Página 1 de 10
CÓDIGO: PR-SST-004
PROGRAMA DE INSPECCIONES VERSION:01
FECHA: 15/02/2022
1. OBJETIVO
Dar lineamientos y orientar el desarrollo de las inspecciones de
seguridad y determinar los controles que permitan hacer seguimiento a
la conformidad con controles operacionales y programas de gestión.
2. ALCANCE
Este programa cubre las inspecciones de todas las áreas y procesos
críticos de la empresa León Gráficas S.A.S.
3. RESPONSABILIDADES
El Coordinador del SGC-SST es el responsable de la administración de
los procesos de inspección.
El COPASST, los mandos medios y la Brigada de Emergencias son
responsables de la ejecución periódica de las mismas, con la
participación de los funcionarios
La Gerencia y la Dirección Administrativa y Financiera, serán los
encargados de destinar los recursos necesarios para la implementación
de las mejoras a partir de los hallazgos encontrados en las inspecciones
realizadas
4. DEFINICIONES
Condiciones Inseguras o Sub-estándar: Toda circunstancia física
que presente una desviación de lo establecido y que facilite la ocurrencia
de un accidente.
Inspección Planeada: Recorrido sistemático por un área, esto con una
periodicidad, instrumentos y responsables determinados previamente a
su realización, durante la cual se busca identificar condiciones inseguras
o sub estándar.
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
COORDINADOR SGC-SST DIRECTOR DIRECTOR
ADMINISTRATIVO ADMINISTRATIVO
Página 2 de 10
CÓDIGO: PR-SST-004
PROGRAMA DE INSPECCIONES VERSION:01
FECHA: 15/02/2022
Inspección Pre operacional: Búsqueda de condiciones inseguras o
sub estándar que no obedecen a una periodicidad y deben realizarse
cada vez que se requiera la utilización de dicho elemento.
Pérdida: Es el desperdicio innecesario de recursos, incluyendo:
Recursos humano: Por muerte, lesión, enfermedad,
Planta/equipos/materiales: Por daños, reparaciones, sustitución;
Procesos: Por interrupciones
3. CONDICIONES GENERALES
3.1 TIPOS DE INSPECCIÓN
3.1.1 SEGÚN SU PLANEACIÓN
Informales o espontáneas: Se efectúan como parte integral o de la
rutina del trabajo de todas las personas de la organización. Sus
características son:
Se realizan sin un cronograma previo.
No son sistemáticas.
No son detalladas.
Sólo delatan condiciones muy obvias o llamativas.
Sus resultados dependen de hacia dónde se estuvo mirando
mientras se inspeccionó.
Pueden ser realizadas por cualquier persona sin requerir de un
proceso previo de capacitación o entrenamiento en seguridad.
Se reportan de inmediato las condiciones sub-estándar
encontradas.
No usan ningún sistema para clasificación o priorización del peligro
o los riesgos encontrados.
No requiere un informe especial con los resultados obtenidos.
Formales o Planeadas: Requieren de un cronograma y un proceso
previo de planeación que obedezca a necesidades específicas de los
sistemas de vigilancia epidemiológica que se desarrollen en la
organización, de aspectos generales de seguridad de la empresa. Sus
principales características son:
Página 3 de 10
CÓDIGO: PR-SST-004
PROGRAMA DE INSPECCIONES VERSION:01
FECHA: 15/02/2022
Precisan cubrimiento sistemático de las áreas de acuerdo con los
factores de riesgo específicos.
Están orientadas por listas de chequeo elaboradas de acuerdo con
los factores de riesgo.
Las personas que hacen este tipo de inspecciones, requieren de un
entrenamiento previo.
Tienen unos objetivos claramente definidos sobre los aspectos a
revisar.
Están dirigidas a la detección precoz de detalles y circunstancias
no obvias, que tienen la capacidad potencial de generar siniestros.
Utilizan un sistema definido para la priorización de las situaciones
o condiciones sub-estándar encontradas, lo que permite sugerir un
orden claro para la corrección de las mismas.
Permiten la participación de los funcionarios del área implicada,
sus jefes y supervisores.
Tratan de determinar lo que falla y también, aquello que podría
fallar. Requieren de un informe final detallado con los resultados
obtenidos.
