FUNCIONES
“Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o más
valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda
introducida.
La sintaxis de cualquier función es:
=nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
• Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo
=, + ó – este ultimo da un valor negativo a la función.
• Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No
dejes espacios antes o después de cada paréntesis.
• Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto),
fórmulas o funciones.
• Los argumentos deben de separarse por ";".
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
El operador ":" identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas
incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a
la formula:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C
3+C4+C5+C6+C7+C8
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.
Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden tener funciones
anidadas dentro de la fórmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o
cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas,
estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos,
de búsqueda y referencia y de información” 1.
1
Tomado del CD INFORMATICA por Luís Fernando Vásquez Villa
1
Para crear una función es posible hacerlo digitando directamente en la celda o por
medio de la opción función del menú insertar o con el icono , la cual activa el
asistente para insertar función. Se debe tener en cuenta que es necesario situarse
en la celda que se desea insertar la función.
En el cuadro de dialogo Insertar función, se encuentran las siguientes opciones:
Buscar una función: En esta opción se puede seleccionar una función digitando el
nombre y luego dar clic en el botón ir.
O seleccione una categoría: En donde se encuentran las diferentes categorías de
funciones. Para seleccionar la función se elige la categoría y luego se selecciona la
función en la parte de abajo.
Al seleccionar cada una de las funciones se puede obtener una breve descripción
en la parte inferior o una ayuda haciendo click en la opción Ayuda sobre esta
función. Después de seleccionar la función a utilizar se le da clic en aceptar, para
insertar los argumentos de la función.
En este caso se tomó la función suma que corresponde a la categoría de
matemáticas y trigonométricas, cuyos Argumentos o valores a calcular se
encuentran visualizados en la gráfica anterior. Al lado derecho de cada una de ellas
2
se le da clic al icono para ingresar el dato o rango de datos necesario, dado que
la ventana se minimizara de la siguiente forma:
Después de seleccionar el argumento se hace click en el botón , se
ingresan los
demás argumentos de la misma forma y luego aceptar.
1. FUNCIONES MATEMATICAS Y ESTADISTICAS
Permiten trabajar con números realizando operaciones matemáticas que sin las
funciones serían complejas de poder realizar, las siguientes son algunas de las más
utilizadas:
• SUMA
Devuelve la suma entre sí de todos los valores que hay dentro de un rango.
Estructura: SUMA(Rango)
Ejemplo: Utilizando esta función se hace la suma de los valores de las celdas:
A1+A2+A3+A4+A5+A6. Al utilizar la función suma, la escritura se simplifica de la
siguiente manera: =SUMA(A1:A6)
• ALEATORIO
Esta función devuelve un número aleatorio entre 0 y 1. Sin embargo, debe realizarse
un pegado especial a su resultado debido a que cambia su resultado en el momento
de realizar cualquier acción sobre la hoja de cálculo.
Estructura: ALEATORIO()
• TRUNCAR
Con esta función se convierte un número decimal a uno entero, eliminando los
números decimales y puede denotar la cantidad de decimales deseados, pero en
ningún momento redondea, simplemente recorta. es una función muy similar a la
de entero.
Estructura: TRUNCAR(Valor; Número decimales)
Ejemplo: =TRUNCAR(4,56) dará como resultado: 4. la función =TRUNCAR(4,56;1),
dará como resultado 4,5.
• SUMAR.SI
3
Esta función permite realizar sumas de datos que cumplan con un criterio
definido por el usuario.
Estructura: =SUMAR.SI(Rango; Criterio; Rango suma)
Ejemplo: Se desean sumar las ventas de café de la siguiente forma:
En el argumento Rango se selecciona toda la información en donde contenga el
criterio de restricción y en el argumento Criterio se denota la restricción en este caso
es “Café”. Es de aclarar que los criterios escritos deben estar entre comillas para
que el programa los identifique, de no ser así saldrá un error en la función, en cuanto
a criterios numéricos no existe ningún inconveniente. Por último, el argumento
rango de suma es la información numérica que va a sumar.
Es importante destacar que los rangos del primer y tercer argumento deben ser del
mismo tamaño.
