CURSO DE MICROSOFT PROJECT 2000

Parte 2
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Indice
AJUSTE DE LA PROGRAMACIÓN DEL PROYECTO
INSERCIÓN DE MARGENES DE HOLGURA
ADMINISTRACIÓN DE COSTOS
CONTROL DE LA CARGA DE TRABAJO DE LOS RECURSOS
REDUCCIÓN DEL TIEMPO TOTAL
LÍNEA DE BASE DEL PLAN DEL PROYECTO
GUARDAR UN PLAN PREVISTO
GUARDAR UN PLAN PROVISIONAL
REDEFINICIÓN DE LA LÍNEA DE BASE
ELIMINACIÓN DE LA LÍNEA DE BASE
ELIMINACIÓN DE PLANES PROVISIONALES
PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR EL SEGUIMIENTO DEL PROGRESO
REAL DE LAS TAREAS
PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR EL SEGUIMIENTO DEL TRABAJO
REAL DE LOS RECURSOS
PROCEDIMIENTOS PARA COMPARAR LOS COSTOS REALES CON EL
PRESUPUESTO
PROCEDIMIENTOS PARA COMPENSAR LA CARGA DE TRABAJO DE UN
RECURSO
APLICAR EL FORMATO AL PROYECTO
PERSONALIZAR MICROSOFT PROJECT
CREACIÓN DE PLANTILLAS PERSONALES
MACROS EN MICROSOFT PROJECT 2000
GABRAR UNA MACRO
EJECUTAR UNA MACRO
COMUNICAR Y DISTRIBUIR INFORMACIÓN DEL PROYECTO
CONFIGURAR E IMPRIMIR INFORMACIÓN DEL PROYECTO
COMUNICACIÓN CON LOS GRUPOS DE TRABAJO
MICROSOFT PROJECT CENTRAL
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24. Ajuste y conclusión de la programación del proyecto

Si después de ver la programación descubre que no se va a cumplir la fecha de fin del proyecto, puede ajustar tareas
para reducir la programación. Preste especial atención a las tareas críticas, puesto que cualquier cambio en éstas
puede afectar a la fecha de fin.
Si una tarea puede comenzar anticipadamente aplique el tiempo de adelanto. Si existe alguna fecha en la que una
tarea deba comenzar ineludiblemente agregue una delimitación. Si hay recursos que trabajan en exceso mientras otros

permanecen disponibles reasigne los recursos para reducir la duración de las tareas.

Inserción de márgenes de holgura

El margen de holgura es el tiempo que puede retrasar una tarea antes de entrar en la ruta crítica. Microsoft Project le

permite administrar el margen de hogura por medio de:

■ Modificar la programación de las tareas individuales añadiendo

ahora a la duración de una tarea algún tiempo extra en el momento de
hacer la primera estimación. Si más tarde tuvuera que eliminar el margen
de holgura, cambie la duración de las tareas individuales.
■ Creando una tarea separada denominada Margen de Holgura, la
última de su proyecto. A medida que modifique el proyecto para cumplir
fechas límite y resolver conflictos de recursos verá si esta última tarea
sobrepasa la fecha de conclusión, en cuyo caso deberá reducirla para que
el proyecto termine a tiempo.

Administración de costos

Antes de terminar una programación, debe asegurarse de que los costos de los recursos y los costos fijos se atienen al
presupuesto. Utilice Microsoft Project para analizar si se ha sobrepasado el presupuesto y también para recortar los
costos.
Análisis de los costos del proyecto en la vista Diagrama de Gantt

La tabla de costo en la vista del Diagrama de Gantt, permite visualizar ampliamente el costo de las tareas.

Para mostrar la tabla de costos:

1. Haga clic en el icono del Diagrama de Gantt de la barra de vistas situada en el lado
izquierdo de la pantalla de Project.

2. En el menú Ver, seleccione Tabla y haga clic sobre Costo

Reducción manual de los costos

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Para reducir los costos de las tareas siga uno de estos métodos o bién una combinación de ellos:

■ Reduzca la duración de una tarea

■ Cambie el tiempo de asignación de un recurso a una tarea

■ Utilice menos recursos o menos materiales

■ Utilice recursos de menor precio y calidad similar

Control de la carga de trabajo de los recursos

Además de los costos se debe comprobar si las asignaciones de recursos son realistas. Microsoft Project dispone de

varios métodos para el análisis y la resolución de conflictos de recursos.

Gráfico de Recursos

La vista Gráfico de recursos muestra un gráfica de barras que representa la cantidad total de esfuerzo que un recurso

empleará en cada una de las tareas del proyecto en un intervalo específico. Puede mostrar la vista y modificar los

intervalos para ver un día en particular, un mes o un cuatrimestre. Para ello.

1. Haga clic sobre el icono Gráfico de Recursos ubicado en la barra de vistas.

2. Use la barra de desplazamiento horizontal ubicada en la parte inferior del panel izquierdo
para ir de un recurso a otro.
3. Use la barra de desplazamiento horizontal del panel derecho para avanzar o retroceder
sobre el intervalo de duración del proyecto.

Nota: Puede cambiar la escala temporal para poder visualizar tramos de tiempo mayores o menores
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Vista Uso de Recursos

Para revisar las horas concretas que los recursos utilizan en sus tareas utilice la vista Uso de recursos, que permite ver

las tareas asignadas a cada recurso, el total de horas por tarea y los días trabajados. Para ello active la vista

Haga clic en el icono Uso de recursos ubicado en la barra de vistas.

Resolución manual de conflictos de recursos

Luego de analizar las vistas Gráfico de Recursos y Uso de recursos para localizar los posibles conflictos intente

resolver los conflictos manuales de una de las siguientes formas:

■ Elimine una asignación: Si un recurso trabaja simultáneamente en dos

o más tareas, relévelo de una de ellas y decida si va a sustituirlo.
■ Modifique las unidades de asignación: Si un recurso puede terminar
la tarea con un 50% de esfuerzo, cambie ahora las unidades de
asignación para que quede reflejado.
■ Alargue una tarea: decida si un recurso puedecompletra otra tarea con
un menor porcentaje de unidades de asignación si se le otorga más
tiempo.
■ Modifique una relación de dependencia: Si ningún otro recurso puede
realizar las tareas en conflicto, tal vez necesite crear una relación de
dependencia en la que una tarea deba terminar antes de que comience la
siguiente. si se elimina ahora la concurrencia de tareas se elima el
conflicto.
■ Divida una tarea: Si una parte de una tarea muestra un conflicto,
suspenda su ejecución hasta que el recurso esté libre.
Reducción del tiempo total

Junto a los temas de asignación presupuestaria y de recursos se debe tener en cuenta el tiempo total que llevará

completar el proyecto. Los ajustes de costos y de asignaciones de recursos generalmente alargan la duración del
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proyecto. Si esto sucede y se deben acortar los tiempos proceda con la revisión del camino crítico. Microsoft Project

ofrece los siguientes métodos para ayudar a acortar la duración del proyecto:
■ Asignar más recursos a las tareas condicionadas por el esfuerzo

■ Eliminar tareas.
■ Revisar las duraciones.

■ Desplazar las relaciones de dependencia.

■ Ajustar las delimitaciones de las tareas.

■ Eliminar la redistribución de recursos.

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25. Línea de base del plan del proyecto

Una vez especificada la información de tareas, recursos y costos para el proyecto, puede guardar una instantánea del
plan original denominada línea de base.

Una línea de base es como una foto fija del plan final y sirve de punto de referencia para examinar la evolución de lo

planificado versus lo realmente ejecutado.

Para guardar un punto de control del progreso real del proyecto, puede conservar un plan provisional y comparar los

cambios realizados en el plan previsto.

Una vez que el proyecto está en marcha, puede escribir información real y compararla con la línea de base.

Guardar un plan previsto

Cuando se haya especificado toda la información necesaria para el proyecto y se esté preparado para comenzar el
trabajo real, se puede guardar una línea de base de la información del proyecto para compararla con el progreso real
de éste. Con la línea de base, puede realizar un seguimiento del progreso del proyecto, de manera que puede realizar
las correcciones que estime necesarias. Por ejemplo, puede comprobar las tareas que han comenzado más tarde de lo
planeado, la cantidad de trabajo que han realizado los recursos y si el presupuesto marcha según lo previsto.
1. En el menú Herramientas, elija Seguimiento y haga clic en Guardar línea de base.

2. Haga clic en Proyecto completo para guardar una línea de base del proyecto.

3. Haga clic en Tareas seleccionadas para agregar nuevas tareas a una línea de base
existente.

4. Haga clic en Aceptar.

Guardar un plan provisional

1. En el menú Herramientas, elija Seguimiento y haga clic en Guardar línea de base.

2. Haga clic en Guardar plan provisional.

3. En el cuadro Copiar, haga clic en el nombre del plan provisional actual.

4. En el cuadro En, haga clic en un nombre para el siguiente plan provisional, o especifique
un nuevo nombre.
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5. Haga clic en Proyecto completo para guardar un plan provisional para todo el proyecto.

6. Haga clic en Tareas seleccionadas para guardar una parte de la programación.

7. Haga clic en Aceptar

Redifinición de la línea de base

Se puede redefinir la línea de base en cualquier momento. La razón puede ser que haya habido un cambio
significativo en el enfoque, los tiempos o el presupuesto del proyecto que haga inútil o incompleta la información
contenida en la línea de base actual y, por lo tanto, no es conveniente hacer el seguimiento en referencia a ella.
Redefinir la línea de base borra el plan original y la información que haya introducido hasta ahora sobre sus fechas y

costos.

Sugerencia: Obtenga una copia del archivo del proyecto antes de redefinir la línea de base, por si la necesita para

conservar un historias o registro de todos lops cambios efectuados.

