GERENCIA DE PROYECTOS 2

PLAN DE GERENCIA

SANDRA YADIRA PERALTA PEÑA - CÓDIGO 100312642

DIANA CAROLINA CONTRERAS SANDOVAL - CÓDIGO 100312928
DIANA MARCELA MONTES BERMUDEZ - CÓDIGO 100313430
ANDRES FELIPE HOYOS PATIÑO - CÓDIGO 100313503
NELSON ENRIQUE GOMEZ GARCIA - CÓDIGO 100313211

GERENCIA DE PROYECTOS 2
GRUPO Q01 – VIRTUAL
JUAN CARLOS BARRERO NEIRA

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS EN INTELIGENCIA DE
NEGOCIOS
2023
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

TABLA DE CONTENIDO

CONTEXTUALIZACION DEL PROYECTO...........................................................................................5

NOMBRE DEL PROYECTO................................................................................................................5
OBJETIVOS DEL PROYECTO.............................................................................................................5
EMPRESA........................................................................................................................................6
STAKEHOLDERS (LISTA DE INTERESADOS)......................................................................................6
PROBLEMA DEL PROYECTO............................................................................................................6
BENEFICIO DEL PROYECTO.............................................................................................................6
DURACION DEL PROYECTO.............................................................................................................7
PRESUPUESTO DEL PROYECTO.......................................................................................................7
PAQUETES DE TRABAJO.................................................................................................................7
GESTION DE CALIDAD DEL PROYECTO...........................................................................................8
PLANIFICACION DE LA CALIDAD.....................................................................................................8
Objetivo de calidad:...................................................................................................................8
Línea base de calidad:................................................................................................................8
Estándares o normas de calidad:................................................................................................8
Actividades para el cumplimiento de los objetivos de calidad del proyecto y del producto:...10
Roles y Responsabilidades en el proceso de calidad................................................................13
Entregables sujetos a revisión de la calidad.............................................................................14
Definición de los procesos del proyecto sujetos a revisión de la calidad.................................14
Herramientas de Calidad que se utilizaran para el proyecto....................................................19
Mejora Continua......................................................................................................................21
Costo de la calidad...................................................................................................................25
GESTION DE RECURSOS...............................................................................................................26
ESTIMACIÓN DE LOS RECURSOS...................................................................................................26
Recursos humanos...................................................................................................................26
Recursos físicos........................................................................................................................27
Otros Recursos (indirectos pero propios del proyecto)............................................................28
ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE LOS RECURSOS (RBS)..................................................................28
Desglose de los recursos por actividad y fase...........................................................................29
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Organigrama.............................................................................................................................31
Mecanismos.............................................................................................................................32
Información de ingreso y salida (retiro)...................................................................................34
Roles y Responsabilidades del equipo......................................................................................34
Necesidades de Formación (Conocimiento) del Equipo...........................................................36
PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES.............................................................................38
Directorio de interesados del proyecto (stakeholders):...........................................................39
Canales Involucrados................................................................................................................41
Tecnologías utilizadas para las comunicaciones:......................................................................41
Restricciones de las comunicaciones........................................................................................41
Almacenamiento de las comunicaciones.................................................................................42
Listado de los entregables por cada fase a comunicar.............................................................42
Lista de tareas del proyecto.....................................................................................................43
Método para actualizar y refinar el plan de gestión de las comunicaciones................................46
Matriz de comunicaciones...........................................................................................................48
Costos relacionados con las comunicaciones...............................................................................49
GESTION DE RIESGO....................................................................................................................49
Identificación del riesgo...............................................................................................................49
Clasificación de los riesgos...........................................................................................................51
Matriz de probabilidad e impacto................................................................................................58
GESTION DE ADQUISICIONES.......................................................................................................59
Métricas evaluación de Proveedores...........................................................................................60
CRONOGRAMA.............................................................................................................................63
GESTION DE LOS INTERESADOS...................................................................................................65
Impacto sobre los interesados sobre cambios en el proyecto.....................................................65
Interrelaciones entre los interesados...........................................................................................67
Plan de gestión del Como cuando y quien en cuanto a los interesados.......................................69
Metodología para la gestión del cambio con los interesados......................................................70
Salidas de información de la gestión del cambio con los interesados..........................................70
Matriz del plan de gestión de los interesados del proyecto.........................................................70
Bibliografía..................................................................................................................................72
GERENCIA DE PROYECTOS 2
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

CONTEXTUALIZACION DEL PROYECTO

NOMBRE DEL PROYECTO

Propuesta de implementación de un sistema de información para la gestión y ejecución de

proyectos de construcción en MiPymes de ingeniería y arquitectura, basándose en
inteligencia de negocios.

OBJETIVOS DEL PROYECTO

GENERAL:
El objeto fundamental del proyecto “PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE UN
SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN Y EJECUCIÓN DE PROYECTOS
DE CONSTRUCCIÓN EN MIPYMES DE INGENIERÍA Y ARQUITECTURA,
BASÁNDOSE EN INTELIGENCIA DE NEGOCIOS” es crear una herramienta de trabajo
que sirva de apoyo a las compañías de construcción catalogadas por su tamaño
económico dentro de la categoría de MiPymes.

ESPECIFICOS:
 Recopilar, tabular y unificar la información que la compañía genera durante las
etapas de anteproyecto, ejecución de proyecto, entrega y liquidación de
proyecto.
 Finalizar el proyecto en un máximo de 8 meses a partir de la fecha del acta de
constitución del proyecto.
 Tener el estudio del sistema de información con un presupuesto máximo de
$60.000.000=
 Establecer los roles requeridos para la ejecución de las fases propuestas en el
proyecto.
 Generar los procesos requeridos de acuerdo con los requerimientos
presentados por los implicados desde la empresa, en el proyecto.
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Tabla 1. Objetivo general y específicos

Fuente: Propia

EMPRESA
INVERSIONES G Y S S.A.S

STAKEHOLDERS (LISTA DE INTERESADOS)

Nombre Cargo Departamento Gerencia
Nelson Gómez García Director de proyectos Área técnica Técnica
Alba Scarpetta Sánchez Directora administrativa Área administrativa Administrativa
Andrés Felipe Suarez Ingeniero auxiliar Área técnica Técnica
Angie Borda Arquitecta De Obra Área técnica Técnica
Laura Gómez Scarpetta Abogada Área administrativa Administrativa
Karen Martínez Asesora SG-SST Área técnica Técnica
Juan David Sayago Especialista Ambiental Área técnica Técnica
Cont. Claudia Camacho Contadora Área administrativa Administrativa
Alfredo Rodríguez Asesor estructural Área técnica Técnica
Ing. Camilo Rojas Asesor hidráulico Área técnica Técnica
Ing. Gloria Martínez Asesor eléctrico Área técnica Técnica
Ing. Guillermo Pérez Ingeniero de suelos Área técnica Técnica
Tabla 2. Stakeholders
Fuente: Propia

PROBLEMA DEL PROYECTO

La Gerencia de INVERSIONES G Y S S.A.S ha manifestado que, al momento de realizar
cortes de obra se dificulta la recopilación de los datos generados por cada departamento
o área de la compañía. Esto se presenta porque cada departamento o área cuenta con
computador donde se ingresan los datos de los proyectos, y a este solo tiene acceso los
lideres de dicho proceso, y al momento de generar los informes de avance de los
proyectos no se cuenta con los datos de manera oportuna atrasando las entregas de
reportes de avance de obra y por ende los pagos de los clientes a la compañía.
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BENEFICIO DEL PROYECTO

El beneficio del proyecto es que las compañías de construcción, catalogadas por su
tamaño económico dentro de la categoría de MiPymes, cuenten con una herramienta de
trabajo, basada en inteligencia de negocios, en donde se gestionen la documentación de
los avances de obra por departamento y contar con estos datos para realizar los reportes
en tiempo oportuno.

DURACION DEL PROYECTO

8 meses después de aprobada el acta de constitución

PRESUPUESTO DEL PROYECTO

$60.446.699 (COP), este valor no incluye los costos asociados a la gestión de calidad,
recursos humanos, comunicaciones, gestión de riesgos, adquisiciones y stakeholders.
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PAQUETES DE TRABAJO
PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN
Y EJECUCIÓN DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN EN MIPYMES DE INGENIERÍA Y
ARQUITECTURA, BASÁNDOSE EN INTELIGENCIA DE NEGOCIOS

Cuenta de control 1 Cuenta de control 2 Cuenta de control 3 Cuenta de control 4

Planteamiento Entrega viabilidad del

Definición de entradas Levantamiento de la
Herramienta a
de información Información proyecto
desarrollar

Gestión de requisitos y Formatos de preguntas y Conocimiento costo Entrega documentación

necesidad levante de información herramienta a desarrollar de la propuesta

Construcción información a Entrevisas con actores Definición entradas y salidas

documentar Entrega de la propuesta
del proceso de los procesos

Asignacion de Tabulación datos Establecimiento

almacenamiento de la
resposabilidades de información información

Definición tipo de
Socialización las áreas Ordenamineto y codificación
información
de la compañia de información
a documentar

Paquete de trabajo: Informe Paquete de trabajo: Paquete de trabajo: Paquete de trabajo:

de requerimientos y 1. Informe de 1. Flujos de proceso 1. Viabilidad económica
necesidades del cliente en Levantamiento de procesos 2. Definición de 2. Informe de Propuesta de
cada área de trabajo almacenamiento de implementación de un
y procedimientos de las
información y condiciones de sistema de información para
áreas involucradas en el
documentación la gestión y ejecución de
desarrollo del proyecto. 3. Diagnóstico económico de la proyectos de construcción en
2. Taller de sensibilización propuesta MiPymes de ingeniería y
para las diferentes áreas arquitectura, basándose en
inteligencia de negocios

Gráfico 1.EDT
Fuente: Propia

GESTION DE CALIDAD DEL PROYECTO

La Gestión de la Calidad contiene los procesos de planificación, gestión y control

de los requisitos de calidad del presente proyecto.

PLANIFICACION DE LA CALIDAD

Objetivo de calidad:
El objetivo de calidad del proyecto es cumplir con los requisitos del proyecto, que
satisfagan plenamente al cliente y a la compañía INVERSIONES G Y S S.A.S. a través de
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

una propuesta de implementación de un sistema de información para la gestión y

ejecución de proyectos de construcción en MiPymes de ingeniería y arquitectura,
basándose en inteligencia de negocios , garantizando una ejecución adecuada, bajo
estándares de calidad que regulen la gestión del cronograma y la gestión del costo, con el
fin de culminar el proyecto de manera exitosa.

Línea base de calidad:

LINEA BASE DE CALIDAD DEL PROYECTO
FACTOR DE CALIDAD OBJETIVO
METRICA A UTILIZAR ENTREGA
RELEVANTE DE CALIDAD
Desempeño del proyecto >= 98% Matriz de trazabilidad 06-ene-23
Desempeño del costo >= 98% Control de costos 13-abr-23
Desempeño del cronograma >= 98% Control de cronograma 05-may-23
Satisfacción del cliente >= 95% Encuesta de satisfacción 09-jun-23
Tabla 3. Línea Base de Calidad
Fuente: Propia

(Rafael, 2014)

Estándares o normas de calidad:

En el proceso de planificación de la gestión de la calidad se identifican los
siguientes estándares o normas aplicables a los paquetes de trabajo planteados en el
proyecto:

ESTANDARES DE CALIDAD
ESTANDAR ACTIVIDADES DE ACTIVIDADES
PAQUETE DE TRABAJO
DE CALIDAD PREVENCION DE CONTROL
FASE 1 - DEFINICION DE ENTRADAS DE INFORMACION
Aprobación por
Informe de requerimientos y Revisión de
ISO Director de
necesidades del cliente en cada requerimientos y
9001:2015 Proyecto y
área de trabajo necesidades
Patrocinadores
FASE 2 - LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACION
Informe de levantamiento de ISO Revisión de procesos Aprobación por
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

procesos y procedimientos de
y procedimientos de la
las áreas involucradas en el 9001:2015 Director de
compañía
desarrollo del proyecto Proyecto y
Taller de sensibilización para ISO Revisión del formato Patrocinadores
las diferentes áreas 9001:2015 de capacitación
FASE 3 - PLANTEAMIENTO HERRAMIENTA A DESARROLLAR
Revisión de las
ISO
Flujos de proceso entradas y salidas de
9001:2015
los procesos Aprobación por
Definición de almacenamiento Revisión del sistema Director de
ISO
de información y condiciones de de almacenamiento Proyecto y
9001:2015
documentación de la información Patrocinadores
Diagnostico económico de la ISO
 
propuesta 9001:2015
FASE 4 Entrega viabilidad del proyecto
ISO
Viabilidad económica  
9001:2015 Aprobación por
Revisión del formato Director de
Informe de propuesta del ISO de entrega de Proyecto y
proyecto 9001:2015 propuesta del Patrocinadores
proyecto
Tabla 4. Estándares de Calidad
Fuente: Propia

(Bohórquez, S.F.)
Actividades para el cumplimiento de los objetivos de calidad del proyecto y
del producto:
Dentro de la planificación de calidad del proyecto, se deben establecer objetivos
de calidad generales, que garanticen la ejecución del proyecto, así como objetivos de
calidad para el producto, que aseguren el cumplimiento de las expectativas de los
usuarios, de esta forma se apunta a garantizar la satisfacción final de los interesados.
Cada uno de estos objetivos planteados, debe contar con actividades y recursos que
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

aseguren su estricto cumplimiento, con un seguimiento constante desde el inicio hasta el

fin del proyecto.

