RCB
UNIDAD 5: ETAPAS FINALES DEL PROCESO DE SELECCIÓN Y TRAMITACIÓN DE
LA DOCUMENTACIÓN
[Link] finales del proceso de selección
Comprobación de la documentación:
Es necesario revisar y cotejar toda la documentación del currículo: personal,
académica, conocimiento de idiomas, referencias, formación complementarias, etc.
La documentación que justifica la experiencia laboral también debe ser comprobada; por
ejemplo, con la vida laboral.
[Link] de referencia
Las referencias son informes del candidato que provienen de empresas en las que se ha
trabajado anteriormente.
La forma más adecuada de actuar es pedir permiso a las personas entrevistadas para
solicitar referencias, de manera confidencial, en anterior empresas.
Salvo que la persona entrevistada indique lo contrario, no se pedirán referencias a la
empresa en la que esté trabajando en la actualidad, sino en las que ha trabajado
anteriormente.
Las referencias se pueden solicitar por Internet,por teléfono, por escrito o mediante una
visita personal.
Problemas que surgen en las peticiones de referencias
Las referencias son un tema delicado y es difícil conseguir información objetiva.
Si el candidato tuvo algún problema en la empresa anterior, probablemente el informe sea
negativo; aunque en ocasiones la verdadera causa del problema podría no estar en el,
sino en factores externos.
[Link]álisis de la información y toma de decisiones
Tanto si el proceso de selección ha sido externo como interno, siempre se realiza una
última entrevista para valorar a la terna final de la persona que opta al puesto de
trabajo.
Selección mediante empresa consultora
• Elabora informe de valoración final, con la actuación y el rendimiento de los
candidatos, sus puntos fuertes y débiles y un resumen de datos personales,
académicos y profesionales.
• Normalmente se presenta a la empresa cliente una terna final de candidaturas.
• Se realizan recomendaciones para que la empresa cliente tome la decisión final.
Selección mediante departamentos de recursos humanos
• Elabora un informe con las candidaturas que se consideran válidas.
• Se presenta una terna final de candidaturas a su cliente interno.
[Link] del puesto a la persona seleccionada
La oferta se suele realizar en una entrevista en la que se informará al candidato sobre
las características del puesto: funciones y tareas,duración del contrato y periodo de
prueba,horario,vacaciones,retribución, beneficios sociales e incentivos.
Comunicación con los candidatos no seleccionados.
Siempre que el número de candidatos lo permita, es un acto de cortesía comunicar
mediante un correo la desestimación de las personas que han participado en el proceso
de selección
[Link] reconocimiento médico
Antes de comenzar la relación laboral, es posible que se solicite a la persona elegida un
reconocimiento medico para comprobar que reúne las condiciones físicas y psíquicas
necesarias para desempeñar el puesto de trabajo.
Para realizarlo el reconocimiento medico se necesita un consentimiento previo de la
persona elegida.
El examen médico sera diferente para los distintos puestos de trabajo. Puede suceder que
descubran problemas de salud que no tienen por qué afecta al desempeño del puesto.
[Link] periodo de prueba
El periodo de prueba puede concertarse por escrito con los límites de duración que se
establecido en los convenios colectivos. En defecto de pacto en el convenio, la duración
del periodo de prueba no podrá exceder de:
• Seis meses máximo para quienes cuentan con titulación técnica.
• Dos meses máximo para el resto de personal.
• Tres meses máximo, en las empresas de menos de 25 personas contratadas,
para quienes no tienen una titulación técnica.
En el periodo de prueba, cualquiera de las partes podrá dar por finalizado el contrato sin
necesidad de preaviso y no se tiene derecho a percibir indemnización alguna. Durante
este periodo, se tendrá los mismos derechos y obligaciones que el resto de la plantilla
1.6 Incorporación
El proceso de selección no finaliza cuando se ha contratado a la persona adecuada;
continua con su incorporación y su adecuada integración en la empresa.
A. Plan de acogida
Para prevenir estas situaciones es aconsejable llevar a cabo planes de acogida. Los
planes de acogida son una práctica, que se suele realizar, principalmente, en empresas
con grandes plantilla, para facilitar la integración laboral y emocional en la empresa.
