TÉRMINOS DE REFERENCIA
a) ANTECEDENTES:
El GAD Municipal de Lago Agrio cuenta actualmente con un contrato para el
servicio de copiado Nª SIE-GADMLA-008-2022, que abarca una alta demanda
de servicio de configuración y soporte de impresiones y copiado. Existe la
necesidad de contar con máquinas profesionales, con gran capacidad de
impresión y servicios adicionales (escaneo, fax, etc.) y organizadas de tal
manera que sea transparente para el usuario el uso de la que tenga asignada
como principal o de ser necesario acudir a cualquiera que se encuentre
disponible.
Es fundamental además teniendo en cuenta que debe ser un servicio de alta
disponibilidad, garantizar el aprovisionamiento oportuno de suministros, partes
y reemplazos sin esperar cumplir con todos los trámites administrativos que
conlleva la adquisición de cada uno de ellos, con el consecuente tiempo que
esto implicaría. Además, no se cuenta con los recursos para llevar con un
control centralizado de impresión que permita dar cuenta exacta de cuántas
impresiones se generan por usuario y salvaguardando la confidencialidad de
los datos, y todos aquellos que se deriven directa o indirectamente de su uso.
El Gobierno autónomo descentralizado delo cantón Lago Agrio, para cumplir
con sus objetivos y servir de manera eficaz a la ciudadanía utiliza formularios ,
certificados y notificaciones de deuda, formularios, para entregar a cada uno
de los usuarios activos con la finalidad de que conozcan los valores a cancelar
por concepto del servicio prestado, avisos de suspensión, permisos de
funcionamiento ; así mismo se realiza levantamiento de información socio
económica de personas en estado de vulnerabilidad, discapacidad y otras
similares se ven la necesidad de realizar la contratación del Servicio de
Copiado.
b) OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL.
Arrendamiento de equipos de impresión, fotocopiado y escaneo
multifuncional, con un aproximado anual de 3’692.172 copias e
impresiones a color, blanco y negro y atender las necesidades de
producción documental de las dependencias administrativas y
operativas de la municipalidad de Lago Agrio.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
Atender la demanda de impresión, fotocopiado y escaneo que tienen
cada una de las dependencias y oficinas del municipio de Lago Agrio,
para cumplir con las actividades diarias, a través del arrendamiento de
equipos de impresión y fotocopiado.
Determinar que el arrendamiento de equipos de impresión y
fotocopiado, tengan óptima calidad y cumplan con los requerimientos
de las diferentes dependencias del GADMLA.
c) ALCANCE
El SERVICIO DE IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS BLANCO, NEGRO, FULL
COLOR, FOTOCOPIADO Y SCANER, se brindará en todas las
dependencias y las que se encuentren en las inmediaciones del
GADMLA.
El servicio objeto de la presente contratación debe ser brindado con los
altos niveles de calidad y disponibilidad primordial.
El tiempo de respuestas a los problemas de funcionalidad del servicio,
será de 60 minutos.
d) METODOLOGÍA DE TRABAJO
Se entregará información referente al proceso por parte del
administrador del contrato hacia el proveedor.
El proveedor deberá entregar el plan de implementación de los equipos
multifunción
El proveedor contratado instalará en los espacios definidos por el
GADMLA la cantidad de equipos de impresión designados en la
institución.
Se habilitarán las herramientas de control y administración del servicio
El proveedor deberá poner a disposición el servicio de mesa de ayuda
como punto único de contacto (número telefónico donde se pueda
comunicar los incidentes)
El servicio de mesa de ayuda aplicará el nivel de acuerdo de servicio
SLA establecido en los términos de referencia.
El proveedor dispondrá de personal especializado para la
implementación del servicio y un técnico de soporte para velar el
adecuado funcionamiento del servicio
El proveedor designado deberá proveer de todos los repuestos,
consumibles, papel que deberán cumplir con los estándares de calidad
para la ejecución del servicio.
El mantenimiento lo realizará dos veces al año de acuerdo al horario
laboral de 08H00 a 17H00 (lunes a viernes), siempre y cuando no
interfiera con el trabajo diario de los usuarios y no afecten las labores
cotidianas; o, cuando el Administrador del Contrato lo requiera el
mantenimiento preventivo y correctivo y/o abastecimiento de los
mismos de todos los equipos que contemple el presente proyecto
El servicio debe incluir soporte técnico con personal especializado, para
garantizarla operatividad y fiabilidad de los equipos.
El servicio comprenderá de personal especializado, equipos
multifunción, equipos de backup, instrumentos y soportes administrativo
y operativo para la normal entrega del “SERVICIO DE IMPRESIÓN,
DIGITALIZACION Y FOPTOCOPIADO”, en la municipalidad de Lago Agrio.
