REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA INDUSTRIAL

RODOLFO LOERO ARISMENDI

Extensión Cumaná Sede Gran Mariscal

INFORME FINAL DE PASANTÍAS REALIZADO EN EL DEPARTAMENTO

DE PROMOCIÓN Y EVENTOS DE LA OFICINA DE RELACIONES
EXTERIORES Y COMERCIO (OREC), DE LA GOBERNACIÓN DEL
ESTADO SUCRE, CUMANÁ ESTADO SUCRE AÑO 2021.

INFORME FINAL DE PASANTÍA PRESENTADO COMO REQUISITO PARA OPTAR AL

TÍTULO DE TÉCNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN LA CARRERA DE RELACIONES
INDUSTRIALES.

Pasante: Br. Glorianny Karolina Cariaco González

Tutor académico: Abog. Evelin Allen
Tutor institucional: Lcda. Jennifer López

Cumaná, Enero de 2022.

 INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA INDUSTRIAL
RODOLFO LOERO ARISMENDI
SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA NACIONAL
Extensión Cumaná Sede Gran Mariscal

CARTA DE APROBACIÓN DEL TUTOR (A) ACADÉMICO (A)

En mi carácter de tutora académica, hago constar que he leído el

informe final De pasantía realizada en el departamento de Recursos
Humanos de la Oficina de Relaciones exteriores y comercio en el período
comprendido entre 11/10/2021 hasta 03/12/2021, presentado por la bachiller
Glorianny Karolina Cariaco González, titular de la cédula de identidad Nº
V- 26.918.056, cursante de la carrera Técnico Superior Universitario en
Relaciones Industriales y considero que cumple con los requisitos exigidos
por el IUTIRLA.

En Cumaná, a los 03 días del mes de Diciembre de 2021 .

Abg. Evelyn T. Allen Peña

C.I. 9.273.922

________________________
 INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA INDUSTRIAL
RODOLFO LOERO ARISMENDI
SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA NACIONAL
Extensión Cumaná Sede Gran Mariscal

CARTA DE APROBACIÓN DEL TUTOR INSTITUCIONAL

En mi carácter de tutor institucional, hago constar que he leído el informe

final de pasantía realizada en la institución “Oficina de Relaciones
exteriores y comercio”, en el período comprendido entre 11/10/21 hasta
03/12/21, presentado por el (la) bachiller, Glorianny Karolina Cariaco, titular
de la cédula de identidad N.º 26.918.056, cursante de la carrera Técnico
Superior Universitario en Relaciones Industriales, y considero que cumple
con los requisitos exigidos.

En Cumaná a los 03 días del mes de diciembre de 2021

Jennifer López
C.I:10.864.368
 ÍNDICE GENERAL

Contenido Pág.

Listas de Cuadros VI

Lista de Gráficos VII

Introducción 1

Capítulos
CAPITULO I OBJETIVOS Y FUNDAMENTACIÓN DE LA PASANTÍA

1.1Objetivo en General 3

1. 2Objetivo específicos 3
1.3 Fundamentación de la pasantía 4

1.4Cronograma de actividades 6

CAPÍTULO II DESCRIPCIÓN DE LA INSTITUCIÓN Y DE LA UNIDAD

DONDE SE DESARROLLO LA PASANTÍA
2.1 Identificación de la Institución o empresa 8

2.2 Nombre de la Institución 8

2.3 Reseña Histórica 8

2.4 Ubicación 9

2.5 Actividad que realiza 9

2.6 Misión 9

2.7 Visión 10

2.8 Objetivos 10

2.9 Valores 11

2.10 Estructura organizativa 11

2.11 Funciones principal 13

2.12 Marco legal 20

2.13 Descripción del departamento o departamentos donde se realizó 23

la pasantía, estructura de la unidad, funciones

CAPITULO III DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
EJECUTADAS
3.1 Descripción de las actividades ejecutadas de acuerdo con el plan 25

de trabajo o cronograma de actividades.

3.2 Logros 26

3.3 Procesos 26

3.4 Productos más resaltantes de las actividades 28

3.5 Constatar la Teoría con la Práctica 28

CONCLUSIONES 30

RECOMENDACIONES 31

GLOSARIO
32

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
33
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LISTA DE CUADRO

CUADRO Pág.

1 Cronograma de actividades 6
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LISTA DE CUADRO

GRÁFICOS Pág.

1 Estructura de la empresa 11
2 Estructura del departamento 23
 INTRODUCCIÓN

La administración, proporciona al hombre una de las herramientas

más indispensables para el entendimiento y comprensión del adecuado
funcionamiento de las organizaciones, sean éstas públicas o privadas; en
donde los procedimientos administrativos constituyen la base fundamental
para la eficiencia y efectividad de las operaciones, necesarios para la toma
de decisiones y el logro de los objetivos propuestos. En tal sentido, el análisis
de las operaciones surge de la necesidad de verificar si el procesamiento de
datos y ejecución de las actividades se realizan con exactitud y confiabilidad.

Para ello, las organizaciones requieren de procedimientos que sirvan

como fuente de información para describir de manera organizada el conjunto
de pasos que deben seguirse para la realización de determinadas
actividades. Sin embargo, existen muchas organizaciones que escapan a la
posibilidad de contar con procedimientos escritos que permitan el buen
desempeño y agilidad de los procesos.

