FONDO DE DESARROLLO DE PROYECTOS DE

CUNDINAMARCA

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

VERSIÓN 2.0

JULIO DE 2019
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INTRODUCCIÓN TABLAS DE RETENCIÓN

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CONTENIDO
1.INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................... 2

2.CONSIDERACIONES PRELIMINARES PARA LA ELABORACIÓN DE LA TABLA DE

RETENCIÓN DOCUMENTAL .................................................................................................... 3

3.METODOLOGIA: ELABORACIÓN DE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ........ 3

3.1 COMPILACIÓN INFORMACIÓN INSTITUCIONAL ......................................................... 4

3.2 FUNCIONES ........................................................................................................................... 5
3.3 MISIÓN .................................................................................................................................... 6
3.4 VISIÓN ..................................................................................................................................... 6
3.5 ESTRUCTURA ORGÁNICA ................................................................................................. 6

4.CONFORMACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES............................................................ 7

5.ENTREVISTA CON LOS PRODUCTORES DE LA DOCUMENTACIÓN MEDIANTE

LA APLICACIÓN DE LA ENCUESTA DOCUMENTAL .......................................................... 7

6.ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN RECOLECTADA .................. 7

7.ELABORACIÓN DE CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL ............................ 8

8.PRESENTACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL – TRD ........... 10

9.EXPLICACIÓN FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL – TRD .......... 10

10.CRITERIOS UTILIZADOS PARA LA DISPOSICIÓN FINAL DE LA

DOCUMENTACIÓN RELACIONADA EN LA TRD. .............................................................. 14

11.CRITERIOS PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS .......................................... 16

12.CRITERIOS PARA LA REPRODUCCIÓN TÉCNICA DE LOS DOCUMENTOS Y SU

DISPOSICIÓN FINAL RELACIONADOS EN LA TRD. ........................................................ 17

13.CRITERIOS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE

ARCHIVO ..................................................................................................................................... 17

14.IMPLEMENTACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LA TABLA DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL AL INTERIOR DE FONDECÚN. ................................................................. 17

15.GLOSARIO DE TÉRMINOS ASOCIADOS ....................................................................... 19

16.BIBLIOGRAFÍA ...................................................................................................................... 27

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1. INTRODUCCIÓN

Dada la importancia de la Gestión Documental para Fondecún y las normas

establecidas por el Archivo General de la Nación, se llevó a cabo el ajuste y
actualización de la Tabla de Retención Documental, con el objetivo de facilitar el
manejo, el control y el acceso a la información producida por la Entidad, determinado
para ello los tiempos de retención de los documentos en las diferentes fases del
Archivo (Gestión, Central e Histórico), en el ejercicio de sus funciones y el cumplimiento
de su misión institucional.

Dado a que en la actualidad, se ajustó la estructura orgánica de la entidad, surge la

necesidad de realizar la actualización de dichas TRD, lo que permitirá agrupar la
documentación de acuerdo con las nuevas funciones, procesos y procedimientos
propios de cada dependencia.

La aplicación de esta nueva versión de la TRD, le permite a la Entidad el manejo

integral de la información, la racionalización de la producción y el tramite documental, el
fácil acceso a los documentos garantizando la selección y conservación de los
documentos de carácter permanente, regula las transferencias documentales, la
organización de los archivos de Gestión, Central e Histórico y la identificación de las
funciones institucionales a través de los documentos.

Por lo anterior, Fondecún, presenta las Tablas de Retención Documental - TRD, dando
cumplimiento a lo establecido en la Ley 594 de 20001 “Por medio de la cual se dicta la
Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones” y el Acuerdo 004 de 2013 “Por
el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012, ahora Decreto
1080 de 2015, en el cual se modifica el procedimiento para la elaboración,
presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención
Documental y las Tablas de Valoración Documental”.

El documento que a continuación se presenta, compila la información primordial de

Fondecún y describe la metodología empleada en la elaboración de las TRD, así
mismo se anexa la normatividad y soportes requeridos para su evaluación técnica.

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Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y
adoptar las respectivas tablas de retención documental.

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2. CONSIDERACIONES PRELIMINARES PARA LA ELABORACIÓN DE LA

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Sabiendo que la Tabla de Retención Documental es una herramienta archivística que

consiste en “listar las series, con sus correspondientes tipos documentales, y
asignarles un tiempo de retención o conservación en cada etapa del ciclo vital ( Archivo
de Gestión, Central y valoración histórica) de los documentos pertenecientes a cada
oficina de Fondecún, la cual podrá racionalizar la producción documental y disponer de
una información física y técnicamente organizada, como producto de la gestión
institucional, el control ciudadano y la preservación del patrimonio documental a nivel
nacional.

Beneficios de la elaboración de la Tabla De Retención Documental

 Conocer y regular la producción documental de cada dependencia en cumplimiento

de las funciones y actividades propias que le han sido asignadas.
 Facilitar el acceso y control a los documentos producto de su gestión, en
concordancia con las normas legales vigentes.
 Garantizar la selección y conservación de la documentación que representa un
valor administrativo patrimonial para la entidad nacional, territorial y sus
beneficiarios.
 Regular las Transferencias Documentales en las diferentes fases de formación del
archivo.

3. METODOLOGIA: ELABORACIÓN DE TABLA DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL

Fondecún adoptó la metodología establecida en el mini manual de TRD y acuerdo 04

de 2013, la cual, contiene las siguientes actividades:

a. La recolección y análisis de la información relacionada con las funciones asignadas

a las diferentes dependencias.