2 FUNCIONES DE TEXTO
Estas funciones permiten trabajar con el texto que contienen las celdas. Es
importante hacer notar que en el momento que se utilizan estas funciones, en los
argumentos, es posible utilizar texto directamente entre comillas o una referencia a
una celda la cual contiene texto. Las siguientes son algunas de las más utilizadas:
• CONCATENAR
Une diferentes elementos de texto en uno sólo. Estos elementos pueden ser celdas
o directamente texto utilizando comillas "", Esta función puede tener como máximo
30 argumentos.
Estructura: CONCATENAR(Texto1;Texto2;...)
4
Ejemplo: Si en la celda A1 se tiene el texto "Juan", en la celda A2 "Rodríguez" y se
quiere que en la celda A3 aparezca el nombre y apellidos en la misma celda se debe
escribir la siguiente función: =CONCATENAR(A1;" ";A2). Obsérvese que el segundo
argumento es " " de esta forma nombre y el apellido saldrán separados por un
espacio.
Otra forma de obtener el mismo resultado que utilizando la función Concatenar sería
utilizando & de la siguiente forma: =A1&" "&A2
• MINUSC
Con esta función se obtendrá todo el contenido de un texto o celda en minúsculas.
Si se utiliza una celda en la que contiene texto esta no se transforma toda en
minúsculas, si no que en la celda donde se ponga la función se obtendrá una copia
de la primera celda pero toda en minúsculas. Estructura: MINUSC(Texto)
Ejemplo: En la celda A1 se tiene el texto: "Funciones de EXCEL". Si se escribe la
función =MINUSC(A1) en la celda A2 el resultado será: "funciones de excel". Se
tienen los dos textos tanto en la celda A1 como en la A2, ya que la A2 es una función
que dependerá siempre del contenido que hay en la A1.
• NOMPROPIO
Con esta función se obtendrá un texto en el que aparecerá en mayúsculas la primera
letra de cada palabra que forma parte del texto.
Estructura: NOMPROPIO(Texto)
• MAYUSC
Con esta función obtendremos todo el contenido de un texto o celda en minúsculas.
Estructura: MAYUSC(Texto)
3 FUNCIONES DE FECHA Y HORA
Con estas funciones es posible trabajar con el texto y la hora obteniendo parte de
esta información y trabajando con ella de forma muy concreta. Las siguientes son
algunas de las más utilizadas:
• AHORA
Esta función devuelve la fecha y la hora actual del sistema. Las dos aparecen dentro
de la misma celda. Cambiando el formato de la celda se puede hacer que aparezca
una u otra, o con actualizando el sistema con la tecla F9.
5
Estructura: AHORA() es importante ver que dentro de esta función no existe ningún
tipo de argumento.
• HOY
Esta función devuelve la fecha actual del sistema.
Estructura: HOY() esta función tampoco tiene ningún tipo de argumento.
4 FUNCIONES DE BUSQUEDA Y REFERENCIA
Estas funciones permiten hacer búsquedas de información o referencias datos
dentro de una tabla o bases de datos, es importante tener en cuenta si la información
esta o no ordenada en el momento de operar las funciones. Las siguientes son
algunas de las más utilizadas:
• BUSCARV
Esta función permite buscar un valor en una primera columna de una matriz, una
vez localizado muestra dentro de la misma fila el valor que contiene la columna que
deseamos obtener.
Estructura: BUSCARV(Valor que se desea buscar en la matriz; Matriz de datos
donde buscar datos; Columna que se desea obtener dato; Ordenado)
Excel busca en la primera columna de la matriz, definida en el segundo argumento,
de forma vertical el valor que esta en el primer argumento. Normalmente esta
búsqueda Excel la hace pensando que esta primera columna está ordenada. Si los
valores no lo estuvieran es necesario indicarlo en la función para que pueda
encontrar el dato. Si la tabla no está ordenada se debe escribir Falso en el
argumento llamado Ordenado.
Ejemplo: En la siguiente tabla se desea buscar el apellido de los empleados,
teniendo como referencia la id del empleado.
6
• BUSCARH
Esta función realiza lo mismo que la función anterior, pero con la diferencia que
busca los valores en la primera fila de la matriz de forma horizontal y devuelve un
valor que está dentro de la misma columna del valor encontrado.
