COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA
¿COMO LLEVAR UNA CONTABILIDAD DE UNA EMPRESA Y UNA
PERSONA FISICA, PASO A PASO?
Recomendaciones básicas para la elaboración de los estados financieros
El objetivo del presente documento es compartir con el lector, algunos consejos y
recomendaciones a la hora de iniciar una contabilidad y repasar los principales ajustes que
se deben considerar a la hora de emitir estados financieros.
Este documento no debe de considerarse como un manual de procedimientos, pretende ser
un documento de lectura para autorreflexión.
Datos para repasar al iniciar con una contabilidad
Si la contabilidad que se van a llevar es de una empresa que ya tiene operando por algunos
años es necesario solicitar:
1. Estados financieros emitidos para el último período fiscal.
2. Las últimas conciliaciones bancarias.
3. En caso de que estén disponibles, solicitar los auxiliares de cuentas por cobrar,
cuentas por pagar, activos fijos.
4. Validar si la empresa cuenta con políticas contables predefinidas que se deban de
observar.
5. Verificar que la empresa este realizando su proceso de facturación, mediante la
factura electrónica.
6. Últimas declaraciones presentadas de:
a. Renta anual.
b. Informativas.
c. Retenciones en la fuente por salario.
Esta información le permitirá conocer los saldos iniciales, tener una idea más acertada
sobre el catálogo contable que se debe de crear, seguimiento a documentos pendientes en
conciliaciones bancarias que pueden convertirse en gastos no deducibles, y verificar que la
empresa se encuentre al día en sus obligaciones.
Adicionalmente a través del sistema de Consulta de Situación Tributaria (SIC), se pueden
realizar revisiones acerca de si la empresa se encuentra morosa (si tiene pagos pendientes)
u omisa (si tiene impuestos pendientes de presentar), se podrá revisar su actividad
comercial y sus obligaciones tributarias. Con la revisión de la actividad comercial se podrá
dar visibilidad a la empresa si debe inscribir actividades secundarias que este ejecutando y
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de esta manera evitar o disminuir sanciones, y la validación de sus obligaciones tributarias
le dará visibilidad de los impuestos que la empresa debe de presentar.
A continuación, se presenta una imagen del sistema SIC para una mejor visualización:
Recuperado del sitio en internet: https://www.hacienda.go.cr/ATV/frmConsultaSituTributaria.aspx
Recomendaciones
Para llevar una contabilidad de manera exitosa es importante que se observen las siguientes
recomendaciones:
1. Siempre mantenerse actualizado, es fundamental que el contador siempre se
mantenga actualizado en los temas que competen a su profesión tales como
actualizaciones en normas, cambios en impuestos, cambios en legislaciones locales
que tengan impacto sobre las operaciones de las empresas.
2. Realizar contratos de servicios en los que se establezcan alcances y limitaciones del
servicio brindado. Esta no suele ser una práctica común, sin embargo, es importante
para la fijación de las responsabilidades de las partes. El Colegio de Contadores
Privados de Costa Rica, ha puesto a disposición de sus colegiados un formato de
contrato, el cual se puede consultar en el siguiente apartado:
https://www.contador.co.cr/plataforma-de-servicios/servicios.html
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3. Realizar un cronograma de tareas y entregables, esto con el fin mantener siempre
visibilidad de las tareas y evitar incumplimientos.
4. Contar con una biblioteca, puede ser virtual. Esta será de mucha utilidad, ya que en
caso de presentar dudas se pueden consultar fácilmente, en esta biblioteca se debe
observar lo siguiente: Ley 9635 Fortalecimiento de las finanzas públicas, Ley 9643
Fortalecimiento del sistema nacional de educación Timbre de educación y cultura,
Ley 9024 Impuesto a las personas jurídicas, Ley 9416 Ley para Mejorar la Lucha
contra el Fraude Fiscal, Normas Internaciones de Información Financiera, Código
de trabajo, Código de comercio, y cualquier otro documento de consulta que
considere importante.
5. Adicionalmente en este enlace podrán realizar consultas de jurisprudencia sobre el
accionar del Ministerio de Hacienda ante algunos casos de consulta pública:
https://scij.hacienda.go.cr/SCIJ_MHDA/default.aspx
Ajustes y registros que generalmente se olvidan
El siguiente apartado tiene como objetivo dar visibilidad de algunos ajustes que
generalmente se nos olvidan y consejos para no olvidarlos.
Recuerde que el objetivo de los estados financieros es la toma de decisiones, y para que
este proceso sea correcto, es necesario que los estados financieros se hayan preparado de
una manera diligente, con observancia de las normas internacionales de información
financiera y por ende que reflejen la realidad económica del entorno operacional de la
empresa.
Algunos consejos son:
1. Siempre que vaya a emitir estados financieros, es necesario que realice una revisión
del balance de comprobación, el proceso de emisión siempre iniciará en este punto:
la revisión del balance de comprobación. Con este ejercicio usted podrá:
a. Revisar si hay cuentas de propiedad, planta y equipo y verificar si se realizó
el ajuste por depreciación acumulada, sino se debe realizar. Recuerde que
el ejercicio de la depreciación debe realizarse en observación de lo citado
en el Anexo II del Reglamente de la Ley del Impuesto sobre la renta, el cual
dicta la base del monto mínimo para reconocer un elemento de propiedad,
planta y equipo y la vida útil por cada tipo de activo.
b. Revisar si hay cuentas de seguros pagados por adelantado, verificar si estas
han sido amortizadas en el ejercicio actual, en caso de no haber sido
amortizadas se deberá realizar el ejercicio. Recuerde que la amortización
deberá realizarse con base al tiempo de cobertura de la respectiva póliza, o
devengo del gasto.
c. Revisar la razonabilidad de los sados de las diferentes cuentas.