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b. El análisis de la información relacionada con los procesos y procedimientos del

Sistema Integrado de Gestión de la Entidad, con el fin de caracterizar y clasificar la
documentación generada en los mismos.
c. Definir las Series y las Subseries documentales.
d. Precisar el proceso de valoración primaria y secundaria de los documentos.
e. Definir las actividades referentes a la implementación y aplicación de la Tabla de
Retención Documental.
f. Presentar un Glosario que incluye términos asociados al que hacer y misión
institucional.
g. Observación física de las unidades documentales, la cuales facilitaron la
estructuración de las series y subseries documentales, a fin de darle coherencia al
proceso de elaboración del Cuadro de Clasificación Documental y Tabla de
Retención Documental.

3.1 COMPILACIÓN INFORMACIÓN INSTITUCIONAL

En esta primera fase, se recopiló información de la Entidad soportada en actos

administrativos que hacen referencia a la creación de la Entidad, resoluciones de
creación de los grupos internos de trabajo, los cambios en las estructuras orgánicas de
la Entidad, la creación de dependencias, los manuales de funciones, de procesos y
procedimientos, el listado maestro de documentos del Sistema Integrado de Gestión y
al organigrama vigente institucional.

El Fondo de Desarrollo de Proyectos de Cundinamarca FONDECÚN, creado mediante

Decreto Ordenanza No.00275 de 2008, es una empresa Industrial y Comercial del
sector descentralizado del orden departamental altamente especializado, con
personería jurídica, autonomía administrativa y financiera y patrimonio independiente,
vinculado a la Secretaria de Planeación.

A través del Decreto ordenanza No.005 de 2013 se modifica la estructura orgánica del
Fondo de Desarrollo de Proyectos de Cundinamarca y se dictan otras disposiciones,
así mismo, el Decreto Ordenanza No. 0005 de 2013 se modifica la estructura orgánica
del Fondo de Desarrollo de Proyectos de Cundinamarca y se dictan otras disposiciones
y A través del Decreto Ordenanza No. 264 de 2016 se adopta el Estatuto Básico del
Fondo de Desarrollo de Proyectos de Cundinamarca.

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3.2 FUNCIONES

 Estructurar proyectos y prestar asesoría financiera y técnica respecto de los

mismos.

 Evaluar proyectos en cuanto a su diseño metodológico, dimensión financiera y

optimización de recursos.

 Gerenciar proyectos con recursos nacionales e internacionales atendiendo su

negociación, planeación, ejecución, liquidación y metodología de selección.

 Ejercer como consultor de proyectos especiales para entidades públicas y

privadas.

 Promover, estructurar, gerenciar, ejecutar, evaluar y liquidar proyectos de

desarrollo financiados con recursos de fuentes nacionales o internacionales.

 Realizar las gestiones necesarias para garantizar la viabilidad financiera del

Fondo y de los proyectos que administra y ejecuta.

 Celebrar contratos y/o convenios con entidades del orden departamental. distrital
y nacional para administrar recursos destinados a la ejecución de proyectos y
para el desarrollo de esquemas de gerencia de proyectos.

 Prestar asesoría y asistencia técnica a entidades públicas y privadas en materias

relacionadas con proyectos de desarrollo.

 Realizar inversiones de portafolio con los recursos que reciba en desarrollo de

su objeto social.

 Adquirir, enajenar, gravar y limitar el derecho que tenga sobre sus bienes,
cuando sea necesario o conveniente para el cumplimiento de sus objetivos y sus
funciones.

 Invertir los excedentes de tesorería con fines de rentabilidad y dentro de las

políticas establecidas por la Junta Directiva.

 Prestar asesoría técnica y profesional a las entidades Nacionales y

Departamentales, a los municipios y demás entidades públicas en el diagnóstico
y/o valoración de sus activos y sobre temas relacionados con sus objetivos.

 Actuar como operador público en las diferentes modalidades de asociación y

contratación, tales como Asociaciones Publico Privadas, Contratos Plan, Ciencia
y Tecnología, y las demás que puedan crearse por vía normativa.

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 Las demás que le establezcan las disposiciones legales, las ordenanzas y las
que se deriven de sus objetivos y funciones.

3.3 MISIÓN

Es misión de Fondecún, desarrollar su objeto como una empresa especializada en la

estructuración, gerencia, administración y desarrollo de proyectos de inversión,
orientada al cumplimiento de políticas y metas organizacionales, a través de procesos
eficientes, efectivos y transparentes que garanticen satisfacción y generen valor público
para sus clientes, contribuyendo de ésta manera al desarrollo socioeconómico del
Departamento de Cundinamarca y del país.

3.4 VISIÓN

Fondecún como empresa líder en la planeación y ejecución de programas y proyectos

de inversión que satisfacen las necesidades socioeconómicas y contribuyen en la
consolidación del desarrollo del país.

3.5 ESTRUCTURA ORGÁNICA

La estructura orgánica de Fondecún para efectos de la elaboración de la tabla de

retención, se basó en Decreto 359 de 2008, “Por el cual se adopta la Organización
Interna del Fondo de Desarrollo de Proyectos de Cundinamarca – FONDECÚN, y se
dictan otras disposiciones”. Así mismo, se tuvo en cuenta la resolución 029 del 05 de
agosto del 2011: “Por la cual se establece y se adopta el código para las unidades
documentales productoras de tipos documentales para el Fondo de Desarrollo de
Proyectos de Cundinamarca – FONDECÚN”. Compilados los actos administrativos que
dan testimonio de cada una de las oficinas productoras que conforman la estructura
orgánica Interna de Fondecún, queda de la siguiente manera:
Ilustración organigrama

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4. CONFORMACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES

La identificación documental para la conformación de series documentales se basó en

el análisis de las funciones, consulta del banco terminológico de series documentales,(
http://www.archivogeneral.gov.co/lanzamiento-banco-terminologico-de-series-y-
subseries-documentales), consulta de los registros del SIG identificados en el manual
de procesos y procedimientos de la Entidad. Por otro lado, se analizaron las series y
subseries identificadas en la primera versión de la TRD, información que orientó tanto
la contextualización de producción y trámite de los documentos, como la valoración
documental.

