IPEM 168 “Diego de Rojas” – Sistemas de Información Contable - 4to año – Prof.

: Daniel Gastaldo

DOCUMENTOS COMERCIALES

Llamamos Documentos Comerciales a las constancias escritas de las operaciones

comerciales. Algunos son de uso libre, y otros son obligatorios y deben ceñirse a las
disposiciones que los regulan.
Es muy importante el uso de estos documentos, aun los que no son obligatorios, ya que
presentan las siguientes ventajas:

 Dejan constancia de las operaciones realizadas

 Quedan individualizadas las personas que intervienen y la relación jurídica que
se establece entre ellas, quedando expresados sus derechos y obligaciones
 Son medio de prueba ante eventuales controversias
 Sirven como respaldo a las registraciones contables
Muchos de ellos tienen varias copias, cada una con un destinatario, y con distintos
objetivos. El original siempre queda en poder del receptor, y el emisor se queda con una
o varias copias, de acuerdo a sus necesidades administrativas. Deben ser archivados de
manera sistemática, generalmente con un criterio cronológico. Aquellos que son
obligatorios deben conservarse por diez años como mínimo.
Más allá de sus diseños particulares, en todo documento comercial vamos a distinguir
las siguientes partes:

 Encabezado, en el que se indican fecha, lugar, datos personales del emisor,

números de inscripción en distintos impuestos, número secuencial del
comprobante (preimpreso) y datos del receptor, si corresponde.
 Detalle, indicando descripción de la operación, sus valores numéricos y cualquier
otro dato de interés.
 Pie, en el que figuran las firmas que correspondan, y (cuando las normas así lo
dispongan) lo datos de la imprenta, el rango de numeración y el código de
autorización de impresión emitido por AFIP y su fecha de vencimiento.
Los principales documentos comerciales son los siguientes:

Orden de Compra
Lo emite un comprador que adquiere determinados bienes o servicios a un vendedor.
No es obligatoria su confección, aunque es recomendable ya que en este documento
quedan registrados los detalles de la operación concertada: precio, cantidad, calidad,
condiciones de pago y plazos de entrega. Mínimamente se requieren dos copias: el
original queda para el vendedor, y la copia para el comprador, que es el que emite la
Orden de Compra. Este documento NO GENERA registración contable, ya que no implica
ninguna variación patrimonial para el emisor.
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Remito
Acompaña y respalda la entrega de la mercadería. Es obligatorio, emitido por el
vendedor, contiene el detalle de la mercadería que se entrega, y no es necesario que se
incluyan los precios. Le sirve también al transportista para justificar la mercadería que
está transportando. Junto con la mercadería debe viajar el original del Remito (que
queda en poder del comprador) y una copia, que debe regresar firmada por el
comprador en señal de conformidad con lo entregado, tanto en cantidad como en
calidad. Esto es muy importante para probar que la mercadería facturada realmente fue
entregada de acuerdo a lo solicitado por el comprador. Una tercera copia queda en
poder del vendedor. NO GENERA registración contable.
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Factura
Es uno de los documentos más importantes, en el que se exterioriza la operación de
compra-venta. Debe cumplir con todas las regulaciones indicadas por la AFIP, ya que
sirve para determinar las obligaciones impositivas asumidas por los involucrados,
especialmente en lo referido al Impuesto al Valor Agregado. Es emitido por quien vende,
y debe constar como mínimo de dos ejemplares, el original para el cliente y la o las
copias para el vendedor.
Existen distintos tipos de Factura, y la utilización de cada uno depende de la situación
impositiva del emisor y del receptor, en relación al Impuesto al Valor Agregado (IVA).
Este impuesto grava las ventas de bienes y/o de servicios, y quienes realizan estas
actividades de manera habitual son Responsables del mismo y deben inscribirse en la
AFIP como tales, recibiendo el nombre de Responsables Inscriptos. Aquellos
contribuyentes que no alcancen un determinado monto de facturación tienen la opción
de acogerse al Régimen Simplificado para Pequeños Contribuyentes, comúnmente
conocido como Monotributo, mediante el cual abonan un importe predeterminado (de
acuerdo a distintas categorías) que reemplaza al IVA, al Impuesto a las Ganancias y al
aporte para la seguridad social (aporte de Autónomos).
El responsable es quien debe ingresar el impuesto en la AFIP, pero (al ser un impuesto
indirecto) lo traslada a su cliente, que es quien efectivamente “lo paga”. Esto significa
que, si el precio del bien o servicio es de $ 100.-, el vendedor debe agregar el importe
correspondiente al IVA (por regla general, un 21%), por lo que el importe a pagar por el
cliente será de $ 121.-
Entonces, pueden darse las siguientes alternativas:

 Factura “A”. Las emiten los Responsables Inscriptos cuando le venden a otro
Responsable Inscripto. En este caso el IVA debe indicarse por separado, o
discriminado, de modo que esté perfectamente individualizado. Como el cliente
también es responsable del impuesto, ese IVA que se le está cobrando él lo
descuenta del impuesto que debería pagar por sus ventas (es lo que se llama
crédito fiscal).
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 Factura “B”. Las emiten los Responsables Inscriptos cuando le venden a un

cliente que no es responsable del impuesto (Exentos, Monotributistas o
Consumidores Finales. En este último caso no es necesario indicar su nombre).
El IVA debe estar incluido en el precio facturado, sin indicarlo por separado.
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 Factura “C. Las emiten los Exentos o los Monotributistas, sin importar la
condición del cliente. Al no ser responsables del impuesto no deben pagarlo, por
lo que el mismo no tiene ninguna incidencia en el precio (en realidad se lo
pagaron a su proveedor, que lo incluyó en el precio que cobró).

En resumen:

Resp
Exento Monotributista Consumidor Final
TIPOS DE FACTURA Inscripto
Compra a (recibe)

Resp Inscripto A B B B
Vende a ---->
Exento (EMITE) C C C C
Monotributista C C C C

Resp
Exento Monotributista Consumidor Final
Tratamiento del IVA Inscripto
Compra a (recibe)
Incluido y
Resp Inscripto Incluido Incluido Incluido
discriminado

No
Exento Vende a ----> No incluido No incluido No incluido
(EMITE)
incluido

No
Monotributista No incluido No incluido No incluido
incluido
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Las facturas que por algún motivo no son entregadas al cliente (porque se rompió o se
manchó, por un error en su confección, por defectos de impresión, etc.) deben ser
conservadas en todos sus ejemplares (incluyendo el original) con la leyenda “ANULADA”.
Las copias archivadas deben mantener la correlatividad y no puede faltar ninguna.
La factura GENERA registraciones contables: el emisor contabiliza la venta a partir de la
copia que queda en su poder, y el receptor contabiliza la compra con el respaldo del
original que recibió.
En la actualidad la mayoría de los comercios están habilitados para emitir facturas
electrónicas ingresando en la página web de la AFIP. De ese modo la operación queda
registrada en la autoridad impositiva automáticamente.
Si la operación es al contado también puede reemplazarse la emisión de la factura por
un Ticket, emitido por un dispositivo llamado controlador fiscal (que debe estar
autorizado por la AFIP), que tiene el mismo efecto que una factura y que también supone
un registro electrónico.

Nota de Débito
De efectos y características similares a las facturas, representan un hecho que aumenta
la deuda que un cliente tiene con el emisor, sin que constituya una venta. Por ejemplo,
un interés que se cobra por un retraso en el pago o un recargo por algún motivo no
previsto inicialmente (flete, empaque especial, etc.).
El motivo que origina la Nota de Débito debe estar informado en el sector de “detalle”.
Corresponden las mismas precisiones que se indicaron para las facturas, en cuanto a
tipo (A, B o C) y al tratamiento impositivo.
El emisor registra contablemente un crédito a su favor, y el receptor, una deuda.

Nota de Crédito
Equivalente a la Nota de Débito, pero para representar una reducción de una deuda que
un cliente tiene con el emisor, sin que exista un pago. Por ejemplo, un descuento que se
hace por razones financieras o comerciales, o el reconocimiento de una diferencia (ya
sea en cantidad o calidad).
El motivo que origina la Nota de Crédito debe estar informado en el sector de “detalle”.
Corresponden las mismas precisiones que se indicaron para las facturas, en cuanto a
tipo (A, B o C) y al tratamiento impositivo.
El emisor registra contablemente la disminución de un crédito a su favor, y el receptor,
una reducción de su deuda.
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Recibo
Es emitido por quien recibe un pago. Debe estar firmado por el emisor, y deben indicarse
expresamente la fecha, el importe recibido y cómo se lo recibe (en efectivo, con cheques
-detallando números y bancos-, etc.). También debe explicitarse el motivo que origina
el cobro, siempre con el mayor detalle posible.
El original es entregado al pagador, que debe conservarlo como constancia.
A partir de la copia del Recibo el emisor registra la cobranza, y con el original el receptor
contabiliza el pago que hizo.

