INSTITUTO DE CIENCIAS COMPUTACIONALES

MATERIA: SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

SISTEMA ADMINISTRATIVO EMPRESARIAL SAE

Es un sistema de cómputo que permite

lograr una óptima automatización del
proceso administrativo, facilitando la
realización de las principales operaciones
de compra - venta de la empresa. La pantalla principal te permitirá
moverte a cualquiera de los 6 módulos
A través de diferentes procesos la del sistema y configurar opciones
información y se mantiene al día en todo principales que definen el
momento, evitándose la duplicidad en la funcionamiento del programa.
captura de información.

Inicio

Cuando se abre por primera vez Aspel

SAE la pantalla presenta un aspecto
similar al de la figura. Para comenzar a
trabajar es necesario introducir la clave
(F8) y dar clic en el botón Aceptar.
El sistema está compuesto de seis
secciones, donde cada una de las cuáles
realiza una función muy importante para
la integración del proceso de trabajo.
Estas secciones las encontraremos
dentro de la barra de herramientas de la
pantalla principal o dentro del menú
“Módulos”.

Clientes y Proveedores y
CXC CXP
Facturas y Compras
vendedores

Inventarios Estadísticas

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Esta ubicada en la parte superior de la

pantalla, justamente debajo de la barra
de título. Cuenta con 6 menús
predeterminados. Cuando se pulsa en
un menú aparece una lista desplegable
con una serie de órdenes.
Recuerda que SAE
posee propiedades de
interfaz con otros
programas de Aspel

Después de indicar la clave del sistema,

se presentará un diálogo en el cual
deberás especificar algunos datos tales
como: manejo de multialmacenes,
número secuencial de facturas y el Los parámetros del sistema son las
monto del descuento comercial así como modalidades de operación con las que
donde se copiarán los archivos del trabaja tu programa, las cuales puedes
sistema, se da por omisión la ruta modificar para una operación más
c:\ArchivosdePrograma\Aspel\ adecuada a tus necesidades, tu
Saewin20 sistema viene configurado con algunas
modalidades de operación básicas, las
cuales se adaptan al manejo común de
las empresas.

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Ahora toca el turno de definir los

Aquí podremos definir algunas parámetros de compra, tales como el
características involucradas con cada número de folio con que se empezarán
uno de los documentos de venta, por a registrar los documentos de compra y
ejemplo es necesario indicar el número la ultima fecha en que se han expedido.
de folio con el que empezarán a
registrar estos documentos así como la
ultima fecha en que se han expedido.

Los parámetros del sistema son

las modalidades de operación con
las que trabaja tu programa.

Esta ventana tiene 2 funciones SAE trabaja con las categorías

de:
principales:
Parámetros generales
 Permite indicar la ruta en la que se
Parámetros de clientes,
encuentran los datos de la empresa. proveedores y vendedores
La cual siempre debe ser igual, pues Cuentas por cobrar y cuentas
puede haber duplicidad de datos y por pagar
pérdida de datos. Inventarios
 Indicar la fecha de trabajo que el Facturación
sistema tomará en cuenta para Compras
realizar los movimientos. Cuentas contables maestras

Podrás encontrarlos dentro del

menú Configuración.

Los parámetros del sistema son

las modalidades de operación con
las que trabaja tu programa.

SAE trabaja con las categorías

de:
Parámetros generales
Parámetros de clientes,
proveedores y vendedores
Cuentas por cobrar y cuentas
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por pagar
Inventarios
Facturación
Compras
Cuentas contables maestras

Podrás encontrarlos dentro del

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Este proceso te ayudará a saber en

qué condiciones se encuentran tus
bases de datos, si hubo algún daño
considerable en alguno de tus
archivos y si puedes recuperarlos y No debes olvidar que
en qué porcentaje.
 Para accesar: dar clic en el puedes cambiar cualquier
menú utilerías y elegir Control valor predeterminado
de Archivos.
utilizando el botón?