Objetivo General de Calidad del Proyecto

El objetivo de calidad del proyecto es cumplir con los requisitos del proyecto, que
satisfagan plenamente al cliente y a la compañía INVERSIONES G Y S S.A.S. a través
de una propuesta de implementación de un sistema de información para la gestión y
ejecución de proyectos de construcción en MiPymes de ingeniería y arquitectura,
basándose en inteligencia de negocios, garantizando una ejecución adecuada, bajo
estándares de calidad que regulen la gestión del cronograma y la gestión del costo, con
el fin de culminar el proyecto de manera exitosa.
Actividades de cumplimiento Recursos
1. Realizar un plan de seguimiento para el proyecto, Comité de Seguimiento y de
que garantice el cumplimiento de los requerimientos cambios:
de los usuarios, así como la satisfacción de los * Director de Proyectos
avances entregados. Además, garantizar que las * Directora Administrativa
entregas están alineadas a los estándares definidos * Arquitecto de Obra
de Calidad. * Abogado
2. Agendar reuniones o comités para revisar el avance * Analista de Calidad
del plan de seguimiento del proyecto.
3. Realizar reunión de seguimiento de cada una de las
fases y con la periodicidad establecida por el equipo
de trabajo.
4. Elaborar acta de seguimiento del plan, en el que se
incluyen los acuerdos y tareas que resultan de la
revisión realizada.
5. Envío del acta a todo el comité responsable del
seguimiento.
6. Revisión y validación de los puntos del acta, por
parte del comité, incluidas las observaciones de
Calidad con respecto a los estándares definidos.
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

7. Aprobación del acta con sus revisiones.

8. Seguir el proceso de revisión de todas las fases
hasta finalizar el proceso.
Tabla 5. Actividades para el cumplimiento de los objetivos de calidad del proyecto
Fuente: Propia

Objetivos Calidad del Producto

Producto: Propuesta de Implementación de un sistema de información para la gestión
y ejecución de proyectos de construcción en MiPymes de ingeniería y arquitectura,
basándose en inteligencia de negocios
Objetivo Actividades Recursos
1. Garantizar el 1. Recopilar la información Comité de Seguimiento y
cumplimiento relacionada con los gastos del de cambios:
del presupuesto proyecto en cada fase. * Director de Proyectos
destinado para 2. Comparar los costos reales con * Directora Administrativa
implementar el los costos presupuestados. * Arquitecto de Obra
desarrollo del 3. Elaborar y entregar el Informe de * Abogado
sistema de Seguimiento. * Analista de Calidad
información.
2. Asegurar el 1. Verificar la lógica de relación de Comité de Seguimiento y
cronograma las tareas. de cambios:
establecido, 2. Revisar los adelantos en las * Director de Proyectos
realizando tareas, los cuales no deberían * Directora Administrativa
seguimiento a presentarse. * Arquitecto de Obra
cada una de las 3. Revisar los retrasos en las tareas * Abogado
fases, con sus (Establecer un porcentaje * Analista de Calidad
respectivas máximo de atraso).
actividades. 4. Revisar las restricciones
presentadas para no cumplir una
tarea.
5. Verificar fechas no válidas.
6. Revisar la integridad del camino
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

crítico y el nivel de cumplimiento.

7. Recopilar la información
relacionada con los gastos del
proyecto en cada actividad.
8. Elaborar y entregar Informe de
Seguimiento.
3. Cumplir a 1. Revisar con todo el equipo del Comité de Seguimiento y
cabalidad con proyecto, que el requisito está de cambios:
cada uno de los redactado de forma que es * Director de Proyectos
requerimientos fácilmente compresible por todos * Directora Administrativa
entregados por los participantes del proyecto. * Arquitecto de Obra
los usuarios, 2. Evaluar que el requisito puede * Abogado
con el fin de implementarse mediante * Analista de Calidad
entregar la tecnología existente y con un
satisfacción y la coste asumible dentro del
calidad del presupuesto del proyecto.
producto final. 3. Asociar las fase, actividades y
tareas del cronograma, a los
requerimientos que buscan
cumplir.
4. Organizar comités de
seguimiento, para revisar el
avance del cumplimiento de cada
uno de los requerimientos.
5. Elaborar y entregar Informe de
Seguimiento.
Tabla 6. Actividades para el cumplimiento de los objetivos de calidad del producto
Fuente: Propia

(Manuel Parra Palacios, 2018)

(MacNeil, 2022)
(IBM, 2021)
(Excellence, S.F.)
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

Roles y Responsabilidades en el proceso de calidad

ROL RESPONSABILIDAD
Analista de 1. Asegurar las actividades (planificación, implementación y control),
Calidad requeridas para el Sistema de Gestión de Calidad y su
seguimiento.
2. Determinar la secuencia e interacción de los procesos.
3. Comunicar los requisitos y funciones a los departamentos,
subcontratistas y clientes y resolver los problemas que surjan de la
interacción de dichos grupos.
4. Controlar acciones correctivas y preventivas.
5. Revisar y autorizar cambios o desviaciones al Plan de Calidad.
Director de 1. Coordinar, articular y realizar seguimiento de los objetivos de
proyectos
calidad en conjunto con el analista de calidad.
2. Revisar los resultados de las auditorías realizadas.
Directora 1. Coordinar, articular y realizar seguimiento de los objetivos de
administrativa
calidad en conjunto con el analista de calidad.
2. Revisar los resultados de las auditorías realizadas.

Abogado 1. Intervenir, asesorar y articular junto con el analista de calidad

en los procesos que así lo requieran.
Arquitecto de 1. Intervenir, asesorar y articular junto con el analista de calidad
obra
en los procesos que así lo requieran.
Tabla 7. Roles y Responsabilidades en el proceso de calidad
Fuente: Propia

Entregables sujetos a revisión de la calidad

Dentro de los documentos que serán entregables y estarán sujetos a la revisión de
calidad se encuentran:
 Informe final del proyecto
 Presupuestos realizados para el desarrollo del proyecto
 Documentos técnicos complementarios del proyecto
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

Estos entregables estarán sujetos a revisión de la calidad con el fin de garantizar

que el producto o servicio sea acorde y genere la solución requerida para la necesidad del
cliente. Por tanto, para evaluar las condiciones de calidad de los entregables se
elaborarán los siguientes documentos de control de calidad que permitan evaluar y
aprobar el contenido plasmado en cada entregable; los documentos de control de calidad
son los siguientes:
 Plan de mejoras de procesos
 Métricas de calidad
 Listas de verificación de calidad
 Cambios validados
 Entregables verificados
(EALDE, 2016)

(Castro, 2017)

Definición de los procesos del proyecto sujetos a revisión de la calidad.

Bajo la norma ISO 9001.
Esta norma específica los requisitos para los sistemas de gestión de la calidad
aplicables a la compañía INVERSIONES G Y S SAS en cuanto la demostración de su
capacidad para proporcionar productos que cumplan los requisitos de sus clientes y los
reglamentarios que le sean de aplicación, y su objetivo es aumentar la satisfacción del
cliente.

Para esto la revisión de la calidad del proyecto se ejecutará de la siguiente forma:

FASE 1 - DEFINICION DE ENTRADAS DE INFORMACION

1. Informe de requerimientos y necesidades del cliente en cada área de trabajo:
Mediante documento controlado se formulan los criterios a cumplir en cuanto a la
información requerida de ser recopilada en este, el cual para el caso de entrada de
información debe contener.
a) Área de Trabajo.
b) Nombre Completo del director del área
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

c) Correo del director del área

d) Listado de requerimientos de datos a cargar de acuerdo al área
e) Forma en que se debe cargar el documento
a. Tabla de datos
b. Escaneo de documento
c. Mixto
f) Lugar en donde este dato se debe almacenar (Nube, Servidor propio, PC, todos
los anteriores).
g) Forma en que se debe revisar la información almacenada.
a. Únicamente por pantalla
b. Por pantalla con oportunidad de ajuste o cambio
c. Por pantalla con oportunidad de ajuste o cambio previa autorización
h) ¿Si la información cargada requiere ser complementada o cambiada como se
reportará esto?
a. Tabla de cambios y aprobación de los mismos y por quien
b. Motivaciones para los cambios o complementos
c. Sin ningún tipo de información referente a los cambios.
d. Realizado por cualquier usuario
e. Controlado por el jefe de área y director de proyecto

Si después de la información recopilada, en cada caso hay algún criterio que no

esté diligenciado, esto genera una NO CONFORMIDAD, y obliga a realizar una nueva
investigación con la persona que no lleno la información en forma debida.

FASE 2 - LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACION

1. Informe de levantamiento de procesos y procedimientos de las áreas
involucradas en el desarrollo del proyecto
Mediante documento controlado se le entregará al cliente un informe sobre el
proceso de recolección de datos efectuados a las diferentes áreas y en este se deberá
visualizar:
a) Áreas consultadas
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

b) No de trabajadores consultados en cada área

c) Evaluación del conocimiento del trabajador sobre la información a recopilar.
a. Malo entre 0 - 20
b. Regular entre 21 – 40
c. Mediana entre 41 – 60
d. Aceptable entre 61 – 80
e. Buena entre 81 – 100
d) La metodología de evaluación deberá contener sobre que puntos fue medida como
elemento de ponderación.
a. Conocimiento de su área
b. Conocimiento de equipos de cómputo y/o softwares requeridos
c. Conocimiento de documentos a ser cargados por cada área
d. Que la información requerida a cargar sea la que el trabajador conoce.
e. Disposición del trabajador a la encuesta y al mejoramiento
e) Si la calificación de la información recolectada en su calificación ponderada está
en los siguientes ámbitos.
a. Si esta entre el 0-60% debe generarse una restructuración del
conocimiento de como se genera y almacena la información hacia los
trabajadores y jefes de área.
b. Si esta entre el 61 y 85%, se deben hacer ajustes al conocimiento de
manejo y cargue de la información.
c. Si esta entre el 86 y 100% se considerara aceptable y se podrá continuar
con el proceso de la propuesta de implementación de un sistema de
información para la gestión y ejecución de proyectos.

2. Taller de sensibilización para las diferentes áreas

a) Con los resultados obtenidos dentro de los procesos de levantamientos de
procesos y procedimientos se expondrá en cada área, los resultados obtenidos y
las variables necesarias y/o requeridas para que el proceso sea totalmente
garantizado. Para esto se medirá y cuantificará mediante formato controlado lo
siguiente:
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

a. Entendimiento del personal de los ajustes o cambios al desarrollo de

recopilación de información que debe hacerse, medición sobre el
entendimiento de los pasos y proceso de cargue.
b. La medición debe arrojar un mínimo de éxito y entendimiento del 95% o
deberá volverse a realizar.

FASE 3 - PLANTEAMIENTO HERRAMIENTA A DESARROLLAR

1. Flujos de proceso.
a) Si el proceso ha sido entendido por el personal se inicia con esta fase
b) Establecer tiempos necesarios lógicos para que el cargue de información del área
este en la carpeta digital
c) Medir si el tiempo ha sido cumplido
d) Si el tiempo de respuesta tiene un incumplimiento de respuesta del 25% o más
deberá ser reprocesado para identificar si los procesos son poco claros y son uno
de los principales factores causantes de este problema. Al aclarar quién hace
quién y para cuándo.
2. Definición de almacenamiento de información y condiciones de
documentación
a) Condiciones de carpeta digital
b) Software necesario
c) Capacidad del equipo digital requerido
d) Conocimiento del software y equipo
a. Malo
b. Regular
c. Aceptable
d. Bueno
e) Si es bueno se continua, de lo contrario debe generar una nueva preparación.
3. Diagnostico económico de la propuesta
Si las fases 1, 2 y hasta el numeral 2 de la fase 3, han sido superadas se
ejecutaría el proceso de presupuesto el cual incluye:
a) Ajuste a los Insumos necesarios (Horas hombre) y equipos (costos)
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

b) Ajuste a los tiempos requeridos por actividad para así establecer los costos por
horas hombre, equipos y alquileres necesarios
c) Herramientas de control de calidad de proceso
d) Revisiones por expertos

FASE 4 Entrega viabilidad del proyecto

1. Viabilidad económica
a) Revisión por documento controlado del costo que debe incluir
a. Ítems o actividades a realizar
b. Valor total del ítem en forma unitaria
c. Unidad de medida (mes, año, día, hora)
d. Cantidad de unidad de medida requerida o proyectada
e. Actividades precedentes
f. Insumos requeridos por actividad
g. Costos de los insumos
h. Costos de índole tributaria sin son requeridos
i. Costos de planes de calidad
j. Costos de contingencia
b) Aprobación por parte del patrocinador y/o observaciones para su aprobación
2. Informe de propuesta del proyecto
a) En formato controlado que incluye:
a. Documento controlado del costo
b. Documento controlado de aprobación con las observaciones ya corregidas
y aprobadas.
i. Cumple
ii. No cumple
iii. Aprobado
iv. No Aprobado
b) Informe detallado en documento controlado sobre el desarrollo de la propuesta de
implementación de un sistema de información para la gestión y ejecución de
proyectos de construcción en MiPymes de ingeniería y arquitectura, basándose en
inteligencia de negocios.
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

a. Aceptado
b. No Aceptado

Herramientas de Calidad que se utilizaran para el proyecto

a. Diagrama – Causa Efecto – Espina de pescado
AREA PROCESO FACTOR

TECNICA MEMORIAS DE CALCULO FALTA DE DATOS -

INCOMPLETO

JURIDICA - ADMINISTRATIVA ACTA DE APROBACION CORTE DEMORAS EN ENTREGA DE

DE OBRA DATOS

CONTABLE GENERACION FACTURA DATOS DE CORTE TOTAL SIN

GENERAR

AMBIENTAL-SGSST INFORME SG-SST Y DATOS INCOMPLETOS

AMBIENTAL
ENTREGA DEL
INFORME DE
EJECUCION PROYECTO
INCOMPLETO Y
ASESOR AMBIENTAL Y SG-SST RESIDENTES AMBIENTAL Y SG PC-EXCEL WORLD PDF-OTROS
TARDIO
SST

CONTADOR CONTROLADOR DE COSTOS PC-PROGRAMA CONTROL

DE OBRA OBRA

DTOR ADTIVO -ABOGADO ASISTENTE ADTIVO- PROGRAMA CONTABLE

SECRETARIA FACTURACION PC

DIRECTOR TECNICO OBRA RESIDENTES DE OBRA PC-EXCEL WORLD PDF

ENCARGADO - JEFE ENCARGADO LABOR SOFTWARE - EQUIPO

Gráfico 2.Espina de pescado

Fuente: Propia

El estudio de este diagrama podrá establecer las pautas para el cargue de la

información oportuna y adecuada y o las razones para su incumplimiento o demora en el
cargue.
(FCE-UNC, S.F.)
b. Listas de Chequeo
Mediante documento controlado cada área deberá soportar el cargue de su
información requerida para el proceso y deberá contener.
Nombre jefe de Área que Reviso
Aprobó Cumple
No Cumple
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

Cargo la información.
Fecha de aprobación
Fecha de Cargue en carpeta
Delimitación de fecha de cargue (no cargar antes de / no cargar después de sin
autorización)
Nombre de quien organizo la carpeta para cargue
Fecha de entrega a revisión y aprobación
Si no cumplió fecha de nueva revisión y aprobación:
No de documento a Cargar
Descripción del documento a cargar
Parte del informe o área especifica en que va el informe
Verificación del cargue del informe
Si hay ajustes o cambios
Nombre del que hizo el cambio
Fecha
Razón del cambio
Relación de documento a cargar
Anexos (Planos, fichas, órdenes de pago, cotizaciones, cuentas de cobro,
planillas de Seguridad social, oficio, ficha técnica, ficha de informe)
Otros (documentos que se adjuntan y que no son necesariamente de uso
diario)

Mejora Continua.
INVERSIONES G Y S S.A.S es cociente de la importancia de desarrollar un
Sistema Integrado de Gestión que le permita al interior de cada uno de sus procesos y
actividades ser más eficiente y productivo, identificando oportunidades de corrección,
realizar ajustes y mejoras al interior de sus procesos.