2. Es importante que se revise la composición y antigüedad de las cuentas por cobrar
y por pagar, ya que esto permitirá identificar documentos duplicados, pagos o
depósitos no aplicados. Adicionalmente es importante realizar una revisión con el
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administrador de estas cuentas, ya que se podrá verificar si alguna factura de
proveedor fue pagada con fondos distintos a los de la empresa, o si bien el pago de
alguna factura fue depositado en una cuenta diferente a la de la empresa y será
necesario reconocer una cuenta por cobrar o por pagar con empresas relacionadas.
3. Recuerde que por cada cuenta bancaria que posea la empresa debe de existir una
cuenta contable, y es importante validar que el saldo de la cuenta contable siempre
coincida con el auxiliar y el valor en libros presentado dentro de la conciliación
bancaria. Adicionalmente es importante que en la conciliación bancaria no existan
o permanezcan documentos muy antiguos, ya que estos pueden llegar a convertirse
en gastos no deducibles para la empresa.
4. Se recomienda construir un estado de resultados donde se pueda observar el
movimiento mensual de los ingresos y gastos, este puede ser para uso propio, el
objetivo será el de analizar el comportamiento de los ingresos y gastos y su
uniformidad, de manera tal que, si se detecta un comportamiento atípico en una
cuenta, se pueda revisar y aplicar los ajustes que correspondan. A continuación, se
muestra un estado de resultados mensual, donde se puede observar que los gastos
de salarios han tenido un movimiento atípico, esto implica realizar una revisión de
los gastos registrados en esta partida y si es necesario verificar con el cliente si
existen factores adicionales que puedan afectar su comportamiento:
5. Recuerde que en el caso el estado de resultados de la empresa refleje una utilidad
es necesario realizar una provisión del impuesto sobre la renta, esto con base en las
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disposiciones de la Ley 9635 y los métodos de cálculo de este impuesto. Realizar
esta provisión dará visibilidad al administrador de la empresa de una obligación
que deberá cumplir en el corto plazo.
6. Es importante también incluir otras provisiones que puedan afectar la operación de
la empresa, o bien representen una obligación al muy corto plazo, por ejemplo:
provisión de aguinaldo, provisiones de impuestos, provisiones de cargas sociales,
provisiones de gastos recurrentes de los que no se hayan recibido facturas en el
período recurrente. Recuerde que para reconocer una provisión se deben cumplir
estos tres requisitos, si no se cumple alguno de ellos no se puede reconocer la
provisión:
a. Debe ser una obligación presente de un suceso pasado.
b. Debe existir una forma certera para realizar su cálculo.
c. Debe existir una alta certeza del momento del pago.
7. Un ajuste que regularmente se olvida, y debe reconocerse de forma anual, es la
reserva legal, en cada año que la empresa obtenga utilidades es importante separar
un porcentaje de estas para la creación y mantenimiento de una reserva legal, de
acuerdo con lo establecido por el Código de Comercio:
a. Sociedad de Responsabilidad Limitada: de acuerdo con el artículo 99 del
Código de comercio: “(…) De las utilidades líquidas de cada ejercicio
anual deberá destinarse un cinco por ciento a la formación de una reserva
legal. Tal obligación cesará cuando esa reserva alcance al diez por ciento
del capital. (…)”. Por ejemplo, los pasos a seguir son:
i. Comprobar si hubo una utilidad en el período, y si la hubo calcular
el 5%:
Utilidad año 2019 5,000,000.00
5% Reserva legal 250,000.00
ii. Revisar el capital social de la empresa y verificar cuál valor
representa el 10%, para de esta manera determinar si el monto
calculado anteriormente debe de separarse como reserva legal:
Capital social 10,000,000.00
10% Máximo para reserva legal 1,000,000.00
iii. En este caso el 5% de la reserva legal calculado en el punto i, es
menor al 10% de la reserva legal, por lo que el ajuste que se debe
realizar es el siguiente:
Cuenta Descripción Debe Haber
Patrimonio Utilidades acumuladas 250,000.00
Patrimonio Reserva legal 250,000.00
Para reconocer la creación de la reserva legal
b. Sociedad Anónima: de acuerdo con el artículo 143 del Código de comercio
“(…) De las utilidades netas de cada ejercicio anual deberá destinarse un
cinco por ciento (5%) para la formación de un fondo de reserva legal,
obligación que cesará cuando el fondo alcance el veinte por ciento (20%)
del capital social. (…)”. Por ejemplo, los pasos a seguir son:
i. Comprobar si hubo una utilidad en el período, y si la hubo calcular
el 5%:
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Utilidad año 2019 5,000,000.00
5% Reserva legal 250,000.00
ii. Revisar el capital social de la empresa y verificar cuál valor
representa el 20%, para de esta manera determinar si el monto
calculado anteriormente debe de separarse como reserva legal:
Capital social 1,200,000.00
10% Máximo para reserva legal 240,000.00
iii. En este caso el 5% de la reserva legal calculado en el punto i, es
mayor al 20% de la reserva legal, por lo que el ajuste que se debe
realizar es el siguiente:
Cuenta Descripción Debe Haber
Patrimonio Utilidades acumuladas 240,000.00
Patrimonio Reserva legal 240,000.00
Para reconocer la creación de la reserva legal