La instalación y configuración de los equipos de impresión en la red y la
configuración de colas de impresión es responsabilidad de EL OFRENTE y
contara con el apoyo de la municipalidad de Lago Agrio, para su
correcta implementación. la municipalidad, es quien proveerá los
puntos de energía eléctrica polarizada, los puntos de red requeridos y el
espacio físico adecuado de acuerdo a las recomendaciones de buen
funcionamiento del fabricante de equipos.
El proveedor designado solventará y resolverá el arreglo de los equipos
en un máximo de 24 horas laborables.
Facilitará al GAD MUNICIPAL DELAGO AGRIO (01) UNA impresora de
similares características técnicas o superiores a la de cada lote, la
misma que será utilizadas para no interrumpir el servicio de impresión en
el caso que alguna impresora presente problemas técnicos y que
afecte su correcto funcionamiento, hasta que personal de soporte de la
empresa proceda a su reparación; y,
El proveedor Elaborará un reporte de fallas cuando estas ocurran.
e) INFORMACIÓN QUE DISPONE LA ENTIDAD
Informe de necesidad
Estudio de mercado
Certificación financiera
Condiciones particulares de pliego
Volumen mensual de impresión y copias A4 B&N 273.533 u
Volumen mensual de impresión y copias A4 Color 33.101 u
Volumen mensual de impresión y copias A3 B&N 536 u
Volumen mensual de impresión y copias A3 Color 511 u
EQUIPOS MULTIFUNCIÓN BLANCO Y NEGRO:
IMPRESORAS ( B&N mediano rendimiento)
ESPECIFICACIONES REQUERIMIENTO
Tecnología de impresión Laser B&N
Funciones del Equipo Impresora
Gestión de impresoras Remota, vía Web
Tamaño papel A4-A3
Dúplex Automático (estándar)
Conectividad Mínimo USB 2.0 de alta velocidad,
Estándar integrado ETH 10/100/1000.
Velocidad impresión en alta Mínimo 25 páginas por min en tamaño
calidad A4
Primera página impresa desde < 10seg
reposo negro y color (A4, lista)
Ciclo de trabajo mensual Mínimo 5,000 impresiones al mes
recomendado
Calidad de impresión Mínimo 600x600 dpi
Memoria Estándar 512 MB
Procesador Mínimo 1 GHz
Bandeja de papel disponibles Mínimo 1 bandeja, de 250 hojas y una
bandeja multipropósito de 50 hojas
Capacidad de papel de entrada Mínimo 300 hojas
Bandeja de Salida Mínimo 150 hojas
Tipo de Medios Papel pre impreso, etiquetas, bond
Lenguaje PCL 5, PCL 6, PostScript
Filtros IP
Impresión segura
Sistemas Operativos que Soporta Windows Server 2003/2008; Windows XP(
32-64bits), Win 7( 32-64bits), Windows 8 (
32-64bits)Linux, Mac OSX
Energía y Medio ambiente Energy Starcompliance
Año de Lanzamiento Mínimo 2015
CANTIDAD EQUIPOS A B/N TAMAÑO 16 UNIDADES
A4
CANTIDAD EQUIPOS A B/N TAMAÑO 7 UNIDADES
A3
TOTAL DE EQUIPOS A B/N 23 UNIDADES
EQUIPOS MULTIFUNCIÓN COLOR
MULTIFUNCIÓN (color mediano rendimiento)
Se requiere que los equipos tengan pedestal y se coloquen sobre piso
ESPECIFICACIONES REQUERIMIENTO
Tecnología de impresión Láser color
Funciones del Equipo Impresora, Copiadora, Escáner
Gestión de impresoras Remota, vía Web
Pantalla Táctil LCD TouchScreen
Tamaño papel A4-A3
Ciclo de trabajo mensual 10,000 impressions
recomendado
Dúplex Automático (estándar)
Conectividad Ethernet 10/100/1000 Base-T, High-speed