Reflejo de esto es el cociente disposición de cada uno de sus colaboradores en

desarrollar sus actividades con la mayor dedicación y responsabilidad bajo los
lineamientos definidos en la organización.
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

Los factores que permitirán identificar oportunidades de mejora podrán ser

atribuidos a:
 Definiciones legales o gubernamentales que afecten directa o indirectamente las
políticas de la organización.
 Hallazgos identificados por seguimientos o auditorías internas y/o externas
 Cambios en el entorno y tendencias dadas por el mercado.
 Realimentación constante de cada uno de los funcionarios en el desempeño de
sus actividades

Toda la metodología estará basada y fundamentada en los principios del ciclo

PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Actuar) que en conjunto con las políticas de la
organización garantizarán el cumplimiento de los objetivos organizacionales.

Actuar
Planear
Verificar
Hacer

Gráfico 3.Ciclo PHVA

Fuente: Propia
Bajo la normatividad vigente ISO 9001:2015 INVERSIONES G Y S S.A.S
desarrollará un procedimiento que permitirá identificar y analizar las causas que puedan
ocasionar el desarrollo de una No conformidad y de esta manera generar las acciones
preventivas y correctivas que garanticen la documentación y buen funcionamiento de los
procesos.

Las no conformidades pueden ser originadas por: incumplimiento en acuerdos de

servicio, aspectos legales, errores asociados a factor humano entre otros y con actores
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

como cliente externo e interno y partes interesadas. De igual forma de acuerdo al impacto
ser catalogadas en:
 No Conformidad Mayor: cuando se pone en riesgo la integridad del sistema de
gestión por falta de controles o normativa.
 No Conformidad Menor: cuando se presenta una desviación mínima con los
requisitos del sistema
 Observación: Situación que no representa ningún riesgo y es reflejo de una
oportunidad de mejora.

La Acción correctiva se desarrolla para eliminar las causas de una no conformidad

detectada y para la eliminación de la causa raíz que generó dicha no conformidad, con el
fin de que no vuelva a ocurrir.

Documentación: Es importante identificar y documentar:

 Fecha de registro
 Quien reporta
 Área - Proceso
 Tipo de afectación
 Descripción de los hechos
 Análisis de causa
 Acciones y seguimiento
 Medición de las acciones
 Fecha de cierre
Flujo para resolver no conformidades

Asignar Implementar Medición y

Identificar el Hallar causa
equipo de acciones Monitoreo de
Problema raíz
trabajo correctivas la acción

Gráfico 4.Gestión No Conformidades

Fuente: Propia

(Excelencia, 2020)
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

Procedimiento gestión no conformidades

Gráfico 5. Procedimiento Gestión No Conformidades

Fuente: Propia

No. Entrada Actividad Descripción Salida Responsable

 Identificar
incumplimiento sobre
los procesos o
Identificar No No Partes
1 Hallazgo actividades
conformidad conformidad Interesadas
ejecutadas.
 Documentar la
solicitud de cambio
No Registrar no  Documentar la Acción Analista de
2
conformidad conformidad solicitud correctiva Calidad
1. Realizar análisis de la
Realizar Análisis y
Acción situación Gestor del
3 análisis de documentación
correctiva 2. Documentar mínimo 3 Proceso
causas situación
¿por qué?
4 Análisis y Formular plan 1. Relacionar las acciones Plan de acción Gestor del
documentación de acción que atacarán la Proceso
situación situación
2. Determinar
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

mediciones y
evidencias
Evaluar las actividades del
plan de acción
Es viable: Continuar
Revisión plan Respuesta Analista de
5 Plan de acción proceso
de acción desarrollo Calidad
No es viable: acompañar
en reformulación de plan
de acción
Documentar las
Respuesta Ejecutar plan actividades y dejar Gestor del
6 Plan de acción
desarrollo de acción registros y evidencias del Proceso
mismo
Verificar Evaluar las actividades del
eficacia del plan de acción y Acción Gestor del
7 Plan de acción
plan de documentar la efectividad correctiva Proceso
acción de la acción
Tabla 8. Procedimiento Gestión No Conformidades
Fuente: Propia

Costo de la calidad
Los costos de la calidad corresponden a los gastos incurridos, por parte de los
patrocinadores, asociados al cumplimiento de los requisitos del proyecto, buscando un
resultado exitoso y de conformidad del proyecto para los patrocinadores.
Los costos de la calidad se clasifican en:
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

Gráfico 6. Costos de la calidad

Fuente: https://iveconsultores.com/costes-de-calidad/

Los costos de prevención son los costos en los que se incurren con el fin de
cumplir con los requisitos del proyecto, asegurando la calidad y disminuyendo o
eliminando las posibles fallas que se puedan presentar durante el proyecto. Se calcula
mediante el tiempo y dinero invertido para cumplir con los requisitos del proyecto.

Los costos de evaluación son los costos asociados a actividades de inspección,

validación y control de calidad previo a finalizar el proyecto.

Los costos de fallos internos son los que están asociados a actividades correctivas
de fallos de la compañía y que se identifican antes de finalizar el proyecto. Se detecta
cuando no conformidades en el desarrollo del proyecto.

Los costos de fallos externos son los costos asociados a actividades correctivas de
fallos detectados por el cliente después de finalizado el proyecto.
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

Costos de calidad
De prevención De fallos internos
Detalle Costo Detalle Costo
Gestion de Requisitos y necesidad $ 3.147.971 Gestion de Requisitos y necesidad $ 3.147.971
Construccion de Información a documentar $ 7.201.782 Construccion de Información a documentar $ 10.349.753
Asignacion de responsabilidades $ 318.000 Asignacion de responsabilidades $ 10.667.753
Socializacion con areas de la compañía $ 6.669.250 Socializacion con areas de la compañía $ 17.337.003
Conocimiento Costo herramienta a Desarrollar $ 1.163.583 Formato de Preguntas y levante de información $ 20.923.481
Definicion de entradas y salidas de información $ 4.805.417 Entrevistas con actores del proceso $ 25.649.888
Establecimiento almacenamiento informacion $ 4.805.417 Tabulacion datos de información $ 30.414.420
Definicion tipo de informacion a desarrollar $ 5.942.917 Ordenamiento y codificacion de la información $ 36.587.376
Conocimiento Costo herramienta a Desarrollar $ 37.750.959
Definicion de entradas y salidas de información $ 42.556.376
De evaluación Establecimiento almacenamiento informacion $ 47.361.792
Detalle Costo Definicion tipo de informacion a desarrollar $ 53.304.709
Formato de Preguntas y levante de información $ 3.586.478 Entrega documentacion de la propuesta $ 60.446.699
Entrevistas con actores del proceso $ 4.726.407
Tabulacion datos de información $ 4.764.532 De fallos externos
Ordenamiento y codificacion de la información $ 6.172.956 Detalle Costo
Entrega documentacion de la propuesta $ 7.141.990 Costo del proyecto $ 60.446.699

Tabla 9. Costos de calidad

Fuente: Propia

GESTION DE RECURSOS

ESTIMACIÓN DE LOS RECURSOS

Recursos humanos
Para la estimación de los recursos requeridos para la realización de la propuesta
se deben considerar los siguientes aspectos.

TIPO DE ROL COSTO DEL Horas FUENTE DE

RECURSO RECURSO – Programadas ADQUISICION DEL
HORAS del Recurso RECURSO
Según
Presupuesto
Base

Humanos Analista de Hora 864,00 Se deberá reclutar

Calidad 1 personal calificado para
$ 23.187.50
la actividad de acuerdo a
las responsabilidades del
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

Analista de Total, Ppto: cargo

Calidad 2
$ 20.034.000,00

Humanos Director de Hora 408,00 El Arquitecto Nelson

proyectos Gómez-jefe de Área
$ 39.750,00
técnica de IGYS tiene el
perfil para asumir la
responsabilidad – puede
Total, Ppto: disminuir el costo ya que
$ 16.218.000,00 es parte de la
organización

Humanos Directora Hora No establecidas La Arquitecta Alba

administrativa en el Ppto – No Scarpetta Sánchez -jefe
genera mayor de Área administrativa de
rubro por estar IGYS tiene el perfil para
dentro de la asumir la responsabilidad
nómina de la
empresa

Humanos Abogado Hora No establecidas La Abogada Laura

en el Ppto. – No Gómez Scarpetta –
genera mayor Asesora Legal de IGYS
rubro por ser Puede asumir la
parte de la responsabilidad
nómina de la
empresa

Humanos Arquitecto de Hora No establecidas La Arquitecta Angie

obra en el Ppto. – No Borda – Residente de
genera mayor Obra Puede asumir la
rubro por ser responsabilidad
parte de la
nómina de la
empresa
Tabla 10. Gestión de Recursos Humanos
Fuente: Propia

Recursos físicos
Los recursos físicos programados a ser requeridos dentro del presupuesto base
son:
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

HORAS EXISTE O DEBE SER

VR TOTAL VR TOTAL
RECURSO FISICO VR HORA PROYECTADAS COMPRADO
HORAS RECURSO
EXISTE COMPRADO
Computador 1 $ 2.343,75 400,00 X $ 937.500,00
Computador 2 $ 2.343,75 432,00 X $ 1.012.500,00 $ 2.962.500,00
Computador 3 $ 2.343,75 432,00 X $ 1.012.500,00
Licencia Software $ 2.604,17 512,00 X $ 1.333.333,33 $ 1.333.333,33
Impresora $ 442,71 216,00 X $ 95.625,00 $ 95.625,00
Papeleria Tinta $ 625,00 216,00 X $ 135.000,00 $ 135.000,00
Mobiliario $ 3.125,00 392,00 X $ 1.225.000,00 $ 1.225.000,00
Vehiculo-Transporte $ 20.833,33 168,00 X $ 3.500.000,00 $ 3.500.000,00

TOTAL RECURSO FISICO $ 9.251.458,33

Tabla 11. Gestión de los Recursos Físicos

Fuente: Propia

Los recursos físicos valorados dentro de la propuesta, contemplan el requerimiento

de ser adquiridos unos y otros que son pertenecientes al inventario actual de la empresa
se valoran para tener en cuenta su coste en el desarrollo del proyecto.

Otros Recursos (indirectos pero propios del proyecto)

EXISTE O DEBE SER
HORAS VR TOTAL VR TOTAL
RECURSO INDIRECTO VR HORA PPTO COMPRADO/PAGADO
PROYECTADAS HORAS RECURSO
SI NO
Arriendo Oficina $ 18.750,00 400,00 X $ 7.500.000,00 $ 7.500.000,00
Servicios publicos $ 2.500,00 480,00 $ 1.200.000,00

TOTAL RECURSOS INDIRECTOS $ 8.700.000,00

Tabla 12. Gestión de los Recursos Indirectos

Fuente: Propia

ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE LOS RECURSOS (RBS)

Para representar jerárquicamente los recursos asignados a la implementación
buscada, primero se expresa la generalidad de los recursos en cada fase y luego se
presentará en su jerarquía de acuerdo al coste:
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

Desglose de los recursos por actividad y fase

VALOR Y/O TIEMPO
tiempo FACTOR SUBT COSTO
Descripcion Recursos SALARIO BASE ESTIMADO
HORAS PRESTACIONAL (SUBT*TIEMPO)
HORA (HORAS)
COSTOS PROYECTO SIG-IGYS 520,00
FASE 1 - DEFINICION DE ENTRADAS DE INFORMACION 152,00 $ 60.446.699,33
Director de proyecto $ 25.000,00 32,00 1,59 $ 1.272.000,00
Computador 1 $ 2.343,75 32,00 1,00 $ 75.000,00
Licencia Software $ 2.604,17 32,00 1,00 $ 83.333,33
Vehiculo-Transporte $ 20.833,33 32,00 1,00 $ 666.666,67
Secretaria $ 4.654,17 32,00 1,59 $ 236.804,00
Gestion de Requisitos y necesidad 32,00
Mobiliario $ 3.125,00 32,00 1,00 $ 100.000,00
Impresora $ 442,71 32,00 1,00 $ 14.166,67
Papeleria Tinta $ 625,00 32,00 1,00 $ 20.000,00
Arriendo Oficina $ 18.750,00 32,00 1,00 $ 600.000,00
Servicios publicos $ 2.500,00 32,00 1,00 $ 80.000,00
Director de proyecto $ 25.000,00 56,00 1,59 $ 2.226.000,00
Computador 1 $ 2.343,75 56,00 1,00 $ 131.250,00
Analista 1 $ 14.583,33 56,00 1,59 $ 1.298.500,00
Computador 2 $ 2.343,75 56,00 1,00 $ 131.250,00
Analista 2 $ 14.583,33 56,00 1,59 $ 1.298.500,00
Computador 3 $ 2.343,75 56,00 1,00 $ 131.250,00
Licencia Software $ 2.604,17 56,00 1,00 $ 145.833,33
Construccion de Información a documentar 56
Vehiculo-Transporte $ 0,00 56,00 1,00 $ 0,00
Secretaria $ 4.654,17 56,00 1,59 $ 414.407,00
Mobiliario $ 3.125,00 56,00 1,00 $ 175.000,00
Impresora $ 442,71 56,00 1,00 $ 24.791,67
Papeleria Tinta $ 625,00 56,00 1,00 $ 35.000,00
Arriendo Oficina $ 18.750,00 56,00 1,00 $ 1.050.000,00
Servicios publicos $ 2.500,00 56,00 1,00 $ 140.000,00
Asignacion de responsabilidades 8 Director de proyecto $ 25.000,00 8,00 1,59 $ 318.000,00
Director de proyecto $ 25.000,00 56,00 1,59 $ 2.226.000,00
Computador 1 $ 2.343,75 56,00 1,00 $ 131.250,00
Analista 1 $ 14.583,33 56,00 1,59 $ 1.298.500,00
Analista 2 $ 14.583,33 56,00 1,59 $ 1.298.500,00
Socializacion con areas de la compañía 56,00 Computador 2 $ 2.343,75 56,00 1,00 $ 131.250,00
Computador 3 $ 2.343,75 56,00 1,00 $ 131.250,00
Licencia Software $ 2.604,17 56,00 1,00 $ 145.833,33
Vehiculo-Transporte $ 20.833,33 56,00 1,00 $ 1.166.666,67
Servicios publicos $ 2.500,00 56,00 1,00 $ 140.000,00
FASE 2 - LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACION 184
Director de proyecto $ 25.000,00 24,00 1,59 $ 954.000,00
Analista 1 $ 14.583,33 24,00 1,59 $ 556.500,00
Analista 2 $ 14.583,33 24,00 1,59 $ 556.500,00
Computador 1 $ 2.343,75 24,00 1,00 $ 56.250,00
Computador 2 $ 2.343,75 24,00 1,00 $ 56.250,00
Computador 3 $ 2.343,75 24,00 1,00 $ 56.250,00
Secretaria $ 4.654,17 24,00 1,59 $ 177.603,00
Formato de Preguntas y levante de información 24
Licencia Software $ 2.604,17 24,00 1,00 $ 62.500,00
Mobiliario $ 3.125,00 24,00 1,00 $ 75.000,00
Impresora $ 442,71 24,00 1,00 $ 10.625,00
Papeleria Tinta $ 625,00 24,00 1,00 $ 15.000,00
Arriendo Oficina $ 18.750,00 24,00 1,00 $ 450.000,00
Vehiculo-Transporte $ 20.833,33 24,00 1,00 $ 500.000,00
Servicios publicos $ 2.500,00 24,00 1,00 $ 60.000,00
Analista 1 $ 14.583,33 56,00 1,59 $ 1.298.500,00
Analista 2 $ 14.583,33 56,00 1,59 $ 1.298.500,00
Secretaria $ 4.654,17 56,00 1,59 $ 414.407,00
Computador 2 $ 2.343,75 56,00 1,00 $ 131.250,00
entrevistas con actores del proceso 56
Computador 3 $ 2.343,75 56,00 1,00 $ 131.250,00
Licencia Software $ 2.604,17 56,00 1,00 $ 145.833,33
Vehiculo-Transporte $ 20.833,33 56,00 1,00 $ 1.166.666,67
Servicios publicos $ 2.500,00 56,00 1,00 $ 140.000,00
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