Elementos de plan de acogida
1. Acogida por la persona responsable del dpto de 7. Presentación a los compañeras
RRHH o del dpto al que se incorporara el nuevo 8. Comunicación al resto de la plantilla de la
empleado incorporación mediante un correo electrónico o
2. Información oral sobre la empresas reseña en la intranet
3. Entrega del manual de acogida 9. Información de riesgos laborales y normas de
4. Presentación a la dirección seguridad
5. Visita al centro de trabajo 10. Designación de una persona responsable o que
6. Presentación a la persona que dirige el dpto al tutele la integración
que se incorpora 11. Formación inicial
B. Manual de acogida o bienvenida
Muchas empresas disponen de un documento denominado Manual de acogida, con
información sobre aspectos concretos de la empresa, que se entrega a cada nueva
incorporación.
Información que se facilita en un manual de acogida
Bienvenida de la dirección. Política de RRHH:
Empresa: Historia, misión, valores, organigrama Prestaciones sociales: seguros de vida, planes de
general y por departamentos,sucursales, tamaño de pensiones,etc.
plantilla, clientela y empresas proveedoras. Carrera profesionales: oportunidades para realizar
Legislación aplicable: convenio colectivo, carreras profesionales,etc.
prevención de riesgos laborales. Medidas para conciliación de la vida laboral y familiar.
Plan de autoprotección: instrumentos en caso de Actividades sociales: viajes para el personal y sus
accidentes. familias, campamentos de verano para las hijas e
Jornada y periodos de descanso: calendario hijos del personal, actividades deportivas, club de
laboral,horario,etc. empresas,etc.
[Link] de la documentación laboral
La documentación generada durante el proceso de selección y durante el tempo que dure
el contrato necesita ser tratada correctamente, teniendo en cuenta sobre todo las normas
establecidas en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los
Derechos Digitales.
[Link] personal
El expediente es el con junto de documentos, ordenados cronológicamente, que refleja el
historial laboral de cada trabajador o trabajadora; formación, puesto de trabajo
desempeñados,funciones, tipos de contratos laborales que ha tenido,etc.
El expediente personal puede conservarse en papel o tener formato digital.
La empresas suelen digitalizar el expediente personal de su plantilla con programas
informáticos diseñados para ello o bien mediante bases de datos adaptadas a las
necesidades.
Bases de datos de RRHH.
Son una herramienta clave para gestionar adecuadamente el talento de la plantilla.
Permite conocer la formación del personal, las competencias adquiridas, etc.
Estas bases de datos no solo sirven para gestionar la plantilla actual, sino también para la
gestión de los currículos que ha recibido la empresa.
A. Documentación del expediente
Documentación relativa a la incorporación Documentación relativa a la formación y el
desarrollo
• Carta de presentación. • Cursos de formación permanente
• Currículo y ficha con datos. realizados (empresas).
• Resultados de las pruebas. • Cursos de formación permanentes
• Resultados de exámenes. realizados (instituciones publ./priv.).
• Informes de la entrevista. • Informes de los mandos sobre el
• Copia del título de estudios acreditados. desempeño.
• Otros títulos de estudios acreditados. • Amonestaciones y sanciones.
• Copia del contrato. • Extinción de los contratos.
• Copia de la documentación de la SS. • Informe de la “entrevista de salida”,
• Documento de vida laboral. cuando sea el trabajador quien extinga
su contrato voluntario.
B. Actualización de los expedientes
Los expedientes sufren variaciones:prórrogas,finalizaciones o modificaciones de
contratos,ascensos, excedencias, cambios de taras, formación continua o cambios
familiares.
[Link]ón de los documentos de carácter laboral
Un mínimo de 4 años desde el fin de la relación
laboral:
• Contrato de trabajo
Legislación laboral • Partes de altas y bajas
• Documento de afiliación a la mutua.
Nóminas y boletines de SS ( 4 años desde que
vence el plazo de liquidez).
4 años, a contar desde la liquidación de los
Legislación fiscal
impuestos
Código de Comercio 6 años, a contar desde la fecha de cierre.
Alguna administraciones establecen mayores
Otras normas plazos de conservación cuando conceden
subvenciones.
[Link]ón de datos personales
Para proteger los datos personales y la intimidad de las personas, se aprobó la Ley
Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales,
en la que se reconoce a la ciudadanía el derecho fundamental a la protección de datos.
El nombre,los apellidos,la fecha de nacimiento, la dirección postal o la dirección de correo
electrónico, el número de teléfono, el número de identificación fiscal, la matrícula del
coche, el DNI, el número de Seguridad Social, etc., son datos que identifican a una
persona.
