Republica Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación

Universidad Nacional Experimental de los Llanos Occidentales “Ezequiel Zamora”

Barinas Extensión Ciudad Bolivia

Los Libros Contables y la Documentación Mercantil

Docente: Lcdo. Manuel García Bachilleres:

Estrada Davis V-31.941.233

Febres Michell V-28.418.604

Heredia Rosibel V-23.559.494

Romero Yurbis V-14.361.352

Uzcategui Angel V-31.069.452

Villasmil Indiana V-22.988.625

Ciudad Bolivia, febrero de 2023

 Introducción

Se tiene evidencia que los registros contables existen desde los tiempos de los babilonios,

debido a que estos empleaban un sistema para llevar sus registros de contabilidad, y en algunos

escritos los egipcios anotaban en rojo las pérdidas y los romanos empleaban, para llevar sus

cuentas, tablas de cera. Asimismo, con el tiempo se conoce que el primer autor sobre esta temática

fue el italiano Luca Pacioli, quien ha sido reconocido como el padre de la contabilidad. Él publicó

una importante obra sobre la partida doble e introdujo la contabilidad en Italia. Tiempo después,

fue evolucionando a nivel mundial y ahora el uso de los libros contables permiten llevar de forma

ordenada todos los registros y transacciones de una empresa.

Por otro lado, en el mundo de las empresas actualmente, cualquier tipo de negocio mercantil

exige documentos que se encuentren firmados por parte de sujetos cualificados de las compañías,

los cuales servirán como respaldo para otros de diversa índole emitidos o recibidos en el marco de

transacciones comerciales, económicas y financieras. Se resalta la importancia, que sirva para

legitimar el ejercicio de las transacciones, así como poder documentar las operaciones de tipo

mercantil en los justificantes de la contabilidad. Ahora bien, se considera que son los documentos

mercantiles aquél título, efecto, recibo, factura, nota de débito y crédito, etc., el cual sirva para

legitimar el ejercicio de las transacciones, así como poder documentar las operaciones comerciales

de tipo mercantil en los justificantes de la contabilidad.

 Libros de contabilidad

Definición

Los libros contables son aquellos documentos donde se refleja y se plasma toda la

información económica, financiera y contable de una compañía. Es decir, en los libros contables

aparecen todos los datos necesarios para poder entender el funcionamiento económico-financiero

de una compañía. Tradicionalmente en los libros contables la información se plasmaba en papel.

Sin embargo, con el auge de las nuevas tecnologías ya se ha comenzado a aceptar los libros

contables en formato digital o informático.

Código de comercio, Articulo 32 “Todo comerciante debe llevar en idioma castellano

su contabilidad, la cual comprenderá, obligatoriamente, el libro Diario, el libro Mayor

y el de Inventarios”.

Clasificación

Libros contables obligatorios

Son todos los libros de contabilidad que están establecidos por el legislador y forman parte

del régimen tributario. Es decir, son aquellos exigidos por la ley y pueden variar dependiendo de

cada país. Sin embargo, podemos encontrar ciertos libros habituales, los cuales son:

 Libro diario: Es donde se lleva un control de las operaciones que realiza la empresa en su

día a día.

 Libro mayor: Es el que refleja toda la información del libro diario de forma separada y

detallada.

 Libro de inventario: Este se va actualizando periódicamente e incluye el denominado

balance de sumas y saldos de comprobación.

 Libro diario: el libro diario o libro de cuentas, es el documento que registra de manera

cronológica las transacciones económicas que se realizan en un negocio concreto en forma de

asientos contables. En este libro se registran las ventas, gastos, movimientos en efectivo, inventario

y deudas.

El libro diario debe ser llevado de manera clara, por orden de fecha, sin abreviaturas o

símbolos que no sean precisos. Todas las anotaciones deben realizarse en la moneda que regule

cada país.

Datos que debe reflejar el libro diario. El libro diario está compuesto por asientos contables

que deben contar, como mínimo, con los siguientes datos:

 Numero de asiento

 Fecha de la operación

 Debe y Haber, cuentas involucradas en la transacción.

 Importe

 Descripción de la operación

 Los asientos, para estar “cuadrados”, deben tener el mismo importe en el “debe” que en el

“haber”.