Estructura: BUSCARH(Valor que se desea buscar en la matriz; Matriz de datos
donde buscar datos; Fila que se desea obtener dato; Ordenado)
Ejemplo: Se puede utilizar el caso anterior, simplemente que los campos que se van
a utilizar deberán estar distribuidos en columnas y las descripciones en la siguiente
fila, así:
5 FUNCIONES ESTADISTICAS
7
Son funciones que permiten realizar cálculos estadísticos en una serie o rango de
datos. Las siguientes son algunas de las más utilizadas:
• PROMEDIO
Permite hallar el promedio o media aritmética de una serie de datos.
Estructura: =PROMEDIO(rango)
• MAX
Permite hallar el número máximo de una serie de datos en un rango específico.
Estructura: =MAX(rango)
• MIN
Permite hallar el número mínimo de una serie de datos en un rango específico.
Estructura: =MIN(rango)
• CONTAR
Cuenta las celdas que tienen datos numéricos en un rango específico.
Estructura: =CONTAR(rango)
• CONTARA
Cuenta las celdas que contienen datos (numéricos y de texto), en una rango
específico.
Estructura: =CONTARA(rango)
• CONTAR.SI
Esta función permite contar cuántas celdas diferentes de blanco de un rango
cumplen con un criterio determinado.
Estructura: CONTAR.SI(Rango de datos; Criterio o condición)
Ejemplo: En la siguiente lista se requiere conocer cuantos días son lunes:
8
6 FUNCIONES DE BASES DE DATOS
Son funciones que permiten realizar cálculos estadísticos dentro de una base de
datos, por lo cual se pueden utilizar diversos criterios. Cabe notar que todas las
funciones de bases de datos tienen los mismos argumentos, pero se diferencian en
el cálculo que realizan. Los argumentos para este tipo de funciones son 2:
• Base de datos: Es el rango de celdas que compone la lista o base de
datos. Una base de datos es una lista de datos relacionados en la que las
filas de información son registros y las columnas de datos, campos. La
primera fila de la lista contiene los rótulos de cada columna.
• Nombre de campo: Indica el campo que se utiliza en la función. Nombre de
campo puede ser texto con el rótulo encerrado entre dobles comillas, como
por ejemplo "Edad" o "Campo", o como un número que represente la
posición de la columna en la lista: 1 para la primera columna, 2 para la
segunda y así sucesivamente.
• Criterios: Es el rango de celdas que contiene las condiciones
especificadas. Puede utilizar cualquier rango en el argumento Criterios
mientras éste incluya por lo menos un rótulo de columna y por lo menos una
celda debajo del rótulo de columna que especifique una condición de
columna.
En la anterior estructura se debe tener en cuenta, que el nombre de campo hace
referencia al campo donde se desea operar la función, si este se omite se tomará
como referencia toda la base de datos
Las siguientes son algunas de las más utilizad s:
2
Tomado del “AYUDANTE DE OFFICE”, Microsoft Office 2003
9
• BDCONTAR
Con esta función es posible contar las celdas que contienen datos numéricos, que
cumplen con uno o más criterios.
Estructura: =BDCONTAR(base de datos; nombre de campo; criterios)
• BDMAX
Permite hallar el valor máximo de una serie de datos, que cumplan con uno o más
criterios.
Estructura: =BDMAX(base de datos; nombre de campo; criterios)
• BDMIN
Permite hallar el valor mínimo de una serie de datos, que cumplan con uno o más
criterios.
Estructura: =BDMIN(base de datos; nombre de campo; criterios)
• BDCONTARA
Con esta función es posible contar las celdas que contienen datos, que cumplen con
uno o más criterios.
Estructura: =BDCONTARA(base de datos; nombre de campo; criterios)
• BDPROMEDIO
Permite hallar el promedio de una serie de datos, que cumplen con uno o más
criterios.
Estructura: =BDPROMEDIO(base de datos; nombre de campo; criterios)
• BDSUMA
Permite hallar la suma de una serie de datos, que cumplen con uno o más criterios.
Estructura: =BDSUMA(base de datos; nombre de campo; criterios)
EJEMPLO
A continuación se presenta un ejemplo de la funciones de bases de datos más
utilizadas, en este se tienen diversos datos de árboles (Alto, Edad, Rendimiento,
Beneficio), con estos datos se pretenden calcular algunos estadísticos, teniendo en
cuenta diversos criterios.