VALOR Y/O TIEMPO

tiempo FACTOR SUBT COSTO
Descripcion Recursos SALARIO BASE ESTIMADO
HORAS PRESTACIONAL (SUBT*TIEMPO)
HORA (HORAS)
Analista 1 $ 14.583,33 56,00 1,59 $ 1.298.500,00
Analista 2 $ 14.583,33 56,00 1,59 $ 1.298.500,00
Secretaria $ 4.654,17 56,00 1,59 $ 414.407,00
Computador 2 $ 2.343,75 56,00 1,00 $ 131.250,00
Computador 3 $ 2.343,75 56,00 1,00 $ 131.250,00
Tabulacion datos de información 56 Licencia Software $ 2.604,17 56,00 1,00 $ 145.833,33
Mobiliario $ 3.125,00 56,00 1,00 $ 175.000,00
Impresora $ 442,71 56,00 1,00 $ 24.791,67
Papeleria Tinta $ 625,00 56,00 1,00 $ 35.000,00
Arriendo Oficina $ 18.750,00 56,00 1,00 $ 1.050.000,00
Servicios publicos $ 2.500,00 24,00 1,00 $ 60.000,00
Director de proyecto $ 25.000,00 48,00 1,59 $ 1.908.000,00
Analista 1 $ 14.583,33 48,00 1,59 $ 1.113.000,00
Analista 2 $ 14.583,33 48,00 1,59 $ 1.113.000,00
Secretaria $ 4.654,17 48,00 1,59 $ 355.206,00
Computador 1 $ 2.343,75 48,00 1,00 $ 112.500,00
Computador 2 $ 2.343,75 48,00 1,00 $ 112.500,00
Ordenamiento y codificacion de la información 48 Computador 3 $ 2.343,75 48,00 1,00 $ 112.500,00
Licencia Software $ 2.604,17 48,00 1,00 $ 125.000,00
Mobiliario $ 3.125,00 48,00 1,00 $ 150.000,00
Impresora $ 442,71 48,00 1,00 $ 21.250,00
Papeleria Tinta $ 625,00 48,00 1,00 $ 30.000,00
Arriendo Oficina $ 18.750,00 48,00 1,00 $ 900.000,00
Servicios publicos $ 2.500,00 48,00 1,00 $ 120.000,00
FASE 3 - PLANTEAMIENTO HERRAMIENTA A DESARROLLAR 128
Director de proyecto $ 25.000,00 8,00 1,59 $ 318.000,00
Consultor externo experto $ 50.000,00 8,00 1,59 $ 636.000,00
Computador 1 $ 2.343,75 8,00 1,00 $ 18.750,00
Conocimiento Costo herramienta a Desarrollar 8
Licencia Software $ 2.604,17 8,00 1,00 $ 20.833,33
Arriendo Oficina $ 18.750,00 8,00 1,00 $ 150.000,00
Servicios publicos $ 2.500,00 8,00 1,00 $ 20.000,00
Director de proyecto $ 25.000,00 40,00 1,59 $ 1.590.000,00
Analista 1 $ 14.583,33 40,00 1,59 $ 927.500,00
Analista 2 $ 14.583,33 40,00 1,59 $ 927.500,00
Computador 1 $ 2.343,75 40,00 1,00 $ 93.750,00
Computador 2 $ 2.343,75 40,00 1,00 $ 93.750,00
Definicion de entradas y salidas de información 40
Computador 3 $ 2.343,75 40,00 1,00 $ 93.750,00
Licencia Software $ 2.604,17 40,00 1,00 $ 104.166,67
Mobiliario $ 3.125,00 40,00 1,00 $ 125.000,00
Arriendo Oficina $ 18.750,00 40,00 1,00 $ 750.000,00
Servicios publicos $ 2.500,00 40,00 1,00 $ 100.000,00
Director de proyecto $ 25.000,00 40,00 1,59 $ 1.590.000,00
Analista 1 $ 14.583,33 40,00 1,59 $ 927.500,00
Analista 2 $ 14.583,33 40,00 1,59 $ 927.500,00
Computador 1 $ 2.343,75 40,00 1,00 $ 93.750,00
Computador 2 $ 2.343,75 40,00 1,00 $ 93.750,00
Establecimiento almacenamiento informacion 40
Computador 3 $ 2.343,75 40,00 1,00 $ 93.750,00
Licencia Software $ 2.604,17 40,00 1,00 $ 104.166,67
Mobiliario $ 3.125,00 40,00 1,00 $ 125.000,00
Arriendo Oficina $ 18.750,00 40,00 1,00 $ 750.000,00
Servicios publicos $ 2.500,00 40,00 1,00 $ 100.000,00
Director de proyecto $ 25.000,00 40,00 1,59 $ 1.590.000,00
Computador 1 $ 2.343,75 40,00 1,00 $ 93.750,00
Licencia Software $ 2.604,17 40,00 1,00 $ 104.166,67
Definicion tipo de informacion a desarrollar 40 Mobiliario $ 3.125,00 40,00 1,00 $ 125.000,00
Arriendo Oficina $ 18.750,00 40,00 1,00 $ 750.000,00
Servicios publicos $ 2.500,00 40,00 1,00 $ 100.000,00
Consultor externo experto $ 50.000,00 40,00 1,59 $ 3.180.000,00
FASE 4 Entrega viabilidad del proyecto 56
Director de proyecto $ 25.000,00 56,00 1,59 $ 2.226.000,00
Analista 1 $ 14.583,33 56,00 1,59 $ 1.298.500,00
Analista 2 $ 14.583,33 56,00 1,59 $ 1.298.500,00
Computador 1 $ 2.343,75 56,00 1,00 $ 131.250,00
Computador 2 $ 2.343,75 56,00 1,00 $ 131.250,00
Entrega documentacion de la propuesta 56 Computador 3 $ 2.343,75 56,00 1,00 $ 131.250,00
Secretaria $ 4.654,17 56,00 1,59 $ 414.407,00
Licencia Software $ 2.604,17 56,00 1,00 $ 145.833,33
Mobiliario $ 3.125,00 56,00 1,00 $ 175.000,00
Arriendo Oficina $ 18.750,00 56,00 1,00 $ 1.050.000,00
Servicios publicos $ 2.500,00 56,00 1,00 $ 140.000,00

Tabla 13. RBS – Desglose por Actividad-fase

Fuente: Propia
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

VALOR DEL PRESUPUESTO ANTES DE IMPREVISTOS

% INCIDENCIA
RECURSOS DEL PROYECTO COSTO PROYECTADO
SOBRE TOTAL
RECURSOS HUMANOS $ 42.495.241,00 70,30%
RECURSOS FISICOS $ 9.251.458,33 15,31%
OTROS RECURSOS INDIRECTOS $ 8.700.000,00 14,39%

TOTAL PRESUPUESTO $ 60.446.699,33

Tabla 14. RBS – Desglose por Costo Jerarquía sobre presupuesto

Fuente: Propia

Organigrama

Teniendo en cuenta los roles, responsabilidades, subordinación, nivel de consulta

y de información la matriz RACI representada en el siguiente organigrama plantea para la
gestión del recurso humano:

INVERSIONES G Y S S.A.S - ALTA GERENCIA

DIRECTOR DE PROYECTO Arq. DIRECTORA ADMINISTRATIVA Arq.

Nelson Gomez Alba scarpetta

ARQUITECTO DE OBRA Arq.

ABOGADA Laura Gomez Scarpetta
Angie Borda

ANALISTA DE CALIDAD 1 ANALISTA DE CALIDAD 2

ASESOR AMBIENTAL

ASESOR SG-SST

ASESOR CONTABLE

DPTO TECNICO DPTO CONTABLE DPTO RH

Gráfico 7. Organigrama del Recurso Humano

Fuente: Propia
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

MATRIZ RACI
FASE 1
ACTIVIDAD NELSON GOMEZ ALBA SCARPETTA LAURA GOMEZ ANGIE BORDA ANALISTA 1 ANALISTA 2
Acta de Constitucion I I A C R R
Gestion de Requisitos y necesidad I I A A R R
Construccion de Información a documentar C I A C R R
Asignacion de responsabilidades I C A R R R
Socializacion con areas de la compañía R I R A C C
FASE 2
Formato de Preguntas y levante de información C R I A R R
entrevistas con actores del proceso I I A C R R
Tabulacion datos de información C I A A R R
Ordenamiento y codificacion de la información I I A A R R
FASE 3
Conocimiento Costo herramienta a Desarrollar I I A A R R
Definicion de entradas y salidas de información C I A R R R
Establecimiento almacenamiento informacion C I R A R R
Definicion tipo de informacion a desarrollar C I R A R R
FASE 4
Entrega documentacion de la propuesta C I A R R R

R A C I
Responsable Responsable Persona a Persona a
ejecucion Ultimo Consultar Informar

Tabla 15. Matriz RACI

Fuente: Propia

Mecanismos
Como se Incorporarán los Recursos Humanos nuevos.
 Mediante protocolo de reclutamiento que será llevado por parte del Dpto. de RH de la
compañía en el cual se describen.
o Habilidades Requeridas
o Conocimiento requerido – lo indica el Gerente de Proyecto
o Si requiere capacitación o No para el cargo.
o Tiempo requerido para la asignación o responsabilidades del cargo
o Costo en el tiempo calculado del salario y todas las prestaciones,
bonificaciones, horas extras que puede tener.
o Tipo de contrato
 Termino fijo
 Por Labor Contratada
 Asesor Jurídico y Contable indicaran cual es el más optimo.
o Documentos soporte de experiencia
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

o Si requiere entrevista
o Verificación de experiencia y entorno (antecedentes)
o Exámenes de evaluación de experiencia requerida
 Si ya hace parte de la organización
o Evaluación de habilidades para las nuevas responsabilidades
o Ajuste al contrato laboral – (Jurídica)
o Ajuste Salarial si es acordado o requerido – (Contabilidad)
o Tiempo de duración Rol o cargo.
o Si requiere Capacitación o No para las responsabilidades nuevas.
o Exámenes médicos si son requeridos por RH (apto/No apto)

Para compras Recursos físicos no existentes en inventario Compañía.

 Listado de insumos requeridos con descripción clara, cantidad solicitada, fecha
necesaria de estar en sitio de labor ya instalados y funcionando, especificaciones
requeridas, costo aproximado.
 Aprobación de proveedor e insumos de acuerdo a
o Precio - ponderado
o Fecha de entrega
o Garantías
 Programación de pagos – (anticipos – saldos)

Si es un insumo que ya tiene la organización.

 Costo de acuerdo a Kardex de la empresa
 Costo según el tiempo requerido de uso – Depreciación
 Costo de actualización (si son equipos de cómputo, Licencias de software)
 Costos de mantenimiento (EJ. Vehículos - año, Computadores – Semestre)

Si son costos indirectos

 Incidencia sobre costos de Servicios públicos (fija o porcentual mensual)
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

 Incidencia de costo arriendos si son en lugar propio de la organización o si son en

nuevo sitio.

Información de ingreso y salida (retiro)

Tanto para los costos de recursos físicos como indirectos se debe indicar en
casilla de control la fecha programada para ser retirados de la asignación o área de
trabajo, cuando estos sean alquilados o en arriendo.

Roles y Responsabilidades del equipo

Una vez descrito y reconocido y aceptado el organigrama de jerarquía la siguiente
tabla establece los alcances de cada uno de los que estarán en el grupo de trabajo de la
propuesta de implementación.
ROL Responsabilida Competencia Subordina A quien A Quien
des do Consulta Informa

Director 1.Coordinar, 1. Dirección Abogado Director Alta

de articular y Administra Gerencia
2. trabajo en Arquitecto
proyect realizar tivo
grupo de obra
os seguimiento de
los objetivos de 3. Conocimiento Analista
calidad en
conjunto con el 4. Experiencia Asesores
analista de Jefes dpto.
calidad.
2. Revisar los
resultados de
las auditorías
realizadas.

Director 1.Coordinar, 1. Dirección Abogado Director de Alta

Admini articular y proyectos Gerencia
2. trabajo en Arquitecto
strativo realizar
grupo de obra
seguimiento de
los objetivos de 3. Conocimiento Analista
calidad en
conjunto con el 4. Experiencia Asesores
analista de Jefes dpto.
calidad.
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

2. Revisar los
resultados de
las auditorías
realizadas.

Arquite 1. Intervenir, 1. trabajo en Analista Director de Director

cto de asesorar y grupo proyectos Administrati
Asesores
obra articular junto vo
2. Conocimiento
con el analista Jefes dpto.
de calidad en 3. Experiencia
los procesos
que así lo
requieran.

Abogad 1. Intervenir, 1. trabajo en Analista Director de Director

o asesorar y grupo proyectos Administrati
Asesores
articular junto vo
2. Conocimiento
con el analista Jefes dpto.
de calidad en 3. Experiencia
los procesos
que así lo
requieran.