Dentro de los parámetros de

configuración deberás indicar:

 La asignación de las claves de

vendedores se realizará de manera
El manejo de vendedores es de suma
automática y secuencial por el
importancia dentro del proceso de
sistema, o si prefieres asignar cada
venta, de hecho, éste es uno de los
clave de forma individual, lo que te
primeros catálogos que deberás
permitirá utilizar letras para la
habilitar para poder generar un
asignación de la clave.
documento del ciclo de venta.
Los datos contenidos aquí se utilizan
dentro del catálogo de Clientes para
asignar el vendedor que atiende
cotidianamente a un comprador

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Dentro de la información de un
vendedor podemos encontrar: la clave
Este módulo se encuentra dentro del del vendedor, su nombre, status,
catálogo de Facturación. comisión y zona.
Para accesar, dar un clic el menú Para agregar un vendedor podemos
Módulo de Facturas y vendedores, y hacerlo de dos formas:
elegir el icono  Dar clic en el menú Edición y elegir
la opción Agregar.
 Dar clic en el icono de

El sistema te permite modificar la

Con esta opción podrás obtener un
información contenida en cada uno de
reporte del catálogo de vendedores,
los registros, el único campo que no
ordenado por Clave, zona de operación,
permite modificar es la Clave del
nombre del vendedor o de acuerdo a su
vendedor.
comisión.
 Desde el icono de
 Dar clic en el Menú Reportes en la
La ventana que se presenta es idéntica
opción de Vendedores.
a la de alta del registro.

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Con esta opción eliminaras a un

vendedor de tu catálogo. Al hacerlo, el
sistema presentará una ventana
parecida a la de Agregar un vendedor, Recuerda que al eliminar al
pero se mostrarán todos los campos
inhibidos. vendedor del catálogo ya no se
mostrará más en la ventana
 Dar clic en el Menú Edición en la
opción de Eliminar. general de consultas, ni en el
 Desde el icono de
reporte.

En los parámetros de Clientes, El catálogo de clientes entre muchas

Proveedores y Vendedores defines si la otras funciones, permite:
clave de tus clientes será asignada  Agregar, modificar o eliminar
automáticamente por el sistema en información de los clientes de
forma secuencial numérica o si prefieres la empresa.
asignarla manualmente de manera  Consultar los movimientos del
individual. cliente por concepto y revisar
el nombre de la persona
encargada de los pagos, para
llamarle por teléfono.
 Consultar e imprimir el
resumen de movimientos del
cliente.

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CARPETA GENERALES
CARPETA MAS INFORMACION
 Clave: Aquí debes indicar la clave
del cliente que estás dando de alta.
Si definiste que la clave del cliente
sería secuencial, entonces el
sistema la anota en forma
1. Fecha de última venta: Indica la
automática.
última fecha en que vendiste un
 Datos del cliente Son muy útiles
producto o servicio al cliente.
en la emisión de facturas, anota los
2. Revisión y pago Registra el día
datos de Nombre, Dirección,
en que tu cliente acepta facturas
Colonia, Población, etc.
para su autorización y/o revisión, y
 Clasificación del cliente: Sirve para
el día en que planea pagarlas.
agrupar a tus clientes de acuerdo a
3. Días de crédito: El número de días
ciertas características de venta.
de crédito lo utilizará el Módulo de
Para accesar al módulo de clientes
Facturas y Vendedores para calcular
debes dar un clic en el icono
la fecha de vencimiento de los
documentos que se elaboren.
Para dar de alta un cliente debes dar un
4. Saldo: Indica el monto total del
clic en el icono
saldo de los documentos del cliente.
5. Límite de crédito: Este dato se
utiliza en el Módulo de Facturas y
Vendedores y en los movimientos
de Cuentas por Cobrar. Si el monto
de la venta a crédito sumado al
saldo del cliente es mayor al límite
de éste, el sistema solicitará
autorización para proseguir con el
proceso.

