UBICAR CARÁTULA,

CON LOGOTIPO DE LA
EMPRESA
Por ejemplo:
MANUAL DE
CORRESPONDENCIA
PARA LA EMPRESA XXX
 MANUAL DE CORRESPONDENCIA PARA LA EMPRESA CURIOSIDADES
MIVANI

PARA: CLAUDIA MILENA GAMBOA SALAZAR

DE: KAROL VANESSA LOZANO SALAZAR – NICOLAS MUÑOZ AREVALO

FORMADORA: JOHANNA RAMIREZ

OBJETIVO: Proponer he implementar un protocolo de ordenamiento y gestión de

archivos

1. IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA

52.207.325-8
CURIOSIDADES MIVANI

1.1. NOMBRE-UBICACIÓN

Curiosidades mivani
Calle 5 sur # 19-03 esquina, localidad Antonio Nariño

1.2. ACTIVIDAD ECONÓMICA

Curiosidades Mivani se dedica a la venta de productos de papelería, útiles
escolares, detalles y adicional al servicio de impresión y recargas a todo
operador. En relación con el código CIIU 4761

2. DIAGNÓSTICO

(Redacte con sus propias palabras los resultados encontrados de la visita

realizada de manera general).

2.2 GUÍA DE OBSERVACIÓN

N. PROCESO SI NO OBSERVACIÓN
1 Identificación de la empresa (de x De acuerdo con su
acuerdo a clasificación de la clasificación es una empresa
empresa) pequeña, dedicada a los
servicios de papelería, útiles
escolares y detalles

2 ¿La empresa cuenta con una x Se propone una estructura

estructura organizacional? organizacional que pueda
dar a conocer las personas
involucradas en todo proceso
de la papelería y sus
respectivas funciones
dependiendo del cargo

3 ¿Cada una de las áreas cuenta x Desde el área administrativa

con funciones? hasta el área comercial
cuentan con funciones fijas
para el buen funcionamiento
del establecimiento

4 ¿La empresa cuenta con un área x Se propone un área para la

de correspondencia, es decir correspondencia y
donde se reciban y despachen documentos
documentos?

5 La empresa conoce sobre la x Se desconoce dichos

normatividad de archivo, es decir: conceptos se le da a conocer
a la empresa cada ley y
Ley 80 de 1989 acuerdos para que tengan
conocimiento de ello y se
Ley 594 de 2000 puedan aplicar en dicha
empresa
Ley 962 de 2005

ISO 27001

Acuerdo 027 de 2006

Acuerdo 49 de 2000 y Acuerdo 37

de 2002 sobre “condiciones de
edificios y locales

Acuerdo 042 de 2002

Acuerdo 060

6 ¿Conoce el ciclo vital del x Se desconoce dicho

 documento y su importancia? concepto y se da pautas
sobre su importancia

7 ¿La empresa cuenta con un x Actualmente no cuenta con

manual de correspondencia? uno

8 ¿Qué tipo de documentos maneja x La empresa cuenta con

la empresa? (cartas, facturas tanto de los
memorandos, circulares, facturas, proveedores como para los
soportes contables, entre otros) clientes, soportes contables,
facturas de servicios públicos

9 ¿La empresa cuenta con las x Actualmente la empresa

carpetas especiales para guardar maneja la documentación de
los documentos? (yute, cuatro A-Z
aletas)

10 ¿La empresa cuenta con un x La empresa no cuenta con

equipo y mobiliario adecuado para cierto espacio para dicha
la unidad de correspondencia? actividad

11 ¿La empresa cuenta con los pasos x Si se reciben, pero no cuenta

para recibir un documento? con un protocolo solido

12 ¿La empresa cuenta con un sello x No cuentan

de recibido?

13 ¿La empresa cuenta con un sello x No cuentan

de radicado?

14 ¿La empresa cuenta con una x No cuentan

planilla de recibo y despacho de
documentos internos y externos?

2.3 EVIDENCIAS FOTOGRÁFICAS (identificar cada fotografía)

2.4 CARTA DE AUTORIZACIÓN

3. SUGERENCIAS
  Introducción

El archivo sirve para gestionar, clasificar, ordenar y conservar documentos. El

archivo en una empresa es de vital importancia, ya que, como su propio nombre
indica, sirve para gestionar, clasificar y ordenar un conjunto de documentos que
son necesarios conservar en su base de datos.

 Legislación archivística:
 Ley 80 de 1989: Se crea el Archivo General de la Nación (AGN), el Sistema
Nacional de Archivos (SNA) y le otorga sus funciones respectivas.
 Ley 594 de 2000 :ley general de archivos establece las reglas y principios
que regulan la función archivista del estado. Para ello se a establecido en
esta ley una serie de artículos que le permiten a una entidad pública o
privada regulados por la ley guiarse y llevar una adecuada gestión de
archivos de documentación

 Ley 962 de 2005: Su principal reto es lograr que las entidades cumplan
con sus preceptos y se establezca una política constante y perdurable,
que impida la creación de nuevos procedimientos engorrosos o poder
simplificar otros que contengan pasos innecesarios.
 ISO 27001 ISO 27001 es una norma internacional emitida por la Organización
Internacional de Normalización (ISO) y describe cómo gestionar la seguridad
de la información en una empresa.
 Acuerdo 027 de 2006 Derecho de los ciudadanos a consultar la
información que conservan los archivos públicos, en los términos
consagrados por la Ley dicta todos los conceptos básicos utilizados en el
área de archivo
 Acuerdo 49 de 2000 y Acuerdo 37 de 2002: Los edificios y locales de
archivo deberán cumplir con las condiciones de edificación,
almacenamiento, medio ambiente, seguridad y mantenimiento para la
preservación de archivos documentales

Los pisos, muros, techos y puertas, deben estar construidos con material
ignífugos.

