UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA
CENTROAMERICANA
FACULTAD DE POSTGRADO
MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
GESTION DE PROYECTOS 3
Informe Capitulo 12 – Gestión de las Adquisiciones del Proyecto.
SAN PEDRO SULA, CORTES, HONDURAS
Índice
Introducción...........................................................................................................................3
Capitulo 12 – Gestion de las Adquisiciones del Proyecto.........................................................4
Planificar La Gestión De Las Adquisiciones Del Proyecto..............................................................4
Efectuar Las Adquisiciones..............................................................................................................6
Controlar las Adquisiciones..............................................................................................................7
Bibliografía.............................................................................................................................9
Introducción
A continuación, se presenta un resumen del Capítulo 12 del PMBOK llamado Gestión de
las Adquisiciones del Proyecto. En este capítulo se abordan los procesos necesarios para;
planificar la gestión de las adquisiciones del proyecto; efectuar las adquisiciones en base a la
gestión; y controlar las adquisiciones en base a cuáles fueron las decisiones que tomamos a lo
largo del proyecto.
Vamos a poder definir a lo largo del proyecto cuáles son las entradas, herramientas y
técnicas, y salidas para cada proceso. Esto nos va a ayudar a la toma de decisiones a base de
documentación, análisis de datos, negociaciones, entre otras para las adquisiciones. Vamos a
poder saber técnicas para poder definir quiénes pueden ser (potencialmente) nuestros
proveedores y clientes.
Capitulo 12 – Gestion de las Adquisiciones del Proyecto
La gestión de las adquisiciones del proyecto son los procesos necesarios para comprar o
adquirir productos, servicios o resultados que se preciso obtener fuera del equipo del proyecto.
Aquí se incluyen todos los procesos necesarios de gestión y de control para poder desarrollar y
administrar los acuerdos. Estos acuerdos pueden ser contratos, órdenes de compra, memorandos
de acuerdo o acuerdos de nivel de servicio internos.
Los procesos para la gestión de las adquisiciones del proyecto son las siguientes,
planificar la gestión de las adquisiciones del proyecto, efectuar las adquisiciones y controlar las
adquisiciones. Sin embargo, prácticamente, los procesos de adquisiciones son muy complejos y
pueden llegar a interactuar entre ellos.
Cabe recalcar que todos estos procesos siempre involucran un acuerdo que normalmente
describe una relación entre dos partes, el comprador y el vendedor. Estos acuerdos, que se
pueden ver como contratos, deben de reflejar la complejidad del trato. Complejidad que puede
variar según el escenario que se nos presente.
Planificar La Gestión De Las Adquisiciones Del Proyecto
Planificar la gestión de las adquisiciones del proyecto es un proceso que incluye la
documentación sobre las decisiones de adquisiciones de proyecto, especificar cual es el enfoque
y poder definir, o por lo menos identificar, quienes serán los potenciales proveedores del
proyecto. La clave en este proceso es poder determinar si adquirir bienes y servicios fuera del
proyecto es necesario, y de ser necesario, también se puede definir cómo y cuándo se debería de
hacer.
Como parte de las entradas de esa planificación tenemos varios puntos necesarios. El acta
de constitución del proyecto el cual contiene los objetivos, descripción del proyecto, resumen de
hitos y los recursos financieros que fueron pre aprobados. Los documentos de negocios que
pueden ser un caso de negocio o plan de gestión de beneficios. El plan para la dirección del
proyecto, que pueden ser, entre otros, el plan de gestión de alcance, el plan de gestión de la
calidad, plan de gestión de los recursos y línea base del alcance. Los documentos del proyecto
como ser la lista de hitos, asignaciones del equipo del proyecto, documentación de requisitos,
matriz de trazabilidad de requisitos, requisitos de recursos, registro de riesgos y registro de
interesados.
Otra parte esencial de la planificación de la gestión de las adquisiciones del proyecto es
definir las herramientas y técnicas que se van a utilizar. Para empezar, es importante tomar en
consideración la opinión y/o conocimiento de una persona especializada en adquisiciones y
compras, tipos de contrato y documentos contractuales, y regulaciones y temas relativos al
cumplimiento. Para poder realizar una recopilación de datos se puede hacer un estudio de
mercado. La investigación de mercado incluye el estudio de las capacidades de la industria y de
los vendedores específicos. Para poder analizar esos datos coleccionados se puede utilizar las
técnicas del análisis de hacer o comprar. El análisis de hacer o comprar se utiliza para determinar
si el trabajo o los entregables pueden ser realizados de manera satisfactoria por el equipo del
proyecto o deben ser adquiridos de fuentes externas.