Las inspecciones formales o planeadas pueden ser: Generales,
especiales y de partes críticas. A continuación, se explican cada una de
ellas.
a. Inspecciones generales: Se dirigen al reconocimiento de
posibles fallas o factores de riesgo presentes en las instalaciones
en general.
Debe incluir como mínimo una observación directa de áreas internas y
externas de los edificios, pisos, carreteras y vías de circulación general,
techos, sistemas, tendidos y redes eléctricas, neumáticas, hidráulicas,
acueductos, vapor, escalas, escaleras, terrenos, zonas de parqueo,
estado general de orden y limpieza, equipos de emergencia y otros.
Algunos de los aspectos anteriores, requieren ser inspeccionados
semestral o anualmente, mientras otros necesitan de una periodicidad
menor, según sean las necesidades y condiciones de peligro de la
institución. Normalmente son ejecutadas por el Coordinador SGC-SST.
Página 4 de 10
CÓDIGO: PR-SST-004
PROGRAMA DE INSPECCIONES VERSION:01
FECHA: 15/02/2022
b. Inspecciones a partes críticas: Mantener todas las
instalaciones y equipos funcionando a su máximo nivel de
eficiencia, debe ser una continua preocupación de toda persona
dentro de la institución.
Los elementos o partes críticas se pueden definir como: Componentes
de maquinarias, equipos, materiales, estructuras o áreas que ofrecen
mayores probabilidades de ocasionar un problema o pérdida de
magnitud cuando se gastan, se dañan, se abusa de ellos, se maltratan o
se utilizan en forma inadecuada.
Los mandos medios y los encargados de SST especialmente, deben
identificar e inspeccionar regularmente aquellas áreas o partes críticas
del sistema que, al ser afectadas por daños o fallas, puedan interferir
negativamente en la operación de la institución y en la salud y seguridad
del trabajador.
Por regla general se recomienda que estas inspecciones sean realizadas
por personal especializado y conocedor de la parte, equipo o instalación
a revisar.
c. Inspecciones especiales: Se refiere a inspecciones que se
planean con motivo de:
Procesos de ampliación, cambios o modificaciones en equipos,
maquinarias o sistemas de producción, con el fin de detectar y
controlar de manera oportuna situaciones de riesgo.
Procesos de permisos para tareas de alto riesgo: trabajos en
caliente, en espacios confinados y en alturas.
Investigación de incidentes o accidentes ocurridos.
3.1.2 SEGÚN SU PERIOCIDAD
De Periodicidad determinada: Se llevan a cabo en periodos
predeterminados de tiempo mensual, quincenal o semanal, según un
cronograma y un plan de acción definido, de acuerdo con las políticas
preventivas de la institución, la agresividad de los factores de riesgo, y
los objetivos y metas del sistema de gestión de seguridad y salud en el
trabajo.
Página 5 de 10
CÓDIGO: PR-SST-004
PROGRAMA DE INSPECCIONES VERSION:01
FECHA: 15/02/2022
Intermitentes: Éstas se realizan a intervalos irregulares de tiempo, sin
un plan ni cronograma específico y sin reportar a las áreas objeto de la
inspección.
Tienen intención de lograr que los funcionarios, mantengan el interés
por conservar todas las zonas de trabajo en las mejores condiciones
posibles. Pueden ser efectuadas por los Comités Paritarios, supervisores
o funcionarios con entrenamiento específico. Se orientan a maquinarias
o áreas en general.
Continuas: Estas inspecciones, no planeadas, pueden ser de dos tipos:
Las que hace parte de la rutina de trabajo de toda persona, y que
tiene por objetivo determinar cualquier condición de peligro que
pueda presentarse durante la labor que realiza. En estos casos, el
trabajador puede de inmediato corregir la situación o informar la
condición sub-estándar al departamento respectivo.
Las que obedece a un reporte diario de factores de riesgo o
incidentes, con un formato predeterminado. Todas las personas de
la institución tienen autorización para reportar cualquier situación
potencial de peligro que inmediatamente se detecte.