5. ENTREVISTA CON LOS PRODUCTORES DE LA DOCUMENTACIÓN

MEDIANTE LA APLICACIÓN DE LA ENCUESTA DOCUMENTAL

Para el levantamiento de la información con los productores de la documentación en

cada una de las dependencias, la cual comprendió con el análisis de la producción y
trámite de los documentos en el contexto orgánico funcional de la entidad, es decir, de
sus funciones, la normatividad que regula su trámite, la frecuencia de consulta, entre
otros.

6. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN RECOLECTADA

El análisis e interpretación de la información, tiene como fin contar con los siguientes
resultados que formaran parte integral de la versión final de las TRD así:

 Conformación de series y subseries con sus respectivos tipos documentales.

 Identificación de los valores primarios y secundarios de la información, de

acuerdo con su ciclo vital, lo que permitió definir los tiempos de retención en los
archivos de gestión y central y definir la disposición final de los documentos.

 Identificación documental se centra en las funciones administrativas, con

respecto a la generación de series y subseries, y los tipos documentales que se
generan en cada actividad por cada dependencia.

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La materialización de dichos documentos se evidencia agrupados en series y subseries

documentales y relacionados en el Cuadro de Clasificación Documental, en el que se
relacionan unidad administrativa, serie y subserie documental de forma secuencial de
acuerdo a los documentos producidos o recibidos por la entidad.
Ilustración: Formato Tabla de Retención Documental

7. ELABORACIÓN DE CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

Para la elaboración del Cuadro de Clasificación Documental de las series y subseries

documentales identificadas, se relaciona jerárquicamente las dependencias y oficinas
productoras de la Entidad a los cuales se les asigna una codificación a las
dependencias, conformado por un número de tres dígitos, de forma ascendente de 100
en 100, el cual inicia con la oficina de mayor jerarquía Gerencia (100), y continua con
las unidades de la alta dirección según la jerarquía de las mismas así:

CÓDIGO DE DEPENDENCIA QUE PRODUCE LA DOCUMENTACIÓN

LA
DEPENDENCI
A
100  GERENCIA GENERAL
110  SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
120  SUBGERENCIA TECNICA

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Así mismo, para la codificación de las series documentales, primero se ordenaron

alfabéticamente y luego se les asignó un código numérico ascendente para cada una
de ellas a partir de uno (1), Igualmente, para las subseries documentales, se les asignó
un código numérico ascendente, iniciando en uno punto uno (1.1) y el cual cambia de
acuerdo con la numeración principal de la serie documental.

La codificación en las TRD es entonces, el resultado de unir el código de cada oficina

productora, al de la serie y subserie, y muestra los diferentes componentes de la
estructura organizacional y la relación de dependencia existente entre ellos.

Ilustración: Cuadro de Clasificación Documental

Ilustración: Ejemplo de Codificación de las series y subseries documentales

Tabla de Retención Documental

Gerencia General

CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES

D S SB
100 1 ACTAS SERIE DOCUMENTAL

100 1 1.1 Actas Comité de Gerencia SUBSERIE

DOCUMENTAL

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8. PRESENTACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL – TRD

- En última instancia, se elaboró la Tabla de Retención Documental, que consiste en

la agrupación de las series y subseries con sus correspondientes tipos
documentales, a los cuales se les asigna un el tiempo de permanencia y disposición
final de los documentos. De ahí que se elaboró Tabla de Retención Documental de
la Entidad, acompañada de una introducción, que es el documento donde se
describen en forma detallada los pasos metodológicos seguidos a la hora de
elaborar la herramienta archivística y las actividades desarrolladas, Disposiciones
legales relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional,
organigrama actual de la entidad sustentado por acto administrativo, funciones y
manuales de procedimientos.
- Presentación de la propuesta de Tabla de Retención al Comité Institucional, para su
posterior aprobación mediante Acta.
- Remisión de las TRD al Consejo Departamental, para su estudio y trámite en la
convalidación de la misma, acompañadas de los anexos que sustenten los procesos
y criterios empleados en su elaboración.

9. EXPLICACIÓN FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL – TRD

Oficina Productora. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que

conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.

Código. Sistema convencional que identifica tanto las unidades productoras de

documentos como sus series respectivas. Este debe responder al sistema de
clasificación documental establecido en la entidad.

Serie. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales,

emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de
sus funciones específicas. De ser pertinente, también se listarán la subseries
correspondientes.

Retención. Plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en

el archivo de gestión o en el archivo central. Esta permanencia está determinada por la
valoración derivada del estudio de la documentación producida en las oficinas.

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Archivo de Gestión. Es aquel donde se reúne la documentación en trámite en busca

de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta
administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten. Es el archivo de las
oficinas productoras.

Archivo Central. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o

trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez
finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias
oficinas y los particulares en general.

Disposición final. Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la
valoración con miras a su conservación permanente, a su eliminación, selección por
muestreo y/o microfilmación.

Conservación total. Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es

decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre
el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora,
convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Asimismo, son
Patrimonio documental de la Entidad que los produce, utiliza y conserva para la
investigación, la ciencia y la cultura.

Eliminación. Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido
su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico y carecen de
relevancia para la investigación, la ciencia y la tecnología.

Selección. Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la

documentación por medio de muestreo, entendiéndose este como la operación por la
cual se conservan ciertos documentos de carácter representativo o especial durante la
selección con criterios alfabéticos, numéricos, cronológicos, topográficos, temáticos,
entre otros.
Medio Tecnológico: Técnica que permite, fotografiar documentos y obtener pequeñas
imágenes en película. En esta columna también se indican otros soportes electrónicos
o magnéticos.

Procedimientos. En esta columna deben consignarse los procesos aplicados en la

modalidad de muestreo, microfilmación y eliminación.