Temperatura de 15 a 20 ° C.

Humedad relativa de 40 a 50%.

 Acuerdo 042 de 2002: Por el cual se establecen los criterios para la

organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las
privadas que cumplen funciones públicas”
 Acuerdo 060: Las entidades deberán establecer de acuerdo con su
estructura, la ventanilla única o unidad de correspondencia que gestione de
 manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y
distribución de sus comunicaciones

 Estructura Orgánica de la Entidad: El archivo de documentos sirve para

gestionar, clasificar, ordenar y conservar documentos. El archivo de
documentos en una empresa es de vital importancia, ya que, como su
propio nombre indica, sirve para gestionar, clasificar y ordenar un conjunto
de documentos que son necesarios conservar en su base de datos.

 Explicación ciclo vital del documento

ARCHIVO DE GESTION ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTORICO

DOCUEMNTACION DOCUMENTACION DOCUMENTACION

ACTIVA SEMI ACTIVA INACTIVA

VALORES VALORES
PRIMARIOS SECUNDARIOS

*ADMINISTRATIVO *HISTORICO
*LEGAL *CULTURAL
*FISCAL *INVESTIGACION
*CONTABLE *CIENTIFICO
*TECNICO

 Relación de los documentos que elabora la entidad, comunicaciones

externas: cartas, comunicaciones internas: memorandos, circulares, actas,
informes, correos electrónicos.

 Definición de concepto Correspondencia y sus clasificaciones:

personal, publicitaria, empresarial.
 La correspondencia se trata de un medio de comunicación que establece el
trato reciproco entre dos o más personas. Por eso, la buena gestión de la
correspondencia es fundamental en el sector empresarial ya que a través
de la misma puede afianzarse la relación entre cliente-proveedor.

 Identificación de cada uno de los pasos para archivar documentos.

INPECCIONAR: Al iniciar el proceso de archivar es indispensable revisar todos los

documentos. En muchas ocasiones se encuentran papeles que equivocadamente
se han colocado para archivar y todavía están pendientes de trámite.

CLASIFICAR: Después de realizada una cuidadosa inspección de los

documentos, se determina el nombre, número o fecha, bajo el cual se organizará
la documentación que se va a archivar, y se hacen grupos homogéneos.

MARCAR. Definida la forma de clasificación de la documentación, se subraya el

nombre, número o fecha por el cual se organizará el documento

DISTRIBUIR La documentación que se ha marcado se separa por grupos, de acuerdo

con el subrayado. Luego, se ordenan dentro de cada grupo los documentos, siguiendo un
orden cronológico ascendente.

ARCHIVAR. Finalmente, se colocan los documentos en el legajo de la carpeta

correspondiente según lo maneja la empresa.

 Propuesta de cada uno de los elementos y muebles de archivo para

organizar la oficina de correspondencia (ubicar imágenes).
 se recomienda el archivador vertical de
gavetas ya que el establecimiento es muy pequeño y se adaptar al espacio y es un
formato que se puede encontrar más rápido los documentos

Estos elementos se recomiendan para un buen proceso de archivo se sugiere que

los elementos sean en plástico para mayor conservación del papel como por
ejemplo los clip las grapas de la cocedora .
  Sugerencia de las carpetas utilizadas en archivo para guardar la
documentación.

Como equipo de trabajo sugerimos que se utilicen carpetas de legajo ya que la

empresa cuenta con mucha documentación que ingresa diariamente y para su
mayor organización se recomienda esas carpetas

 Explicación de los pasos para recibir los documentos.

Recepción: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución

debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una
persona natural o jurídica.

Clasificación: Después de realizada una cuidadosa inspección de los

documentos, se determina el nombre, número o fecha, bajo el cual se organizará
la documentación que se va a archivar, y se hacen grupos homogéneos.

revisión Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución

debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una
persona natural o jurídica.

radicación: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número
consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de
la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y
cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.

Registro Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus
sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las
comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la
persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia
competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite
y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.

Reparto: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su

destinatario.

 Identificación de los rótulos para cada uno de los legajos de

correspondencia interna y externa.

 Identificación del sello de radicación (propuesta)

 Formatos para el manejo de correspondencia, con su correspondiente

imagen corporativa.

Correspondencia interna recibida

Correspondencia interna entregada

Correspondencia externa recibida

Correspondencia externa entregada

 Conclusiones

 Anexos

 Bibliografía y/o cibergrafía

4. Anexos