U.
D 3 LA PLANIFICACIÓN DE LOS
RECURSOS HUMANOS
ÍNDICE DE CONTENIDOS
1.La planificación de los recursos humanos
2.Análisis y descripción de los puestos de
trabajo
3.Perfiles profesionales
4.Previsión de las necesidades de personal
1-. Planificación de los recursos humanos.
La planificación de los recursos humanos, es una de las funciones del departamento de
recursos humanos, según la hemos estudiado en la unidad primera.
Planificar los recursos humanos consiste en elaborar planes que aseguren un número
suficiente de empleados, con las competencias necesarias para cada puesto, en el
momento adecuado y al coste preciso.
La planificación de los recursos humanos comprende entre otras actividades el análisis
y descripción de los puestos de trabajo.
2-. Análisis y descripción de los puestos de trabajo
Consiste en recopilar y analizar información para identificar las tareas, las
responsabilidades y los requerimientos que han de poseer los integrantes de cada
puesto de trabajo y en poner en papel (por escrito) toda esta información.
Puesto de trabajo: Se define como la agrupación de todas aquellas tareas, actividades
realizadas por un empleado, que ocupen un lugar específico dentro del organigrama de
la organización.
Ejemplos de puestos de trabajo:
Personal administrativo contable, puesto de cocinero en el comedor de una gran
empresa, ingeniera de materiales, operario de una cadena de montaje, programadora
de aplicaciones informáticas para gestión de recursos humanos, vendedor de un
concesionario de automóviles, mozo de almacén en una empresa de distribución,
conductor de automóviles, profesora de formación profesional.
Tareas: son las actividades que deben ser realizadas en un periodo de tiempo,
mientras que la función es el conjunto de tareas.
Ejemplo: Tareas del puesto: jefe de administración del personal.
- Controlar la documentación relativa al inicio y extinción de la relación laboral.
- Controlar la elaboración de los recibos de salarios.
- Controlar la realización de las obligaciones periódicas con la Seguridad Social y
Hacienda.
Responsabilidades: son los compromisos y obligaciones a los que debe dar respuesta
por la función que ocupa.
- Responsable de la gestión documentación de inicio y fin de contrato de los
trabajadores.
- Responsable de nóminas.
- Responsable de las gestiones con Hacienda en materia de IVA, IRPF E I.S
Requerimientos: requisitos del trabajador/a para ocupar el puesto de trabajo.
La materialización del análisis de los puestos de trabajo se materializa en la ficha de
descripción del puesto de trabajo. Por eso estudiamos el análisis y la descripción de los
puestos de trabajo.
Se define como el documento que recoge la información obtenida por medio del análisis
y en el que quede reflejado el contenido del puesto, así como las responsabilidades y
deberes inherentes a este.
El contenido de cada ficha de descripción puede variar en función de cada empresa y de
cada puesto de trabajo, es decir los ítems pueden variar de una empresa a otra, o de un
puesto de trabajo a otro, pero mínimo tendrá los siguientes.
FICHA DE DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO ANTERIOR.
Departamento
Departamento de Recursos Humanos
solicitante
Puesto de trabajo Jefe de administración de Personal
Función principal con 4 operarios a su cargo
Gestión documentación de inicio y fin de la relación
Posición en el laboral.
organigrama
Nóminas.
y responsabilidad
Gestiones Hacienda y Seguridad Social.
Régimen disciplinario
DATOS CUALITATIVOS
Funciones/area Administración del personal de la empresa
- Controlar la documentación relativa al inicio
y extinción de la relación laboral.
- Controlar la elaboración de los recibos de
salarios.
Tareas
- Controlar la realización de las obligaciones
periódicas con la Seguridad Social y Hacienda.
- Gestionar todos los trámites relacionados
con faltas y sanciones.
Técnico superior en Administración y finanzas o
Formación Ideal
universitaria.
3 a 5 años en un puesto de similares
Experiencia Ideal
características.
