4.2 Informes de costos por etapas. 4.
3 Informes de programación
de obra. 4.4 Informes de Avance-Eficiencia.
4.2 Informes de costos por etapas.
Informe del Costo de etapas. - Es un análisis de la actividad del departamento o centro de costos
para el periodo. Todos los costos imputables a un departamento o centro de costos se presentan
según los elementos del centro de costo.
Un informe del costo de producción para cada departamento puede prepararse siguiendo un
enfoque de cuatro pasos. Cada paso representa un plan separado y los cuatro planes juntos
constituyen un informe del costo de producción.
Paso 1: Contabilizar el flujo físico de unidades (plan de cantidades)
Paso 2: Calcular las unidades de producción equivalente (plan de producción equivalente)
Paso 3: Acumular los costos, totales y por unidad, que van a contabilizar por departamento (plan
de costos por contabilizar).
Paso 4: Asignar los costos acumulados a las unidades transferidas o todavía en proceso (plan de
costos contabilizados).
4.3 Informes de programación de obra.
¿Qué es la Programación de la Obra?
La programación de la obra es el resultado de la planificación del proyecto y en ella se detallan
todas las tareas necesarias para concluir el proyecto en los plazos previstos al igual que las
duraciones, los inicio y fin de cada tarea y los recursos y costos de cada actividad. En la
programación de la obra podemos encontrar la Ruta Crítica del proyecto que no es otra cosa que
el conjunto de tareas vinculadas entre si que no teniendo holgura determinan el plazo de
ejecución del proyecto. Un retraso en cualquiera de las tareas que conforman la Ruta Crítica
significará un retraso en el plazo de ejecución del proyecto, por ende, estas tareas requieren
especial atención y mucho control por parte de la Gerencia del proyecto
Holgura Libre y Holgura Total:
En el concepto anterior hemos definido lo que se denomina Rut a Crítica del proyecto, asociado a
la Ruta Critica del proyecto encontramos los términos de holgura libre y holgura total, se llama
holgura libre al plazo (tiempo) máximo que se puede retrasar una actividad sin que se retrase la
actividad sucesora sin que se afecte la ruta crítica del proyecto, la holgura total se refiere a el
tiempo máximo que se puede retrasar una actividad sin afectar el plazo total del proyecto. Cuando
la holgura total (simplemente holgura) es cero se dice que la tarea es crítica y forma parte de la
Ruta Crítica.
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Diagramas Gantt y PERT:
Los diagramas de Barras Grantt, son técnicas ampliamente difundidas que consisten en un gráfico
de tareas y de barras graficadas dentro de un calendario que muestra el plazo de ejecución de
manera que determina el inicio y fin de cada tarea además de su duración. Es una técnica que
nació en los EE. UU. y que permitió el cumplimiento exitoso de proyectos de gran envergadura
permitiendo el ahorro de dinero y tiempo de ejecución.
Diagramas de Redes:
Es un método que se utiliza para analizar la secuencia lógica de la ejecución de los trabajos, a
través del diagrama de red de precedencias se puede determinar también la ruta crítica del
proyecto Microsoft Project lo genera automáticamente a partir de un diagrama de barras de
Grantt. La única condición para que se pueda generar es que exista una vinculación entre tareas.
Planificación de obras por el método de trenes de trabajo.
Actualmente viene ganando amplia difusión los métodos de planificación por trenes de trabajo,
este método consiste en determinar cuadrillas unitarias para ejecutar frentes de trabajo de 1 día
de duración de manera que se genera un flujo diario de trabajo y una secuencia constructiva en al
que todas las actividades son críticas y todas ellas tienen la duración de 1 día, la ventaja de este
método es que es fácil controlar o hacer seguimiento de las tareas involucradas, se pueden
corregir desviaciones inmediatamente estas se produzcan y se lleve un adecuado control de
avance físico de la obra. Sin embargo, para poder aplicar este sistema de planificación debe
combinarse con los siguientes requisitos indispensables para garantizar el éxito del sistema:
Requisitos que debe cumplir una programación por trenes de trabajo:
1.- Debe existir una adecuada planificación general total del proyecto (planificación de horizonte
completo).