Para qué sirve el libro diario. El libro diario nos permitirá:

 Llevar una contabilidad ordenada cronológicamente y con una numeración

correlativa.

 Nos permitirá crear el libro mayor.

 Controlar que el balance este “cuadrado”

Tipo de asientos en el libro diario. Primero recordar que en la contabilidad se sigue

el principio de doble partida, debemos tener un deudor y un acreedor en cada asiento, unos
“debe” y unos “Haber” que en la totalización deben ser cero. En el libro diario podemos

encontrar los siguientes asientos contables:

 Apertura, aportaciones de los socios

 Saldo Inicial, recoge el saldo inicial para el nuevo ejercicio.

 Cierre, fin del ejercicio.

 Simples, solo incluyen una cuenta para los cargos y abonos

 Compuestos, con más de una cuenta para cargos y abonos

Regulación Libro diario. La obligatoriedad del Libro diario está reflejada en el

Código de Comercio que establece como obligatorios:

 Libro Diario

 Libro de inventarios y Cuentas Anuales

Importante saber que el Libro Diario debe ser registrado en el Registro Mercantil

cuatro meses después del cierre del ejercicio contable.

Ventajas e inconvenientes libro diario. La llevanza del libro Diario ofrece una serie

de ventajas

 Control de las transacciones a las que se adjudica un número cronológico.

 Determinación sencilla del cuando de cada operación

 Siempre aparecerán como mínimo dos cuentas, una se debitará y otra se acreditará,

evitando errores en el libro Mayor

 Los detalles quedan en el libro diario evitando así tener que duplicarlo en el libro

Mayor, manteniéndolo así sencillo y ordenado

 El diario recoge en un asiento completo la historia, cuentas y cantidades afectadas.

 Ayuda a no cometer errores en el libro Mayor.

 Pero también tiene algún que otro inconveniente. Al llevar un sistema cronológico

se hace complicado encontrar una transacción concreta si no se conoce la fecha.

 Puede llegar a ser un libro muy grande y pesado de consultar.

Libro mayor: el libro mayor, aunque no es uno de los libros de contabilidad de

carácter obligatorio, es uno de los más utilizados por los contables en su operativa diaria, ya

que en él se recogen de una en una, todas las cuentas que se han utilizado y los movimientos

de estas durante el periodo contable.

Las operaciones del libro diario se trasladan de manera agrupada por cuentas al libro

mayor. Por ejemplo, si tenemos un asiento de cobro de un cliente por caja, anotaremos en

la cuenta del mayor del cliente el importe cobrado en el haber y en la cuenta de caja el

importe en el debe.

Para el registro de las operaciones, se utiliza el sistema de partida doble. De esta

manera, las cuentas aparecen representadas en forma de “T”, donde el lado izquierdo se

denomina “DEBE” y el derecho “HABER”.

Función del libro mayor. La principal función del libro mayor es reflejar en cada

una de las cuentas contables, las operaciones que se produzcan y registren en el libro diario

durante el ejercicio económico. Las operaciones se registran de forma cronológica, de

manera que se puede saber el saldo que va quedando en cada cuenta por las operaciones

registradas.

 Controla los cargos y abonos recogidos en el libro diario.

 Informa de las cantidades de los cargos y los abonos de las operaciones realizadas.

 Sirve para tener de forma ordenada la información sobre los bienes y obligaciones.

Cómo se rellena el libro mayor. La estructura general de un libro mayor es la

siguiente:
  Se introduce la fecha en la que haya tenido lugar la operación.

 Se registra la contra cuenta, es decir, el cargo o abono que figura en un asiento

contable.

 Se anotará el folio del libro diario de donde se encuentra registrada la operación.

 Se deberá especificar el importe del debe o cargo, o bien, el importe del haber o

abono.

 Habrá que ir registrando el importe de los cargos y abonos para obtener el saldo.

Si se cometen errores en el llenado del libro mayor deberá procederse de la

siguiente forma.

 Si hay una inconsistencia o error, se anula la hoja completa y se pasa a la siguiente.

 Las anulaciones en los libros principales deben llevar la firma del contador.

Libro de inventario: el libro de inventarios y cuentas anuales, o de inventario y balances, es

un documento obligatorio para autónomos y empresas que, más allá de constituir un mero

trámite administrativo, puede convertirse en una herramienta de lo más útil en el día a día,

sobre todo a la hora de tomar decisiones importantes.

