PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL

EMPRESA DEFINICIÓN PROCESO DE RADICACION Y RECEPCION DE DOCUMENTOS TIPO DE DOCUMENTO

GESTION QUE MANEJA
Policía Nacional El proceso de - Planeación. Radicación La empresa Policía
gestión - Producción. - Recepción de documentos por ventanilla, en donde se Nacional maneja ambos
documental que - Gestión y tramité. controla los documentos remitidos por persona natural o tanto en físico como en
lleva la Policía - Organización. jurídica. digital. Cuando estos
Nacional es el - Transferencia. - Horario de atención al público en las ventanillas de documentos son
conjunto de - Disposición de radicación se establecerá de acuerdo a las necesidades entregados en físico en
actividades documentos. de cada usuario. las ventanillas de
administrativas y - Preservación a - Selección: consiste en separar la correspondencia recibido y radicado, este
técnicas largo plazo. dependiendo del nivel de clasificación de la información. será digitalizado
tendientes a la - Valoración. - Los documentos con carácter confidencial serán después.
planificación, escaneados en su portada.
manejo y - Cuando un documento es allegado a la ventanilla
organización de dirigido directamente a su titular, debe radicarse en los
la documentación sistemas manuales o automatizados para tal fin y
producida y entregarse al destinatario correspondiente.
recibida por la - Los documentos como acciones de tutela, cumplimiento,
institución, desde solicitudes, etc, se les dará prioridad en la radicación y
su origen hasta digitalización.
su disposición - Apertura. Consiste en abrir los sobres y efectuar una
final, con el nueva selección de la documentación a fin de separar la
objetivo de correspondencia que tiene nivel de clasificación de la
facilitar su información
consulta y - Registro: consiste en estampar sobre el documento, el
conservación. sello de registro y distribución.
Recepción
- Recepción de documentos por fax.
- Recepción de mensajes por correo electrónico.
- Numeración: para cada año calendario se iniciara una
nueva numeración partiendo del 00001.
- Tramite de documento. Para donde se dirige el
documento.
- Plantillas de distribución
- Notas internas. Se utilizan como medio de comunicación
interna dentro de la institución en una hoja anexa a la
comunicación oficial.
EMPRESA DEFINICIÓN PROCESO DE RADICACION Y RECEPCION DE DOCUMENTOS TIPO DE
GESTION DOCUMENTO
QUE MANEJA
Instituto Esta empresa Este proceso - En el grupo de Gestión Documental del ICBF se revisan las comunicaciones Esta empresa
Colombian utiliza su comprende los oficiales que ingresan y que se envían con el fin de verificar la competencia solo manejan
o de proceso de procesos de institucional, relevancia del documento, anexos, funcionarios, destinatario, documentos
Bienestar análisis de los producción, dependencia; los datos de referencia del remitente, asunto, dirección del físicos y solo
Familia documentos recepción, despacho; datos adicionales, correo electrónico, portal de internet, entre los que son por
(ICBF) de archivo o distribución, otros. vía fax son
sus tramité, - Luego de verificado estos datos de cada comunicación y se valore como fotocopiados
agrupaciones, organización, comunicación oficial, deberán tenerse en cuenta la codificación de regionales ya que con el
materializado consulta, y centros zonales y las planillas de seguimiento y radicación teniendo en tiempo la
en conservación y cuenta los servicios de alerta para el seguimiento de los tiempos de respuesta información se
representacion disposición final de de las comunicaciones recibidas. borra y es
es que los documentos, los - El numero de radicación de correspondencia recibida será la única evidencia necesario
permiten su cuales se de ingreso a la entidad y se constituirá como el principal punto de referencia preservar
identificación, encuentran para la Gestión de Documentos. estos
localización y normalizados - En las regionales para la radicación de las comunicaciones oficiales recibidas documentos.
la mediante la Ley (correspondencia recibida) se realizara con sello de reloj radicador el cual
recuperación General de imprime número, fecha y hora. Es importante que se debe de revisar el
de su Archivos. documento antes de numerarlo. La numeración de todo acto administrativo
información inicia cada año y debe ser en estricto.
para la gestión - Una vez radicado el documento, en todas las Regionales y Centros Zonales
y para la se debe de llevar un registro tanto para las comunicaciones oficiales recibidas
investigación. y despachadas como para los contratos y resoluciones.