10
7 FUNCIONES FINANCIERAS
Son funciones que permiten realizar cálculos financieros, teniendo en cuenta para
ello distintos criterios y métodos financieros. Las siguientes son algunas de las más
utilizadas3:
• TIR
Devuelve la tasa interna de retorno de los flujos de caja representados por los
números del argumento valores. Estos flujos de caja no tienen por que ser
constantes, como es el caso en una anualidad. Sin embargo, los flujos de caja deben
ocurrir en intervalos regulares, como meses o años. La tasa interna de retorno
equivale a la tasa de interés producida por un proyecto de inversión con pagos
(valores negativos) e ingresos (valores positivos) que ocurren en períodos
regulares.
Estructura: =TIR(Valores; Estimar)
Valores: Es una matriz o una referencia a celdas que contienen los números para
los cuales desea calcular la tasa interna de retorno.
El argumento valores d be contener l menos un valor positivo y uno negativo
para calcular la tasa interna de retorno.
TIR interpreta el orden de los flujos de caja siguiendo el orden del argumento
valores. Asegúrese de introducir los valores de los pagos e ingresos en el
orden correcto.
3
Tomado del “AYUDANTE DE OFFICE”, Microsoft Office 2003
11
Si un argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lógicos o celdas
vacías, esos valores se pasan por alto.
Estimar: Es un número que el usuario estima que se aproximará al resultado de TIR.
• VNA
Calcula el valor neto presente de una inversión a partir de una tasa de descuento y
una serie de pagos futuros (valores negativos) e ingresos (valores positivos).
Estructura: VNA(Tasa; Valor1; Valor2; ...)
Tasa: Es la tasa de descuento a lo largo de un período.
Valor1, valor2, ...: Son de 1 a 29 argumentos que representan los pagos e ingresos.
• DB
Devuelve la depreciación de un bien durante un período específico usando el
método de depreciación de saldo fijo.
Estructura: =DB(Costo; Valor residual; Vida; Período; Mes) Costo:
Es el costo inicial del bien.
Valor residual: Es el valor al final de la depreciación.
Vida: Es el número de períodos durante los cuales se produce la amortización del
bien (también conocido como vida útil del bien).
Período: Es el período para el que se desea calcular la depreciación. Debe usar los
mismos valores que el argumento vida.
Mes: Es el número de meses en el primer año. Si se omite el argumento mes, se
supondrá que es 12.
• TASA
Devuelve la tasa de interés por período de una anualidad. TASA se calcula por
iteración y puede tener cero o más soluciones. Si los resultados sucesivos de TASA
no convergen dentro de 0,0000001 después de 20 iteraciones, TASA devuelve el
valor de error #¡NUM!
Estructura: =TASA(nper; pago; va; vf; tipo; estimar)
• NPER
Devuelve el número de períodos de una inversión basándose en los pagos
periódicos constantes y en la tasa de interés constante. Estructura: =NPER(tasa;
pago; va; vf; tipo)
• VA
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Devuelve el valor actual de una inversión. El valor actual es el valor que tiene
actualmente la suma de una serie de pagos que se efectuarán en el futuro. Por
ejemplo, cuando pide dinero prestado, la cantidad del préstamo es el valor actual
para el prestamista.
Estructura: =VA(tasa; nper; pago; vf; tipo)
• VF
Devuelve el valor futuro de una inversión basándose en pagos periódicos constantes
y en una tasa de interés constante.
Estructura: =VF(tasa; nper; pago; va; tipo)
• PAGO
Calcula el pago de un préstamo basándose en pagos constantes y en una tasa de
interés constante.
Estructura: =PAGO(tasa; nper; va; vf; tipo)
• PAGOINT
Devuelve el interés pagado en un período específico por una inversión basándose
en pagos periódicos constantes y en una tasa de interés constante. Para obtener
una descripción más completa de los argumentos de PAGOINT y más información
acerca de las funciones de anualidades, vea VA.
Estructura: =PAGOINT(tasa; período; nper; va; vf; tipo)
• PAGOPRIN
Devuelve el pago sobre el capital de una inversión durante un período determinado
basándose en pagos periódicos y constantes, y en una tasa de interés constante.
