PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LAS ACCIONES
PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LAS ACCIONES CORRECTIVAS,
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CONTENIDO
1. OBJETIVO......................................................................................................................2
2. ALCANCE......................................................................................................................2
3. DEFINICIONES..............................................................................................................2
4. RESPONSABLES...........................................................................................................4
6. ASPECTOS GENERALES.............................................................................................5
6.1 Fuentes de identificación de no conformidades, observaciones y oportunidades de
mejora:.................................................................................................................................5
6.2 En qué casos se puede emprender una acción correctiva:.............................................6
6.3 En qué casos se puede emprender una acción preventiva:............................................6
6.4 En qué casos se puede emprender una oportunidad de mejora:....................................6
7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO....................................................................7
8. ANEXOS.........................................................................................................................9
9. CONTROL DE CAMBIO.............................................................................................10
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1. OBJETIVO.
Definir los criterios para la gestión de acciones correctivas, preventivas y de mejora de tal
forma que se identifiquen, analicen y eliminen las causas de las situaciones reales o
potenciales no deseadas, y se establezcan las actividades necesarias para prevenir que éstas
ocurran o que vuelvan a ocurrir, además de aquellas que lleven a mejorar los procesos. Así
mismo, definir criterios para la gestión de oportunidades de mejora de los procesos,
productos o servicios de “DEPOSITO IMPERIO LER SAS”.
2. ALCANCE.
Inicia con la identificación de la oportunidad de mejora o situación real o potencial no
deseada y termina con la verificación de la eficacia del plan de actividades correspondiente.
Este procedimiento aplica a todos los procesos de “DEPOSITO IMPERIO LER SAS”
3. DEFINICIONES.
1. Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad
detectada u otra situación no deseable.
2. Acción de mejora: Acción de optimización del Sistema de Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo SG-SST, para lograr mejoras en el desempeño de la organización en la
seguridad y la salud en el trabajo de forma coherente con su política.
3. Acción preventiva: Acción para eliminar o mitigar la(s) causa(s) de una no
conformidad potencial u otra situación potencial no deseable.
4. Causa Raíz: Causa principal de la no conformidad o situación por mejorar.
5. Causa Potencial: Causa adicional a la causa raíz o que contribuye a generarla
6. Corrección: Acción inmediata tomada para eliminar una no conformidad detectada.
7. Equipo de Mejora: Conjunto de personas de un equipo de proceso o de varios procesos,
que se encargan de realizar el análisis de causas de una no conformidad o situación a
mejorar, definir y ejecutar el plan de acción y finalizar su gestión.
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8. Etapa de Identificación: Actividad emprendida para describir la no conformidad, plan
de tratamiento de riesgo, situación a mejorar u oportunidad de mejora y caracterizarla de
acuerdo al tipo de acción, proceso, área de ocurrencia y responsables de su gestión en las
siguientes etapas.
9. Etapa de Análisis de Causas: Actividad emprendida para identificar las causas de la no
conformidad o situación a mejorar, determinando la causa raíz y las causas potenciales.
10. Etapa de Planificación: Momento en el cual se describen las actividades que
conformaran el plan de trabajo para gestionar la causa raíz de la no conformidad o situación
a mejorar o del plan de tratamiento de riesgo u oportunidad de mejora, según sea el caso, al
igual que las fechas de ejecución y sus responsables.
11. Etapa de Aprobación de la planificación: Actividad emprendida para certificar la
conveniencia y la adecuación del plan de acción revisado previamente.
12. Etapa de Ejecución: Corresponde a la realización y seguimiento de las actividades
planificadas para gestionar la no conformidad, situación a mejorar, plan de tratamiento de
riesgo u oportunidad de mejora, según sea el caso.
13. Etapa de Verificación de Eficacia: Actividad emprendida para finalizar la gestión
de una acción correctiva, preventiva y de mejora, determinando el grado de cumplimiento
de las actividades planificadas, la no reincidencia de la situación y la manera como se
alcanzaron los resultados planificados.
14. Oportunidad de Mejora: Acción emprendida para optimizar y potencializar el
desempeño de un proceso o el cumplimiento de los requisitos.
15. Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para
generar valor las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
16. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
17. Riesgo: Posibilidad de que suceda algún evento que tenga impacto sobre los
objetivos institucionales o de proceso.
