CYA

Unidad 5:Documentos escritos en la comunicación

empresarial
CARACTERÍSTICAS DE TEXTOS UTILIZADOS EN EL ÁMBITO
COMERCIAL Y EMPRESARIAL
Todos los textos tienen características comunes, pero deben estar redactados en
diferentes términos en función de quién es el destinatario.
Características básicas:
-Respeta las reglas ortográficas y gramaticales.
-Usa jerga comercial/legal, sin ser excesivamente coloquial ni petulante.
-Utiliza estructuras sintácticas simples.
-Sé conciso y concreto, no dejes lugar a dudas sobre el contenido del mensaje.
-Es preferible usar la voz activa frente a la pasiva.
-El lenguaje siempre debe ser respetuoso, en especial en aspectos como la edad,
discapacidad, raza, religión, género…
-Evita el lenguaje subjetivo que pueda producir engaño o manipulación en la persona que
lee.
-Es preferible utilizar un lenguaje positivo frente a términos negativos.
DOCUMENTOS EN LA COMUNICACIÓN COMERCIAL Y EMPRESARIAL
Es necesario diferenciar entre la comunicación interna en la empresa y la comunicación
externa.
DOCUMENTOS EN LA COMUNICACIÓN INTERNA EMPRESARIAL
❖ MEMORÁNDUM:
También llamado como memorando, es un documento escrito que tiene carácter de nota
o recado. Se usa principalmente para transmitir órdenes o realizar solicitudes a los
empleados.
Características: Breve y sencillo.
-Debe contener la palabra “memorándum”.
-Debe contener asunto y extensión máxima - media hoja
Estructura: Encabezamiento (nombre o logotipo,destinatario,remitente,fecha,
asunto),Cuerpo (contenido),Pie (firma).
❖ AVISO:
Es un documento escrito breve que proporciona información dirigida a un número elevado
de destinatarios.
Características:Breve y claro lenguaje sencillo.
-Debe contener la palabra “aviso”.
-Extensión máxima – media hoja.
Estructura: Encabezamiento (nombre,logotipo),Cuerpo (contenido) y Pie (firma).
❖ INFORME:
Es un documento escrito que detalla las características y circunstancias de una
actividad,un hecho o un asunto.
Características: Documento más extenso que el memorándum.
-Transmite información y puede incluir organigramas,gráficos,fotos,etc.

Tipos de informes:
  Expositivos. Se limita describir de forma objetiva,asunto o [Link] incluye las
recomendaciones ni conclusiones.
 Interpretativos. Recopila información, la analizan e [Link] incluir
conclusiones y recomendaciones.
 Valorativos. Mismas características que el interpretativo, con diferencia del tipo de
informe incluye opinión personal.
 Persuasivos. Su finalidad es convencer al receptor del mensaje para que tome
determinadas decisiones.
Estructura: Portada,Síntesis o sumario (resumen inicial), Introducción (Motivo),
Encabezamiento (nombre,logotipo), Cuerpo o desarrollo (contenido), Conclusión (idea que
se expone) y Pie (firma).
❖ CONVOCATORIA:
Es un documento escrito en el que se solicita a determinadas personas que asistan a una
reunión, en un lugar, día y hora concretos para tratar unos asuntos preestablecidos.
Características: Debe figurar los nombres de las personas o grupos.
-Contener asuntos para tratar en la convocatoria.
-Debe ser breve y sencilla.
-Debe contener la palabra “convocatoria”.
-Extensión máxima 1 hoja.
-Ruegos y preguntas.
Tipos de convocatorias:
 Convocatorias en el ámbito laboral. Cita a los empleados mediante un
documento para que sepan que asuntos se van a tratar y el lugar día y hora.
 Convocatorias fuera del ámbito laboral. Documento en sí tiene la misma
estructura y características.
Dos de las convocatorias más frecuentes son las realizadas por motivos de las reuniones
en las comunidades de propietarios y las juntas de accionistas de las sociedades de
capital.
La legislación vigente determina cuál es el número mínimo de convocatorias.
Deben comunicarse por escrito y normalmente se utiliza la misma estructura en los
documentos de una misma comunidad.
Estructura: Encabezamiento (Título), Cuerpo (Orden día), Pie (lugar,fecha firma).
Diligencias: Se suele añadir en determinadas ocasiones se suele añadir debajo del pie
para hacer constar algunos hechos determinados.
❖ ACTAS:
Es un documento escrito en el que se certifica lo acordado o tratado en una junta o
reunión.
Características: Debe constar nombre y apellido.
-Se debe reflejar el nombre del acta de junta universal.
-Debe recoger el orden del día, incluir de forma abreviada,recoger los ruegos y preguntas.
-Debe contener los asuntos para tratar.
-Debe ser breve y sencilla.
-Debe contener la palabra “acta”.
Estructura: Encabezamiento (nombre del acta, datos de la convocatoria), Cuerpo (orden
del día,intervenciones,hora finalización) y Pie (firma).
❖ NOTAS DE RECEPCIÓN DE LLAMADAS TELEFÓNICAS Y VISITAS:
La nota de recepción es un documento en el que se realizan apuntes breves sobre los
mensajes que se deben transmitir al destinatario ausente, en caso de recibir una llamada
o una visita.
Características: Documento breve.
-Encuentran preestablecidos los huecos.
Estructura: Debe contener: fecha,hora,destinatario,remitente,datos de contacto,situación
y mensaje.

