TEMA 4 – AUDITORIA RRHH
TEMA 4.- ETAPA PREVIA A LA AUDITORÍA DE RECURSOS HUMANOS
La etapa previa a la Auditoría de Recursos Humanos es la que va a definir todas las líneas de
actuación del Auditor. Es de suma importancia para el desarrollo de la auditoría y es necesaria
subdividirlas en 5 partes claves:
1. La independencia del auditor de recursos humanos.
2. Conocimiento inicial de la organización.
3. Los objetivos del trabajo.
4. El alcance del trabajo.
5. La carta de encargo.
4.1. – LA INDEPENDENCIA DEL AUDITOR DE RECURSOS HUMANOS.
El primer paso del auditor es ver la independencia que tiene con respecto a la organización
auditada. No es posible realizar una auditoría cuando el auditor mantenga alguna relación o vínculo
con la organización auditada, más allá del propio trabajo de auditoría.
Si miramos lo preceptuado en la Ley 22/2015, de 20 de julio, de Auditoría de Cuentas, nos indica
que los Auditores deben ser independientes, en el ejercicio de su actividad, de las organizaciones
auditadas, debiendo de abstenerse de actuar cuando su independencia se vea comprometida en
la relación con la revisión y verificación que se está llevando a cabo.
Debido a este requisito de independencia, ponemos de manifiesto la más absoluta separación e
incompatibilidad entre la actividad de Auditoría de Recursos Humanos y la Consultoría de Recursos
Humanos, ya que la primera se corresponde con una revisión y verificación realizada desde el
escepticismo profesional y que tiene como resultado una opinión que tiene responsabilidades
frente a terceros, mientras que la Consultoría de Recursos Humanos consiste enel estudio de la
situación de la empresa con el fin de proponer las medidas de ajuste a realizar por la dirección de
la empresa.
En este sentido se manifiestan Fernández, Villanueva y Mareque (2013) cuando concluyen que la
existencia de unos principios éticos está justificado porque uno de los rasgos esenciales de la
profesión de auditoría es la responsabilidad pública del auditor en relación con la información
auditada, loque va más allá de la satisfacción de las necesidades de cada cliente.
En igual sentido se manifiesta Gonzalo (2009, pág.54) cuando nos dice que:” la independencia es
la característica clave del auditor, la que da sentido ala opinión que vierte en el informe de
auditoría. La independencia es un estado mental, y no el resultado de determinados cumplimientos
normativos. Por lo tanto, el auditor debe estar atento a los peligros que le impiden se
independientes, detectarlos, analizarlos y eliminarlos, o al menos mitigarlos
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convenientemente. Todo esto es un proceso que debe quedar reflejado en sus papeles de trabajo,
que serán objeto de control periódico para comprobar su criterio”.
Tanto el Centro Europeo de Auditores Socio-Laborales CEAL (2006) en su norma 1.3., como más
recientemente las NIA 200, establecen que el auditor cumplirá los requerimientos de ética y
tendrá una posición de absoluta independencia, integridad y objetividad:
- La independencia supone una actitud mental que permite al auditor actuar con libertad
respecto a su juicio profesional.
- La integridad debe entenderse como la rectitud intachable en el ejercicio profesional,
que le obliga a ser honesto y sincero en la realización de su trabajo y la emisión de su
informe.
- La objetividad implica el mantenimiento de una actitud imparcial en todas las funciones
del auditor.
El auditor para ser y parecer independiente no puede tener intereses ajenos a los profesionales,
ni estar sujeto a influencias susceptibles de comprometer tanto la solución objetiva de los
problemas, como la libertad de expresar su opinión profesional.
Así podemos entender que la primera tarea que va a realizar el Auditor es la identificación de
amenazas a su independencia, verificando que no existe ninguna causa de incompatibilidad, que
pueden provenir de:
- Circunstancias derivadas de situaciones personales.
- Circunstancias derivadas de servicios prestados.
Las circunstancias derivadas de situaciones personales provienen de la participación del auditor
en el órgano de la administración de la organización auditada, tener un interés financiero
significativo o tener una relación de cualquier tipo de operación financiera.
Por otro lado, las causas de circunstancias derivadas de servicios prestados tienen su origen en
la preparación a la organización auditada de servicio laborales, la prestación de servicios de
valoración laboral, la prestación de servicios de auditoría interna, etc.
Como conclusión podemos afirmar que la Auditoria de Recursos Humanos no es una actividad
de Consultoría de Recursos Humanos y que por el contrario es una revisión y verificación que va
a dar lugar a la formación de una opinión técnica profesional que tiene efectos frente a terceros.
Queda demostrado así que, el primer paso a dar es la verificación de que no existe ninguna causa
de incompatibilidad que afecte a nuestra independencia y a partir de aquí podemos continuar
con el proceso de auditoría.
4.2.- CONOCIMIENTO INICIAL DE LA ORGANIZACIÓN A AUDITAR
El siguiente paso inevitable e imprescindible será obtener un conocimiento inicial de la
organización, conocimiento que el Auditor podrá realizar externamente mediante investigación
a la organización; e internamente mediante la realización de entrevistas y/o cuestionarios. Los
medios para obtener dicha información pueden ser muy variados.
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La norma 2.3.6 del Centro Europeo de Auditores Socio-Laborales CEAL (2006) nos indica una
completa relación de datos para conocer la naturaleza de la empresa, su organización ylas
características de su forma de operar, que sin ser excluyente ni exclusiva se compone de:
a) El tipo de actividad.
b) El tipo de productos o servicios que suministra.
c) El número y actividad de los centros de trabajo.
d) Ubicación de los centros de trabajo.
e) Plantillas.
f) Modalidades contractuales.
g) Convenios Colectivos.
h) Sus relaciones con otras empresas.
i) Métodos de producción.
j) Legislación vigente que afecta.
k) Manual de políticas y procedimientos.
l) Política salarial.
De igual manera en la norma 2.3.7 del Centro Europeo de Auditores Socio-Laborales CEAL (2006)
nos dice que el auditor debe también considerar aquellos aspectos que afectan al sector en el
cual se desenvuelve la empresa y para ello también indica una relación de puntos a investigar
como son:
a) Condiciones socio-laborales especiales.
b) Normativa específica.
c) Problemática socio-laboral.
d) Convenios colectivos.
e) Particularidades en materia de Seguridad Social.
En este punto, proponemos realizar una primera parte del “cuestionario del plan global de
auditoría” que consiste en la realización de un cuestionario a la dirección de la organización a
auditar en el que nos suministren toda la información que necesitamos para conocer las
características concretas de la organización.
De igual manera, proponemos realizar la primera parte del cuestionario del control interno de
la organización. Esta primera parte, se compone de preguntas que nos van a suministrar la
información suficiente para conocer el sistema de control interno instaurado por la dirección de
la organización.
El estudio y evaluación adecuados del control interno, nos servirá como base fiable para la
determinación del alcance suficiente para la planificación dela auditoría y para determinar la
naturaleza y momento de realización de las pruebas en las que deberán concretarse los
procedimientos de auditoría que hande ser aplicados. No obstante, el auditor tiene la obligación
de comunicar por escrito a la Dirección de la organización auditada, las debilidades significativas
de control interno identificadas en la ejecución de su trabajo.
Una vez que hemos obtenido la información suficiente, procedemos a estudiarla y ver si existen
o no razones que pudieran impedir la realización de la auditoría.
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4.3.- DETERMINACIÓN DEL OBJETIVO Y EL ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA DE
RECURSOS HUMANOS.
A partir del estudio de esta información inicial y mínima, vamos a proceder a reunirnos con la
dirección de la organización con el objeto de realizar con él la definición de los grandes objetivos
de la Auditoría de Recursos Humanos, es decir la finalidad última que perseguimos con dicho
trabajo.
El Auditor de Recursos Humanos orientará a la dirección de la empresa para concretar el objetivo
y el alcance del trabajo con el fin de generarle una plusvalía a la dirección de la empresa o para
que pueda ser conocida y valorada dicha información por terceros. Es muy importante cerrar
claramente con la dirección de la empresa los objetivos y el alcance del trabajo.
