SEMANA 06

CURSO DE FORMACIÓN ESPECIFICA

GESTION DE COMPRAS

ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA

I SEMESTRE
 La práctica de una correcta gestión de compras asegura que la
empresa tenga los mejores proveedores para abastecer los
mejores productos y servicios, al mejor valor total.

La función de compras a menudo gasta más dinero que

cualquier otra función de la empresa, así que compras
proporciona una buena oportunidad para reducir los costos y
LA aumentar los márgenes de beneficio.
GESTION
DE La práctica de la estrategia de compra es asegurar que la
empresa tenga los mejores proveedores para abastecer los
COMPRAS mejores productos y servicios, al mejor valor total.

La función de compra “tiene por objetivo adquirir los bienes y

servicios que la empresa necesita, garantizando el
abastecimiento de las cantidades requeridas en términos de
tiempo, calidad y precio.”

La complejidad de la gestión de compras depende, entre otros,

de los siguientes factores:
1. Volumen de compras y pedidos anuales
2. Entorno en el que se desarrolla la función
  Entornos de servicios.
En este entorno de búsqueda de materias primas y componentes, cuya calidad y
precio hay que concertar de antemano para no encarecer el proceso de fabricación,
teniendo que seleccionar en todo caso los fabricantes idóneos de estos productos en
términos de flexibilidad, calidad, fiabilidad y precio.

La función de compras es generalmente manejada por un agente de compras quien

posee la autoridad legal para ejecutar contratos en nombre de la empresa.

A su vez, dentro de un entorno fabril, no es lo mismo fabricar para stocks de pedidos

repetitivos que fabricar sobre pedido o desarrollo de productos referidos a
especificaciones de ingeniería, en los cuales tanto lo productos requeridos como los
suministradores están cambiando constantemente.

En las empresas manufactureras, la función de compras está respaldada por planos

de ingeniería y especificaciones, documentos de control de calidad y actividades de
pruebas, que evalúan los artículos comprados .
  Entorno industrial.

En estos entornos de adquisición de productos terminados y homologados

por el mercado, el papel de las compras es menos importante. Sin embargo,
en otros servicios como el transporte y restaurantes, la función de compras
es crítica.

En el segmento servicios mayoristas o detallistas, las compras se realizan a

través de un comprador que es responsable de la venta y de los márgenes
de beneficio de la mercadería comprada.

Los compradores, normalmente, deben confiar en el comportamiento

histórico del proveedor o en las clasificaciones estándares.

La gestión de compras tiene en cuenta numerosos factores, tales como los

costos de inventario y de transporte, la disponibilidad de suministro, la
eficacia en las entregas y la calidad de los proveedores.
Las responsabilidades básicas de la gestión de compras son:

 Mantener una continuidad en los suministros teniendo en cuenta los

programas.

 Proporcionar estos suministros de acuerdo con las normas de calidad

requeridas.

 Obtener los productos necesarios al costo total más bajo posible, dentro
de las condiciones y plazos de entrega requeridos.

 Prevenir de las variaciones de precios en el mercado, así como de las

coyunturas o las tendencias que sean del interés de la organización.

Para que se realice una gestión de compras efectiva es necesaria una

coordinación permanente entre los departamentos comerciales o de
operaciones y el de compras.
 Para cumplir sus responsabilidades el gestor de compras
debe realizar las siguientes actividades:

 Búsqueda y evaluación de proveedores: Constituye una de las

actividades más importantes de la función de compras, tendente a tener
una calificación de los proveedores en función de su capacidad de
respuesta frente a nuestra empresa, lo que constituye un punto de
partida para las futuras relaciones comerciales con ellos

 Mantenimiento de un archivo actualizado de productos, con sus

características técnicas, códigos de identificación, suministradores,
precios y condiciones de entrega y pago.

 Negociación permanente de precios, calidad, presentaciones y plazos de

entrega, en función de las previsiones de compra y calificación del
proveedor.
 Previsión de compras, en su aspecto tanto técnico como económico y
financiero.

 Planificación de pedidos por artículo y proveedor, determinando los

volúmenes de pedidos y fechas de lanzamiento previstas.

 Preparación de órdenes de compras, lanzamiento de pedidos y

seguimiento de los mismos hasta su recepción y control de la calidad, en
el caso que lo requiera.

 Solventar discrepancias en la recepción del producto.

 Analizar variaciones en precios, plazos de entrega y calidad.

 Para cumplir sus objetivos, la función de compras consta de actividades
netamente diferenciadas que podríamos resumir como:
• Estudio de fuentes de suministro (Análisis del mercado) .

• Selección de proveedores.

• Control de las especificaciones de calidad requeridas, incluyendo empaquetado,

presentación, etc. (gestión de la calidad de la compra) Estas especificaciones suelen
estar dictaminadas o bien por un departamento técnico (entorno industrial) o bien
por el departamento de marketing (entorno comercial) .

