Técnicas para Intercambio de Ideas en Reuniones
Técnicas para Intercambio de Ideas en Reuniones
Conducción de reuniones
Caso práctico
Cecilia continúa
desarrollando su labor
profesional y adquiriendo,
cada vez más, experiencia
en el trabajo con niños/as y
otros grupo en el centro en
el que está contratada como
Técnica . Este desarrollo del
trabajo, junto a su
personalidad, la va situando,
cada vez más, como una
persona capaz y con
habilidades suficientes como
para asumir puestos de
mayor responsabilidad,
coordinación de proyectos,
etc.
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Caso práctico
Cecilia necesita obtener
información de familias,
compañeros y compañeras
de trabajo, usuarios del
centro, dirección del centro,
equipo multidisciplinar,
entorno social, etc. Sin esta
información no sería capaz
de realizar una adecuada
labor de coordinación y
desempeñar su labor
profesional de modo
eficiente.
Sirius. Licencia educativa-nc. Procedencia.
Pero también necesita
técnicas para la intervención, para la toma de conclusiones y que otras
personas integrantes de los diferentes colectivos o grupos con los que
interactúa en su entorno laboral aporten ideas y colaboren en la resolución de
problemas.
Para conseguir el objetivo propuesto o cubrir la finalidad principal del grupo se utilizan
medios como la discusión, la confrontación de opiniones, el análisis, la libre expresión de
ideas y opiniones, la solicitud de informes a personas expertas, etc., existen gran cantidad
de técnicas o medios para llevar al grupo al objetivo que lo fundamenta y conseguir cubrir su
finalidad principal.
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Técnicas de Grupo
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La Asamblea.
La asamblea es una de las forma de
discusión o intercambio de información,
formada por el grupo completo. Cumple
con diferentes funciones y, si se prepara
adecuadamente y se dirige de forma
acertada, es uno de los medios más
idóneos para proporcionar información
oficial o de relevancia al grupo, así como
confirmar el compromiso respecto a
acciones o actividades que se han
organizado o se tienen intención de
programar y realizar.
El grupo cuenta con una dirección (generalmente elegida por él mismo), compuesta
por personas expertas, que son las encargadas de poner a disposición del auditorio el
material específico, trasladar la información y dotarse de las herramientas necesarias
para el desarrollo de la misma.
La función de moderador o moderadora recaerá sobre una persona elegida por el
grupo o por la dirección.
La información debe transmitirse de forma activa al auditorio, de forma que se fomente
la participación y el debate.
Autoevaluación
Señala la afirmación correcta de entre las que se proponen:
La Asamblea es una reunión formal donde las deliberaciones y
conclusiones se recogen en un acta de asamblea.
La función de moderador o moderadora es optativa a decisión de la
dirección.
La Asamblea son reuniones de trabajo articuladas en grupos, previas a la
puesta en común conjunta de las conclusiones.
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Incorrecto
No es correcto
Solución
1. Opción correcta
2. Incorrecto
3. Incorrecto
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Una vez explicado el problema, los participantes inician una lluvia de ideas en la que se irán
exponiendo, sin restricciones, todas las posibles soluciones que se irán anotando a la vista
del grupo. Estas ideas provocarán, casi con seguridad, la generación de otras nuevas, o
soluciones, produciéndose una retroalimentación dentro del grupo. Una vez que ya no hay
nuevas ideas para aportar el grupo pasa a estudiar las ideas o planteamientos propuestos
con el fin de decidir la solución más eficaz. Esta discusión se puede realizar por comisiones,
tanto repartiendo el problema en diferentes apartados, como haciendo la discusión completa
en diferentes comisiones para luego poner en común los resultados de cada una de ellas y
llegar a un consenso final.
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Los Corrillos.