Ahora, como parte de las salidas de la gestión se deben considerar ciertos puntos. Para
poder saber cuales son las actividades a emprender durante el proceso de adquisición se debe
tener el plan de gestión de las adquisiciones ya definido. Una vez finalizado el análisis de hacer o
comprar y tomada la decisión de adquirir desde fuera del proyecto, se debería identificar una
estrategia de adquisición. El objetivo de la estrategia de las adquisiciones es determinar el
método de entrega del proyecto, el tipo de acuerdos legalmente vinculantes y el modo en que
avanzan las adquisiciones a través de las fases de adquisición. Se necesitan los documentos de
las licitaciones que se utilizan para solicitar propuestas a posibles vendedores. Términos como
licitación, oferta o cotización generalmente se utilizan cuando la decisión de selección del
vendedor se basa en el precio, mientras que el término propuesta generalmente se emplea cuando
otras consideraciones, como la capacidad técnica o el enfoque técnico, son las más importantes.
Luego, se define el enunciado del trabajo para cada adquisición se elabora a partir de la línea
base del alcance del proyecto y sólo define la parte del alcance del proyecto que se incluirá
dentro del contrato en cuestión. Finalmente, se definen los criterios de evaluación, las decisiones
de hacer o comprar y estimaciones de costos independientes (en caso de adquisiciones grandes).
Con todo esto definido para las salidas, se deben de pasar por ciertas revisiones. En base
a esto se deben de hacer solicitudes de cambios, actualizaciones a los documentos del proyecto y
actualizaciones a los activos de los procesos de la organización.
Efectuar Las Adquisiciones
Efectuar las Adquisiciones es el proceso de obtener respuestas de los proveedores,
seleccionarlos y adjudicarse un contrato. El beneficio clave de este proceso es que selecciona un
proveedor calificado e implementa el acuerdo legal para la entrega. Los resultados finales del
proceso son los acuerdos establecidos, incluidos los contratos formales. Al igual que la
planificación de la gestión de las adquisiciones, tenemos entradas, herramientas y técnicas, y
salidas.
Al igual que la planificaciones, tenemos como entradas el plan para la dirección del
proyecto y documentos del proyecto. Sin embargo, para los documentos tenemos ciertas
variaciones. Para esto tenemos el registro de lecciones aprendidas, el cronograma del proyecto,
documentación de requisitos, registro de riesgos y registro de interesados. También tenemos la
documentación de las adquisiciones que incluyen, entre otras, documentos de las licitaciones,
enunciado del trabajo relativo a las adquisiciones, estimaciones de costos independientes, y
criterios de selección de proveedores.
Como parte de técnicas para poder efectuar las adquisiciones, igual que en la
planificación, debemos de considerar el conocimiento y/o opinión de un experto. Con la
variación de que el enfoque de este grupo de personas debe de ser la evaluación de propuestas,
asuntos técnicos o en la materia; áreas funcionales relevantes tales como finanzas, ingeniería,
diseño, desarrollo, gestión de la cadena de suministro, etc.; entorno regulatorio de la industria;
leyes, regulaciones y requisitos de cumplimiento; y negociación. Como herramienta tenemos la
publicidad, esto consiste en la comunicación de un producto, servicio o resultado a los usuarios o
los usuarios potenciales.
Las salidas para efectuar las adquisiciones deben de ser un poco más concretas. Se debe
de tener vendedores seleccionados. Estos son aquellos para los que, en función del resultado de
la evaluación de la propuesta o licitación, se ha establecido que se encuentran en un rango
competitivo. También se debe de tener un contrato que debe de ser un acuerdo que vincule a las
partes, obligando al vendedor a proporcionar los productos, servicios o resultados especificados.
Controlar las Adquisiciones
Controlar las adquisiciones es el proceso de gestionar las relaciones de adquisiciones;
monitorear la ejecución de los contratos y efectuar cambios y correcciones, según corresponda; y
cerrar los contratos. El beneficio clave de este proceso es que garantiza que el desempeño tanto
del vendedor como del comprador satisfaga los requisitos del proyecto de conformidad con los
términos del acuerdo legal. Este proceso se lleva a cabo a lo largo del proyecto, según sea
necesario.
Tanto el comprador como el vendedor administran el contrato de adquisición con
finalidades similares. Cada uno de ellos debe asegurar que ambas partes cumplan con sus
respectivas obligaciones contractuales y que sus propios derechos legales se encuentren
protegidos. Debido al aspecto legal, muchas organizaciones tratan la administración de contratos
como una función de la organización que es independiente del proyecto. Si bien el equipo del
proyecto puede contar con un administrador de adquisiciones, por lo general, esta persona rinde
cuentas a un supervisor de un departamento diferente.
La calidad de los controles, incluida la independencia y credibilidad de las auditorías de
la adquisición, resulta crítica para la confiabilidad del sistema de adquisiciones. El código de
ética de la organización, su asesor jurídico y los acuerdos de asesoramiento legal externo,
incluida cualquier iniciativa anticorrupción en curso, pueden contribuir a un control adecuado de
las adquisiciones.
Los acuerdos pueden ser corregidos por mutuo consentimiento en cualquier momento con
anterioridad al cierre del contrato, según los términos del acuerdo relativos al control de cambios.
Por regla general estas modificaciones se reflejan por escrito.
Bibliografía
Project Management Institute, Inc. (n.d.). La guía de los fundamentos para la dirección de
proyectos (Guía del PMBOK). Project Management Institute, Inc.