1. En el menú Herramientas, elija Seguimiento y haga clic en Guardar línea de base.

2. Haga clic en Proyecto completo para guardar una línea de base del proyecto.

3. Haga clic en Tareas seleccionadas para agregar nuevas tareas a una línea de base
existente.

3. Haga clic en Aceptar.

4.
Eliminación de la línea de base

Si después de guardar una línea de base de la información del proyecto, tuviera que regresar a la fase de planificación
de su proyecto y borrar por completo la línea de base, puede eliminarla haciendo lo siguiente:

1. En el menú Herramientas, elija Seguimiento y haga clic en Borrar línea de base.

2. Haga clic en Borrar plan previsto

3. Seleccione Proyecto Completo para borrar la línea de base del proyecto.

4. Seleccione Tareas seleccionadas para borra de la línea de base un grupo de tareas.

5. Haga clic en Aceptar.

Eliminación de planes provisionales

Si después de guardar un plan provisional de la información del proyecto, desea borrarlo por completo haga lo
siguiente:

1. En el menú Herramientas, elija Seguimiento y haga clic en Borrar línea de base.

2. Haga clic en Borrar plan provisional y seleccione de la lista un plan provicional para
borrarlo.

3. Haga clic en Aceptar.

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26. Administrar y realizar un seguimiento

Cuando se administra un proyecto, se deben controlar los elementos del triángulo del proyecto: tiempo, dinero y
ámbito. Al ajustar uno de estos elementos se ven afectados los otros dos. Eventos como retrasos inesperados, desfases
de costos y cambios en los recursos pueden provocar problemas en la programación.

Si mantiene actualizada la información del proyecto, podrá ver siempre el estado más reciente del proyecto. De esta

manera, puede identificar con anticipación problemas que pueden afectar al éxito del proyecto y utilizar Microsoft

Project para encontrar soluciones.

Procedimientos para realizar el seguimiento del progreso real de las tareas

Una vez configurado el proyecto e iniciado el trabajo, puede hacer un seguimiento de las fechas reales de comienzo y
fin, del porcentaje de conclusión de las tareas y del trabajo real. El seguimiento de los valores reales muestra cómo
los cambios afectan a otras tareas y, en última instancia, a la fecha de fin del proyecto. A continuación se presentan
los procedimientos que contribuyen a realizar el seguimiento real de las tareas.

Comprobar si las tareas se están realizando de acuerdo con el plan

Para que el proyecto se vaya desarrollando de acuerdo con la programación, es necesario asegurarse de que las tareas
comiencen y finalicen a tiempo. La vista Gantt de seguimiento ayuda a encontrar puntos conflictivos, tareas que
difieren del plan previsto. Después puede ajustar dependencias entre tareas, reasignar recursos o eliminar algunas
tareas para cumplir las fechas límite.

La vista Gantt de seguimiento empareja la programación actual con la programación original para cada tarea. Una vez
que haya guardado el proyecto con una línea de base, pero antes de haber especificado los datos reales en curso, la
vista Gantt de seguimiento muestra tareas con las barras de la línea de base y las barras programadas o reales
sincronizadas.
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Al especificar valores reales, la barra superior puede desplazarse para mostrar una desviación respecto al plan.

1. En el menú Ver, haga clic en Gantt de seguimiento.

2. Para ver los campos de variación, en el menú Ver, elija Tabla y, a continuación, haga clic
en Variación.

3. Si es necesario, presione la tecla TAB para ver los campos de variación

4. En el menú Ver, elija Barras de herramientas y haga clic en Seguimiento.

5. Actualizar el progreso de las tareas en el proyecto.

■ Si la tarea ha comenzado según lo previsto, haga clic en la tarea y, a

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continuación, en Actualizar según programación .

■ Si la tarea no se está realizando según lo previsto, en los apartes

siguientes aprenderá la forma de especificar las fechas reales de
comienzo y fin, la duración real de la tarea y actualizar el progreso de
una tarea como un porcentaje.

Escribir las fechas reales de comienzo y fin de una tarea

Las tareas que comienzan o finalizan tarde pueden desorganizar la programación al retrasar las fechas de comienzo o
de fin de las tareas relacionadas. Las tareas que comienzan o finalizan antes de lo previsto liberan recursos que
pueden trabajar en otras tareas de la programación. Microsoft Project utiliza los valores reales introducidos por el
usuario para reprogramar las partes restantes del proyecto.
1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el menú Ver, elija Barras de herramientas y haga clic en Seguimiento si no está

seleccionado.

3. En el campo Nombre de tarea, seleccione las tareas que desee actualizar.

■ Para seleccionar tareas no adyacentes, mantenga presionada la tecla

CTRL y haga clic en las tareas. Para seleccionar tareas adyacentes,
mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en la primera y en la
última tarea que vaya a actualizar.

4. Haga clic en Actualizar tareas

5. Bajo Estado real, escriba o seleccione una fecha en el cuadro Comienzo o Fin.

■ Si escribe una fecha de fin, asegúrese de que la tarea está completada al

100%; Microsoft Project asumirá que la fecha es correcta y reprogramarálas
tareas, según proceda
6 Haga clic en Aceptar

Escribir la duración real de una tarea

Si conoce el número de días que lleva una tarea en curso y si progresa como estaba planeado, realice un seguimiento
especificando la duración durante la cual el recurso ha estado trabajando en la tarea.
Cuando se especifica la duración real de la tarea, Microsoft Project actualiza la fecha de comienzo real, el porcentaje

de conclusión de la tarea y la duración de lo que resta de tarea en la programación.

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

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2. En el campo Nombre de tarea, haga clic en la tarea para la que desee especificar la
duración real.

3. En el menú Herramientas, elija Seguimiento y haga clic en Actualizar tareas.

4. En el cuadro Duración real, escriba la duración real de la tarea.

5. Haga clic en Aceptar

Sugerencia: Si cree que la tarea va a finalizar antes o después de lo programado originalmente, puede indicar un

nuevo valor en el cuadro Duración restante.

Nota: Si introduce una duración real mayor o igual que la duración programada, la tarea se convierte en 100%

completada, y la duración programada iguala entonces a la duración real.

Actualizar el progreso de una tarea en forma de porcentaje

El progreso de una tarea se puede indicar mediante la introducción del porcentaje de la duración de la tarea que se ha
completado. Para las tareas relativamente cortas, quizás no sea necesario controlar el progreso con tanto detalle; sin
embargo,
para las tareas largas, la información del porcentaje completado le ayudará a realizar un seguimiento del progreso con
respecto al plan previsto.

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el campo Nombre de tarea, haga clic en la tarea para la que desee actualizar el
grado de progreso.
3. Haga clic en Información de la tarea y, a continuación, en la ficha General

4. En el cuadro Porcentaje completado, escriba un número entero comprendido entre 0 y

100.
5. Haga clic en Aceptar
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Notas:

Microsoft Project calcula el porcentaje completado de la tarea de resumen basándose en el progreso de sus subtareas.

También puede especificar manualmente el porcentaje completado de la tarea de resumen y Microsoft Project lo

utilizará para calcular el porcentaje completado de sus subtareas.

De forma predeterminada, Microsoft Project indica el porcentaje de conclusión de la tarea mediante una línea delgada

y negra, horizontal, justo en medio de cada barra de Gantt en el diagrama de Gantt.

Cuando se marca una tarea como completada al 100%, Microsoft Project muestra una marca de verificación en el

campo Indicadores.

Sugerencia: Puede utilizar los botones de la barra de herramientas Seguimiento para actualizar el progreso de una

tarea y realizar otras funciones de seguimiento. Para ver la barra de herramientas Seguimiento, señale Barras de

herramientas en el menú Ver y, a continuación, haga clic en Seguimiento

Actualizar el trabajo real por período de tiempo

Puede realizar un seguimiento del trabajo real utilizando los campos de fase temporal de Microsoft Project. El
seguimiento mediante campos de fase temporal le ayuda a mantener actualizado el proyecto periódicamente, dado
que puede introducir información para un día particular de la programación.

1. En el menú Ver, haga clic en Uso de tareas.

2. En el menú Formato, elija Detalles y haga clic en Trabajo real.

3. En la parte de fase temporal de la vista, en el campo Trabajo real, escriba el trabajo

real de cada recurso asignado.

Sugerencias:

Si es irrelevante conocer qué recurso de los asignados a una tarea realiza el trabajo, escriba un valor para el trabajo

combinado realizado en la tarea por todos los recursos en el campo Trabajo real de la tarea. Microsoft Project divide

el trabajo real y el trabajo restante entre los recursos en función de cuándo estén programados en la tarea y del trabajo

restante de cada asignación.

También puede escribir el trabajo real para la semana de una en una. En el menú Ver, haga clic en Zoom, y después
en 1 mes para mostrar la escala temporal en incrementos de una semana. A continuación, escriba el trabajo real para
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la semana en el campo Trabajo real.

Comprobar si las tareas tienen mas o menos trabajo del planeado

Si administra las asignaciones de recursos del proyecto, es necesario asegurarse de que los recursos completan las

tareas en el tiempo programado. Si ha guardado una línea de base para el proyecto, puede comprobar la información

sobre la variación.

Las variaciones en la programación pueden ser tanto favorables como desfavorables, dependiendo de la gravedad de

la variación. Por ejemplo, una tarea con menos trabajo del planeado suele ser una buena noticia, pero puede indicar

que los recursos no están asignados eficazmente.

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Trabajo. Si es necesario, presione la tecla
TAB para ver el campo Real.

