¿Que se entiende por Inventario?
Un inventario es un documento donde se registran todos los bienes tangibles y en
existencia de una empresa, que pueden utilizarse para su alquiler, uso,
transformación, consumo o venta. Debe ser una relación detallada en la que se
incluyan, además de los tangibles, los derechos y deudas de una empresa.
Es decir, también ayuda a comprobar qué elementos componen el patrimonio de
una organización, más allá de mantener un control de los productos que vende a
sus clientes.
El inventario es el documento más simple en contabilidad y consiste en una
relación detallada, ordenada y valorada de todos los bienes, derechos y deudas de
una empresa. Sirve para comprobar cuáles son los elementos que componen el
patrimonio de una empresa en un momento determinado. Hay que tener en cuenta
que dependiendo de las necesidades del negocio deberá realizarse diaria,
semanal o mensualmente. Antiguamente, los inventarios se realizaban por medios
físicos (en un papel) pero ahora, lo más común, es que se mantengan de manera
centralizada en bases de datos.
Gracias al inventario se pueden corregir posibles errores anotados en los registros
de entradas y salidas. Las tres funciones principales del inventario son:
1. Es la base de las cuentas anuales.
2. Sirve para detectar posibles pérdidas por robo, mermas, etc.
3. Con él se pueden corregir posibles errores registrados en la contabilidad de
existencias.
Para llevar a cabo correctamente un inventario es importante tener en cuenta que
la información contable, al tener una finalidad explicativa, debe cumplir con una
serie de características:
Integridad: hay que incluir todas las existencias con su cantidad correcta.
Precisión: la naturaleza, la cantidad y el valor de los activos deben ser
enumerados correctamente.
Eficiencia: en aquellos casos en los que no pueda determinarse la cantidad
exacta de un activo, esta puede ser estimada.
Claridad: es necesario identificar claramente las existencias para que
puedan asignarse posteriormente.
Verificabilidad: esta característica permite que la información pueda ser
revisada con posterioridad a su emisión.
Puntualidad: los empresarios tienen que presentar el libro de inventario en
un momento determinado, normalmente durante el plazo previsto para ello.
Partida individual: básicamente, cada activo y cada deuda se registran
individualmente en el inventario.
¿Cuál es la Importancia del Inventario en las Organizaciones?
El inventario permite que una empresa conozca la fluctuación de artículos, lo que
a su vez influye en las decisiones que se tomarán acerca de los proveedores, la
cantidad de existencias que deben mantenerse para cumplir con la demanda de
los clientes. Además garantiza que no haya mermas, robos o excesos de
productos que significan un mayor gasto de almacenaje.
Es fundamental que las empresas tengan su inventario bien controlado y ordenado
para poder, como hemos dicho, ofrecer un buen servicio al cliente, reducir costes,
optimizar espacio y aumentar las ganancias. Además, el inventario permite tener
controlada la mercancía y evaluar periódicamente cuál es la situación económica
real del negocio.
¿Menciona y define diferentes tipos de inventarios?
Existen diferentes tipos de inventarios que varían según el tamaño o particularidad
de cada empresa y el tipo de producción.
Según su forma:
Inventario de productos terminados. Formado por productos elaborados que
serán o están puestos a la venta.
Inventario de materias primas. Formado por elementos que una vez
procesados serán un producto.
Inventario de productos en proceso de fabricación. Formado por productos
que están en un proceso intermedio, no son materia prima ni un producto
terminado, es decir, que se están llevando a cabo o formándose.
Según el periodo fiscal:
Inventario inicial. Realizado antes del comienzo de las operaciones en una
empresa.
Inventario final. Realizado por la empresa al final de cada período contable.
Según la periodicidad:
Inventario anual. Se efectúa una vez al año y sirve para confirmar los
resultados obtenidos con el registro contable.
Inventario perpetuo. Se administra de manera tecnológica a través de un
software de base de datos. Los datos se actualizan de manera instantánea
en cada entrada o salida de un producto.
Inventario periódico. Se realiza mediante un conteo físico de mercancía
cada un determinado período de tiempo.
Según la logística:
Inventario de reserva. Formado por aquel excedente de producción que se
utiliza en caso de un aumento de la demanda o fallas en el proceso
productivo.
Inventario en tránsito. Formado por aquellos productos que aún no llegaron
a la empresa ya que están en manos de proveedores o transporte.
Inventario de ciclo. Formado por mercaderías o materias primas que se
compran en excedente para reducir el costo por unidad de compra.
