajo, medios de almacenamiento removibles y equipos de
comunicaciones que contengan datos, configuraciones, aplicativos y servicios
críticos para la Alcaldia de Lebrija, que están bajo su administración; así mismo,
garantizar que los terceros cumplan con los protocolos de backups definidos en el
proceso contractual.
3. DEFINICIONES
Activo de información: En relación con la seguridad de la información, se refiere
a cualquier información o elemento relacionado con el tratamiento de la misma
(sistemas, soportes, edificios, personas etc.) que tenga valor para la organización.
Copia de respaldo o backup: Es un duplicado de la información más importante,
y se realiza para salvaguardar los documentos, archivos, fotos, bases de datos,
configuraciones etc.
Propietario de Activo de Información: Es el nombre del responsable de la
producción de la información (propietario): Que corresponde al nombre del área,
dependencia o unidad interna, o al nombre de la entidad externa que creó la
información. Es el responsable del activo, quien debe velar por el cumplimiento de
los requerimientos establecidos frente a las propiedades de disponibilidad,
confidencialidad e integridad.
Personal: Es aquella persona que tiene una relación con la Alcaldia de Lebrija
directa o a través de un tercero, bajo cualquier tipo de vinculación: planta,
contratistas, proveedores, estudiantes en práctica, etc.
4. NORMATIVIDAD
El presente documento se basa en las buenas prácticas, leyes y normas
relacionadas con la seguridad de la información: Ley 1273 de 2009 – De La
Protección de la Información y de los datos, ISO/IEC 27001:2013 – Sistemas de
Gestión de Seguridad de la Información (SGSI), ISO/IEC 27002:2005 – Código
Para la Práctica de la Gestión de la Seguridad de la Información, ISO 22301:2012
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– Seguridad de la Sociedad: Sistemas de Continuidad del Negocio y la
Norma Técnica Colombiana NTC- ISO: 9001.
5. GENERALIDADES
La Alcaldia de Lebrija considera que toda la información de sus sistemas
informáticos críticos en producción debe ser protegida de posibles daños, por lo
que debe ser respaldada con cierta frecuencia, para asegurar el proceso de
recuperación.
Bajo esta premisa, la Oficina de las TIC deberá considerar soluciones de respaldo
para equipos de escritorio, servidores, sistemas de información y aplicaciones
(códigos fuentes, bases de datos, etc.) que se consideren críticos para la Alcaldia
de Lebrija. Igualmente, garantizar la disponibilidad de infraestructura adecuada de
respaldo y asegurar su disponibilidad cuando sea requerida la copia, incluso
después de un desastre o falla de un dispositivo.
Para los sistemas de información que no están bajo la administración de la Oficina
de las TIC, ésta debe velar y validar que el tercero encargado cumpla con la
presente política.
Información que NO es relevante para la Alcaldia de Lebrija y que resida en los
servidores, sistemas de información y equipos de escritorio de la Alcaldia de
Lebrija, NO SERÁ respaldada. La importancia de realizar la copia de seguridad de
la información la deberá informar el Jefe de Área o encargado de cada
procedimiento en la matriz de activos de información y por mesa de ayuda.
Cada respaldo que se realice, manual o automático, deberá quedar registrado en
los LOG de los servidores, o sistemas de información.
En las situaciones donde el activo de información a respaldar está categorizado
como público clasificado o público reservado, se deberán ejecutar copias de
respaldo cifradas.
6. PRERREQUISITOS
Es responsabilidad de los líderes de procesos y jefes de dependencias garantizar
que la información institucional catalogada como critica “aquella necesaria para
mantener operativos los procesos de la entidad”, sea almacenada en los
servidores de la entidad ubicados en el centro de datos.
Para la gestión de archivos compartidos de los usuarios, la oficina TIC creó
carpetas compartidas para cada una de las dependencias de la entidad en el
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servidor de archivos, siguiendo una nomenclatura de tablas de
retención documental generadas por dicho grupo.
Por ningún motivo se permite alojar en servidores información catalogada como
personal, música, videos, documentos transitorios, documentos confidenciales,
backups de equipos de escritorio, backups de correo electrónico y demás que no
sea relevante en el cumplimiento de los objetivos de la Entidad.
