UT3: Gestión de la documentación.

1.- Gestión de la información.

En cualquier empresa la información que se genera y que se recibe es fundamental para su

actividad cotidiana.

El problema lo encontramos cuando en ocasiones esa información es de tal complejidad,

diversidad o volumen, que no se gestiona adecuadamente.

Como supondrás, una inadecuada gestión de la información puede suponer muchos trastornos
a la empresa: con los clientes, con proveedores, con el personal, o con las diferentes
administraciones públicas, además de la consiguiente carga de trabajo por el hecho de tener
que realizar búsquedas repetidas, o duplicidad en las gestiones.

Cuando los problemas son con los clientes o los proveedores, genera una deficiente calidad en
el servicio, por ejemplo facturas que se pierden, errores en la propia prestación del servicio
como fallos en la entrega, etc., que a la larga repercuten en el resultado empresarial.

Cuando los problemas son con los trabajadores y trabajadoras repercute en desmotivación,
falta de compromiso o de identificación con los objetivos de la empresa...

Pero cuando los problemas son con la administración pública se puede traducir en pérdida de
autorizaciones, incurrir en faltas o incluso delitos, con lo que implica en cuanto a
responsabilidad jurídica.

Por estas razones es fundamental que la empresa disponga de un adecuado sistema de

información y gestión de la documentación.

1.1.- Flujos.

Vamos a comenzar por comprender un poco cómo funciona la transmisión de la información.

Seguro que es un tema que te resulta bastante fácil y simple... pero no por eso deja de ser
importante.

Intenta pensar cómo puede fluir la información en una empresa. Hay ocasiones en las que la
empresa genera información que envía a sus proveedores, a sus clientes a las administraciones
públicas...

En otras ocasiones es a la inversa, la empresa recibe información de cualquiera de los

elementos del entorno.

Por último, también la empresa genera información cuyo destinatario es su mercado interno,
es decir, se genera en la empresa y va dirigida a personal de la misma.

Pues acabas de ver los tres tipos de flujos de información que puede haber en una empresa:
información enviada (información saliente) y recibida (información entrante) e información
que circula dentro de la empresa (información interna o circulante)
Cada uno de los flujos requiere de una forma de archivo y de transmisión distinta, puesto que
los documentos o soportes que se utilizan en cada una de ellas son distintos.

No es lo mismo una documentación en soporte papel que una en soporte informático, la forma
de enviarla o recibirla, de archivarla y de gestionarla serán distintas.

Además cada tipo de documentación requiere de unos elementos diferentes para tratar dicha
información: no se trata igual la información recibida mediante correo electrónico que la que
se recibe por correo ordinario o por fax, puesto que el soporte a través del cual se transmite la
información es diferente. De la misma forma, para tratar la información obtenida a través del
GPS se necesitan unos medios distintos que para tratar la información que se obtiene de un
tacógrafo digital o de uno analógico.

Otro factor que condiciona el tratamiento y gestión de la información es el tipo de actividad a

la que se dedica la empresa. Dentro del transporte, ya sabes que podemos encontrarnos con
trasporte de mercancías o de viajeros, nacional o internacional, terrestre, aéreo o marítimo...
En definitiva cada actividad requiere y genera una documentación diferente que ha de ser
gestionada de forma particular.

1.2.- Tipo de información.

Ya conoces cómo se generan los flujos de información en una empresa. Estos flujos dan lugar a
diferentes tipos de información.

¿Cuáles son estos tipos de información?

Como ya has visto en el punto anterior, la transmisión de información se realiza a través de

diferentes documentos y diferentes medios.

La información generada o saliente puede ser de muy diverso tipo y forma (tipo de
documento), y dependiendo de a quién vaya dirigida podrá tratarse de facturas de servicio,
albaranes de entrega, documentación de cobro, presupuestos, documentación de la carga,
contrato (de diferentes tipos según el medio de transporte utilizado), etc. Toda esta
documentación se relaciona con los clientes. También genera información que envía a las
administraciones públicas (documentos y solicitudes de autorización de tarjetas, de permisos
de circulación y conducción, de licencias de los vehículos, documentos de acompañamiento
para aduanas, etc.).

En cuanto a la información recibida o entrante también puede tomar la forma de facturas,

presupuestos, órdenes de pago, transferencias bancarias, contratos de seguro, etc., en el caso
de los proveedores. En el caso de los clientes serán solicitudes de servicio e información
necesaria para la elaboración de los diferentes contratos de transporte. En el caso de las
administraciones públicas la información puede tomar la forma de expedientes,
autorizaciones, licencias, permisos, documentos del vehículo, de los conductores...

