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PROCEDIMIENTOS PARA AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
1- OBJETIVO PRINCIPAL:
Presentar en forma sistemática las transacciones de la Institución con el
objeto de proveer información sobre su gestión financiera.
2- ACTIVIDADES PRINCIPALES:
a. Elabora los registros contables y estados financieros, referentes a los
recursos económicos, compromisos, patrimonios y los resultados de las
operaciones financieras.
b. Asegura la efectiva aplicación del Sistema Contable.
c. Mantiene actualizado los registros contables en forma secuencial atendiendo
la correcta distribución y clasificación.
d. Da seguimiento a las normas y procedimientos generales de control y
seguridad para el manejo de toda la documentación de contabilidad.
e. Prepara y presenta periódicamente a la Dirección de Finanzas, los informes
que reflejen la situación financiera de la Institución, como lo son: el Balance
General, Estados de Resultados, Informes Financieros, Flujos de Caja, Libro
de bancos, Conciliaciones Bancarias, Saldos Bancarios, entre otros.
f. Lleva el registro de las planillas de los salarios de todo el personal que labora
en la Institución.
g. Codifica, maneja y controla todas las transacciones contables.
h. Elabora el Plan Anual de actividades y el Anteproyecto de Presupuesto de su
departamento.
i. Analiza, elabora y presenta declaraciones de impuestos mensuales y anuales.
2.A. ELABORA LOS REGISTROS CONTABLES Y ESTADOS FINANCIEROS,
REFERENTES A LOS RECURSOS ECONÓMICOS, COMPROMISOS,
PATRIMONIOS Y LOS RESULTADOS DE LAS OPERACIONES FINANCIERAS.
Este proceso busca crear las documentaciones necesarias para el buen funcionamiento
de las informaciones contables, además tener el día a día de la situación contable de la
empresa.
Las actividades principales en este proceso serán las siguientes:
1 Todas las operaciones diarias de la empresa deben quedar registradas en el
sistema en el mismo instante de ser elaboradas.
1.1 Compras.
1.2 Ventas.
1.3 Transferencias.
1.4 Cheques.
1.5 Contabilizar cuadres diarios de venta.
2 Deben revisar todas las entradas de diario, incluyendo las que deban ser
reversadas para el correcto funcionamiento del sistema.
3 Los registros de facturas de compras y de gastos deben ser ingresadas al
sistema el mismo día que llegan a la empresa.
4 Se deben gestionar la totalidad de las documentaciones que sean necesarias
para que las informaciones estén completas y debidamente soportadas.
5 Las informaciones bancarias deben ser registradas en el sistema
constantemente, tales como:
5.1 Cargos bancarios.
5.2 Intereses.
5.3 Prestamos.
5.4 Capital.
5.5 Líneas de Crédito.
5.6 Documentos certificados.
5.7 Depósitos de ventas.
5.7.1 CArdet.
5.7.2 Visanet
5.7.3 Azul
5.7.4 American Express.
5.7.5 Efectivo.
5.7.6 Trasferencias recibidas.
6 Debe estar debidamente registrado en el sistema contable lo siguiente:
6.1 Cuentas por cobrar.
6.1.1 A Clientes.
6.1.2 Empleados.
6.1.3 Accionistas.
6.1.4 Relacionados.
6.2 Capital suscrito y pagado.
6.3 Inversión en Acciones.
6.4 Cuentas por pagar accionistas.
6.5 Cuentas por pagar a proveedores y suplidores.
6.6 Inventario de activos fijos.
6.7 Depreciación acumulada.
7 La primera semana de cada mes el departamento contable debe presentar lo
siguiente:
7.1 Estado de comparación ingreso y gastos.
7.2 Estado de resultado del periodo mes anterior.
7.3 Balance general del periodo mes anterior.
7.4 Desglose de gastos por renglón y por semana.
7.5 Desglose de ingresos por semanas.
8 Impuestos.
8.1 Día 01 de cada mes, pago de la TSS e INFOTEP, e IR-3
8.2 Día 05 de cada mes presentación de IR-17 otras retribuciones
complementarias y solicitud de pago.
8.3 Día 10 de cada mes presentación del anticipo y solicitud de pago.
8.4 Día 15 de cada mes formatos 606 y 607 y presentación del ITBIS para
revisión.
8.5 Día 18 de cada mes presentación y pago del ITBIS.
8.6 Pendiente de la fecha de pago correspondiente a los activos en caso de que
sea necesario.
8.7 30 de enero de cada año presentar análisis para la declaración de la Renta
Anual.
2.B ASEGURA LA EFECTIVA APLICACIÓN DEL SISTEMA CONTABLE.
El objetivo de este punto es el correcto funcionamiento del sistema contable y el
aprovechamiento del cien por ciento del mismo, que todas sus funciones sean
utilizadas para beneficio de la empresa.
Las actividades principales en este proceso serán las siguientes:
1. Estar al conocimiento de todo lo referente al mó dulo de
contabilidad en el sistema.
2. Revisar diariamente que toda la informació n sea
introducida de la manera correcta.
3. Velar que los departamentos de almacén, compra y
cuentas por pagar hagan las entradas correspondientes
diariamente.
4. Velar que todos los procesos sean hechos vía el sistema.
5. Estar en contacto con la direcció n al momento de detectar
algú n mal funcionamiento.
6. Estar pendiente de cualquier mejoría que resulte en
bienestar para la empresa.
a. Mantiene actualizado los registros contables en forma secuencial atendiendo
la correcta distribución y clasificación.
OTRAS NOTAS IMPORTANTES
Mantener la rotación de las mercancías en todos los almacenes por fecha de
antigüedad.
Hacer los despachos en los siguientes horarios, antes de las 10:00 am deben
estar despachados cada día los pedidos de las diferentes áreas y un
reforzamiento de 3:00 pm a 5:00pm.
Antes de cerrar su turno de trabajo debe revisar que los departamentos como
cocina y bares tengan cubierta cualquier falta de mercancía.
Los despachos del almacén debe cerrarse a las 5:00pm.
Solo el encargado de almacén tiene potestad para recibir o despachar
mercancía y/o la persona de logística.
Al cierre debe haber un responsable para recibir las porciones que les quede
a la cocina.
Almacén debe recibir con las órdenes de compra en el mismo instante que
sean emitidas.
La factura no se debe recibir si no está completo el pedido.