Qué es un libro de inventarios y cuentas anuales y para qué sirve. El libro de

inventarios y cuentas anuales es uno de los libros obligatorios de las empresas, uno de esos

documentos que se deben tener cumplimentados sí o sí en caso de que Hacienda nos los

solicite. Eso sí, a pesar de también ser uno de los libros obligatorios para algunos autónomos,

en realidad está compuesto por diferentes documentos que hay que conocer.

Ahora bien, más allá de constituir un mero trámite legal, este libro se convierte en

una de las mejores maneras de llevar un control pormenorizado de la situación financiera de

una empresa.
 Ahora que sabes qué es el libro de inventarios y cuentas anuales, vamos a contarte

todo lo que debes saber sobre él para hacerlo de forma correcta y aprovechar el esfuerzo

para convertirlo en una herramienta útil para tu actividad económica.

Qué documentos incluye. Lo primero que debes saber es que este libro obligatorio

para autónomos incluye varios tipos de documento diferentes:

 Balance de sumas y saldos.

 Libro de inventario.

 Informe de gestión.

 Cuentas anuales.

Además, dentro de las cuentas anuales encontramos hasta 5 tipos de documentos

distintos:

 Balance de situación

 Cuenta de pérdidas y ganancias

 Estado de Cambios del Patrimonio Neto

 Estado de Flujos del Efectivo

 Memoria

Quién debe presentar el libro de inventarios y cuentas anuales. Ahora que sabemos

qué es y para qué sirve el libro de inventario y cuentas anuales, y antes de hablar de cómo se

elabora este conjunto de documentos, es necesario dejar claro que están obligados a

presentarlo todas las empresas, así como los autónomos en tributación directa normal que

realicen actividades mercantiles. De hecho, disponen de cuatro meses tras la finalización del

ejercicio para hacerlo.

Libros auxiliares
 Los libros auxiliares son libros contables voluntarios en los que se registran de forma

detallada la información y los valores que se han plasmado en los libros contables

principales. Así pues, en los libros auxiliares se registrará en detalle el ejercicio económico.

De esta forma, los libros auxiliares constituirán herramientas de gran utilidad para las

empresas, ya que permiten dividir el trabajo contable de acuerdo con las necesidades de cada

entidad. Esto significa que el número de libros auxiliares dependerá de cada empresa y de

sus necesidades concretas.

En cualquier caso, los libros auxiliares contienen la siguiente información:

 Registro en orden cronológico de las operaciones llevadas a cabo durante el ejercicio

económico.

 Registro detallado de las actividades realizadas por la entidad.

 Registro del valor de los movimientos de cada subcuenta.

Libro auxiliar de ventas a crédito: Tiene como objetivo el registro de las ventas

que se efectúan a crédito.

El libro auxiliar de cuentas por cobrar: sirve para llevar el control de los

documentos o títulos valores a favor del comerciante.

El Diario auxiliar de compras a crédito: sirve para llevar el registro de las compras

de mercadería a crédito.

Libro auxiliar de cuentas por pagar: sirve para llevar el control de los documentos

o títulos valores a favor del comerciante.

Diario auxiliar de ingreso de caja: aquí se registra todas aquellas operaciones que

traen como consecuencia una entrada de dinero a la caja.

Diario auxiliar de egreso de caja: Aquí se registra todas aquellas operaciones que

traen como consecuencia una salida del dinero de caja.

 La Documentación Mercantil

Definición

Se considera Documento Mercantil aquél título, efecto, recibo, factura, nota de débito y

crédito, albaranes, entre otros, el cual sirva para legitimar el ejercicio de las transacciones, así como

poder documentar las operaciones de tipo mercantil en los justificantes de la contabilidad.

Importancia

La importancia de los documentos mercantiles se debe principalmente a:

 Establecen la relación jurídica entre las partes en una operación, sus derechos y

obligaciones.

 Permiten el control de las operaciones y la comprobación de los asientos de contabilidad.

 Constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio.

Clasificación

Podemos destacar que la pretensión del Documento Mercantil no es otra que la de dejar

constancia escrita de una determinada transacción comercial, en aras de certificar los Registros

realizados en la Contabilidad, así como probar un hecho desde el punto de vista jurídico, por lo que

podemos manifestar que los Libros Contables no son más que un mero medio de prueba.