Inventario de previsión. Formado por la mercadería excedente que se
produce en períodos de demanda baja para abastecer períodos de
demanda alta.
Inventario de desacoplamiento. Se utiliza entre dos procesos cuya tasa de
productividad no está sincronizada.
¿Describe Movimiento Contable de la Cuenta de Inventario?
Cada movimiento contable se hace o registra mediante un asiento contable. El
asiento contable debe estar siempre cuadrado, no se pueden admitir asientos
descuadrados, es decir, los movimientos registrados en él al debe siempre deben
sumar lo mismo que los movimientos al haber.
Un movimiento contable es un registro que se lleva mes a mes, y dependiendo del tipo de
cuenta, éste puede ser un cargo o abono.
En el caso de las cuentas de naturaleza deudora como bancos, caja, clientes, inventarios,
etc.
un cargo quiere decir un incremento y un abono representa una disminución.
Si se trata de las cuentas de naturaleza acreedora como proveedores, acreedores, etc.
un cargo significaría una disminución en su saldo y un abono sería un aumento.
Dicho en otras palabras es cuando se utilizan recursos para cumplir obligaciones y existe un
cambio en el patrimonio o capital…
¿Señala medidas de Control Interno de inventario?
El motivo y base fundamental de toda empresa comercial es la compra – venta de
bienes o servicios. Para las que manejan inventarios de mercancías, el control,
registro y valuación de los mismos es uno de los más difíciles retos al que deberá
enfrentarse y resolver el contador. En este tipo de empresas, las cuentas
relacionadas con los inventarios pasan a ser las más importantes y de los
resultados que proporcionen las operaciones realizadas con los bienes que
representan dependerá el éxito o fracaso del objetivo de toda empresa comercial:
obtener beneficios. En las grandes empresas donde los inventarios son
voluminosos y representan cifras millonarias, suele recurrirse a un especialista en
análisis y diseño de sistemas y procedimientos para que planifique los sistemas de
controles y registros de inventarios, pero en las pequeñas y medianas empresas
esa tarea se acostumbra encomendársela al contador, además de
responsabilizarle sobre la valuación de los inventarios. El control interno sobre los
inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una
empresa de comercialización. Las compañías exitosas tienen gran cuidado de
proteger sus inventarios.
El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el
aparato circulatorio de una empresa de comercialización. Las compañías exitosas
tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. El control interno es aquel que
hace referencia al conjunto de procedimientos de verificación automática que se
producen por la coincidencia de los datos reportados por diversos departamentos
o centros operativos. El control interno es de importancia para la estructura
administrativa contable de una empresa. Esto asegura que tanto son confiables
sus estados contables, frente a los fraudes, eficiencia y eficacia operativa.
El sistema de control interno comprende el plan de la organización y todos los
métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de
salvaguardar sus activos y verificara la confiabilidad de los datos contables.
El objeto del Control Interno, es el de ayudar a la Administración a alcanzar las
metas y objetivos previstos dentro de un enfoque de excelencia en la prestación
de sus servicios.
Un sistema de control interno es el conjunto de medidas que toma la organización
con el fin de:
Proteger sus recursos contra el despilfarro, el fraude o el uso ineficiente.
Asegurar la exactitud y la confiabilidad de los datos de la contabilidad y de
las operaciones financieras.
Asegurar el cumplimiento de las políticas normativas económicas de la
entidad.
Evaluar el desempeño de todas las divisiones administrativas y funcionales
de la entidad.
El control del inventario es uno de los aspectos de la administración que en la
micro y pequeña empresa es muy pocas veces atendido, sin tenerse registros
fehacientes, un responsable, políticas o sistemas que le ayuden a esta fácil pero
tediosa tarea. El objetivo principal del presente trabajo es proporcionar información
sobre el control de inventarios, a modo de hacer de esta función rutinaria pero
sencilla, que permita llevar a cabo la planeación y la maximización de utilidades.
Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios
incluyen:
1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual
sistema se utilice.
2. Hacer conteos periódicos o permanentes para verificar las pérdidas de material.
3. Procure que el control de inventarios se realice por medio de sistemas
computarizados, especialmente si se mueven una gran variedad de artículos. El
sistema debe proveer control permanente de inventarios, de manera de tener
actualizadas las existencias, tanto en cantidad como en precios. Esto no es difícil de
obtener, pues hoy en día, el costo de una computadora personal ya esta al alcance de
cualquier pequeña empresa.
4. Deben efectuarse conteos físicos, periódicos y sistemáticos del 10% de los
productos almacenados y cotejar los resultados.
