INVENTARIOS:
✓ Proceso de entrada
por compra.
✓ Procedimiento de
Compras.
¿Qué es un Inventario?
Es el único elemento físico-valuado con el que se
puede iniciar el proceso de producción y/o ventas
en todo ente económico que tenga por objeto
social la compra de materias primas para
transformación o productos terminados para su
comercialización.
Es el registro de los bienes que pertenecen a En términos generales, es un documento
una persona natural o jurídica. Así, queda donde se anotan todas las pertenencias
constancia de una serie de activos u objetos. del individuo o empresa. Esto, con fines
contables o de otra naturaleza.
El inventario es importante porque permite, a las empresas
planificar sus actividades y mantener siempre un stock
mínimo disponible para la venta. De ese modo, se podrá
satisfacer la demanda de los clientes. Esto, sin mantener
mucho tiempo la mercancía en almacén porque implica un
coste.
Al realizar un inventario de forma periódica permite a la
compañía identificar si los registros contables coinciden
con el inventario físico. Este último es un conteo manual de
las existencias de la firma. Si se encuentra una
incongruencia, pueden estar generándose robos o extravíos.
TIPOS DE INVENTARIOS
Los inventarios pueden clasificarse en base a distintos criterios:
• Inicial: Antes de una acción o un periodo
Según el momento en que contable.
se efectué: • Final: Al finalizar una operación o ejercicio
contable.
• Periódico o intermitente: Cuando se realiza
cada cierto tiempo, por ejemplo, de forma
De acuerdo con la mensual, trimestral o anual.
frecuencia.
• Permanente: Trata de contabilizar en tiempo
real las variaciones de existencias.
TIPOS DE INVENTARIOS
❖De materias primas: Contabiliza los insumos
de una empresa que luego pasarán por el
proceso de producción.
❖De productos en proceso: Incluye aquellos
Según su forma productos que no están terminados para
vender al cliente o consumidor.
❖De productos terminados: Considera todas las
mercancías listas para entregar al cliente.
TIPOS DE INVENTARIOS
De previsión o anticipación: Aquel que se tiene para responder a un eventual
aumento esperable de la demanda.
En lote: Son aquellos que se solicitan por lote, es decir, en una cantidad
significativa. Esto, para reducir costes y aprovechar las economías de escala.
Desde el punto de vista En consignación: Son las mercancías que se entregan a un tercero
para que las ofrezca en nombre del consignador
logístico
De existencias obsoletas: Incluye aquellas mercancías que, por
distintas razones, como daño o expiración, ya no pueden venderse.
De seguridad: Se refiere a aquel inventario del que puede disponerse
ante un incremento imprevisto de la demanda.
De naturaleza regular o cíclica: Permite cumplir con una solicitud en el momento en
que la firma requiere más stock como parte regular de sus actividades.
¿CÓMO HACER UN INVENTARIO?
Existen algunas pautas muy generales para hacer un
inventario, pues hay muchos factores a tomar en
cuenta como:
✓ Las características de las existencias (sin son
perecederas o no, por ejemplo).
✓ El volumen del negocio (no es igual hacer un
inventario de una pequeña tienda que de una gran
empresa), entre otros.
Sin embargo, existen algunas directrices que siempre se deberían seguir:
❑Para hacer el inventario es importante que las existencias estén
debidamente clasificadas con un código y almacenadas en un lugar
específico. Es decir, debemos partir de un orden en el almacén.
❑Debemos elegir el sistema mediante el cual haremos el inventario,
por ejemplo, si utilizaremos un software o haremos el registro
manualmente en una hoja de Excel.
❑Se elegirá la frecuencia en la que se hará el inventario, en caso no
sea permanente.
❑Lo recomendable es hacer un inventario físico con cierta
frecuencia, y la fecha en la que se programe debería ser de
preferencia un periodo de baja actividad, para que no afecte las
operaciones de la empresa.
Ejemplo
inventario
1. ¿Qué es un Inventario?