Por último la información circulante dentro de la empresa suele referirse a la prestación del
propio servicio: información del tacógrafo, órdenes y partes de trabajo, autorizaciones, normas
internas, de mantenimiento del vehículo..., o bien a información y documentación propia de
las relaciones laborales entre trabajador y empresa como son los contratos, nóminas,
liquidaciones, partes de baja o partes de vacaciones.

Como ves es mucha la información que puede existir en una empresa, y de muy diferentes
características: unas se envían o reciben a través de Internet, otras mediante documentos
escritos. Unas constituyen carnés, licencias o permisos, otras son documentos comerciales.

Además de todo esto hay que considerar el tiempo que ha de estar almacenada dicha
información y que va a condicionar la forma de archivarla.

Por último también hay que tener en cuenta la necesidad de acceso a esta información: en
unos casos será información a la que se recurre frecuentemente, en otros en casos muy
puntuales.

1.3.- Documentación del vehículo y del personal que conduce.

En las unidades anteriores has estado viendo cuál es la documentación que ha de tener un
vehículo en función de su tipo, carga o de su MMA, y también la documentación del conductor
o conductora.

Mucha de esta documentación ha de estar en el vehículo, con los consiguientes riesgos de

deterioro, pérdida o incluso robo.

¿Sabes cuál es la documentación básica que ha de llevar un conductor o conductora en el

vehículo?

Muchas personas desconocen cuál es la documentación que ha de estar en el vehículo, y que

en caso de no llevarla puede ser motivo de sanción. Esta documentación es:

 Permiso de circulación.
 Tarjeta de inspección técnica en vigor, según la periodicidad correspondiente.
 Documentación acreditativa de la vigencia del seguro.
 Informe de ITV favorable y la pegatina que ha de colocarse en el vehículo en los casos
que ya haya tenido que pasar la inspección técnica de vehículos.
 El recibo del pago del impuesto de vehículos tracción mecánica (IVTM).

Además de esta documentación, en ocasiones se ha de llevar otra documentación, como en el

caso de transporte internacional de mercancías, o cuando se transportan mercancías
peligrosas, etc.

En otras ocasiones la documentación a llevar en el vehículo está relacionada con el uso del
tacógrafo. Recuerda, si se utiliza un tacógrafo analógico hay que llevar los 28 últimos discos, y
si se lleva el tacógrafo digital será necesario llevar un rollo de papel para la impresión térmica
de informes en la impresora del aparato de control.

En otras ocasiones la documentación está relacionada con la carga, por ejemplo la relacionada
con transporte de animales vivos que requerirá de los certificados veterinarios y fitosanitarios
correspondientes.
Como ves, es mucha la documentación, por eso es aconsejable disponer en primer lugar de
copias compulsadas de la documentación que ha de estar en el vehículo. Estas copias deberán
estar en las oficinas de la empresa por si se produce deterioro, pérdida o sustracción de las
mismas, que la empresa pueda seguir trabajando sin problemas mientras se tramita su
reposición.

1.4.- Documentación del servicio.

Ya sabes cuál es la documentación que ha de estar en el vehículo al realizar un transporte.

¿Falta alguna?

Efectivamente, falta un grupo de documentación. Se trata de la documentación comercial o

del servicio.

Al igual que la documentación que has visto anteriormente hace referencia al vehículo y al
conductor o conductora, hay otra documentación que también debe portar el conductor o
conductora al realizar el servicio.

Esta documentación en ocasiones es obligatoria, en otros casos no es obligatorio llevarla, lo

que ocurre es que por cuestiones de practicidad la lleva el transportista y que después
entregará al destinatario de la mercancía.

Esta documentación puede ser lista de contenido o cotejo, albarán, factura comercial,
documentación de pago, etc.

Pero también el propio contrato de transporte, como verás en unidades más adelante. Este
contrato dependerá del tipo de mercancía, del tipo de ruta y también del tipo de transporte.
Por ejemplo será un documento CMR para transporte nacional por carretera.

En otras ocasiones la documentación a llevar la persona que realiza el transporte en el vehículo

está relacionada con gestiones administrativas. Por ejemplo en el caso de que sea necesario
realizar gestiones en aduanas, la persona que realiza el transporte ha de portar la
documentación necesaria para que se autorice el levante, o documentación sobre el crédito
documentario.