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CARPETA MAS INFORMACION CARPETA OBSERVACIONES

6. % de descuento: Este porcentaje Cuentas con varias líneas para incluir

puede ser desde 0.0001% hasta comentarios importantes con respecto al
99.99% para cada cliente y se cliente.
sugerirá al hacer una factura,
pedido o cotización.
7. Ventas anuales: Se refiere al monto
acumulado de ventas al cliente
después de aplicar el descuento
comercial.
8. Atención Ventas: Nombre de las
personas responsables con las que
tu empresa mantiene comunicación
directa y constante, para ventas o
pedidos.
9. Atención Cobranza: Nombre de las
personas responsables con las que
tu empresa mantiene comunicación
directa y constante, para pagos o Con esta opción modificas la
cobros. información de un cliente. El único
10. Vendedor: Permite tener un campo que no podrás modificar será el
control al generar reportes por de la clave del proveedor.
vendedor y es conveniente si a tus La pantalla resulta similar a la de altas
clientes los atiende un vendedor de clientes, el único campo NO
específico. modificable, es la clave.
Para modificar un cliente es necesario
dar clic en

Página 8
Con esta opción eliminas clientes de tu
catálogo, por ser empresas con las que
ya no tendrás relaciones comerciales.
Para poder borrarlos no deben tener INSTITUTO DE CIENCIAS COMPUTACIONALES
Si vas a modificar los datos de
saldo a favor o en contra. Los registros
que borres no los podrás recuperar. varios clientes con ciertas
Para dar de baja un cliente debes
características puedes realizar
seleccionarlo y dar clic en
una selección con la función

Filtrar del menú Consultas.

Permite suspender o reactivar las

ventas de un cliente específico sin
importar el saldo que tenga, de tal
forma que al momento de generar
algún documento en el Módulo de
Facturas y Vendedores lo notificará el
sistema.
Para suspender un cliente debes
seleccionarlo y dar un clic en

Esta opción sirve para localizar a un

determinado cliente de acuerdo a su
clave y/o clasificación. Para buscar un
cliente debes seleccionarlo y dar un
clic en

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Esta opción te permite visualizar en Es un reporte que contiene los datos

pantalla aquellos clientes que cumplan completos de los clientes tales como:
con ciertas características que hayas Clave, nombre o razón social, teléfono,
establecido. Para suspender un cliente Fax, clasificación, vendedor, días de
debes seleccionarlo y dar un clic en crédito, días de revisión y pago,
dirección, población código postal,
porcentaje de descuento otorgado,
etc.

Este reporte presenta el total de

ventas por cada cliente registradas en Es un reporte que te permite imprimir
el año. Se utilizan los mismos campos etiquetas para el envío de
del reporte del catálogo de clientes, correspondencia, éstas presentan el
sólo se adiciona el campo de ventas nombre del proveedor, persona de
anuales. atención en compras, pagos y
dirección.

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En los parámetros de Clientes,

Entre las actividades que podemos Proveedores y Vendedores defines si la
desarrollar en este módulo se clave de tus clientes será asignada
encuentran: automáticamente por el sistema en
 Agregar, modificar o eliminar forma secuencial numérica o si prefieres
información de los proveedores de asignarla manualmente de manera
la empresa. individual.
 Revisar el saldo general del
proveedor o el detalle de sus
movimientos.

CARPETA GENERALES

 Clave: Aquí debes indicar la clave del proveedor que estás dando de alta. Si definiste
que la clave del proveedor sería secuencial, entonces el sistema la anota en forma
automática.
 Datos del proveedor: Son muy útiles en la emisión de facturas, anota los datos de
Nombre, Dirección, Colonia, Población, etc.
 Clasificación del proveedor: Sirve para agrupar a tus proveedores de manera mas
selectiva.

Para dar de alta un proveedor debes dar un clic en el icono

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CARPETA MAS INFORMACION CARPETA MAS INFORMACION

1. Fecha de última compra: Indica la 6. Compras anuales: Se refiere al

última fecha en que compraste un monto acumulado de compras al
producto o servicio al proveedor proveedor después de aplicar el
2. Días de crédito: Cuentas con 3 descuento comercial.
caracteres para definir este campo, 7. Atención Compras: Nombre de
siendo el número máximo que las personas responsables con
acepta el sistema el 732. las que tu empresa mantiene
3. Saldo: Indica el monto total del comunicación directa y
saldo de los documentos emitidos constante, tanto para compras
en favor de un proveedor. 8. Atención pagos: Nombre de las
4. Límite de crédito: Si el monto de personas responsables con las
la compra a crédito sumado al saldo que tu empresa mantiene
del proveedor es mayor a tu límite comunicación directa y
de crédito, el sistema solicitará constante, para pagos.
autorización para proseguir con el
proceso.
5. % de descuento: Es el porcentaje
que el proveedor otorga a tu
empresa y puede ser desde
0.0001% hasta 99.99%.