2. ¿Por qué son importantes los inventarios?
3. ¿Cómo se clasifican los inventarios?
4. ¿Cuáles son los factores que se toman en
cuenta al momento de hacer un inventario?
La toma de los inventarios físicos en el
Departamento de alimentos y bebidas de los
hoteles, es de suma importancia para la Contraloría
de Costos y el Departamento de contabilidad ya que
con base en éstos el CAB podrá elaborar los
reportes de costos mensuales, comprobar la
veracidad de las existencias registradas en su
sistema o de kardex, con lo que se tiene en los
almacenes físicamente. En Contabilidad les servirá
para desarrollar sus estados de resultados
mensuales. mismos que son vitales para la toma de
decisiones.
El inventario en la hotelería se realiza cada mes. El
hecho de levantar los inventarios cada mes es por
varios motivos:
✓ Evitar personal que se desvirtúe de sus labores
cotidianas.
✓ Periodos extra para desarrollarlos.
✓ No entorpecer la producción en las cocinas y bares.
Este ultimo aspecto es una de las principales
causas que ocasionan los inventarios, pues se
trabaja las 24 horas del día y los 365 días del año,
por lo que no puede darse el lujo de parar la
venta para desarrollar esta labor.
Al hacer mensualmente los inventarios, los
almacenes y el encargado estarán al día en Las áreas en las que deberán desarrollarse los
cuanto al movimiento adecuado de las inventarios son las siguiente:
mercancías, o sea, la rotación, limpieza, ✓ Almacenes de alimentos y bebidas.
almacenaje. etc., lo que da como resultado ✓ Cada una de Ias cocinas de las áreas de venta de
evitar malos manejos por parte del personal. alimentos.
ya que estarían conscientes de que existe un ✓ En cada bar.
buen control y supervisión de los mismos por ✓ En los stands y displays donde se tengan alimentos o
parte de la empresa. bebidas.
✓ En los snack bar.
✓ En las Cavas.
✓ En Ios gueridones, si es que se tienen insumos.
✓ En cualquier otro lugar donde existan alimentos y bebidas.
El sistema que se sigue para efectuar el inventario en el
Almacén de alimentos es el que se conoce como sistema
por medio de etiquetas, que es muy conocido y usado no
solo en los hoteles sino en cualquier tipo de empresa. ya
que es el más exacto. debido a que cuenta con varios
controles. como dos y tres conteos que se comparan entre
ellos, evitan posibles olvidos de tomar en cuenta algunas
mercancías, facilita el costeo de las mismas. etc.; todo
esto da como resultado un inventario más exacto y de
errores.
El almacenista debe colocar las etiquetas, con el
fin de dejar de etiquetar las mercancía sin
etiqueta, ya que esto ocasionaría faltantes en el
inventario. Dicha etiqueta debe estar colocada
aun en la mercancía que solo tenga una unidad.
El precio Unitario y el Importe es llenado por el CAB,
cuando recibe las etiquetas y estén debidamente
revisadas.
Los Motivos por los que no coinciden los
inventarios físicos con lo registrado en el • Positivas (de más):
sistema: ✓ Se contaron mercancías de más que se tenían
❑ Cuando los saldos del inventario físico son como muestra y se llevo a prueba a las áreas de
mayores que los del Kardex, se dice que es elaboración, el Almacenista no aviso con tiempo.
una diferencia positiva (de más), y cuando ✓ Se recibieron mercancías a las 18:00 h del día
son menores se dice que es negativa (de ultimo, para un evento muy importante del día
menos). primero, Además. es muy laborioso y el
Almacenista olvido decirles a las personas que
Una vez determinado lo anterior. se procede a levantaron el inventario que no las tomaran en
presentar motivos o causas por los que existen las cuenta.
diferencias: ✓ En algunas Ocasiones. el Almacenista dio
mercancías de menos a las áreas de elaboración
y olvidó entregarlas.