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NORMATIVIDAD QUE SUSTENTA LOS TIEMPOS DE RETENCIÓN

VALORES TIEMPO DE
NORMA Y PRESCRIPCIÓN
PRIMARIOS RETENCIÓN
Valoración En materia civil, para cada uno de los casos determinados Entre 5 y 10
como series documentales, debemos tener en cuenta la
desde el punto años
Ley 791 de 2002, según los términos de prescripción
de vista legal ordinaria a tres (3) años para bienes muebles y de cinco
(5) años para bienes raíces (artículo 2529 del Código
penal y civil
Civil); y a diez (10) años, la extraordinaria adquisitiva de
dominio y la extintiva.
Contables y Ley 962 de 2005. Art 28. Racionalización de la 10 años
conservación de libros y papeles de comercio. Los libros y
tributarios
papeles del comerciante deberán ser conservados por un
período de diez (10) años contados a partir de la fecha del
último asiento, documento o comprobante, pudiendo
utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su
conservación en papel o en cualquier medio técnico,
magnético o electrónico que garantice su reproducción
exacta.
Código de Comercio. Artículos 48 al 60. En relación con la
conformación y conservación de los libros y papeles del
comerciante.
Estatuto Tributario. Artículo 632. Deber de conservar
informaciones y pruebas.

Administrativos Ley 80 de 1993. Artículo 55. De la prescripción de las 5- 10-20-30 y

acciones de responsabilidad contractual. La acción civil
hasta 80 años
derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los
artículos 50, 51, 52 y 53 de esta ley prescribirán en el
término de veinte (20) años, contados a partir de la
ocurrencia de los mismos. La acción disciplinaria
prescribirá en diez (10) años. La acción penal prescribirá
en veinte (20) años.

La Ley 734 DE 2002 Prescripción de la acción

Disciplinaria. Artículo 30. Términos de prescripción de la
acción disciplinaria. La acción disciplinaria prescribe en
cinco años, contados para las faltas instantáneas desde el
día de su consumación y para las de carácter permanente
o continuado desde la realización del último acto.
En el término de doce años, para las faltas señaladas en
los numerales 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10 del artículo 48 y las del
artículo 55 de este código.

Código civil: tiempo de retención ordinaria 10 años Art.

2529, extraordinaria 20 años Art. 2532 Ley 57 de 1887

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Termino total de retención 20 años.

Código Sustantivo del Trabajo. Art.264. Archivos de las

empresas. • Ley 100 de 1993. Por el cual se crea el
sistema de seguridad social integral y se dictan otras
disposiciones.
• Decreto 2527 de 1950. Por el cual se autoriza el
procedimiento de microfilm en los archivos…y Decreto
3354 de 1954. • Ley 80 de 1993. Art. 39 y 55 de la
prescripción de las acciones de responsabilidad
contractual.

La valoración Se determinó por lo contenido en el Código único Entre 10- 20-

Disciplinario, relacionado con el desarrollo de
jurídica 30 años
procedimientos administrativos que comporta actividades
que pueden ser objeto de investigaciones y sanciones
disciplinarias, de conformidad con los alcances de la Ley
734 de 2002 “por la cual se expide el Código Disciplinario
Único”, Artículo 30. Términos de prescripción de la acción
disciplinaria. La acción disciplinaria prescribe en cinco
años, contados para las faltas instantáneas desde el día
de su consumación y para las de carácter permanente o
continuado desde la realización del último acto, así como
la Ley 1474 de 2011, artículo 132, sobre la prescripción de
la acción disciplinaria a los 5 años, “contados para las
faltas instantáneas desde el día de su consumación y para
las de carácter permanente o continuado desde la
realización del último acto” a acción disciplinaria prescribe
en cinco años, contados para las faltas instantáneas
desde el día de su consumación y para las de carácter
permanente o continuado desde la realización del último.
Código Penal. Artículo 83. Expone que el término de
prescripción de la acción penal. La acción penal
prescribirá en un tiempo igual al máximo de la pena fijada
en la ley, si fuere privativa de la libertad, pero en ningún
caso será inferior a cinco (5) años, ni excederá veinte
(20) años , salvo lo dispuesto en situaciones y casos
especiales que contemple la ley.
Ley 975 de 2005 artículos 56, 57 y 58.

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10. CRITERIOS UTILIZADOS PARA LA DISPOSICIÓN FINAL DE LA

DOCUMENTACIÓN RELACIONADA EN LA TRD.

Para determinar la disposición final de los documentos relacionados en la TRD, se tuvo

en cuenta los valores primarios tales como administrativos, legales, técnicos, contables
y fiscales; los valores secundarios, tales como histórico, científico y cultural. De igual
manera, se tuvo en cuenta los criterios relacionados en la Circular Externa 003 de 2015
del AGN, mediante los cuales se identificaron aspectos como:

Para los Documentos que en su disposición final se señaló Conservación Total - CT se

tuvo en cuenta las decisiones tomadas en los Comités documentadas en las Actas
Planes y contratos de prestación de servicios sobre actividades misionales.

Así mismo los documentos que dan cuenta de las actividades misionales de la Entidad
tales como:
Documentos Dispositivos como resoluciones y actos administrativos que dan cuenta de
cómo se debe establecen procesos organizacionales así, como las circulares, los
manuales operativos y manuales de procesos y procedimientos.