Analist 1. Asegurar las 1. trabajo en Asesores Abogado Director

a de actividades grupo Administrati
Jefes dpto. Arquitecto
Calidad (planificación, vo
2. Conocimiento de obra
implementación
y control), 3. Experiencia
requeridas para
el Sistema de
Gestión de
Calidad y su
seguimiento.
2. Determinar la
secuencia e
interacción de
los procesos.
3. Comunicar
los requisitos y
funciones a los
departamentos,
subcontratistas
y clientes y
resolver los
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

problemas que
surjan de la
interacción de
dichos grupos.
4.Controlar
acciones
correctivas y
preventivas.
5.Revisar y
autorizar
cambios o
desviaciones al
Plan de Calidad.
Tabla 16. Roles y responsabilidades de los miembros del equipo
Fuente: Propia

Necesidades de Formación (Conocimiento) del Equipo

El Recurso humano deberá contar con las siguientes formaciones para el
desarrollo de sus responsabilidades de acuerdo a su ROL.
Director de Proyecto Arquitecto o Ingeniero Civil
Conocimiento herramientas Office
Con Especialización en Gerencia de obras y/o Negocios, y/o
Proyectos
Con conocimientos normas ISO:9001
Con capacidad para trabajar en grupo

Director Arquitecto o Ingeniero Civil

Administrativo
Conocimiento herramientas Office
Con Especialización en Gerencia de obras y/o Negocios, y/o
Proyectos
Con conocimientos normas ISO:9001
Con capacidad para trabajar en grupo

Arquitecto de obra Arquitecto o Ingeniero Civil

Conocimiento herramientas Office
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

Con conocimientos normas ISO:9001

Con capacidad para trabajar en grupo

Abogado Abogado
Conocimiento herramientas Office
Con Conocimientos Derecho laboral
Con Conocimiento sistema SG-SST
Con conocimientos normas ISO:9001
Con capacidad para trabajar en grupo

Analista de Calidad Conocimiento herramientas Office

Con conocimientos normas ISO:9001
Con capacidad para trabajar en grupo
Tabla 17. Necesidades de formación del equipo
Fuente: Propia

Monitoreo de la disponibilidad de recursos

Una de las tareas del director del proyecto es la gestión de la disponibilidad y
cargas de trabajo de los recursos utilizados, tanto económicos, de equipos y humanos, en
el proyecto.
Para monitorear la disponibilidad y cargas de trabajo de los diferentes recursos
utilizados en el proyecto, se hará uso del programa Project. Este programa permite:
 Asignar, visualizar y modificar las tareas horas, días, semana y mes por recurso.
 Revisar y validar las cargas de trabajo de recursos del proyecto, en tiempo y
cantidad.
 Revisar y validar la disponibilidad de los recursos del proyecto, en tiempo y
cantidad.
 Usar gráficos para ver cargas de trabajo por recurso.
 Visualizar una lista de recursos general.
 Uso de los recursos de grupo de manera general.
(JohnPBurrows, 2023) (recursosenprojectmanagement, S.F.) (Microsoft, S.F.)
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

Impacto en otros proyectos por recursos escasos

Para evitar la escasez en un recurso se debe de contar con una muy buena
planificación y administración de estos por parte del director del proyecto.
En el caso de que se presente escasez un algún recurso se debe de:
 Validar si otro recurso, que no esté contemplado en el proyecto, puede realizar las
actividades que le corresponden al recurso que presenta la novedad de escasez.
 Optimizar los recursos disponibles en las actividades, buscando disponibilidad de
los recursos en otros proyectos que los requieran.
 Dar prioridades de uso de los recursos en actividades para proyectos esenciales
para la compañía, reasignando recursos teniendo en cuenta restricciones en
tiempo, costo, alcance y calidad de estos recursos.
 Divulgar en el equipo de trabajo del proyecto el recurso en escases para ahorrar y
optimizar dicho recurso.
 El director del proyecto debe de estar validando el consumo y uso de los recursos
con el fin de prever la escases que se pueda presentar en el recurso.
 Suspensión del proyecto hasta que el recurso en escases presente disponibilidad,
esto implica un atraso en el cronograma del proyecto.
 Finalizar el proyecto sin cumplimiento del objetivo, el cual es “PROPUESTA DE
IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN Y
EJECUCIÓN DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN EN MIPYMES DE
INGENIERÍA Y ARQUITECTURA, BASÁNDOSE EN INTELIGENCIA DE
NEGOCIOS”
(Ggrodezno, 2019)

PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

 GERENCIA DE PROYECTOS 2

Gráfico 8. Flujo de plan de comunicaciones

Fuente: Propia

Directorio de interesados del proyecto (stakeholders):

Listado de cada una de las personas que participan en el flujo de comunicación
para conocer los avances respectivos, correspondientes a cada una de las áreas a las
que pertenecen:
Nombre Cargo Correo Contenido #
y nivel de Contacto
detalle
Nelson Director de [email protected] 555-
Gómez proyectos 304743
García
Alba Directora [email protected] 555-
Scarpetta administrativa 304844
Sánchez
Andrés Ingeniero [email protected] 555-
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

Felipe auxiliar 304678

Suarez
Angie Arquitecta De [email protected] 555-
Borda Obra 304987
Laura Abogada [email protected] 555-
Gómez 304324
Scarpetta
Karen Asesora SG- [email protected] 555-
Martínez SST 304098
Juan Especialista [email protected] 555-
David Ambiental 304942
Sayago
Cont. Contadora [email protected] 555-
Claudia 306367
Camacho
Alfredo Asesor [email protected] 555-
Rodríguez estructural 306946
Ing. Asesor [email protected] 555-
Camilo hidráulico 306777
Rojas
Ing. Gloria Asesor [email protected] 555-
Martínez eléctrico 306333
Ing. Ingeniero de [email protected] 555-
Guillermo suelos 306684
Pérez
Ing. Diana Analista de [email protected] 555-
Contreras Calidad 306097
Tabla 18. Directorio de Stackholders
Fuente: Propia
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

Canales Involucrados

El número de canales de comunicación potenciales es igual a n(n-1) /2, donde la

variable “n” representa el número de interesados, evaluando la fórmula tenemos lo
siguiente:

13 (13-1) /2 = 78 canales de comunicación potenciales

Tecnologías utilizadas para las comunicaciones:

La tecnología que se utilizará de acuerdo con las necesidades de la compañía, y

de la facilidad de las comunicaciones es principalmente la tecnología informática de la que
dispone la empresa, haciendo uso del correo electrónico en su mayoría, las demás
comunicaciones serán por escrito.

Restricciones de las comunicaciones

 Horarios en las comunicaciones: los horarios establecidos para las

comunicaciones serán de lunes a viernes de 8 a.m. a 6 p.m., y los sábados de 8
a.m. a 12 m. En caso de que la comunicación enviada no se encuentre en el
horario estipulado, el receptor la podrá revisar en los horarios definidos, para darle
continuidad a los procesos.
 Los tiempos de respuesta máximos definidos entre comunicaciones internas serán
de 1 día laboral, y para comunicaciones externas, será de 3 días laborables
máximo.
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

Medios de comunicación

 Correos electrónicos: para las comunicaciones internas y externas de la empresa,

que no requieran un grado alto de formalidad.
 Actas: documento que se utiliza para plasmar los temas tratados durante las
reuniones, así como los compromisos adquiridos.
 Informes: documento que presenta el estado o avance de información periódica
del proyecto, se utiliza para comunicaciones internas y externas según sea el
caso.

Almacenamiento de las comunicaciones

El almacenamiento de las comunicaciones se efectuará en el espacio de la nube
virtual destinado por la compañía, al cual tendrán acceso los interesados, para así
disponer de la información requerida.

La protección de esta información se realizará mediante copias de seguridad

periódicas (preferiblemente no mayores a 1 mes), con el fin de asegurar que toda la
información referente a las comunicaciones de la compañía y de los proyectos tenga un
respaldo.

Listado de los entregables por cada fase a comunicar

Es indispensable conocer los entregables de cada una de las fases, para organizar
su entrega, solicitud de cambios y las aprobaciones que se requieren para avanzar a una
siguiente fase:
ENTREGABLE # DESCRIPCIÓN
Se deben entregar los reportes del levantamiento de la información
(Fase 1) y de cada uno de los procesos que se llevan a cabo en las
1
áreas para el tratamiento de dicha información, su almacenamiento
y cómo se realiza la posterior consulta en caso de ser requerido.
Propuesta de optimización para el manejo, seguridad y
2
almacenamiento de la información que se utiliza en la compañía
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

tanto en sede principal como en los sitos satélites (Fase 2), con el
fin de establecer cómo se podrá agrupar la información que
necesita el área técnica y administrativa.
Análisis de cada uno de los requerimientos presentados por los
implicados dentro de los procesos de la compañía, dando claridad y
detalle de sus necesidades (Fase 3). Establecer la importancia de
3 quienes deberán participar en la estructuración de los requisitos del
sistema para lograr el futuro desarrollo del sistema de información
para la gestión y ejecución de proyectos en empresas MiPymes de
Construcción.
Documentación de todos los requisitos acordados, estableciendo
los procesos, autores, aprobadores, ejecutores y alcance individual,
4
que construirán cada uno de los procesos para construir el sistema
de información. (Fase 3).
Se entregará el documento completo, con el alcance total
construido, objetivos, fases y actividades con su cronograma,
estimación de tiempos para las fases con sus actividades, procesos
5
diseñados, cálculo de tiempo y esfuerzo en pruebas de los
procesos y la primera propuesta de entrega para aprobación y
posterior implementación y puesta en marca. (Fase 4).
La aprobación del producto hasta su punto determinado de
entregable, se realizan los registros correspondientes de las
6
personas responsables y con la ejecución del presupuesto para dar
inicio a la implementación y puesta en marcha. (Fase 4).
Tabla 19. Listado de Entregables por Fases
Fuente: Propia

Lista de tareas del proyecto

TAREA # DESCRIPCIÓN ENTREGABLE

Identificar forma actual de recopilar la información en la

1 1
empresa.
GERENCIA DE PROYECTOS 2

Levantar necesidades para mejorar el proceso de manejo

2 1
de información en la empresa.
Establecer un formato estándar para recopilar la
3 1
información.
Determinar las personas que participaran en la
4 1
recolección de la información.
Realizar entrevistas para identificar cómo debe ser la
5 1
información que se debe recibir en cada área.
Notificar a los patrocinadores de los resultados obtenidos
6 1
en el proceso de recopilación de la información.
7 Entendimiento de los procesos de cada área. 2
Validar si el área tiene tabulación de los datos, en caso de
8 no tenerlo establecer como sería el proceso de 2
tabulación.
Generar entrevistas con los usuarios, para analizar la
9 2
información obtenida.
Notificar a los patrocinadores de los resultados obtenidos
10 en el análisis de la información y los procesos levantados 2
para tabular la información en las áreas.
Aprobación de los procesos establecidos para el
11 levantamiento, almacenamiento y tabulación de la 2
información para cada área.
Indicar a los stakeholders, los procesos establecimos para
12 el levantamiento, almacenamiento y tabulación de la 3
información para cada área.
Iniciar capacitaciones para los stakeholders, de los pasos
13 a seguir para cada unos de los procesos 3
correspondientes.
Ejecutar pruebas sobre los procesos entregados a los
14 3
stakeholders.
15 Documentar ajustes o cambios planteados por los 3
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

stakeholder, luego de interactuar con los procesos.

Notificar a los patrocinadores de los resultados obtenidos
16 3
en las capacitaciones, pruebas y ajustes propuestos.
Documentar los procesos de levantamiento,
17 4
almacenamiento y tabulación de la información.
Establecer los permisos para acceder y manipular la
18 4
información.
Generar los formatos para el manejo de la información de
19 4
cada proceso.
Entrega y aprobación de la documentación generada para
20 cada uno de los procesos, incluidos los ajustes 5
planteados.
Detalle de cómo se implementarían los procesos en el
21 sistema. Diseño de cada uno de los procesos. (Casos de 5
uso).
Determinar e informar los equipos, recursos y
22 herramientas tecnológicas requeridas para implementar el 5
sistema.
Generar los ajustes planteados en la documentación de
23 5
los procesos.
Notificar a los patrocinadores la entrega formal de la
24 5
documentación completa.
Firma de la aprobación de la documentación entregada,
25 6
por parte de los patrocinadores.
26 Generar actas de aprobación. 6
Cierre y aprobación de la propuesta presentada, para dar
27 6
paso a su implementación.
Tabla 20. Lista de tareas del proyecto
Fuente: Propia

La aprobación de cada uno de los entregables estará a cargo de la Directora

Administrativa de INVERSIONES G Y S S.A.S, sujeta a una revisión realizada con
anterioridad, con cada uno de los interesados.
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

NOMBRE PARA APROBACIÓN APROBADORES FECHA

Acta con los resultados obtenidos en el Laura Gómez Scarpetta

proceso de recopilación de la
15-Dic-2022
información. (Levantamiento de la
información).
Acta con los resultados obtenidos en el Laura Gómez Scarpetta
análisis de la información y los procesos
levantados para tabular la información 15-Ene-2022
en las áreas. (Consolidación y análisis
de la información recolectada).
Acta de los resultados obtenidos en las Laura Gómez Scarpetta
capacitaciones, pruebas y ajustes
propuestos. (Planificación de la
propuesta de generación de un sistema
15-Feb-2022
de información para la gestión y
ejecución de proyectos de construcción
en MiPymes de ingeniería y
arquitectura).
Acta formal de la documentación Laura Gómez Scarpetta
completa. (Elaboración de la propuesta 31-May-2022
con alcances definidos).
Acta final de aprobación y cierre del Laura Gómez Scarpetta
proyecto. (Listo para implementación).
Entrega del modelo propuesto de un
sistema de información para la gestión y 15-Jun-2022
ejecución de proyectos de construcción
en MiPymes de ingeniería y
arquitectura.
Tabla 21. Aprobadores de entregables
Fuente: Propia
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

Método para actualizar y refinar el plan de gestión de las comunicaciones

Para ejecutar actualizaciones y refinamientos sobre el plan de gestión de las

comunicaciones, se realizará un ciclo repetitivo que contiene las siguientes actividades:

Distribución de la información: Hace parte del flujo principal de la gestión de

comunicaciones del proceso. En esta etapa se reciben todos los entregables de las fases
ejecutadas, con la periodicidad que será establecida en la matriz de comunicaciones. Esta
información es entregada por los gestores del proyecto en cada una de sus fases, al
director del proyecto.
Informe del rendimiento de cada uno de los entregables: Luego de tener la
organización de los entregables, el director del proyecto deberá generar informes hacia
los Stackeholder, explicando los avances respectivos y el resultado de los mismos.

Gestión de interesados sobre las entregas: En esta actividad, la revisión es

realizada en forma conjunta entre el directo del proyecto y los usuarios interesados, del
resultado de esta revisión se obtienen las aprobaciones y deben consolidar los cambios o
mejoras presentadas, que deben ser entregadas en las siguientes fases.

Control integrado de cambios: En esta fase, el ciclo se une con el control

integrado de cambios, para presentar los cambios expuestos por los Stackeholders, los
cuales deberán ser aprobados por el comité de cambios asignado al proyecto:
Comité de Seguimiento y de cambios:
 Director de Proyectos
 Directora Administrativa
 Arquitecto de Obra
 Abogado
 Analista de Calidad
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

Plan de gestión del Proyecto: Luego de generar las aprobaciones de las nuevas
versiones, con los cambios aceptado, estas son entregadas al plan de gestión del
proyecto, para que sean ejecutadas, formalizadas y debidamente comunicadas.