DOCUMENTOS DE LA COMUNICACIÓN EXTERNA EMPRESARIAL CON

CARÁCTER COMERCIAL
Existen diferentes documentos para poder realizar de forma eficiente la comunicación
externa en la [Link] pueden redactar o emitir documentos sin carácter comercial.
❖ LA CARTA COMERCIAL:
Es el principal documento que se utiliza como medio de comunicación externa de la
empresa para dirigirse e intercambiar información con otras
empresas,clientes,proveedores,etc.
Características: Documento creado para fomentar las relaciones en el ámbito comercial.
-Redactarse de forma profesional adecuada.
-Con trato respetuoso y amable.
-Información clara y directa.
-Debe ser una carta personalizada dirigida al destinatario único.
Estructura: Encabezamiento (nombre empresa,,dirección,NIF,web,Datos
destinatario,Referencia,Asunto, Lugar y fecha completa), Cuerpo
(Saludo,Texto,Despedida), Pie o cierre ( Nombre,firma).
P.O: Orden. P.A: Autorización. P.P: es necesario que el firmante tenga un poder
notarial.
Anexo: En ocasiones las cartas pueden llevar algún tipo de documentos adjunto.
Posdata: Es un breve mensaje que se incluye cuando la carta ya está concluida.

DOCUMENTOS DE LA COMUNICACIÓN EXTERNA EMPRESARIAL SIN

CARÁCTER COMERCIAL
❖ PORTADA O CARÁTULA DE FAX:
La portada de fax es un documento que acompaña y presenta el fax enviado. Contiene los
datos del remitente y del destinatario.
Características: Debe ser un documento breve.
-En ella se encuentran preestablecidos los huecos para realizar correctamente las
anotaciones de los datos importantes.
-Ha de contener el número de páginas para asegurarse que se ha recibido el fax con
todos los documentos.
Estructura: deben constar los siguientes datos: destinatario (incluyendo departamento),
remitente (empresa y/o persona), referencia, datos de contacto (teléfono de empresa,
teléfono móvil, correo electrónico…), situación y mensaje.
❖ CERTIFICADO:
Es un documento escrito que asegura la veracidad de un hecho.
Características: Es un documento que se suele expedir a solicitud del interesado.
-Tiene que firmarlo una persona de la organización con autoridad suficiente.
-Los certificados suelen dar veracidad sobre los siguientes asuntos: participación en
eventos, asistencia, resultados académicos..
-Debe contener la palabra “certificado” o “certificado”
-Normalmente, las empresas tienen en su papelería corporativa un modelo con el
membrete de la empresa y la palabra “certificado”.
Estructura: Encabezamiento: formado por el membrete (nombre y logotipo de la
empresa) y la palabra “certificado". Cuerpo o desarrollo: se redacta en primera o tercera
persona. Se comienza con la palabra “certificado o certifico”, escrita en mayúsculas y
seguida de dos puntos, después se incluye el hecho que se quiere certificar.
Pie: Se suele añadir una frase tipo que haga constar la certificación de lo añadido en el
cuerpo. Firma, antefirma, lugar y fecha.
TEXTOS PROTOCOLARIOS EN EL ÁMBITO EMPRESARIAL
No tienen carácter comercial, ya que su finalidad es enviar un documento que contenga
unas palabras de cortesía hacia una persona.
Se suele utilizar la papelería corporativa y para ofrecer un documento más personalizado,
escrito a mano.
❖ SALUDA:
Es un documento escrito de carácter solemne utilizado principalmente para realizar
agradecimientos, felicitaciones…
Características:Es un documento breve con lenguaje cortés y protocolario.
-El soporte que se utiliza es papel tamaño cuartilla de buena calidad.
-Se redacta en tercera persona.
-Contiene la palabra “saluda”.
-Las empresas tienen en su papelería un modelo con el membrete de la empresa.
Estructura:Encabezamiento: -Nombre, cargo y datos profesionales del remitente.
-Palabra: saluda (tamaño grande y en negrita). Cuerpo: contenido de la
comunicació[Link] y fecha completa: León 16 de agosto de 2023. Cierre: se suele
incluir una frase formal de cortesía al final a modo de despedida.
❖ INVITACIÓN O TARJETA DE INVITACIÓN:
Es un documento de carácter formal que tiene como finalidad invitar al receptor a un acto
o celebración.
Características: La redacción debe ser formal y cortés.
-Las invitaciones pueden ser personalizadas, sino, hay que especificar el nombre del
destinatario.
Estructura: debe contener un membrete, fecha y lugar, saludo al destinatario, motivo,
petición de confirmación (opcional), despedida.
❖ FELICITACIONES Y NOTAS DE REGALO:
Son escritos dirigidos para expresar la enhorabuena al destinatario por un hecho
concreto, como el nacimiento de un hijo, casamiento…
❖ TELEGRAMA:
Es un mensaje muy breve que permite la entrega rápida en el que queda acreditado el contenido
del texto.
Características: Los datos del destinatario deben ser claros y con el nombre completo,
para evitar confusiones.
-El precio del envío aumenta si se envía un mensaje con más de 50 palabras.
-El soporte de papel es impreso en la oficina de Correos o empresa de mensajería que
vaya a entregar el mensaje.
DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
Tanto las personas físicas como las jurídicas tienen la necesidad de realizar trámites
burocráticos, mediante comunicación escrita, con la Administración pública. Para ello, la
administración pone a disposición de los ciudadanos unos formularios tipo con el fin de
facilitarles la redacción de los diversos documentos, que permiten realizar solicitudes,
contestación a [Link] utilización de estos formularios no es obligatoria aunque
es recomendable.
 SOLICITUD O INSTANCIA
Es el documento en el que se realiza una petición a un organismo oficial, por parte del
destinatario, cuando este considera que le están menos abandonado un derecho o quiere
acceder a un interés legítimo.
Características: No es necesario que tenga una estructura ni que el documento sea
aportado por la Administración, pero si que contenga unos requisitos o datos mínimos..
Estructura: Datos personales del solicitante: nombre, apellidos,DNI, fecha de
nacimiento, domicilio, teléfono y correo electrónico.-Exposición de hechos: se comienza
escribiendo “expone” o “expongo” y posteriormente se explican todos los hechos y
razonamientos que justifican la petición al órgano administrativo.-Solicitud: tras la fórmula
“solicita” o “solicito”, se formula la petición concretas. si se piden varias cosas, se hará en
párrafos separados y numerados.-Documentación: los documentos que vayan adjuntos
a la solicitud deberán ir numerados.-Medio preferente y lugar de presentación: el
solicitante debe indicar el lugar y medio por el que prefiere recibir la notificación. -Fecha y
firma.-Órgano, centro o unidad administrativa al que se dirige la solicitud .
DENUNCIAS
Es el escrito que se presenta ante la autoridad competente para dar conocimiento de una
infracción administrativa o delito penal.
Estructura: Es similar a la de la solicitud,con la diferencia de que en la denuncia se está
poniendo en conocimiento una infracción o delito y en la instancia se realiza una petición
a la Administración competente.
ALEGACIONES Y RECURSOS