Por lo que, los procedimientos administrativos radican su importancia

en establecer el orden lógico que deben seguir las actividades, es decir, su
orden sucesivo y el momento, promueven la eficiencia y la optimización, fijar
la manera cómo deben ejecutarse las actividades, qué tarea debe ser
realizada por los distintos participantes y cuando, quiénes son esos
participantes.

El presente estudio muestra las diferentes actividades realizadas en la

Oficina de Relaciones Exteriores y Comercio (OREC), de la Gobernación del
estado Sucre, específicamente en el departamento de Promoción y Eventos
siendo estas necesarias para la elaboración del presente informe de pasantía,

1
de manera de cumplir con un requisito del pensum de estudio de la carrera de
Técnico Superior Universitario en Relaciones Industriales en el Instituto
Universitario de Tecnología Rodolfo Loero Arismendi, Núcleo de Sucre.

Con respecto a los procedimientos que se llevan a cabo en dicha

oficina, se aplican para darle cumplimiento a los deberes formales
establecido en la ley Orgánica de Procedimientos Administrativos. De lo
antes expuesto, cabe señalar que el objetivo de este trabajo de investigación
es precisamente analizar los procedimientos administrativos aplicados en el
departamento.

Por lo que en el presente informe de pasantía se analizarán en forma

crítica las actividades que se realizan en el departamento de Promoción y
Eventos, a fin de sugerir soluciones que permitan llevar a cabo las mismas.

Este informe está estructurado de la siguiente forma:

Capítulo I: Objetivos y Fundamentación de la pasantía, donde se

describe el objetivo general y específicos y el cronograma de actividades.

Capítulo II: Descripción de la Institución y de la Unidad donde se

desarrolló la pasantía, identificación de la institución o empresa, haciendo
alusión a la reseña histórica, ubicación, actividad que realiza, visión, misión,
valores, objetivos, estructura organizativa , funciones principal, marco legal,
descripción del departamento donde se realizó la pasantía, estructura
orgánica de la unidad, funciones.

Capítulo III: Descripción de las actividades ejecutadas de acuerdo con

el plan de trabajo o cronograma de actividades, los logros, los procesos,
producto más resaltante de las actividades, contractar la teoría con la
practica

2
 Por último las conclusiones, recomendaciones, glosario, referencias
bibliográficas y anexos.
CAPITULO I
OBJETIVOS Y FUNDAMENTACIÓN DE LA PASANTÍA

1.1 OBJETIVO GENERAL

Describir las actividades que se realizan en el Departamento de

Promoción y Eventos de la Oficina de Relaciones Exteriores y Comercio
(O.R.E.C), de la Gobernación del Estado Sucre.

1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1.2.1. Conocer la situación actual de la Oficina de Relaciones Exteriores y

Comercio (O.R.E.C).

1.2.2. Identificar las bases legales que rigen los procedimientos que se
llevan a cabo en la Oficina de Relaciones Exteriores y Comercio
(O.R.E.C).

1.2.3. Identificar los cargos que intervienen en los procedimientos

administrativos de la Oficina de Relaciones Exteriores y Comercio
(O.R.E.C).

1.2.4. Describir las diferentes actividades que realiza el personal que labora
en el departamento de Promoción y Eventos de la Oficina de
Relaciones Exteriores y Comercio (O.R.E.C)

3
1.3 FUNDAMENTACIÓN DE LA PASANTÍA

La administración está para actuar, y cada actuación que realiza debe

estar sujeta a procedimientos cuidadosamente regulados. Desde sus
orígenes la administración de personal ha tenido como misión la creación de
condiciones laborales, en las cuales, los integrantes de las organizaciones
desarrollen su máximo potencial de desempeño, es decir, optimicen su
calidad humana, como resultado de la motivación y el entrenamiento.

Actualmente las organizaciones tienden más hacia la eficiencia que la

eficacia porque han detectado que los recursos son escasos, no son
renovables, son limitados, entonces con la mala utilización de éstos es
justamente donde se están perdiendo las organizaciones y se están
mostrando cada vez más las falencias administrativas. La eficacia y
eficiencia constituyen elementos básicos para cumplir con los objetivos
propuestos en las organizaciones y su adecuada dosificación es condición
fundamental para un liderazgo exitoso.

La importancia de la administración de recursos humanos, ha ido

aumentando, debido a que las empresas requieren cada vez más de
personal altamente calificado y motivado para poder adaptarse a los
constantes cambios del entorno. Hoy en día el capital humano, las políticas
de responsabilidad social, las organizaciones han de asumir compromisos de
gestión sensibles a las necesidades de sus trabajadores.

La motivación por parte de la empresa hacia sus trabajadores le da

mayores beneficios a la misma empresa, por ello, en el desarrollo de una de
ellas es la que propicia el mejoramiento del desempeño del trabajador, en

4
donde es importante tomar en cuenta las necesidades de los empleados y
satisfacerlas. Se considera que el factor clave de la organización son las
personas ya que en éstas reside el conocimiento y la creatividad, para que
estas den su máximo, deben de estar satisfechos, se debe de ver desde el
enfoque de ganar a ganar en donde ambos tengan derechos pero al mismo
tiempo obligaciones.

Por lo tanto, la administración de recursos humanos proporciona a los

individuos de una empresa las habilidades y aptitudes necesarias para lograr
la satisfacción y eficiencia requerida dentro de la organización. Reglamenta
las funciones desempeñadas dentro de la empresa, se elaborarán de
acuerdo a las metas que se deseen lograr, a la magnitud de la empresa, a su
ubicación geográfica, a la forma de organización y a las políticas
gubernamentales.