3. Compare los valores de los campos Trabajo, Previsto y Real.

Nota: Los valores del campo Variación muestran la diferencia entre el trabajo programado y la cantidad de trabajo
planeada originalmente guardada en la línea de base

Comparar la información real de las tareas con la línea de base

Cuando se guarda un plan previsto y después se actualiza la programación, es posible comparar el plan previsto con
el grado de progreso real para identificar las variaciones. Las variaciones advierten acerca de las áreas del proyecto
que no se están desarrollando como estaba planeado.
Para que el proyecto se vaya desarrollando de acuerdo con la programación, es necesario asegurarse de que, en la

medida de lo posible, las tareas comiencen y terminen a tiempo. En todo proyecto se producen variaciones, pero es

importante detectar lo antes posible aquellas tareas que se desvían del plan previsto, de modo que se puedan ajustar

las dependencias entre tareas, reasignar recursos o eliminar algunas tareas para cumplir las fechas límite.

1. En el menú Ver, haga clic en Gantt de seguimiento.

■ La vista Gantt de seguimiento muestra las variaciones de las tareas
gráficamente, lo que facilita la detección de variaciones en la
programación.
2. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Variación. Si es necesario, presione la tecla
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TAB para ver los campos de variación.

Nota: Antes de que aparezcan variaciones, tendrá que actualizar las fechas de comienzo y fin reales de las tareas, los
valores reales de trabajo o las duraciones reales. Microsoft Project calcula otros datos de las tareas tomando como
base la información que escriba.

Consulta del trabajo en las barras de tareas

El seguimiento de tareas programadas puede hacerse observando el progreso de las mismas gráficamente en las vistas
Diagrama de Gantt y Diagrama de Seguimiento.

En el Diagrama de Gantt:

Las tareas individuales indican el progreso de sus subtareas mediante una barra de color negro ubicada dentro de la

barra de tareas.
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En el Gantt de seguimiento:

Las tareas resumen indican el progreso de sus subtareas mediante una barra segmentada de color blanco situada sobre
la barra de tareas de la línea de base.

Las tareas individuales aparecen de un color uniforme en las barras de tareas para indicar la parte de la tarea que se ha

completado. El porcentaje completado también aparece por defecto junto a la barra de tareas.

Nota: Puede modificar la apariencia de estas representaciones gráficas seleccionando en el menú Formato la opción
Estilos deBarra.

Muestra de las líneas de progreso

Las líneas de progreso muestran una foto fija del proyecto al día de la consulta o respecto de la Fecha de estado. La

línea de progreso se muestra en la vista Diagrama de Gantt como una línea vertical que une las tareas que se

encuentran en ejecución con aquellas que se están retrasando en su comienzo. Con esto se crea una línea en zigzag

con picos que apuntan a la deracha, y le indica que se encuentra por delante del plan y picos hacia la izquierda que le

indican las tareas que se están retrasando.

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1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el menú Herramientas, elija Seguimiento y haga clic en Líneas de progreso.

3. Seleccione la ficha Fechas e intervalos.

4. Si desea la línea de progreso siempre en pantalla seleccione la casilla de verificación

Mostrar siempre la línea de progreso actual y a continuación los botones de opción
En la fecha de estado del proyecto o En la fecha actual.
5. Si desea que las líneas de progreso aparezcan a intervalos regulares durante el proyecto,
active la casilla de verificación Mostrar líneas de progreso a intérvalos y configure las
opciones.
6. Si desea que se muestren las líneas de progreso en una fecha concreta, seleccione la
casilla de verificación Mostrar las líneas de progreso seleccionadas.

7. Si desea mostrar el avance del proyecto con respecto a la línea de base, seleccione el
botón de activación Plan real o Plan Previsto de la sección Mostrar líneas de progreso
en relación con el.
8. Haga clic en Aceptar.

Nota: Puede modificar la apariencia de las líneas de progreso seleccione la ficha Estilos de Línea del cuadro de
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Diálogo Líneas de Progreso, que se despliega seleccionando del menú Herramientas la opción Seguimiento y luego

Líneas de Progreso.
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27. Procedimientos para realizar el seguimiento del trabajo real de los

recursos

Es posible que necesite controlar la cantidad de trabajo que realiza cada recurso en cada tarea o conjuntamente en
todo el proyecto. Después, podrá comparar la cantidad real de trabajo realizado con la cantidad planeada. Esta
comparación puede ayudarle a controlar el rendimiento de los recursos y a planear la carga de trabajo para proyectos
futuros.

Escribir el trabajo total real realizado por un recurso

Si programa las tareas en función de la disponibilidad de los recursos, controle el progreso de las mismas mediante la
actualización del trabajo completado de una tarea. Si utiliza este método, podrá controlar el trabajo que realiza cada
uno de los recursos.
Cuando se actualiza el trabajo real que un recurso ha realizado en una tarea, Microsoft Project calcula
automáticamente el trabajo restante deduciendo el trabajo real efectuado por el recurso del trabajo total que el recurso
tiene programado.

1. En el menú Ver, haga clic en Uso de tareas.

2. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Trabajo.

3. En el campo Nombre de tarea, aparecen los nombres de la tarea y del recurso.

4. En el campo Real para cada recurso, escriba el valor del trabajo actualizado y la
abreviatura de la duración del trabajo real de cada recurso asignado.
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28. Procedimientos para realizar el seguimiento del trabajo real de los

recursos
Es posible que necesite controlar la cantidad de trabajo que realiza cada recurso en cada tarea o conjuntamente en

proyecto. Después, podrá comparar la cantidad real de trabajo realizado con la cantidad planeada. Esta comparación

puede ayudarle a controlar el rendimiento de los recursos y a planear la carga de trabajo para proyectos futuros.

Escribir el trabajo total real realizado por un recurso

Si programa las tareas en función de la disponibilidad de los recursos, controle el progreso de las mismas mediante la
actualización del trabajo completado de una tarea. Si utiliza este método, podrá controlar el trabajo que realiza cada
uno de los
recursos.
Cuando se actualiza el trabajo real que un recurso ha realizado en una tarea, Microsoft Project calcula

automáticamente el
trabajo restante deduciendo el trabajo real efectuado por el recurso del trabajo total que el recurso tiene programado.

1. En el menú Ver, haga clic en Uso de tareas.

2. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Trabajo.

3. En el campo Nombre de tarea, aparecen los nombres de la tarea y del recurso.

4. En el campo Real para cada recurso, escriba el valor del trabajo actualizado y la
abreviatura de la duración del trabajo real de cada recurso asignado.

Sugerencia: Si es irrelevante conocer qué recurso de los asignados a una tarea realiza el trabajo, escriba un valor para
el trabajo realizado en la tarea por todos los recursos en el campo Real de la tarea. Microsoft Project divide el trabajo
real y el trabajo restante entre los recursos en función de cuándo estén programados en la tarea y del trabajo restante
de cada asignación.

Actualizar el trabajo real de un recurso por período de tiempo

Puede realizar un seguimiento del trabajo real de los recursos individuales utilizando los campos de fase temporal de

Microsoft Project. El seguimiento del trabajo real de los recursos mediante la utilización de campos de fase temporal

puede ayudarle a mantener actualizado el proyecto por períodos de tiempo, dado que puede introducir información
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para un día particular (u otro período de tiempo) de la programación.

1. En el menú Ver, haga clic en Uso de recursos.

2. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Trabajo.

3. En el menú Formato, elija Detalles y haga clic en Trabajo real.

4. En el campo Trab. real para el recurso, escriba el valor del trabajo real.

Comprobar la variación entre el trabajo previsto y el real de un recurso

Si programa las tareas en función de la disponibilidad de los recursos y realiza un seguimiento del trabajo real, puede

averiguar qué cantidad total de trabajo está realizando un recurso consultando la variación entre el trabajo previsto y

el trabajo real.
También puede comparar estos valores con el trabajo previsto y el trabajo real en el transcurso del tiempo, a fin de
ver con más detalle cómo progresa el trabajo del recurso.
1. En el menú Ver, haga clic en Uso de recursos.

2. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Trabajo.

3. Compare los valores de los campos Previsto y Real para cada recurso.

4. Asegúrese de que los campos Trabajo y Real aparecen en la parte de escala temporal
de la vista. En el menú Formato, elija Detalles y haga clic en Trabajo si no está
seleccionado. En el menú Formato, elija Detalles y haga clic en Trabajo real si no está
seleccionado, para mostrarlo también.
5. En la parte de escala temporal de la vista, compare los campos Trabajo y Trab. real
para un resumen diario del trabajo de cada recurso.
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29. Procedimientos para comparar los costos reales con el presupuesto

Es posible que desee realizar un seguimiento de los desfases de costos en una fase del proyecto o aprender a
determinar el costo de un recurso particular en un día concreto. O bien, puede simplemente necesitar el costo
acumulado total.

El seguimiento de los costos para el proyecto puede ayudarle a determinar dónde deben realizarse cambios para

finalizar a tiempo el proyecto ajustándose al presupuesto, así como a planear presupuestos para futuros proyectos.

Escribir manualmente los costos reales de tareas

Microsoft Project actualiza automáticamente los costos reales de una tarea a medida que progresa, en función del
método de acumulación de la tarea y de las tasas de los recursos. Pero, si desea controlar los costos reales
independientemente del costo real de una tarea, puede escribir los costos manualmente.
Para actualizar los costos manualmente debe desactivar la actualización automática de costos reales y, a continuación,

escribir su propio costo real para una asignación una vez que el trabajo restante sea cero.

1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, en la ficha

Cálculo.
2. Desactive la casilla de verificación Microsoft Project siempre calcula los costos
reales.

3. Haga clic en Aceptar.

4. En el menú Ver, haga clic en Uso de tareas.

5. En el menú Ver, señale Tabla y haga clic en Seguimiento.

6. Si es necesario, presione la tecla TAB para ver el campo Costo real.

7. En el campo Costo real, escriba el costo real para la asignación cuyos costos esté
actualizando.

Sugerencias:

Puede definir el costo fijo de una tarea para que se acumule al principio o al final de la tarea o para que se prorratee

en la duración de la tarea. Haga clic en Diagrama de Gantt en el menú Ver. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en

Costo. En el campo Acumulación de costos fijos, escriba o seleccione el método de acumulación que desee.