Quizás sea una de las más habituales y
utilizadas de forma habitual en ámbitos
educativos. Consiste en dividir al grupo en
subgrupos pequeños, con lo que se facilita
la discusión. El coordinador o coordinadora
prepara las preguntas sobre el tema que
se va a tratar y las entrega a los diferentes
subgrupos escritas, en tarjetas, de forma
oral, etc. Cada subgrupo deberá discutir
sobre el tema en cuestión, siguiendo la
guía de las preguntas propuestas por el
coordinador o coordinadora y con el fin de
llegar a conclusiones. Posteriormente,
cuando se ponen en común los informes SIRIUS. Uso educativo no comercial. Procedencia.
de cada subgrupo, se llega a la conclusión
final.
Facilitar a los miembros del grupo la posibilidad de informar sobre sus intereses,
necesidades, sugerencias, inquietudes y puntos de vista.
Fomentar la intervención de los participantes durante su intervención en el pequeño
grupo.
Animar y propiciar la división del trabajo y la responsabilidad.
Autoevaluación
Señala la respuesta correcta. Los corrillos son la forma ideal para la realización
de una lluvia de ideas, puesto que facilitan la participación:
No.
Sí.
En ocasiones, para grupos pequeños.
Incorrecto
No es correcto
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Solución
1. Opción correcta
2. Incorrecto
3. Incorrecto
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El cuchicheo.
Si analizamos las técnicas que
hemos visto hasta ahora,
observamos que hemos desarrollado
un recorrido que nos lleva de
técnicas para intervención con
grupos más numerosos a grupos
más pequeños durante la discusión
de los problemas y la búsqueda de
soluciones. Pues bien, bajamos un
peldaño más y analizamos ahora una
técnica que se realiza por parejas.
Plantear al grupo una pregunta concreta que evite que la discusión se desvíe del tema.
La conclusión o solución que aporte cada pareja deberá de haberse tomado por
unanimidad de ambos participantes de la pareja.
Se acotará un tiempo determinado para la discusión, variable en función de la
dificultad del tema a tratar y la pregunta planteada. Pasado el tiempo de discusión la
pareja expondrá la conclusión a que ha llegado.
Esta técnica es útil para conocer lo que piensan los diferentes miembros del grupo sobre
una cuestión concreta y sin verse influenciados por la opinión de la mayoría. Se utiliza para
proponer actividades de grupo como viajes, talleres, visitas, etc. A su vez permite comprobar
el grado de aceptación de estas actividades entre los miembros del grupo, lo que nos
permitirá elegir las de mayor consenso.
Autoevaluación
Señala la respuesta correcta. El cuchicheo es especialmente útil para:
Debatir y obtener ideas múltiples sobre un tema en concreto.
Para conocer los diferentes puntos de vista de los miembros de grupo
sobre una cuestión concreta.
Lo mejor para conocer los puntos de vista individuales sería una
exposición secuencial del punto de vista de cada uno al resto del grupo.
Incorrecto
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No es correcto
Solución
1. Incorrecto
2. Opción correcta
3. Incorrecto
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El Debate.
Ya sabes que un debate es una situación
en la que discute, por parte de un grupo
más o menos numeroso, sobre un tema.
Para nosotros, el debate como técnica es
aquella en la que todo el grupo discute
sobre una situación, acontecimiento o
tema concreto que resulte importante,
polémico o simplemente interesante.
Generalmente se lleva a cabo después de
la realización de una actividad de interés
general y de amplia participación (acudir a
una exposición, asistencia a una obra de
teatro, ver una película,...) o de tener
conocimiento de un problema importante y
que afecta al grupo como tal o a sus
miembros en particular. Diego Cervo. Licencia educativa no comercial. Procedencia.
Para la realización del debate se cuenta con un moderador o moderadora que es la persona
encargada de abrir el foro, explicar el tema o temas a tratar y regule la participación y el
intercambio de opiniones. Esta persona deberá tomar anotaciones de las participaciones de
los diferentes miembros del grupo para sacar conclusiones. El debate presenta las
siguientes ventajas:
Podemos utilizar el debate para solucionar problemas, para sensibilizar al grupo sobre una
cuestión concreta, para llegar a la toma de decisiones con amplio consenso y para solventar
situaciones que requieran de una decisión que vaya contra una anterior tomada por el
grupo.