- Cada Regional o Centro Zonal deberá responder por la numeración, control
y registro de todos los actos administrativos que se produzcan.
- Las comunicaciones oficiales vía fax, se identifica la competencia del
documento, si ingresa en papel químico se fotocopiaran y se radica con
número, fecha y hora de recepción, registro de correspondencia en el
sistema, o en el libro de registro de correspondencia y finalmente se
distribuirá al servidor público o dependencia competente.
- Comunicaciones vía correo electrónico. Se establece un control riguroso con
respecto al mismo, correo institucional [email protected]
para lo cual debe de tener en cuenta los datos del asunto, fecha, numero de
radicación y hora de recepción, el sistema de correo electrónico debe de tener
capacidad suficiente, se contestan inmediatamente a través de un mensaje
acusando el recibo señalando fecha y numero de radicación. Estos se
atenderán en las jornadas y en los horarios de trabajo del instituto los que
hayan sido radicados antes de las 12 de lla noche se radicarán en el siguiente
día hábil, el mensaje de datos emitido por el sistema electrónico institucional
del ICBF será prueba de envío y de recepción para el instituto como para el
interesado.
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GESTION DOCUMENTO
QUE MANEJA
Ejecito El proceso de - Planeación. - Las comunicaciones oficiales se elaboran en original y copia, original para el Esta empresa
Nacional gestión - Producción. destinatario y copia para la dependencia de origen. maneja un
documental es - Gestión y - Si se tiene el aplicativo Orfeo se debe de escanear la comunicación oficial aplicativo
aquel que tramite. debidamente firmada y archivada en la serie o subserie documental. llamado Orfeo.
determina las - Organización. - Cuando el documento sea enviado vía correo electrónico, el original impreso
condiciones - Transferencia. reposara en la oficina productora y la dependencia que recibe el documento
mínimas de - Disposición de digitalmente asumirá la responsabilidad de darle tramite o redirigirlo a quien
seguridad que documentos. corresponda, como si lo hubiera recibido en forma física.
deben tener - Preservación a - Las comunicaciones oficiales tienen asignado un numero consecutivo de
los archivos largo plazo. registro el cual identifica la dependencia.
centrales de - Valoración. - Las unidades que no cuenten con el sistema de gestión documental Orfeo
las Unidades realizarán su numeración en los libros o planillas establecidas para este
en donde se proceso.
recepcionarán - El área de Gestión Documental recibe las comunicaciones externas por
los diferentes medios como: Ventanilla única de radicación, correo postal, correo
expedientes electrónico para ser radicadas en el modulo de registro de correspondencia
relacionados del SGDE Orfeo
con las - Ventanilla única, se entregan las comunicaciones oficiales externas.
investigacione - Luego todo paquete o sobre debe abrirse antes de su radicación.
s disciplinarias - Después el funcionario o contratista se compromete a garantizar la reserva
y de la información.
administrativas - Para las comunicaciones oficiales externas, se realiza un registro tales como:
. nombre de la entidad, remitente, fecha y hora, numero de documento, numero
de radicación, nombre del funcionario responsable del tramite, anexos y folios
si lo amerita, previo a esto se verifica el directorio interno del SGDE para
establecer si el usuario existe en el sistema.
- Se clasifica dependiendo del nivel de seguridad del documento.
- Se selecciona para direccionar la correspondencia a la dependencia
correspondiente para que se realice su tramite.
- Se apertura que consiste en abrir el sobre para efectuar una nueva selección
a fin de separar la correspondencia.
- Se digitaliza el documento.
- Se radica en donde el sistema asigna un numero de manera automática un
numero único consecutivo.
- Luego se distribuye y entrega a la oficina correspondiente o colocarla en el
casillero correspondiente.
- Se emplea un formato de planilla de entrega de comunicaciones establecido
por el área de gestión documental.