PROCEDIMIENTO GESTIÓN DOCUMENTAL Versión 2

1. OBJETIVO

Definir, establecer y mantener los Controles Necesarios para la Información Documentada de los Sistemas
de Gestión, que permitan proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos y la operación eficaz
de los Sistemas de Gestión, además de la disponibilidad y seguridad de la información de la institución.

2. ALCANCE

Desde la definición de los Controles Necesarios para la Información Documentada requerida por los
Sistemas de Gestión, para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos y la operación eficaz
de los Sistemas de Gestión, hasta la seguridad y disponibilidad de la Información de la Institución.

3. DEFINICIONES

S.G.C. Sistema de Gestión de la Calidad

Información Documentada: información que se debe controlar y mantener. La información documentada

puede estar en cualquier formato y medio, y puede provenir de cualquier fuente.

Documentación: Información generada para que la organización opere.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades

desempeñadas.

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Ciclo PHVA: Ciclo que describe el mejoramiento continuo (Planear, Hacer, Verificar, Actuar).

Copia: Reproducción exacta de un documento.

Documento de Apoyo: Documentación generado por la institución o una entidad externa, que no hace
parte de las Series Documentales asentadas en el Control Documental de la entidad, pero es de utilidad en
el cumplimiento de sus funciones.

Documento Externo: Documento producido por una entidad distinta a S.R Technology que afecta al
Sistema de Gestión de Calidad, o bien, los documentos producidos por una Dependencia diferente a la que
lo aplica, se encuentran registrado en el Control Documental y se convierte automáticamente en Documento
de Apoyo. Dichos documentos pueden ser Normas, Leyes, Acuerdos, Decretos, Resoluciones, Manuales,
entre otros.

Documento Interno: Documento generado por S.R Technology en cumplimiento de las normas ISO
9001:2015, y el sistema S.S.T., tales como Manuales, Procedimientos, Procesos, Programas, Guías,
Instructivos, Directrices, Formatos, Informes, entre otros.

Documento Obsoleto: Documento que ha perdido vigencia ya sea porque una norma lo modifica o porque
la Dependencia responsable determina que ya no debe ser utilizado. Estos Documentos deben ser
recogidos por el responsable del proceso.
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Formato: Mecanismo de texto homogéneo, que se puede encontrar en forma digital o impresa, que se
diligencia para dar lugar a un Registro.

Legibilidad: Los documentos del Sistema Integrado de Gestión de Calidad son legibles porque se
encuentran elaborados bajo parámetros que permiten un fácil acceso a su información, sea que se
encuentren impresos o digitales y el lenguaje de escritura es ESPAÑOL.

Lugar de Almacenamiento: Requisito del Procedimiento Control de Registros en el cual se debe señalar el
lugar donde reposa el documento de tal manera que sea verificable de manera física o digital.

Medio de Almacenamiento: para los documentos del SGC el almacenamiento puede ser digital y/o
impreso, digital cuando se encuentre en un equipo de cómputo e impreso cuando se encuentre almacenado
bajo los parámetros definidos por el procedimiento de Control Documental.
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5. POLÍTICAS PARA LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

Cada Líder de Proceso es responsable de los siguientes aspectos:

● Asignación de identificación (Nombre, Fecha y Versión) a la Información Documentada del S.G.C.

● Mantener actualizado el registro “Control Información Documentada” del Sistema de Gestión de Calidad.
● Asegurarse de que la versión vigente de los documentos esté disponible en los puntos de uso.
● Realizar la revisión de los documentos en cuanto a estructura y forma
● Los líderes de proceso son los responsables directos de la validación y apropiación de la documentación
del Sistema y su articulación con la Visión, Misión, política de Calidad y Objetivos de Calidad de acuerdo
con la estructura documental aprobada en los lineamientos para la elaboración de documentos del
Sistema de Gestión de Calidad.
● El líder del proceso es el responsable de la revisión, corrección y actualización con el fin de mantener la
Mejora Continua del Sistema.
● La versión de todos los documentos del Sistema de Gestión de Calidad inicia con 1.
● Los documentos aprobados del sistema de gestión de calidad (SGC) son colocados en medio magnético
en \\177.23.243.173\Sistema de Gestión de la Calidad y directorio correspondiente al proceso, el
control de la impresión de documentos lo hace cada Líder de Proceso con sus permisos desde la
carpeta asignada al S.G.C. (Para toda documentación que por algún motivo se requiera impresa)
● El almacenamiento, tiempo de retención, recuperación y disposición final de los registros, se encuentra
establecido en “Control Información Documentada”.
● Los documentos del Sistema de gestión de Calidad (SGC) se identifican por su nombre, versión y fecha
de versión.
● Los cambios o modificaciones menores realizados a los documentos no generan cambio de versión
debido a que no afectan el buen funcionamiento del Sistema de Gestión. Se considera cambios
menores los siguientes:

− Cambios en ortografía.
− Adecuación de contenido que facilite la visualización y uso.
− Mejoramiento en la redacción de párrafos.
− Re direccionamiento de Hipervínculos.
− Cambio en el nombre de un cargo.
− Cambio de Nombre de Documento y con el mismo contenido
− Cambio de Logo de la Compañía
− Adición de una columna a registro de Excel u otra herramienta

● Los documentos obsoletos no deben conservarse de manera física en los puestos de trabajo, si por
algún motivo se conservan, se deben guardar en una carpeta con el nombre: OBSOLETOS , para evitar
su utilización. De igual manera, si se conservan documentos obsoletos en medio magnéticos, se deben
conservar en una carpeta en el mismo medio con el nombre: OBSOLETOS para evitar su utilización,
solo se guardarán máximo hasta dos versiones obsoletas, el resto pueden ser eliminadas, excepto que
el líder de proceso las requiera para algo adicional. Si el Líder de proceso lo considera, no es
necesaria ninguna versión Obsoleta.
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● Cada año en curso (Primer Trimestre del Año) se debe revisar la documentación del SGC, Si el
documento requiere cambios, registrar y cambiar versión, de lo contrario registrar que se hace revisión
(un nuevo registro, Nombre del Documento “Documentación del proceso), pero no requiere cambios
(aplica para documentos que no hubieren sido creados o modificados en la vigencia actual.
● La institución determina, que no se requiere la documentación firmada, ni física, ni digitalmente, para
evidenciar que la documentación fue aprobada por el líder de proceso, dado que los controles realizados
se encuentran asociados en el registro “Control Información Documentada” para cada proceso.
● En el Listado Maestro de Documentos y Registros se controla toda la Documentación Declarada en el
SGC, para garantizar la Conformidad de los Servicios de la Institución.
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6. CONTENIDO O DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:

Ítem Actividad Responsable

Registro
Definir Estructura de la Documentación

La estructura se conforma por:

Mapa de procesos
Manual de la Calidad
Caracterizaciones
Documentos: Normas Coordinación de Información
1 Resoluciones Calidad. Documentada
Políticas
Reglamentos, entre otros
Procedimientos
Instructivos
Registros
Formatos

Elaboración de la Documentación

Cada Líder de proceso determina e implementa la

documentación necesaria de su proceso tomando
Información
2. como base el cumplimiento de los requisitos de las
Líder de proceso Documentada
normas ISO/9001, Decreto 1072 (Según Aplique) y
los lineamientos definidos en el Sistema de Gestión
de Calidad. Esta información es publicada en la ruta
Sistema de Gestión de la Calidad y directorio
correspondiente al proceso
Control de la información

Se define el control de acceso a la Documentación del

Coordinador Permisos Por
3 Sistema de Gestión, mediante permisos de acceso
Tecnológico Usuario
desde las herramientas de seguridad de WINDOWS,
según las necesidades del personal que intervienen
en los mismos.
4 Estructura de la Información Documentada Líderes de Proceso Información
Documentada
Para aquellos Documentos, Procedimientos,
Instructivos, Formatos y Registros, se determina la
viabilidad por parte del líder del proceso, de que esta
documentación contenga:

Logo de la Institución
Nombre del documento
Fecha última versión
# de versión
Elaboró
Aprobó
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Objetivo
Alcance
Definiciones
Contenido
Anexos

