ALMACENES Y ENTREGA DE BIENES

DE AYUDA HUMANITARIA
 MANUAL DE ADMINISTRACIÓN ALMACENES PARA EL
SECTOR PÚBLICO NACIONAL

• Establece normas, criterios, procedimientos y responsabilidades para la

OBJETO
administración de almacenes en organismos del Sector Publico Nacional

• La Presente norma es de aplicación por los organismos del Sector Publico.

ALCANCE

• El Almacén es un área física seleccionada bajo criterios y técnicas adecuadas,

destinadas a la custodia y conservación de los bienes que van para la producción
de servicios o de bienes económicos. Las actividades que en el se realicen
ALMACEN esencialmente son las que corresponden a los procesos técnicos de
Abastecimiento denominados Almacenamiento y Distribución.

RESOLUCION JEFATURAL Nº 335-90-INAP/DNA, DEL 25-JUL-90

 ES RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE ALMACÉN

Presenciar, verificar y
Velar por la seguridad y
suscribir la conformidad Proteger y controlar las
mantenimiento del local
sobre el ingreso de existencias en custodia. y equipos de almacén.
bienes a la entidad.

Efectuar distribución de
Coordinar la oportuna
bienes conforme al
reposición del stock.
programa establecido.
 PROCESO DE ALMACENAMIENTO

Verificación y
Recepción control de Internamiento
calidad

Registro y
Custodia
Control
 PROCESO DE DISTRIBUCIÓN

Formulación de Autorización de Acondicionamiento

Pedido Despacho de materiales

Control de Entrega de
materiales materiales
 INVENTARIO FÍSICO DE ALMACÉN

TIPOS FORMAS RESULTADO

•Inventario •Al barrer •Sobrantes

Masivo •Por •Fantantes
•Inventario selección
Selectivo
 Los bienes fungibles La merma producida en
siniestrados que se la existencia por efecto
encuentren en de volatilización o por
completo estado de acción de animales
inutilidad depredadores

BAJA DE Bienes por vencimiento

BIENES Los bienes perdidos por
o su estado de
descomposición no son
robo o sustracción recomendables para
consumo

Resuelta la baja se registra, informa y sustenta su

salida con la resolución respectiva.
 BASE LEGAL
Artículo 9º Funciones del INDECI. (Reglamento de la Ley Nº 29664)

• 9.11 Administrar los Almacenes Nacionales de Defensa Civil, proporcionando a través de las
autoridades competentes, apoyo a personas damnificadas y afectadas; y participar en la
respuesta, cuando el peligro inminente o desastre requiera la participación de las entidades
nacionales, según lo establecido en los niveles de capacidad de respuesta previstos en este
reglamento y sus instrumentos específicos.

Artículo 11° Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales. (Reglamento de la Ley Nº 29664).

• 11.9 Los Gobiernos Regionales operan los almacenes regionales de bienes de ayuda humanitaria, y
los Gobiernos Locales, en convenio con los Gobiernos Regionales, operan los almacenes locales o
adelantados.

Artículo 41º Estrategia de gestión financiera del riesgo de desastres. (Reglamento de la Ley Nº 29664)

• 41.4 Los gobiernos regionales y locales priorizan la asignación de recursos en la formulación del
presupuesto de cada ejercicio fiscal, para brindar ayuda directa e inmediata a las personas
damnificadas y afectadas, para ejecutar las acciones que recuperen rápidamente el servicio
básico perdido y la rehabilitación de la infraestructura pública dañada.
• Asimismo cubrirán el reabastecimiento de los almacenes de ayuda humanitaria que administran
según sus ámbitos de competencia.
DECRETO SUPREMO DE CLASIFICACION Y JERARQUIZACION DE ALMACENES

INDECI
• A cargo de los Almacenes Nacionales.

LOS GOBIERNOS REGIONALES

• A cargo de los Almacenes Regionales.

LAS MUNICIPALIDADES PROVINCIALES O DISTRITALES

• A cargo de los almacenes locales o adelantados, previo

convenio con los GORES
ALMACENAMIENTO DE BIENES DE
AYUDA HUMANITARIA
 PORQUÉ ALMACENAR.

Para garantizar un Permite comprar a

Permite la distribución
abastecimiento de BAH menores precios en
de los BAH en buenas
a los damnificados y/o época de producción o
condiciones.
afectados. cosecha.

OBJETIVO

Garantizar el suministro continuo y oportuno de BAH

requeridos para asegurar los servicios de forma
ininterrumpida y rítmica
 1. INFRAESTRUCTURA DE ALMACENAMIENTO

a.- Criterios para la selección de un almacén de BAH.