Gráfico 9. Flujo para actualizar y refinar el plan de comunicaciones

Fuente: Propia

Matriz de comunicaciones

EDT Fase en que se debe Tipo de Entregable a comunicar Objetivo de la Medio de entrega Periodicidad ¿Quién comunica? Resposable aprobación
comunicar comunicación comunicación
CC1 Defi nici ón de entradas Interna Informe de Conocer los Físi co y Di gi tal *Reportes Semanales * Comi té de Segui mi ento y * Director de Proyectos
de i nformaci ón requeri mi entos y requerimientos de l os * Informe Impreso * Informe fi nal de cambi os. (Revi si on Semanal )
necesi dades del cli ente us uari os para diseñar * Correo con mensual * Usuari os de l as áreas * Directora Admi nis trativa
en cada área de trabaj o s ol uci ones que l os detal le del i nforme (Revi si ón Fi nal)
ati endan.
CC2 Levantami ento de la Interna Esta etapa permi te Defi nir por cada área l a Físi co y Di gi tal *Reportes Semanales * Comi té de Segui mi ento y * Director de Proyectos
Informaci ón real i zar el i nformación que s e * Informe Impreso * Informe fi nal de cambi os. (Revi si on Semanal )
levantami ento de debe tabul ar, organi zar, * Correo con mensual * Usuari os de l as áreas * Directora Admi nis trativa
informaci ón y entrevista al macenar y audi tar detal le del i nforme (Revi si ón Fi nal)
que s erán para los proyectos
fundamental es para l a as i gnados en l a
generaci ón de la empresa.
propuesta
CC3 Planteami ento Interna Fluj os de proceso Defi nir las entradas y Físi co y Di gi tal *Reportes Semanales * Comi té de Segui mi ento y * Director de Proyectos
Herrami enta a l as sal i das de los * Informe Impreso * Informe fi nal de cambi os. (Revi si on Semanal )
desarrol lar procesos * Correo con mensual * Usuari os de l as áreas * Directora Admi nis trativa
detal le del i nforme (Revi si ón Fi nal)
Interna Defi nición de Defi nir la i nformaci ón *Reportes Semanales * Comi té de Segui mi ento y
al macenami ento de que se va a al macenar, * Informe fi nal de cambi os.
informaci ón y rutas de di sposi ci ón y mensual * Usuari os de l as áreas
condi ciones de características de l a
documentación mis ma
Interna Di agnósti co económi co Presentar herrami entas *Reportes Semanales * Comi té de Segui mi ento y
de la propuesta tecnol ógi cas que * Informe fi nal de cambi os.
permi tan l a mensual * Usuari os de l as áreas
documentación que
requi ere l a empresa
INVERSIONES GYS SAS
CC4 Entrega de l a Interna Esta etapa permi te Generar l a propuesta Físi co y Di gi tal *Reportes Semanales * Comi té de Segui mi ento y * Director de Proyectos
propues ta fi nal formal izar l a entrega de mas vi able para l a * Informe Impreso * Informe fi nal de cambi os. (Revi si on Semanal )
la Propuesta de empresa, que de * Correo con mensual * Usuari os de l as áreas * Directora Admi nis trativa
impl ementaci ón de un cumpl imiento a cada detal le del i nforme (Revi si ón Fi nal)
sis tema de i nformaci ón uno de l os
para la gesti ón y requerimientos
ejecuci ón de proyectos presentados por l as
de cons trucci ón en áreas, con respecto al
Mi Pymes de i ngeni ería y manej o y control de l a
arqui tectura, basándose i nformación.
en intel i gencia de
negocios

Tabla 22. Matriz de comunicaciones

Fuente: Propia
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

Costos relacionados con las comunicaciones

Las comunicaciones para este tipo de proyecto serán de carácter interno, a través
de correos electrónicos y documentos digitales, almacenados en nube y en físico (Actas e
informes) que serán guardados en un repositorio para consultas.

Por lo anterior, los costos asociados a gestión de la comunicación no representan

un mayor rubro que sea representativo dentro del presupuesto proyectado; teniendo en
cuenta que para los correos electrónicos, se tienen los equipos físicos como
computadores y/o servidores, y las licencias correspondientes ya están incluidas en los
anteriores planes de gestión.
Así mismo, para la documentación en físico; existe también dentro del presupuesto
proyectado el rubro perteneciente a impresoras e insumos para las mismas.
En conclusión, para la gestión de las comunicaciones de la Propuesta de
implementación de un sistema de información para la gestión y ejecución de proyectos de
construcción en MiPymes de ingeniería y arquitectura, ya se tienen incorporados valores y
recursos que permitan su desarrollo.
COSTOS HORAS EXISTE O DEBE SER VR TOTAL VR TOTAL
VR HORA PPTO
COMUNICACIONES PROYECTADAS SI NO HORAS RECURSO
Plan internet 100 MB $ 139,00 4.200,00 X $ 583.800,00 $ 583.800,00
Celulares $ 580,00 4.200,00 X $ 2.436.000,00 $ 2.436.000,00

TOTAL COMUNICACIONES $ 3.019.800,00

Tabla 23. Costo de comunicaciones
Fuente: Propia

GESTION DE RIESGO

Identificación del riesgo

 GERENCIA DE PROYECTOS 2

Propuesta de implementación de un sistema de información para la gestión y ejecución de proyectos de

construcción en MiPymes de ingeniería y arquitectura, basándose en inteligencia de negocios

RIESGOS TECNICOS
RT - 1 No cumplir las expectativas del cliente en cuanto el alcance esperado del sistema de información.
RT - 2 No tener la claridad de los elementos a recopilar en la informacion de la base de datos
RT - 3 No tener una adecuada capacidad de almacenamiento de información para soportar el tamaño de
la base de datos
RT - 4 No tener claridad de los procesos que se quieren desarrollar
RT - 5 No contar con los premisos y accesos a la informacion por parte de los interesados
RT - 6 Que el sistema de información no cuente con las caracteristicas de almacenamiento, seguridad,
capacidad, escalabilidad necesarios
RT - 7 Que el sistema de informacion no se sature por la cantidad de datos que manejará y la cantidad
de usuarios que accedan a la información
RT - 8 Que el sistema de informacion tenga un perfilamiento de seguridad y accesibilidad

RIESGOS ADMINISTRATIVOS
RAD - 1 Que no se cuenten con los permisos administrativos para el acceso a todas las dependencias
para el conocimiento y manejo de la información a recopilar, analizar y transformar
RAD - 2 El personal designado no retroalimente la información necesaria para el correcto funcionamiento
del sistema de información.
RAD - 3 Que no se cumpla con el plan de recursos del proyecto
RAD - 4 Que no se de cumplimiento al plan de comunicación planteado para el proyecto
RAD - 5 Que la relacion de gestion de los interesados no sea la adecuada para el proyecto

RIESGOS ORGANIZACIONALES
RORG - 1 Que no se logre generar la cultura organizacional necesaria para el desarrollo y aceptación del
proyecto
RORG - 2 Que la alta gerencia no demuestre el interes necesario para el apoyo financiero del proyecto
RORG - 3 La relación costo – beneficio del sistema de información no sea la esperada, lo que conlleve al
cliente a desistir de la propuesta
RORG - 4 Que los interesados del proyecto no tengan la aceptación en la gestión del cambio
RORG - 5 Que cambie la prioridad del proyecto por parte de la alta gerencia

RIESGOS EXTERNOS
REXT - 1 Que surgan reglamentaciones que hagan variar sustancialmente el objetivo del proyecto
REXT - 2
Que las normas implicitas en el plan de calidad del proyecto no sean cumplidas o llevadas a cabo
REXT - 3 Que no se presente interes de apoyo a las Mipymes por parte del gobierno
REXT - 4 Que otros consultores presenten alternativas que puedan afectar el desarrollo del proyecto
REXT - 5 Que Los tiempos de propuesta de implementación del sistema de información excedan el
cronograma establecido.
REXT - 6 Sufrir ataques de cyber seguridad que pongan en riesgo el control de la confiabilidad y
confidencialidad del proyecto

Gráfico 10. Identificación de los riesgos

Fuente: Propia
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

Clasificación de los riesgos

Mediante la herramienta de Escalas de Impacto de un Riesgo, se realiza la
clasificación de cada riesgo teniendo en cuanta las siguientes condiciones:
MUY BAJO BAJO MODERADO ALTO MUY ALTO
OBJETIVO DEL PROYECTO
0,05 0,10 0,30 0,60 0,80

Que el Que el Que el Que el Que el

presupuesto no presupuesto no presupuesto no presupuesto presupuesto
COSTO
aumentara mas aumentara mas aumentara mas excede mas alla exceda mas alla
alla del 5% alla del 10% alla del 15% del 20% del 50%
Que el desarrollo Que el desarrollo Que el desarrollo
Que el desarrollo del proyecto del proyecto del proyecto Que el desarrollo
del proyecto no exceda el tiempo exceda el tiempo exceda el tiempo del proyecto
TIEMPO exceda el tiempo inicial inicial inicial exceda el 100 %
inicial establecido en establecido en establecido en del tiempo inicial
establecido (8 un 25% (10 un 50% (12 un 75% (14 establecido (16
meses) meses) meses) meses) meses)
Que el objetivo Que el objetivo Que el objetivo
Que en la de de de Que el objetivo
propuesta de implementacion implementacion implementacion de
implementación se vea se vea se vea implementacion
su objetivo no se disminuido en un disminuido en un disminuido en un
no es posible de
ALCANCE vea disminuido. 10% 30% 50% ejecutar
La calidad en la
No se ve Lla calidad en la La calidad en la La calidad en la
propuesta de
afectada la propuesta de propuesta de propuesta de
implementación
calidad en la implementación implementación implementación
el elemento
propuesta de se vera afectada se vera afectada se vera afectada
terminado no es
implementación un 10% un 30% un 50%
CALIDAD posible ejecutar
Tabla 24. Clasificación del riesgo
Fuente: Propia

MUY BAJO BAJO MODERADO ALTO MUY ALTO

OBJETIVO DEL PROYECTO
0,05 0,10 0,30 0,60 0,80
No cumplir las expectativas del cliente en cuanto el alcance esperado del sistema de
RT - 1
información.
COSTO X
TIEMPO X
ALCANCE X
CALIDAD X
Tabla 25. RT - 1
Fuente: Propia
Para el riesgo RT – 1 su clasificación es del 0.80, es decir, riesgo con impacto muy
alto

MUY BAJO BAJO MODERADO ALTO MUY ALTO

OBJETIVO DEL PROYECTO
0,05 0,10 0,30 0,60 0,80

RT - 2 No tener la claridad de los elementos a recopilar en la informacion de la base de datos

COSTO X
TIEMPO X
ALCANCE X
CALIDAD X
Tabla 26. RT - 2
Fuente: Propia
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

Para el riesgo RT – 2 su clasificación es del 0.80, es decir, riesgo con impacto muy
alto

MUY BAJO BAJO MODERADO ALTO MUY ALTO

OBJETIVO DEL PROYECTO
0,05 0,10 0,30 0,60 0,80
No tener una adecuada capacidad de almacenamiento de información para soportar el
RT - 3
tamaño de la base de datos
COSTO X
TIEMPO X
ALCANCE X
CALIDAD X
Tabla 27. RT - 3
Fuente: Propia
Para el riesgo RT – 3 su clasificación es del 0.30, es decir, riesgo con impacto
moderado

MUY BAJO BAJO MODERADO ALTO MUY ALTO

OBJETIVO DEL PROYECTO
0,05 0,10 0,30 0,60 0,80

RT - 4 No tener claridad de los procesos que se quieren desarrollar

COSTO X
TIEMPO X
ALCANCE X
CALIDAD X
Tabla 28. RT - 4
Fuente: Propia
Para el riesgo RT – 4 su clasificación es del 0.60, es decir, riesgo con impacto alto

MUY BAJO BAJO MODERADO ALTO MUY ALTO

OBJETIVO DEL PROYECTO
0,05 0,10 0,30 0,60 0,80

RT - 5 No contar con los premisos y accesos a la informacion por parte de los interesados

COSTO X
TIEMPO X
ALCANCE X
CALIDAD X
Tabla 29. RT - 5
Fuente: Propia
Para el riesgo RT – 5 su clasificación es del 0.60, es decir, riesgo con impacto alto

MUY BAJO BAJO MODERADO ALTO MUY ALTO

OBJETIVO DEL PROYECTO
0,05 0,10 0,30 0,60 0,80
Que el sistema de información no cuente con las caracteristicas de almacenamiento,
RT - 6
seguridad, capacidad, escalabilidad necesarios
COSTO X
TIEMPO X
ALCANCE X
CALIDAD X
Tabla 30. RT - 6
Fuente: Propia
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

Para el riesgo RT – 6 su clasificación es del 0.80, es decir, riesgo con impacto muy
alto

MUY BAJO BAJO MODERADO ALTO MUY ALTO

OBJETIVO DEL PROYECTO
0,05 0,10 0,30 0,60 0,80
Que el sistema de informacion no se sature por la cantidad de datos que manejará y la
RT - 7
cantidad de usuarios que accedan a la información
COSTO X
TIEMPO X
ALCANCE X
CALIDAD X
Tabla 31. RT - 7
Fuente: Propia
Para el riesgo RT – 7 su clasificación es del 0.30, es decir, riesgo con impacto
moderado

MUY BAJO BAJO MODERADO ALTO MUY ALTO

OBJETIVO DEL PROYECTO
0,05 0,10 0,30 0,60 0,80

RT - 8 Que el sistema de informacion tenga un perfilamiento de seguridad y accesibilidad

COSTO X
TIEMPO X
ALCANCE X
CALIDAD X
Tabla 32. RT - 8
Fuente: Propia
Para el riesgo RT – 8 su clasificación es del 0.80, es decir, riesgo con impacto muy
alto

MUY BAJO BAJO MODERADO ALTO MUY ALTO

OBJETIVO DEL PROYECTO
0,05 0,10 0,30 0,60 0,80
Que no se cuenten con los permisos administrativos para el acceso a todas las
RAD - 1 dependencias para el conocimiento y manejo de la información a recopilar, analizar y
transformar
COSTO X
TIEMPO X
ALCANCE X
CALIDAD X
Tabla 33. RAD - 1
Fuente: Propia
Para el riesgo RAD – 1 su clasificación es del 0.80, es decir, riesgo con impacto
muy alto
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

MUY BAJO BAJO MODERADO ALTO MUY ALTO

OBJETIVO DEL PROYECTO
0,05 0,10 0,30 0,60 0,80
El personal designado no retroalimente la información necesaria para el correcto
RAD - 2
funcionamiento del sistema de información.
COSTO X
TIEMPO X
ALCANCE X
CALIDAD X
Tabla 34. RAD - 2
Fuente: Propia
Para el riesgo RAD – 2 su clasificación es del 0.30, es decir, riesgo con impacto
moderado