Al igual que vimos en el punto anterior, determinada documentación debe quedar archivada
en la empresa, por ejemplo una fotocopia compulsada o escaneada.

Otra documentación puede permanecer en las oficinas de la empresa, archivada y preparada

para su consulta.

3.- Internet y metodología de trabajo.

3.4.- Teleproceso.

Ya hemos apuntado antes que las administraciones públicas permiten la realización de

trámites a través de Internet.
Estas operaciones, que realmente cada día son más frecuentes, se realizan mediante el
sistema conocido como EDI.

EDI son las siglas de Electronic Data Interchange, intercambio electrónico de datos. El sistema
EDI permite el intercambio (envío y recepción) de documentos a través de Internet.

El intercambio electrónico de datos es la transmisión estructurada de datos entre

organizaciones por medios electrónicos. Se usa para transferir documentos electrónicos o
datos de negocios de un sistema informático a otro.

Para realizar esta transferencia se utilizan cualquier extensión o tipo de archivos: de

procesador de texto, de hoja de cálculo, de imágenes, o EDIFACT.

EDIFACT es una forma estándar de la Organización de las Naciones Unidas de intercambiar

documentos comerciales en el ámbito mundial, literalmente significa intercambio electrónico
de datos de administración, comercio y transporte.

Hoy día las empresas de transportes pueden realizar procesos de este tipo con la Agencia
Tributaria, con la Seguridad Social, con las aduanas, Jefaturas de Tráfico..., en definitiva con
cualquier administración pública.

4.- Aplicaciones informáticas.

4.2.- Bases de datos.

En informática existen los Sistemas gestores de bases de datos (SGBD), son un tipo de software
muy específico que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida
y estructurada.

Podemos clasificar las bases de datos de diferentes maneras atendiendo al contexto de los
datos y a su utilidad. Por ejemplo según la variabilidad de los datos almacenados nos
encontramos con bases de datos estadísticas y dinámicas.

Las estadísticas son bases de datos de solo lectura, utilizadas primordialmente para almacenar
datos históricos que posteriormente se pueden utilizar para estudiar el comportamiento de un
conjunto de datos a través del tiempo, realizar proyecciones y tomar decisiones.

Las dinámicas son bases de datos donde la información almacenada se modifica con el tiempo,
permitiendo operaciones como actualización, borrado y adición de datos, además de las
operaciones fundamentales de consulta. Un ejemplo de esto puede ser la base de datos
utilizada en un sistema de información de un supermercado, una farmacia, un videoclub o una
empresa.

Además de esta clasificación, las bases de datos también se pueden clasificar según su modelo
de administración de datos. Algunos modelos utilizados con frecuencia en las bases de datos
son:

 Bases de datos jerárquicas: estas son bases de datos que, como su nombre indica,
almacenan su información en una estructura jerárquica. En este modelo los datos se
organizan en una forma similar a un árbol (visto al revés), en donde un nodo padre de
 información puede tener varios hijos. El nodo que no tiene padres es llamado raíz, y a
los nodos que no tienen hijos se los conoce como hojas.
 Bases de datos de red: este modelo es algo diferente al jerárquico; su diferencia
fundamental es la modificación del concepto de nodo: se permite que un mismo nodo
tenga varios padres (posibilidad no permitida en el modelo jerárquico).
 Bases de datos transaccionales: son bases de datos cuyo único fin es el envío y
recepción de datos a grandes velocidades, estas bases son muy poco comunes y están
dirigidas por lo general al entorno de análisis de calidad, datos de producción e
industrial, es importante entender que su fin único es recolectar y recuperar los datos
a la mayor velocidad posible, por lo tanto la redundancia y duplicación de información
no es un problema como con las demás bases de datos, por lo general para poderlas
aprovechar al máximo permiten algún tipo de conectividad a bases de datos
relacionales.
 Bases de datos relacional: en este modelo, el lugar y la forma en que se almacenen los
datos no tienen relevancia (a diferencia de otros modelos como el jerárquico y el de
red). Esto tiene la considerable ventaja de que es más fácil de entender y de utilizar
para un usuario esporádico de la base de datos. La información puede ser recuperada
o almacenada mediante "consultas" que ofrecen una amplia flexibilidad y poder
administrar la información, por esto son las más utilizadas.
 Bases de datos documentales: permiten la indexación a texto completo en lugar de
por campos puntuales, y en líneas generales realizar búsquedas más potentes.
 Bases de datos deductivas: un sistema de base de datos deductiva, es un sistema de
base de datos pero con la diferencia de que permite hacer deducciones a través de
inferencias. Se basa principalmente en reglas y hechos que son almacenados en la
base de datos. Las bases de datos deductivas son también llamadas bases de datos
lógicas, a raíz de que se basa en lógica matemática.