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18. Situación potencial no deseada: Situación que potencialmente puede afectar el
cumplimiento de un requisito o el desarrollo de un proceso.
4. RESPONSABLES.
Gerente: Conocer y verificar el estado de las acciones correctivas, preventivas y de
mejora. Revisar y aprobar el plan de acción. Gestionar los recursos necesarios para
desarrollar los planes de acción producto de las acciones correctivas, preventivas y
de mejora.
Líder de procesos: Conocer y verificar el estado de las acciones correctivas,
preventivas y de mejora realizadas a los procesos a su cargo. Participar en el
proceso de análisis de las causas de las acciones correctivas, preventivas y de
mejora. Revisar y aprobar el plan de acción. Gestionar los recursos necesarios para
desarrollar los planes de acción producto de las acciones correctivas, preventivas y
de mejora.
Responsables del SG-SST. Justificar mediante el análisis de la información las
acciones correctivas, preventivas o de mejora. Conocer y verificar el estado de las
acciones correctivas, preventivas y de mejora realizadas a los procesos a su cargo.
Participar en el proceso de análisis de las causas de las acciones correctivas,
preventivas y de mejora
5. REFERENCIAS.
Norma Técnica Colombiana NTC ISO 19011-2012 Directrices para la auditoría de
los sistemas de gestión.
Norma Técnica NTC ISO 9001 Sistemas de gestión Calidad. Requisitos con
orientación para su uso.
OHSAS NTC ISO 18001 Sistema de gestión en seguridad y salud ocupacional.
Requisitos.
Decreto 1072 de 2015 – Min trabajo.
6. ASPECTOS GENERALES.
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La organización garantizará que se definan e implementen las acciones preventivas y
correctivas necesarias, con base en los resultados de la supervisión y medición de la
eficacia del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), de las
auditorías y de la revisión por la alta dirección.
Estas acciones entre otras, deben estar orientadas a:
1. Identificar y analizar las causas fundamentales de las no conformidades con base en
lo establecido en el presente decreto y las demás disposiciones que regulan los
aspectos del Sistema General de Riesgos Laborales; y,
2. La adopción, planificación, aplicación, comprobación de la eficacia y
documentación de las medidas preventivas y correctivas.
Cuando se evidencie que las medidas de prevención y protección relativas a los peligros y
riesgos en Seguridad y Salud en el Trabajo son inadecuadas o pueden dejar de ser eficaces,
estas deberán someterse a una evaluación y jerarquización prioritaria y sin demora por parte
del empleador o contratante, de acuerdo con lo establecido en el presente decreto.
Todas las acciones preventivas y correctivas deben estar documentadas, ser difundidas a los
niveles pertinentes, tener responsables y fechas de cumplimiento
6.1 Fuentes de identificación de no conformidades, observaciones y oportunidades de
mejora:
- Auditorías interna.
- Auditorías externas.
- Análisis de datos del sistema (Indicadores de Gestión).
- - Autogestión y autoevaluación.
- Resultados de la revisión por la dirección.
- Seguimiento y medición de procesos
- Quejas, reclamos y sugerencias de servidores o usuarios.
- Administración del Riesgo.
- Evaluación Independientes de Entes Externos.
En general, las acciones correctivas, preventivas y de mejora que se emprendan deben ser
registradas en el formato “SST-F-030 Formato de acciones correctivas, preventivas y de
mejora”, (siguiendo las instrucciones del numeral 7 del presente documento); en el cual se
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visualiza la identificación de la ocurrencia, el análisis de causas cuando corresponda, la
planificación de actividades, el seguimiento y ejecución de las mismas con sus respectivas
evidencias, la verificación de eficacia del plan y su cierre final.
Las acciones correctivas, preventivas o de mejora serán aceptables cuando cuenten con una
justificación debidamente soportada por parte del proceso responsable y revisada y
aprobada por el equipo responsable del Sistema Integrado de SST, que se encargará
posteriormente de diseñar el plan de acción junto con el responsable del proceso donde se
realizó la acción.
En general las acciones correctivas requieren una corrección inmediata que debe
corresponder a la primera actividad del plan. La Verificación de Eficacia debe realizarse
entre la fecha final de ejecución del plan de acción hasta un máximo de 90 días posteriores,
con el fin de permitir observar la no reincidencia de la situación.