5. Establezca un control claro y preciso de las entradas de mercancías al almacén,
informes de recepción para las mercancías compradas e informes de producción
para las fabricadas por la empresa. Las mercancías saldrán del almacén únicamente
si están respaldadas por notas de despacho o requisiciones las cuales han de estar
debidamente autorizadas para garantizar que tendrán el destino deseado.
6. Los inventarios deben encontrarse en instalaciones que los protejan de deterioros
físicos o de robos y procurar que solo tengan acceso a las mismas el personal de
almacén debidamente autorizado.
¿Medida de Valuación de Inventario?
La valuación del inventario es un proceso de estimación del valor monetario de los
artículos que se encuentran en el balance de la empresa al final de cada período
financiero. La precisión de la valoración de inventario tiene un impacto directo en
los estados financieros y los indicadores de rendimiento de una empresa.
Existen diferentes formas y métodos que ayudan a las empresas a administrar sus
balances de inventario a nivel contable. Básicamente, existen tres métodos de
valuación de inventario más popular y ampliamente utilizado:
PEPS (Primeras Entradas – Primeras Salidas);
UEPS (Últimas entradas – Primeras Salidas);
CPP (Costo Promedio Ponderado).
Todos estos métodos tienen características específicas, sus pros y sus contras.
METODO PEPS: DEFINICION, PROS/CONTRAS Y EJEMPLOS
Primeras Entradas - Primeras Salidas (PEPS) es un método de valoración de
inventario fácil, preciso y bastante lógico: se basa en la suposición de que los
productos comprados al proveedor (o se producen) se venden primero. Por lo
tanto, el método PEPS toma el costo del inventario más antiguo como base de la
fórmula COGS (Costo de los Bienes Vendidos).
EJEMPLO: En el comercio minorista, COGS es un indicador principal de
rendimiento, que calcula todos los costos directos asociados con la venta de sus
productos (almacenamiento, envío, despacho de aduanas, alquiler de tiendas,
etc.) COGS no incluye gastos indirectos, tales como la mercadotecnia o
publicidad, salarios de personal, etc. La fórmula de cálculo de COGS es muy
simple: Costo de los Bienes Vendidos = Inventario inicial + Gastos directos –
Inventario final. Como minorista, siempre debe recordar que cuanto mayor sea su
COGS, menos dinero gastará.
Si una empresa utiliza PEPS como método principal de valuación de inventario,
debe comprenderse que los productos que llegaron antes del proveedor (o
fabricante) pueden ser a veces más baratos que los más nuevos. Depende de la
estrategia de fijación de precios del proveedor, pero por lo general, los precios
tienden a subir en lugar de bajar. Entonces, en este caso, el COGS será más bajo
y las cifras de ganancias serán más altas. Eso dará como resultado una base
impositiva más alta.
¿Cómo calcular el valor del inventario usando el método PEPS?
Aclaración: Este ejemplo solo se usa como ilustración, ya que la leche y los
productos lácteos pueden estropearse, y por lo tanto, dichos productos no se
pueden almacenar por mucho tiempo.
En enero una tienda de comestibles del pueblo compró leche fresca – al principio,
100 botellas de leche entera, $1 dólar por botella y luego, 200 botellas de la misma
leche entera de otro fabricante, $2 dólares por botella.
A finales de enero se vendieron 50 botellas de leche.
Entonces, usando PEPS calculamos el costo de las mercancías vendidas para el
primer lote de leche. Tomaos el precio del producto PEPS y lo multiplicamos por la
cantidad de productos vendidos.
Costo de las mercancías vendidas = 1$ x 50 piezas = 50$
Tenemos otras 50 botellas de leche en los anaqueles y 200 botellas de leche
entera de otro fabricante. Calculemos el valor del inventario:
Valor de inventario en Enero = (1$ x 50 piezas) + ( 2$ x 200 piezas) = 450$
METODO UEPS: DEFINICIÓN, PROS/CONTRAS Y EJEMPLOS
El método Ultimas Entradas – Primeras Salidas (UEPS) es lo opuesto a PEPS.
Supone que los productos más recientes se venden primero. Bajo el método
UEPS, el inventario que se adquirió permanece en el balance de la empresa,
mientras que los artículos más nuevos se vendan. El método UEPS es usado en
EUA, ya que es aceptable según las regulaciones GAAP.
