Fecha
de Julio 2014
emisión:
MANUAL DE POLÍTICAS
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Rev.: 00
NOMBRE DEL PROCESO: ALMACÉN Y LOGÍSTICA
1. Políticas generales.
Todas las materias primas a recibir deberán preceder de una orden de compra
debidamente autorizadas con clave de proveedor, código de artículo, cantidad,
moneda y precio de compra.
Deberán contar los almacenes con un sistema informático ERP que permita la
consulta en tiempo real de las entradas, salidas y existencias. (sistema AX).
El Jefe de Almacén y Logística deberá manejar las entradas y salidas a través de la
metodología PEPS (primeras entradas, primeras salidas).
El Jefe de Almacén y Logística deberá realizar un informe con los resultados del
inventario en el sistema AX y reportarlos a Dirección General.
Cualquier movimiento de material deberá contar con 3 requisitos indispensables;
Registro documental, registro en sistema AX y movimiento en físico.
Ningún documento deberá ser alterado sin la autorización de ambas partes emisora y
receptora.
Todo material deberá de identificarse por múltiplo de empaque en el sistema AX y en
físico por medio de una etiqueta o marbete conteniendo: un código, una descripción,
una configuración (cuando aplique) y las cantidades para su correcta administración y
seguimiento.
2. Recepción, Devolución y Rechazos.
Todo proveedor que ingrese a planta para la entrega a materiales deberá adjuntar la
siguiente documentación:
Elaboró: Revisó: Autorizó:
Rícardo Martínez García/Pedro
González Pelayo C.P. Víctor Hugo Gonzalez Mendoza Sr. José Trinidad Gómez Vázquez
Jefe de Almacén y Logística Sub Dirección General Direccion General
Nombre / Puesto / Firma Nombre / Puesto / Firma Nombre / Puesto / Firma
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o Factura o remisión de la mercancía.
o Orden de compra impresa del sistema AX o requisición.
El horario para la recepción de materiales insumos o productos será de: 8:00 a 16:00
horas planta Vicente Guerrero y de 8:00 a 17:00 horas planta siglo XXI.
Sólo se podrá ingresar al almacén los artículos que cumplan con las especificaciones
mencionadas en la Orden de Compra.
Previo ingreso de mercancía, materia prima y productos deberá ser revisado y
validado por el área de Control de Calidad para asegurar que se cumpla con las
especificaciones requeridas.
Todos los artículos autorizados para su recepción, se deberán capturar en el Sistema
AX en forma inmediata registrando la cantidad exacta recibida físicamente, siempre y
cuando no sea mayor a la cantidad solicitada.
En caso de presentar inconsistencia de especificaciones en la recepción del producto
solo podrá ser recibido con la autorización del Coordinador de proyecto y responsable
del almacén.
El personal del almacén deberá realizar una inspección visual de las cajas o
empaques del producto, verificando que no vengan abiertas y/o dañadas durante la
operación de descarga y recepción.
Revisar que todo el material a recibir contenga una identificación del proveedor que
permita verificar el material físico con la factura y orden de compra.
El almacén deberá contar con un programa efectivo de citas de recepción de
materiales y surtido de producción con mínimo 24 horas de anticipación, el cual apoye
en la administración de tiempos y recursos operativos.
Toda entrada a almacén deberá ser validada por el personal de almacén, vigilancia y
proveedor.
Todo material o suministro de materia prima que no cumpla con un requisito
establecido, será rechazado según el procedimiento de devoluciones y rechazos a
proveedores.
Es responsabilidad del almacén la ejecución de las devoluciones de materias o
mercancías no conformes.
3. Devoluciones de clientes
Toda devolución deberá ser autorizada por escrito por el área de ventas previo a
su recepción.
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El almacén es responsable de la documentación y registro en el Sistema Ax
(cuando aplique) de las devoluciones, rechazos o garantías.
4. Ubicación.
Los materiales deberán ubicarse respetando el Lay-Out definido por el Jefe de
Almacén y Logística sin obstruir los sistemas de seguridad de la planta (puertas de
emergencia, extintores, hidrantes etc.).
Los materiales y productos deberán ubicarse en espacios definidos y por grupos de
familias.
5. Almacenamiento.
Es responsabilidad de todo el personal que mueva material dentro y fuera de
almacenes el garantizar el manejo cuidadoso evitando cualquier daño.
Es responsabilidad del Jefe de Almacén y Logística establecer un plan de conteo
cíclico diario y de inventarios generales requeridos por la organización; así como
investigar y justificar las diferencias detectadas durante el proceso.
Es obligación de todo el personal de almacén acomodar todo el material de tal
modo que las etiquetas de identificación sean visibles.
El almacén deberá de tener identificado y separado el material o producto no
conforme o fuera de especificación validado por el área de control de calidad.
El almacén será el responsable de las devoluciones físicas y del registro en el
sistema de materiales o suministros no conformes a proveedores previamente
negociadas por el departamento de compras.
El Jefe de Almacén y Logística deberá determinar, delimitar y custodiar las áreas
para los materiales peligrosos (corrosivos, flamables, explosivos etc.). respetando
las normas mexicanas obligatorias.
El almacén de materias primas deberá garantizar el suministro de materiales de
acuerdo al programa de producción en el tiempo y forma establecidos.
6. Mercancía en tránsito salidas y embarques.
Toda transferencia entre almacenes deberá realizarse por medio del Sistema AX;
a través de la función: Gestión de inventarios - periódico - transferir pedidos;
donde exista un emisor y receptor que valide el movimiento de cada almacén.
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Todas las transferencias entre almacenes deberá recibirse y aclararse en el
momento de la recepción, en caso de existir diferencias su aclaración no podrá
exceder un plazo mayor a 24 horas.
Todas las transferencias entre almacenes deberán ser registradas por el personal
de cada almacén según sea el caso emisor y receptor.
Todo embarque deberá contar previo a su salida con una factura autorizada que
indique: código, descripción, configuración, cantidad y número de motor y chasis
en motocicletas.
Toda salida de almacén deberá ser validada por el personal de almacén,
vigilancia, chofer o cliente.
Todo envió de mercancía de producto a clientes deberá cumplir con los siguientes
requisitos: orden de venta, factura, revisión previa del producto por el área de
calidad y fecha compromiso de entrega con el cliente.
7. Logística
El personal de almacén y el chofer deberá ser responsable de la verificación de la
mercancía y/o producto así como su correcta carga a fin de evitar daños durante
su traslado.
El Jefe de Almacén y Logística deberá asegurar que el transporte utilizado para el
traslado de los materiales o productos de la empresa cuente con la suficiente
experiencia y cumpla con los requerimientos básicos de seguridad establecidos
por la organización: Transporte adecuado para productos, licencia vigente del
conductor según el tipo de unidad, vehículo en buen estado general, GPS y
comunicación directa con el chofer).
CONTROL DE CAMBIOS.
REV. FECHA DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS
00 Julio-2014 Inicia uso del sistema.
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