USB 2.0
Velocidad impresión en alta Mínimo 30 páginas por min en tamaño A4,
calidad B&N y Color
Primera página impresa desde < 15 seg
reposo negro y color (A4, lista)
Calidad de impresión Mínimo 1200 x 1200 ppp o su equivalente
Memoria Estándar Mínimo 1 GB
Procesador Mínimo 1 GHz
Disco Duro Mínimo 250GB
Bandeja de papel disponibles Mínimo 2 bandejas de 500 hojas, y una
multipropósito de 100 hojas y ADF
Capacidad de papel de Mínimo 1000 hojas
entrada
Bandeja de Salida Mínimo 250 hojas
Tipo de Medios Papel pre impreso, etiquetas, sobres, bond,
folleto, membrete, común, reciclado
Lenguaje PCL 5, PCL 6, PostScript
Seguridades Impresión segura, cifrado y sobre escritura
de disco, Filtro IP
Sistemas Operativos que Soporta Windows Server 2003/2008; Windows XP( 32-
64bits), Win 7( 32-64bits), Windows 8 ( 32-
64bits)Linux, Mac OSX
ESPECIFICACIONES DE
COPIADORA
Resolución de copia (Texto y Mínimo 600 x 600 dpi
gráfico)
Dúplex Automático (estándar)
Ampliación/Reducción: Mínimo 25% - 400%
Copiado Múltiple Mínimo 1-999
ESPECIFICACIONES DEL ESCÁNER
Tipo de digitalización Superficie plana y ADF (Alimentador
Automático de Documentos), Escaneo a
color
Resolución óptica de Mínimo 600 x 600 dpi
digitalización
Dúplex Automático (estándar)
Tamaño de escaneado de Legal, Carta, A4
sobremesa
Tamaño de escaneado ADF Legal, Carta, dúplex
Destino de escaneo Email, USB y otros (con opción de bloqueo)
Imágenes por minuto 25 ipm color, 50 ipm B/N
Formatos de escaneo PDF, JPG,
Características de correo Entrada de dirección de la agenda
electrónico (Exchange/Notes/LDAP)
Protocolos de red SMTP, LDAP,TCP/IPv4, HTTP, SNMP.
Soporte LDAP Para actualizaciones automáticas de
direcciones de correo
Energía y Medio ambiente EnergyStarComplaint , modo stand by por
ahorro de energía.
Año de Lanzamiento Mínimo 2015
CANTIDAD EQUIPOS A COLOR 12 UNIDADES
TAMAÑO A4
CANTIDAD EQUIPOS A COLOR 21 UNIDADES
TAMAÑO A3
TOTAL DE EQUIPOS A COLOR 33 UNIDADES
MATERIALES PARA INSTALACIÓN DE IMPRESORAS
Nª PRODUCTO CANT DESCRIPCION
1 CABLE DE RED 200 M Cable Ethernet categoría 5E-6E
2 CONECTORES 120 U Conector Ethernet RJ45 cat 5E/6E
3 SWICH 35 U Switch 8 puertos RJ45 a 10/100MBPS
4 PONCHADORA 2U Ponchadora universal para cables de
RED/UTP;
5 COMPROBADOR DE 2U Tester robador para cable de RED RJ45-
CABLE DE RED 8 hilos
DISTRIBUCIÓN DE LOS EQUIPOS
Para proveer el servicio de fotocopiado, impresión y escáner, el Contratista,
deberá proporcionar equipos distribuidos en las siguientes áreas.
DIRECCION ADMINISTRATIVA
CANTIDAD DE IMPRESIÓN/COPIAS
DEPARTAMENTO
EQUIPOS BLANCO Y NEGRO
ADMINISTRATIVO 1 FOTOCOPIADORA COLOR
COMPRAS PUBLICAS 1 FOTOCOPIADORA COLOR
SISTEMAS 1 FOTOCOPIADORA B/N
CONTROL DE BIENES 1 FOTOCOPIADORA COLOR
BODEGA CENTRAL 1 FOTOCOPIADORA COLOR
SERVICIOS GENERALES 1 FOTOCOPIADORA COLOR
ASESORIA LEGAL DE 1 FOTOCOPIADORA COLOR
ALCALDIA
CONSEJO CANTONAL 1 FOTOCOPIADORA COLOR
JUNTA CANTONAL 1 FOTOCOPIADORA B/N
RECEPCION DE 1 FOTOCOPIADORA B/N
DOCUMENTOS
SECRETARIA DE 1 FOTOCOPIADORA COLOR
CONSEJALES
ARCHIVO CENTRAL 1 FOTOCOPIADORA B/N
SEGURIDAD CIUDADANA 1 FOTOCOPIADORA COLOR
SECRETARIA GENERAL 1 FOTOCOPIADORA COLOR