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Con esta opción modificas la

CARPETA OBSERVACIONES información de un proveedor. El único
campo que no podrás modificar será el
Cuentas con varias líneas para incluir de la clave del proveedor.
comentarios importantes con respecto al La pantalla resulta similar a la de altas
cliente. de proveedor, el único campo NO
modificable, es la clave.
Para modificar un proveedor es
necesario dar clic en

Con esta opción eliminas proveedores

de tu catálogo, por ser personas con las
que ya no tendrás relaciones
comerciales. Los registros que borres no
los podrás recuperar.
Para dar de baja un cliente debes
seleccionarlo y dar clic en

Puedes consultar la información

de un proveedor dando un doble

clic sobre sus datos.

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Permite suspender o reactivar las

compras con un proveedor específico,
de tal forma que al momento de
Esta opción sirve para localizar a un
generar algún documento en el
determinado proveedor de acuerdo a
Módulo de compras lo notificará el
su clave y/o clasificación. Para buscar
sistema.
un proveedor debes seleccionarlo y
Para suspender un proveedor debes
dar un clic en
seleccionarlo y dar un clic en

Esta opción te permite visualizar en Es un reporte que contiene los datos

pantalla aquellos proveedor que completos de los proveedores tales
cumplan con ciertas características como: Clave, nombre o razón social,
que hayas establecido. Para suspender teléfono, Fax, clasificación, vendedor,
un proveedor debes seleccionarlo y días de crédito, días de revisión y
dar un clic en pago, dirección, población código
postal, porcentaje de descuento
otorgado, etc.

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Es un reporte que te permite imprimir

Este reporte presenta el total de etiquetas para el envío de
compras por cada proveedor correspondencia, éstas presentan el
registradas en el año. Se utilizan los nombre del proveedor, persona de
mismos campos del reporte del atención en compras, pagos y
catálogo de proveedor, sólo se dirección.
adiciona el campo de ventas anuales.

Estos parámetro permiten: visualizar las

cantidades de costos expresadas en
decimales, en números enteros. Manejo
Este catálogo contiene toda la de multimoneda y multinventarios.
información sobre los productos o
servicios o kits que maneja tu empresa,
tales como precios, claves de producto,
líneas de producto, existencias,
impuestos, métodos de costeo, ventas
anuales por producto, etc.

La ventana de consulta que se despliega

cuando eliges la opción de inventarios te
muestra una lista de los productos que
conforman tu inventario.

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CARPETA GENERALES CARPETA GENERALES

Esta opción te permite entre otras 4. Línea: Indica de la lista

cosas añadir nuevos productos a tu desplegable de líneas a la que
inventario. pertenezca el producto que estás
Para dar de alta un producto debes dando de alta.
seleccionarlo y dar clic en 5. Entrada / Salida: Estos dos
campos indican la unidad o
1. Producto o Servicio: Indica si el medida en la que se registra la
registro a dar de alta es un entrada o salida del producto y no
producto, servicio o un Kit, ya que necesariamente son iguales.
cada uno recibe un manejo 6. Factor entre unidades: Este factor
distinto. expresa la relación que existe
2. Clave de producto: En este campo entre la unidad de entrada y la
debes indicar la clave que unidad de salida.
identifica al producto, la cual es
única y puede estar constituida Unidad de entrada en
hasta por 16 caracteres términos de salida
Factor =
alfanuméricos.
3. Descripción del proveedor: En este Unidades de salida
campo puedes anotar el nombre
completo del producto y/o una
breve descripción del mismo.
CARPETA GENERALES