Tomaremos como criterio para clasificar los Documentos Mercantiles según su importancia, esto

es, según si son Documentos de tipo Negociable o No Negociable.

Sistema de comprobantes corrientes o documentos no negociables: Son todos aquellos

documentos que sirven como base para los registros en los Libros de Contabilidad y, a la vez,

pueden formar pruebas desde un punto de vista jurídico. Ejemplos de documentos mercantiles no

negociables son los recibos, facturas, Vales, notas de débito y crédito. (comprobantes de compra,

de venta o de banco).
  Factura. Es un documento comercial que extiende el vendedor al comprador como

constancia de un acto de compraventa de productos o servicios. Se usa para comprobar las

condiciones en que se ha pactado el contrato de compraventa, además, para justificar la

procedencia y propiedad de los productos o servicios y, por último, para conocer el monto

respectivo a pagar.

 Nota de débito. Comunicación que envía un comerciante a su cliente, en la que le notifica

haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que

la misma indica.

 Nota de crédito. Es el documento en el cual el comerciante envía a su cliente, con el objeto

de comunicar la acreditación en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo

expresado en la misma.

 Recibos. El recibo es una constancia de pago o de haber recibido dinero. Lo otorga siempre

el que recibe y su firma puesta al pie es la prueba de la extinción parcial o total de la deuda.

 Vale. Un vale es un documento para pagar ya sea un producto, o bien un servicio. Puede

representar el pago total o parcial (descuento inmediato en el momento de la compra por la

cantidad que aparece en el vale).

Comprobantes de compras. Documentos emitidos por las personas físicas o jurídicas

cuando adquieran bienes o servicios de personas no registradas como contribuyentes o que sean

autorizados mediante norma general.

Comprobantes de ventas. Son documentos autorizados previamente por el SRI, que

respaldan las transacciones efectuadas por los contribuyentes en la transferencia de bienes o por la

prestación de servicios o la realización de otras transacciones gravadas con tributos, a excepción

de los documentos emitidos por las instituciones del Estado que prestan servicios administrativos

y en los casos de los trabajadores en relación de dependencia.

 Los comprobantes de venta podrán ser llenados en forma manual, mecánica o a través de

sistemas computarizados. Las facturas en original y copia deben ser llenadas en forma simultánea

mediante el uso de papel carbón, carbonado o autocopiativo químico; en cualquier caso, las copias

deberán ser idénticas al original, caso contrario no serán válidas. La falta de emisión o entrega de

documentos autorizados, la emisión incompleta o falsa de éstos, constituyen casos de defraudación

que serán sancionados de conformidad con el Código Tributario.

La emisión de comprobantes de venta, comprobantes de retención y documentos

complementarios se encuentra condicionada a un tiempo de vigencia dependiendo del

comportamiento tributario del contribuyente. Recuerde que usted debe mantener en archivo los

comprobantes de venta, retención y documentos complementarios durante 7 años.

Comprobantes de operaciones bancarias. Un comprobante financiero o comprobante de

pago se refiere a un documento de carácter mercantil y contable que sirve para acreditar un contrato

de venta y entrega de bienes y servicios por una empresa a un comprador que puede ser una empresa

o un consumidor final. Por lo tanto, deja constancia fehaciente de que el comprador del bien o

servicio lo adquiere y lo paga o queda obligado a su pago en las condiciones que se determinan,

normalmente, en el mismo documento. Como hemos dicho, el destinatario y adquirente del bien o

servicio puede ser una empresa o un consumidor final.

Este documento tiene una enorme importancia para todos:

 Para la empresa que vende el bien o servicio documenta una operación que supone un

ingreso ordinario y así va a ser computado en su contabilidad y tendrá consecuencias en su

cuenta de resultados, así como en la elaboración y, en su caso, pago de impuestos; para la

liquidación de IVA, por ejemplo, es imprescindible contar con los comprobantes

financieros de las operaciones.

  Para el comprador, si es otra empresa que compra el bien o servicio para utilizarlo en su

actividad económica, lo mismo que en caso anterior deberá ser computado contablemente

y afecta igualmente a su cuenta de resultados y a sus impuestos como gasto deducible.