COMUNICACION 1 FOTOCOPIADORA B/N
PARTICIPACION 1 FOTOCOPIADORA B/N
CIUDADANA
TOTAL EQUIPOS 6 B/N - 10 COLOR
PROCURADORIA SINDICA MUNICIPAL
PROCURADORIA SINDICA 1 FOTOCOPIADORA COLOR
TOTAL EQUIPOS 1 COLOR
DIRECCION FINANCIERA
FINANCIERO 1 FOTOCOPIADORA COLOR
CONTABILIDAD 1 FOTOCOPIADORA COLOR
RENTAS 1 FOTOCOPIADORA B/N
RECAUDACION 1 FOTOCOPIADORA COLOR
COACTIVAS 1 FOTOCOPIADORA B/N
TESORERIA 1 FOTOCOPIADORA COLOR
TOTAL EQUIPOS 2 B/N - 4 COLOR
DIRECCION FINANCIERA
CANTIDAD DE IMPRESIÓN/COPIAS
DEPARTAMENTO
EQUIPOS BLANCO Y NEGRO
REGISTRO DE LA 2 FOTOCOPIADORA COLOR
PROPIEDAD
TOTAL EQUIPOS 2 COLOR
DIRECCION DE SERVICIOS PUBLICOS
SERVICIOS PUBLICOS 1 FOTOCOPIADORA B/N
CAMAL 1 FOTOCOPIADORA B/N
MERCADO CENTRAL 1 FOTOCOPIADORA B/N
TERMINAL TERRESTRE 1 FOTOCOPIADORA COLOR
ADMINISTRACION 1 FOTOCOPIADORA B/N
CEMENTERIO
TOTAL EQUIPOS 4 B/N-1 COLOR
DIRECCION DE CULTURA , DEPORTES Y RECREACION
CULTURA 1 FOTOCOPIADORA COLOR
BIBLIOTECA CENTRAL 1 FOTOCOPIADORA B/N
BIBLIOTECA MUNICIPAL 1 FOTOCOPIADORA B/N
DURENO
BIBLIOTECA MUNICIPAL 1 FOTOCOPIADORA B/N
PACAYACU
BIBLIOTECA MUNICIPAL EL 1 FOTOCOPIADORA B/N
ENO
NACIONALIDADES 1 FOTOCOPIADORA B/N
TOTAL EQUIPOS 5 B/N - 1 COLOR
DIRECCION DE TURISMO
PARQUE PERLA 1 FOTOCOPIADORA B/N
TURISMO 1 FOTOCOPIADORA COLOR
TOTAL EQUIPOS 1 B/N- 1 COLOR
DIRECCION DE PLANIFICACION Y ORDENAMIENTO TERRITORIAL
DIRECCION DE 1
FOTOCOPIADORA COLOR
PLANIFICACION
PROYECTOS DE 1
FOTOCOPIADORA COLOR
DESARROLLO TERRITORIAL
REGULACION URBANISTICA 1
FOTOCOPIADORA COLOR
Y GESTION DE SUELOS
SUB-PLANIFICACION 1
FOTOCOPIADORA COLOR
EVALUACION
INSTITUCIONAL
GESTION DE RIESGOS
TOTAL EQUIPOS 4 COLOR
DIRECCION DE FOMENTO PRODUCTIVO
FOMENTO PRODUCTIVO 1 FOTOCOPIADORA COLOR
TOTAL EQUIPOS 1 COLOR
DIRECCION DE OBRAS PUBLICAS MUNICIPALES
GESTION DE OBRAS 1
FOTOCOPIADORA COLOR
PUBLICAS
SUBDIRECCIONDE 1
FOTOCOPIADORA COLOR
FISCALIZACION
TALLERES MUNICIPALES 1 FOTOCOPIADORA COLOR
COMISARIA DE 1
FOTOCOPIADORA COLOR
CONSTRUCCIONES
TOTAL EQUIPOS 4 COLOR
DIRECCION AMBIENTAL
GESTIÓN AMBIENTAL 1 FOTOCOPIADORA COLOR
RELLENO SANITARIO 1 FOTOCOPIADORA B/N
VIVERO FORESTAL 1 FOTOCOPIADORA B/N
TOTAL EQUIPOS 1 COLOR- 2 B/N
CUERPO DE CONTROL MUNICIPAL
CUERPO DE CONTROL 1 FOTOCOPIADORA COLOR
MUNICIPAL
COMISARIA MUNICIPAL 1 FOTOCOPIADORA B/N
ADM. DE GUARDIAS 1 FOTOCOPIADORA B/N
MUNICIPALES
TOTAL EQUIPOS 1 COLOR- 2 B/N
DIRECCCION DE TALENTO HUMANO
TALENTO HUMANO 1 FOTOCOPIADORA COLOR
SALUD Y SEGURIDAD 1 FOTOCOPIADORA B/N
OCUPACIONAL
TOTAL EQUIPOS 1 COLOR -1 B/N
DIRECCION DE AVALUOS Y CATASTROS
AVALUOS Y CATASTROS 1 FOTOCOPIADORA COLOR
TOTAL EQUIPOS 1 COLOR
NOTA: Si por alguna razón tipo funcional debidamente justificadas por el
Administrador del Contrato, el GADMLA requiere de más impresoras, el
proveedor se compromete a incrementar el número de impresoras simples,
multifunción o térmicas que se requieran o potenciar las ya existentes, sin
variación en el costo unitario del servicio.
f) PRODUCTOS O SERVICIOS ESPERADOS
Impresoras Multifuncional Laser B/N Y Full Color A4/A3 de mediano
volumen
Poseer en stock (papel, partes repuestos) para el total funcionamiento
de los equipos.