Cuando las empresas o personas físicas se encuentran con un procedimiento abierto en

la Administración, ya sea a solicitud del interesado porque tenga un interés legítimo o bien
porque se halle inmerso en un procedimiento sancionador, tienen derecho a presentar las
alegaciones o los recursos que por ley se establezcan.

Las alegaciones son las argumentaciones, exposiciones, con aportación de

documentos, que tiene la oportunidad de presentar el interesado a lo largo del
procedimiento mientras aún se encuentra abierto.

El documento de las alegaciones deberá contener:

 Nombre, apellidos, DNI.
 En relación con: asunto o procedimiento en el que realiza la alegación, si se
conoce poner el número de expediente.
 Declaración: exposición del motivo de la alegación. Exposición ordenada de los
datos, hechos o argumentos que el ciudadano desea que el órgano competente
tenga en cuenta en el momento de resolver.
 Si se alega más de un hecho, se detalla cada uno en un párrafo diferente,
encabezados por “Qué” y numerados con cifras o letras correlativas.
 Relación nominal de todos los documentos que el ciudadano aporta junto con las
alegaciones.
 Lugar, fecha y firma. Destino: órgano, centro o unidad administrativa al que se
dirige la alegación.

El recurso es la impugnación de un acto administrativo que realiza el interesado cuando

se ha cerrado su procedimiento. Normalmente se suele solicitar la modificación o
anulación o revocación del acto administrativo impugnado.
Existen diferentes tipos de recursos:
-Los recursos de alzada: se interponen contra las resoluciones y actos que no agotan la
vía administrativa
-Los recursos potestativos de reposición: se interpone contra actos que ponen fin a la
vía administrativa.

El documento del recurso deberá estar compuesto por:

 El nombre y apellidos del recurrente, así como su identificación personal.
 El acto que se recurre y la razón de su impugnación.
 Lugar, fecha, firma del recurrente, identificación del medio y, en su caso, del lugar
que se señale a efectos de notificaciones.
 Órgano, centro o unidad administrativa al que se dirige.
 Las demás particularidades exigidas, por disposiciones específicas.