OBSERVACIÓN: Si el líder de proceso determina que

no requiere la identificación anterior, se identificará en
el nombre del archivo, con la estructura: Nombre
archivo, Versión, Fecha Versión, ejemplo:
“Procedimiento Control Documental Ver 2 Fech 23-
04-2022”

Esto con el objetivo de mantener una estructura

uniforme para la documentación, pero queda bajo el
criterio del Líder del proceso.
Identificación: La identificación de la información
documentada esta determinada por:
Proceso
Control de la
Tipo de Documentación
5 Nombre Información Documentada
Líderes de Proceso Información
Documentada
Versión
Fecha versión
Medio de Almacenamiento
Control de Cambios: Los cambios realizados a la
documentación del SGC deben cumplir con:
Control de la
6 FECH. REV.
Líderes de Proceso Información
Documentada
DESCRIPCION DEL CAMBIO
Periodo Confirmación Vigencia
Control de Registros

Adicional a las actividades de Identificación y Control

de Cambios, para los registros se debe determinar: Control de la
7 Líderes de Proceso Información
Recuperación: ¿Cómo almaceno y en qué Documentada
Orden?
Disposición: ¿Qué se hace con el registro
luego del tiempo de retención?
8 Revisión y Aprobación de Información Líderes de Proceso Control de la
Documentada Información
Documentada
Antes de la emisión de la Información Documentada,
esta debe ser revisada y aprobada. La revisión
consiste en:

● Evaluar que el contenido sea correcto.

● Que esté según este procedimiento
● Que dé respuesta a los requisitos de las normas
ISO/9001:2015, Decreto 1072 (Según Aplique),
Legales y del cliente.
● Que sea entendible y en lenguaje apropiado para
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la organización “Español”.
● La evidencia de la revisión y aprobación se hace al
hacerlos públicos en el archivo Listado Maestro de
Documentos.
● Cada líder de proceso actualiza la documentación
de su proceso, según necesidad y desempeño del
proceso.

También se evidencian como revisión las

siguientes:
Con el uso regular, o bien. Durante verificaciones de
auditorías internas.
El programa de auditorías internas, mide la
conformidad de la documentación. Si los empleados
utilizan el sistema, los documentos se revén, revisan y
actualizan constantemente.

Cada año en curso (Primer Trimestre del Año) se

debe revisar la documentación del SGC, Si el
documento requiere cambios, registrar y cambiar
versión, de lo contrario registrar que se hace revisión,
pero no requiere cambios.

La institución determina, que no se requiere la

documentación firmada, ni física, ni digitalmente, para
evidenciar que la documentación fue aprobada por el
líder de proceso, dado que los controles realizados se
encuentran asociados en el registro “Listado Maestro
de Documentos” para cada proceso.
Información Documentada Obsoleta

Toda información documentada cuyo medio de

almacenamiento sea digital, debe estar almacenada
en Sistema de Gestión de la Calidad y directorio
correspondiente al proceso, de lo contrario se
Control de la
considera OBSOLETA.
9 Líderes de Proceso Información
Documentada
Cualquier documentación que se encuentre
almacenada en la carpeta OBSOLETOS, no puede
ser usada en ningún proceso del S.G.C., en caso de
que se requiera, debe llevar en el pie de página “Este
documento se considerará una COPIA NO
CONTROLADA”
Control de documentos de origen externo
Documentos
10 Estos documentos serán identificados con el nombre Líderes de Proceso
Externos y Legales
que externamente lo contenga y serán controlados a
través del Listado Maestro de Documentos externos.
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7. Propiedad del cliente y/o Proveedores

La institución identifica, verifica, protege y salvaguarda toda la información principal de

Clientes y Proveedores. Si algunos de estos bienes se dañan, pierde o destruye, la
institución comunica al cliente/proveedor y se deja evidencia en el formato “Daño, pérdida o
destrucción de propiedad del cliente/proveedor”.

Lo considerado como propiedad del cliente/proveedor solo tienen acceso aquellas personas
que dentro de sus responsabilidades y autoridades cuiden tales bienes.

8. ANEXOS

N.A