4. REALIZACIÓN DE INSPECCIONES
Se realizarán inspecciones programadas y de periodicidad determinada
de acuerdo al éxito del programa, radica en la creación de una cultura
de inspección permanente, donde todos los miembros de la institución la
practican como parte integral de sus rutinas de trabajo. El logro de esta
actitud por parte de las personas, sobrevendrá cuando la administración
atienda oportunamente las sugerencias de mejora propuestas, o por lo
menos cuando se establezcan mecanismos de comunicación que
permitan una respuesta de retroalimentación para aquellas personas
que han propuesto ideas y que por razones técnicas o económicas no se
van a implementar. Cuando esto no se hace, la reacción hacia la
seguridad y hacia la misma institución podrá tornarse negativa.
Cuando no existe la cultura de la inspección, las personas se familiarizan
con los riesgos hasta el punto de subvalorarlos ignorarlos. Por el
contrario, esta herramienta ayuda a las personas a mantener centrada
Página 6 de 10
CÓDIGO: PR-SST-004
PROGRAMA DE INSPECCIONES VERSION:01
FECHA: 15/02/2022
la atención en la seguridad y a desarrollar comportamientos de
previsión.
Los inspectores serán capacitados y entrenados en temas de seguridad
y salud en el trabajo, desarrollando capacidad de liderazgo (creatividad,
comunicación, manejo de conflictos, entre otros), para que estén en
condiciones de concertar soluciones viables. Deben dar ejemplo por su
permanente actitud positiva frente a la seguridad.
Es probable que ante algunos riesgos los inspectores se vean tentados a
asumir en forma inmediata las acciones de corrección y control, sin
embargo, es recomendable no hacer esto en todos los casos, sin antes
consultar a los que verdaderamente saben cómo manejar cada situación
con juicio y criterios técnico- económicos acertados.
5. PROCESO DE INSPECCIÓN
Efectuar una inspección no es simplemente hacer una visita de revisión
de condiciones especiales a un área determinada. Este proceso requiere
ser administrado eficientemente para lograr los resultados esperados,
implica las siguientes etapas: preparar, inspeccionar, analizar la
información y priorizar los problemas; definir las acciones correctivas y
preventivas, hacer seguimiento a la ejecución de las mismas.
5.1 Preparar:
a) Definir cronograma y plan de trabajo específico.
b) Contactar con los mandos medios de las zonas a inspeccionar,
para buscar su cooperación y permitir que se programe la
ejecución de la actividad. A su vez éste podrá colaborar con la
corrección inmediata de situaciones que así lo ameriten, o asumir
compromisos mediatos de componer otras situaciones que
requieran de mayor recurso en tiempo y materiales.
c) Establecer un sentido de orden al recorrido que se realizará, para
evitar confusiones y tener la certeza de hacer un barrido
sistemático y completo a toda la instalación.
5.2 Inspeccionar:
Página 7 de 10
CÓDIGO: PR-SST-004
PROGRAMA DE INSPECCIONES VERSION:01
FECHA: 15/02/2022
a) Aplicar la lista de chequeo definida con anterioridad al proceso de
inspección.
b) Escribir observaciones al aspecto evaluado para aclarar el factor
de riesgo o, resaltar lo positivo cuando encuentre algo
satisfactorio y la situación así lo amerite.
c) En algunas ocasiones será recomendable el uso de cámaras
fotográficas o de vídeo, para hacer registros visuales de
condiciones particularmente llamativas. Lo que permitirá usar las
imágenes no sólo como material de apoyo a la inspección, sino
como recurso didáctico para ser utilizado en los entrenamientos
con los funcionarios.
d) Cuando descubra cualquier peligro inminente, tome decisiones de
inmediato.
5.3 Analizar la información y priorizar los problemas:
a) Se usará la metodología establecida en el numeral 5 para valorar
cuantitativa o cualitativamente los riesgos y determinar las
prioridades.
b) Elaborar los informes, para ponerlos en conocimiento de las
personas y dependencias interesadas.
c) Definir el tipo de situaciones que ameriten ser analizadas con el
equipo de trabajo del área, mediante metodologías participativas
de solución de problemas
5.4 Definir las acciones correctivas, preventivas y oportunidades
de mejora:
Elaborar de un plan de acción en el que participen las áreas implicadas,
asignando responsabilidades concretas, fechas de cumplimiento y
presupuestos disponibles para acometer la solución a los problemas o
manejo de las situaciones encontradas.
5.5 Hacer seguimiento a la ejecución de las acciones:
a) Se realizará seguimiento y evaluación sobre la eficacia de las
medidas de control implementadas y de los indicadores de gestión
definidos.
b) Se llevará el registro actualizado con la información del proceso.