DATOS CUANTITATIVOS
Nº de puestos
Uno
necesarios
Tipo de jornada Completa
Fecha de incorporación Inmediata
Duración de la
Indefinida
necesidad
.-Métodos para realizar el análisis de los puestos de trabajo
El primer paso es la obtención e información sobre las tareas que se realizan en cada
puesto concreto. Existen diferentes métodos para analizar los puestos.
Observación directa. Durante un tiempo se observan las tareas que llevan a cabo las personas que están
desempeñando un puesto de trabajo.
Entrevistas. Se preguntan directamente a los ocupantes de los puestos de trabajo por su funciones, tareas y
responsabilidades.
Cuestionarios. Los ocupantes cumplimentan un cuestionario que posteriormente pasa a ser revisado por el
jefe/a directo/a.
Diario o agendas de trabajo. (cuaderno de bitácora). Consiste en realizar un registro, que elabora el titular del
puesto de trabajo, en el que se anotan de forma sistemática las tareas del puesto y el tiempo que se dedica a
cada tarea.
Reunión de especialistas. Consiste en recoger la información de especialistas o de personal muy
experimentado en las tareas.
Actividad:
Realiza la descripción de un puesto de trabajo de administrativo en el departamento
comercial de una empresa dedicada a la venta al por mayor de prendas de vestir.
FICHA DE DESCRPCIÓN
Departamento
Departamento comercial
solicitante
Puesto de trabajo Administrativo/a del departamento commercial
Realizar la gestión y el control administrativo del
Finalidad o mission
departamento comercial.
Depende de quién dirige el departamento
comercial, quien realiza la supervisión y el control
Posición en el mediante el seguimiento de actividades.
organigrama
2 operarios a su cargo
Relaciones interna y
Relaciones externas:
externas
-Mantiene contactos continuos con proveedores y
clientes.
-Realiza gestiones en la agencia tributaria.
Relaciones internas.
-Mantiene contacto con el personal de contabilidad,
almacén y finanzas.
Recibir y atender a clientes y proveedores
Explicar a los clientes las condiciones de entrega y
pago de las mercancías.
Realizar presupuestos.
Realizar los pedidos a proveedores mediante
teléfono, correo electrónico
Tareas y Realizar albaranes y facturas
responsabilidades Registrar las facturas recibidas y emitidas
Coordinarse con el almacén para el control de
entradas y salidas de mercancías.
Coordinarse con el departamento financiero para
realizar los cobros y los pagos.
Formación Ideal Técnico superior en administración y finanzas.
Experiencia Ideal 2 años
Lugar de trabajo Oficinas centrales de la empresa.
Equipamiento. Ordenador…….
Riesgos postulares
Condiciones
Oficina buena iluminación y climatización.
ambientales
Salario base de la catergoría profesional, plus de
Sistema retributivo
transporte y trienios.
Horario: de 8.30 a 14,30 y de 15,30 a 17,30. Horas
Dedicación semanales 40. Horas anuales 1850. Vacaciones:30
días en verano.
Catalogación
Oficiales/as administrativos/as, grupo cotización 5
profesional
DATOS CUANTITATIVOS
Nº de puestos
necesarios
Tipo de jornada
Fecha de incorporación
Duración de la
necesidad
-. Perfiles profesionales.
Se definen como el conjunto de características que ha de reunir la persona adecuada/o
apara asumir las tareas y las responsabilidades de un puesto de trabajo con éxito.
El perfil profesional de cada puesto de trabajo, toma como base el análisis y la
descripción del puesto de trabajo, junto con la cultura y los objetivos de la empresa.
En los perfiles profesionales se reflejan mínimo los aspectos siguientes:
1-.Formación: reglada y que deberá tener quien ocupe el puesto de trabajo según el
contenido de este.