2.- Debe llevarse una planificación de horizonte intermedio es decir un programa de 3 a 4 semanas
(Programa Three Week) donde se pueda prever todas las restricciones que habrán de salvarse
previos a la ejecución de los trabajos de las siguientes semanas, solucionando de antemano
posibles problemas de ingeniería del proyecto, abastecimiento de materiales, equipos y personal
para la ejecución de los trabajos.
3.- Realizar un Programa de cumplimiento semanal elaborado por el personal de campo encargado
directamente de la ejecución (Programa del Last Planner) donde se evalúa el cumplimiento de la
semana anterior y se elabora el programa de la siguiente semana, revisando que se hayan
subsanado todas las restricciones observadas en el programa de horizonte intermedio (Three
Week) y se programen sólo las actividades sin restricciones para su cumplimento de manera de
generar programas semanales de alta efectividad.
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Habiendo efectuado una rápida revisión de los sistemas de planificación podemos empezar a
revisar los conceptos de la programación de obras con Microsoft Projet.
PRIMEROS PASOS CON MICROSOFT
PROJECT 2003
Empezando a generar nuestra información para la planificación
El primer paso, para empezar la planificación de la obra es generar nuestra tabla de datos, los
campos mínimos que deben contener esta tabla son los siguientes: nombre de la partida, unidad
metrado, rendimiento unitario de la partida donde habrá que consignar el rendimiento de la
cuadrilla unitaria y la cantidad de cuadrillas con las cuales se ejecutara la obra, con estos datos
podremos calcular el tiempo que durara la actividad o partida mediante la siguiente formula:
Tiempo (días) = Metrado (rendimiento unitario x Nº cuadrillas)
VINCULANDO TAREAS UTILIZANDO EL CAMPO
“Predecesor”
Otra manera las tareas de nuestro proyecto, es utilizado el campo predecesor que aparece en la
hoja de datos de la vista de diagrama de Gantt, para poder visualizar este campo ubique el cursor
sobre la línea de inicio del calendario de tareas y haga clic y arrastre el cursor extendido el área de
ingreso de datos, una vez realiza esta labor podrá visualizar el campo “predecesor”. Para vincular
tareas entre si utilizando dicho campo, haga lo siguiente:
4.4 Informes de Avance-Eficiencia.
Un informe de avance de un proyecto incluye todos los esfuerzos críticos para la empresa, el
progreso y el riesgo asociados a un solo proyecto. Un vistazo de dónde están ubicadas las cosas.
Los mejores informes de avance de un proyecto crean responsabilidad y compromiso dentro del
equipo. Al mismo tiempo, descubren problemas, reducen los riesgos y, sobre todo, garantizan que
te encuentres encaminado a cumplir los objetivos de tu proyecto. Son (casi) tan importantes como
la hoja de presentación de un proyecto.
Para los clientes, los informes o reportes de avance del proyecto proporcionan valor. Confían en
que su dinero está siendo valorado. Puede hacerlos quedar bien ante sus jefes, se aseguran de que
sigan siendo financiados en el futuro, y también puede salvarlos totalmente porque tienen como
prueba un papel en caso de que las cosas no salgan según lo esperado.
Los informes de avance del proyecto se crean después de que tu plan de trabajo esté listo y el
proyecto esté en marcha. Si queremos obtener una precisión extrema, se debe realizar durante
la fase de Monitoreo y Control. Normalmente, se envían de forma semanal o mensual. Puedes
incluso hacerlos a diario, pero solo si es necesario.
1. Redacta un Primer Borrador (Feo)
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Lo primero que harás para aprender cómo hacer un informe de actividades es crear un primer
borrador (feo) de tu informe. Aprendí acerca de esto en “Todos escriben” por Ann Handley y lo he
aplicado en mi trabajo como gestora de proyectos.
