4.5.
Realizar el Control Integrado
de Cambios
23 OCTUBRE, 2012 / GLADYS GBEGNEDJI CASTAÑO
El proceso 4.5. Realizar el Control Integrado de Cambios consiste en revisar
todas las solicitudes de cambios, aprobar los mismos y gestionar los cambios a
los entregables, a los activos de los procesos de la organización, a los
documentos del proyecto y al plan para la dirección del proyecto. Comprende
las siguientes actividades de gestión de cambios, cuyo nivel de detalle difiere
en función del estado de avance del proyecto:
Influir en los factores que eluden el control de cambios, de forma que
se implementen únicamente cambios aprobados
Revisar, analizar y aprobar las solicitudes de cambio de forma rápida
Gestionar los cambios aprobados
Mantener la integridad de las líneas base
Revisar, aprobar o rechazar todas las acciones preventivas y correctivas
recomendadas
Coordinar los cambios a través de todo el proyecto
Documentar el impacto total de las solicitudes de cambio
Cualquier interesado involucrado en el proyecto puede solicitar cambios.
Aunque los cambios pueden iniciarse verbalmente, siempre deben registrarse
por escrito e ingresarse al sistema de gestión de cambios y/o al sistema de
gestión de la configuración.
Siempre que se requiera, el proceso Realizar el Control Integrado de Cambios
incluirá un comité de control de cambios (CCB) que será responsable de
aprobar o rechazar las solicitudes de cambio, este comité puede estar
compuesto por el Patrocinador, el Cliente y en algunos casos el DP. En caso
de que el proyecto se ejecute por medio de un contrato, algunos de los
cambios propuestos pueden requerir la aprobación del cliente, de acuerdo con
el contrato.
Aunque los cambios son aprobados o rechazados por el comité de control de
cambios, el Director de Proyecto debe llevar a cabo algunas acciones durante
este proceso:
Informar a los interesados del impacto del cambio sobre el Proyecto
Realizar una revisión de todas las recomendaciones de cambio y
acciones correctivas y preventivas
Rechazar aquellas solicitudes de cambio que no estén alineadas con los
objetivos del Proyecto
Validar la reparación de defectos
Actualizar el Plan para la Dirección del Proyecto y las líneas de base
PASOS A SEGUIR PARA HACER UN CAMBIO AL PROYECTO
FUENTES DE INFORMACIÓN : PMB OK ® GU ID E 5T H
AUTORA : G LA DY S GB EG NE DJ I C AS TA ÑO
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5.5. Validar el Alcance
24 JULIO, 2014 / GLADYS GBEGNEDJI CASTAÑO
Es el proceso que consiste en formalizar la aceptación de los entregables del
Proyecto que se han completado. Los entregables verificados obtenidos
durante la gestión de la calidad, son revisados con el cliente o patrocinador a
fin de asegurar que han sido completados satisfactoriamente y que han
recibido aceptación formal.
La validación del Alcance se diferencia de la verificación o control de calidad
en que en la validación del Alcance se centra en que el cliente formalice la
aceptación de los productos entregables completados, mientras que
verificación realizada en el control de calidad por el equipo de dirección del
Proyecto, se centra principalmente en la comprobación de que los productos
entregables completados cumplen con los requisitos especificados para cada
uno. Por lo general, el control de calidad o verificación se realiza antes de la
validación del Alcance, pero ambos procesos pueden realizarse también de
forma paralela. La verdadera utilidad del proceso se validación del Alcance es
que proporciona objetividad sobre la satisfacción del cliente a través de la
aceptación formal de los entregables del Proyecto, anticipando e incrementado
las posibilidades de éxito en la aceptación final del resultado, producto o
servicio del
Proyecto.
ENTRADAS
1. Plan para la Dirección del Proyecto: Sobre todo del Plan de Gestión del
Alcance, donde se han descritos los procedimientos para conseguir la
aceptación formal de los entregables completados. También de los tres
elementos de la Línea Base del Alcance, el Enunciado del Alcance, la
EDT/WBS y el Diccionario de la EDT/WBS en vigor, con el objeto de
comparar dichos entregables con los requisitos documentados en ellos.
2. Documentación de Requisitos: Incluye la lista de todos los requisitos a
cumplir, de proyecto y de producto, que incluyen los criterios de
aceptación de todos los entregables y trabajos del proyecto.
3. Matriz de Trazabilidad de Requisitos
4. Datos sobre el Desempeño del Trabajo: Como por ejemplo, el grado de
cumplimiento con los requisitos o especificaciones establecidas en la
planificación del Proyecto
5. Entregables VERIFICADOS: Se trata de los productos entregables
completados que han pasado satisfactoriamente por el proceso 8.3.
Realizar el Controlar de Calidad, donde el equipo de dirección del
Proyecto ha comprobado su idoneidad mediante inspección.
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
1. Inspecciones: Incluye actividades tales como medir, examinar y
comprobar, con el fin de determinar si los trabajos y productos
entregables cumplen los requisitos y criterios para su aceptación. Las
inspecciones pueden denominarse revisiones, auditorias y/o repasos.
2. Toma de Decisiones Grupales: Por unanimidad, consenso, mayoría
(absoluta, relativa, simple, cualificada, etc.) y por autoridad.
SALIDAS
1. Entregables ACEPTADOS: La validación del Alcance, que se suele
hacer a continuación del proceso 8.3 Realizar el Control de Calidad,
donde los productos entregables completados son verificados, incluye
la documentación de respaldo recibida del cliente y/o patrocinador con
el reconocimiento de la aceptación por parte del interesado. Este
proceso es ejecutado de forma sistemática y periódica durante todo el
ciclo de vida del Proyecto, hasta que se pueda activar el proceso 4.6 de
Cerrar el Proyecto o Fase.
2. Solicitudes de Cambio: Durante el proceso de validación del Alcance
pueden generarse solicitudes de cambio, normalmente solicitudes de
reparación de defectos, que se gestionan, a través del proceso 4.5
Realizar el Control Integrado de Cambios.
3. Información sobre el Desempeño del Trabajo : Este proceso, genera
información sobre el progreso del Proyecto y el rendimiento de los
trabajos, por ejemplo que entregables han sido completados y
validados.
4. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto : Por ejemplo el
rendimiento de Alcance conseguido, es decir con los productos
entregables intermedios definitivamente acabados, que han sido
aceptados por el cliente.
FUENTES DE INFORMACIÓN
PMBOK® 5TH EDICIÓN
AUTORA: GLADYS GBEGNEDJI CASTAÑO PMP
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Gestión del Alcance, Seguimiento y Control
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