2-. Conocimientos específicos: Son conocimientos que no se adquieren con la
formación reglada exigida para el puesto de trabajo y que son necesarios para que el
ocupante del este pueda desarrollar sus funciones satisfactoriamente. Ejemplo:
utilización de un determinado programa informático, uso de maquinaria determinada…..
3-. Aptitudes y habilidades: se indican las necesarias para el desarrollo de las tareas del
puesto de trabajo, suelen incluir aptitudes verbales, numérica, capacidad de análisis,
capacidad de síntesis, etc.
4-. Personalidad: ejemplo, control emocional, autoconfianza, iniciativa, creatividad,
liderazgo, etc.
5-. Otros elementos: ejemplo, salario, oportunidades de promoción, posibilidad de
formación, etc.
-. Profesiograma o perfil profesiográfico o psicoprofesiográfico.
Es la representación gráfica del perfil profesional. Su objetivo es definir gráficamente,
de forma graduada mediante una escala, las exigencias del puesto de trabajo y estudiar,
a partir de él, el ajuste de dicho perfil a cada candidato a cubrirlo.
La unión, mediante una línea, de los puntos anteriores nos dará el perfil del candidato
que buscamos.
PUNTUACIÓN
CARACTERÍSTICAS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Formación X
Experiencia X
Inteligencia general X
Confianzaensímismo X
Capacidad de
X
liderazgo
Espíritu de equipo X
Creatividad X
Iniciativa X
Disciplina X
Capacidad de
X
aprendizaje
Autonomía X
Compromiso X
Escala de formación:
1- Sin estudios
2- EGB
3- GRADUADO EN ESO
4- BACHILLERATO
5- CICLO GRADO MEDIO
6- CICLO GRADO SUPERIOR
7- TITULACIÓN TECNIO UNIVERSITARIO
8- TITULADO SUPERIOR
9- MASTER
10- DOCTORADO
CATEDRATICO
4-. PREVISIÓN DE LAS NECESIDADES DE PERSONAL.
Uno de los objetivos de la planificación es detectar las necesidades de personal, para
atender la carga de trabajo en cada periodo de tiempo, ante situaciones de derivadas de
jubilaciones, bajas por incapacidad temporal, vacaciones e incrementos o disminuciones
de la producción. Una buena planificación nos permitirá anticipar las necesidades a corto,
medio y largo plazo.
-. TÉCNICAS PARA ESTUDIAR LAS NECESIDADES DE LOS RECURSOS HUMANOS
Las técnicas se clasifican en dos grupos:
a)-. Técnicas basadas en la experiencia.
Estas técnicas se basan fundamentalmente en la experiencia y en la intuición de las
personas que tienen que tomar las decisiones, como los equipos directivos y los equipos
de especialistas.
Este tipo de estimaciones han de utilizarse como complemento de otros métodos de
previsión.
Estudiaremos tres técnicas.
Método de estimaciones del equipo directivo. Es la dirección de la empresa la que
determinará el número y la clase de personal que necesitará en el futuro en función de los
objetivos planteados. La decisión debe tomarse después de consultar a quienes coordinan
los departamentos.
Metodo Delphi. Un grupo de especialistas, intercambia, normalmente sin reunirse,
varias rondas de estimaciones de personal. En el departamento de recursos humanos
analizan las respuestas y exponen sus resultados a los y las especialistas para que vuelvan
a realizar sus aportaciones. Este proceso des reiterado hasta lograr vierto grado de
consenso (con tres veces suele ser suficiente).
Técnicas del grupo nominativo. Consiste en reunir a un pequeño número de
especialistas para que formulen una única estimación de personal. Se diferencia del método
anterior en que, mientras que en el método anterior no es necesaria una reunión de
especialistas, en este caso, los y las especialistas se reúnen necesariamente.
b)-. Técnicas basadas en tendencias. Se basan en el uso de datos del pasado para
predecir el futuro del personal, como por ejemplo, la evolución de la producción y de las
ventas.
Algunos de los métodos utilizados son los siguientes.