Además de una tasa estándar, en ocasiones los costos de asignación incluyen una cantidad fija que se carga para un

recurso cada vez que el recurso se asigna a una tarea, como gastos de equipamiento, de instalación, de entrega o de

alquiler. Puede especificar este costo por uso haciendo clic en Hoja de recursos en el menú Ver y, a continuación,

escribiendo un nuevo costo en el campo Costo/Uso para el recurso cuyo costo por uso desee modificar.

Actualizar los costos reales por período de tiempo

Curso de Microsoft Project 2000 104

Puede realizar un seguimiento de los costos reales utilizando los campos de fase temporal de Microsoft Project. El

seguimiento de los costos reales mediante la utilización de campos de fase temporal puede ayudarle a mantener

actualizado el proyecto por períodos de tiempo, dado que puede introducir información para un día particular u otro

período de tiempo en la programación. Microsoft Project actualiza automáticamente los costos reales de una tarea a

medida que progresa, según el método de acumulación que haya definido. Primero debe desactivar la actualización

automática de los costos reales para modificar los costos reales. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y,

a continuación, en la ficha Cálculo.

1. Desactive la casilla de verificación Microsoft Project siempre calcula los costos reales.

2. Haga clic en Aceptar.

3. En el menú Ver, haga clic en Uso de tareas.

4. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Costo.

5. En el menú Formato, elija Detalles y haga clic en Costo.

6. En el menú Formato, elija Detalles y haga clic en Costo real.

7. Para especificar los valores de costo real para una tarea, seleccione un día u otro período
de tiempo en la parte de escala temporal de la vista y, a continuación, escriba un valor
en el campo Costo real para la tarea.
8. Para especificar los valores reales para un recurso, seleccione un día u otro período de
tiempo en la parte de escala temporal de la vista y, a continuación, escriba un valor en el
campo Costo real para el recurso.

Sugerencia: Puede especificar valores reales en otros incrementos de tiempo, como semanas. En el menú Ver, haga
clic en Zoom, y haga clic en el incremento que desee.

Comprobar si las tareas cuestan más o menos de lo presupuestado

Si asigna costos fijos a tareas o especifica salarios para recursos, probablemente desee ver las tareas que presentan un
costo mayor que el presupuestado. Si crea un presupuesto utilizando un plan previsto y sigue de cerca los costos del
proyecto, puede detectar con antelación desfases en los costos y ajustar la programación o el presupuesto según
proceda. Microsoft Project calcula el costo del trabajo de cada recurso, el costo total de cada tarea y recurso y el costo
total del proyecto. Estos costos se consideran costos programados o estimados y reflejan la cifra de costos más
reciente a medida que el proyecto progresa.

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Costo.

3. Compare los valores de los campos Costo total y Costo previsto.

4. Para conocer la variación del costo, consulte el valor del campo Variación.
Curso de Microsoft Project 2000 105

Sugerencias:

Para ver la información del costo total, costo previsto y variación para el proyecto completo, puede mostrar la tarea

de resumen de proyecto. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, en la ficha Vista. Bajo

Opciones de esquema (para el proyecto actual), active la casilla de verificación Tarea de resumen del proyecto y, a

continuación, haga clic en Aceptar. Puede ver los recursos asignados a una tarea y los costos de los recursos

relacionados con esa tarea. En el menú Ver, haga clic en Uso de tareas. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en

Costo. Arrastre la barra de división hacia la derecha y compare los valores de los campos Costo total, Costo previsto,

Real y Restante para los recursos asignados a esa tarea.

Ver los costos totales del proyecto

Puede ver los costos actual, previsto, real y restante para comprobar si se ajustan al presupuesto. Estos costos se
actualizan cada vez que Microsoft Project vuelve a calcular el proyecto.

1. En el menú Proyecto, haga clic en Información del proyecto.

2. Haga clic en Estadísticas.

3. Los costos actual, previsto, real y restante aparecen en la columna Costos.

Analizar los costos con la tabla Valor acumulado

Cuando desee comparar el progreso esperado con el progreso real hasta la fecha, puede utilizar la tabla Valor
acumulado. Compara, en términos de costos, la programación prevista de cada tarea con la programación real.

También puede usar la tabla Valor acumulado para pronosticar si la tarea finalizará por debajo o por encima de lo

presupuestado según los costos que se acumulan a medida que se ejecuta la tarea. Por ejemplo, si la tarea está

completada al 50% y el costo real hasta la fecha es de 200 Bs., puede ver si 200 Bs. es más, menos o lo mismo que el

50% del costo previsto o presupuestado. El campo VAF muestra la variación al finalizar entre el costo previsto y el

costo programado para una tarea.

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.
Curso de Microsoft Project 2000 106

2. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Más tablas.

3. En la lista Tablas, haga clic en Valor acumulado y elija Aplicar.

4. Arrastre la barra de división hacia la derecha para mostrar todos los campos de la tabla
Valor acumulado. Los valores se calculan en función del trabajo real y los costos hasta la
fecha actual, incluida ésta.
Nota: Para cambiar la fecha de cálculo, en el menú Proyecto, haga clic en Información del proyecto. En el cuadro
Fecha de estado, escriba la fecha que desee utilizar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Sugerencias:

Mueva el puntero del mouse (ratón) sobre el nombre de un campo para obtener una descripción del mismo; por
ejemplo, coloque el puntero sobre el campo VAF y haga clic en Ayuda sobre VAF para obtener una descripción del
campo. En la vista Uso de tareas, puede ver los datos de valor acumulado durante períodos de tiempo, diariamente,
semanalmente, mensualmente, trimestralmente o anualmente. En el menú Formato, haga clic en Estilos de detalle y
después en la ficha Detalles de uso. En la lista Campos disponibles, mantenga presionada la tecla CTRL, haga clic en
los campos de valor acumulado que desee mostrar (como CRTR, CPTR, VC o VP) y, a continuación, haga clic en
Mostrar. Haga doble clic en la escala temporal para modificar los períodos de tiempo que se ven.
Para ver variaciones de costos para todo el proyecto, puede mostrar la tarea de resumen del proyecto. En el menú
Herramientas, haga clic en Opciones. Haga clic en la ficha Vista y, bajo Opciones de esquema, seleccione la casilla
de verificación Tarea de resumen del proyecto.
Curso de Microsoft Project 2000 107

30. Procedimientos para compensar la carga de trabajo de un recurso

Debe comprobar si existen recursos en la programación con trabajo excesivo o insuficiente. Si algunos recursos están
sobreasignados, compruebe si agregando más recursos a la tarea o reasignándola consigue el resultado que desea.
Si esto no funciona, puede retrasar las tareas asignadas a un recurso con mucho trabajo para más tarde en la
programación o reducir la cantidad de trabajo para las tareas.

Buscar recursos sobreasignados y sus asignaciones de tareas

El personal y el equipamiento están sobreasignados cuando tienen asignado más trabajo del que pueden completar en
el horario de trabajo programado. Para poder resolver las sobreasignaciones, debe determinar cuáles son los recursos
sobreasignados, en qué períodos están sobreasignados y qué tareas tienen asignadas en dichos períodos. Para resolver
el problema, el personal y el equipamiento deben asignarse de manera diferente o reprogramar la tarea para el
momento en el que el recurso tenga tiempo disponible.

1. En el menú Ver, haga clic en Uso de recursos.

2. La vista Uso de recursos muestra el número total de horas que el recurso está
trabajando, el total de horas que dedica a cada tarea y las horas trabajadas por período
de tiempo en la escala temporal.
■ Los recursos que no tengan todavía tareas asignadas no presentarán
ninguna tarea bajo sus nombres.
■ Las tareas que no tengan recursos asignados aparecen bajo Sin asignar,
en el campo Nombre del recurso.

3. En el menú Proyecto, elija Filtro para y haga clic en Recursos sobreasignados.

4. Los recursos de trabajo sobreasignados aparecen y están resaltados.

Sugerencias:

Si en la parte de la escala temporal de la vista Uso de recursos aparecen símbolos de número (##), significará que las

columnas de la escala temporal no son lo bastante grandes para presentar la información. Para cambiar el ancho de las

columnas, haga clic en Escala temporal en el menú Formato y, a continuación, aumente el valor del cuadro

Tamaño. Puede ver la cantidad de trabajo de un recurso que se encuentra asignada a tareas concretas y a un período

de tiempo determinado. En el menú Formato, haga clic en Estilos de detalle. Haga clic en la ficha Detalles de uso y

en la lista Campos disponibles, haga clic en Asignación porcentual y, a continuación, en Mostrar.

Reducir el trabajo de un recurso

Una vez asignado un recurso a una tarea, puede cambiar los valores del trabajo total realizado por el recurso en la

tarea o cambiar los valores del trabajo de un período de tiempo determinado en que el recurso trabaja en la tarea. Este

ajuste de los valores de trabajo permite obtener una programación más precisa y detallada.

1. En el menú Ver, haga clic en Uso de tareas.

2. Los recursos se agrupan debajo de las tareas a las que están asignados.
Curso de Microsoft Project 2000 108

3. En la parte de tabla (izquierda) de la vista, escriba un nuevo valor en el campo Trabajo

para cambiar el valor del trabajo total para una asignación.
Sugerencia: La vista Uso de recursos también se puede utilizar para ver y modificar valores de trabajo de las tareas

agrupadas debajo de los recursos que están asignados a las mismas. En el menú Ver, haga clic en Uso de recursos.