Para los documentos que en su disposición final documental se señaló Selección en las
TRD, están sujetos a las características propias de la información contenida en la serie,
y su volumen documental, se determinó una selección de las unidades documentales
para conservación permanente, teniendo en cuenta dos criterios de sección: un criterio
cualitativo, que obedece a las atributos de la información, y el provecho que se puede
sacar de esta en investigaciones; un criterio cuantitativo, cuando la serie tiene un alto
volumen documental, y la información posee características homogéneas, se puede
determinar la selección de una cantidad de unidades documentales para su
conservación permanente. Usualmente, se determina esta disposición final para dejar
testimonio de los procesos y procedimientos de la entidad, dependiendo de la
valoración que se realizó previamente a la hora del levantamiento de las Tablas de
Retención Documental eligiendo el material que se va a conservar de manera
permanente, o tomando una muestra representativa, quedando el resto del mismo
para su eliminación

La selección documental se aplica, teniendo en cuenta la especificidad de la

información contenida en los documentos de archivo, agrupados en series, subseries o
asuntos documentales según sea el caso, en cuanto a su índole, contenido, formato,
soporte, volumen, su significación y posibles finalidades o usos potenciales que vaya a
tener la muestra una vez obtenida.

Al respecto se exponen cuatro métodos de selección los cuales, si bien es cierto no se

especificaron en el procedimiento, se deben tener en cuenta en el momento en que
cumpla su tiempo de retención en el archivo central y son las siguientes:

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La toma de ejemplares o unidades documentales específicas. Este método es el menos

recomendado desde el punto de vista archivístico, y su valor para la investigación es
incierto. Sin embargo, cuando su aplicación se justifique, debe contar con un
fundamento técnico, que señale su pertinencia con base en unos criterios verificables,
que pueden ir desde la rareza del formato o soporte, la necesidad de ilustrar una
práctica administrativa desaparecida y sobre la cual no existen más evidencias
documentales, o formatos que se utilizaban antaño. Es posible que dicha selección
carezca de valores potenciales para la investigación, pero se sustenta la conservación
de un ejemplar o unidad documental para testimoniar prácticas administrativas
desaparecidas.

Muestreo cualitativo o selectivo. Para la aplicación de este método, se requiere

identificar unos criterios preconcebidos, con base en los cuales se toma la decisión de
seleccionar una muestra documental y eliminar el resto. En este método se debe partir
de la cualidad de la información, una vez realizado el análisis general de la misma, para
que al momento de la aplicación de la selección, esta se realice teniendo en cuenta
algunos aspectos como: el estado de
Conservación, la integridad de la información, el estado de completitud de los
expedientes, entre otros; lo que se busca es conservar los documentos que se
consideran más importantes dentro de una clase, agrupación o serie, teniendo en
cuenta que puedan llegar a tener un uso especial para fines de investigación y
enriquecer la memoria institucional de la entidad productora

Muestreo sistemático o cuantitativo. Al igual que el anterior, parte de unos criterios

preconcebidos que generalmente son numéricos, desde los cuales se pretende
seleccionar muestras porcentuales dentro de unidades cronológicas como meses,
trimestres, semestres o años; o unidades numéricas dentro de rangos porcentuales, de
acuerdo con las características intrínsecas de la información. Es importante señalar
que este método aplica para series homogéneas, y se sugirió de forma general una
muestra del 10 % fundamentado en la producción documental y de acuerdo a las
características de la misma antes señaladas.

Muestreo Aleatorio. Consiste en tomar una muestra al azar, sin necesidad de contar
con criterios o pautas previamente establecidas, sino con la seguridad que cualquier
unidad documental tiene la posibilidad de representar la totalidad de una serie o
agrupación documental. Se trata entonces de un método que parta de una base
puramente estadística, y que por su facilidad es una de las más utilizadas.

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11. CRITERIOS PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

Para proceder con la eliminación documental de los documentos físicos el área

responsable es la Gerencia Administrativa y Secretaria General y para los documentos
electrónicos es el área de tecnologías conjuntamente con la Gerencia Administrativa y
Secretaria General, quienes deben liderar las siguientes actividades:

 Levantamiento del inventario documental (FUID) de las unidades de

conservación que han cumplido el periodo de retención o son consideradas para
su eliminación. Cuando exista documentación que presente deterioro biológico y
debe emitirse un concepto sobre su estado de conservación, elaborado por un
conservador - restaurador o un microbiólogo y enviar a través de una
comunicación interna al responsable del área para determinar las medidas
correctivas del caso.

Nota 1: Para el caso de los documentos de apoyo “Documento generado por la misma
oficina o por otras oficinas, que no hace parte de las tablas de retención documental
pero son de utilidad para el cumplimiento de sus funciones. Se realizará lo establecido
en el Acuerdo 42 de 2002, (Articulo 4 – parágrafo) “Los documentos de apoyo no se
consignaran en la Tabla de Retención Documental de las dependencias y por lo tanto
pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en
Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia.”

 Diligenciamiento y firma del acta de eliminación por el Jefe o responsable de la

dependencia que se va a eliminar la documentación.
 Presentación y autorización de la propuesta de eliminación al Comité Interno de
Archivo.
 Verificación de la documentación a eliminar por parte el Jefe o responsable de
la dependencia, mediante la confrontación de los inventarios contra las unidades
de conservación ( cajas y carpetas )
 Eliminación de documentos, por series, subseries documentales o asuntos y no
por tipos documentales, excepto que se trate de copias idénticas o duplicados.

Se debe dejar constancia del proceso de eliminación a través de un acta de

eliminación, donde se indique, entre otros datos, el tipo de material que se requiere
eliminar, la medida (metros lineales, volumen o unidades documentales), y la técnica
utilizada para la eliminación. Igualmente se tendrá en cuenta las siguientes actividades.

 Las unidades de conservación se deben clasificar por vigencias, para facilitar la

identificación y posterior eliminación.
 Los responsables del área de gestión documental deben realizar la revisión
física para verificar el contenido de la documentación a eliminar.

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 Se debe verificar la información y la documentación física, se procede a la

destrucción física de los documentos mediante destrucción del papel.
 La destrucción del papel y su destinación final (venta, donación, reciclaje) es
responsabilidad de la Entidad.
 Se elabora y legaliza el acta de eliminación por parte de los funcionarios que
intervienen en el procedimiento.

