CONCILIACIÓN BANCARIA
Concepto
Se denominan conciliaciones bancarias al procedimiento a través del cual, se llega
a igualar el saldo de la cuenta banco (cuenta corriente bancaria) con el saldo
proporcionado por la entidad bancaria en su extracto.
Objetivo
El objetivo de las conciliaciones bancarias, es proporcionar información veraz y
oportuna referida al saldo de fondos de libre e inmediata disponibilidad que posee
una empresa en cuenta corriente de un banco del sistema.
Características
Las características principales que identifican a una conciliación bancaria son:
Se practican periódicamente (mensualmente).
Debe ser preparada por personal ajeno al acceso de la registración contable.
Se identifican cheques pendientes de cobro.
Se identifican notas de cargo bancarias para su regularización contable.
Se identifican notas de abono bancarias para su regularización contable.
Se identifican cargos efectuados por el cuenta-correntista que no incluye el
extracto.
Naturaleza de la cuenta, Banco
Esta cuenta contabiliza en términos de unidades monetarias el movimiento de
dinero en efectivo que una empresa tiene depositado en cuenta corriente bancaria.
La naturaleza de la cuenta Banco (Operaciones en cuenta corriente) incluye:
Título; Concepto; Movimiento de las cuentas; Saldo que deben presentar;
Exposición en Estados Financieros.
¿Por qué es importante hacer una conciliación bancaria?
La conciliación bancaria básicamente es una herramienta que se ocupa para
asegurar que tanto el saldo según los libros contables como el saldo según el
banco sean correctos y por lo tanto esta conciliación forma parte fundamental
del sistema de control interno administrativo.
Con la conciliación bancaria, usted puede:
Asegurar que todos los depósitos están correctamente reflejados en el saldo
bancario y que no se han abonado a otra cuenta.
Detectar algún depósito contabilizado que no llegó al banco por algún motivo.
Identificar depósitos a la cuenta que no están contabilizados.
Identificar los cheques girados que no se han cobrado.
Detectar algún cheque girado y cobrado pero no contabilizado.
Contabilizar todos los cargos bancarios
Detectar errores en los montos, en sus propios libros contables o en la cuenta
bancaria
¿Cuándo se hace la conciliación bancaria?
Cuando tiene su cuenta corriente bancaria en línea y también mantiene
sus registros contables actualizados en tiempo real, puede hacer una conciliación
bancaria en cualquier momento. Pero se debe realizar esta conciliación en forma
regular y periódica, por lo menos mensualmente.
Es importante tener una conciliación bancaria que corresponde con la fecha en
que "cierre" los libros de contabilidad, por ejemplo al fin de cada ejercicio contable,
que puede ser mensual, trimestral, semestral o anual. Este sirve como respaldo de
los saldos contables que se ocupan como la base para la generación de los
estados financieros. Es conveniente que la fecha de "corte" o cierre según el
banco coincida con la fecha de cierre de los ejercicios contables.
¿Cómo se hace la conciliación bancaria?
Las diferencias entre el saldo de la cuenta según el banco y el saldo según los
libros contables se deben a:
Diferencias en la oportunidad en que se registran los cargos y abonos.
Cargos o abonos según el banco de los cuales no se tiene conocimiento y por
lo tanto no están contabilizados.
Errores, que puedan estar en la contabilidad o con el banco.
El siguiente es un ejemplo de un formato de tipo general que se puede usar para
la conciliación:
Saldo según el Banco:
(Más +):
Depósitos en tránsito (depósitos contabilizados que no están abonados según
el banco).
Cargos bancarios no contabilizados.
(Menos -):
Depósitos según el banco que no están contabilizados.
Cheques girados pero no cobrados.
Otros abonos según el banco que no están contabilizado.
Es igual al saldo en la cuenta banco según el libro contable.
¿Qué hacer con la conciliación bancaria?
La conciliación bancaria sirve como la base para efectuar las correcciones
necesarias, para que tanto los libros contables y el banco reflejan el saldo correcto
de la cuenta.
Cheques Girados pero no cobrados:
Se debe hacer un seguimiento de los cheques girados y no cobrados. Cuando un
cheque queda pendiente demasiado tiempo, puede indicar la necesidad de
determinar por qué el cheque no se ha cobrado. El cheque podría estar
extraviado, quizás el cheque efectivamente no fue enviado, o puede ser que el
beneficiario del cheque no se ha dado cuenta que no ha depositado o cobrado el
cheque. También puede ser que el beneficiario está guardando el cheque,
pendientes de la resolución de alguna discrepancia.