• Negativas (de memos):
El CAB llevará a cabo el Costeo de las mercancías. o sea, de
➢ Al almacenista se le echo a perder
carne que estaba en conservación y no las existencias físicas encontradas en el almacén, para lo
dio aviso. pensando que nadie se daría
cual puede seguirse cualquiera de 10s dos sistemas
cuenta.
➢ El encargado del almacén tomó siguientes:
mercancías para hacer algún trueque
a) Costear directamente en la primer-a parte de la etiqueta.
con área o para si mismo.
➢ Entregó mercancías de mas y no se dio que como se vio anteriormente, tiene precisamente los
cuenta.
conceptos para hacerlo.
b) Vaciar primeramente cada una de las etiquetas con todos
sus conceptos en hojas tabulares, y costear precisamente
en cada renglón que correspondería a cada etiqueta.
Para llevar el control de los inventarios existen los sistemas de inventarios, que
pueden ser:
Sistema de inventarios Global deberá llevarse la cuenta «mercancías generales», en la que
se realizará el registro contable del inventario inicial, las compras, devoluciones o rebajas
sobre compras, las ventas y el inventario final, dando como resultado en forma global la
utilidad o pérdida por las ventas de las mercancías correspondientes.
Sistema analítico o por memorizado es posible conocer a detalle el valor de cada uno
de los elementos que participan en la operación, salvo lo que corresponde a la
existencia de las mercancías y el costo de ventas, el cual se podrá determinar
mediante la práctica de un inventario físico.
Sistemas de inventarios perpetuos se conoce el valor de la mercancía en existencia a una
fecha determinada, sin necesidad de realizar un inventario físico, considerando que los
registros contables de la entrada y salida de la mercancía en el almacén se efectuaron
correctamente y en la fecha correspondiente; para ello se llevan las tarjetas de almacén
(kardex)
Inventarios Perpetuos
Como su nombre lo indica, significa llevar un inventario
permanente, basándose en entradas. salidas y saldos.
además del costo de las mismas. En los hoteles se aplica
generalmente para llevar el control de las bebidas, ya que
obliga al Almacenista a comparar permanentemente lo
existente con el saldo que se tiene por escrito.
En los almacenes se utiliza una tarjeta que se llama bin
card o tarjeta de estante, anaquel, etc. Estas tarjetas se
colocan al lado de cada conjunto de botellas que sean del
mismo tipo de bebida, misma presentación, teniendo
cuidado de que estén siempre a la vista pero que a la vez
no se extravíen.
Los tipos de tarjetas que vayan a utilizarse deben
determinarse de acuerdo con la información que requiera
la empresa. Se presentan dos sugerencias:
En algunos hoteles llevan un formato con la
lista de inventario para varios meses, lo
que da menos trabajo para cada mes,
además de que sirve para llevar en forma
objetiva el comparativo de los inventarios,
los importes de los mismos y verificar
posibles errores de cálculos aritméticos,
ahorro de papel, etc.
1. ¿Cuáles son los motivos para realizar los inventarios cada mes en la
hotelería?
2. ¿Mencione las áreas donde se deben realizar los inventarios en la
hotelería?
3. ¿ Cual es el sistema que se sigue para efectuar el inventario en el
Almacén de alimentos?
4. ¿Cuáles son los sistemas de inventarios que existen para llevar su
control?
PROCESO DE ENTRADAS POR COMPRAS
El control del costo desde el inicio de la operación se debe
programar permanentemente en todos los puntos,
ambientes, departamentos o secciones que tengan
relación con el objetivo e interés de rentabilidad, como
parte de la estructura empresarial. Así que la política
debe ser:
“Porción y calidad razonable = rentabilidad esperada”
A partir de la existencia al inicio del período o proceso de
producción y venta, el flujo de compras es de primordial
importancia en la razonabilidad de los costos.
a. Las presupuestadas para determinado período o
evento
b. Las inmediatas o directas.