12. CRITERIOS PARA LA REPRODUCCIÓN TÉCNICA DE LOS DOCUMENTOS Y

SU DISPOSICIÓN FINAL RELACIONADOS EN LA TRD.

Para las tablas de retención – TRD de la Entidad , finalizados los tiempos de retención
y/o conservación en el archivo central, se señaló específicamente en las columnas de
CT – Conservación total y S – Selección, aplicar el MT- medio técnico, garantizando
así, su acceso y consulta y minimizando el uso y manipulación del documento original.
Sin embargo, para la utilización del medio técnico elegido, en el momento de la
aplicación deberá realizarse una justificación técnica por parte del productor
documental, conjuntamente con la Subgerencia Administrativa Y Financiera y la Oficina
de tecnología, que justifique la implementación de las tecnologías seleccionadas, con la
respectiva aprobación del Comité Institucional.

13. CRITERIOS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE

ARCHIVO

Fondecún no cuenta con una política gestión documento electrónico que suministre los
lineamientos establecidos en la guía número 5 de cero papel en la Administración
Publica, elaborada por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones. Dirección de Gobierno en línea, con la participación de la Alta
Consejería para el Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa, Departamento
Administrativo de la Función Pública y Archivo General de la Naciónpara los
documentos digitales y/o electrónicos.

14. IMPLEMENTACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LA TABLA DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL AL INTERIOR DE FONDECÚN.

La implementación y/o aplicación de la tabla de tabla de retención documental consiste

en desarrollar las actividades técnicas y operativas encaminadas a la organización de
los archivos de gestión de la Entidad de acuerdo con la tabla de retención documental y
de conformidad con la Ley General de Archivo, articulo 24, Acuerdo 042 de 2002,
Acuerdo 002 de 2014 y Acuerdo 04 de 2013 una vez se haya cumplido las etapas de
aprobación y convalidación requeridas por la normatividad.

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La Subgerencia Administrativa y Financiera, establecerá un cronograma de

capacitación, sensibilización y seguimiento para la verificación de la aplicación de la
Tabla de Retención Documental en cada una de las dependencias del Entidad,
teniendo en cuenta los pasos establecidos en este documento.

Las modificaciones o actualizaciones de la tabla de retención documental que surjan

del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la
Subgerencia Administrativa y Financiera, en concordancia con lo establecido en el
Acuerdo 03 de 2014. Igualmente se relacionan las actividades de organización de los
archivos de gestión se describen en los siguientes pasos metodológicos los cuales
incluyen solo labores operativas sobre los documentos físicos.

Primer paso, Clasificación Documental: Se debe tener la tabla de retención de cada

oficina para clasificar y agrupar la documentación que se refiere a un mismo asunto.
(Por ejemplo: Actas, Planes, Nóminas, Historias Laborales, Contratos, Procesos
Disciplinarios, etcétera) e identifique cada uno de los grupos encontrados sin olvidar el
nombre al que corresponda.

Segundo, paso Identificación de “Documentos de Apoyo”: Los documentos que no

fueron clasificados en cada serie documental (Anexos, soportes) y son generados por
otras dependencias, son considerados documentos de apoyo y NO se deben transferir
al archivo central (por ejemplo, normas, informes de otras dependencias.), pueden ser
eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita
por el respectivo jefe de dependencia.

Tercer paso, Ordenación Documental: La Ordenación de los expedientes debe

realizarse por carpetas, en forma de libro; es decir, al abrir la carpeta debe encontrarse
el primer documento que generó el trámite y al final de la carpeta la última actuación
del expediente, de forma tal que se evidencie el desarrollo de los trámites.

Cuarto paso, Depuración Documental y Retiro de material metálico. Consiste en

retirar de las carpetas, todos aquellos documentos que no son de archivo como, por
ejemplo: documentos en blanco, fotocopias, duplicados, tarjetas de invitación o
felicitación, entre otros.

La documentación deberá estar libre de material metálico, como: ganchos de cosedora,

clips, entre otros.

Quinto paso, Foliación: La foliación se realizará en el momento en que se prepare la

documentación para ser transferida de tal manera que se pueda evidenciar el
desarrollo de los trámites. La foliación es el acto de enumerar los folios solo por su cara
recta, cuya numeración se aplica solamente a esta y debe efectuarse en el extremo
superior derecho de la hoja, con un lápiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma
legible y sin enmendaduras.

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Sexto paso, elaboración de la hoja de control: En cumplimiento al Acuerdo 002 de

2014, Artículo 12, Parágrafo “Obligatoriedad de la elaboración de la hoja de control,
para la documentación que se encuentra en gestión.

Séptimo paso, diligenciamiento de inventario documental: Cada funcionario y/o

contratista realizará el Inventario Documental de los archivos de gestión, diligenciando
los campos contenidos en el formato de inventario documental.

Octavo paso, transferencias Documentales: Es el traslado ordenado y clasificado de

los documentos que cumplen su tiempo de retención (estipulado en

La TRD), previo diligenciamiento del formato de inventario de documentos, según

calendario de transferencias previamente programado.

Noveno paso, Plan de seguimiento: Para garantizar la realización de las actividades

anteriormente descritas, se elaborará un plan con su respectivo cronograma de
seguimiento a dichas actividades por cada dependencia, las cuales gradualmente
deberán ser organizadas y revisadas para cada serie documental relacionada en la
TRD.

15. GLOSARIO DE TÉRMINOS ASOCIADOS

ACCESO A LOS ARCHIVOS: Derecho de los ciudadanos a consultar la información

que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley.

ACCIONES POPULARES: Derecho que se tiene a pedir una cosa en juicio.

ACTA: Relación escrita donde se consigna el resultado de las deliberaciones y

acuerdos de cada una de las sesiones que celebra una Junta, Consejo, Comité
o Asamblea para su debida constancias.