      Sin embargo, el procedimiento administrativo consiste en una pluralidad

de actos coordinados entre sí, de manera que sin cada acto anterior ninguno
de los posteriores tiene validez y sin cada acto posterior ninguno de los
anteriores tiene eficacia. En tal sentido, Se definen a los procedimientos
administrativos como la secuencia de operaciones de oficina ejecutadas
generalmente con la participación de varias personas en una o más oficinas,
establecida para asegurar el manejo uniforme de transacciones repetitivas.

Se puede conceptuar el procedimiento administrativo como un

instrumento administrativo que apoya la realización del quehacer cotidiano
en donde ellos consignan, en forma metódica las operaciones de las
funciones.

5
 La Oficina de Relaciones Exteriores y Comercio del Estado Sucre
(O.R.E.C) de la Gobernación del estado Sucre, no obstante para cumplir
cabalmente con las funciones los trabajadores de la institución deben
disponer de conocimientos, habilidades y aptitudes para llevarlas a cabo con
la mayor eficacia. Por lo tanto debe preparar a su personal a semejanza de
las organizaciones emergentes, a fin de garantizar que el desempeño sea
cualitativa y cuantitativamente óptimo, debido a los constantes cambios que
ocurren día a día.

1.4 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Este informe de pasantía se desarrolló durante ocho semanas

continuas a partir del 11/10/2021 hasta 03/12/2021 hasta el, en el
departamento de Administración de la Oficina de Relaciones exteriores de la
Gobernación del Estado Sucre y se encuentra en el cuadro N° 1.

6
 TECNOLOGIA INDUSTRIAL
RODOLFO LOERO ARISMENDI
SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA NACIONAL
Extensión Sucre Sede Gran Mariscal
1.4 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Nombres y apellidos del pasante Nº cédula de identidad: Carrera:
Glorianny Karolina Cariaco González 26.918.056 Relaciones Industriales
Fecha de inicio Fecha de culminación Nombre de la institución
11/10/2021 03/12/2021 Oficina de Relaciones Exteriores y Comercio
Departamento o Área: Nombre del tutor institucional: Cargo:
Jennifer López Jefe de Departamento
Promoción y Eventos
Teléfono oficina: Teléfono celular: Correo electrónico:
0293-4330194 0424-1898591 OrecSucre@[Link]
Nº Fechas
Departamento asignado Actividades
Semana Desde Hasta
- Inducción a la empresa.
11/10/2021 15/10/2021 Promoción y Eventos - Entrevista con el Coordinador de la
1
Oficina.

- Revisar los manuales de normas y

procedimientos y organización.
2
18/10/2021 22/10/2021 Promoción y Eventos - Seleccionar el material para
realizar el boletín informativo.
- - Archivar toda la documentación
recibida y emitida por el
25/10/2021 29/10/2021 Promoción y Eventos departamento en sus respectivas
3
carpetas.
- Enviar el boletín a diferentes
empresas de la localidad.
- Realizar el boletín informativo.
4 - Elaborar el Plan de metas del
01/11/2021 05/11/2021 Promoción y Eventos
departamento.

08/11/2021 12/11/2021 Promoción y Eventos - Organizar los archivos.

5
- Llenar solicitud de viáticos.

- Apoyo en la elaboración del Plan

6 15/11/2021 19/11/2021 Promoción y Eventos Operativo.
- Enviar el boletín informativo
7
22/11/2021 26/11/2021 Promoción y Eventos - Imprimir oficios a diferentes entes
regionales.
- Realizar el boletín informativo.

7
 - Archivar toda la documentación
29/11/2021 03/12/2021 Promoción y Eventos recibida y emitida por el
departamento en sus respectivas
8 carpetas.
- Archivar oficios en las carpetas
correspondientes.

Lcda. Jennifer López [Link] Allen Br. Glorianny Cariaco

Firma Tutora institucional Firma Tutor Académico Firma del Pasante

CAPITULO II
DESCRIPCIÓN DE LA INSTITUCIÓN Y DE LA UNIDAD DONDE SE
DESARROLLO LA PASANTÍA

2.1 IDENTIFICACIÓN DE LA INSTITUCIÓN O EMPRESA

RE
C

2.2 NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN

Oficina de Relaciones Exteriores y Comercio (OREC)

2.3 RESEÑA HISTÓRICA

La Oficina de Relaciones Exteriores y Comercio del Estado Sucre (O.

R. E. C.), es una instancia creada por el Gobernador del estado Sucre Dr.
Ramón Martínez Abdenur, mediante el Decreto Nº 857 de fecha 2 de Mayo
de 1994, Se encuentra localizada en la calle la Marina Sector el Salado con
el propósito de brindar asistencia técnica a los productores e industriales del
estado Sucre; apoyar la gestión de los exportadores en la colocación de
bienes y servicios en los mercados internacionales mediante el desarrollo de
planes y programas que favorezcan la penetración de los productores del

8
estado en dichos mercados y, proponer soluciones a los problemas y
obstáculos que limiten la efectiva comercialización de los productores en el
exterior.

2.4 UBICACIÓN

La Oficina de Relaciones Exteriores y Comercio de la Gobernación del

Estado Sucre se encuentra ubicada en Puertos de Sucre Edificio del Seniat,
planta baja Calle la Marina, con Bermúdez.
2.5 ACTIVIDAD QUE REALIZA

La Oficina de Relaciones Exteriores y Comercio se encarga de brindar

asesoría y asistencia técnica a los productores e industriales del estado
Sucre; apoyar la gestión de los exportadores en la colocación de bienes y
servicios en los mercados internacionales.