Nota: También puede modificar los valores individuales del trabajo (o las horas) de los recursos asignados en la parte

de escala temporal de la vista.

Reasignar trabajo a otro recurso

Si ha intentado resolver la sobreasignación de un recurso con otros métodos y ésta persiste, probablemente habrá

llegado el momento de reasignar la tarea a otro recurso que disponga de más tiempo. Se trata de un método

alternativo a redistribuir manualmente la programación, reasignando el trabajo en vez de retrasarlo.

1. En el menú Ver, haga clic en Uso de recursos.

2. En el menú Formato, elija Detalles y haga clic en Sobreasignación.

3. Observe la escala temporal de la derecha y, para cada sobreasignación resaltada,

examine la disponibilidad de otros recursos en ese día.

4. Haga clic en el campo Id para seleccionar toda la fila de la tarea que debe reasignar.

5. Arrastre la tarea hasta el recurso al que desea reasignar la misma.

Retrasar una tarea

Un modo sencillo de resolver una sobreasignación de recursos consiste en retrasar la tarea asignada al recurso hasta

que éste disponga de tiempo para trabajar en ella. Para ello, puede agregar un tiempo de retraso a la tarea, observar el

efecto en la asignación del recurso y, a continuación, ajustar aún más el retraso, si fuera necesario.

El retraso de una tarea retrasará asimismo las fechas de comienzo de sus sucesoras y puede afectar a la fecha de fin de

la programación. Para que esto no ocurra, retrase primero las tareas con margen de demora permisible (las tareas no
críticas) y sólo hasta la cantidad de demora disponible para cada tarea. Pruebe a agregar retrasos a diferentes tareas

para ver los efectos sobre la programación.

1. En el menú Ver, haga clic en Más vistas.

2. En la lista Vistas, haga clic en Asignación de recursos y, a continuación, haga clic en

Aplicar.
■ En la parte superior derecha de fase temporal, la sobreasignación para un
recurso aparece en rojo.
■ En el diagrama de barras que aparece debajo, los márgenes de demora
para las tareas a que está asignado el recurso aparecen gráficamente en
forma de barras de margen de demora finas contiguas a las barras de
Gantt normales.
3. En el campo Nombre del recurso en la parte superior izquierda de la vista, haga clic en
el nombre del recurso sobreasignado a una tarea que desee retrasar.
4. En el campo Retraso por redist. (parte inferior izquierda de la vista) correspondiente a
la tarea que desee retrasar, escriba la cantidad de tiempo que desea retrasar la tarea.
5. Para asegurarse de que las tareas sucesoras no resultarán afectadas, no especifique un
tiempo de posposición mayor que el margen de demora permisible para esa tarea.
Curso de Microsoft Project 2000 109

6 Para volver a una vista única, en el menú Ventana, haga clic en Quitar división.

Cambiar los días y las horas laborables de un recurso

El calendario del proyecto designa la programación de trabajo predeterminada para el proyecto, pero se puede crear

un calendario de recursos para indicar los horarios laborales, las vacaciones, los permisos y las bajas por enfermedad

de cada recurso.

1. En el menú Herramientas, haga clic en Cambiar calendario laboral.

2. En el cuadro Para, seleccione el recurso cuyo calendario desee cambiar.

3. En el calendario, seleccione los días que desee cambiar. Para cambiar un día de la
semana en todo el calendario, seleccione el día que aparece en la parte superior del
calendario.
4. Haga clic en Predeterminadas, Período no laborable o Período laborable no
predet..
5. Si en el paso 4 hizo clic en Período laborable no predet., escriba las horas en las que
desea que comience el trabajo en los cuadros Desde y las horas en las que desea que
termine el trabajo en los cuadros Hasta

5. Haga clic en Aceptar

Sugerencia: Si un grupo de recursos va a tener el mismo horario laboral especial y los mismos días no laborables,

puede crear para ellos un nuevo calendario base. Haga clic en Nuevo en el cuadro de diálogo Cambiar calendario

laboral, y escriba un nombre para el nuevo calendario base. Haga clic en Crear nuevo calendario base para

comenzar con un calendario predeterminado. Si desea tomar como base un calendario existente, haga clic en Hacer

una copia del y elija el nombre del calendario en el cuadro Calendario. Haga clic en Aceptar y, a continuación,

modifique los días y horas en el calendario. En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos y seleccione el nuevo

calendario base en el campo Calendario base para cada recurso al que desee asignar el calendario
Curso de Microsoft Project 2000 110

31. Aplicar el formato al proyecto

Para administrar un proyecto de manera eficaz, debe comunicar y distribuir la información del proyecto. Puede
preparar informes o presentaciones, publicar información en un sitio Web. Microsoft Project permite publicar y
aplicar formato a vistas, así como imprimir informes según las necesidades de una persona o de un grupo en
particular. Puede publicar la información en formato Web (HTML) o incluirla en una presentación utilizando un
programa como Microsoft PowerPoint. De esta misma forma si trabaja con una larga lista de tareas, puede resultar
difícil centrarse en las áreas que le interesan. Para destacar la información que desea ver, puede personalizar el
formato de la lista de tareas y de las barras de Gantt. Puede dar formato a categorías de información, por ejemplo, a
todas las tareas que deben finalizar en una fecha concreta. También puede aplicar negrita a algunas tareas o utilizar
una fuente diferente para ellas

Utilizar el Asistente para diagramas de Gantt para aplicar formato con mayor facilidad

El Asistente para diagramas de Gantt consiste en una serie de cuadros de diálogo interactivos con opciones que
puede seleccionar para aplicar formato al Diagrama de Gantt, por ejemplo, para resaltar el camino crítico. Cuando
termine de seleccionar las opciones, el Asistente para diagramas de Gantt se encargará de dar formato al Diagrama
de Gantt.

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. Haga clic en Asistente para diagramas de Gantt
3. Siga las instrucciones del Asistente para diagramas de Gantt

Sugerencia: Para deshacer el formato elegido con el Asistente para diagramas de Gantt, haga clic en Asistente

para diagramas de Gantt y aplique de nuevo las opciones predeterminadas haciendo clic en Siguiente para cada

paso, a fin de devolver al Diagrama de Gantt su configuración predeterminada.

Aplicar formato a una categoría de barras de Gantt

Para llamar la atención sobre todas las tareas de una categoría determinada, puede cambiar el formato de las barras de
Gantt que representan dicha categoría en el Diagrama de Gantt. Por ejemplo, una categoría puede incluir tipos de
Curso de Microsoft Project 2000 111

tareas específicos, como hitos, tareas críticas o tareas que han finalizado.
En vez de seleccionar manualmente barras de Gantt y aplicarles formato, puede crear o modificar un estilo de barra.

Cualquier cambio que realice en el estilo afectará a todas las barras de la categoría.

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el menú Formato, haga clic en Estilos de barra.

3. Para modificar un estilo existente, en el campo Nombre, haga clic en el nombre del
estilo de barra.

4. Haga clic en la ficha Barras en la parte inferior del cuadro de diálogo Estilos de barra.

5. Para crear un nuevo estilo, haga clic en la columna Mostrar para tareas y después en la
flecha que aparece junto a la selección para elegir una nueva categoría, por ejemplo
Tareas críticas o Terminadas.
6. Si está creando un nuevo estilo, escriba su nombre en el campo Nombre y después haga
clic en la ficha Barras.
7. Bajo Parte inicial, Parte central y Parte final, seleccione las formas, tramas o tipos, y
los colores para la barra.

8. Haga clic en Aceptar.

Sugerencia:

Para cambiar el formato de una barra de Gantt individual, seleccione la tarea y haga clic en Barra en el menú

Formato. Haga clic en la ficha Forma de la barra y después cambie el formato de la barra de Gantt.
Curso de Microsoft Project 2000 112

Para cambiar la ubicación y el texto de un barra de Gantt individual, seleccione la tarea y haga clic en Barra en el
menú Formato. Haga clic en la ficha Texto de la barra, seleccione la ubicación y el campo a mostrar de la lista
desplegable

Aplicar formato a una categoría de tareas en la lista de tareas

Para distinguir una categoría de tareas, por ejemplo, tareas críticas, de otras tareas del proyecto, puede cambiar el

formato de texto de todas las tareas de esa categoría modificando el estilo de texto. Es posible también cambiar el

aspecto de los títulos de columna y fila, de la escala temporal y del texto de la barra de Gantt.

Asimismo puede cambiar estilos de texto en cualquier vista, excepto en la vista Diagrama de red y en la vista de

formulario. Sin embargo, en algunas vistas no están disponibles todas las opciones de formato. Los cambios que

realice sólo se aplican a la vista actual.

Curso de Microsoft Project 2000 113

En caso de que la vista contenga información que requiera una atención urgente, por ejemplo la fecha de conclusión

de una tarea pospuesta, puede resaltar dicha información aplicándole formato de forma individual.

1. En el menú Ver, haga clic en una vista de hoja como Diagrama de Gantt.

2. En el menú Formato, haga clic en Estilos de texto.

3. En el cuadro Cambiar, haga clic en el tipo de información que desee cambiar y después
seleccione las opciones de formato para esa información.

4. Para cambiar el formato de otro tipo de información sin cerrar el cuadro de diálogo, haga
clic en un nuevo tipo en el cuadro Cambiar y, a continuación, seleccione las opciones
de formato adecuadas.
6. Haga clic en Aceptar

Sugerencias:

Para cambiar el formato de una tarea individual, seleccione la tarea, haga clic en Fuente en el menú Formato y

después seleccione las opciones de formato para el texto. Para copiar rápidamente el formato de texto de una tarea a

otra, seleccione la tarea cuyo formato desea copiar, haga clic en Copiar formato

Aplicar formato al texto

En caso de que la vista contenga información que requiera una atención urgente, por ejemplo la fecha de conclusión

de una tarea pospuesta, puede resaltar dicha información aplicándole formato de forma individual. En la mayoría de

las vistas, puede cambiar la fuente, el estilo de fuente, el color y el tamaño del texto.