UBICACIÓN ÁREA REQUERIDA SEGURIDAD

• Debe de localizarse • Espacio suficiente • Reunir condiciones

en un lugar que para una buena que minimicen el
cuente con los preservación, deterioro por
servicios básicos y conservación y agentes
lejos de zonas que manipuleo del atmosféricos
impliquen riesgos producto. Se (ventilación,
de contaminación. determina en humedad relativa y
función a la temperatura).
cantidad, volumen
y tipo de producto
a almacenar.
a.- Criterios para la selección de un almacén de BAH.

CARACTERISTICAS DE
ACCESOS ADECUADOS INFRAESTRUCTURA
LOS PRODUCTOS
• Facilitar la recepción y • Se considera el tipo y • Edificación apropiada
el despacho. Vías de la naturaleza. que no presente
acceso adecuadas defectos estructurales
para vehículos. ni constructivos que
pongan en riesgo a las
personas y a los
productos
almacenados
(ambientes ventilados,
instalaciones en buen
estado).
 CONSIDERACIONES GENERALES

Las vallas linderas y • Reparar o sustituir secciones dañadas

portones deben ser • Contar con guardia de seguridad
asegurados contra la
entrada de personas y • Asegurar una adecuada iluminación
animales no autorizados: • Utilizar candados adecuados

Los caminos y pavimentos • Asegurarse de que el drenaje funciona

deben ser seguros para el correctamente;
tránsito de vehículos,
• Relleno de baches;
reduciendo la posibilidad
de atascamientos: • Control de señales de tránsito;

Los alrededores
descampados deben ser • Quitar la basura;
mantenidos limpios y
ordenados para reducir • Cortar el pasto, arbustos y árboles;
problemas de roedores:
 CONSIDERACIONES GENERALES

Techo Buscar y reparar goteras,

Los edificios de
o solicitar su reparación. Hasta
almacenamiento deben ser Puertas Aceitar bisagras y
el momento de la reparación,
mantenidos en buenas patines. Comprobar que cierren
proteger cualquier alimento
condiciones, interior y y abran correctamente.
que esté debajo con plástico
exteriormente. Se recomienda Inspeccionar las cerraduras y
impermeable. Ajustar cualquier
un programa de cerrojos.
perno, tornillos o clavos del
mantenimiento planificado.
techo que estén flojos.

Ventanas y ventiladores Deben

Alcantarillas y drenajes
cerrar y abrir correctamente.
Limpiarlos antes de la época de
Cambiar los cristales rotos.
lluvias. Mantener los conductos
Colocar mallas de alambre en
limpios, repararlos si fuere
las ventanas para evitar la
necesario.
entrada de pájaros.
 CONSIDERACIONES GENERALES

Paredes Deben ser lo más uniformes

Piso Reparar las grietas en pisos de
posible. Reparar el revoque
concreto. Rellenar los huecos en otros
defectuoso, rellenar las grietas.
tipos de pisos para prevenir la
Mantener las paredes limpias, y
acumulación de comida o polvo.
pintarlas con cal.

Precauciones contra incendio Debería

suministrarse extinguidores en soportes
adheridos justo al lado de las puertas, Higiene Limpie el almacén siempre
donde pueden ser alcanzados antes de cargar con mercaderías. Es
fácilmente en caso de emergencia. importante que el jefe de almacén
Ellos deben ser mantenidos cuente con todo el equipo adecuado
regularmente. Debe prohibirse para la limpieza, por ej. escobas
estrictamente fumar dentro y en las
cercanías del almacén
 b.- Areas a considerar para un almacén:

• Recepción y Despacho
Básicamente • Zona de Almacenamiento
• Corredores y pasadizos.

• Servicios Higiénicos
Complementariamente
• Oficinas

• Vestuario de Personal
Opcionalmente:
• Áreas de estacionamiento al exterior de los
almacenes
c. Plano de estiba.

Detalla las áreas donde se

efectúan la recepción,
ubicación y despacho de
los alimentos, el área útil de
almacenamiento, las áreas
de servicios, el área libre.

De acuerdo al plano de
estiba se efectuarán la
señalización en el piso de
las áreas de
almacenamiento.
d. Señalización Industrial.

Es el proceso en el cual se efectúan demarcaciones y se

colocan indicaciones para una mejor operatividad y
seguridad del almacén y de las personas que operan en
su interior.
e. Capacidad de Almacenamiento

Características
de la
infraestructura.

Esta
relaciona
da con :

Condiciones Tipo de
climatológicas
de la
producto a
localidad. almacenar.
e. Capacidad de Almacenamiento

Capacidad Capacidad
Estática.- Dinámica .-
Es el volumen
promedio máximo de Es el volumen total de
productos que puede productos que
ser guardado en un ingresa a un almacén
almacén de acuerdo en un periodo
a los parámetros determinado, de
anteriormente acuerdo al
señalados. Nos movimiento de
permite ver posibles entrada y salida
déficit de realizado.
almacenamiento.

