Gomáriz García, Paula
Actividad 1. Gestión eficaz del tiempo.
Como asistente a la dirección deberás realizar una diversidad de tareas
durante tu jornada laboral. Para ello, la principal tarea que deberás llevar
a cabo es saber gestionar de forma eficaz el tiempo del que dispones.
A continuación, se presentan varias cuestiones a resolver para que
aprendas a gestionar eficazmente tu tiempo y el de tus superiores:
1.1 ¿Qué dos aspectos fundamentales debes tener en cuenta a la hora
de planificar el tiempo de trabajo?
Los aspectos fundamentales que debemos tener en cuenta a la
hora de la gestión o planificación del tiempo son:
- Disponemos de un número de horas de trabajo limitado (horario
laboral, horas normalmente.
- Tenemos que hacer un número concreto de tareas que
conllevan un tiempo de ejecución.
1.2 ¿Cuáles son las consecuencias inmediatas y los principales
inconvenientes de la falta de gestión del tiempo?
Cuando no tenemos tiempo suficiente para llevar a cabo todas las
tareas que debíamos realizar, las consecuencias inmediatas son:
- Trabajamos más horas.
- Trabajamos más deprisa.
Estas “soluciones” llevan a cometer más errores y a estar más
estresado/a.
Los inconvenientes principales de la falta de gestión del tiempo son:
• Prisas de última hora y muchos más errores en nuestro
trabajo.
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• Baja calidad de nuestro trabajo.
• Trabajo que no podemos realizar.
• Pérdida de recursos.
• Desmotivación.
• Falta de interés.
• Falta de concentración.
• Ansiedad.
• Estrés.
1.3 A continuación, se presentan varias situaciones de posibles
interrupciones o ladrones de tiempo de los estudiados en la
unidad. Identifica qué tipo de ladrón de tiempo se da en cada
situación y cómo actuarías para evitarlo.
a) Te llaman de la notaría por un documento que están pendientes
de recibir.
Conversaciones telefónicas.
Anotar la información necesaria para el envío de la
documentación, ir al grano y no demorar la llamada con temas
intrascendentes.
b) El director te avisa de improviso que en pocos días saldrá de viaje
y necesita que organices una reunión con el director de ventas.
Reuniones.
Convocatoria por escrito, en la que se detalle el orden del día.
Convocarla con suficiente antelación para que los asistentes la
puedan preparar adecuadamente.
Los asistentes deben ser personas involucradas en el asunto a
tratar.
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El lugar de reunión debe estar totalmente acondicionado.
Ser puntuales y centrarse en los asuntos a tratar.
La reunión tiene que tener una duración limitada y no
excedernos de ella.
c) Llega un compañero a comentarte mires el correo electrónico y
confirmes la asistencia a una cena que están organizando los
compañeros.
Visitas inoportunas.
Agradecerle el recordatorio, decirle que estas muy ocupada y
que lo mirarás en cuanto tengas un rato libre.
d) Ha sido una semana de mucho trabajo, no has podido archivar
los documentos y aún están todos sobre la mesa sin ordenar.
Desorden.
Antes de continuar con nuestro trabajo, tomar 15 minutos para
poner todo en orden, eso nos hará no perder el tiempo en el resto
de tareas.
e) Un nuevo proveedor llega a la empresa, sin haber pedido cita, a
mostrarte un prototipo de un producto nuevo.
Visitas inoportunas.
Con tacto decirle que no esperábamos su visita y no disponemos
de mucho tiempo, proponerle concertar una cita o reunión para
otro día y atenderle de forma adecuada.
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1.4 Gestionar adecuadamente el tiempo supone planificar y distribuir
el trabajo para realizar cada tarea en el momento adecuado.
Enumera cada una de las etapas del proceso de planificación de
tu trabajo, estudiado en la unidad.
1. Analizar la situación de partida.
2. Fijar los objetivos.
3. Programar las actividades.
4. Procedimiento de actuación.
5. Ejecutaremos las tareas previstas.
6. Control del proceso. Evaluación.
1.5 A continuación, se presenta una lista de tareas que deberás
realizar en tu jornada de trabajo. Analiza la prioridad de cada una
de estas actividades según el sistema A-B-C. Coloca cada
actividad en el cuadrante que corresponda (ver imagen adjunta).
Tareas a realizar en tu jornada de trabajo:
1. Coordinar mi agenda como asistente con la agenda de
dirección.
2. Enviar felicitaciones para navidad.
3. Enviar un regalo a una compañera por el nacimiento de su
hijo.
4. Cancelar una reunión para mañana.
5. Archivo y limpieza del archivo del año anterior.
6. Revisar redes sociales
7. Preparar un informe para mañana.
8. Revisar buzón de llamadas.
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9. Pedir billetes a la agencia de viajes para la próxima semana
10. Por ampliación de plantilla, crear un perfil profesional para
incorporar a un nuevo compañero.
11. Preparar lista de la compra
12. Cambiar tóner de la impresora
Urgente/Importante No urgente/Importante
- Archivo y limpieza del archivo
- Coordinar mi agenda como
del año anterior.
asistente con la agenda de
- Pedir billetes a la agencia de
dirección.
viajes para la próxima semana
- Cancelar una reunión para
- Por ampliación de plantilla,
mañana.
crear un perfil profesional para
- Preparar un informe para
incorporar a un nuevo
mañana.
compañero.