Buscaremos que el debate sea productivo y útil para el grupo para lo que, durante la
planificación y el desarrollo del mismo, cuidaremos de que las personas participantes tengan
derecho a participar obteniendo turnos de palabra por parte de la persona moderadora, se
disponga de un tiempo limitado para cada exposición, intentaremos no apartarnos del tema,
evitaremos las referencias personales e intentaremos que nos se produzcan diálogos entre
personas participantes. Si no conseguimos mantener un cierto orden y nivel de participación
durante el desarrollo del debate, esta técnica no será efectiva.
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Debate
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La mesa redonda.
Consiste en un grupo de personas reducido que se reúne para
estudiar una tema, tratar un asunto o resolver un problema
concreto. El problema se aborda mediante la discusión, de
manera informal, pero con la presencia de una persona
encargada de moderar las intervenciones si fuese necesario.
Se pretende que la conversación se produzca de forma natural
entre los y las integrantes de la mesa redonda y que los y las
participantes puedan discutir libremente, aportando diferentes
visiones sobre el problema o asunto a tratar.
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Autoevaluación
Relaciona cada técnica de discusión con la característica que le corresponde:
a. Grupo de personas reducido reunidas para tratar un tema
Panel
y extraer conclusiones.
Phillips b. Subgrupos de 6 personas con un tiempo limitado para
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TÉCNICAS DE DISCUSIÓN
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Caso práctico
Cecilia necesita conocer,
con más detalle, cómo
funcionan las reuniones, qué
tipo de reuniones existen y
cómo se pueden organizar y
dinamizar para obtener de
ellas el máximo resultado.
Ella ha podido experimentar
que, cuando debate o
analiza en grupo situaciones
complicadas, problemas o
novedades, se consiguen
mejores resultados finales,
Sirius. Uso educativo-nc. Procedencia. de mayor calidad y más
productivos.
Cecilia necesita adquirir conocimientos más específicos sobre el grupo y las reuniones, su
funcionamiento, estructura, etc. A lo largo de esta unidad vamos a adentrarnos en una de
las vertientes del funcionamiento en grupo que nos vamos a encontrar, constantemente, en
nuestra vida diaria, tanto en su lado más personal como en el profesional: las reuniones. El
trabajo en grupo va adquiriendo un nivel de importancia y desarrollo que nos lleva, de un
modo directo, a vernos inmersos en un universo de reuniones con las que intentamos dar
forma y sentido a ese trabajo en grupo.
Vamos a estudiar la reunión como actividad que se realiza colectivamente con un propósito
determinado y en un momento, tanto temporal como espacial, preestablecido. Para
empezar, vamos a definir reunión.
Ezequiel Ander-Egg define reunión como "una actividad que se genera en una
situación de grupo, en un momento y espacio determinados y que tiene un
objetivo específico."
Vemos en esta definición cómo quedan recogidos los tres elementos básicos que
caracterizan toda reunión, que serían los que hacen alusión a qué es una actividad, a su
carácter concreto en el espacio y el tiempo, y en lo referente a objetivos.
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Una reunión es una actividad. Lo es porque toda reunión supone una interacción,
comunicación y participación, además se da en una situación de grupo, ya que una
reunión puede producirse sin necesidad de que exista un grupo, pero sí tiene que
existir, al menos, una situación de grupo.
Una reunión tiene un espacio y tiempo determinado. Cada reunión tiene una
definición concreta en lo referente a espacio y tiempo y, una vez cumplidos los
propósitos de la reunión o finalizado su tiempo, ésta termina y los participantes se
separan.