■ Para cambiar la fuente, el estilo de fuente, el color y el tamaño del texto,

haga clic en Fuente en el menú Formato y después seleccione elformato que
desea aplicar.
Curso de Microsoft Project 2000 114

y luego seleccione la tarea a la que desea aplicar ese formato.

Aplicar formato a la cuadrícula

Para que el proyecto pueda ser leído con mayor facilidad, Microsoft Project le permite mostrar distintos tipos de

cuadrícula. puede elegir cuál de ellas desea mostrar y modificar su formato.

1. En el menú Ver, haga clic en la vista que dese cambiar.

2. En el menú Formato, haga clic en Cuadrícula.

3. Seleccione un nombre de cuadrícula de la lista Cambiar la línea.

4. Seleccione un estilo de formato de la lista Tipo y/o Color.

5. Si desea que la apariencia de la cuadrícula cambie automáticamente dependiendo del

intervalo preseleccionado, establezcalo así como el tipo y color de la cuadrícula en la
sección A intervalos. Por ejemplo, si desea un color verde para las líneas alternas del
Diagrama de Gantt, seleccione 2 para el intervalo.
7. Haga clic en Aceptar.

Aplicar formato a las líneas de dependencia

Microsoft Project permite mostrar o no las líneas situadas entre las barras de tareas, que representan los vínculos de
dependencia. También permite elegir el estilo de las líneas.
1. Haga clic en el menú Formato y seleccione Diseño
Curso de Microsoft Project 2000 115

2. En la sección Vínculos seleccione si desea ver o no las líneas.

3. En la sección Barras seleccione el Formato de Fecha, el Alto de barras, etc.

4. Haga clic en Aceptar

Aplicar formato a los cuadros del Diagrama de Red

La vista Diagrama de Red ofrece una interfaz gráfica donde la información de la tarea aparece en cuadros
individuales entre líneas que representan sus relaciones de dependencia, así como el flujo de trabajo. Se puede
modificar el borde de los cuadros, la trama y el color de fondo y el texto que contiene, de manera de hacer la
presentación más atractiva.

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Red.

2. En el menú Formato, haga clic en Estilos de cuadro
Curso de Microsoft Project 2000 116

3. Seleccione un nombre de la lista Configuración de estilos para.

4. Seleccione Mostrar datos de la tarea con el identificador, para mostrar una tarea
concreta en el área de vista previa.
5. Seleccione de la lista de Plantilla de datos una plantilla para definir qué información de
la tarea aparece en los cuadros del Diagrama de Red.
6. Seleccione de la lista Forma, Color y Ancho para dar formato al Borde

7. Seleccione de la lista Color y Trama para dar formato al Fondo.

8. Haga clic en Aceptar
Curso de Microsoft Project 2000 117

32. Personalizar Microsoft Project

Puede personalizar lo que hace Microsoft Project, su aspecto y lo que imprime para que refleje mejor su manera de

trabajar. La personalización de Microsoft Project puede ayudarle a crear y administrar los proyectos más eficazmente.

Con Microsoft Project, podrá:

■ Cambiar la configuración predeterminada. Puede personalizar Microsoft Project

cambiando la configuración predeterminada, como la vista inicial, la unidad de
presentación del trabajo (horas, días o semanas) y si los cálculos han de realizarse
manual o automáticamente.
■ Mostrar u ocultar elementos de la pantalla. Puede personalizar el aspecto de Microsoft
Project mostrando u ocultando varios elementos, como indicadores, mensajes, cuadros
de diálogo y sugerencias.
■ Crear y personalizar las barras de herramientas y los botones de las barras de
herramientas de Microsoft Project. Puede personalizar barras de herramientas y botones
integrados o crear barras de herramientas y botones personalizados.
Crear y personalizar los menúes y comandos de menú de Microsoft Project. Puede
personalizar menúes y comandos integrados o crear menúes y comandos personalizados.
■ Crear nuevos formularios para escribir y mostrar información acerca de tareas y
recursos. Puede personalizar formularios integrados o crear formularios nuevos
personalizados.
■ Mejorar campos personalizados. Puede insertar y mostrar campos personalizados en
cualquier vista de hoja. Puede realizar cálculos en un campo personalizado. Para efectuar
la inserción de datos de forma rápida y exacta, puede especificar una lista de valores
aceptable para un campo personalizado. También puede asociar un indicador visual con
los datos especificados para avisarle cuando aparezcan los datos en un campo
personalizado.
■ Personalizar vistas e informes. Puede personalizar la información mostrada en una vista o
informe aplicando diferentes tablas y filtros, o personalizar el aspecto de lo que se
imprime agregando notas, cuadrículas, bordes y totales de columnas.
■ Cambiar la apariencia de una página. Puede personalizar el aspecto de una página
cambiando su orientación, ajustando márgenes y agregando encabezados, pies de página
y leyendas.
■ Crear macros para automatizar operaciones repetitivas. Puede asignar macros a
comandos de menúes o a botones de barras de herramientas, e incluso combinar macros
para crear módulos con Microsoft Visual Basic.
■ Compartir elementos entre proyectos y grupos de trabajo. Es posible compartir
elementos personalizados como normas de la organización, proporcionando así
soluciones de Microsoft Project para su negocio y mejorando la compatibilidad y la
coherencia entre todos los usuarios.

Creación de plantillas personales

Cualquier información de un archivo de Microsoft Project puede pasar a formar parte de una plantilla, incluida la
información acerca de tareas y recursos, formatos de vistas y texto, macros y valores específicos del archivo. Guarde
cualquiera de los proyectos como plantilla. Si no desea información prevista, real, acerca de tarifas de recursos o de
costos fijos, puede quitar estos datos al guardar el archivo como plantilla. Utilice las plantillas para ahorrar tiempo en
la planeación de nuevos proyectos. Con éstas, puede volver a usar los archivos de los proyectos existentes como
planes de nuevos proyectos.
Curso de Microsoft Project 2000 118

1. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.

2. En el cuadro Guardar en, seleccione la unidad y la carpeta donde desea guardar la

plantilla.

3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la plantilla.

4. En el cuadro Guardar como tipo, haga clic en Plantilla.

5. Haga clic en Guardar.

6. Active las casillas de verificación de los datos que desea quitar del archivo de proyecto

7. Haga clic en Guardar.

Sugerencia: Las plantillas se pueden guardar en cualquier carpeta. Para abrir una plantilla guardada, en el menú

Archivo, haga clic en Abrir, seleccione la carpeta y el archivo de la plantilla y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Las macros en Microsoft Project 2000

Si realiza frecuentemente una misma tarea en Microsoft Project, puede automatizarla con una macro. Una macro es
una serie de comandos y funciones que se almacenan en un módulo de Visual Basic y que se puede ejecutar siempre
que desee realizar la tarea. Las macros se graban de la misma manera que se graba música en una cinta. Una vez
grabada la macro, sólo es necesario ejecutarla para repetir o reproducir los comandos. Antes de grabar o crear una
macro, debe decidir los pasos y comandos que desea que la macro ejecute. Si se equivoca al grabar la macro, las
correcciones que haga también se grabarán. Cada macro que graba se almacena en un módulo adjunto a su
Proyecto
Curso de Microsoft Project 2000 119

Grabar una macro

1. En el menú Herramientas, señale Macro y haga clic en Grabar nueva macro.

2. En el cuadro Nombre de macro, escriba un nombre para la macro.
El primer carácter del nombre de una macro debe ser una letra. Los restantes pueden ser
letras, números o caracteres de subrayado. No se puede incluir espacios en un nombre
de macro; un carácter de subrayado es válido como separador de palabras.

3. Para ejecutar una macro pulsando una tecla de método abreviado, escriba una letra en el
cuadro Tecla de método abreviado.
Puede utilizar la combinación CTRL+ letra (para letras minúsculas) o CTRL+MAYÚS+
letra (para letras mayúsculas), siendo letra cualquier tecla de letra del teclado, pero no un
número ni un carácter especial. No se puede utilizar una combinación de teclas que ya
esté utilizando Microsoft Project.

4. En el cuadro Guardar macro en, haga clic en la ubicación donde desea guardar la
macro. Para que la macro esté disponible siempre que utilice Microsoft Project, haga clic
en Archivo global.

5. Para incluir una descripción de la macro, escríbala en el cuadro Descripción.

6. Si selecciona celdas durante la grabación de una macro, ésta seleccionará la misma

columna (campo) cada vez que se ejecute, independientemente de la celda seleccionada
en primer lugar, ya que la macro graba referencias absolutas a columnas. Si desea que la
macro seleccione columnas sin tener en cuenta la posición de la celda activa en el
momento de ejecutar la macro, haga clic en Relativa en el cuadro Referencia de
columna. En caso contrario, la macro seleccionará filas sin tener en cuenta la posición de
la celda activa al ejecutar la macro, ya que la macro graba referencias relativas a filas. Si
desea que una macro seleccione siempre la misma fila, independientemente de la celda
seleccionada en primer lugar, haga clic en Absoluta (Identificador) en el cuadro
Referencia de fila.. Microsoft Project continuará grabando macros con esta
configuración hasta que la cambie o hasta que salga de Microsoft Project.