• La gestión de precios, para conseguir compras lo más económicas posibles.

• La gestión de plazos y condiciones de entregas, para conseguir máxima fiabilidad,
flexibilidad y reducción de los tiempos de entrega.
• El seguimiento y control de todas las operaciones realizadas en todos los acuerdos y
condiciones establecidos por el proveedor.
• La venta de los productos sobrantes y obsoletos, para evitar pérdidas económicas.
  Formas de compra

En cualquier empresa, no todas las compras se llevan a cabo siguiendo

idénticos procesos.

Son factores determinantes de la forma de realizar la adquisición de bienes:

la actividad habitual desarrollada por la empresa, la importancia de la
empresa dentro del contexto del mercado (poder de compra), el tipo de
artículo a adquirir, la significatividad de la compra, la situación geográfica
del proveedor, las características del vendedor, etc.

Se puede considerar que, se podrá actuar más coherentemente, si se tienen

definidas de forma independiente:
  Formas de compra

En cualquier empresa, no todas las compras se llevan a cabo siguiendo

idénticos procesos.

Son factores determinantes de la forma de realizar la adquisición de bienes:

la actividad habitual desarrollada por la empresa, la importancia de la
empresa dentro del contexto del mercado (poder de compra), el tipo de
artículo a adquirir, la significatividad de la compra, la situación geográfica
del proveedor, las características del vendedor, etc.

Se puede considerar que, se podrá actuar más coherentemente, si se tienen

definidas de forma independiente:

o Compras normales o Adquisición de elementos menores

o Compras en el exterior o Compras de bienes del activo fijo

 o Compras normales

Se ubican dentro de esta forma de comprar, las materia primas a incorporase en un

proceso productivo y en otros bienes o elementos representativos de una erogación de
carácter general identificada con el área de producción, comercialización o
administración.

Habitualmente, se trata de elementos sobre los cuales se posee información relativa a la

cantidad máxima, mínima y al punto de pedido.

o Adquisición de elementos menores

Son aquellos que son necesarios para el desenvolvimiento de la empresa pero se
precisan solo en un momento determinado. como por ejemplo una pieza de repuesto, un
libro contable, etc.

La compra de estos elementos, por ser de escaso monto se realiza generalmente

empleando un fondo fijo. Incluso, esas operaciones de compra se hacen por una
cantidad limitada.
 o Compras en el exterior

Existe una marcada diferencia en la forma de actuar entre una compra

local y aquella efectuada en el exterior.

Cuando se importan bienes deben contemplarse particularidades

vinculadas con el vendedor, el flete, los seguros de cambio y transporte,
entre otros.

Se debe prestar especial atención a la calidad de los bienes a comprar.

También es de tener en cuenta lo relativo a lo de la moneda empleada en

la operación, haciendo hincapié en el riesgo que surge desde que el
producto se embarca o sale del depósito del proveedor hasta la llegada al
país del comprador.
 o Compras de bienes del activo fijo

Se caracteriza por tratarse de elementos que no requieren de una

reposición permanente. Incluye maquinarias, motores, herramientas,
instalaciones, inmuebles, etc.

En virtud de que el desembolso en estas operaciones es, en general, de

importancia, se solicita para la autorización de la misma la conformidad
de un alto representante de la empresa, como la del gerente general o la
persona que lo sustituye en caso de ausencia o imposibilidad de aquel, o
en última instancia, del directorio se trata de una adquisición de gran
envergadura.
  Etapas de la decisión de compra

Las principales etapas del proceso de decisión de compra son las

siguientes:
1. Reconocimiento de la necesidad.

El proceso de compra comienza cuando el comprador reconoce la

necesidad de adquirir un producto o servicio a partir de reconocer una
diferencia entre el estado deseado y el estado real existente.

2. Búsqueda de información.

En esta etapa el comprador debe acopiar toda la información que

considera necesaria para fundamentar sus análisis y la toma de
decisiones.
 3. Formación de alternativas.

A partir de la información recopilada el comprador determinará las alternativas de

compra ante las que se enfrenta, caracterizando a cada una de las alternativas con
aquellos parámetros relevantes.

4. Evaluación de alternativas.

El comprador en cada compra determina cuáles son los principales criterios de

selección.

5. Decisión de compra.
Considerando la evaluación anterior y el esquema de fuerzas de los actores de la
compra se llega a la decisión de compra que contempla un conjunto de parámetros
tales como: el proveedor, la cantidad a comprar, el valor de la compra, forma de
pago, sujeto de la transportación, lugar de entrega, fecha de entrega,
características del producto, envase y embalaje a utilizar y otros elementos.
6. Ejecución de la compra..

Esta etapa comprende el conjunto de acciones para ejecutar la decisión

de compra tomada anteriormente.

