Código:
Fecha de emisión:
Evaluación de proveedores y
materias primas alergénicas
Versión:
Página:
1. Objetivo
Establecer las acciones necesarias para disponer de un programa efectivo de
aprobación y seguimiento de proveedores que permita reducir los riesgos
vinculados a la presencia de materias primas (incluidos alérgenos y envasado),
manteniendo un adecuado manejo y control durante los procesos de selección,
evaluación y medición del desempeño de proveedores en el establecimiento
_______________________, para garantizar la inocuidad, legalidad y calidad del
producto final.
2. Alcance
Este procedimiento es aplicable para la aprobación de proveedores, realización de
compras de materias primas (incluidos alergenos y material de empaque) y el
monitoreo del desempeño de proveedores del establecimiento
___________________,
3. Responsabilidades
El departamento de finanzas es responsable general de los presupuestos
para compras y de garantizar que sean respetados.
La gerencia es responsable de la autorización de los proveedores
aprobados.
El departamento de Calidad es responsable de la aprobación de nuevos
proveedores y la evaluación y medición de proveedores.
El departamento de Proveeduría es responsable de comprar a proveedores
aprobados.
El departamento de Producción es responsable de asegurar que solo se
utilicen materiales de proveedores aprobados.
El departamento de Calidad será el encargado de velar por el cumplimiento
y ejecución de este procedimiento, así como de la realización de
modificaciones y actualizaciones al mismo.
Código:
Fecha de emisión:
Evaluación de proveedores y
materias primas alergénicas
Versión:
Página:
Los departamentos de Proveeduría y Calidad son los responsables de
reducir la posibilidad de contaminación durante el recibo y almacenamiento
de las materias primas (incluidos alergenos y envases).
La gerencia de la empresa será responsable de conocer y aprobar este
documento y facilitar las herramientas que permitan que este plan se lleve a
cabo tal y como está escrito.
4. Definiciones
Alérgeno:
Contacto cruzado:
5. Desarrollo
5.1 Aprobación de proveedores
Todas las materias primas y empaques deberán comprarse a proveedores
aprobados y se deberán evaluar para identificar riesgos a la inocuidad,
legalidad y calidad del producto.
Las solicitudes de nuevas materias primas/nuevos envases a un nuevo
proveedor deberán realizarse a través del Formulario de Solicitud de Nuevo
materia prima o empaque..
Información que puede incluir:
o Fecha de solicitud.
o Nombre de la empresa.
o Número de teléfono.
Código:
Fecha de emisión:
Evaluación de proveedores y
materias primas alergénicas
Versión:
Página:
o Correo electrónico.
o Cedula jurídica.
o Factura electrónica.
o Ubicación de las instalaciones.
o Nombre de la materia prima que ofrece:
o Costo de la materia prima:
o Capacidad de producción:
o Aceptación de devoluciones por fallas de inocuidad y calidad
El formulario XXXX se remite al departamento de Calidad para su evaluación.
El departamento de Calidad deberá realizar una evaluación de riesgos para
las materias primas. Debe contar con las especificaciones de compra para
cada materia prima y envase, como mínimo debe incluir:
o Materia prima (la temperatura del producto en el momento que llega, las
condiciones de higiene, los límites de aditivos, los criterios
microbiológicos (RTCA 670450:08, contenido de alérgenos, limite de
uso de aditivos, no parásitos, no plaguicidas, no medicamentos
veterinarios).
o Materias primas con alérgenos (estado físico, controles adecuados para
eliminar el riesgo de contacto durante el transporte y recepción.
Etiquetado, fichas técnicas.
o Envase y del etiquetado (el tipo de material, el sistema de identificación,
lote u otro, fecha de vencimiento).
o Transporte (las condiciones higiénicas, la temperatura, el tiempo,
certificado veterinario de operación etc.).
o Documentación, indicando los documentos que deben acompañar a
cada producto concreto y su contenido (fichas técnicas, carta de
garantía, resumen de embarque, registro sanitario
Código:
Fecha de emisión:
Evaluación de proveedores y
materias primas alergénicas
Versión:
Página:
Una vez con la información se realiza la Evaluación de riesgos para la materia
prima, alergenos , aditivos y empaques, mediante el Cuestionario de
Evaluación de Riesgos y se registran las conclusiones.
Según el tipo de resultados de la evaluación de riesgos, el departamento de
Calidad clasificará el material como de alto o bajo riesgo.
El departamento de Calidad deberá indicar el sistema de calificación según el
nivel de riesgo de la materia prima.
o Por ejemplo:
o Los proveedores de materiales de bajo riesgo se aprobarán si completan
satisfactoriamente el cuestionario y cumplen con especificaciones y
precio (se recomienda dar un valor a cada rubro).
o Los proveedores de materiales de alto riesgo se aprobarán si aprueban
la auditoria de inocuidad alimentaria, cumplen con especificaciones y
precio (se recomienda dar un valor a cada rubro)
5.2 Compras
Todas las materias primas y envases se compran a proveedores aprobados
Debe contar con una lista actualizada de proveedores que incluya los siguientes
datos:
o Datos identificativos (nombre, dirección, teléfono y fax)
o Nombre de la materia prima o envase que suministra
o Identificación si la materia prima es alergénica
o Función de la materia prima, que que contiene alérgenos
o Productos intermedios y terminado que contiene alérgenos
Si consideran necesario pueden incluir algunos de los datos de la orden de
compra, por ejemplo:
o precio;
o cantidad;
o especificación;
Código:
Fecha de emisión:
Evaluación de proveedores y
materias primas alergénicas
Versión:
Página:
o fecha de entrega: y
o nombre de contacto.