Diagnóstico a problemas de Hardware.
Tiempo de respuesta en caso de que algún equipo falle o se agoten los
suministros (incluye papel y consumibles de los equipos): 60 minutos
máximos.
Solución a los problemas técnicos, el proveedor tendrá estrictamente
que realizar la inspección del hardware y determinar el origen para
realizar el pedido del repuesto para su debido arreglo.
Instalación y puesta en ejecución de los mencionados equipos
requeridos los mismos que deben ser transparentes sin interrumpir el
servicio de impresiones, fotocopiado y digitalización.
Personal técnico especializado y necesario para el mantenimiento de
los equipos (impresoras)
Soporte técnico a usuarios para asegurar la continuidad y calidad del
servicio.
Atención de incidentes presentados referentes al servicio solicitado.
Generación de reportes de manera regular y por demanda
Garantizar la operatividad y fiabilidad de los equipos para el servicio
solicitado
El servicio comprenderá el personal especializado, equipos multifunción,
equipos de backup, instrumentos y soporte administrativo y operativo
necesarios para el “SERVICIO DE IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS BLANCO,
NEGRO, FULL COLOR, FOTOCOPIADO, Y SCANER PARA LOS DIFERENTES
DEPARTAMENTOS DEL GADMLA.” en el GADMLA.
Los equipos deben tener la opción para copiar e imprimir en formato A3
en blanco, negro y color, de acuerdo al área donde se requiera ese
tamaño de papel, esto es un total de:
Equipos con formato A3 color 21 unidades
Equipos con formato A4 color 12 unidades
Equipos con formato A4 B/n 16 unidades.
Equipos con formato A3 B/n 7 unidades.
El software y/o drivers de los equipos, deben permitir que la
configuración por defecto en impresión sea B/N o Dúplex.
Impresiones a COLOR; Copias a COLOR; Copias a B/N; Impresiones a
B/N en formato A4 y A3
Volumen mensual de impresión y copias A4 B&N 273.533 u
Volumen mensual de impresión y copias A4 Color 33.101 u
Volumen mensual de impresión y copias A3 B&N 536 u
Volumen mensual de impresión y copias A3 Color 511 u
g) PLAZO DE EJECUCIÓN: PARCIALES Y/O TOTAL
El plazo estimado para la ejecución del contrato inicia a partir de la
fecha de suscripción del contrato, el mismo que tendrá una duración
de trescientos sesenta y cinco (365) o hasta consumir la totalidad de los
valores, lo que ocurra primero.
H) PERSONAL TÉCNICO/EQUIPO DE TRABAJO/RECURSOS
Personal técnico
1 Ingeniero en Sistemas o Ingeniero Electrónico/ Gestor de
mantenimiento.
1 Técnico Informático o electrónico/Técnico de Soporte.
Equipo de trabajo
200 m Cable de Red.
120 u Conectores Rj45.
35 u Switch de 8 puertos.
2 u Ponchadoras.
2 u Comprobador de cable de red.
23 u Impresoras en b/n
33 u Impresoras a color
i) FORMA Y CONDICIONES DE PAGO.
Se otorgará anticipo correspondiente al 30%.
El 70% restante se realizará en planillas de acuerdo al informe favorable de
consumo, previo informe del Administrador del Contrato, certificaciones a
satisfacción entregadas por las direcciones y/o subdirecciones, previas a la
entrega de la factura por parte de la contratista.
El valor que por concepto de anticipo otorgará la entidad contratante al
contratista será depositado en una cuenta que el contratista aperturará en un
banco estatal o privado, en el que el Estado tenga participación accionaria o
de capital superior al cincuenta por ciento, el mismo que no podrá ser
destinado a fines ajenos a esta contratación.
Firmado electrónicamente por:
JESSICA
ALEXANDRA
ESPINOZA MAZA
Tlga. Jessica Espinoza
SUBDIRECTORA DE SERVICIOS GENERALES DEL GADMLA