Analiza el pasado para predecir el futuro, estudiando la serie histórica de la evolución del
empleo en los últimos año y se procede a su extrapolación, obteniendo una estimación de
personal en los próximos años.
Ejemplo.
En un hospital que en la actualidad cuenta con 250 camas, han decidido ampliar hasta
350 camas en dos años.
Calcula la plantilla de personal de enfermería y personal auxiliar para los próximos 4 y 5
años, teniendo en cuenta la evolución histórica que se muestra.
AÑO Nº DE CAMAS PERSONAL DE PERSONAL
ENFERMERÍA AUXILIAR
Año 1 150 55 75
Año 2 200 70 95
Año 3 250 85 115
Año 4 300 100 135
Año 5 350 115 155
Del estudio se deduce que el personal de enfermería crece con 15 nuevas contrataciones
por cada 50 nuevas camas; por tanto, en los próximos años, la plantilla aumentara hasta
100 en el año 4 y hasta 115 en el año 5. Si el número de auxiliares crece a una tendencia
de 20 por cada 50 camas, necesitaran 135 auxiliares en el año 4 y 155 en el año 5.
Ratio por proporcionalidad. Consiste en calcular las necesidades futuras de personal,
relacionado con el volumen de ventas o el volumen de producción con el número de
personas empleadas. El volumen de ventas o de producción dependerá con el tipo de
actividad.
Ejemplo:
Trabajas en un puesto de administrativo del departamento de recursos humanos en una
empresa dedicada a la fabricación de electrodomésticos, cuyo volumen de producción es
de 20.000 unidades al año y la plantilla se distribuye de la siguiente manera.
-. Personal de fabricación: 100
-. Personal administrativo: 20
-. Personales comerciales:10
La dirección ha estimado que en el siguiente ejercicio se incrementará la demanda y se
podrá alcanzar una producción de 24. 000 unidades.
Calcula el personal que se necesita en esta empresa para el próximo ejercicio, por cada
uno de los grupos de trabajadores y trabajadoras, según el ratio de proporcionalidad.
Solución: Analizando la proporcionalidad tenemos.
Producción Empleados/as Administrativos/as Comerciales
fábrica
Actual: 20.000 100 20 10
Futura: 24.00 120 24 12
ACTIVIDADES:
1-. ¿En qué consiste el análisis y descripción de los puestos de trabajo? ¿En qué
documento queda reflejado este trabajo?
2-. ¿Qué es un perfil profesional Y a partir de qué documento se obtiene?
3-. ¿Qué es un profesiograma o perfil profesiongráfico?
4-. INDICA SI CON VERDADERAS O FALSAS LAS SIGUIENTES AFIRMACIONES Y
EXPLICA POR QUÉ.
1 El análisis de un puesto de trabajo:
Consiste en identificar las tareas y funciones del puesto.
2. Mediante el análisis de los puestos se pretende conocer:
Las personas que ocupan los puestos.
3. Mediante el análisis de los puestos de trabajo se obtienen:
Los perfiles profesionales.
4. La ficha de descripción del puesto de trabajo no suele contener información sobre:
Las competencias para desempeñar el puesto.
5. Los perfiles profesionales se realizan tomando como base:
La descripción del puesto
6. Los profesiogramas son:
La representación gráfica del perfil profesional.
7. La ratio de proporcionalidad relaciona el número de empleados con:
c) El volumen de ventas.
8. El análisis de tendencia relaciona las necesidades de personal con:
b) La evolución del empleo en los últimos años.
5. Supongamos que tienes que realizar el análisis y la descripción de un puesto de trabajo
del Departamento de Atención al Cliente en una compañía de seguros de ámbito
nacional. El puesto de trabajo es atención al cliente.
A continuación, te propongo esta ficha de descripción y el profesiograma.