[Link] protección de datos en la empresa
Cualquier persona tiene derecho a conocer si
sus datos personales van a ser incluidos en un
Informar a las personas afectadas
fichero y el tratamiento que se realiza con estos
datos.
Como regla general, la inclusión de datos de
carácter personal en un fichero supone un
Pedir el consentimiento
tratamiento que requerirá el consentimiento la
persona afectada.
Los datos que se recaben han de ser
Calidad de los datos adecuados a la finalidad que motiva su
recogida.
La persona responsable del fichero debe
Garantizar los derechos de las personas facilitar y garantizar el ejercicio de los derechos
afectadas de oposición, acceso, rectificación, supresión
etc.
Quienes intervienen en cualquier fase del
Debe de guardar secreto profesional tratamiento de los datos deben guardar el
secreto profesional sobre estos.
Adopción de medidas de seguridad La persona responsable del tratamiento
establecerá medidas técnicas y organizativas
para garantizar un nivel de seguridad adecuado
en función de los riesgos detectados en un
análisis previo.
[Link] de seguridad para la protección de datos
Medidas de seguridad
Identificación de usuarios:
• Cuando un ordenador se utilice para el
tratamiento de datos personales y para
otros fines, se recomienda disponer de
varios perfiles o usuarios.
• Se garantizá la existencia de
contraseñas para el acceso a los datos
personales almacenados.
Medidas de salvaguarda:
• Los ordenadores y dispositivos usados
Medidas técnicas
para el almacenamiento y el tratamiento
de los datos personales.
• Se dispondrá de un sistema de antivirus
que deberá actualizarse.
• Existirá un Firewall activado para evitar
accesos remotos.
• Se efectuará una copia de seguridad .
• En caso necesario sacar los datos
personales fuera del recinto donde se
realiza su tratamiento.
Deber de confidencialidad y secreto:
• Debe impedirse el acceso a datos
personales a personas no autorizada .
• No se comunicarán datos personales o
cualquier información personal.
• Los documentos en papel y soporte se
Medidas organizativas almacenarán en lugares seguros.
• No se desecharán documentos o
soportes electrónicos sin garantizar su
destrucción.
• El deber de secreto y confidencialidad
persiste incluso cuando finaliza la
relación laboral.
[Link]ón de la documentación del personal
[Link] del personal que gestiona la documentación de carácter
laboral
[Link] de confidencialidad
Personal que recoja y trate datos personales deberá guardar la confidencialidad de los
que gestiona. Por ello, en muchas ocasiones, debe firmar una clausula de
confidencialidad en el contrato de trabajo.
Quien incumpla la cláusula podría recibir una sanción y ser responsable de todas las
consecuencias que sus actos de divulgación pudiera tener, tanto para esta persona como
para la empresa.
[Link] de secreto profesional
La Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales
establece que el responsable del fichero y quienes intervengan en cualquier fase del
tratamiento de los datos de carácter personal.
TEST
1. La petición de referencias suele hacerse cuando se trata de:
Candidatos con experiencia laboral.
2. Para solicitar referencias:
Se pide permiso al candidato.
3. El informe final de la selección:
Se presenta una terna de candidatos.
4. El reconocimiento médico:
Para realizarlo, es necesario el consentimiento del candidato.
5. El empresario tiene derecho a:
Conocer las conclusiones del reconocimiento medico.
6. El plan de acogida consiste en:
Realizar actuaciones para facilitar la integración.
7. ¿En qué orden se colocarán los documentos de un expediente?
En orden cronológico.
8. No es obligatorio conservar durante 4 años:
Los resultados de los exámenes médicos.
9. Los contratos de trabajo se han de conservar:
Cuatro años desde que finalizan
10. Cuando se recogen datos personales de los trabajadores se debe:
Todas son correctas.
11. El periodo de prueba para personal técnico titulado es de:
Seis meses.
12. El expediente personal es:
El historial laboral de un trabajador o trabajadora.
13. Según el Código de Comercio, los documentos se tienen que conservar:
Seis años desde el cierre del ejercicio.
14. Según la legislación laboral, los contratos de trabajo se han de conservar:
Cuatro años desde que finalizan.
15. Cuando se recogen datos personales de la plantilla, se debe:
Todas son ciertas.
16. El expurgo de documentos consiste en:
17. El deber secreto:
18. Es una medida organizativa de protección de datos:
19. En material de protección de datos, los miembros de la plantilla tienen
derecho a:
