Google Drive

¿Qué es Google Drive?

Es un servicio en la nube creado por la compañía norteamericana Google, que te
permite:

● El almacenamiento en la nube de todo tipo de archivos.

● La creación y edición de documentos online con diferentes aplicaciones
(Google Docs).
● Compartir estos documentos de trabajo, con el fin de editarlos de forma
colaborativa en tiempo real.
● Gestionar tus archivos directamente desde un navegador, sin necesidad de
descargarlos en tu pc.

¿Cómo funciona Google Drive

Como comentamos anteriormente, es una aplicación en la nube que a su vez tiene

varios servicios incluidos. Este pack (paquete) hace, por así decirlo, de ordenador
virtual ya que toda la información y aplicaciones están alojadas en los servidores de
Google y no en nuestro ordenador. Como resultado, ya no necesitarás tu portátil,
pc o cualquier otro dispositivo para trabajar en cualquier punto del mundo .
Simplemente necesitarás un dispositivo con el cual poder conectarte a internet
para poder llevar a cabo las tareas.

Ventajas y desventajas de Google Drive

Beneficios
 ● Permite guardar archivos en la nube, por lo que no tienes que preocuparte
por si se te estropea o daña la laptop y pierdes todo lo que tenías en el disco
duro de tu PC. Podrás guardar archivos, fotos, carpetas,etc.
● Te puedes conectar desde cualquier lugar con internet, por lo que no
necesitarás llevar tu ordenador a todos lados. Simplemente con acceder
desde tu cuenta de gmail, tendrás acceso a todos tus archivos y proyectos.
● Dispone de distintas aplicaciones (similares al Microsoft Office) con las
que podrás crear tus contenidos y compartirlos rápidamente con tus
colaboradores o clientes.
● Permite el trabajo colaborativo: Como ejemplo, imagina que tienes un
informe de trabajo sobre una actividad realizada entre dos personas. Con
Google Drive puedes compartir ese archivo entre ambos, de esa forma las
dos personas trabajarán sobre el mismo contenido en tiempo real y no
tendrán que guardar el borrador y enviarlo por correo electrónico cada vez
que haya que cambiar algo.
● Han mejorado mucho en cuanto a la identificación de seguridad para
acceder a la cuenta. Actualmente puedes activar una autentificación de dos
pasos. De esa forma, si alguien accede a tu cuenta desde otro dispositivo
desconocido te llegará un aviso a ti y el “hacker” tendrá que verificar su
identidad con un segundo password.
● No necesita ningún tipo de mantenimiento por tu parte. Además Google
se encargará de mantener los sistemas siempre actualizados.
● Almacenamiento escalable. Siempre que necesites más espacio para
guardar tus datos, simplemente podrás ampliar tus GB de memoria.
● Puedes buscar tus archivos rápidamente con su motor de búsqueda.
● No necesita ningún tipo de instalación.

Inconvenientes

● Si te despistas y dejas la sesión abierta en otro ordenador, pueden acceder a

tu cuenta. ¡No te olvides de cerrarla siempre y si estás en algún sitio público,
borra las cookies antes de irte. Así no tendrás problemas.
● Al principio cuesta trabajo entender algunos de los conceptos, como el
de la edición de documentos en tiempo real o la gestión de archivos
compartidos. No desesperes, es cuestión de probar y practicar.
● Necesitas obligatoriamente conexión a internet (a no ser que te descargues
la versión de escritorio, para sincronizar los archivos).
● Para acceder a Google Drive necesitas una cuenta de gmail, quieras o no
quieras. Pero bueno, es un pequeño peaje para todos los beneficios de los
que podrás disfrutar.

¿Es gratis Google Drive?

Al crear una cuenta de gmail, tendrás automáticamente acceso a todas las
aplicaciones gratuitas de Google. Google Drive es una de ellas, aunque tiene un
límite de almacenamiento. Una vez alcanzado ese límite, se puede ampliar la
capacidad de carga pagando una cuota mensual.
¿Cuánto espacio de almacenamiento tengo en
la cuenta de Google Drive gratuita?
Tiene 15 GB. Si ves que se te queda corto, siempre puedes ampliar la capacidad de
almacenamiento con la versión de pago. Aquí encontrarás toda la información.

¿Quién puede ver mi Google Drive?

Todos los archivos de Google Drive están protegidos por tu contraseña ( si activas
la doble autentificación, mucho mejor). Eso quiere decir que sólo tú podrás verlos.

Ahora bien, si decides compartir un archivo, dependerá de los permisos que des a
tu/s compañer@/s. Esto no quiere decir que esa persona tenga acceso a todos los
documentos de tu Google Drive, sino únicamente al archivo que has compartido con
él/ella.

Y si no tengo internet ¿No puedo acceder a mis

archivos de Google Drive?
Google Drive cuenta también con una aplicación de escritorio, con la que podrás
editar tus documentos offline. Esta app está disponible tanto para PC como para
MAC, incluso para Windows.