2.6 MISIÓN

Brindar a los productores y/o empresarios de los diferentes sectores de

nuestra región, a través de la asesoría, capacitación, asistencia técnica; las
herramientas necesarias para conocer y penetrar el mercado nacional e
internacional, a fin de realizar exitosamente la comercialización de sus
productos y sobre todo hacerlos conscientes de sus capacidades para el
posicionamiento de nuevos mercados.

Asimismo, colaborar, en estrecho vínculo con los organismos de

desarrollo del Ejecutivo Regional y los Gobiernos locales, en el
establecimiento de políticas de fortalecimiento económico y de diversificación
del sector productivo industrial, todo ello orientado a reforzar y promocionar

9
los lazos de amistad, cooperación y comercio entre nuestro Estado y el resto
del mundo.

2.7 VISIÓN

Un Estado Sucre desarrollado, con unas sólidas relaciones

internacionales y un sector productivo capacitado y fortalecido, posesionado
del mercado nacional e internacional que contribuye con el progreso
económico y social de la región

2.8 OBJETIVOS

La razón de ser la Oficina de Relaciones Exteriores y Comercio del

Estado Sucre, radica en:

 Prestar apoyo eficiente, oportuno y eficaz a los empresarios en el

desarrollo de su potencial exportador.

 Facilitar el crecimiento cabal del proceso de comercio exterior e

inversiones dentro de la región.

 Brindar asistencia técnica especializada de manera precisa y

oportuna a los productores e industriales del Estado Sucre.

 Proponer soluciones satisfactorias a los problemas y obstáculos

que se puedan presentar durante el proceso de exportación y que
puedan limitar la actividad de comercialización.

10
2.9 VALORES

 Lealtad: Fidelidad hacia los principios y objetivos institucionales.

 Compromiso: Proactividad, responsabilidad, constancia y

perseverancia en el cumplimiento del trabajo orientado al logro de
resultados.

 Vocación de servicio: Por ser servidores públicos, nuestro trabajo

está sujeto al servicio de las personas, la satisfacción de sus
necesidades y la atención oportuna de sus requerimientos, con
eficiencia y calidad, en el marco de un sistema de respeto al ser
humano y de inclusión social.

 Trabajo en equipo: Unir talentos, voluntades, intereses e ideas,

potencia nuestra sabiduría para resolver y adelantarnos a los retos de
las nuevas realidades.

 Innovación: Promover la generación de nuevas ideas que ofrezcan la

oportunidad de perfeccionamiento de servicios y procesos de trabajo,
capitalizando los avances del conocimiento y la celeridad de los
cambios científicos, tecnológicos, políticos, sociales y ambientales en
pro del desarrollo social.

2.10 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA OFICINA DE RELACIONES

EXTERIORES Y COMERCIO.

En cuanto a su Estructura Organizativa, la Oficina de Relaciones

Exteriores y Comercio del Estado Sucre (O. R. E. C.), está integrada por una

11
Coordinación, lo cual es nombrado por el Gobernador del Estado: Un
Departamento de Administración, Asesoría Jurídica, Departamento de
Atención al Exportador, Departamento de Promoción de Comercio y Eventos
y Una Extensión en Carúpano con las mismas unidades respectiva.

Figura N° 1

Oficina de Relaciones Exteriores y Comercio de la Gobernación del

estado Sucre (OREC).

12
 COORDINADOR

ASESORIA
JURIDICA

UNIDAD ATENCIÓN AL UNIDAD DE UNIDAD PROMOCIÓN Y

EXPORTADOR ADMINISTRACIÓN EVENTOS

EXTENSION OFICINA
CARUPANO

Fuente: Propia

2.10 FUNCIONES PRINCIPAL:

La Coordinación tiene como objetivo, estimular y coadyuvar en el

incremento de la participación de todas las instituciones del Estado, en el
fortalecimiento y desarrollo de unas sólidas relaciones internacionales. Así
como brindar asistencia técnica a los productores e industriales del estado
Sucre para la colocación de sus productos en los mercados nacionales e
internacionales.

Funciones:

 Fomentar las exportaciones de productos no tradicionales a través de

planes y proyectos, eventos comerciales, así como programas de
capacitación para los empresarios o exportadores.

13
 Promover la creación de nuevas Empresas, Asociaciones,
Cooperativas y Comercializadoras para la Exportación.

 Fomentar y mantener las relaciones interinstitucionales a través de

Convenios con Organismos Regionales y Nacionales.

 Promover y Fomentar las relaciones interinstitucionales con el Sector

productivo a fin de incentivar las exportaciones con nuevas empresas
y productos.

 Planificar y dirigir conjuntamente con el personal, las políticas y

actividades de Promoción de Exportaciones así como la organización
de eventos.

 Coordinar la ejecución de programas de capacitación destinados a

empresarios e industriales para la comercialización y exportación de
los productos sucrenses.

 Colaborar con los diferentes organismos de desarrollo del Ejecutivo

Regional en relación a las políticas de fortalecimiento y diversificación
del sector productivo e industrial, haciendo énfasis en las
exportaciones.

 Formular conjuntamente con el personal los planes y proyectos del

Plan Operativo Anual de la Oficina.

 Realizar Foros destinados a la promoción de la Oficina y aspectos

relacionados con las exportaciones.

14
  Rendir informe de gestión semestral a la Oficina de Evaluación y
Seguimiento adscrita al Despacho del Gobernador, a la Dirección de
Planificación y Presupuesto y a la Secretaría General de Gobierno.

 Informar al ciudadano Gobernador sobre los planes y proyectos de la

gestión administrativa de la Oficina.

 Coordinar y evaluar la gestión de compras de bienes y servicios de la

Oficina.

 Evaluar la Ejecución Presupuestaria.

ASESORÍA JURÍDICA

Objetivo: Brindar asesoría legal a la Coordinación de la Oficina de

Relaciones Exteriores y Comercio; así como a la Unidad de Promoción de
Comercio y Eventos y a la Unidad de Atención al Exportador.

Funciones:

 Emitir consultas sobre aplicación e interpretación de Tratados, Leyes

Civiles, Mercantiles y Cooperativas.

 Suministrar las recomendaciones necesarias a la Coordinación sobre las

firmas de los convenios.

15
 Analizar y emitir opiniones en consultas sobre documentación referida a
las negociaciones internacionales.

 Participar en Comisiones Técnicas especializadas.

 Coordinar con la Unidad de Promoción y Eventos lo relacionado

a los convenios internacionales.

 Elaborar informes técnicos sobre las actividades inherentes a

esta Unidad,( semanal, Mensual y Anual).

 Los demás deberes y atribuciones que le señalen las leyes y sus

reglamentos.

 Cualquier otra que satisfaga las necesidades de la Coordinación.

ATENCIÓN AL EXPORTADOR

Objetivo: Asesorar y proveer al sector potencial exportador y regional

de la información comercial actualizada referente a mercados
internacionales; y a la documentación necesaria para la exportación de sus
productos.

Funciones: Realizar visitas técnicas a las empresas para asesorarlas en

los trámites sobre los documentos o requisitos necesarios para la
exportación e importación de sus productos (Calificación de Origen,
Certificado de Origen, Inscripción en CADIVI, permisos que requiera el
producto.

16
 Apoyar a la Unidad de Promoción de Comercio y Eventos en la
actualización del Directorio de Exportadores de la Oficina.

 Dictar los diversos cursos, conferencias, talleres, foros, entre otros;

organizados por la Oficina y relacionados al área de su competencia
(cuando lo amerite el caso).

 Elaborar el informe de gestión de la Unidad, (semanal, Mensual y Anual).

 Apoyo y participación en ferias comerciales nacionales e internacionales.

 Diagramar el boletín informativo sobre comercio exterior.

 Actualización de la página Web de la OREC.

 Organizar y asesorar a los artesanos.

 Generar estadísticas de exportación e importación.

 Asesoría técnica en clasificación arancelaria.

 Actualización y diseño desplegable informativo de la OREC.

ADMINISTRACIÓN

Objetivo: Administrar los bienes y valores de la Oficina de Relaciones

Exteriores y Comercio, así como velar por el correcto uso y distribución de
los recursos económicos asignados a través de Fondos en Avance.

Funciones:

17
 Elaborar el Presupuesto de la Oficina, conjuntamente con el Coordinador.

 Llevar el registro de la Ejecución Presupuestaria.

 Solicitar ante la Dirección de Planificación y Presupuesto las

modificaciones del presupuesto asignado a la Oficina.

 Llevar los registros en los libros de los Fondos en Avance.

 Realizar las conciliaciones bancarias.

 Preparar la rendición de las cuentas ante la División de Contabilidad de la

Gobernación del Estado Sucre, de los Fondos en Avance que maneja la
Oficina, para su reposición o cancelación.

 Elaborar las requisiciones de bienes y suministros ante la División de

Compras y Suministros.

 Llevar el control de los proveedores de la Oficina.

 Mantener relaciones institucionales con otros entes gubernamentales

tales como: Dirección de Planificación y Presupuesto, Dirección de
Administración, Contraloría Interna y la Contraloría General del Estado.

 Supervisión de Personal.

 Organización y control de expedientes del personal OREC.

PROMOCIÓN DE COMERCIO Y EVENTOS

18
Objetivo: Promover y difundir los productos exportables del estado Sucre
hacia el mercado nacional e internacional.

Funciones:

 Establecer relaciones institucionales con organismos regionales,

nacionales e internacionales de carácter económico y comercial; con
empresas extranjeras, misiones diplomáticas y oficinas de promoción
comercial de Venezuela apostadas en el país y en el exterior.

 Elaborar y promocionar el material informativo sobre la Oficina y sobre la

Oferta Exportable del estado Sucre (Directorio de Exportadores, boletines
informativos, encartes, trípticos.

 Asesorar al exportador o potencial exportador sobre mecanismos de

penetración de mercados, es decir, mecanismos de promoción directa o
indirecta para dar a conocer sus productos en el mercado internacional.

 Organizar eventos comerciales (ferias, misiones comerciales, citas de

negocios) a nivel nacional e internacional.

 Promover la participación del sector exportador en los eventos de carácter

comercial organizados por la Oficina.

 Organizar los cursos, talleres, foros, seminarios, conferencias dirigidos a

los productores y empresarios del estado Sucre para suministrar
información requerida en el área de comercio internacional; además de
coordinar los aspectos logísticos para la realización de dichos eventos.

19
 Dictar los diversos cursos, conferencias, talleres, foros, entre otros;
organizados por la Oficina y relacionados al área de su competencia
(cuando lo amerite el caso).