Página 8 de 10
CÓDIGO: PR-SST-004
PROGRAMA DE INSPECCIONES VERSION:01
FECHA: 15/02/2022
6. METODOLOGÍA PARA DETERMINAR LA PRIORIZACIÓN
PARA LA CORRECCIÓN DE LAS CONDICIONES SUBESTANDAR
ENCONTRADAS.
Para determinar la priorización se utilizará el siguiente método que
clasifica las condiciones o actos observados según sea el peligro que
lleve implícito:
Peligro clase A: Hace referencia a condiciones o actos que entrañan la
capacidad potencial de ocasionar lesiones con incapacidades
permanentes, pérdida de la vida o daños muy representativos al
proceso, a las estructuras, a los equipos o los materiales.
Peligro clase B: Una condición o acto peligroso que puede traer como
consecuencia una lesión con incapacidad parcial temporal, una
enfermedad grave o un daño estructural menos grave que el de la
clasificación anterior.
Peligro clase C: Se refiere a una condición o acto no destructivo con
capacidad de sufrir lesiones o enfermedades leves (no incapacitantes) o
daños triviales a las estructuras.
Al usar este sistema, los primeros asuntos a resolver serán aquellos
clase A, luego los B y finalmente los clase C.
CLASE POTENCIAL DE PÉRDIDAS GRADO DE
ACCIÓN
Muerte, incapacidad permanente o pérdida
A de alguna parte del cuerpo, daño a la INMEDIATA
propiedad de considerable valor
Lesión o enfermedad grave, incapacidad
B PRONTA
temporal, daño a la propiedad
Lesiones menores incapacitantes,
C enfermedad leve o daños menores a la POSTERIOR
propiedad
Página 9 de 10
CÓDIGO: PR-SST-004
PROGRAMA DE INSPECCIONES VERSION:01
FECHA: 15/02/2022
7. PROGRAMA DE INSPECCIONES
El programa de inspecciones planeadas se elabora anualmente de
acuerdo a la siguiente tabla que define responsables y periodicidad.
Inspección Frecuencia Responsable
Extintores Semestral Brigadistas
Botiquines Semestral Brigadistas
Oficinas Semestral SST Y COPASST
Equipos de emergencia Semestral Brigadistas
Orden y aseo Trimestral SST Y COPASST
Almacén y bodegas Semestral SST Y COPASST
Pre
Equipo para trabajo en
operacional SST Y COPASST
alturas
y Anual
Las inspecciones serán llevadas a cabo utilizando la lista de chequeo
correspondiente.
8. EVALUACIÓN DEL PROGRAMA DE INSPECCIONES
Para realizar la administración de los riesgos a través de la estrategia de
inspecciones de seguridad, se establecieron los siguientes indicadores de
gestión que facilitaran información confiable y oportuna sobre la
eficiencia y eficacia del programa de inspección de riesgos adelantado
en la institución.
8.1 INDICADORES DE PROCESO O DE GESTIÓN: Se refiere a la
forma como se organizan los recursos disponibles para la atención de los
requerimientos en Salud Ocupacional.
No. Inspecciones realizadas X 100
PORCENTAJE DE
No. Inspecciones programadas en un
CUMPLIMIENTO
período.
8.2 INDICADORES DE IMPACTO: Aportan la información para
concluir si los recursos con que se cuenta y la forma en que se
organizaron y emplearon, produjeron los resultados esperados.
Página 10 de 10
CÓDIGO: PR-SST-004
PROGRAMA DE INSPECCIONES VERSION:01
FECHA: 15/02/2022
No. Condiciones corregidas X
PORCENTAJE DE
100
CUMPLIMIENTO
No. Condiciones encontradas
Un indicador de impacto, podría ser el representado por la disminución
en la accidentalidad general de la institución, derivada de las atenciones
sistemáticas producidas por los programas de administración de los
riesgos.
De otro lado, con una periodicidad trimestral se realiza una revisión de
los resultados de las inspecciones del periodo para identificar situaciones
repetitivas y sus causas y definir planes de acción.
9. CONTROL DE CAMBIOS
DESCRIPCION DEL
VERSION ITEM PAGINA
CAMBIO
TODO EL TODAS LAS
00 CREACION DEL DOCUMENTO
DOCUMENTOS PAGINAS