Cuando nos referimos a objetivos del trabajo de Auditoría de Recursos Humanos, estamos
tratando de centrar si el trabajo va a consistir en la realización de una Auditoría de Recursos
Humanos completa, o puede consistir en la realización de la Auditoría de Recursos Humanos de
una o varias áreas de las que se compone la Auditoría de Recursos Humanos.
En relación al alcance del trabajo nos referimos a la profundidad con que se va realizar el trabajo.
4.4.- LA CARTA DE ENCARGO DE LA AUDITORÍA DE RECURSOS HUMANOS.
Una vez que hemos verificado nuestra independencia, hemos obtenido el conocimiento
necesario y hemos procedido a delimitar con la dirección de la organización el objetivo y alcance
del trabajo, procede seguir con el resultado de esta primera fase que es la realización de “la
carta de encargo” o contratación de la auditoría, en la que se reflejará el servicio concertado.
La carta de encargo es el primer documento que hay que tener y conservar pues tiene
trascendencia a la hora de exigir la responsabilidad por el servicio prestado y, además, clarifica
los honorarios de la auditoría, además de ser un documento contractual. En este sentido se
pronuncia la norma 2.4. del Centro Europeo de Auditores Socio-Laborales CEAL (2006) en la que
nos dice que el auditor deberá:
- Acordar por escrito con su cliente el objetivo y alcance de trabajo, así como sus
honorarios.
- Se deberá indicar el total número de horas estimado para la realización del trabajo.
- Podrá solicitar de la organización auditada todos los datos que considere necesarios
para preparar su propuesta.
- Debe considerar si existe alguna razón que aconseje su rechazo por razones éticas o
técnicas, antes de aceptar el encargo.
En este mismo sentido se manifiesta la NIA 210 cuando nos dice que el auditor acordará los
términos del encargo de auditoría con la dirección o con los responsables del gobierno de la
entidad, según corresponda. Los términos del encargo de auditoría acordados se harán constar
en una carta de, e incluirán aptándose al campo de Recursos Humanos:
A) El objetivo y alcance de la auditoría.
B) Las responsabilidades del auditor.
C) Las responsabilidades de la dirección.
D) La identificación del marco de información aplicable.
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E) Una referencia a la estructura y contenido que se espera de cualquier informe emitido
por el auditor.
La forma y contenido de la carta de encargo de la Auditoría de Recursos Humanos puede variar
para cada actuación, pero incluirá necesariamente una serie de referencias obligatorias que son
comunes a todos los trabajos. Estas referencias vienen recogidas en la NIA 210 y, son las
siguientes:
- La definición del alcance de la auditoría.
- La forma de cualquier otra comunicación de estudios del encargo de auditoría.
- El hecho de que haya un riesgo inevitable de que puedan no detectarse algunas
incorrecciones materiales.
- Los planes relativos a la planificación y ejecución de la auditoría.
- La expectativa de que la dirección proporcione manifestaciones escritas.
- El acuerdo de la dirección de poner a disposición del auditor cualquier información
necesaria con tiempo suficiente.
- El acuerdo de la dirección de informar al auditor sobre los hechos que puedan afectar a
la información de Recursos Humanos.
- La base sobre la que se calculan los honorarios de cualquier posible acuerdo de
facturación.
- La solicitud de que la dirección acuse recibo de la carta de encargo y apruebe los
términos del encargo que se recogen en ella.
Así mismo, la NIA 210 también, ya con carácter voluntario, propone otras cuestiones:
- Acuerdos relativos a la participación de otros auditores y expertos en algunos aspectos
de la auditoría.
- Acuerdos referidos a la participación de auditores internos y de otros empleados de la
entidad.
- Acuerdos que deban alcanzarse con el auditor predecesor.
- Cualquier limitación de la responsabilidad el auditor.
- Referencias a cualquier otro acuerdo entre auditor y la entidad.
Una vez descritas las cuestiones a incluir por la normativa de auditoría en la carta de encargo,
procedemos a desarrollar todos los aspectos de la misma.
