Ficha Técnica de la Factura Electrónica para Proveedores de Autorización Calificados
En la Ilustración 1 se puede ver los requisitos crecientes:
Archivo electrónico: conjunto de informaciones electrónicas, almacenadas en una unidad
llamada “archivo”.
Archivo electrónico de factura: archivo XML, siguiendo las reglas de la FE de Panamá.
Archivo electrónico de factura firmado: un documento electrónico de acuerdo con la Ley
panameña, formado por un archivo XML, siguiendo las reglas de la FE de Panamá, y con la firma
electrónica válida del emisor.
Factura Electrónica: archivo electrónico de factura, firmado por el emisor, que ha recibido
autorización de uso del Proveedor de Autorización Calificado, asegurando que fue aprobado en
todas las validaciones constantes en esta ficha técnica.
2.3.5. Consecuencias de la Autorización de Uso de la FE
Si un archivo enviado para autorización cumple con todos los requisitos de las normas de
validación, entonces reúne todas las condiciones formales para recibir la competente
autorización de uso como factura electrónica para fines fiscales.
Esta autorización de uso NO significa que esta factura electrónica haya sido verificada contra
leyes, normas o reglas fiscales, ni que haya sido sometida a proceso de inspección fiscal.
2.4. Momento de Transmisión de la Factura Electrónica
El modelo operativo del SFE de Panamá admite dos momentos de transmisión de la FE, o
sea, dos modelos operativos, dependiendo del tipo de la operación:
1. Autorización de Uso Posterior: Si la factura respalda una operación de consumo final, el emisor
podrá elegir entregar el comprobante impreso de la FE para el receptor antes de obtener la
autorización de uso por el Proveedor de Autorización Calificado (PAC).
2. Autorización de Uso Previa: Si el receptor de la FE es contribuyente del ITBMS y algún bien o
servicio objeto de la transacción respaldada por la factura forma parte en la cadena productiva
de este receptor, para que la FE pueda ser utilizada por el receptor para fines de
aprovechamiento de crédito fiscal, deberá tener su aprobación por el Proveedor de
Autorización Calificado (PAC) previo al envío del receptor.
Las expresiones “posterior” y “previa” corresponden a la realización de la operación. En
otras palabras, si la transmisión del archivo firmado de la FE para la Proveedor de
Autorización Calificado (PAC) con objetivo de recibir la autorización de uso ocurre,
respectivamente, después o antes de que se concluya definitivamente la operación que será
respaldada por esta FE.
2.4.1. Autorización de Uso Previa a la Operación
Este es el modelo operativo que brinda más seguridad para el cliente.
Por esta razón, esta es la forma de operación que debe ser utilizada cuando la factura
respalda una operación entre dos contribuyentes del ITBMS y el receptor necesita la factura
para fines fiscales2.
2
Con excepción de la operación en contingencia, descrita en la sección 2.6.
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Ficha Técnica de la Factura Electrónica para Proveedores de Autorización Calificados
Este modelo operativo podrá también ser utilizado para las operaciones en las cuales el
receptor es consumidor final3, por libre elección del emisor.
Conforme se puede ver en la Ilustración 2, este modelo presenta las siguientes etapas:
Sistema del emisor tiene todos los datos necesarios para generar una factura.
Datos de la factura son grabados en un archivo XML, siguiendo las especificaciones contenidas
en esta Ficha Técnica.
El archivo XML recibe la firma digital del emisor, hito que lo transforma en un documento
electrónico.
Archivo firmado es transmitido al Provedor de Autorización Calificado (PAC).
El Provedor de Autorización Calificado (PAC) aplica al archivo todas las validaciones existentes
en esta ficha técnica.
Si el archivo cumple con todas las validaciones, recibe la autorización de uso por parte del
Provedor de Autorización Calificado (PAC) y es transmitida a la Dirección General de Ingresos.
Emisor transmite para el receptor la FE y su autorización de uso (ver comentarios adicionales
en la sección 2.5); si es el caso, se genera el Comprobante Auxiliar de factura Electrónica
(CAFE).
Ilustración 2 – Autorización de Uso de la FE Previa a Ocurrencia de la Operación
En una operación entre contribuyentes, como el cliente recibe tanto la FE como su
autorización de uso, tiene total seguridad para utilizar las informaciones presentes en el
documento electrónico (el archivo de la FE) para todas sus necesidades4.
2.4.2. Autorización de Uso Posterior a la Operación
Este modelo operativo podrá ser utilizado:
Por libre elección del emisor, en los casos que no sea obligatoria la utilización del modelo de
autorización de uso previa a la entrega del receptor, descrita en el apartado 2.4.15.
En caso de operación en contingencia, descrita en la sección 2.6 y siguiendo los procedimientos
y condiciones que se encuentran detallados en dicha sección.
Conforme se puede ver en la Ilustración 3, este modelo presenta las mismas etapas que el
modelo operativo con autorización de uso previo, con la diferencia que esta permite la
3
Se debe observar que un contribuyente del ITBMS será receptor de una factura en la condición de
consumidor final, siempre y cuando en la factura no exista ningún bien o servicio que forme parte
en la cadena productiva de este receptor.
4
Ver perpectivas de los receptores de facturas, en la sección 2.1.
5
Esta posiblemente será la opción elegida para operaciones de venta presencial al consumidor
final, como es el caso de supermercados, farmacias, restaurantes, y negocios semejantes.
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generación del CAFE (Comprobante Auxiliar de la FE) antes que el emisor obtenga la
autorización de uso de la factura.
El CAFE, generado previamente a la autorización de uso, contiene la información
correspondiente a una de las dos situaciones mencionadas al inicio, y:
Será entregado en caso de venta presencial al consumidor final (cliente/receptor)
El CAFE acompañará la entrega de la mercancía, de ser necesario, transporte físico.
Los tiempos asociados al envío de la factura para este modelo serán:
Por su libre elección, el emisor tiene hasta el final del día hábil siguiente a la fecha
de emisión para obtener la autorización de uso en este modelo operativo6.
En caso de operación en contingencia tendrá hasta 72 horas contadas desde la
fecha de la emisión para obtener esta autorización de uso.
Ilustración 3– Autorización de Uso de la FE Posterior a la Ocurrencia de la Operación
2.5. La Entrega de Información para el Receptor
Por definición legal, la factura electrónica es el archivo electrónico firmado por el emisor,
sabiendo que se requiere para fines tributarios, como se ha explicado en el apartado 2.3.2,
siempre que haya ocurrido la correspondiente autorización de uso por el Proveedor de
Autorización Calificado (PAC), después de aplicadas todas las validaciones descritas a lo
largo de esta ficha técnica.
De esta manera, para que el receptor pueda tener la FE a su disposición, es necesario que
el emisor se la transmita al receptor, en conjunto con la respectiva autorización de uso.
2.5.1. Opciones para la Transmisión de la FE
Independientemente del modelo operativo de transmisión de la FE para validación por el
Proveedor de Autorización Calificado (PAC), después de que haya obtenido la autorización
de uso es obligación del emisor montar el Contenedor de la Factura Electrónica (CFE)
descrito en la sección 3.3, cuya estructura está definida en la sección 5.4, y enviarlo o
ponerlo a disposición del receptor.
6
Vea el apartado 2.5.2 para comentarios con respeto a las acciones que el emisor debe tomar en
caso de que la FE transmitida sea rechazada en las validaciones.
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