Una reunión busca conseguir un objetivo específico. Las reuniones deben tener
objetivos claros y definidos previamente. Olvidar este aspecto nos lleva a reuniones
sin sentido que no consiguen nada útil y que no llegan a conclusiones o toma de
decisiones.
Autoevaluación
Elige la opción correcta. Una reunión es:
Una situación de grupo en un sitio determinado.
Es una actividad de un grupo que se realiza con un espacio y tiempo
definidos y un objetivo.
Una excusa para estar junto a otras personas.
Incorrecto
Correcto. Las reuniones vienen definidas desde el punto de vista que son
una
actividad que se produce en una situación de grupo, una actividad de
grupo, que se realiza en un espacio y tiempo definidos, un lugar, una
hora
de inicio y fin, etc y que tiene un objetivo (o varios)
preestablecidos.
No es correcto
Solución
1. Incorrecto
2. Opción correcta
3. Incorrecto
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Reuniones amistosas. Son las que se realizan con el grupo de amigos y amigas y el
objetivos es encontrarse con los otros, estar junto, conversar, etc. El motivo de que se
produzcan es la amistad y no hay reglas preestablecidas, sino que se actúa de forma
espontánea.
Reuniones formativas. Tienen como finalidad la adquisición de conocimientos,
habilidades, conductas y capacidades. También pueden tener el propósito de ayudar a
la adquisición de ciertas actitudes o para crear opinión.
Reuniones informativas. Tienen como finalidad transmitir y/o recibir información. La
información se completa con la realización de preguntas y sus respuestas.
Reuniones consultivo-deliberativas. Tienen la finalidad de estudiar o analizar
propuestas o soluciones a problemas que se plantean. En este tipo de reuniones se
busca la toma de decisiones.
Reuniones para llegar a un acuerdo. También conocidas como reuniones de
estrategia o de negociación, tienen la finalidad de llevar a un punto de encuentro a las
partes que están opuestas o en desacuerdo. Hay un interés por encontrar un acuerdo
para superar una situación conflictiva o para que el grupo siga funcionando.
Reuniones centradas sobre el grupo. Se realizan para analizar el funcionamiento del
grupo y tienen la finalidad de sensibilizar a sus miembros sobre los fenómenos que
ocurren en el interior o sobre alguno de sus problemas o conflictos. En estas reuniones
interesan más las relaciones interpersonales que el contenido que se trata y, para su
realización, se utilizan técnicas de dinámica de grupos con la intervención de una
persona como animadora, realizando las funciones de coordinación de la reunión.
Reuniones de trabajo. Tienen la finalidad de tomar decisiones y/o resolver problemas.
Este tipo de reuniones son una herramienta muy importante para realizar una gestión
participativa dentro de una organización, ya que implica procedimientos de análisis por
una parte, y de participación, por otra.
Reuniones para intercambiar experiencias o puntos de vista en torno a un tema o
problema. Tienen similitud con las de recogida de información y, en algunos aspectos,
con las de trabajo. Su finalidad es que los participantes expresen su opinión, sus
conocimientos y experiencias en torno a un tema o problema de forma que resulte
provechoso para el resto de los participantes. Se trata de conseguir un
enriquecimiento común sobre la base de la experiencia propia.
Reuniones creativas o para generar ideas. Son, quizás, las menos frecuentes y su
finalidad es proponer ideas. En este tipo de reuniones se utilizan técnicas específicas
de mayor complejidad.
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Autoevaluación
Señala que tipo de reunión es una herramienta eficaz para realizar una gestión
participativa en una organización:
Reuniones de significación.
Reuniones centradas sobre el grupo.
Reuniones de trabajo.
No es correcto
Incorrecto
Solución
1. Incorrecto
2. Incorrecto
3. Opción correcta
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Para alcanzar los propósitos de una reunión de trabajo es necesario lograr un grado
adecuado de participación, eficacia, productividad, integración y creatividad en el grupo de
trabajo, con el fin de facilitar la toma de decisiones y la resolución de problemas.