140501, perecederos, que son todos los productos de corta
La importancia del estudio de los costos radica
duración que requieren de refrigeración para su
en los parámetros que inciden en el manejo de
conservación a espera del consumo; se subdividen en
los inventarios.
grupos de acuerdo con su naturaleza y se codifica cada
Por la duración o grado de resistencia al medio
producto, que se lista por orden alfanumérico, según el
ambiente, se divide en tres grandes grupos:
modelo:
En no perecederos del grupo 140505, se
clasifican los artículos que no
requieren de refrigeración para su
conservación, pues se almacenan a la
temperatura ambiente, como granos,
rancho, licores y cigarrillos.
De acuerdo con el sistema de costeo
establecido, este grupo de inventario se
utiliza para el puente en el costeo por
procesos o RS, teniendo como cargo la
causación de la mano de obra y los CIS.
Productos terminados, 1430, recibe los productos
terminados y listos para la venta codificados en
las recetas estándar y al costo liquidado en éstas.
Además de los dígitos de clasificación se incluyen
los correspondientes a la ubicación en los
diferentes ambientes que unificados presentan al
final del período el valor del inventario final.
Igualmente las bebidas terminadas para venta se soportan en la
receta estándar con su correspondiente código y costo actual.
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
Según el proceso de entrada por compras y tener
en la base de datos el PUC detallado de cada uno
de los artículos, se levanta el procedimiento de
compras hasta obtener el inventario disponible.
Inventario inicial Es la existencia final-teórica del Necesidad de adquisiciones El gerente de
período anterior para continuar la operación y A y B, el jefe de compras, el almacenista
valuado a costos liquidados en el sistema en y/o comité de compras estudian la
todos los grupos de inventario. necesidad de adquisiciones de acuerdo
con: la existencia disponible, el programa
de producción y/o ventas y eventos a
realizar.
Requisiciones o pedidos de ambientes Son los
pedidos que elaboran las secciones o ambientes que
requieren de las materias primas, productos
terminados y suministros enviados al almacén
general o bodega. Estos pedidos forman parte del
estudio de necesidades para mantener la
disponibilidad.
El centralizar las compras hacia un solo lugar o
bodega ofrece ventajas de control en la
distribución hacia los diferentes ambientes, con
una sola base de origen o salida.
DEPARTAMENTO DE COMPRA
Es vital para la economía de los hoteles
y principalmente del departamento de
alimentos y bebidas, ya que las
adquisiciones desacertadas afectan
directamente los costos y, por ende, las
utilidades de la empresa.
Es de suma importancia contar con un
departamento de compras debidamente
preparado, que el personal conozca las
técnicas y métodos modernos de compra.
Se asegura de que los suministros necesarios para operar
el negocio sean ordenados y mantenidos en
inventario. Este departamento está en el centro de una
gestión exitosa de la cadena de suministro, y es
responsable de minimizar el costo de los productos
ordenados, controlar los niveles de inventario y
establecer relaciones sólidas con los proveedores.
Un buen departamento de compras exigirá calidad a los
proveedores y hará seguimiento a las órdenes del inicio a
la recepción. Ayuda a otros departamentos a identificar
necesidades, administrar el proceso de requisición y
obtener precios competitivos.
IMPORTANCIA DE LAS COMPRAS
Las compras bien realizadas benefician al costo: esto
significa que si compramos al mejor proveedor nos
dará mejor calidad y menor precio al momento de la
compra.
Las compras son vitales para la economía de un
hotel o restaurante, debido a que las compras mal
realizadas afectan los Costos y esto afecta la
utilidad de la empresa.
Entre los objetivos que se persigue:
Surtir oportunamente los almacenes de alimentos y
bebidas.
Comprar a los precios más bajos, sin menoscabo de su
calidad, los mejores productos en el mercado.
Mantener los inventarios al nivel más bajo posible sin
obstruir las necesidades de producción.
Localizar y optar por proveedores que suministren
satisfactoriamente las mercancías y mantener buenas
relaciones con ellos.