Debes tener en cuenta que el contenido de la ficha varía en función de cada empresa y de
cada puesto de trabajo y que desconocerás algunos de los datos, por lo que deberás
imaginarte cómo es y qué condiciones reúne un Departamento de Atención al Cliente
estándar, para ello también puedes buscar información en internet.
Seguros XXX, SA
Servicio de Atención al Cliente.
Identificación del
Formación mínima requerida: .
puesto de trabajo
Formación complementaria:
Proporcionar atención personal y telefónica a los clientes de la
Finalidad, o misión empresa, así como tramitar reclamaciones quejas y
sugerencias.
Área Departamento Comercial.
Dependencia
Depende del director del Departamento Comercial.
jerárquica directa
Relaciones Mantienen contactos continuos con los clientes.
funcionales
Oficinas centrales de la empresa. Paseo de Andalucía 15. Oficina
de 20 metros cuadrados compartida con por seis personas.
Lugar de trabajo
Cinco personas atienden de forma telefónica y una, de manera
rotatoria, de forma personal.
• Recibir a los clientes, informarles y orientarles en sus
consultas con amabilidad.
• Atender las consultas telefónicas con rapidez y
amabilidad.
• Comunicar de forma empática y asertiva con los clientes.
• Facilitar información y ayudar a su interlocutor.
• Explicar a los clientes el proceso de actuación ante un
siniestro.
Tareas y • Atender a las personas que han sufrido algún siniestro y
responsabilidades ponerles en contacto con los técnicos responsables de la
materia.
• Transferir las llamadas a la extensión indicada.
• Tomar nota de los mensajes y hacerlos llegar al interesado
lo antes posible.
• Realizar informes, notificaciones, cartas, etc.
• Actuar con rapidez en las actividades bajo presión,
aceptando las responsabilidades.
• Transmitir dinamismo y dominio de la situación
La supervisión y el control del Servicio de Atención al Cliente es
Supervisión y realizado por el jefe del área de Comunicación con el que
control mantienen reuniones periódicas para realizar el seguimiento de
la las actividades.
Centralita telefónica, ordenador, impresora, teléfono, fax,
Equipamiento
archivos, base de datos de clientes, Internet.
Riesgos Posturales.
Condiciones El servicio está situado en una oficina con buenas condiciones
ambientales de iluminación, insonorización y climatización.
Salario base de la categoría profesional, que se incrementa por
Sistema retributivo
trabajar noches y fines de semana.
La empresa ha de trabajar un total de 1850 horas al año.
De forma rotatoria se realizan turnos de tarde, noche y fines de
semana, para que el servicio no quede desatendido.
Dedicación
Vacaciones: 30 días en verano.
Catalogación Admini
profesional strativo, grupo 7.
Posibilidades de promoción dentro del Departamento Comercial,
Evolución
mediante la formación en Marketing, gestión comercial e
profesional
informática.
La evaluación la realiza la dirección del Departamento Comercial,
Criterios de mediante la observación del cumplimiento de las tareas, el
evaluación horario y la rapidez y rigor en la resolución de los problemas
planteados por los clientes.
A continuación te propongo el profesiograma. En el profesiograma se reflejarán los
aspectos siguientes:
Empresa: Seguros XXX, SA
Departamento: Comercial
Puesto de trabajo: Servicio de atención al cliente
Grado
Características estudiadas
1 2 3 4
Técnico superior en Administración y
x
Formación Finanzas
Técnico en Gestión Administrativa x
Idioma: Inglés x
Conocimientos Utilización procesador de textos x
específicos Manejo de base de datos x
Utilización de redes locales x
En el puesto de trabajo x
Experiencia
En puesto similares x
Expresión verbal x
Comprensión verbal x
Aptitudes
intelectuales Aptitud numérica x
Iniciativa x
Responsabilidad x
Control emocional x
Seguridad en sí mismo x
Personalidad
Tolerancia a la frustración x
Extroversión x
Capacidad de comunicación x
Empatía x
Asertividad x
Oportunidades de promoción x
Motivación por el prestigio de la
x
empresa
.Ahora realiza la ficha de descripción de trabajo y el profesiograma de un puesto de
contable en una empresa. No olvides hablar del perfil profesional.