1. Unidad de empaque: Aquí se indica la

cantidad de unidades o medidas contenidas
1 en cada paquete o caja.
2. Control de almacén: Aquí puedes registrar la
2 ubicación de un artículo dentro de la bodega,
de acuerdo a las claves que utilices en tu
empresa.
3 3. Tiempo de surtido: En este rubro cuentas
con 3 espacios para anotar el tiempo (en
días) que tardan los proveedores en surtir el
producto.
4. Número de series: Si el producto que estás
registrando maneja Números de serie, o se
maneja en lotes, o si proviene del extranjero,
deberás marcar la opción correspondiente
para que el sistema lleve tu control bajo
estos parámetros.
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CARPETA PRECIOS Y CONTROL

CARPETA PRECIOS Y CONTROL
6. Stock mínimo: En este campo
1. Precio al público: Este precio debe indicarse la cantidad
siempre será sugerido como precio mínima de existencias que debe
unitario del artículo al momento de haber en el inventario, con la
elaborar una cotización, pedido, finalidad de satisfacer la
remisión o factura. demanda de tus clientes..
2. Otros precios: Dentro de la 7. Stock máximo: Aquí debes
ventana "Otros precios", puedes anotar la cantidad máxima de un
capturar hasta 4 diferentes precios artículo que se debe tener en
aplicables al producto que estés almacén.
dando de alta. 8. Apartados: Este campo es
3. Moneda: Este campo muestra la informativo y muestra la
moneda en la que se expresan lo cantidad de productos que no
precios de los productos. pueden ser vendidos debido a
4. Impuestos: Aquí se definen las que se "apartaron" desde el alta
tasas de impuesto con las que se de pedidos
afectará al producto. El porcentaje 9. Costeo: En esta parte puedes
más elevado que se acepta en elegir el método con el que va a
cada campo es 99.999%. ser determinado el costo del
5. Existencias: Aquí se muestra la producto al salir del inventario.
cantidad total de unidades de un 10. Almacén: Al modificar la
producto en el inventario. Cuando información del producto, podrás
hay integración con Facturas y revisar con este botón las
Vendedores, este campo es existencias del mismo en cada
actualizado automáticamente. uno de los almacenes de tu
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empresa
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CARPETA PRECIOS Y CONTROL

Esta opción te permite ingresar a los

datos de un producto y modificar su
contenido, excepto la clave del mismo. Antes de capturar los productos
Si en Parámetros de Inventarios
aparece desactivada la opción de del inventario es importante que
Cambio a Existencias, el campo con
cuentes con una clasificación de
este nombre aparecerá inhibido y no
podrás modificar las existencias. claves de tus productos
El tipo de costeo es un campo que no
es recomendable modificar,

Para modificar un producto es

necesario que lo selecciones y des clic
en

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Mediante esta opción, podrás eliminar

del catálogo un producto que ya no será
comprado ni distribuido. Al hacerlo, ya
no será posible efectuar algún
Al dar de alta un nuevo producto, el movimiento haciendo referencia al
sistema te preguntará si deseas dar de producto dado de baja.
alta la línea a la que pertenece dicho
producto. Este procedimiento puede Para eliminar un producto es necesario
realizarse también antes de comenzar a dar clic en
dar de alta los productos dando un clic
en el menú Archivo en la opción
CATALOGO DE LINEAS.

Estas opciones son consultas que te

permite ver los registros del inventario
(incluyendo servicios y kits) que se
manejan en tu empresa.

Para buscar un producto es necesario

dar clic en
Esta opción permite modificar los
Precios de venta de un producto o
grupo de productos, sin necesidad de
ingresar a cada registro para cambiarlo;
esto disminuye el tiempo invertido en la
actualización de precios.
Para cambiar el precio a un producto
debes dar clic en

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Cuentas con varios reportes en este

módulo y puedes ordenar la información
Mediante esta opción, podrás
del módulo de Inventarios con precisión.
seleccionar un grupo de productos y/o
Los reportes del módulo de Inventarios
servicios, los cuales tienen determinadas
cuentan con campos en sus ventanas
características en común que permiten
que son idénticos en todas las opciones.
identificarlos como tales.
Entre los reportes más comunes
Para eliminar un producto es necesario
encontraras:
dar clic en
 Reporte de productos
 Reporte de stock mínimo y máximo
 Reporte de Productos pendientes
 Reporte de Requisiciones
 Reporte de Inventario físico y
ventas anuales

Para obtener cualquiera de estos

reportes debes dar clic en el menú de
Reportes y elegir la opción deseada.