7. Haga clic en Aceptar y, a continuación, realice la acciones que desee grabar.

8. En el menú Herramientas señale Macro y, a continuación, haga clic en Detener

grabación.
Curso de Microsoft Project 2000 120

Ejecutar una macro

Después de grabar o modificar una macro, puede ejecutarla en Microsoft Project o desde el Editor de Visual Basic.
Por lo general, las macros se ejecutan en Microsoft Project, aunque también se pueden ejecutar desde el Editor de
Visual Basic mientras se están modificando. Para interrumpir una macro antes de que realice las acciones grabadas,
presione CTRL+INTER.
1. Abra el proyecto que contiene la macro.
2. En el menú Herramientas, señale Macro y, a continuación, haga clic en Macros.
3. Seleccione la macro que desea ejecutar de la lista Nombre de macro.
4. Haga clic en Ejecutar
Curso de Microsoft Project 2000 121

33. Comunicar y distribuir información del proyecto

Después de generar el plan de proyecto y durante la fase de administración, puede ser necesario comunicar
información del proyecto, por ejemplo, a inversores o a personas que haya asignado para realizar el trabajo
Para administrar un proyecto de manera eficaz, debe comunicar y distribuir la información del proyecto. Puede
preparar informes o presentaciones, publicar información en un sitio Web o utilizar Microsoft Project Central para
comunicarse con los miembros del grupo de trabajo en el Web
Microsoft Project permite publicar y aplicar formato a vistas, así como imprimir informes según las necesidades
de una persona o de un grupo en particular. Puede publicar la información en formato Web (HTML) o incluirla en
una presentación utilizando un programa como Microsoft PowerPoint.

Para la comunicación, puede utilizar funciones como:

■ Impresión y generación de informes para presentar información del

proyecto en papel a otras personas.
■ Publicar en HTML o guardar un plan de proyecto en un servidor Web para
que otros puedan tener acceso a la información del proyecto en un sitio
Web.
■ Integración de Microsoft Outlook para que otras personas vean las tareas
en sus listas de tareas de Outlook, donde se les puede recordar las fechas
de vencimiento.
■ Microsoft Project Central o grupo de trabajo para utilizar Microsoft Project
Central, si está instalado en la intranet de su organización o en Internet,
o un sistema de correo electrónico para comunicar información del
proyecto a otras personas.

Imprimir información del proyecto

Una vez que ha introducido la información básica acerca del proyecto puede imprimirla y revisar el plan.
Con el fin de facilitar la identificación del proyecto, puede agregarle encabezados, pies de página y números de
página. Si desea revisar áreas específicas del plan, puede cambiar a otra vista, personalizarla para que muestre
únicamente la información que necesita e imprimirla.

Distribución de información del proyecto en línea

Microsoft Project pone a su alcance el potencial de comunicación del World Wide Web, con numerosas funciones
de Internet e intranet. Con Microsoft Project, puede aprovechar el potencial del Web mediante:

■ La comunicación de planes del proyecto y la obtención de información del

proyecto de los miembros del equipo.
■ La copia de información como imagen estática y su almacenamiento en
formato de archivo compatible con Web.
■ La distribución de documentos en el Web relacionados con el proyecto.

Configurar un sistema de grupos de trabajo

Un sistema de grupos de trabajo permite vincular electrónicamente a los miembros de un equipo en grupos de
trabajo estrechamente relacionados, lo que facilita el intercambio de información sobre el proyecto entre los
miembros del equipo. En Microsoft Project existen dos formas de configurar sistemas de grupos de trabajo:
Curso de Microsoft Project 2000 122

mediante el Web con Microsoft Project Central o mediante el correo electrónico para comunicar información
básica de tareas y actualizar las tareas.

Mediante el Web:

Microsoft Project Central es un producto complementario de Microsoft Project que permite la elaboración de un

plan en el que colaboran estrechamente los miembros de un grupo de trabajo, los jefes de proyecto y otros

participantes. Microsoft Project Central ofrece ventajas adicionales y mucha más flexibilidad que un sistema de

grupos de trabajo basado en el correo electrónico:

■ Los miembros del grupo de trabajo pueden ver tareas de todos sus
proyectos al mismo tiempo. Pueden también ver las tareas en un
Diagrama de Gantt, y agrupar, ordenar y filtrar dichas tareas.
■ Los miembros del grupo de trabajo pueden ver la última información de
todo el proyecto, y no sólo las tareas que tienen asignadas.
■ Los miembros del grupo trabajo pueden crear nuevas tareas y enviarlas
para su incorporación al archivo del proyecto, así como delegar tareas en
otros miembros del grupo.
■ Los jefes de proyectos pueden solicitar, recibir y consolidar informes de
estado.
■ Los jefes de proyectos pueden establecer reglas de mensajes para
aceptar automáticamente actualizaciones realizadas por miembros del
grupo de trabajo.
Cada sistema de mensajería de grupo de trabajo tiene su propio conjunto de requisitos. Para Microsoft Project
Central, los requisitos básicos de configuración son los siguientes:

■ Microsoft Project Central. Este programa debe estar instalado en un

servidor Web que esté conectado a un Web al que también esté
conectado todo el grupo de trabajo.
■ Licencias de Microsoft Project Central. Cualquier persona que trabaje con
Microsoft Project Central deberá tener licencia de Microsoft Project
Central.
■ Un explorador Web.

■ Acceso a la red e identificador de red.

■ Microsoft Project, que debe estar instalado en el equipo del administrador

del grupo de trabajo.

Mediante el correo electrónico:

Una vez conectado electrónicamente y vinculado, un grupo de trabajo puede utilizar el correo electrónico especial

para:

■ Asignar tareas.

■ Aceptar o rechazar asignaciones de tareas.

■ Solicitar y enviar informes de estado.

■ Enviar y recibir actualizaciones de tareas.

Curso de Microsoft Project 2000 123

Aunque los requisitos varían, para comunicarse a través de un sistema de correo electrónico, el jefe de proyecto y

todos los miembros del grupo de trabajo deben:

■ Estar conectados a una red.

■ Utilizar un sistema de correo electrónico de 32 bits compatible con MAPI.

■ Instalar [Link] en sus equipos.

Publicar información en formato Web

Puede incluir información de una programación de Microsoft Project en un documento HTML para el World Wide
Web. Microsoft Project utiliza equivalencias de campos de importación y exportación para determinar los campos
que se van a exportar a formato HTML, y puede utilizar una plantilla para determinar cómo y dónde se muestra la
información en el archivo HTML. Puede crear o modificar tanto la equivalencia de campos de importación y
exportación HTML como las plantillas HTML.

1. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como página Web.

2. Si fuera necesario, escriba un nombre para el archivo exportado en el cuadro Nombre
de archivo y después haga clic en Guardar.
3. En la lista Equivalencia de importación-exportación, haga clic en el nombre de la
equivalencia que desee utilizar para exportar los datos, por ejemplo, Exportar a HTML
usando una plantilla estándar.
Nota: Puede definir una nueva equivalencia o modificar una existente haciendo clic en
Nueva equivalencia.

4. Haga clic en Guardar.

Nota: Puede modificar las plantillas de ejemplo que proporciona Microsoft Project para crear archivos con formato

HTML a partir

Publicar información en forma de gráfico

Puede copiar información como una imagen estática de la vista activa de Microsoft Project y pegarla en cualquier

programa que pueda mostrar información gráfica en forma de imágenes. También puede guardar la imagen en un

formato de archivo compatible con Web para utilizarla en el Web. En muchas vistas, es posible copiar la imagen de la

vista completa o seleccionar y copiar una parte de la misma.

1. Seleccione las filas del proyecto que desee copiar o muestre el área que desee copiar en
la pantalla.

2. En el menú Edición, elija Copiar imagen.

3. En Representar imagen, especifique cómo desea que se represente la imagen:

■ Para copiar la información que se va a mostrar en la pantalla, por

ejemplo, para una diapositiva de Microsoft PowerPoint, haga clic en Para
pantalla.
■ Para copiar la información tal y como se va a imprimir, haga clic en Para
impresora.
■ Para copiar la información como un archivo de imagen GIF, para utilizarla
Curso de Microsoft Project 2000 124

desea copiar la imagen.

4. En Copiar, haga clic en Filas en pantalla para copiar todas las partes visibles del

plan o haga clic en Filas seleccionadas para copiar la fila que ha seleccionado.

5. Para copiar información de un intervalo de tiempo distinto del que muestra la escala
temporal, en Escala temporal introduzca la fecha de comienzo y fin en los cuadros
Desde y Hasta.
6. Haga clic en Aceptar
en una página Web o en otros programas, haga clic en Para archivo de
imagen GIF y después especifique la ruta y el nombre del archivo al que

7. Cambie al programa en el que desea pegar la información de Microsoft Project y pegue la

imagen utilizando el comando Pegar del programa.
Curso de Microsoft Project 2000 125

34. Comunicación con los grupos de trabajo

Un Grupo de Trabajo es un grupo de personas compuesto por el administrador y los que trabajan en el mismo

proyecto. El administrador del grupo de trabajo asigna tareas a los miembros del grupo, que pueden recibir mensajes

del administrador y contestar a los mismos. Con Microsoft Project, el administrador del grupo de trabajo puede enviar

mensajes a través del correo electrónico, de una intranet o de World Wide Web.