Participación. Se utilizan técnicas con el objetivo de que todos los miembros del grupo
participen activamente e intervengan en el proceso de toma de decisiones.
Eficacia. La complejidad de las cuestiones que nos ocupan nos llevan a una exigencia
de organización de modo que puedan aprovecharse al máximo las potencialidades de
cada uno de los miembros del grupo, así como la potencialidad de la concurrencia
simultánea de las mismas en el trabajo conjunto.
Productividad. La reuniones de trabajo tienen que ser productivas en relación a los
objetivos que se proponen, produciendo soluciones y decisiones.
Integración. Se busca lograr un modo de pensar y de actuar que exprese el espíritu de
equipo sin que esto signifique, en absoluto, la anulación o limitación del pensamiento,
opiniones o pareceres personales. Se tratará de lograr zonas de acuerdo mínimos lo
más amplias posibles que posibiliten el desarrollo adecuado del trabajo del grupo.
Amistad. Mediante una correcta comunicación y un uso adecuado de la
empatía podemos mejorar el clima de amistad entre los miembros del grupo, lo que
produce reuniones más gratificantes, ayuda a mejorar las relaciones y mejora el
rendimiento grupal.
Creatividad. Se busca la capacidad para hacer propuestas operativas y realizables
creando para ello un espacio adecuado para la creación colectiva basada en la
complementariedad de los miembros del grupo de trabajo.
Vamos ahora a estudiar las técnicas que podemos utilizar para conseguir que estos
objetivos se cumplan en mayor grado y que el grupo de trabajo funcione al mayor nivel
posible de rendimiento y las reuniones sean eficaces. Vamos a conocer la técnica de
reuniones de trabajo como un conjunto de pautas de actuación que buscan el mejor
funcionamiento de las reuniones del grupo de trabajo. La aplicación de la técnica de
reuniones de trabajo se desarrolla en tres fases, cada una de ellas con unas tareas
específicas:
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Acogida.
Inicio de la reunión.
Presentación de los temas a
abordar.
Diálogo y discusión.
ITE. Uso educativo-nc. Procedencia.
Animación de la reunión.
Utilización del método analítico.
Final de la reunión.
Realización de lo acordado.
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1. Establecer los objetivos y motivos de la reunión. Toda reunión se realiza para algo y
debe tener un objetivo definido. A veces, al plantearnos el objetivo de la reunión nos damos
cuenta que ese objetivo puede cubrirse, de mejor forma, por otros medios diferentes a la
reunión. Una vez establecida la necesidad de realizar la reunión deberemos definir
claramente sus objetivos lo que nos llevará a establecer el orden del día o temario de la
reunión. Buena parte del éxito de una reunión se basa en que las personas que van a
participar en la misma sepan de qué van a tratar.
a. Los documentos de trabajo destinados a los y las participantes, que habrá que
entregarles con suficiente antelación como para que puedan ser estudiados o
revisados.
4. Ayudar a crear una buena atmósfera y dinámica grupal. Es muy importante considerar
los factores del entorno físico y psicosocial antes de planificar la reunión. Debemos cuidar el
espacio físico donde vamos a celebrar a reunión y que disponga de las condiciones
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Producir una pequeña distensión inicial con el fin de crear buena disposición al diálogo
y al trabajo en grupo y que ayude a que se produzca el tránsito hacia la reunión.
Motivar al grupo suficientemente para que exista una voluntad de trabajo y logro de
objetivos de la reunión.