*Nota: La capacidad dinámica puede ser mayor o

igual a la capacidad estática, nunca menor.
2. EQUIPAMIENTO E IMPLEMENTACIÓN DE UN
ALMACÉN

a. Factores para la selección de Equipos

Características de los bienes a almacenar.

Acciones a ejecutar.

Ambientes del almacén.

Calidad, precio, servicio de mantenimiento y repuestos.

 b.- Equipamiento de almacenes

Balanza de
plataforma
Útiles y enseres de 100 Kg a
(escobas, más
recogedores, Pesa patrón
botes de basura, de 50 Kg
etc.)

Carretilla Parihuelas
Hidráulica EQUIPOS
MÍNIMOS

Tableros de Extintores
identificación

Termohigróm Cosedoras de
etro sacos
 c.- Mantenimiento y Conservación:

Calibración y Certificación
de Balanzas, Poner a fiel
Mantenimiento del Equipo: (pesa patrón) Calibración y
Certificación de balanzas
(cada 6 meses).

Manejo y mantenimiento de
equipos de equipos de
pulverización (mochila
manual o motor).

Manejo y mantenimiento de
nebulizadora.

Protección personal (debe

usar la ropa apropiada,
mamelucos, guantes,
mascara antigás, zapatos,
etc.).
 Las inclemencias del tiempo
Mantenimiento de (calor, lluvias, etc.)
la Infraestructura:

Condiciones de hermeticidad
(ingreso y ataque de insectos,
pájaros y roedores)

Buena iluminación y ventilación.

 3. PROCESO DE ALMACENAMIENTO

Registro y
Recepción. Almacenamiento. Despacho Control de
existencias
a.- Recepción:

Recepción.- Es un conjunto de operaciones

desde la llegada del producto al almacén
hasta su ubicación en su espacio físico.
• Verificación Documentaria
• Inspección Física
• Conteo
• Control de pesos
• Control de Calidad
• Registro y Control
• Internamiento
b.- Almacenamiento:

Almacenamiento: Es un conjunto de
actividades relacionadas con la
ubicación temporal de los productos
alimenticios, en un espacio físico
adecuado y acondicionado.
• Estiba
• Parihuelas
• Cama, Pila, Ruma y Lote
Parihuela

Las parihuelas son elementos de soporte, que se disponen sobre el

piso o suelo para el estibado de los productos, manteniéndolos
alejados del contacto directo con el piso y aislados de la humedad
y contaminación del mismo. Las parihuelas son de uso obligatorio
en el estibado, para una buena conservación de los alimentos y
por razones de orden técnico; las parihuelas pueden tener las
siguientes medidas:.

Dimensiones Chicas Medianas Grandes

Largo (m) 1.40 - 1.50 1.60 - 1.80 1.90 - 2.20
Ancho (m) 1.10 - 1.20 1.10 - 1.20 1.10 -1.20
Espesor (cm) 15 15 12
Estiba
CORRECTO

INCORRECTO
 CAMA, PILA, RUMA Y LOTE

•Es una agrupación ordenada de unidades de

CAMA almacenamiento homogéneas, que se
constituyen en la base de una pila.

•Es la agrupación ordenada de camas, que

PILA constituyen un “cuerpo” determinado de
productos.

•Es la agrupación de una cantidad

indeterminada de pilas, la cual, deberá
RUMA efectuarse de acuerdo a las características del
envase de los productos y de las condiciones
de espacio disponible en el almacén.

•Es la cantidad total de un producto específico

comprendido en un solo envío, pudiendo ser
LOTE
por proveedor/procedencia, por fecha de
producción, vencimiento, por precio, etc.
 RECOMENDACIONES
NIVELACION DEL
PISO
APOYO EN LA
ESQUINA

DISTANCIAMIENTO

CLAVOS EN LA
PARIHUELA
 RECOMENDACIONES
ESPACIO ENTRE LA PILA Y EL TECHO

LA PILA NO DEBERA SER MUY ALTO

 RECOMENDACIONES
ENLAZADO DE LA PILA
LA PILA DEBE SER HECHO
AL BORDE DEL MADERO
c.- Despacho:

Despacho:
• Es la salida de bienes del almacén en buenas
condiciones de peso y calidad, sin problemas
de infestación o probable deterioro, con la
respectiva documentación de despacho.

• Los productos se acondicionan, se retira de su

ubicación y se colocan en la zona respectiva
para su conteo y pesaje, la cual debe de
realizarse con mucha responsabilidad.
 d.- Registro:

Registro: Sistema de registros y reportes en donde

se consignan datos correspondientes a ingresos,
salidas y saldos de alimentos en almacén, los
documentos fuentes que se maneja son:

• Nota de Entrada a Almacén (NEA)

• Pedido Comprobante de Salida (PECOSA)

El nombre del documento puede cambiar pero

la información mínima consignada es común.
e.- Control:

Control.- El control de existencias

se realiza mediante los siguientes
documentos:

• Tarjeta de Existencias Valoradas de

Almacén (KARDEX)
• Tarjetas de Control Visible de Almacén
(BIND CARD)
• Reporte de Stock.