MUY BAJO BAJO MODERADO ALTO MUY ALTO

OBJETIVO DEL PROYECTO
0,05 0,10 0,30 0,60 0,80

RAD - 3 Que no se cumpla con el plan de recursos del proyecto

COSTO X
TIEMPO X
ALCANCE X
CALIDAD X
Tabla 35. RAD - 3
Fuente: Propia
Para el riesgo RAD – 3 su clasificación es del 0.80, es decir, riesgo con impacto
muy alto

MUY BAJO BAJO MODERADO ALTO MUY ALTO

OBJETIVO DEL PROYECTO
0,05 0,10 0,30 0,60 0,80

RAD - 4 Que no se de cumplimiento al plan de comunicación planteado para el proyecto

COSTO X
TIEMPO X
ALCANCE X
CALIDAD X
Tabla 36. RAD - 4
Fuente: Propia
Para el riesgo RAD – 1 su clasificación es del 0.60, es decir, riesgo con impacto
alto

MUY BAJO BAJO MODERADO ALTO MUY ALTO

OBJETIVO DEL PROYECTO
0,05 0,10 0,30 0,60 0,80

RAD - 5 Que la relacion de gestion de los interesados no sea la adecuada para el proyecto

COSTO X
TIEMPO X
ALCANCE X
CALIDAD X
Tabla 37. RAD - 5
Fuente: Propia
Para el riesgo RAD – 5 su clasificación es del 0.80, es decir, riesgo con impacto
muy alto
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

MUY BAJO BAJO MODERADO ALTO MUY ALTO

OBJETIVO DEL PROYECTO
0,05 0,10 0,30 0,60 0,80
Que no se logre generar la cultura organizacional necesaria para el desarrollo y
RORG - 1
aceptación del proyecto
COSTO X
TIEMPO X
ALCANCE X
CALIDAD X
Tabla 38. RORG - 1
Fuente: Propia
Para el riesgo RORG – 1 su clasificación es del 0.60, es decir, riesgo con impacto
alto

MUY BAJO BAJO MODERADO ALTO MUY ALTO

OBJETIVO DEL PROYECTO
0,05 0,10 0,30 0,60 0,80
Que la alta gerencia no demuestre el interes necesario para el apoyo financiero del
RORG - 2
proyecto
COSTO X
TIEMPO X
ALCANCE X
CALIDAD X
Tabla 39. RORG - 2
Fuente: Propia
Para el riesgo RORG – 2 su clasificación es del 0.80, es decir, riesgo con impacto
muy alto

MUY BAJO BAJO MODERADO ALTO MUY ALTO

OBJETIVO DEL PROYECTO
0,05 0,10 0,30 0,60 0,80
La relación costo – beneficio del sistema de información no sea la esperada, lo que
RORG - 3
conlleve al cliente a desistir de la propuesta
COSTO X
TIEMPO X
ALCANCE X
CALIDAD X
Tabla 40. RORG - 3
Fuente: Propia
Para el riesgo RORG – 3 su clasificación es del 0.80, es decir, riesgo con impacto
muy alto

MUY BAJO BAJO MODERADO ALTO MUY ALTO

OBJETIVO DEL PROYECTO
0,05 0,10 0,30 0,60 0,80

RORG - 4 Que los interesados del proyecto no tengan la aceptación en la gestión del cambio

COSTO X
TIEMPO X
ALCANCE X
CALIDAD X
Tabla 41. RORG - 4
Fuente: Propia
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

Para el riesgo RORG – 4 su clasificación es del 0.30, es decir, riesgo con impacto
moderado

MUY BAJO BAJO MODERADO ALTO MUY ALTO

OBJETIVO DEL PROYECTO
0,05 0,10 0,30 0,60 0,80

RORG - 5 Que cambie la prioridad del proyecto por parte de la alta gerencia

COSTO X
TIEMPO X
ALCANCE X
CALIDAD X
Tabla 42. RORG - 5
Fuente: Propia
Para el riesgo RORG – 5 su clasificación es del 0.30, es decir, riesgo con impacto
moderado

MUY BAJO BAJO MODERADO ALTO MUY ALTO

OBJETIVO DEL PROYECTO
0,05 0,10 0,30 0,60 0,80

REXT - 1 Que surgan reglamentaciones que hagan variar sustancialmente el objetivo del proyecto

COSTO X
TIEMPO X
ALCANCE X
CALIDAD X
Tabla 43. REXT - 1
Fuente: Propia
Para el riesgo REXT – 1 su clasificación es del 0.60, es decir, riesgo con impacto
alto

MUY BAJO BAJO MODERADO ALTO MUY ALTO

OBJETIVO DEL PROYECTO
0,05 0,10 0,30 0,60 0,80
Que las normas implicitas en el plan de calidad del proyecto no sean cumplidas o llevadas
REXT - 2
a cabo
COSTO X
TIEMPO X
ALCANCE X
CALIDAD X
Tabla 44. REXT - 2
Fuente: Propia
Para el riesgo REXT – 2 su clasificación es del 0.80, es decir, riesgo con impacto
muy alto
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

MUY BAJO BAJO MODERADO ALTO MUY ALTO

OBJETIVO DEL PROYECTO
0,05 0,10 0,30 0,60 0,80

REXT - 3 Que no se presente interes de apoyo a las Mipymes por parte del gobierno

COSTO X
TIEMPO X
ALCANCE X
CALIDAD X
Tabla 45. REXT - 3
Fuente: Propia
Para el riesgo REXT – 3 su clasificación es del 0.05, es decir, riesgo con impacto
muy bajo

MUY BAJO BAJO MODERADO ALTO MUY ALTO

OBJETIVO DEL PROYECTO
0,05 0,10 0,30 0,60 0,80
Que otros consultores presenten alternativas que puedan afectar el desarrollo del
REXT - 4
proyecto
COSTO X
TIEMPO X
ALCANCE X
CALIDAD X
Tabla 46. REXT - 4
Fuente: Propia
Para el riesgo REXT – 4 su clasificación es del 0.60, es decir, riesgo con impacto
moderado

MUY BAJO BAJO MODERADO ALTO MUY ALTO

OBJETIVO DEL PROYECTO
0,05 0,10 0,30 0,60 0,80
Que Los tiempos de propuesta de implementación del sistema de información excedan el
REXT - 5
cronograma establecido.
COSTO X
TIEMPO X
ALCANCE X
CALIDAD X
Tabla 47. REXT - 5
Fuente: Propia
Para el riesgo REXT – 5 su clasificación es del 0.80, es decir, riesgo con impacto
muy alto

MUY BAJO BAJO MODERADO ALTO MUY ALTO

OBJETIVO DEL PROYECTO
0,05 0,10 0,30 0,60 0,80
Sufrir ataques de cyber seguridad que pongan en riesgo el control de la confiabilidad y
REXT - 6
confidencialidad del proyecto
COSTO X
TIEMPO X
ALCANCE X
CALIDAD X
Tabla 48. REXT - 6
Fuente: Propia
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

Para el riesgo REXT – 6 su clasificación es del 0.80, es decir, riesgo con impacto
muy alto

Matriz de probabilidad e impacto

Mediante la herramienta de Matriz de probabilidad e impacto, se determina la
probabilidad de cada riesgo y teniendo en cuenta el resultado más alto obtenido en la
identificación de riesgo se define el impacto de relación entre estas dos variables. La siguiente es
la Matriz de probabilidad e impacto para el proyecto:

PROBABILIDAD AMENAZAS
0,9 0,05 0,09 0,27 0,54 0,72
0,7 0,04 0,07 0,21 0,42 0,56
0,5 0,03 0,05 0,15 0,3 0,4
0,3 0,02 0,03 0,09 0,18 0,24
0,1 0,01 0,01 0,03 0,06 0,08
0,05 0,1 0,3 0,6 0,8
Tabla 49. Matriz de probabilidad e impacto
Fuente: Propia
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

ESCALA DE RESULTADO
RIESGO PROBABILIDAD
IMPACTO MATRIZ
RIESGOS TECNICOS
RT - 1 No cumplir las expectativas del cliente en cuanto el alcance esperado del sistema de
0,8 0,1 0,08
información.
RT - 2 No tener la claridad de los elementos a recopilar en la informacion de la base de datos 0,8 0,1 0,08
RT - 3 No tener una adecuada capacidad de almacenamiento de información para soportar el tamaño
0,3 0,5 0,15
de la base de datos
RT - 4 No tener claridad de los procesos que se quieren desarrollar 0,6 0,1 0,06
RT - 5 No contar con los premisos y accesos a la informacion por parte de los interesados 0,8 0,1 0,08
RT - 6 Que el sistema de información no cuente con las caracteristicas de almacenamiento, seguridad,
0,6 0,5 0,3
capacidad, escalabilidad necesarios
RT - 7 Que el sistema de informacion no se sature por la cantidad de datos que manejará y la cantidad
0,8 0,5 0,4
de usuarios que accedan a la información
RT - 8 Que el sistema de informacion tenga un perfilamiento de seguridad y accesibilidad 0,3 0,1 0,03
RIESGOS ADMINISTRATIVOS
RAD - 1 Que no se cuenten con los permisos administrativos para el acceso a todas las dependencias
0,8 0,3 0,24
para el conocimiento y manejo de la información a recopilar, analizar y transformar
RAD - 2 El personal designado no retroalimente la información necesaria para el correcto
0,3 0,5 0,15
funcionamiento del sistema de información.
RAD - 3 Que no se cumpla con el plan de recursos del proyecto 0,8 0,1 0,08
RAD - 4 Que no se de cumplimiento al plan de comunicación planteado para el proyecto 0,6 0,3 0,18
RAD - 5 Que la relacion de gestion de los interesados no sea la adecuada para el proyecto 0,8 0,3 0,24
RIESGOS ORGANIZACIONALES
RORG - 1 Que no se logre generar la cultura organizacional necesaria para el desarrollo y aceptación del
0,6 0,5 0,3
proyecto
RORG - 2 Que la alta gerencia no demuestre el interes necesario para el apoyo financiero del proyecto 0,8 0,1 0,08
RORG - 3 La relación costo – beneficio del sistema de información no sea la esperada, lo que conlleve al
0,8 0,1 0,08
cliente a desistir de la propuesta
RORG - 4 Que los interesados del proyecto no tengan la aceptación en la gestión del cambio 0,3 0,5 0,15
RORG - 5 Que cambie la prioridad del proyecto por parte de la alta gerencia 0,3 0,3 0,09
RIESGOS EXTERNOS
REXT - 1 Que surgan reglamentaciones que hagan variar sustancialmente el objetivo del proyecto 0,6 0,1 0,06
REXT - 2 Que las normas implicitas en el plan de calidad del proyecto no sean cumplidas o llevadas a
0,8 0,1 0,08
cabo
REXT - 3 Que no se presente interes de apoyo a las Mipymes por parte del gobierno 0,05 0,1 0,005
REXT - 4 Que otros consultores presenten alternativas que puedan afectar el desarrollo del proyecto 0,6 0,1 0,06
REXT - 5 Que Los tiempos de propuesta de implementación del sistema de información excedan el
0,8 0,7 0,56
cronograma establecido.
REXT - 6 Sufrir ataques de cyber seguridad que pongan en riesgo el control de la confiabilidad y
0,8 0,1 0,08
confidencialidad del proyecto
Tabla 50. Impacto de relación
Fuente: Propia

Adicionar la tabla de plan de acción para los riesgos con impacto de relación rojo

GESTION DE ADQUISICIONES

En el plan de adquisiciones se identifican como se obtendrán los recursos físicos y

humanos necesarios para llevar a cabo el proyecto de manera óptima y eficiente; se
establecen parámetros de calificación de los proveedores con el fin de que estos cuenten
con un alto desempeño en el proyecto; se definen los criterios de selección de las ofertas
realizadas por los proveedores buscando satisfacer las necesidades del proyecto.
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

Para el proyecto se cuenta con recursos humanos los cuales tienen vinculación
directa con la compañía, los cuales con su experiencia de la documentación de los
proyectos y el conocimiento de las necesidades que se suplirán con la propuesta de
implementación, ayudaran y aportaran en la ejecución del proyecto en todas sus fases. Se
contratará, mediante un contrato de prestación de servicios, a un Consultor externo
experto en sistemas de información y manejo de bases de datos, el cual brindará la
asesoría en temas de herramientas de desarrollo de programación, características de
almacenamiento, seguridad, capacidad, escalabilidad necesarios para el adecuado
funcionamiento de la propuesta de implementación del sistema de información.

La responsabilidad de que todas las adquisiciones realizadas satisfagan las

necesidades del proyecto es del equipo del proyecto.

TIPO DE FECHA
RECURSOS HUMANOS TIPO DE CONTRATO PRESUPUESTO
ADQUISICIÓN INICIO FIN
Director de proyecto Interna Termino indefinido 26-nov-22 9-jun-23 16.218.000
Secretaria Interna Termino fijo 26-nov-22 9-jun-23 2.427.241
Analista 1 Interna Termino fijo 30-nov-22 9-jun-23 10.017.000
Analista 2 Interna Termino fijo 30-nov-22 9-jun-23 10.017.000
Consultor externo experto Externo Por labor contratada 10-ene-23 5-may-23 3.816.000

TIPO DE FECHA
RECURSOS FISICOS TIPO DE CONTRATO PRESUPUESTO
ADQUISICIÓN INICIO FIN
Computador 1 Propio Precio fijo 26-nov-22 9-jun-23 937.500
Computador 2 Propio Precio fijo 30-nov-22 9-jun-23 1.012.500
Computador 3 Propio Precio fijo 30-nov-22 9-jun-23 1.012.500
Licencia Software Propio Precio fijo 26-nov-22 9-jun-23 1.333.333
Vehiculo-Transporte Propio Precio variable 26-nov-22 22-ene-23 3.500.000
Mobiliario Propio Precio fijo 26-nov-22 9-jun-23 1.225.000
Impresora Propio Precio fijo 26-nov-22 13-abr-23 95.625
Papeleria Tinta Propio Precio variable 26-nov-22 13-abr-23 135.000
Arriendo Oficina Propio Precio fijo 26-nov-22 9-jun-23 7.500.000
Servicios publicos Propio Precio variable 26-nov-22 9-jun-23 1.200.000

Tabla 51. Matriz de adquisición de recursos

Fuente: Propia
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

Métricas evaluación de Proveedores

Las métricas para evaluación de proveedores permitirán evaluar la gestión de los

proyectos y procesos, así como, monitorear su desempeño. Contar con un control de
inventario, y una gestión de cadena de suministros que puedan ser monitoreados
permitirá tener ahorros y mejoras continuas para los insumos.