 Para el consumidor final, aunque este no lleva contabilidad ni liquida impuestos como el

IVA, el comprobante de la operación de compra también puede tener mucha importancia a

la hora de ejercitar sus derechos como consumidor (desistimiento, garantía post venta,

reclamaciones, etc.) además de otras posibles consecuencias como cuando ese gasto pueda

producir una deducción o desgravación en sus impuestos personales.

Tipos de comprobante financiero: En general se suele hablar de los siguientes tipos:

 Factura.

 Minuta o recibo de honorarios.

 Liquidación de compra.

 Albarán de venta.

 Ticket (factura simplificada).

 Guía de remisión de transportista.

 Guía de remisión del remitente.

 Recibo de arrendamiento (de todo tipo de bienes, muebles o inmuebles).

 Billetes de viaje (tren, avión, autobús, barco).

Todos los documentos que acabamos de enumerar pueden ser considerados comprobantes

financieros, pero a efectos de impuestos y, sobre todo, de IVA no todos ellos valen, en

prácticamente todos los casos es obligatoria la emisión de una factura (normal o simplificada) con

el cargo de IVA y aplicación de los demás impuestos que vengan al caso e incluso, en aquellos

casos en que no se aplique el IVA por estar exento o no sujeto suele ser, también, obligatoria la

emisión de factura.
 Sistema de comprobantes de crédito o negociables: Los documentos negociables serán

todos aquellos documentos que se pueden negociar a través de endoso o de descuento en una

entidad financiera antes de su vencimiento.

Ejemplos de documentos mercantiles negociables son la letra de cambio, los pagarés, los

cheques, las cartas de crédito.

Letra de cambio. Documento comercial consistente en una orden de pago incondicional

que da el girador o deudor (quien extiende la letra) para que se pague a un beneficiario o acreedor

(quien percibe el pago), un monto de dinero en una fecha determinada.

Pagaré. Documento comercial privado por el cual una persona se compromete a pagar a

otra, o a quien esta indique, una suma de dinero determinada, en una fecha establecida y en un

domicilio estipulado.

Cheque. Orden de pago pura y simple librada contra un banco en el cual el librador tiene

fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria o autorización para girar en descubierto.

No es una promesa de pago como el caso del pagaré; entonces se deduce que debe ejecutarse por

el banco a la presentación del documento con las modalidades particulares establecidas para cada

tipo de cheque.

Carta de crédito. Las cartas de crédito son documentos emitidos por bancos comerciales

para garantizar el pago de una mercancía. Esto indica al vendedor o exportador que, cumplida las

condiciones del contrato, el banco emisor es responsable del desembolso de dinero.

Existen diversas maneras de clasificar las cartas de crédito. Algunos tipos de carta de

crédito son las siguientes:

 Carta de crédito transferible: Es un documento que permite al vendedor transferir parte del

pago. En este caso, se puede utilizar para garantizar el suministro de materias primas, por

ejemplo.
 Carta de crédito confirmada: En este caso, se involucra un banco diferente al emisor como

garante del contrato implícito en el documento. Generalmente, es el banco del vendedor

quién cumple con esta función. En este caso, también se le denomina banco confirmante.

 Carta de crédito con anticipo: Para este tipo de contrato, generalmente existe una relación

previa entre comprador y vendedor. En el documento, se establece un pago por adelantado

al vendedor, previo a la entrega de la mercancía.

 Carta de crédito diferida: En este caso, la fecha de pago se establece posterior a la entrega

de la mercancía con un tiempo específico. Puede ser el caso de contratos en los que el

comprador requiera de una inspección de la mercancía adquirida.

 Conclusión

En síntesis, los libros contables son aquellos documentos donde se refleja y se plasma

toda la información económica, financiera y contable de una compañía. Es decir, en los libros

contables aparecen todos los datos necesarios para poder entender el funcionamiento

económico-financiero de una compañía. Toda empresa u organización debe llevar los libros

contables para una mejor eficiencia y eficacia. Así como también, señalar cuan importantes

es que una empresa maneje los diferentes documentos mercantiles para un mejor desempeño

y así cumplir con lo establecido en las leyes contables. Para beneficio de la empresa y los

usuarios o clientes).
Anexos