El proceso de almacenamiento es importante por que de su eficiencia y eficacia

dependerá la disponibilidad de productos alimenticios en buenas condiciones de calidad
para ser distribuidos a los beneficiarios.
La conservación es el conjunto de prácticas sanitarias
que se efectúan a fin de: Mantener en buenas
condiciones higiénicas sanitarias, la infraestructura de
almacenamiento y de los BAH con la finalidad de
minimizar pérdidas y garantizar su nivel de calidad
durante el almacenamiento.
PLAGAS Y TRATAMIENTO MAS
COMUNES
Inspección de Bienes:

Es un proceso en el cual se revisan físicamente los productos,

el cual debe de realizarse en forma periódica y plasmarlos en
reportes de control de calidad, no menos de una vez por
semana, para poder detectar :

• Señales de infestación
• Daños Físicos de los envases
• Perforaciones de sacos
• Presencia de roedores
• Daños por mojadura
• Aparición de Mohos
Ventilación:

Es el proceso mediante el cual se devuelve a los productos

alimenticios los niveles normales ambientales (T° y HR ).

Utilización de equipos de medición:

• Termómetro digital
• Termohigrómetro (las lecturas serán registradas en una Ficha de Temperatura y
Humedad Relativa, a las 9.00, 13.00 y 17.00 horas )

Efectuar los trabajos:

• Remoción del producto
• Apertura de pesaje de ventilación
• Cambio de ambiente
Abrir diariamente las puertas y ventanas, para facilitar la ventilación del almacén, el cual debe
contar con ventanas limpias, esto con el objeto de que el polvo acumulado no interfiera en el ingreso
de corrientes de viento.
Rotación de Existencias:

Es una práctica de almacenamiento, mediante la cual,

se establece que los primeros productos alimenticios
que ingresan sean los primeros que salen para su
despacho.
 CLASIFICACION
DE BIENES
BIENES DE AYUDA
HUMANITARIA
LOS BIENES DE AYUDA
HUMANITARIA ESTAN
CONSTITUIDOS POR LO
SIGUIENTE:
TECHO, ABRIGO, ALIMENTOS,
ENSERES Y HERRAMIENTAS.
 ABRIGO

- Frazada 1 ½ plza. - Sabana de 1 ½ plza.

- Cama plegable de lona ¾ - Colcha de 1 ½ plaza
- Colchón de espuma 1 plza - Poncho impermeable
- Colchón de espuma ¾ plza. - Hamaca 1 ½ plza.
- Mosquitero 1 ½ plza. - Ropa usada en fardo
- Bota de jebe
 ENSERES

- - Balde plástico de 15 lt.

- Espumadera de aluminio
- Bidon plástico de 131 lt. - Plato hondo, tend, tazón
- Olla de aluminio Nº 26 - Cocina 2 hornilla semi Ind.
- Olla de aluminio Nº 50 - Cuchara para sopa
- Preservante líquido org. - Cucharon de Aluminio grande
- Cuchillo cocina acero inox.
 HERRAMIENTAS

- Barreta hexagonal 1 ¼ x 1.80 - Pala tipo corte recta

- Carretilla Standar 3 pc. - Pico de punta y pala
- Comba 16 lb. - Martillo para carpintero
- Hacha mango madera - Serrucho carpintero
- Pala cuchara mango madera - Machete tipo sable
 TECHO

- Sacos de polietileno - Calamina galvanizada

- Bobina de plástico - Plancha de triplay (pared)
- Carpa familiar pesada - Modulo de vivienda
- Carpa liviana 5 personas
 ALIMENTARIOS

- Raciones frias - Raciones cruda

OTROS

- Kit de higiene - Kit de párvulo - Kit de alumbrado

 ENTREGA DE BIENES
BIENES DE AYUDA HUMANITARIA
PASOS PARA SOLICITAR BAH DEL
GORE LOCAL A
PROVINCIAL/REGIONAL

Documento de
análisis y
EDAN registro evaluación de la Solicitud para la
SINPAD capacidad de atención con BAH.
respuesta a la
emergencia.
PASOS PARA SOLICITAR BAH DEL
GORE REGIONAL AL INDECI

Documento
de análisis y Solicitud
EDAN Declaratoria evaluación de
registro de Estado de la capacidad
para la
SINPAD Emergencia de respuesta a atención
la con BAH.
emergencia..
 GRACIAS
LIC. DALIA LUZ VILA SANTOS
ALMACEN DDI JUNIN