TEMA 5: Correspondencia comercial I
[Link] CARTA COMERCIAL
La carta comercial es la más importante de las comunicaciones escritas y uno de los medios
más utilizados por la empresa para comunicarse con el exterior. Su contenido debe ser
formal, oficial o confidencial, pues sirve como medio de comunicación entre dos empresas o
bien una empresa y un particular, o viceversa.
CARACTERÍSTICAS DE LA REDACCIÓN
Clara, de fácil comprensión, para que se entienda a la primera lectura.
Ordenada, hay que exponer los asuntos tratados de forma lógica y coherente.
Breve, ha de ajustarse a lo que se desea comunicar, evitando el exceso de palabras que
podrían dificultar su entendimiento.
Correcta y precisa, empleando en cada momento la palabra o frase que mejor se ajuste a lo
que pretendemos expresar.
Cortés, seria y formal, evitando cualquier falta de consideración hacia el destinatario, así
como toda réplica destemplada o incorrecta, con un estilo seco y cortante.
Completa e interesante, decir todo lo que hay que decir y conseguir con ella captar la
atención de quien la lea, sin omisiones que puedan dar lugar a futuras consultas o
aclaraciones.
PRESENTACIÓN DE LA CARTA
El papel, lo más aconsejable es utilizar el color blanco y tamaño DIN – A4.
La tinta, el color más empleado es el negro.
La estética, la carta se debe escribir con letra impresa y original.
Los márgenes, son los espacios que quedan en blanco alrededor del escrito.
El interlineado, puede ser sencillo, 1.5 líneas, doble, etc.
5.2. CONTENIDO DE LA CARTA
ENCABEZAMIENTO
Ocupa el espacio superior del papel.
Membrete, contiene los datos identificativos del remitente.
Destinatario, son los datos de la persona o empresa a la que se dirige la carta.
Referencias, son abreviaturas compuestas por letras y números que sirven para identificar a
las personas que intervienen en su elaboración, el número de expediente, una carta
anterior, etc.
Asunto, tiene por finalidad dar a conocer con una o dos palabras el tema principal de la
carta, de manera que el destinatario pueda saberlo antes de leerla.
Fecha, indica el día, mes y año en que se escribe la carta.
Saludo, el objetivo del saludo es iniciar la carta con una frase de cortesía para tomar
contacto con el destinatario en un tono lo más natural y cercano posible.
CUERPO
Es el contenido del mensaje y el motivo principal de la carta.
Introducción, original y atrayente.
Exposición, son los distintos puntos o motivos de la carta narrados de forma clara y concisa.
Conclusión, es el párrafo final que cierra la exposición y, por tanto, debe ser una
consecuencia lógica de lo expresado en el texto pero con firmeza y seguridad.
PIE O CIERRE
Parte final de la carta.
Despedida, debe reunir las mismas características de sencillez, brevedad, atención y respeto
que el saludo y concordar gramaticalmente con él.
Firma, es un dato imprescindible, sin ella la carta no tiene validez.
• Firma autógrafa.
• Nombre: es el nombre y apellidos del firmante.
Anexo, es un apartado situado al final del pie, se incluye cuando, junto con la carta, se
envían otros documentos, como: facturas, recibos, catálogos, folletos.
Posdata, se utiliza para resaltar algo concreto, o cuando se ha olvidado algún detalle
importante.
5.2.1. DISEÑO DE LA CARTA
Normalmente, se adquieren en imprentas folios con membrete personalizado en los que se
incluye:
• Logotipo de la empresa en la parte superior izquierda, y los datos.
• Logotipo y datos de la empresa, centrados en la parte superior del papel, poniendo
primero el logotipo y después los datos de la empresa.
• Logotipo y nombre en el borde superior del papel y los datos de la empresa
colocados al pie y centrados.
• Logotipo en la parte superior izquierda y el nombre de la empresa a su derecha.
ESTILOS DE CARTAS
Los estilos más utilizados:
Bloque, consiste en escribir toda la carta empezando en el margen izquierdo del papel y no
se utiliza ninguna sangría de primera línea de párrafo.
Bloque modificado, es parecido al anterior, pero la despedida, la antefirma y la firma se
escriben con alineación a la derecha.
Profesional, se utiliza sangría en el saludo y al comienzo de cada párrafo. La firma y
antefirma se escriben desde el centro hacia la derecha.
Evolucionado, no se utiliza sangría en el saludo y la despedida. Los párrafos del texto se
escriben con sangría; la firma y antefirma se escriben desde el centro hacia la derecha.
5.3. EL SOBRE DE LA CARTA
El sobre es una envoltura de papel u otro material para introducir cartas, tarjetas,
documentos, etc., que se envían por correo.
Como rellenar un sobre tradicional:
El timbre o sello es el pago del importe por el envío o servicio de correos.
El destinatario es la persona o empresa a quien se envía la carta.
El remitente es la persona o empresa que envía la carta.