En el proceso se deben contemplar criterios como:

a. Cantidades pedidas versus cantidades recibidas y con este determinar el

porcentaje de cumplimiento del proveedor. Qr/Qp=%
b. Se definirán acuerdos de servicio (ANS) y/o promesas de cumplimiento que
puedan ser medidos en términos de cumplimiento y/o precisión. Criterios
Cumple; No Cumple
c. También se podrán contemplar criterios de evaluación referentes al tiempo
de respuesta a una solicitud, en el cual se evaluará la hora de llegada
frente a la hora acordada. Hr/Ha=%.
d. Precio ofrecido vs. precio cobrado. Pc/Po=%

PAQUETE DE TRABAJO Evaluación de Proveedores Métrica

FASE 1 - DEFINICION DE ENTRADAS DE INFORMACION

Informe de requerimientos y necesidades del cliente en Cumple

Acuerdos de servicio (ANS)
cada área de trabajo No Cumple
FASE 2 - LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACION

Informe de levantamiento de procesos y procedimientos de Cantidades Qr/Qp=%

las áreas involucradas en el desarrollo del proyecto Acuerdos de Servicio (ANS) Cumple / No cumple
Taller de sensibilización para las diferentes áreas Tiempo Hr/Ha=%
FASE 3 - PLANTEAMIENTO HERRAMIENTA A DESARROLLAR

Cumple
Flujos de proceso Acuerdos de servicio (ANS)
No Cumple
Definición de almacenamiento de información y Precio Pc/Po=%
condiciones de documentación Acuerdos de Servicio (ANS) Cumple / No cumple
Diagnostico económico de la propuesta Precio Pc/Po=%
FASE 4 Entrega viabilidad del proyecto
Viabilidad económica Precio Pc/Po=%
Cumple
Informe de propuesta del proyecto Acuerdos de servicio (ANS)
No Cumple
Tabla 52. Métricas evaluación de Proveedores
Fuente: Propia
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

Es importante en todas las etapas del proyecto realizar un seguimiento y control de

servicios para así evitar desviaciones y/o disminuir problemas. Para esto se deben tener
claras las actividades y fases del proyecto en términos de Alcance, tiempo, costo y
calidad, sin olvidar definir unos parámetros de flexibilidad, que permitan no caer en
rigidez, para esto se contará con todo el apoyo del Analista de Calidad, dando
cumplimiento a los procesos de Gestión de cambios y actualización línea base de tiempo.
Stakeholders
Proceso Gestión de Cambios

Identificar Enviar Realizar

cambios solicitud de cambio
Inicio No
Comité de Cambios

Si Realizar Si
Analizar Es Respuesta Cumple?
solicitud viable? aprobación seguimiento Fin

No

Gráfico 11. Diagrama gestión del cambio.

Fuente: Propia

Gráfico 12.Proceso Actualización Base del Tiempo

Fuente: Propia

En caso de requerir un proveedor externo se contará con un mínimo de 3

propuestas con el fin de evaluar y comparar la alternativa más exitosa y eficiente para la
compañía teniendo en cuenta todos los criterios de competitividad en las métricas ya
descritas.
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

Gráfico 13.Evaluación de Proveedor

Fuente: Propia
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

Cronograma
GERENCIA DE PROYECTOS 2
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

Gráfico 14.Cronograma
Fuente: Propia

Garantías existentes en el incumplimiento de proveedores:

 GERENCIA DE PROYECTOS 2

1. Los proveedores deben entregar información veraz y oportuna, sobre los

recursos y servicios que ofrece, su precio, condiciones de contratación y otras
características relevantes de los mismos.
2. Los proveedores estará obligados a respetar los términos, condiciones y
modalidades ofrecidas o convenidas con el consumidor. (Establecidas en el contrato).
3. En las compras realizadas o contratos celebrados por medios electrónicos, el
proveedor estará obligado a enviar confirmación por escrito de la misma. La confirmación
debe contener una copia íntegra, clara y legible de lo comprado o contratado.
4. Los proveedores no pueden negar injustificadamente la venta de bienes o
servicios en las condiciones ofertadas. Se deben respetar los tiempos, periodicidad,
cantidades, de manera que el proyecto no se vea afectado por falta de recursos o
servicios.

5. En el caso que el proveedor venda productos con alguna deficiencia, usados o

refaccionados o cuando se ofrezcan productos que hayan sido fabricados con partes o
piezas de uso de secundario, el proveedor debe informarlo en forma expresa, antes de la
compra, con el fin de acordar entre las partes, si esto es aceptado o no.
6. El proveedor debe respetar la garantía legal de los productos, salvo la
excepción precedente. En caso de incumplirse alguno de los convenios establecidos,
deberá asumir cada una de las clausulas de incumplimiento que se establezcan en el
contrato.

Proveedores preclasificados: Estos serán clasificados de acuerdo a las

propuestas presentadas (mínimo 3), sobre las cuales se deberá seleccionar con
aprobación de los interesados, las que mejor se ajusten a los requerimientos del proyecto,
teniendo en cuenta los aspectos de calidad, garantías y presupuesto.
Dentro del listado de los proveedores preclasificados, deben estar los que cumplan
con los requisitos planteados a continuación:
 Reducción de costos asociados a la contratación de proveedores.
 Reducción de tiempos asociados a la selección y precalificación de proveedores.
 Mitigación de riesgos de falla financiera del proveedor.
 Mitigación de riesgo de falla en seguridad y salud ocupacional de proveedor.
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

 Mitigación de riesgo de falla del proveedor en términos de calidad o tiempo.

 Mitigación de riesgo de contagio por lavado de activos y financiamiento del
terrorismo.

GESTION DE LOS INTERESADOS

Impacto sobre los interesados sobre cambios en el proyecto

Ubicados los interesados internos (aquellos que hacen parte de la organización

patrocinadora) y que es quine genera los recursos para el desarrollo de la propuesta de
implementación, objeto de este estudio se ha determinado dos tipos de interesados
generales y de acuerdo a su calidad o nivel de impacto en la posible gestión de cambio
como podrán ser partícipes en la toma de decisiones para los cambios que puedan surgir
durante el desarrollo del proceso.

Interesados de carácter externo:

 Empresas símiles a la que en donde se está desarrollando el proceso para la
propuesta de implementación y que posteriormente pueden tomar el modelo
propuesto para su aprovechamiento propio.
 Entidades gubernamentales de carácter administrativo que no tienen una
injerencia inmediata, pero si a futuro sobre la propuesta de implementación que se
pretende realizar.
 Entidades particulares que agremian o asocian a las profesiones y sus empresas
dentro del carácter de ingeniería y arquitectura y con la particularidad de MiPymes.

Interesados (stakeholders) de carácter interno:

 La dirección administrativa estará enfocada a patrocinar los cambios que sean
requeridos para llegar al objetivo del producto propuesto.
 La dirección de proyectos estará enfocada a liderar los procesos, su conocimiento
y así poder realizar los ajustes o cambios que se evidencien sean requeridos.
 Algunos asesores y personal de carácter legal están dentro del paquete de ser
partidarios a los ajustes que se requieran.
 GERENCIA DE PROYECTOS 2

 Personal que maneja paquetes de información técnica están dentro de quienes no

están en contra ni a favor de los cambios, y son indiferentes a sus resultados.
 Existen quienes, dentro de los interesados, son reticentes a los cambios y lo que
involucraran dentro de su área de trabajo y conocimiento.
Teniendo en cuenta lo mencionado anteriormente, el estado actual del impacto de
la gestión del cambio es el siguiente:

Impacto sobre los Interesados sobre cambios en el proyecto

Propuesta de implementación de un sistema de información para la gestión y ejecución de proyectos de
OBJETIVO:
construcción en MiPymes de ingeniería y arquitectura, basándose en inteligencia de negocios.
FASE Propuesta de Implementaciòn
Interesados en el Proyecto Capacidad de Impacto
Empresas de Construccion en arquitectura e ingenieria de carácter MiPyme Desconocedor
Camaras/federaciones/Consejos de Arquitectura-Ingenieria Desconocedor
EXTERNOS
Gobierno central-alcaldias municipales-direcciones o secretarias de hacienda
Desconocedor
/tecnologias/trabajo
Directora administrativa Partidario
Director de proyectos Lider
Ingeniero auxiliar Neutral
Arquitecta De Obra Neutral
Abogada de la compañía Partidario
Asesora SG-SST Reticente
INTERNOS - STAKEHOLDERS
Especialista Ambiental Partidario
Contadora Reticente
Asesor estructural Partidario
Asesor hidráulico Partidario
Asesor eléctrico Partidario
Ingeniero de suelos Neutral

Tabla 53. Cuadro de impacto del cambio sobre los interesados.

Fuente: Propia

Esta matriz básica inicial deberá ser revisada a medida que el programa de
implementación vaya siendo desarrollado y sus posibles cambios sean llevados a cabo.

Interrelaciones entre los interesados

 Líder (director de proyecto): Convoca, lidera, comunica, establece, los
lineamientos iniciales y los objetivos que debe tener el proyecto, coordina y genera
las pautas y lineamientos a ser buscados por parte de los partidarios. Revisa que
los objetivos buscados estén ejecutados y cumplan los parámetros fijados ante la
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Alta dirección. Establecerá junto con los partidarios, los ajustes o cambios
necesarios a ser realizados para el éxito del plan.

Gráfico 15. Interrelaciones entre los interesados

Fuente: Propia

 Partidarios (directora, administrativa, abogada, especialista ambiental,

asesores): Generaran los elementos requeridos de información necesaria de ser
transformada y guardada en la base de datos del plan de implementación,
requerirán elementos necesarios para que la información que se involucre en la
base de datos cumplan con todos los parámetros de calidad, precio, informática,
recurso humano, necesarios para que el plan de implementación sea exitoso,
detectaran fallas e informaran sobre estos para realizar los cambios necesarios.

 Neutrales (ingeniero auxiliar, arquitecta de obra, especialista de suelos):

Recopilarán la información necesaria que esta solicitada por los partidarios,
podrán a partir del conocimiento de campo y de la información recopilada generar
posibles alternativas para la implementación del plan.
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 Reticente (Contadora, Asesora SG-SST): Debido a que sus áreas de

conocimiento, son las que mayor ajuste o cambio continuo conllevan, y en
contexto; no están convencidas de ejecutar cambios que no estén conectados con
lo que les exige sus campos de intervención.

 Desconocedores (Entidades estatales, cámaras de comercio, empresas

externas): Estas organizaciones en esta etapa no estarán involucradas en el
desarrollo del plan de implementación, pueden ser consultadas para obtener
información puntual que se requiera, pero no generaran ningún tipo de decisión.

Plan de gestión del Como cuando y quien en cuanto a los interesados

El director de proyecto es el encargado de llevar a cabo este proceso. El cual
consiste en comunicarse y trabajar en conjunto con los interesados para satisfacer sus
necesidades. Así como, en abordar los problemas a medida que se presentan. Implica
actividades de comunicación dirigidas a los interesados en el proyecto, de manera que se
pueda para influir en sus expectativas, abordar sus inquietudes y resolver asuntos.

Este proceso se realiza durante el proceso de ejecución, y se relaciona con las

partes interesadas del proyecto con la finalidad de satisfacer las necesidades, problemas
de dirección y la participación de los interesados. Al mismo tiempo, se busca una correcta
aplicación del plan de gestión de los interesados y del registro de incidentes. El objetivo
es que dichos interesados se impliquen, participen en el proyecto. Además, que sean
tratados de forma correcta y adecuada al nivel de participación en el proyecto.

COMO CUANDO Y QUIEN REALIZARA ACTUALIZACIONES AL PLAN DE GESTION

DE INTERESADOS
COMO OBJETIVO CUANDO QUIEN
Obtener o confirmar
Comunicación con los Inicio del
el compromiso con Director de proyecto
interesados internos proyecto
el éxito del proyecto
Conocer las Negociación gana- Inicio del Director de proyecto
expectativas de los gana proyecto – al
interesados 50% del
proceso- al
75% del
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proceso
Inicio del
proyecto al
Anticipar futuros
Abordar posibles 25% de
problemas que
inquietudes que aún no desarrollo-al Director de proyecto
planteen los
representan incidentes 50% y al 75%
interesados
del desarrollo
del proyecto
Aclarar y resolver
Reuniones informativas Director de proyecto-
los posibles Reuniones
del desarrollo del interesados-analistas-
incidentes que se semanales
proyecto asesores externos
han generado
Tabla 54. Cuadro de como cuando y quine gestionara los cambios entre los interesados
Fuente: Propia

Metodología para la gestión del cambio con los interesados

Generar confianza
Resolver conflictos
Habilidades Escucha activa
Métodos de comunicación interpersonales Superar la resistencia al cambio
Habilidades de presentación
Negociación
Habilidades de gestión redacción
Oración
Tabla 55. Metodología para la gestión del cambio de los interesados.
Fuente: Propia

Salidas de información de la gestión del cambio con los interesados

Registro de incidentes Identificar problemas
Resolución de los problemas
Solicitudes de cambio – requerimiento de interacción de los interesados del proyecto
Tabla 56. Salidas de información de la gestión del cambio de los interesados.
Fuente: Propia

Matriz del plan de gestión de los interesados del proyecto.

Basado en los objetivos del proyecto, el director del proyecto debe aplicar el juicio
de expertos para decidir sobre el nivel de compromiso necesario en cada etapa
del proyecto de cada interesado.

Reuniones del Equipo de Proyecto. Se deberán celebrar reuniones con expertos y

el equipo del proyecto para definir los niveles de compromiso requeridos de todos los
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Interesados. Esta información puede ser utilizada para planificar la gestión de los

interesados.

Técnicas Analíticas. El nivel de compromiso de todos los Interesados debe ser

comparado con los niveles de participación previstos necesarios para la ejecución exitosa
del proyecto. Para esto se ha generado la siguiente matriz de análisis.

MATRIZ DE INTERESADOS - COMPROMISO/ESTRATEGIA

PODER /
INTERESADO INTERNO LIDER PARTIDARIO NEUTRAL RETICENTE DESCONOCEDOR INTERES ESTRATEGIA
INFLUENCIA
Director de proyectos A A A Gestionar de cerca

Directora administrativa A A A Mantener satisfecho

Ingeniero auxiliar B B B Monitorear

Arquitecta De Obra B B B Monitorear

Abogada A B A Informar

Asesora SG-SST X B B Monitorear

Especialista Ambiental A B A Informar

Contadora X B B Monitorear

Asesor estructural A B A Informar

Asesor hidráulico A B A Informar

Asesor eléctrico A B A Informar

Ingeniero de suelos B B A Informar

ESTADO
ACTUAL ALTO (A) DESEADO (D) BAJO (B) RETICENTE (X)
(A-A) GESTIONAR DE CERCA
ESTRATEGIAS (B-A) INFORMAR
(B-B) MONITOREAR

Tabla 57. Matriz de interesados.

Fuente: Propia
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~:text=Costo%20de%20todos%20aquellos%20esfuerzos%20para%20asegurar
%20la,administraci%C3%B3n%20de%20la%20configuraci%C3%B3n%20%28capacitaci
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