5.3 Monitoreo de proveedores
Los parámetros de aceptación y la frecuencia de controles deben estar claramente
definidos, establecidos y revisados para la cada materia prima o grupo de materias
primas y envases.
El departamento de Calidad genera un informe de desempeño de proveedores en
un plazo definido en función de del riesgo y de criterios de desempeño definidos:
o Cumplimiento de plazo de entrega
o Homogeneidad de materias prima y empaques
o Cumplimiento de controles para reducir o eliminar el contacto
cruzado durante el transporte y recepción de las materias con
alérgenos
o Vida útil
o Transporte limpios y ordenados
o Temperatura correcta durante el transporte
o Resultados de auditorias o entrega de cuestionario a proveedores
(según nivel de riesgo de la materia prima). El alcance del de la
herramienta deberá incluir la inocuidad ,la trazabilidad, la revisión de
sistema de Buenas Prácticas de Manufactura y APPCC (HACCP)
Código:
Fecha de emisión:
Evaluación de proveedores y
materias primas alergénicas
Versión:
Página:
o No conformidad de material a partir de análisis y uso internos, según
las especificaciones.
o Pruebas de trazabilidad
o Certificados de análisis
o Certificados de conformidad
5.4 Caso de Incumplimiento
El departamento de Calidad describe las acciones a seguir en caso de
incumplimiento de las especificaciones
Por ejemplo:
Lugar donde se lleva el material no conforme
Notificar al proveedor
Identificación del material no conforme
Posible retorno al origen
Tratamientos específicos para su procesamiento
Eliminar materia prima o material de empaque
Reevaluar las especificaciones de compra y/o eliminar a este proveedor
de la lista
5.5 Comunicación
El departamento de Calidad comunica los cambios en materias prima y empaques
una vez que fueron aprobados por la Gerencia. Se entrega o envía un listado
actualizado de proveedores aprobados a los departamentos responsables.
Especial atención al personal de recepción que solo debe aceptar la versión
correcta de la materia prima para ser entregada a producción.
5.6 Actividades de comprobación
Código:
Fecha de emisión:
Evaluación de proveedores y
materias primas alergénicas
Versión:
Página:
Pregunta Descripción Ejemplo
Qué comprueba Define los parámetros o las Mantenimiento actualizado
condiciones que son objeto de las de la lista de proveedores
comprobaciones, así Cumplimiento de las
como sus criterios o valores de especificaciones de compra
referencia
Cómo se Define los métodos utilizados para Controles visuales
comprueba hacer las comprobaciones Determinaciones
fisicoquímicas (temperatura,
pH)
Resultado de pruebas
microbiológicas
Dónde se Especifica el lugar o la ubicación de Recibo de materia prima
comprueba la comprobación (incluido alérgenos y
envase)
Visita a proveedores
Revisión de historial de
entrega
Cuando se Define una frecuencia de control Nuevos proveedores,
comprueba para cada proveedor, dependiendo Materias primas y alto riesgo
del riesgo de Proveedores con muchas
cada materia prima y empaque y de incidencias.
las incidencias detectadas.
Quién la Operarios de recibo Persona responsable de
comprueba Personal de compras supervisar las labores de
Personal de Calidad compras y recibo
Registros Comprobaciones realizadas y sus Registros de recibo
relacionados resultados para poder valorar su Informe de los resultados
cumplimiento y eficacia de los análisis
microbiológicos
Herramientas de evaluación
Listado de proveedores
aprobados actualizado
5.6. Frecuencia
Código:
Fecha de emisión:
Evaluación de proveedores y
materias primas alergénicas
Versión:
Página:
Depende del riesgo e incidencias encontradas para cada materia prima (incluido
alérgenos y empaques)
5.7 Medidas correctivas
Si existe un incumplimiento de las especificaciones de compra, la materia prima se
rotula claramente y se almacena en un lugar delimitado para evitar que esta sea
utilizada en el proceso. Se le informa de inmediato al proveedor para que retire la
materia prima o insumo de la planta o este es sometido a un tratamiento
específico para su utilización o es eliminado.
5.6 Registros asociados
(Ejemplos)
Formularios de solicitud de nuevas materias primas.
Registro de control de las fichas técnicas de las materias primas y de los
productos que se reciben.
Registro de certificaciones de calidad
Registro de recibo
Listado de proveedores aprobados
Informe de resultados de análisis microbiológicos y fisicoquímicos
Registro de incidencias y de medidas correctivas.
Herramientas de evaluación
Cronograma de visita a proveedores
5.7Anexo
Especificaciones de materias primas y empaque
Cuestionario de Evaluación de Riesgos
Código:
Fecha de emisión:
Evaluación de proveedores y
materias primas alergénicas
Versión:
Página:
Lista de proveedores de servicios (control de plagas, control de limpieza,
reparación y mantenimiento de equipos , transporte y distribución, gestión de
residuos, entre otros.)