Los líderes de proceso y jefes de dependencias son los únicos autorizados para
solicitar el respaldo y/o recuperación de información mediante el formato dispuesto
para tal fin en el formato respaldo y Recuperación de Información), indicando los
datos del solicitante, datos de la aplicación, datos de los archivos (tipo y
ubicación), datos de la BD (ubicación, motor y versión), accesos, periodicidad de
respaldo y tipo de respaldo. Siempre que exista alguna modificación o adición en
la fuente de la información, se debe generar el formato descrito y entregarlo al
administrador de copias.
7. IDENTIFICACIÓN DE INFORMACIÓN CRÍTICA.
El Jefe de Área o responsable de la información de cada procedimiento, será el
responsable de identificar y conservar actualizados los activos de información.
El respaldo de la información de los sistemas integrados relacionado con activos
compartidos debe ser solicitado por cada uno de los jefes de área que tienen
responsabilidad sobre ellos.
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8. INFORMACIÓN A RESPALDAR.
AMBIENTE EXPORT
TIPO DESCRIPCION EXPORT (PERIDIOCIDAD)
SERVIDOR SISTEMA INCREMENTAL (DIARIO) Y
DE NEPTUNO Y FULL
APLICACIÓN COACTIVO (MENSUAL)
SERVIDOR INCREMENTAL (DIARIO) Y
SERVIDORES
DE SISTEMA SALUD FULL
APLICACIÓN (MENSUAL)
INCREMENTAL (DIARIO) Y
SERVIDOR DOMINIO
FULL
DE DOMINIO LEBRIJA.LOCAL
(MENSUAL)
ARCHIVOS DATA BASES DE DATOS
TIPO DESCRIPCION EXPORT (PERIDIOCIDAD)
DB INCREMENTAL (DIARIO) Y
PRODUCCIO DB NEPTUNO FULL
N (MENSUAL)
BASES DE
DB INCREMENTAL (DIARIO) Y
DATOS
PRODUCCIO DB COACTIVOS FULL
N (MENSUAL)
DB INCREMENTAL (DIARIO) Y
PRODUCCIO DB SALUD FULL
N (MENSUAL)
FUENTES SISTEMAS EN PRODUCCION
TIPO DESCRIPCION EXPORT (PERIDIOCIDAD)
CODIGO FUENTE INCREMENTAL (DIARIO) Y
FUENTES
EN FULL
NEPTUNO
PRODUCCION (MENSUAL)
FUENTES CODIGO FUENTE INCREMENTAL (DIARIO) Y
FUENTES
EN FULL
COACTIVOS
PRODUCCION (MENSUAL)
CODIGO FUENTE INCREMENTAL (DIARIO) Y
FUENTES
EN FULL
SALUD
PRODUCCION (MENSUAL)
TABLAS DE RETENCION DIGITALES
SERVIDOR TIPO DESCRIPCION EXPORT (PERIDIOCIDAD)
DE INCREMENTAL (DIARIO) Y
ARCHIVOS CARPETAS ARCHIVOS FULL
DE RED
(MENSUAL)
CONFIGURACION DE EQUIPOS CAPA 3
EQUIPOS DE TIPO DESCRIPCION EXPORT (PERIDIOCIDAD)
RED CONFIGURACIO
SWITCH FULL BACKUP (DIARIO)
N
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9. PERIODOS DE RETENCIÓN.
FRECUENCI RETENCIO RETENCION(DIA
TAREA MEDIA POOL
A N S)