Nombre Lugar y
de quien fecha
paga

Importe
Importe
en letras
en
números

Motivo de
la cobranza

Resumen de Cuenta
Es enviado periódicamente (generalmente en forma mensual) a los clientes, detallando
las operaciones que afectaron su cuenta corriente, en un sentido o en otro. Es decir, las
facturas, recibos, notas de crédito y de débito, indicando el saldo al momento de su
emisión. También pueden recibirse de los proveedores.
No genera registraciones contables pero son muy útiles en tanto permiten conciliar los
registros propios con los de los clientes o proveedores, permitiendo detectar las
diferencias y realizar los ajustes que sean necesarios.

Pagaré
Es un documento formal mediante el cual el emisor y firmante se compromete a pagar
al receptor una determinada cantidad de dinero en una determinada fecha.
No tiene copia sino un talón en el que se anotan los datos más importantes. Con ese
talón se contabiliza la deuda que se documenta (Documentos a Pagar). El pagaré firmado
es entregado al acreedor (con él se registra el crédito documentado que se acaba de
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concertar), quien debe presentarlo para su cobro en la fecha y lugar especificados. Una
vez pagada la deuda, el pagaré es devuelto al emisor, siendo de práctica que el mismo
se destruya (o al menos se rompa la parte firmada).
El tenedor del Pagaré (el acreedor) dispone así de un instrumento de cobro mucho más
seguro que una simple “cuenta corriente”. Ante una eventual falta de pago, la gestión
judicial de una deuda “en cuenta corriente” puede ser larga y complicada: hay que
probar cuál es el motivo de la deuda, probar (por ejemplo) que la mercadería que origina
la deuda fue efectivamente entregada a satisfacción del cliente, darle al deudor la
posibilidad de probar que en realidad pagó… son trámites que llevan tiempo y hacen
que el cobro de la deuda pueda resultar costoso. En cambio un Pagaré es lo que se
denomina “título ejecutivo”. Su sola tenencia demuestra que el pago no se hizo, y se
presume que la deuda es real (no hace falta probar nada más), por lo que un Juez puede
ordenar que, de inmediato, se embarguen los bienes del deudor (cuentas bancarias,
propiedades, autos, etc.) para lograr la cobranza.

OPERACIONES BANCARIAS
La actividad comercial o empresarial supone la existencia de una o varias cuentas
bancarias, a través de las cuales se canalizan los movimientos de dinero. Por lo tanto, es
importante conocer las distintas modalidades que estas operaciones pueden tener.
Cuentas Bancarias
- Plazo Fijo. Pueden estar a nombre de particulares o de empresas, y tienen un
propósito de inversión. A cambio de un interés (que varía según la política
monetaria y financiera del Gobierno), el depositante “inmoviliza” una
determinada cantidad de dinero por un plazo preestablecido, no pudiendo
retirarlo antes. Llegada la fecha de vencimiento, el depositante puede retirar la
suma depositada más el interés obtenido, o puede volver a depositarlo (total o
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parcialmente) por otro período. El documento comercial que acredita la

existencia del depósito se llama Certificado de Depósito.
- Caja de Ahorro. Sólo puede estar a nombre de uno o varios particulares (no de
empresas). En este caso los depósitos o extracciones son libres (no están sujetos
a plazos), y también reciben un interés, aunque sustancialmente menor al de los
Plazos Fijos. Su objetivo no es tanto de inversión, sino de ahorro, y permiten la
seguridad de no manejar tanto dinero en efectivo.
- Cuenta Corriente. Es la más usual en el giro de empresas y comercios. No reciben
interés, y se mueve, principalmente, a través de cheques. Generalmente tienen
asociada la autorización para girar en descubierto, es decir que (hasta
determinado monto) el banco autorizará la extracción de fondos o el pago de
cheques aunque no haya saldo suficiente en la cuenta (en los hechos, es un
préstamo instantáneo que el banco hace a su cliente, por el que percibe un
interés).
Las cuentas pueden estar abiertas a nombre de una persona o de varias, y en este último
caso, pueden ser:

 A la orden conjunta. Los retiros de fondos o los pagos de cheques requieren de

la firma de todos los titulares.
 A la orden recíproca. Es suficiente la firma de uno cualquiera de los titulares.
Cuando se deposita efectivo o cheques en una cuenta “por ventanilla” se suele utilizar
una Boleta de Depósito provista por el banco en la que figuran los datos de la cuenta y
que, con el sello del cajero, sirve de constancia de los fondos depositados, y de respaldo
para las registraciones contables. No obstante, esta modalidad está cada vez más en
desuso, reemplazándola por medios de autogestión como terminales de autoservicio o
cajeros automáticos, que emiten sus propios comprobantes.