En primer lugar, tenemos que tener presente que la carta de encargo ha de dirigirse a la persona
u órgano social que tenga la responsabilidad y capacidad legal para solicitar dicho encargo, el
mismo ha de estar firmado por personas con poderes para poder realizar contratos de servicios.
El destinatario de la auditoría puede ser la propia empresa auditada o un tercero interesado en
la realización de la misma por diferentes motivos como pudieran ser para comprar la empresa.
En estos casos se recomienda que la carta de encargo sea firmada a tres bandas: empresa que
encarga el trabajo, empresa que va a ser auditada y auditor.
No se puede recoger en la carta de encargo ninguna limitación al alcance impuesta por el cliente,
así en el caso de que la dirección de la organización decidiera incluirla en los términos del
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encargo de auditoría, el auditor, siguiendo lo establecido en la NIA 210, no aceptará dicho
encargo y únicamente lo aceptará para dar una opinión denegada en el supuesto de que esté
obligado a ello por una disposición legal.
Únicamente son aceptables aquellas limitaciones al alcance que pudieran venir impuestas por
las circunstancias inevitables.
Ahora procederemos a hacer mención a las disposiciones y normas técnicas aplicables y normas
de ética profesional bajo las cuales vamos a desarrollar nuestro trabajo de Auditoría de Recursos
Humanos, que será bajo lasNormas Internacionales de Auditoría (NIA) y en lo no recogido en
ellas, segúnlas normas técnicas de auditoría adaptadas por el Centro Europeo de Auditores
Socio-Laborales CEAL (2006).
A continuación, dejar claro que el auditor es responsable únicamente de su informe de auditoría
y realizará su trabajo de acuerdo con las normas anteriores. No obstante, el auditor debe
planificar su examen teniendo en cuenta la posibilidad de que pudieran existir errores o
irregularidades con un efecto significativo.
Dentro de la responsabilidad que tiene el auditor de Recursos Humanos no podemos incluir la
de predecir sucesos futuros. De igual manera, y como hemos comentado, hemos de incluir la
responsabilidad de la dirección de la organización.
Así mimo, la dirección de la organización es la responsable de proporcionar al auditor de
Recursos Humanos el acceso a toda la información relevante ya que toda la documentación de
Recursos Humanos elaborada por los responsables del área de recursos humanos de acuerdo
con las obligaciones legales del derecho del trabajo y seguridad social.
De igual manera hay que indicar que se entregará al auditor de Recursos Humanos, a la
finalización del trabajo, la “Carta de Manifestaciones de la Dirección” firmada. Una mención
importante que no podemos dejar fuera de la carta de encargo es la indicación de los plazos y
planificación de la auditoría, ya que tan importante es indicar los planes de la auditoría, así como
el plazo de entrega.
En la “carta de encargo” ha de aparecer las referencias al tipo de informe a entregar por el
auditor, así como otras comunicaciones a la Dirección derivadas del encargo. No debe de
olvidarse que la Auditoría de Recursos Humanos utiliza datossensibles a la protección de datos
de carácter personal, pero que sin ellos no sería posible hacer el trabajo encomendado.
Asimismo, debe indicarse que los papeles de trabajo referentes a la Auditoría de Recursos
Humanos., objeto del contrato, son propiedad del auditor, que los mantendrá en su poder de
acuerdo con las exigencias de custodia establecidas en la normativa de auditoría de general
aceptación, y únicamente podrán acceder los sujetos que han intervenido en la elaboración de
la Auditoría de Recursos Humanos.
La carta de encargo de Auditoría de Recursos Humanos, como contrato que vincula a dos partes,
debe de recoger indicación, en su caso, de la posibilidad de resolver mediante arbitraje o
mediante la jurisdicción ordinaria, todo litigio, controversia o reclamación resultante de la carta
de encargo. Y por último y para finalizar la carta de encargo tiene que aparecer la aceptación de
todas las partes mediante la fecha y firma de los participantes en el contrato.
Así podemos resumir los elementos mínimos que debe de contener la carta de encargo en la
figura 4.1
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