Toda acción correctiva, preventiva y oportunidad de mejora que resulte no eficaz debe
finalizarse como tal y se debe crear una nueva ocurrencia que se clasifique como
“Reincidente”.
6.2 En qué casos se puede emprender una acción correctiva:
- Una no conformidad detectada y confirmada en auditoria.
- Quejas, reclamos y sugerencias sistemáticas o recurrentes por parte de los usuarios o
servidores de la Empresa.
- Indicadores de gestión y de proceso con resultados insatisfactorios. - Resultados de
evaluación insatisfactoria por parte de los usuarios.
- Fallas en la prestación del servicio recurrentes o sistemáticas.
- Hallazgos insatisfactorios reportados en informes de evaluación independiente internos y
externos.
- Resultados insatisfactorios en la revisión por la dirección.
6.3 En qué casos se puede emprender una acción preventiva:
- Identificación de debilidades reportadas en informes de evaluación independiente internos
y externos.
- Identificación de debilidades reportadas en la revisión por la dirección.
- Observaciones identificadas en una auditoría.
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- Desviación parcial en detrimento del cumplimiento de las metas establecidas sin que haya
incumplimiento de las mismas.
- Planes de tratamiento de riesgos.
6.4 En qué casos se puede emprender una oportunidad de mejora:
-Cuando se identifica a partir de las diferentes fuentes de análisis de datos, resultados de
auditorías, resultados de seguimiento y medición, revisión por la dirección, entre otras, que
es posible incrementar la capacidad de cumplimiento de un proceso.
- Sugerencias de mejoramiento de servidores o usuarios.
- Propuestas de mejoramiento resultado del autocontrol.
7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO.
RESPONSABLE
DEPENDENCI CARGO Y/O
ID. ACTIVIDAD DESCRPCION A O UNIDAD PUESTO DE REGISTRO
DE GESTIÓN TRABAJO
A partir de las diferentes
fuentes de identificación
de situaciones reales o
potenciales no deseadas y
oportunidades de mejora,
crear la ocurrencia
registrando la descripción
general de la situación de
Identificar la
manera clara y sencilla
situación real “SST-F-026
junto con la evidencia
o potencial no Funcionario(s) Formato de
objetiva de la misma, el Proceso
01 deseada o la delegado(s) del acción
tipo de acción, el área de asociado
oportunidad proceso correctiva,
ocurrencia, el proceso, la
de mejora preventiva o
fuente y el tipo de impacto
de mejora”.
generado en el Sistema de
gestión integral.
Cuando se trate de una
oportunidad de mejora
debe diligenciarse un
campo adicional asociado
con el beneficio de su
implementación.
Asignar los Designar los responsables Proceso Funcionario(s) “SST-F-026
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para las etapas de análisis
de causas, planificación,
responsables aprobación de la
Formato de
de cada etapa planificación, plan de
acción
02 de la acción acción y verificación de delegado(s) del
asociado correctiva,
correctiva, eficacia, cuando proceso
preventiva o
preventiva o corresponda, y asignando
de mejora”.
de mejora. los tiempos máximos para
dar cumplimiento a la
ejecución de dichas etapas.
Cuando se trate de una
acción correctiva o
preventiva es necesario
realizar el análisis de
causas, considerando la
descripción registrada en la
identificación y las
evidencias presentadas. Se
debe determinar la causa
raíz y las causas
potenciales y registrarlas
Realizar el en la etapa de análisis de “SST-F-026
Funcionario(s)
03 análisis de causas de la ocurrencia Proceso Formato de
delegado(s) del
causas teniendo en cuenta que la asociado acción
proceso
causa raíz es único y correctiva,
permite determinar la preventiva o
medida correctiva o de mejora”.
preventiva apropiada.
Cuando se trate de una
acción preventiva
correspondiente a un plan
de tratamiento de riesgos o
de una oportunidad de
mejora, no se requiere
realizar análisis de causas.
Definir el En el caso de las acciones Proceso Funcionario(s)
04 plan de acción correctivas y preventivas asociado delegado(s) del
que disponen de un proceso “SST-F-26
análisis de causas, es Formato de
necesario establecer las acción
actividades a realizar, correctiva,
orientadas a eliminar la preventiva o
causa raíz definida para la de mejora”.