SERVIDOR
4
NEPTUNO Y FULL MENSUAL 60
SEMANAS
COACTIVO
SERVIDOR 4
FULL MENSUAL 60
SALUD SEMANAS
ACTIVE
DIRECTORY 4
FULL MENSUAL 60
LEBRIJA.LOCA SEMANAS
L
4
FULL SEMANAL 60
SEMANAS
DB NEPTUNO INCREMENTA
DIARIA 7 DIAS 7
L
FULL MENSUAL 12 MESES 365
4
FULL SEMANAL 60
SEMANAS
DB
INCREMENTA
COACTIVOS DIARIA 7 DIAS 7
L
FULL MENSUAL 12 MESES 365
4
FULL SEMANAL 60
SEMANAS
DB SALUD INCREMENTA
DIARIA 7 DIAS 7
L
FULL MENSUAL 12 MESES 365
4
FULL SEMANAL 60
SEMANAS
FUENTES
INCREMENTA
NEPTUNO DIARIA 7 DIAS 7
L
FULL MENSUAL 12 MESES 365
4
FULL SEMANAL 60
SEMANAS
FUENTES
INCREMENTA
COACTIVOS DIARIA 7 DIAS 7
L
FULL MENSUAL 12 MESES 365
FUENTES FULL SEMANAL 4 60
SALUD SEMANAS
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INCREMENTA
DIARIA 7 DIAS 7
L
FULL MENSUAL 12 MESES 365
4
FULL SEMANAL 60
SEMANAS
CARPETAS DE
INCREMENTA
RED DIARIA 7 DIAS 7
L
FULL MENSUAL 12 MESES 365
4
FULL SEMANAL 60
SEMANAS
SWITCH INCREMENTA
DIARIA 7 DIAS 7
L
FULL MENSUAL 12 MESES 365
10. PROTECCIÓN A LOS MEDIOS DE RESPALDO.
Los medios de respaldo que contienen información deben tener una custodia que
garanticen la protección adecuada de los datos allí almacenados, de forma que
cumplan con los requisitos para ser puestos en funcionamiento en cualquier
momento que sea requerido, además se deberá tener las copias de seguridad en
un lugar secundario para mitigar riesgos en caso de un evento inesperado dentro
de los sitios donde se generan las copias de respaldo.
Ante un cambio tecnológico que se produzca que pueda generar obsolescencia
tecnológica, deben generarse las acciones necesarias de resguardo de la
información de los medios de respaldo.
11. PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN EN MEDIOS DE RESPALDO.
Deberán existir registros documentados de las copias de respaldo y del
restablecimiento de estas.
El respaldo de datos y software críticos se deben almacenar en un lugar protegido,
con acceso controlado.
Toda información crítica grabada en medios de respaldo que son almacenados
fuera de la Alcaldia de Lebrija deberá ser trasladada con los elementos de
seguridad adecuados, como por ejemplo el uso de controles criptográficos.
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12. PERIODO DE EXISTENCIA DE LAS COPIAS DE RESPALDO
Y SU EVENTUAL DESTRUCCIÓN.
Cada Jefe de Área deberá determinar el período de conservación del respaldo de
la información crítica de sus procesos, teniendo en cuenta los requisitos de
conservación de las tablas de retención documental, la normativa legal vigente, el
uso eficiente del espacio físico y los medios de almacenamiento disponibles.
13. PRUEBAS DE RESTAURACIÓN DE LAS COPIAS DE RESPALDO.
La ejecución de las pruebas de restauración de las copias de respaldo deberá
asegurar la recuperación de copias de datos, y garantizar la integridad de los
datos que contienen.
Se deberán realizar pruebas respecto a la restauración de las copias de respaldo
en forma controlada y en un ambiente seguro que contenga los mismos niveles de
seguridad del ambiente original, de forma rotativa y con una periodicidad de
mínimo 1 vez por año.
14. INCUMPLIMIENTO
El incumplimiento de esta política de seguridad y privacidad de la información
traerá consigo las consecuencias legales que apliquen a la normativa de la
Entidad, incluyendo lo establecido en las normas que competen al Gobierno
Nacional y Territorial en cuanto a seguridad y privacidad de la información se
refiere.
15. RESPONSABILIDADES
Equipo de Seguridad de la Información: Velar por el cumplimiento de la presente
política.
Oficina de las TIC: Designar el personal idóneo para definir y gestionar el estándar
de respaldo de los servidores y equipos de hardware de la Alcaldia de Lebrija.
Subdirección de Información y Subdirección de Desarrollo de Aplicaciones:
Coordinar, ejecutar y velar por la realización de las copias de respaldo y
restauración de estas, utilizando las herramientas pertinentes para tales efectos y
validar que la actividad se realice correctamente.
Mantener un inventario de los activos de información sobre los que se realizan
copias de respaldo.
Realizar pruebas periódicas de recuperación de información a partir de las copias
de respaldo.
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Áreas que Administran Sistemas de Información:
El Jefe de Área o encargado mediante acto administrativo, podrá solicitar
respaldos o restauración de las copias, según la necesidad que se requiera.
Personal:
Dar cumplimiento a la presente política y los lineamientos del Sistema de Gestión
de Seguridad de la Información.
ELABORO REVISO APROBO
Nombre: Cristian jaimes Nombre: Nombre:
Cargo: Ingeniero TIC Cargo: Cargo:
Fecha: 08/02/2022 Fecha: Fecha:
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