Básicamente, aquí es donde simplemente vomitas palabras en tu formato de informe establecido
sobre todo lo que sabes del proyecto. Para mí, este es el momento en el que veo hacia el pasado y
veo hacia el futuro de lo que está pasando. Este ejercicio es importante porque te permite
realmente pensar y digerir los acontecimientos de tu proyecto. Te permite descargar toda la
información, sin castigarte por cambiar y rehacer durante el proceso.
Luego, tómate un descanso.
2. Edítalo
Regresa y edita tu reporte de proyecto (otra manera de llamar al informe de avance). Debes
asegurarte de que tu reporte de proyecto sea preciso y esté libre de errores. Enviar reportes
perfectos le muestra a tus clientes y a tu equipo que has dedicado tu tiempo y tu mente al reporte
de proyecto, que es importante y valioso. Errores simples pueden dar a entender que no te
importa.
En cuanto a lo que lleva un reporte de proyecto perfecto, verifica que tu reporte incluya lo
siguiente:
Nombre del Proyecto / Nombre del Cliente
Visión u objetivo del proyecto
Salud del proyecto
Lo que se realizó en la línea de tiempo actual
Lo que planea realizar
Problemas / Obstáculos
Próximas Tareas y Actividades
También…
No hables demasiado. Di las cosas de manera más sencilla, más directa.
Corrige gramática, la puntuación y la ortografía.
Agrega aquello que hayas olvidado o que hayas cambiado de tu primer borrador.
¿Se puede reducir a una página? No es necesario, pero esto ayudará a evitar la sobrecarga
de información.
3. Envía y Entrega
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Ahora ya has creado tu reporte de actividades laborales y está listo para enviarse. ¡Bien hecho!
Estos son algunos consejos para garantizar que el equipo y tu cliente la hayan recibido
positivamente.
Endúlzalo Antes de Enviarlo
Lo importante aquí es que endulces un poco a tu equipo y a tus clientes. Aprendí esta valiosa
habilidad de un jefe hace unos años. Sé amable y gentil. Haz todo lo posible para entregar este
informe de avance con una dosis de alegría escrita. En otras palabras, evita sonar como un robot.
Los informes de avance de un proyecto se recibirán de más positivamente con una nota reflexiva
en lugar de solo un enlace que diga “ver aquí”, lo cual le da a entender a los demás que el
documento no es importante.
Entrégalo Junto a Una Reunión de Avance
Es común que los informes de avance se emitan al mismo tiempo que una reunión de informe de
avance. Sirve como una agenda general y deja atrás el tema para otros. Esto no es obligatorio,
pero sin duda brinda una gran oportunidad para que el equipo y / o el cliente discutan el proyecto
y consideren los riesgos, desafíos o inquietudes. Vuelve a entregar el informe de avance si se han
realizado cambios durante la reunión de avance.
Formas Efectivas de Enviar un Informe de Avance
Slack, correo electrónico, Base camp, Teamweek, etc. Elige un método y mantenlo. Intentaré
convencerte para que evites enviarlo a través de múltiples medios, esto es menos trabajo para ti
mismo y al mismo tiempo te aseguras de que la audiencia sepa cómo y cuándo será entregado el
informe.
4. Confírmalo
Lo último que debes hacer es “enviar” el informe de avance y verificar. Tu equipo y cliente tienen
la responsabilidad de leerlo; es tu trabajo hacer un seguimiento para ellos cumplan su
responsabilidad.
En el presente anejo se justifica el cumplimiento de todas las prescripciones que deben aplicarse a
los proyectos cuya aprobación corresponde a la Dirección General de Carreteras, establecidas en
el capítulo 2 y Anexo II de la “Instrucción sobre medidas específicas para la mejora de la eficiencia
en la ejecución de las obras públicas de infraestructuras ferroviarias, carreteras y aeropuertos del
Ministerio de Fomento”, aprobada por la Orden FOM/3317/2010, de 17 de diciembre. Al final del
Anejo se adjunta el certificado del Ingeniero Autor del proyecto donde se certifica que se cumplen
las instrucciones y parámetros de la Orden Ministerial.