Estructura: =PAGOPRIN(tasa; p ríodo; nper; v ; vf; tipo)
Ejemplo:
13
8 FUNCIONES LÓGICAS
Funciones que permiten "preguntar" sobre el valor de otras y actuar según la
respuesta obtenida. Las siguientes son algunas de las más utilizadas:
• SI
La función SI permite realizar una pregunta lógica, la cual pueda tener dos posibles
resultados Verdadero o Falso y actuar de una u otra forma según la respuesta
obtenida.
Estructura: SI(Pregunta lógica; Acción en caso verdadero; Acción en caso falso). Lo
que se escriba dentro del segundo y tercer argumento serán las acciones que se
realizarán en caso de que la respuesta a la pregunta lógica sea verdadera o sea
falsa.
Para realizar la pregunta lógica se debe utilizar alguno de los siguientes operadores
de comparación: = para preguntar si dos valores son iguales, > para saber si un
valor es mayor que otro, < para preguntar por menor, >= con este para conocer si
es mayor o igual, <= menor o igual, para mirar sin son diferentes <>
• Y
Esta función suele utilizarse conjuntamente con la función Si. Permite realizar en
lugar de una pregunta, varias. Y sólo se realizará el argumento situado en la parte
verdadero del Si en el momento que todas las respuestas sean verdaderas.
Estructura: Y(Pregunta 1; pregunta 2; pregunta 3;...)
14
• O
Esta función también se suele utilizar conjuntamente con la función Si. Con ella
también se pueden realizar varias preguntas dentro del Si y la parte que está en el
argumento reservado para cuando la pregunta es verdadera, sólo se realizará en el
caso que cualquiera de las respuestas a las preguntas dentro de la O sea verdadera.
Estructura: O(Pregunta 1; pregunta 2; pregunta 3;...)
Ejemplo:
• FUNCIONES ANIDADAS DENTRO DE FUNCIONES4
En algunos casos, puede que deba utilizar una función como uno de los
argumentos (argumento: valores que utiliza una función para llevar a cabo
operaciones o cálculos. El tipo de argumento que utiliza una función es
específico de esa función. Los argumentos más comunes que se utilizan en las
funciones son números, t xto, referenci s de celda y nombres.) de otra función.
Por ejemplo, la siguiente fórmula utiliza una función anidada PROMEDIO y
compara el resultado con el valor 50.
4
Tomado del “AYUDANTE DE OFFICE”, Microsoft Office 2003
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Resultados válidos: Cuando se utiliza una función anidada como argumento,
deberá devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Por ejemplo,
si el argumento devuelve un valor VERDADERO o FALSO, la función anidada
deberá devolver VERDADERO o FALSO. Si éste no es el caso, Microsoft Excel
mostrará el valor de error #¡VALOR!
Límites del nivel de anidamiento: Una fórmula puede contener como máximo
siete niveles de funciones anidadas. Si la Función B se utiliza como argumento de
la Función A, la Función B es una función de segundo nivel. Por ejemplo, la función
PROMEDIO y la función SUMA son ambas funciones de segundo nivel porque son
argumentos de la función SI. Una función anidada dentro de la función PROMEDIO
será una función de tercer nivel, etc.
16
BIBLIOGRAFÍA
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NOCIONES BASICAS MARKETING CON MICROSOFT WORD Y MICROSOFT EXCEL:
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EDICIONES MAURINA 658.8/S113
NOCIONES BASICAS ECONOMIA CON MICROSOFT EXCEL: UTILIZANDO
HERRAMIENTAS EN MICROSOFT EXCEL
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Cristofoli, Maria Elizabeth. Autor(a) Belliard,
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EDICIONES MAURINA
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NOCIONES BASICAS OPERACIONES FINANCIERAS CON MICROSOFT EXCEL:
OPERACIONES FINANCIERAS DE CAPITAL UNICO
Casparri, Maria Teresa. Autor(a)
Bernardello, Alicia Blanca. Autor(a)
OMICRON SYSTEM 658.152/C342
CIBERGRAFÍA (Cursos en línea)
Curso de Introducción a Windows XP. en AulaClic (Español)
http://www.aulaclic.es/winxp/index.htm
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Cómo crear tus propios CDs (I) . en AulaClic (Español)
http://www.aulaclic.es/articulos/grabarcd.html
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