Crear e introducir mejores sistemas y procedimientos
aunados a controles adecuados de compras.
Reducir los costos en bienes o servicios es la tarea
principal y uno de los objetivos más significativos. Esto
puede suponer un aumento sustancial de productividad y
rentabilidad operativa. En el caso de las pequeñas
empresas, se concentra en la comparación de precios, sin
dejar a un lado los estándares de calidad establecidos.
Un departamento de compras impacta a la empresa en
muchos aspectos. El más importante es la rentabilidad, es
decir, la relación entre esos beneficios que proporciona
adquirir los insumos, la inversión y utilidad que se les da
para lograr el objetivo de la empresa.
CARACTERÍSTICAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Actuar como asesores de confianza de la alta dirección.
Impulsar la innovación de los proveedores.
Proporcionar conocimientos sobre datos clave del proveedor
Manejar y suavizar el riesgo de la cadena de suministro
Promover la dotación de personal ágil y el desarrollo de talento
CENTRALIZACIÓN DE LAS COMPRAS
La centralización aplicada a las compras de los hoteles y los restaurantes es importante para una
unidad de trabajo coherente, es decir, se concentra la autoridad en una sola persona o departamento
para que sea responsable del proceso de alimentos y bebidas. Esto representa ciertas ventajas
como ser:
Que el comprador adquiera
una variedad de productos de Que el proveedor se le hace Se debe de reconocer el
un solo proveedor, y así lograr más conveniente entenderse beneficio de poder contar con
en la mayoría de los casos un con una sola persona que procedimientos y políticas bien
mejor precio dado el volumen hacerlo con varias en una definidas para la adquisición de
de compras que realiza. misma empresa. productos
POLÍTICAS DE COMPRAS
Son las directrices bajo las cuales se van
Las políticas son las guías a realizar los pedidos, ordenes de
que se deberán de adoptar compras, y el abastecimiento del
para la adquisición de la producto solicitado, para el adecuado
materia prima necesaria logro de los objetivos,
para poder brindar el
Sin embargo para definir las políticas se
servicio de alimentación
debe de tomar en cuenta las
con los mismos parámetros
sugerencias de los diferentes
de calidad y eficiencia,
responsables de los diferentes
departamentos involucrados.
Entre las principales y más comunes políticas de compras podemos
citar:
Toda requisición de alimentos debe de ser debidamente autorizada.
Deben de evitarse al máximo las compras de último momento, por lo
cual todas las compras deben estar debidamente planificadas o
programadas.
Se debe de tener un catálogo de proveedores.
Se debe de realizar compras hasta tener la cotización de al menos
tres proveedores diferentes.
Las relaciones con los proveedores serán exclusivamente
comerciales.
NO se podrán aceptarse regalos u obsequios para evitar compromisos
con los proveedores.
Se debe de definir los tipos de productos que se manejan en el restaurante, identificando cuales son:
• Son aquellos productos • Son los productos que • Son aquellos de los
que de forma permanente como su nombre lo indica cuales se requieren
deben de estar en el se solicitan obtener con cierta
restaurante pues son eventualmente, quizá por característica de
básicos para poder la promoción de un compra, que puede ser de
brindar el servicio de determinado platillo en un peso, tamaño, madurez,
alimentos y bebidas mes en particular etc.
Los productos Los productos con
Los productos
eventuales especificaciones de
institucionales
compra
1. ¿Por qué es importantes la centralización del departamento de
compras?
2. Enumerar 3 políticas de compras mas comunes.
3. ¿Como se clasifican los proveedores?
4. ¿Cómo se clasifican los productos que se manejan en un
restaurante?
Bibliografía
Rodríguez Vera, R. (2020). Costos aplicados en hotelería,
alimentos y bebidas (4a. ed.). Bogotá, Colombia: Ecoe
Ediciones.
Nava, Alfredo Youshimatz. (2013). Costos de Alimentos y
Bebidas, Tomo II. Editorial Trillas