2. Presentación de los temas a tratar. Hay que plantear quién va a hacer la presentación
de cada uno de los temas a tratar. Si lo hace el coordinador o la coordinadora es posible que
la presentación sea más clara pero evita que el resto aprenda a presentar los temas que se
deben discutir. En cualquier caso sería bueno seguir algunas recomendaciones:
3. Forma de dialogar. Una reunión es, sobre todo, diálogo y discusión o mejor dicho
discusión dialogante. Hacemos un especial hincapié en el diálogo como comunicación
bidireccional convirtiéndose en tarea de quien conduce, coordina o anima la reunión,
conseguir una buena interacción-comunicación entre todos los miembros del grupo. En
cuanto a los aspectos formales para el diálogo o discusión se puede actuar de dos formas:
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Crear una atmósfera favorable a la comunicación para lo que hay que saber escuchar
a los otros y las otras, respetarlos en lo que tienen de diferentes, estar disponible para
ellos y ellas, dar importancia al calor humano en el grupo, fomentar la sinceridad, etc.
Comprender que, acerca de cada problema, no hay un solo punto de vista y que nadie
es poseedor de toda la verdad, lo que nos permitirá enriquecernos con los puntos de
vista de los otros.
Evitar prejuicios sobre otras personas y creer en sus posibilidades y potencialidades,
estando dispuestos a recibir algo nuevo o diferente.
Autoevaluación
El inicio de la reunión es el momento de:
Hacer llegar a los miembros el orden del día.
Motivar al grupo para el trabajo.
Ordenar las intervenciones posteriores para un mejor desarrollo de la
reunión.
Incorrecto
No es correcto
Solución
1. Incorrecto
2. Opción correcta
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3. Incorrecto
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7. Final de la reunión. Toda reunión hay que terminarla de forma expresa, no dejándola
morir, siendo ideal que termine una vez que se han concluido todos los temas a tratar. En
cualquier caso deberemos terminarla una vez finalizado el tiempo previsto. Igualmente se
documentará lo tratado confeccionando un acta de la reunión donde queden reflejados los
debates y acuerdos de la reunión.
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- Roles individuales.
En las reuniones como grupo de trabajo vamos a encontrar diferentes roles unidos a los
diferentes miembros. Ya hemos visto en unidades anteriores cómo estos roles afectan al
grupo y cómo podremos hacer para potenciar los roles más positivos, utilizar la figura del
líder o integrar a los miembros que desempeñan roles que les llevan al aislamiento a la
situación de conflicto con el resto del grupo.
Nos vamos a centrar, por su importancia para las reuniones, en el estudio de los roles
facilitadores o colaboradores y los roles boicoteadores o negativos.
Los roles son desempeñados de una manera más o menos espontánea pero, de la misma
forma, mediante el adiestramiento y conocimiento del tema, podemos ser conscientes de
nuestros roles y capaces de mejorarlos o corregirlos. Podemos mejorarnos en el ámbito
personal con respecto a nuestra relación con el grupo. Igualmente, como animadores o
animadoras de grupo debemos conocer todo lo referentes a los roles de los miembros del
grupo, lo que nos facilitará la realización de las funciones tendentes a que el grupo crezca o
trabaje de forma productiva.
Autoevaluación
Señala la respuesta correcta. Los roles dependen de la personalidad de cada
uno y se desarrollan de forma espontánea:
Sólo los roles individuales.
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Incorrecto
No es correcto
Eso no es correcto
Solución
1. Incorrecto
2. Incorrecto
3. Opción correcta
4. Incorrecto
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28/9/21 14:07 HHSS03_Contenidos_2021
Autoevaluación
Relaciona cada rol con el rasgo que lo caracteriza:
Rol del transigente a. Expone experiencias y facilita datos
Rol del seguidor pasivo b. Personas tímidas que siguen al grupo
Rol del informante c. Pone en duda el logro del grupo
Rol del evaluador d. Cede su posición por el bien del grupo
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Autoevaluación
Relaciona cada rol con el rasgo que lo caracteriza:
Rol del obstinado a. No participa
Rol del sabelotodo b. Es petulante
Rol del desertor c. Pretende llamar la atención a su persona
Rol del conferenciante d. Incapaz de la retroalimentación con los otros
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REUNIONES EFICACES
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