Cheques
Son el medio de pago más utilizado en el ámbito comercial o empresarial.
Conceptualmente, son una orden de pago que se emite a favor de alguien, que puede
presentarse en el banco en que el emisor tiene fondos depositados (o autorización para
girar en descubierto) y cobrar ese dinero. De hecho, la leyenda inserta en los cheques
dice “Páguese a ……. la suma de …..”.
Existen dos tipos de cheques:

 Cheque Común. Tiene una fecha de emisión (que puede no ser la fecha actual),
y puede ser presentado al cobro o depositarse de inmediato, incluso antes de la
fecha que figura en él. De todos modos la presentación en una fecha anterior se
considera una práctica desleal y está muy mal vista en el medio comercial. Hay
un máximo de treinta días corridos a partir de la fecha de emisión para su
presentación.
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 Cheque de Pago Diferido. Tiene dos fechas: la de emisión y la de cobro, que debe
ser al menos un día después, y no más de 360 días a partir de la de emisión. Esto
vino a solucionar los posibles problemas presentados con el Cheque Común, ya
que no puede presentarse antes de la “fecha de cobro”, y es por eso muy usado
como instrumento de crédito. Recibir un cheque con fecha de cobro dentro de
60 días es más seguro que “pasar a cobrar” una factura dentro de 60 días. El
plazo máximo de presentación de un Cheque de Pago Diferido, como regla
general, es de 30 días corridos a partir de su “fecha de cobro”.

Tanto uno como otro tipo de cheques puede tener distintas modalidades de emisión.
o Al portador. El nombre del beneficiario se deja en blanco o se escribe “al
portador”. Es la modalidad más sencilla pero también la más insegura, ya que
cualquier persona que tenga en poder el cheque podrá cobrarlo por ventanilla o
depositarlo en su cuenta. También puede entregárselo a otra persona como
forma de pago. Esto deja muy desprotegido a quien recibió el cheque ante
eventuales pérdidas o robos.
o A la orden. En este caso figura el nombre de la persona o empresa a la que se
entrega el cheque. Esa persona es la que, demostrando su identidad, puede
cobrarlo por ventanilla. También puede depositarlo en su cuenta. La entrega a
otra persona es posible mediante un procedimiento llamado endoso, que
consiste en que quien figura como beneficiario en el cheque firme al dorso del
mismo. Hay un límite para la cantidad de endosos, y todos los firmantes de la
cadena son solidariamente responsables si el cheque no tiene fondos.
o No a la orden. Aquí también figura el nombre de un beneficiario, pero con el
agregado de la frase “no a la orden”. Esto significa que solamente esa persona
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puede cobrar por ventanilla o depositarlo en su cuenta. NO PUEDE

TRANSFERIRSE VÍA ENDOSO.
o Cruzado. Además de consignar un beneficiario, se insertan dos pequeñas barras
paralelas oblicuas en el ángulo superior izquierdo del cheque (“//”). Esto impide
el cobro del cheque por ventanilla, sólo pudiendo depositarlo en cuenta.

Las entidades bancarias pueden rechazar un cheque presentado al cobro o depositado

en una cuenta. Esto puede obedecer, principalmente, por dos motivos:
 Defectos formales. Cuando se cometió un error en su confección. Por ejemplo,
si hay alguna tachadura que no fue salvada, o si se escribió mal un número, o si
la firma no concuerda con la registrada en el banco o falta alguna de ellas, etc.
Ante diferencias entre lo indicado en números y lo indicado en letras, vale lo
indicado en letras. Los errores de ortografía en lo indicado en letras son
tolerados, salvo en el caso de “dose” o “trese”, porque existe el riesgo de que,
por ejemplo, se haya escrito “dos” y alguien haya agregado maliciosamente una
“e”. Los defectos formales no tienen consecuencias graves, más allá de la
incomodidad que significa el rechazo en sí.
 Falta de fondos. Si se presenta al cobro o se deposita un cheque y la cuenta no
tiene los fondos suficientes para pagarlo (y no cuenta con autorización para girar
en descubierto), se produce el rechazo “por falta de fondos”. Es una falta grave
que se informa al Banco Central, su reiteración puede derivar en sanciones que
van desde el cierre de la cuenta hasta un proceso penal. Además, el cheque
(como el Pagaré) es un “título ejecutivo”, y quien lo recibió puede reclamar su
inmediato cobro por vía judicial a través de un embargo.