ACTA DE ELIMINACIÓN: Acto administrativo suscrito por el presidente y secretario del

comité de archivo de cada entidad que sirve como memoria y testigo de las razones
que sustentan la eliminación de documentos. Dicho documento debe ser conservado
permanentemente.

ACTO ADMINISTRATIVO: Cualquier manifestación de la voluntad de la administración

en cumplimiento de funciones administrativas. Puede ser verbal o escrito.

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ADMINISTRACIÓN: Gestión, gobierno de los intereses o bienes, en especial de los

públicos. En derecho público equivale a poder ejecutivo y tiene a su cargo el
cumplimiento de hecho de los fines del estado.

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS: Operaciones administrativas y técnicas

relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación,
conservación, preservación y servicios de todos los archivos de una institución.

ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS: Depósito de los documentos en estantería,

cajas, archivadores, legajos, etc., para su conservación física y con el fin de ser
extraídos posteriormente para su utilización.

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el
transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir de
testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos,
o como fuentes de la historia.

ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan los documentos transferidos por los

distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no están frecuente
pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y
particulares en general.

ARCHIVO DE GESTIÓN: Conformado por toda la documentación que es sometida a

continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la
soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos
iniciados.

ARCHIVO HISTÓRICO: Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo

central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de
archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la
investigación, ciencia y la cultura.

ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PÚBLICO: Aquel que por su valor para la historia,
la investigación, la ciencia y la cultura es de interés público y es declarado como tal.

ARCHIVO PÚBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades sociales y

aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia a la vez a todos los soportes
documentales y al proceso integral de la formación del archivo en su ciclo vital.
Producción o recepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento,
preservación y disposición final.

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AUTOMATIZACIÓN: Aplicación de los medios tecnológicos a los procesos de

almacenamiento y recuperación de la información documental.

BASE DE DATOS: Colección organizada de datos interrelacionados, destinada a

responder a las necesidades de diversas aplicaciones y administrada
independientemente de cada una de ellas.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación
temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Labor intelectual mediante la cual se identifican y

establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección, y
Subsección), de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad

CÓDIGO: Sistema de signos y combinaciones de signos, cada uno de los cuales

representa ciertos datos previamente convenidos.

CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS: Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la

integridad física de los documentos que alberga un archivo.

CONSULTA DE DOCUMENTOS: Derechos de los usuarios de la entidad productora

de documentos y de los ciudadanos en general a consultar la información contenida en
los documentos de archivo y a obtener copia de los mismos.

CONTROL CORRESPONDENCIA: Consecutivo de radicación utilizado para controlar

la llegada y salida de los documentos.

CONVENIOS: Acuerdo establecido entre dos partes con el fin de llegar al mismo
propósito.

CUADRO DE CLASIFICACIÓN: Sistema de clasificación elaborado a partir del

conocimiento de las funciones y procedimientos de una Entidad y en el cual se refleja
la conformación orgánico-funcional de un fondo.

CUSTODIA DE DOCUMENTOS: Responsabilidad jurídica que implica por parte de la

institución archivística la adecuada conservación y administración de los fondos,
cualquiera que sea la titularidad de los mismos.

DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: Proceso de análisis de los documentos de archivo de

sus agrupaciones, materializando en representaciones que permitan su identificación,
localización y recuperación de su información para la gestión o la investigación.

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DEPÓSITO DE ARCHIVO: Espacio destinado a la conservación de los documentos en

una institución archivística.

DEPURACIÓN: Operación por la cual se separan los documentos que tienen valor
permanente de los que no lo tienen

DIGITALIZACIÓN: Transformación de una imagen analógica o real en una imagen

digital, que se representa mediante un ordenamiento bidimensional de datos, en el que
cada elemento queda codificado en un determinado número de bits.

DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: Selección de los documentos en cualquiera

de sus tres edades, con miras a su conservación temporal, permanente o a su
eliminación.

DOCUMENTO: Información registrada, cualquiera que sea su forma el medio utilizado.

DOCUMENTOS ACTIVOS: Los que son utilizados habitualmente con fines

administrativos.

DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una

entidad pública en razón de sus actividades o funciones.

DOCUMENTOS FACILITATIVOS: Aquellos que son comunes a toda la administración,

debido a que son producto del ejercicio de las mismas funciones, ejemplo notas
contables, recibos de caja, calificación de objetivos.

DOCUMENTOS HISTÓRICOS: Aquellos que son únicos por su significado histórico y

su valor secundario y permanente que garantizan el testimonio institucional.

DOCUMENTOS INACTIVOS: Aquellos que han dejado de emplearse con fines

administrativos y legales.

DOCUMENTOS SEMIACTIVOS: Aquellos cuyo uso administrativo y legal es ocasional.

DOCUMENTOS SUSTANTIVOS: Los que se producen en relación con las funciones

misionales de cada entidad.

DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y

características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

DOCUMENTOS PRIVADOS: Los que pertenecen a personas naturales y jurídicas,

Entidades, Instituciones y Organizaciones que no tienen carácter oficial.

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DOCUMENTOS TESTIMONIALES: También denominados probatorios, son aquellos

en los que la autoridad competente consigna o acepta información para dar fe de lo
sucedido y tenga valor legal, ejemplo un diploma, una patente, un registro civil.

DOCUMENTOS VITALES: Es aquel necesario para el funcionamiento de un organismo

y que por su contenido informativo y testimonial garantiza el conocimiento de las
funciones y actividades del mismo aún después de su desaparición, por lo tanto,
posibilita la reconstrucción de la historia institucional.

FECHAS EXTREMAS: Se refiere a la fecha más antigua y a la más reciente que

pueden encontrarse en un expediente o en cualquier unidad documental.

FOLIACIÓN: Numeración consecutiva que se asigna en la parte superior derecha a

cada una de las hojas que componen un expediente

FOLIO: Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas

FONDO DOCUMENTAL: Conjunto de los documentos de una misma procedencia.