Si una empresa usa UEPS como método de valuación de inventario de referencia,
eventualmente tendrá COGS más alto, pero menor indice de ganancias e ingresos
gravables. Cuando una empresa utiliza UEPS como método de valuación de
inventario, las ganancias y los estados financieros que se muestran son más bajos
y la base gravable es menor. Esto puede ser bueno cuando llegue el momento de
pagar impuestos, pero, por otro lado, puede presentar a la empresa como un
contratista menos confiable y reducir las posibilidades de obtener financiamiento
de inversionistas o de crédito.
¿Cómo calcular el valor del inventario usando el método UEPS?
Aclaración: Este ejemplo solo se usa como ilustración, ya que la leche y los
productos lácteos pueden estropearse, y por lo tanto dichos productos no se
pueden almacenar por mucho tiempo.
Continuemos usando el ejemplo de la tienda de abarrotes, y calculemos el valor
del inventario a fines de enero utilizando UEPS.
Entonces, tomemos 200 botellas de leche entera que compramos más tarde al
precio de $2 dólares por botella. Se vendieron 50 botellas, como sabemos.
Así que, usando UEPS calculamos el costo de las mercancías vendidas para el
segundo lote de leche.
Costo de las mercancías vendidas = $2 X 50 = $100
Y las 100 botellas de leche compradas a principios del mes ($1 cada una) siguen
sin venderse. También quedan sin venderse 150 botellas de leche ($2 cada una).
Entonces, calculemos el valor del inventario en enero:
Valor del inventario = ($1 x 100) + ($2 x 150) = $400
MÉTODO CPP: DEFINICIÓN, PROS/CONTRAS Y EJEMPLOS
El método de valuación de inventario CPP significa Costo Promedio Ponderado.
Bajo el método CPP, un minorista estima un promedio ponderado dividiendo el
COGS por el número de artículos disponibles. Entonces, el minorista puede tener
a la mano la imagen del inventario disponible, un promedio entre los productos
más nuevos y los más antiguos.
El método de valoración de inventario CPP es básico y simple y, a veces,
denominado como punto de partida para el negocio minorista. CPP se ocupa de
artículos similares simples, que son fáciles de rastrear. Los cálculos son fáciles y
no tiene que invertir tiempo ni dinero sistemas sofisticados de contabilidad
seguimiento de registros, ni contratar a muchas personas.
Por el contrario, si usa la valoración CPP y sus productos pertenecen a diferentes
categorías de precios, puede perder dinero tomando el precio promedio como
punto de referencia y borrando la diferencia entre productos caros y baratos.
¿Cómo calcular el valor del inventario usando el método CPP?
Aclaración: Este ejemplo solo se usa como ilustración, ya que la leche y los
productos lácteos pueden estropearse, y por lo tanto dichos productos no se
pueden almacenar por mucho tiempo.
Ilustremos usando el mismo ejemplo. Considerando todo, la tienda de abarrotes
compro 300 botellas de leche (100 piezas +200 piezas) y pagó $500 ($100 +
$400).
Aquí viene el costo promedio ponderado.
CPP = 500 / 300 = $1.66 por botella.
Al final del mes hemos vendido 50 botellas, así que el COGC = 50 piezas X $1.66
= $83
Valor de inventario = 250 x 1.66 = $415
Independientemente del método de valuación de inventario elegido, el registro de
datos en tiempo real y los cálculos precisos son una necesidad. Mantener hojas de
cálculo detalladas por cada SKU puede ser ineficaz, especialmente para los
grandes minoristas, que poseen docenas, cientos y miles de SKU en varias
ubicaciones y puntos de venta. Recomendamos usar más un software de gestión
de inventario más sofisticado que pueda adaptarse a cualquier método de
valuación elegido y mantener sus cálculos actualizados y atender todas sus
necesidades comerciales.
¿Sistema de Registro Contable?
Los registros contables, también denominados como libros del comercio o libro de
contabilidad, son los documentos físicos de todas las operaciones dentro de una
empresa.
En estos registros se refleja todo movimiento contable del ente económico
(empresa) con el objetivo de proporcionar información financiera del mismo. Allí
intervienen dos cuentas, por un lado, el egreso que cuando aumenta se registra
por el ‘Debe’, y por otro lado el activo que cuando disminuye se registra por el
‘Haber’.
Un ejemplo de uno de los registros contables más usados es el libro de caja.
Importante: Es fundamental llevar un registro detallado de los movimientos
financieros que se realizan dentro de la empresa, debido a que de allí se analiza la
situación financiera y económica para tomar decisiones importantes dentro de la
misma.