Los sobres de tamaño cuartilla están casi en desuso, pues hay que doblar en cuatro partes
la carta escrita en papel DIN – A4.
El sobre de tamaño 22x11,5 cm es el más utilizado, también se utiliza sobres de medio folio
y sobres de folio completo.
Respecto al color del sobre, el blanco y el sepia son los que más se utilizan.
DISEÑO Y TIPOS DE SOBRES
Según el diseño puede ser:
Sobres sin ventana, en los que hay que escribir la dirección del destinatario.
Sobres con ventana, llevan una ventana plástica en la parte inferior derecha que deja ver la
dirección escrita en la propia carta.
En función de cierre:
Sobre engomado, hay que humedecer la solapa para pegarla, lo que se realiza con la lengua
o con una almohadilla humedecida.
Sobre autoadhesivo, tiene en la solapa una tira pegajosa y para cerrarlo se desprende la tira
plástica que la cubre.
SOBRES ESPECIALES
Sobre pregunto o prefranqueado, no necesita sello, ya que lo lleva impreso y su precio está
comprendido en el importe del sobre.
Sobre con acuse de recibo, se utiliza para cartas certificadas, y en las cuales el remitente
quiere notificación de llegada a destino.
Sobre de envío por avión, se distingue por unas franjas rojas y azules impresas en su
contorno y se utilizan para envío por correo aéreo.
Sobre urgente, lleva impresa la palabra “urgente” y se destina a este tipo de envíos.
Sobre Primer Día, son sobres filatélicos que se preparan para conmemorar el día de emisión
de nuevos sellos.
Sobres de Arte Postal, sobres manipulados artísticamente por los creadores que laboran en
el arte postal, y que circulan a través de los países conteniendo los trabajos objeto del
intercambio de los artistas postales, o siendo el mismo sobre ese producto artístico.
Sobre para correo interno, lleva empresas varias casillas en las cuales se indica en nombre
del remitente y del destinatario.
Sobres bolsas, son de mayores dimensiones y de cierre lateral. Los materiales más comunes
para su fabricación son:
• Kraft normal: es papel elaborado con pasta de fibras vegetales y su forma más
común es una lámina delgada de color blanco o marrón.
• Kraft armado: es papel Kraft marrón reforzado con poliéster.
• Plástico: sobres de plástico con cierre autoadhesivo que se utilizan para diversos
envíos.
• Bolsas acolchadas: sobres de papel que en su interior llevan plástico de burbuja.
• Papel plastificado con polietileno: son sobres con protección exterior, que se
utilizan para objetos de pequeñas y medianas dimensiones.
• Bolsas con fuelle: sirven para el envío de expedientes voluminosos.
5.4. TIPOS DE CARTAS COMERCIALES
5.4.1. CARTAS ANTERIORES AL PEDIDO
Las cartas de carácter impersonal van dirigidas a muchos destinatarios, adquieren la forma
de carta circular, se confeccionan en serie y la mayoría se envían con fines publicitarios.
Las cartas personalizadas son aquellas que por su contenido se elaboran expresamente
para una persona o empresa determinada, cualquiera que sea la etapa o fase en la que se
encuentra la relación comercial.
CARTA CIRCULAR
Se utiliza en las comunicaciones colectivas y en la publicidad directa. Por su estilo
impersonal, suele ser poco convincente.
CARTA DE PRESENTACIÓN Y OFERTA
La carta de presentación se envía para darse a conocer. Con ella la empresa trata de
introducirse en el mercado.
La carta de oferta pertenece al grupo de “cartas publicitarias” y se recurre a ella para
presentar un nuevo producto o servicio y realizar alguna oferta especial a los clientes
habituales.
CARTAS DE OFERTA – VENTA
Es una variante de la carta circular. Con esta carta se pretende conseguir que el destinatario
responda a lo que le estamos ofreciendo.
5.4.2. CARTAS PERSONALIZADAS
CARTAS DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN, CATÁLOGOS Y MUESTRAS
Cuando la empresa está interesada en adquirir un producto o servicio, salvo que tenga un
proveedor concreto, procede a la localización de diferentes empresas que pueden
suministrarle lo que necesita.
RESPUESTA A SOLICITUD DE INFORMACIÓN
En esta carta trata de atenderles con el mayor esmero y eficacia posible. Enviaremos la
información que nos pidan y toda la que consideremos que puede ser de su interés, aunque
no la soliciten de manera explícita.
SOLICITUD DE PRESUPUESTO
Se realiza cuando el comprador ha recibido información suficiente de los suministradores y
después de haber comprobado calidades, precios, plazos de entrega, forma de pago, etc.
CONTENIDO DEL PRESUPUESTO
• Características técnicas y componentes del producto objeto del presupuesto.
• Importe total, matizando si este incluye trasporte, instalación o montaje y varios
plazos.
• Forma de pago; si debe efectuarse al contado o mediante una entrega inicial y varios
plazos.
• Tiempo de validez del presupuesto: el plazo máximo para que sea aceptado.