FUNCION ARCHIVISTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer

archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación
o conservación permanente.

GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas

tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida o
recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final, con el objeto de
facilitar su utilización y conservación.

INVENTARIO: Instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las

unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser
esquemático, general, analítico y preliminar.

LEGAJO: En los archivos históricos es el conjunto de documentos que forman una

unidad documental.

LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA: Conjunto de normas que oficializan la conservación,

el acceso, la protección y la organización de los archivos en un país.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: Documento técnico que presenta la descripción y

diagramación detallada a fin de garantizar normalización en la ejecución de los
procedimientos, asegurar que todo el personal los ejecute siempre de la misma forma y
servir como fuente de capacitación, tanto para los usuarios como para los responsables
de ejecutarlos.

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MICROFILMACIÓN: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas

imágenes en una película.

ORDENACIÓN DOCUMENTAL: Ubicación física de los documentos dentro de las

respectivas series en el orden previamente acordado.

ORGANIGRAMA: Representación gráfica d la estructura orgánica de algún tipo de

organización o entidad, que indica las distintas oficinas o unidades administrativas que
conforman una entidad u organismo.

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas

cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con
criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido

ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS: Proceso archivístico que cosiste en el desarrollo

de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de
una entidad.

PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor

histórico o cultural.

PROCEDIMIENTO: Actuación o fabricación, modo de tramitar las actuaciones

judiciales o administrativas, o sea, el conjunto de actos, diligencias y resoluciones que
comprende la iniciación, instrucción desenvolvimiento o fallo y ejecución en un
expediente o procesos.

REGLAMENTO DE ARCHIVOS: Marco normativo genérico que determina como se

debe adelantar la función archivística.

REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS: Obtención de copias de documentos por

diferentes métodos.

RESOLUCIÓN: Acto administrativo en donde se realiza la acción y efecto de resolver

un asunto.

RETENCIÓN DE DOCUMENTOS: Es el plazo en términos de tiempo en que los

documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal
como se designa en la tabla de retención documental.

SELECCIÓN DOCUMENTAL: Proceso mediante el cual se determina el destino final

de la documentación, bien sea para su eliminación o su conservación parcial o total. De
acuerdo con la serie que se esté analizando puede ser cualitativa es decir que tenga en
cuenta características internas o externas de los expedientes, o cuantitativa cuando se
realiza aplicando técnicas matemáticas y estadísticas.

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SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia
del ejercicio de sus funciones específicas: ejemplos: Historias laborales, Contratos,
Actas, informes, entre otros.

SERVICIOS DE ARCHIVO: Proceso mediante el cual se pone a disposición de los

usuarios la documentación de una entidad, con fines de información.

SIGNATURA TOPOGRÁFICA: Numeración correlativa por la que se identifican todas

las unidades de conservación de un depósito.

SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la información, según los

materiales empleados. Además de los archivos en papel, existen los archivos
audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

SUBSERIE DOCUMENTAL: División o divisiones de una serie documental con el

propósito de delimitar de una forma más clara el conjunto de unidades documentales
que hacen parte de la misma: ejemplos: la serie Contratos, puede subdividirse en
contratos de obra, contratos de mantenimientos, entre otros. La serie Actas, puede
subdividirse en Actas de Comité de Archivo, Actas de Consejo Directivo.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes
tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa
del ciclo vital de los documentos

TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL: Producto del análisis y organización de un

fondo acumulado que presenta el listado de agrupaciones documentales o series
documentales con anotación de sus fechas extremas, sus valoración, su disposición
final y los procedimientos a seguir para aplicar la disposición final.

TIPO DOCUMENTAL: Unidad Documental Simple.

TRASFERENCIAS PRIMARIAS: Remisión de los documentos de archivo de gestión al

central, de conformidad con lo señalado en la tabla de retención documental
correspondiente.

TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS: Remisión desde el archivo de gestión o central

al histórico de los documentos declarados como de valor histórico, de conformidad
con lo señalado en la tabla de retención documental o tabla de valoración
correspondientes.

UNIDAD ADMINISTRATIVA: Unidad técnico-operativa de una institución.

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UNIDAD ARCHIVÍSTICA: Conjunto de piezas o tipos documentales, por ejemplo: un

expediente.

VALORACIÓN DOCUMENTAL: Proceso por el cual se determinan los valores

primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en
las diferentes fases de archivo.

VALOR ADMINISTRATIVO: Aquel que posee un documento para la administración

que lo originó o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y
actividades.

VALOR CONTABLE: Es la utilidad o actitud de los documentos que soportan el

conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos
económicos de una entidad pública o privada.

VALOR FISCAL: Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o
hacienda pública.

VALOR JURÍDICO: Aquel del que se derivan derechos y obligaciones legales

regulados por el derecho común.

VALOR LEGAL: Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley.

VALORES PRIMARIOS: Los que tienen los documentos mientras sirven a la institución
productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento. Es decir, a los
involucrados en el asunto o trámite.

VALORES SECUNDARIOS: Los que interesan a los investigadores de información

retrospectiva surgen una vez agotados los valores inmediatos o primarios. Los
documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.

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GESTION DOCUMENTAL

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16. BIBLIOGRAFÍA

 Ley 594 de 2000 (ley general de Archivos) – Congreso de la Republica de

Colombia.http://www.unesco.org/culture/natlaws/media/pdf/colombia/colombia_ley_5
94_04_07_2000_spa_orof.pdf

 Decreto 2578 de 2012 Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de

Archivos – Se establece la Red Nacional de Archivos. se deroga el Decreto 4124 de
2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de archivos del
estado – Congreso de la Republica de Colombia
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/DECRE
TO_2578_DE_2012.pdf

 Decreto 1080 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único
Reglamentario del Sector Cultura”
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=62515

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