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ocurrencia.
En todos los casos,
acciones correctivas,
preventivas y de mejora,
las actividades definidas
deben ser coherentes con
el ciclo de mejora continua
PHVA de tal manera que
se evidencie su
verificación y que su
aplicación pueda ser
ejecutada dentro del
proceso.
Las actividades definidas
deben tener asignado un
responsable y una fecha de
inicio y fin que deben ser
determinadas considerando
las holguras requeridas
ante cualquier imprevisto.
Para el caso de las
acciones correctivas se
debe incluir una actividad
asociada a la corrección
correspondiente.
Una vez el plan de
actividades ha sido
definido y registrado, se “SST-F-026
requiere que el gerente o Formato de
Aprobar el líder del proceso, haga la Proceso Gerente o líder acción
05
plan de acción aprobación de la asociado del proceso. correctiva,
planificación de tal forma preventiva o
que se garantice su de mejora”.
pertinencia, conocimiento
y respaldo.
Ejecutar y Una vez se apruebe el plan Proceso Funcionario(s)
06 hacer de acción debe iniciarse la asociado delegado(s) del
seguimiento ejecución de las proceso “SST-F-026
al plan de actividades definidas Formato de
acción teniendo en cuenta los acción
tiempos establecidos para correctiva,
cada una. preventiva o
Es posible realizar de mejora”.
seguimientos parciales
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antes de la finalización de
cada actividad, de tal
manera que se garantice la
oportunidad en su
ejecución y se pueda
registrar un porcentaje de
avance hasta llegar al
100%.
La descripción de los
seguimientos y ejecución
de las actividades debe ser
lo suficientemente clara y
precisa que permita
evidenciar la forma como
se llevó a cabo la
actividad: qué se hizo,
cuándo se hizo, quién
participó y cuáles son los
resultados.
Es necesario disponer de
las evidencias de
cumplimiento que deben
ser relacionadas en la
descripción de los
seguimientos y ejecución
de cada actividad.
07 Verificar la Se debe efectuar el cierre Proceso Funcionario(s)
eficacia del de la ocurrencia asociado delegado(s) del
plan de acción resolviendo la etapa de proceso “SST-F-026
y cerrar la verificación de eficacia Formato de
acción respondiendo inicialmente acción
correctiva, si el plan de acción fue correctiva,
preventiva o eficaz o no. preventiva o
de mejora Para la verificación de de mejora”.
eficacia es necesario
disponer de la información
de:
- Evidencias Objetivas:
datos y hechos que
demuestran la existencia o
veracidad de algo.
- Modo de Verificación:
forma de revisar el
cumplimiento del plan y
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las evidencias objetivas.
- Checklist: responder las
siguientes preguntas
de acuerdo con el tipo de
acción:
Acción Correctiva.
¿Se ejecutó el plan de
acción de acuerdo con lo
establecido?
¿El plan de acción
contribuyó a mejorar la
gestión del proceso?
Especifique en qué
aspecto: Buen uso de los
recursos, calidad del
producto o servicio,
cumplimiento de políticas
estratégicas, desempeño
del proceso, satisfacción
de usuario
¿Comprobó que el
hallazgo no se volvió a
presentar o disminuyó su
frecuencia?
Acción Preventiva y
Oportunidad de Mejora.
¿Se ejecutó el plan de
acción de acuerdo con lo
establecido?
¿El plan de acción
contribuyó a mejorar la
gestión del proceso?
Especifique en que
aspecto: Buen uso de los
recursos, calidad o
producto o servicio,
cumplimiento de políticas
estratégicas, desempeño
del proceso.
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En el caso de que el plan
de acción no haya sido
eficaz, esta ocurrencia
debe finalizarse como
Ineficaz y se debe crear
una nueva ocurrencia que
se clasifica como
“Reincidente”
8. ANEXOS.
Anexo 1. SST-F-026. Formato acción correctiva, preventiva y de mejora.
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9. CONTROL DE CAMBIO.
CONTROL DE CAMBIOS
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VERSIÓN No FECHA DE DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
APROBACIÓN
1 Creación y emisión del documento