6-.En una empresa dedicada a la elaboración de conservas vegetales, la producción en la
última temporada ha sido de 600.000 unidades. La plantilla se distribuye de la siguiente
forma:
• Personal de producción: 120.
• Personal administrativo: 10.
• Vendedores: 7.
• Personal de almacén y mantenimiento: 9.
Debido a las previsiones optimistas que se desprenden de los estudios sobre la evolución
del mercado, la dirección ha decidido que, en el siguiente ejercicio, se debe incrementar la
producción hasta alcanzar las 720.000 unidades.
1. Calcula el número de empleados que se necesitan para el próximo ejercicio por
cada uno de los grupos de trabajadores, utilizando el ratio de proporcionalidad.
2. Explica qué alternativas se pueden proponer desde el Departamento de
Recursos Humanos para ajustar la plantilla al incremento de la producción.
3. Indica qué actividades se planificarán en el Departamento de Recursos Humanos
para atender al incremento de la plantilla.
7-.En una empresa, los ingresos brutos por las ventas en el último ejercicio han ascendido
a 3.500.000 euros. De los informes económicos que dispone la dirección se desprende
que, en el siguiente ejercicio, las ventas se contraerán y, por tanto, ha de ajustarse la
producción, reduciéndola en un 5%. En la empresa trabajan los siguientes empleados:
• Trabajadores de planta: 80.
• Administrativos: 20.
• Agentes comerciales: 10.
1. Calcula, mediante el ratio de proporcionalidad, qué incidencia puede tener la
planificación de la producción en la plantilla de la empresa.
2. Explica qué alternativas pueden proponer desde el Departamento de Recursos
Humanos a la Dirección para ajustar la plantilla, pero que no consistan en el despido
de los empleados.
8-. Un complejo hotelero está siendo abierto en varias fases sucesivas. Comenzaron
inaugurando 100 habitaciones y, cuando esté completamente finalizado, alcanzarán las
350.
La evolución de la platilla ha sido la siguiente:
Nº Personal Personal Resto de
habitaciones limpieza recepción personal
100 15 8 8
150 20 10 12
200 25 12 16
Calcula, analizando la tendencia, la plantilla de personales de limpieza, de recepción y el
resto de personal (camareros, cocineros, mantenimiento) que necesitarán en el hotel
cuando esté completamente finalizado.
9-. En una compañía de seguros la evolución del número de pólizas y de trabajadores es
al que se refleja a continuación:
Número Personal
Año
pólizas administración
Año 1 40.000 110
Año 2 60.000 140
Año 3 80.000 170
Año 4 100.000 200
Año 5 120.000 230
Calcula la plantilla de personal para los tres próximos años, suponiendo que las previsiones
de la empresa incluyan un volumen de pólizas contratadas en evolución constante.
10. En una empresa cuyo volumen de ventas asciende a 20.000.000 de euros, las
previsiones son que, en la próxima temporada, se llegue a un volumen de ventas de
22.000.000 de euros. La plantilla actual la forman:
• 50 vendedores.
• 90 operarios en la cadena de montaje.
• 20 administrativos.
Calcula cuál será la necesidad de empleados de cada grupo para la próxima temporada.
11. En una empresa con un plantilla de 550 trabajadores, para calcular el número de
trabajadores tienen en cuenta la evolución del Producto Interior Bruto del país.
Calcula cuál será el incremento de la plantilla si las estimaciones económicas prevén,
para el próximo ejercicio, un crecimiento del PIB del 2%.
12. Explica en qué consisten las siguientes técnicas utilizadas para evaluar las
necesidades de personal, basadas en la experiencia:
• Estimación de los directivos.
• Método Delphi.
• Técnica del grupo nominativo.