Cuando un cheque queda guardado y no enviado al beneficiario, es necesario
determinar si esto se debe a un simple error o si está guardando el cheque por
algún motivo. Puede ser que se está guardando el cheque pendiente el
cumplimiento de alguna acción por parte del beneficiario del cheque, como la
entrega del producto comprado o la realización del servicio contratado. En este
caso, hay que ver qué gestión se requiere para llevar la acción a buen término,
para poder entregar el cheque, para anular el cheque y emitir otro por un monto
distinto, o para resolver que no corresponde el pago.
En el caso de un cheque extraviado, es necesario efectuar una orden de no pago
con el banco y volver a emitir el cheque.
En otros casos, cuando el pago está bien y el beneficiario ha recibido el cheque
pero no lo ha cobrado o depositado, puede ser necesario acordar al beneficiario
que cobre o deposite el cheque, para así cumplir la obligación que
su empresa tiene con esa persona o empresa.
Depósitos o Abonos según el Banco que no están contabilizados:
Cuando aparecen depósitos o abonos en la cuenta bancaria que no están en los
libros contables, primero hay que investigarlos para determinar su naturaleza.
Puede tratarse de:
Depósitos o abonos de que su empresa tiene conocimiento pero que aún no ha
contabilizado.
Depósitos o abonos de que no tenía conocimiento pero a que su empresa tiene
derecho de recibir.
Depósitos o abonos que no corresponden a su empresa.
Luego, se toma la acción correspondiente:
Contabilizar el depósito o abono.
Conseguir la información y documentación correspondiente para contabilizar un
depósito o abono de que no tenía conocimiento anteriormente.
Avisar al banco en el caso de un depósito o abono que no corresponde a su
cuenta.
Cargos Bancarios:
Los cargos bancarios que aparecen en la cuenta puedan corresponder a cargos
de mantención de la cuenta, cargos por cheques girados, comisiones, intereses
por sobregiros u otros. Hay que revisar los cargos para determinar si
corresponden, acorde a las condiciones de la cuenta y el acuerdo que tiene su
empresa con el banco.
Muchas veces se contabilizan los cargos bancarios directamente del estado de
cuenta bancaria y éste estado sirve como el respaldo para la contabilización. En
otros casos puede ser necesario consultar con el banco para determinar el motivo
de los cargos y para ver si realmente correspondan. En caso que no, no se debe
contabilizarlos y hay que realizar las gestiones necesarias con el banco para que
se reversen estos cargos.
Procedimiento contable previo para la elaboración de una conciliación
bancaria:
Uno de los mayores problemas que se presentan a la hora de elaborar una
conciliación, es que a veces NO se sabe qué hacer con los ajustes hechos el mes
anterior, a continuación se presentan algunos pasos o recomendaciones
anteriores al estudio de los libros para proceder con la conciliación del mes
correspondiente.
PARTIDA O CAUSA PROCEDIMIENTO
EMPRESA BANCO
Partidas no Verificar que los cheques en
Tránsito (del mes pasado)
aparezcan en el Estado de
cuenta enviado por Banco.
registradas en el
Banco. Verificar que los Depósitos en
Tránsito (del mes pasado)
aparezcan en el Estado de
cuenta enviado por banco.
Revisar que las Notas
de Débito o Cheques
omitidos (del mes
pasado) estén reflejadas
en el libro mayor de
Partidas no Banco.
registradas en la
Empresa. Revisar que las Notas
de Crédito o Depósitos
omitidos (del mes
pasado_) estén
reflejadas en el libro
mayor de Banco.
Comprobar que se
hayan asentado todos Comprobar que se hayan
los errores (del mes asentado todos los errores
pasado) en los libros (del mes pasado) en el
de la empresa (libro estado de cuenta bancario,
Errores
mayor de Banco) ya ya sean por diferencias, mal
sean por diferencias, ubicación, omisión o partidas
mal ubicación, omisión o que no corresponden a la
prescripción de empresa.
cheques.
Importante: De NO encontrar los ajustes de los errores asentados en los libros y/o
estado de cuenta bancario (actuales) estas se deben tomar en cuenta para la
conciliación actual o si estuviesen pero con diferencia en cantidad o mal ubicados,
de igual forma se tomará en cuenta para su correspondiente ajuste en la
conciliación actual de darse el caso contrario en que SI se encuentren tales
partidas ya registradas en los libros y/o estado de cuenta bancario (actuales) con y
con montos compatibles las mismas no se toman en cuenta para ningún tipo de
ajuste.