4.3.- Programas informáticos específicos.

El software de gestión de flotas facilita la administración y control de las flotas a cualquier

nivel, tanto de localización como de gestión de su estado y mantenimiento. Estas tareas
acompañan todas las fases del ciclo de vida del vehículo, desde la adquisición a su eliminación.

El software, dependiendo de su capacidad, permite realizar perfiles de conductores o

conductoras, o vehículos, controlar la eficiencia, etc. Además puede ofrecer funcionalidades
como limitación de áreas o parada del vehículo a distancia...

La información referente al estado del vehículo puede ser recopilada en una web,
dependiendo del tipo de hardware instalado en las flotas. Del mismo modo, si los vehículos
disponen de un terminal que lo permita, el gestor de las flotas puede enviar mensajes a los
conductores o conductoras de uno o varios vehículos.

Los programas de gestión de flotas deben permitir al menos las siguientes operaciones:

 Envío de mensajes.
 Posición de los vehículos.
 Control del tiempo de descanso.
  Aviso de desvíos de la ruta marcada.
 Control del tiempo de conducción y de los turnos.
 Optimización de recorridos.
 Administración y facturación de pedidos.
 Acondicionamiento automático e imputación en cuentas.
 Control de distancias (destinos y carreteras).
 Gestiones EDIFACT.
 Gestión de comprobantes.
 Estadísticas de conducción.

Por lo general, los programas específicos son ofertados por proveedores informáticos en
formato de "módulos", es decir, por grupos de funciones, de tal forma que cualquier empresa
puede elegir las funciones que necesite (agrupadas en uno o varios módulos), y no adquirir
aquellas que no le son de utilidad.

Además de estos programas existen otros que están relacionados con la gestión en cualquier
empresa: programas específicos de contabilidad, de facturación o de tramitación de nóminas.

5.- Sistema de archivos.

5.3.- Nuevas utilidades.

Como seguro que bien sabes, la tecnología está en continuo avance e innovación. Cada día
aparecen nuevos conceptos y nuevas utilidades. Uno de ellos es la nube.

"Cloud computing" o computación o informática a través de la nube, es un nuevo modelo de

prestación de servicios de negocio y uso de tecnología. Este sistema permite al usuario acceder
a servicios (generalmente programas) de forma flexible (en función de sus necesidades) y
sobre todo utilizar servidores en Internet en lugar de utilizar servidores propios y de esta
forma se paga por el uso que se hace del sistema.

Aunque no pienses que se trata solo de utilización de espacio. La nube también permite utilizar
programas específicos pagando solo por el uso concreto y puntual.

El funcionamiento es muy sencillo. La empresa puede acceder a la denominada "nube en

Internet", por ejemplo para almacenar la información (también para utilizar programas), esa
información se va almacenando temporalmente, es decir, se envía a cachés temporales de
cliente. Los usuarios en lugar de tener almacenados los datos en un servidor de la empresa o
en los discos duros de cada ordenador, almacenan la información en la nube.

La principal ventaja que ofrece este tipo de servicio es que las empresas pagan por lo que
utilizan, así no tienen que comprar un programa informático, sino utilizar uno existente y
después pagar por el uso. De la misma forma ocurre con el espacio utilizado. En ocasiones las
empresas tienen necesidades puntuales de espacio, por lo que pueden compaginar su sistema
de almacenamiento de información con el sistema de almacenamiento de la nube.
Otra gran ventaja es el acceso a la información. Al ser un servidor externo, se puede acceder
desde cualquier punto, tan solo es necesario contar con las claves de acceso, es decir, con los
permisos oportunos.

El principal inconveniente que presenta este sistema es el relacionado con la seguridad, ya que
al ser un "servidor virtual" se está más expuesto a ataques externos.

Para las empresas de transporte y logística, supone un enorme avance, puesto que no siempre
se realizan operaciones desde el mismo punto físico, sino que por las características propias de
su actividad, hay ocasiones en las que se necesita acceder a datos desde muy diferentes
lugares.