 Organizar visitas comerciales de empresarios extranjeros al estado Sucre

y viceversa.

 Elaborar el informe de gestión de la Unidad, (Semanal, Mensual y Anual.)

 Organizar ferias y eventos con artesanos de la localidad.

EXTENSIÓN CARÚPANO:

Objetivo:

Realizar actividades en coordinación con la Oficina principal de

Relaciones Exteriores y Comercio con la finalidad de asesorar y orientar a los
productores, empresarios y público en general de la zona de Paria para la
exportación de sus productos.

Funciones:

 Solicitar ante la Oficina Principal información sobre las demandas y

precios de los productos a exportar, mediante las distintas Embajadas,
Consulados y ante el Banco de Comercio Exterior.

 Apoyar a la Oficina Principal para la actualización del Directorio de

Exportadores.

20
 Asesorar a los empresarios de la zona de Paria en cuanto a los requisitos
necesarios para la exportación. (solicitud de Calificación de Origen,
Certificados de Origen, permisos que requiera el producto a exportar,
etc.)

 Orientar y capacitar en coordinación con la Oficina Principal a aquellos

productores y empresarios que lo ameriten, a través de la organización de
talleres, cursos, foros, seminarios, ferias y otros eventos afines.

 Solicitar a la Oficina Principal las diversas necesidades referidas a

materiales y suministros y, adquisición de bienes y servicios.

 Elaborar el informe de gestión de esa dependencia.

2.11 MARCO LEGAL.

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (1999)

Artículo 102: La educación es un derecho humano y un deber

social fundamental, es democrática, gratuita y obligatoria. El Estado la
asumirá como función indeclinable y de máximo interés en todos sus
niveles y modalidades, y como instrumento de conocimiento científico,
humanístico y tecnológico al servicio de la sociedad. La educación es
un servicio público y está fundamentada en el respeto a todas las
corrientes del pensamiento, con la finalidad de desarrollar el potencial
creativo de cada ser humano y el pleno ejercicio de su personalidad.

21
 Este artículo se refiere que el estado garantiza la educación, en la cual
está incluido el adiestramiento o capacitación para todas las personas, por
cuanto es un derecho y deber del que gozan cada una de ellas.

Artículo 313: La administración económica y financiera del estado se

regirá por un presupuesto aprobado anualmente por ley. Es importante
ya que en él no se autorizan medidas que conducen a la disminución
de ingresos públicos ni gastos que excedan las estimaciones de
ingresos.

La Asamblea Nacional podrá alterar las partidas presupuestarias, pero

no autorizará medidas que conduzcan a la disminución de los ingresos
públicos ni gastos que excedan el monto de las estimaciones de ingresos del
proyecto de Ley de Presupuesto. Con la presentación del marco plurianual
del presupuesto, la ley especial de endeudamiento y el presupuesto anual, el
Ejecutivo Nacional hará explícitos los objetivos de largo plazo para la política
fiscal, y explicar cómo dichos objetivos serán logrados, de acuerdo con los
principios de responsabilidad y equilibrio fiscal.

Ley Orgánica del Trabajo de los trabajadores y Trabajadoras (2012)

Artículo 295: La formación colectiva, integral, continua y

permanente de los trabajadores y trabajadoras constituye la esencia
del proceso social de trabajo, en tanto que desarrolla el potencial
creativo de cada trabajador y trabajadora formándolos en, por y para
el trabajo social liberador, con base en valores éticos de tolerancia,
justicia, solidaridad, paz y respeto a los derechos humanos.

22
 Es evidente que la formación colectiva ha ido más allá de simplemente
ver las relaciones entre los individuos y proporcionar retroalimentación a las
personas. Son una fuente de enriquecimiento y profundidad en la obtención
de información. Si se componen de personas con diversas formación, las
opciones producidas serán más amplias y el análisis más crítico, lo que le
permitirá a las organizaciones motivar a los empleados y
crear una manera de compromiso hacia la empresa y lo motiva a ser más
eficiente en su desempeño.

Artículo 296: La formación colectiva tiene como finalidad el

pleno desarrollo de la personalidad y ciudadanía de los trabajadores y
trabajadoras, para su participación consiente, protagónica,
responsable, solidaria y comprometida con la defensa de la
independencia, de la soberanía nacional y del proceso de
transformación estructural que nos conduzca a la mayor suma de
felicidad posible, mayor suma de seguridad social y mayor suma de
estabilidad política.

Toda organización debe garantizar e implementar la formación a sus

trabajadores de manera de contar con un personal con un capital intelectual,
capaz de enfrentar los retos en el futuro que se presentan constantemente
en una sociedad donde la tecnología va creciendo de forma apresurada.

23
2.12 DESCRIPCIÓN DEL DEPARTAMENTO DONDE SE REALIZÓ LA
PASANTÍA.

El departamento de Promoción y Eventos, se encarga de promover y

difundir los productos exportables del estado Sucre hacia el mercado
nacional e internacional.

Figura N° 2
Estructura del departamento de Promoción y Eventos

Jefe

Asistente

Entre las funciones del departamento de Promoción y Eventos están las

siguientes:

Jefe: Se encarga de establecer relaciones institucionales con organismos

regionales, nacionales e internacionales de carácter económico y comercial,
para brindar asesoría técnica en el área de exportación.

 Elaborar y promocionar el material informativo sobre la Oficina y sobre la

Oferta Exportable del estado Sucre (Directorio de Exportadores, boletines
informativos, encartes, trípticos.