Recuerda que puedes

generar grupos de
productos, a los cuáles Podrás agregar los siguientes documentos de
denominaremos KID compras: Órdenes, Recepciones o
Devoluciones.

La captura de los tres tipos de

documentos es similar, y puedes darlos
de alta como documentos directos (sin
enlace) o enlazarlos con el documento
que les anteceda.

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 INSTITUTO DE CIENCIAS COMPUTACIONALES

 Si se define un porcentaje de
Impuesto global, éste aparecerá en
ORDEN DE COMPRA
la cabecera de todos los
documentos.
Es el documento por medio del cual se
 Al habilitar este campo podrás
realiza un pedido formal al proveedor
realizar en este módulo operaciones
para surtir cierto producto. Las órdenes
de compra con una moneda
de compra incrementan los Pendientes
diferente a la base.
por recibir de los productos del catálogo
 Si tienes activo este parámetro, el
de Inventarios y servicios y del almacén
folio secuencial para el documento
correspondiente.
de compra será automático.
RECEPCION DE MERCANCIA

Este documento se elabora cuando el

proveedor ha entregado parcial o
totalmente los productos solicitados. Al
elaborarse una recepción de mercancía
disminuirán los Pendientes por recibir y
se incrementarán las Existencias de los
productos.

DEVOLUCION DE MERCANCIA

Mediante este documento será posible

registrar la cantidad de mercancía que
por diversas razones se devuelve al
Recuerda que puedes proveedor. Este movimiento decrementa
manejar dentro de tus las Existencias de los productos tanto en
compras las políticas de el catálogo de inventarios y servicios
descuentos como en el almacén definido

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 INSTITUTO DE CIENCIAS COMPUTACIONALES

Este proceso te permite enlazar varios

documentos del mismo tipo con el
Podrás agregar los siguientes documento base.
documentos de compras: Órdenes, Cuentas con 2 opciones: Enlace manual
Recepciones o Devoluciones. Para ello, y automático.
revisa que en la ventana de alta de Con el enlace manual puedes enlazar
documentos se señale el tipo de documento por documento, mientras
documento que requieras elaborar. que en el automático enlazarás varios
documentos del mismo tipo con el
Para generar un documento es documento base.
necesario dar clic en

Ordenes de compra

Recepciones Devoluciones

1. Proveedor: Se desplegará
automáticamente la clave del
proveedor.
2. Documento base: El sistema
indica como "Documento base" el
tipo de documento que se está
elaborando
3. Documento enlazado: Se indica
1 2 el tipo de documento con el que se
está enlazando
3 4. Documento: Anota en este campo
el número de documento con el cual
4 se enlazará el documento base.
5 5. Fecha de elaboración: Una vez
que hayas especificado el número de
documento, se desplegará
automáticamente la Fecha de
elaboración y el Monto
correspondiente
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 INSTITUTO DE CIENCIAS COMPUTACIONALES

El proceso de cancelación de cualquiera Para los catálogos de Recepciones,

de los documentos de compra es el Órdenes y Devoluciones podrás expedir
mismo. Cuando un movimiento se los reportes de Resumen, Pendientes y
cancela, no se elimina físicamente del Detallado.
archivo de datos y no podrá ser utilizado Dependiendo de la consulta que se
como documento de referencia para ser tenga activa, las mismas opciones del
ocupado por un movimiento posterior menú Reportes despliegan diferentes
reportes.