7. Monitoreo post compra.

El comprador en cada compra determina cuáles son los principales

criterios de selección.

Luego de ejecutada la compra debe mantenerse un monitoreo del

producto o servicio durante todo el ciclo de consumo o uso con vista a
detectar posibles fallos que puedan ser objeto de reclamación, así como
aumentar la información sobre la marca correspondiente, lo cual es de
mucha utilidad en próximas compras.
  Calidad de las Compras.
Cuando un producto llega a manos de un productor o es utilizado en el
producto final se está cerrando un eslabón más de una cadena logística
que debe estar orientada hacia la calidad para que el proceso se efectúe
con éxito.

La calidad, ha de entenderse como la base de esta relación, e inherente a

ella han de desarrollarse los conceptos de comunicación e integración.

Siendo valorable el impulso que esta área ha cobrado con la aplicación de

las normas ISO por parte de muchos productores, comercializadores y
proveedores.
Las normas ISO son un conjunto de estándares con reconocimiento internacional que fueron creados con el
objetivo de ayudar a las empresas a establecer unos niveles de homogeneidad en relación con la gestión,
prestación de servicios y desarrollo de productos en la industria.
  Indicadores de eficiencia.

Índice de control de la función de compras.

 Índice de compras: Significación de las compras respecto a las ventas
en términos porcentuales.

 Índice de coste del departamento de compras. Significado del coste del

departamento de compras (coste de gestión) en relación al valor de las
compras.

 Coste de un pedido de compras. Se determinará por el cociente entre el

coste del departamento de compras y el número de pedidos emitidos.

 Índice de concentración de compras. Revela el importe medio de compra

por pedido.
  Índice de carga de trabajo. Cantidad media de compras por empleado.
Se determina por el cociente entre el valor de las compras y el número
de empleados del departamento de compras.

 Índice de concentración de proveedores. Recoge el número medio de

pedidos que se adjudica a cada proveedor. Se obtiene dividiendo el
número de pedidos entre el número de proveedores.

 Cifra de negocios por proveedor. Indica el volumen de compras por

proveedor. Se obtiene dividiendo el valor de las compras realizadas
entre el número de proveedores.

 Índice de rotación de stocks de materias primas. Indica el número de

veces que rota el stock medio respecto a la cantidad de materias
primas (materiales) comprados. Se determina dividiendo el valor de las
compras anuales entre el stock medio anual.
 Índice de rechazos. Relación entre el valor de las devoluciones y el valor
de las compras, expresado en términos porcentuales. Se obtiene
dividiendo el Valor de las Devoluciones entre el valor de las Compras y
multiplicado por 100.
 Índice de financiación de las compras por proveedores. Indica el
porcentaje del valor de las compras que es financiado por los
proveedores. Se obtiene dividiendo el saldo medio de proveedores entre
el valor de las compras y multiplicado por 100.
 Días de crédito por parte de los proveedores. Si el período de análisis es
el año, se puede determinar por la relación entre el valor financiado por
los proveedores y el de las compras anuales y multiplicado por los 360
días del año.
 Índice de rechazos. Relación entre el valor de las devoluciones y el valor
de las compras, expresado en términos porcentuales. Se obtiene
dividiendo el Valor de las Devoluciones entre el valor de las Compras y
multiplicado por 100.
 Índice de financiación de las compras por proveedores. Indica el
porcentaje del valor de las compras que es financiado por los
proveedores. Se obtiene dividiendo el saldo medio de proveedores entre
el valor de las compras y multiplicado por 100.
 Días de crédito por parte de los proveedores. Si el período de análisis es
el año, se puede determinar por la relación entre el valor financiado por
los proveedores y el de las compras anuales y multiplicado por los 360
días del año.
 Rentabilidad de las compras. Se obtiene dividiendo el beneficio (ahorro
anual) obtenido por las compras, dividido entre el coste anual del
departamento de compras y multiplicado por 100.
 Los principales indicadores del Departamento de Compras
son:
 Valor de compras totales / Ventas totales comparadas con el año anterior

 Total de compras/Número de compras.

 Porcentaje de compras rechazadas

 Porcentaje de paralización de la producción por falta de materia prima.

 Inventario/Ventas.

 Costo promedio de Orden de compra.

 Tiempo promedio de entrega de pedidos.

 Número de orden por mes en comparación con el año anterior.

  Nuevas tendencias de la política de compras
Hoy en día las nuevas tendencias logísticas han cambiado
sustancialmente este esquema, fijando unas nuevas prioridades que en
conjunto resultan más beneficiosas para la empresa.

De acuerdo con estas tendencias, el esquema de prioridades serían las

siguientes:

1. Calidad concertada.

2. Tiempo de entrega.

3. Flexibilidad ante el cambio en los pedidos.

4. Precios y condiciones de pago.