 Asesorar al exportador o potencial exportador sobre mecanismos de

penetración de mercados, es decir, mecanismos de promoción directa o
indirecta para dar a conocer sus productos en el mercado internacional.

24
 Organizar eventos comerciales (ferias, misiones comerciales, citas de
negocios) a nivel nacional e internacional.

 Promover la participación del sector exportador en los eventos de carácter

comercial organizados por la Oficina.

 Organizar los cursos, talleres, foros, seminarios, conferencias dirigidos a

los productores y empresarios del estado Sucre para suministrar
información requerida en el área de comercio internacional;

Asistente Administrativo:

Desarrolla actividades necesarias para lograr la obtención de las

metas previstas e igualmente ayuda a coordinar y controlar junto con el jefe
las metas establecidas por la oficina.

25
 CAPITULO III

DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES EJECUTADAS

3.1 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES EJECUTADAS DE ACUERDO

CON EL PLAN DE TRABAJO O CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.

 Inducción a la oficina: se realizó el primer día por parte de la tutora

empresarial, explicando las normas internas y presentando a los
demás departamentos que forman parte de la estructura organizativa
como son la coordinación, asesoría legal, atención al exportador,
promoción y eventos, donde se pudo observar gran receptividad por
parte del personal.

 Revisión de los manuales de normas y procedimientos y

organización: De manera de conocer su misión, visión y objetivos así
como los diferentes procedimientos que se llevan a cabo en la misma,
de manera de conocer el propósito, funciones del personal y la
naturaleza de la misma.

 Seleccionar el material para realizar el boletín informativo: La

información seleccionada debe ser relacionada al área de comercio
exterior u otra de gran importancia para el país o el estado.

 Archivar toda la documentación recibida y emitida por el

departamento en sus respectivas carpetas: El departamento de
promoción y eventos con el propósito de cumplir con las funciones
asignadas, le envía comunicación a varias empresas de la localidad,

26
 grupos de artesanos, para notificarles sobre charlas, cursos que se
vallan a impartir.

 Envió de boletín informativo a empresas de la localidad: Con el

apoyo de la tecnología, a través de los correos electrónicos se envía a
cada empresa el boletín informativo, donde se plasma un pequeño
bosquejo de las actividades que realiza la oficina, además de noticias
de carácter local, nacional e internacional relacionadas con el área de
comercio exterior.

 Elaboración de informe semanal: Se realiza para tener una

información global al final del mes de todas las actividades realizadas
en el departamento de manera de enviarlas a la oficina de evaluación
y seguimiento de la gobernación del Estado Sucre.

3.2 LOGROS:

Durante el periodo de pasantía en la Oficina de Relaciones Exteriores y

Comercio de la Gobernación del estado Sucre, se contó con la buena
disposición del personal de la misma, específicamente del jefe del
departamento de Promoción y Eventos en lo que respecta a la organización
de eventos con empresas de la localidad. Además del apoyo en la
elaboración del plan operativo de la Oficina donde se especifican las
actividades correspondientes al año próximo.

27
3.3 PROCESO:

Procedimiento general para realizar el trámite para la organización y

ejecución de eventos.

1.-Que exista la necesidad de cursos de capacitación; el jefe del

departamento de Promoción y Eventos de acuerdo a las actividades
contempladas en el Plan Operativo, estudia cuales son los cursos de
capacitación que necesita el personal de la oficina, los artesanos, las
empresas locales y los entes gubernamentales que mantienen relación
con esta, como Corsotur, Fedeindustria entre otras, para enviarle el oficio
de la programación de los cursos a dictar, puede ser por correo
electrónico.

2.- El jefe del departamento realice todo los trámites y organiza la

actividad a realizar, una vez que se tenga decidido cuales son los cursos
a dictar, se envía un oficio al coordinador para su aprobación y este le
notifica al administrador para que realice los trámites pertinentes de
viáticos.

3.- El jefe del departamento remita oficio de invitación a las empresas de

la localidad, grupo de artesanos e instituciones gubernamentales que
tengan relación con la misma.

 De no asistir al curso alguna empresa, artesanos o ente

gubernamental, debe notificarlos a la oficina de manera de tomar
previsiones.

28
  Si asisten al curso deben de igual manera notificarlo, para organizar el
evento en función del número de persona, en cuanto material impreso,
local y refrigerio.

4.- El jefe del departamento junto al coordinador, se reúnen y dan inicio a

la actividad planificada

3.4 PRODUCTOS MÁS RESALTANTES DE LAS ACTIVIDADES

 Asesorías técnicas.
 Organización Eventos.
 Asistencias a Cursos.
 Charlas y cursos.

3.5 CONTRASTAR LA TEORÍA CON LA PRÁCTICA

Para que una organización alcance un nivel de calidad, competitividad

y prestigio, además de contar con un capital humano motivado, debe
disponer de un ambiente o clima integralmente propicio para la satisfacción
de sus necesidades biológicas, sociales, psíquicas y espirituales en función
de su pleno crecimiento personal y socio-profesional.

De allí se desprende que el clima organizacional es una propiedad

característica del ambiente de trabajo (que comprende elementos
socioculturales, técnicos y ambientales), el cual es internalizado, valorado y
experimentado por los miembros de la organización e influye notoriamente
en su comportamiento. La oficina cuenta con un ambiente muy agradable y

29
un personal calificado en cada uno de sus departamentos de manera de
cumplir con los objetivos establecidos por la misma.