Los reportes que podemos obtener

mediante SAE son los siguientes:

 Reporte de Resumen de
documentos
 Reporte de Pendientes
 Reportes Detallados
 Reporte de Compras por proveedor
 Reporte de Pendientes por producto

Dentro de este catalogo

podemos entre otras cosas:

 Agregar o modificar
conceptos de las cuentas por
pagar, mismos que se
utilizarán en los movimientos Con la tecla F4 puedes
de C x P que se generen. obtener un enlace
 Agregar , modificar o
eliminar movimientos de automático de tus
cuentas por pagar a documentos.
proveedores.
 Revisar los pagos del día por
saldo o por clave del
proveedor

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 INSTITUTO DE CIENCIAS COMPUTACIONALES

Es un catálogo que ofrece 20 conceptos Recuerda que si configuras el sistema

estándar para consultar y registrar las para trabajar con Cuentas por Pagar
cuentas por pagar. Puedes consultarlos, integrado, cuando elabores una
modificarlos o imprimirlos, Recepción de mercancía se creará
automáticamente el cargo
correspondiente y en esta parte del
sistema debes registrar los cargos y
abonos que afecten a dicha recepción
o al saldo total.

Para dar de alta un movimiento es

necesario dar clic en

Para realizar esta función debes dar de

alta un movimiento de cuentas por
pagar con el concepto de Anticipos con
su respectivo monto que se desee
aplicar posteriormente.
Es un proceso con el cual podrás
Para realizar un anticipo: realizar cambios en los campos de: No.
 Ubícate sobre el documento al cuál De Factura, No. de documento, Fecha
le realizarás un abono de Aplicación, Fecha de vencimiento,
 Presiona la tecla F7 y define el Tipo de cambio y Monto.
abono que aplicarás.

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 INSTITUTO DE CIENCIAS COMPUTACIONALES

Entre las actividades que puedes

desarrollar dentro de éste módulo
 Redondeo de montos: Al
encontramos:
 Agregar y cancelar
aplicarse este parámetro, las
documentos de venta. cantidades desplegadas dentro
 Da de alta documentos sin del campo de Precio unitario se
necesidad de capturar todos mostrarán sin decimales.
los datos, utiliza el enlace de  Políticas de descuento: Si, al
documentos. momento de elaborar los
 Establece descuentos en base documentos del ciclo de venta,
a volumen, periodo del año, podrán aplicarse las políticas de
etc, (políticas de descuento). descuento definidas.

COTIZACION

Este documento se refiere a una propuesta al cliente del monto al que ascendería la compra de cierta
mercancía.

PEDIDO

Con este documento el cliente solicita formalmente la compra de mercancía. En este caso se indica
una fecha de entrega.

REMISION

Con este documento podrás llevar el control de las salidas de los productos antes de ser facturados.

FACTURA

Es el documento final de venta. En el sistema puedes elaborar una factura directamente, o bien,
proveniente de otro documento.

DEVOLUCION

A través de este documento es posible registrar la cantidad de mercancía, previamente facturada, que
ha sido devuelta por el cliente.

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 INSTITUTO DE CIENCIAS COMPUTACIONALES

Podrás agregar los siguientes Este proceso te permite enlazar varios

documentos de compras: cotizaciones, documentos del mismo tipo con el
pedidos, facturas, remisiones o documento base.
Devoluciones. Para ello, revisa que en la Cuentas con 2 opciones: Enlace manual
ventana de alta de documentos se y automático.
señale el tipo de documento que Con el enlace manual puedes enlazar
requieras elaborar. documento por documento, mientras
que en el automático enlazarás varios
Para generar un documento es documentos del mismo tipo con el
necesario dar clic en documento base.

Facturas
Pedidos Cotizaciones

Remisiones Devoluciones

1. Cliente: Se desplegará
automáticamente la clave del
proveedor.
2. Documento base: El sistema
indica como "Documento base" el
tipo de documento que se está
elaborando
3. Documento enlazado: Se
indica el tipo de documento con el
que se está enlazando
1 2 4. Documento: Anota en este
campo el número de documento
3 con el cual se enlazará el
4 documento base.
5. Fecha de elaboración: Una
5 vez que hayas especificado el
número de documento, se
desplegará automáticamente la
Fecha de elaboración y el Monto
correspondiente

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 INSTITUTO DE CIENCIAS COMPUTACIONALES

El proceso de cancelación de cualquiera Para el catálogo de Ventas podrás

de los documentos de venta es el expedir los reportes de diferentes tipos.
mismo. Cuando un movimiento se Dependiendo de la consulta que se
cancela, no se elimina físicamente del tenga activa, las mismas opciones del
archivo de datos y no podrá ser utilizado menú Reportes despliegan diferentes
como documento de referencia para ser reportes.
ocupado por un movimiento posterior
Los reportes que podemos obtener
mediante SAE son los siguientes:

 Reporte de Resumen de
documentos
 Reportes de Pendientes
 Reporte detallado
 Reporte de Artículos Apartados
 Reporte de Ventas por cliente
 Emisión de documentos
 Otros reportes

Dentro del módulo de Clientes y CxC el

sistema lleva un seguimiento de los
cargos y abonos que se generan con
relación a las facturas emitidas a
clientes y otros cargos diversos, como
letras por cobrar, intereses moratorios, Recuerda que mediante el
etc.
menú edición, puedes
El sistema está configurado para generar reportes en forma
controlar las Cuentas por Cobrar contra
masiva.
Documento. Para llevar el control
Contra Saldo debes definirlo en los
parámetros específicos y regenerar el
índice de Cuentas por Cobrar.

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 INSTITUTO DE CIENCIAS COMPUTACIONALES

Recuerda que si configuras el sistema

Es un catálogo que ofrece 20 conceptos para trabajar con Cuentas por Cobrar
estándar para consultar y registrar las integrado, cuando elabores una
cuentas por cobrar. Puedes consultarlos, Recepción de mercancía se creará
modificarlos o imprimirlos, automáticamente el cargo
correspondiente y en esta parte del
sistema debes registrar los cargos y
abonos que afecten a dicha recepción
o al saldo total.

Para dar de alta un movimiento es

necesario dar clic en

Para realizar esta función debes dar de

alta un movimiento de cuentas por
cobrar con el concepto de Anticipos con
su respectivo monto que se desee
aplicar posteriormente.

Para realizar un anticipo:

 Ubícate sobre el documento al cuál Es un proceso con el cual podrás
le realizarás un abono realizar cambios en los campos de: No.
 Presiona la tecla F7 y define el De Factura, No. de documento, Fecha
abono que aplicarás. de Aplicación, Fecha de vencimiento,
Tipo de cambio y Monto.

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Las utilerías de SAE son diferentes Esta opción te permite traducir los
opciones que te permiten tener archivos de ASPEL SAE 1.0 y ASPEL
actualizado y perfectamente SAE 5.X.
configurado tu sistema. Es necesario que tus archivos no se
Anteriormente comentamos que el estén utilizando y trata de tener antes
control de archivos se encuentra siempre un respaldo de tu
dentro de éste menú y debes información.
recordar que esta opción te permite
generar tus archivos para comenzar
a trabajar.
A lo largo de este capítulo
trabajaremos con las diferentes
opciones del menú de Utilerías.

Con esta opción podrás reinstalar

Esta opción sirve para copiar tus el respaldo que hayas realizado.
archivos de trabajo a otros La información proviene del
dispositivos, como un disquete en respaldo que hayas realizado, ya
la unidad A: o B: de tu sea de disco, de otra unidad o de
computadora, o al mismo disco otro directorio.
duro, en otro directorio.

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Esta opción te permite generar tus

polizas en COI por cada uno de los
movimientos de SAE, por ejemplo
las compras, devoluciones sobre Recuerda que antes de
compra y venta, las ventas, etc. realizar la interfaz con COI
debes crear tu respaldo de
información

Sirve para integrar los movimientos de

diversos catálogos cuando en tus Entre las opciones se encuentran:
parámetros indicaste que trabajarías
de manera separada.  Facturas a Cuentas por Cobrar
 Facturas a Inventarios
Permite la actualización de los  Compras a cuentas por pagar
inventarios, las cuentas, etc., el  Compras a inventarios
proceso de actualización de estos  Actualización de pendientes
archivos se realiza de manera  Actualización de ventas anuales
automática.  Actualización de compras anuales

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Esta opción te permite definir en qué

archivo o cuál programa es el que
La finalidad de esta opción es trabajará como hoja de cálculo.
inicializar los acumulados que se
almacenan en los archivos de clientes,
proveedores e inventarios.

Recuerda que antes de

realizar la interfaz con COI
debes crear tu respaldo de
información

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