¿Cuánto cuesta ampliar el espacio de

almacenamiento de Google Drive?
Pues existen diversos planes en función desde tus necesidades, que empiezan 100
GB a S/ 64.99/año, pasan por mensualidades 200 GB a S/ 9.99 el mes y pueden
llegar hasta los 30 TB a S/ 974.99 el mes.

¿Existe alguna modalidad de Google Drive para

empresas?
Sí, se llama Google Workspace (conocida anteriormente como G-suite).
Actualmente la UPSC - PUNO cuenta con este servicio.
¿Cómo crear una cuenta?
Para crear una cuenta de Google Drive gratuita, deberás abrir una cuenta de
gmail.
Una vez estés dentro de tu gmail, puedes hacer click en el botón de cuadrados que
encontrarás en la esquina superior derecha. Haz click en el botón y después en la
aplicación de Drive. ¡Y Listo!

Cómo entrar en Google Drive

Una vez la tengas tu correo electrónico activado, puedes acceder a Google Drive
mediante estos dos métodos:

1. A través de un buscador. Si lo haces desde Chrome, verás un pequeño

cuadrado a mano derecha, al lado del botón «Iniciar sesión». Una vez hagas
click en el botón, encontrarás todas las aplicaciones de Google (Youtube,
Maps, Calendar,…).Haz click en “Drive” y accederás a la interfaz de la
aplicación.
2. Una vez entres a tu cuenta de Gmail, encontrarás en la esquina superior
derecha una botón compuesto por pequeños cuadrados (el mismo que
mencionamos arriba). Haz click en el botón y después en la aplicación de Drive.

Cómo crear una carpeta

Las carpetas son muy importantes a la hora de ordenar la información dentro de tu
cuenta. Puedes crearlas fácilmente haciendo click en Nuevo > carpeta.

Cómo crear un documento

En la parte superior izquierda, debajo del logo, encontrarás el menú. Para crear un
archivo nuevo en Google Drive realiza las siguiente acciones:

● Haz click en Nuevo

● Elige el tipo de archivo que quieres crear: Documentos (como el Word), hojas
de cálculo (excel), presentaciones (power point), formularios,etc.
Cómo guardar el documento
Una de las ventajas de Google Drive es que guarda los documentos
automáticamente. Por lo que no tendrás que guardarlo cada vez que añadas algo.

¿Qué tipos de documentos puedes crear en Google Drive?

Dentro de Google Drive tienes disponibles las siguientes apps:

● Google Docs (como el Microsoft Word)

● Sheets: Es una hoja de cálculo similar al Excel
● Slides (Parecido al Powerpoint)
● Forms (para crear formularios online)
● My Maps (Te hace una copia de seguridad de los mapas que crees en maps)
● Dibujos de Google (Como el Paint)
● My Site (Elaboracion de paginas web)
¿Qué tipo de archivos puedes guardar en Google
Drive?
Dentro de Google Drive puedes guardar todos los documentos generados por
sus apps. Pero también cualquier tipo de archivo, como fotos, backups de páginas
web, videos, archivos de texto creados con otras aplicaciones. Recuerda que una
de sus funciones principales es el almacenamiento de archivos en la nube.A
continuación, verás cómo subir un archivo a Google Drive de forma sencilla.
Simplemente arrastra el documento y suéltalo dentro de la aplicación.

Compartir tus archivos de Google Drive con otros

usuarios (Tipos de permiso)
Una de las ventajas de Google Drive es la facilidad para compartir archivos con
colaboradores. También puedes elegir qué permisos quieres dar, dependiendo de la
persona:

● Editor
● Comentador
● Lector

¿Por qué es esto importante?

Porque de esta forma, podrás compartir archivos dependiendo de la persona que

vaya a verlos.
Por ejemplo, si le envías una oferta a un cliente, podrás darle permiso para verlo,
pero no modificarlo. Si eres copywriter y estás trabajando en un texto, podrás decirle
a tu cliente que simplemente comente lo que no le gusta o no entiende (en vez de
recibir un word, descargarlo, modificarlo y volver a enviarlo).

Para compartir archivos de Google Drive, puedes utilizar 3 métodos:

● Compartirlo con un contacto a través de email directamente

● Compartir un enlace con tu colaborador, el cual podrá ver, editar o comentar,
dependiendo del permiso que le des
● Opciones avanzadas

Cómo descargar archivos o carpetas desde Google

Drive
1. Haz click con el botón derecho en el archivo o carpeta que quieras descargar
2. Haz click en descargar

IMPORTANTE: Cuando descargas una carpeta desde Google Drive, recibirás un

archivo ZIP con la carpeta comprimida. Esto quiere decir que para ver la carpeta
tendrás que descomprimirla con dicho programa.
Existen más funcionalidades a la hora de descargar archivos. Por ejemplo, si creas
un Google Docs, puedes descargar el documento en formato Word o en pdf.

Cómo cambiar la configuración de Google Drive

Para cambiar la configuración de Google Drive, realiza los siguientes pasos:
 1. Haz click en la rueda dentada que se puede ver en la esquina superior
derecha
2. Haz click en configuración

Una vez allí, verás las diferentes opciones de configuración: Idioma, compartir
archivos,…