Sin embargo actualmente, el departamento no maneja recursos

propios asignados, sino de manera centralizada por la administración del
estado lo que ha ocasionado que en muchos casos no se cumplan con
diferentes actividades planificadas establecidas en el Plan Operativo de la
Oficina, sin embargo a pesar de este inconveniente el personal hace lo
posible con recursos propios en tratar de realizar algunas de esas
actividades.

En lo que respecta a las condiciones ambientales, la oficina cuenta

con una estructura física amplia y en buenas condiciones de iluminación,
ventilación ya que cuenta con sistemas de aires acondicionados,
ocasionando un ambiente propicio para el desarrollo de las actividades
diarias.

De igual forma existe buena comunicación entre el personal y el

coordinador lo que resulta una buena retroalimentación a la hora de la toma
de decisiones. Por lo que la buena comunicación es la clave para el éxito
organizacional, de lo contrario podría ocasionar serios problemas en la
ejecución de las funciones del personal.

En esta oficina existe un elemento importante por parte del personal

que labora, como lo es el sentido de pertenencia ya que en su mayoría todos
son fundadores , dando como resultados compromiso, responsabilidad y
entusiasmo a la hora de realizar su trabajo.

30
 Actualmente, el departamento cuenta con un personal capacitado para
realizar las diferentes actividades relacionadas con el Plan Operativo. En
cuanto al proceso motivacional en la oficina se respetan las culturas y
valores corporativos que conducen un alto desempeño de cada trabajador lo
que da como resultado un ambiente de trabajo muy agradable, donde cada
quien da lo mejor de sí mismo en forma que favorezca los intereses de la
oficina como los suyos propios.

CONCLUSIONES

Una vez finalizado el proceso de pasantías llevado a cabo en la

Oficina de Relaciones Exteriores del Estado Sucre, es oportuno señalar que
se llegó a las siguientes conclusiones:

1. Los procedimientos administrativos son llevados a cabo a través de lo

establecido en las normas y políticas del Organismo, están sujetos a lo
contemplado en los Manuales de Normas y Procedimientos para la
OREC.

2. La oficina cuenta con un personal altamente capacitado en cada una de

sus áreas, lo que conlleva a contar con instructores propios capaces de
impartir sus conocimientos con las instituciones externas entre otras.

3. Se evidenció, buena relación con diferentes embajadas al momento de

promocionar o solicitar información de las diferentes ferias que ofrecen
varios países.

31
 4. Existe buena comunicación con las empresas de la localidad y los
grupos de artesanos, para la programación de eventos y cursos
relacionados con sus áreas.

RECOMENDACIONES

Después de realizado el proceso de pasantías, resulta importante

destacar, que a pesar del buen manejo y funcionamiento de los procesos
administrativos que se siguen en la Oficina de Relaciones Exteriores Y
Comercio del Estado Sucre, surgen las siguientes recomendaciones:

1. El capital humano debe conocer las políticas y normas de la organización,

para de esa manera evitar que el trabajo se realice por rutina propia y no
como lo establecen los diferentes manuales, trayendo como
consecuencias que en algunos casos los procedimientos no se realicen
de la manera correcta.

2. La oficina de acuerdo a su naturaleza debe mantener al personal en

constante proceso de capacitación de manera que este a la par de los
cambios y lo novedoso que se muestran en las diferentes ferias y de esa
forma estar actualizado.

32
3. Se debe mantener el contacto y las buenas relaciones con las diferentes
embajadas y empresas de la localidad, para establecer los intercambios
de información que se requiera en un momento determinado.

4. Esta oficina por brindar asesoría técnica a las empresa y grupos de

artesanos de la localidad, debe mantener constante coordinación y en
lace con las mismas de manera de programar las diversas actividades
planificadas.

GLOSARIO DE TÉRMINOS:

Actividad: Según (Chiavenato 2000); es un conjunto de tareas propias de

una persona o entidad. (Pàg.498)

Departamento: (Robbins, 2000); unidad o división de una empresa sobre el

cual un gerente tiene autoridad al respecto al desempeño de actividades.
(Pág. 104)

Empresa: (Chiavenato, 2001); unidad económica autónoma que persigue

alcanzar la producción de bienes y servicios para el mercado, cambiando un
conjunto de factores que permiten alcanzar la propuesta. (Pág. 128)

Estructura: (Chiavenato, 2000); define las relaciones oficiales de las

personas en el interior de la organización. (Pág. 128)

Orec: (Manual Administrativo); Oficina de Relaciones Exteriores y Comercio.

(Pág.89)

33
Partidas: (MelinKoff, 1990); representación numérica que permiten identificar
las diferentes unidades y gastos que estas han de realizarse durante el
periodo determinado.(Pág. 420)

Procedimientos: (Gómez, 2002); es un plan de trabajo preciso y

minuciosos, previamente, elaborados y verificado en la práctica,
experimentalmente. (Pág. 3-4)

BIBLIOGRAFIA

 CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

(1999) Gaceta Oficial 5453. (Extraordinario), Caracas. Marzo 24, 2000.

 CHIAVENATO, I. (2006). Introducción a la teoría general de

administración. (3ªed). México: Mc Graw-Hill. Interamericana, S.A.

 Ley Orgánica del Trabajo de los trabajadores y Trabajadoras (2012)

 Oficina de Relaciones Exteriores y Comercio. MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS.

 ROBBINS, S. (2000). Administración. (6ª ed). México: Pearson

Educación. Prentice Hall.

34
35