Urgente/No importante No urgente/No importante
- Revisar buzón de llamadas - Revisar redes sociales.
- Cambiar tóner de la impresora - Enviar un regalo a una
- Enviar felicitaciones para compañera por el nacimiento
navidad. de su hijo.
- Preparar lista de la compra
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Actividad 2. La agenda.
2.1 ¿Consideras que la agenda es un método efectivo para gestionar
el tiempo disponible? ¿Por qué?
Sí. Es una herramienta que nos ayuda a organizar y planificar las
tareas más importantes de manera que gestionemos el tiempo de
manera eficaz.
2.2 ¿Qué tipos de agendas conoces?
▪ La agenda tradicional.
▪ La agenda electrónica.
▪ La agenda de ordenador.
2.3 ¿De qué partes principales se debe componer una agenda de
trabajo?
▪ Un dietario. Es el lugar donde se van a anotar las tareas a
realizar cada día, así como el tiempo necesario para cada na
de ellas.
▪ Un planning. Un calendario o planificación que suele ser
mensual y/o anual. Sirve para tener una visión más global de
las actividades y citas que tengamos que realizar en un
periodo de tiempo, sobre todo de las más importantes.
▪ Un calendario. Calendario anual.
▪ Listín de datos. Donde tomar los datos profesionales de las
personas del entorno de trabajo para tenerlos clasificados y
encontrarlos con facilidad.
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2.4 ¿Cómo organizarías tu agenda de trabajo, según lo estudiado en
la unidad?
1. Definir exactamente las tareas a realizar, con lujo de detalles. Fijar
objetivos.
2. Desglosar el proyecto en tareas pequeñas que puedan ser
realizadas independientemente y que incluso se puedan delegar de
ser posible.
Para organizar las tareas tendremos en cuenta:
• La franja horaria de mayor rendimiento, intentando que
las tareas de mayor importancia se planifiquen dentro de
ésta.
• Las tareas menos prioritarias o más rutinarias deben
realizarse en franjas horarias de bajo rendimiento.
• Las tareas que vayan surgiendo las iremos posicionando
según su importancia u orden de entrada, sin que ello
suponga que no podamos realizar las que ya teníamos
programadas.
3. Ordenar las tareas jerárquicamente y calcular los tiempos
necesarios para cada una de ellas. Priorizar por urgencia e
importancia.
4. Calcular tus tiempos de manera que termines el proyecto antes del
tiempo en el que es requerido, para que puedas revisar
calmadamente, si todo ha sido concluido como lo planeaste. En
caso de alguna omisión o problema, tendrás todavía tiempo para
solucionarlo.
5. Cuando planifiquemos nuestras actividades diarias es importante
dejar un tiempo libre para atender a imprevistos que surjan. Entre el
25% y 50% del total de la jornada laboral.
6. Al finalizar el día es importante realizar un control.
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7. No te adelantes con tu lista a menos que dentro de ella tengas
planeado conseguir algo y se te presente la oportunidad de
obtenerlo antes de tiempo, en tal caso no lo dejes pasar, soluciónalo
de una vez.
8. En caso de poder delegar alguna de las tareas, ahorrarás tiempo en
conseguir tu objetivo. Sigue el mismo orden de jerarquía de tu lista
al delegar tareas.
Actividad 3. El archivo.
En base a los criterios estudiados en la unidad, indica cómo archivarías los
siguientes documentos que abajo se detallan.
3.1 Los pedidos de clientes y los pedidos a proveedores realizados
en tu empresa. ¿Cómo y dónde archivarías cada uno de ellos?
Un archivo de Clientes y un archivo de Proveedores.
Dentro de cada uno, un archivo numérico (por número de pedido) y
dentro toda la información relacionada con ese pedido, facturas,
albaranes, órdenes de pago, etc. Cada pedido deberá estar
numerado de forma correlativa para encontrarlos rápidamente.
Será un archivo activo.
3.2 De los 50 clientes de la empresa, 30 son nacionales y 9 son
franceses, 7 alemanes y 4 portugueses. ¿Cómo y dónde los
archivarías?
Archivo geográfico y dentro de éste un archivo alfabético para
archivar la documentación por región y empresa más
eficazmente.
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3.3 La empresa trabaja con 4 entidades financieras, en cada una de
ellas tiene una cuenta bancaria. ¿Cómo y dónde archivarías los
documentos de cada una de esas cuentas bancarias?
Se tendrá una carpeta para cada entidad financiera y dentro de
cada una de ellas se llevará un Archivo cronológico que permita
encontrar el documento por la fecha de expedición.
3.4 ¿Qué pasos seguirías para archivar la correspondencia que llega
a la empresa, según lo estudiado en la unidad?
El archivador de correspondencia es más libre, una forma de hacerlo
es por orden alfabético. Es aconsejable:
- Leerla.
- Eliminar lo superfluo o no importante.
- Anotar lo que nos haga falta y tirarlo.
- En caso de que un documento lo requiera, transmitirlo a la
persona o departamento interesado.
- Relacionar la correspondencia con facturas, pedidos,
ofertas... archivándolas grapadas con sus asociados.
- La Publicidad se puede separar de la correspondencia,
abriendo carpetas de PUBLICIDAD y PROPAGANDA, ordenada
por materias relacionadas con nuestra Empresa. Si no nos
interesa y no guarda relación la tiramos.