Un Sistema de mensajería de grupo de trabajo es una red que se utiliza para enviar y recibir mensajes electrónicos
sobre el estado de las tareas y asignaciones. Lo ideal sería que cada integrante del grupo de trabajo tuviera acceso a
esta red y pudiera recibir los mensajes del grupo de trabajo que le fueran enviados (por ejemplo, mensajes Asignar
equipo), así como enviar mensajes del grupo de trabajo (por ejemplo, respuestas a mensajes Estado del equipo). El
sistema de mensajería de grupo de trabajo más fácil de utilizar y que ofrece la máxima flexibilidad es Microsoft
Project Central. Un método alternativo es un sistema de correo electrónico de 32 bits compatible con MAPI, como
por ejemplo Microsoft Outlook.
Intercambiar mensajes utilizando correo electrónico

Si se utiliza un sistema de mensajería basado en el correo electrónico, el jefe de proyecto envía los mensajes del

grupo de trabajo desde Microsoft Project. Los miembros del grupo de trabajo reciben estos mensajes en sus bandejas

de entrada de correo electrónico y envían las respuestas a la bandeja de entrada del correo electrónico del jefe de

proyecto. Si utiliza correo electrónico, el proceso general para intercambiar mensajes del grupo de trabajo es el

siguiente:

1. El jefe de proyecto asigna tareas a los miembros del grupo de trabajo y envía
actualizaciones utilizando mensajes Asignar equipo y Actualizar equipo en Microsoft
Project.
2. Mediante el uso de un sistema de correo electrónico, un miembro del grupo de trabajo
recibe mensajes Asignar equipo y Actualizar equipo y les da respuesta. El miembro del
grupo de trabajo debe responder a los mensajes y sólo puede ver las tareas que tiene
asignadas.
3. El jefe de proyecto utiliza el sistema de correo electrónico para ver y responder a
mensajes de los miembros del grupo de trabajo. El jefe de proyecto puede utilizar la
programación del proyecto para incluir la información contenida en la respuesta del
integrante del equipo.

Intercambiar mensajes utilizando Microsoft Project Central

Si el grupo de trabajo utiliza Microsoft Project Central como sistema de grupo de trabajo, el jefe de proyecto envía
los mensajes del grupo de trabajo en Microsoft Project. Los miembros del grupo de trabajo ven estos mensajes y
envían sus respuestas con Microsoft Project Central. El jefe de proyecto también ve y responde a los mensajes del
grupo de trabajo en Microsoft Project Central. El proceso general para intercambiar mensajes del grupo de trabajo es
el siguiente:

1. El jefe de proyecto asigna tareas a los miembros del grupo de trabajo, envía
actualizaciones y solicita actualizaciones utilizando mensajes Asignar equipo, Actualizar
equipo y Estado del equipo en Microsoft Project.
2. Mediante un explorador Web, un miembro del grupo de trabajo se conecta a Microsoft
Curso de Microsoft Project 2000 126

Project Central y recibe mensajes Asignar equipo, Actualizar equipo y Estado del
equipo.
De manera predeterminada, las asignaciones y actualizaciones se aceptan
automáticamente, pero el miembro del grupo de trabajo puede abrir los mensajes para
rechazarlas o darles respuesta. El miembro del grupo de trabajo debe responder a los
mensajes Estado del equipo. El miembro del grupo de trabajo también puede trabajar
directamente en el parte de horas para introducir valores reales, enviar actualizaciones al
jefe, etcétera. El miembro del grupo de trabajo sólo ve los mensajes dirigidos a él. Si el
jefe de proyecto ha enviado mensajes para varios proyectos a un miembro del grupo de
trabajo, Microsoft Project Central organiza las tareas en función del nombre de archivo
de cada proyecto.
3. El jefe de proyecto se conecta a Microsoft Project Central para recibir respuestas de los
miembros del grupo de trabajo y actualizaciones sobre las tareas. A partir de estas
respuestas, el jefe de proyecto puede actualizar la programación del proyecto. El jefe de
proyecto también puede establecer reglas para actualizar automáticamente la
programación del proyecto a partir de respuestas de los miembros

Conectar el equipo al sistema de correo electrónico del grupo de trabajo

Para conectar vía correo electrónico y vincular los miembros de un grupo de trabajo siga los siguientes pasos:

1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, en la ficha Grupo

de trabajo.
2. En el cuadro Mensajería predeterminada del grupo de trabajo, haga clic en Correo
electrónico.
Nota: Puede cambiar la opción de mensajería para recursos individuales en el
cuadro Grupo de trabajo, que se encuentra en la ficha General del cuadro de
diálogo Información del recurso.
3. Para aplicar las selecciones del grupo de trabajo a todos los proyectos nuevos, haga clic
en Predeterminar.

4. Haga clic en la ficha General.

5. En el cuadro Nombre de usuario, escriba el nombre mediante el cual desea que le

identifiquen en los mensajes del grupo de trabajo que envíe.

6. Haga clic en Aceptar

Curso de Microsoft Project 2000 127

Mensajes del grupo de trabajo

Los mensajes del grupo de trabajo se refieren a los mensajes sobre las tareas de un proyecto que envía el

administrador del grupo de trabajo y los miembros del grupo de trabajo mediante Microsoft Project Central o

mediante correo electrónico. Existen tres tipos de mensajes de grupo de trabajo que pueden enviarse desde Microsoft

Project, a los que pueden responder los miembros del grupo de trabajo:

1. Asignar equipo, que se utiliza para asignar tareas a los miembros del grupo de trabajo.

2. Actualizar equipo, que se utiliza para informar a los miembros del grupo de trabajo
sobre los cambios realizados en las tareas de la programación.
3. Estado del equipo, que se utiliza para solicitar a los miembros del grupo de trabajo que
proporcionen al administrador el estado actual de las tareas específicas.

Asignar Equipo

Una vez asignadas tareas a un miembro del grupo de trabajo en Microsoft Project, puede notificárselo a esa persona

enviando un mensaje Asignar equipo. La persona que reciba la solicitud Asignar equipo puede aceptar o rechazar las

asignaciones de tareas. Para asignar una tarea a un miembro del grupo siga los siguientes pasos:

1. Asegúrese de que se han asignado las tareas en el plan del proyecto, y que los recursos
que se están utilizando están identificados correctamente como parte del grupo de
trabajo.
2. En el campo Nombre de tarea, haga clic en las tareas con asignaciones nuevas que desee
enviar a los recursos con el mensaje Asignar equipo.
3. En el menú Herramientas, elija Grupo de trabajo y haga clic en Asignar equipo.

4. Haga clic en Tarea seleccionada y, a continuación, en Aceptar.

Curso de Microsoft Project 2000 128

5. Si desea incluir un título de asunto distinto de "Asignar equipo", escriba el asunto de la

solicitud en el cuadro Asunto.
6. Si desea cambiar el mensaje predeterminado, escriba el que desee en el área de
mensajes.

7. Si está utilizando el correo electrónico para comunicarse con el grupo de trabajo,

asegúrese de especificar los nombres de correo electrónico de los recursos asignados en
el campo Para y, a continuación, presione la tecla ENTRAR. Los recursos que ya estén
asignados a la tarea pero que no hayan confirmado sus asignaciones, aparecerán
automáticamente en la lista del campo Para.
8. Haga clic en Enviar

Si está utilizando el correo electrónico para comunicarse con el grupo de trabajo, el campo de indicadores mostrará
un sobre para las tareas para las que haya solicitado un recurso. Este indicador permanece hasta que reciba las
respuestas de todos los recursos solicitados.
Si está utilizando Microsoft Project Central para comunicarse con el grupo de trabajo, Microsoft Project supone que
el recurso acepta la asignación, salvo que la rechace de forma explícita. Si esto sucede, recibirá un mensaje de
Microsoft Project Central al respecto procedente del recurso. A continuación, debe ajustar la asignación en Microsoft
Project.

Nota: Si notifica a varios recursos o a todos los recursos asignados al mismo tiempo, Microsoft Project envía un

mensaje
diferente Asignar equipo a cada recurso. Si se asigna un recurso a más de una tarea, cada tarea aparece en el mensaje
Asignar
equipo que recibe el recurso.
Nota: Si está utilizando el correo electrónico para comunicarse con el grupo de trabajo, cuando un recurso acepte o

rechace la
solicitud de asignación nueva o cambiada, puede incorporar automáticamente la respuesta a la programación. Abra la
respuesta
a su mensaje Asignar equipo. Haga clic en Actualizar proyecto para marcar la asignación de tarea como confirmada o
rechazada
y actualizar la información de la asignación según sea necesario.

Actualizar Equipo

Cuando se cambian asignaciones existentes, los cambios realizados se han de comunicar a los recursos asignados.
Curso de Microsoft Project 2000 129

Los puede comunicar electrónicamente mediante Microsoft Project Central o por correo electrónico. Para comunicar

a un miembro del grupo cambios en las asignaciones siga los siguientes pasos:

1. En el campo Nombre de tarea, haga clic en las tareas con asignaciones cambiadas que
desee enviar a los recursos con el mensaje Actualizar equipo.

2. En el menú Herramientas, elija Grupo de trabajo y haga clic en Actualizar equipo.

3. Si desea cambiar el asunto predeterminado para la actualización, escriba el que desee en

el cuadro Asunto.
4. Si desea cambiar el mensaje predeterminado, escriba el que desee en el área de
mensajes.

5. Haga clic en Enviar.

Estado del Equipo

Mediante la opción estado del Equipo puede enviar un mensaje a los recursos solicitándoles la actualización de las

tareas que tienen asignadas. La lista de mensajes muestra las tareas a las que están asignadas los recursos, horas de

trabajo, fechas de comienzo y fin, y la cantidda de tarea restante y completada. El mensaje solicita de los recursos que

actualicen su información y se la envíen. Para enviar un mensaje de estado de equipo siga los siguientes pasos:

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. Para enviar un mensaje Estado del equipo de una sola tarea, en el campo Nombre de
tarea, haga clic en la tarea de la cual desea obtener información de estado.

3. Para obtener el estado de todas las tareas, seleccione todas las tareas o ninguna. Para
enviar un mensaje de las tareas seleccionadas, mantenga presionada la tecla CTRL y
haga clic en los nombres de las tareas en el campo Nombre de tarea.
4. En el menú Herramientas, elija Grupo de trabajo y haga clic en Estado del equipo.

5. Para enviar un mensaje sólo de la tarea seleccionada, haga clic en Tarea seleccionada,
para enviar una solicitud para todas las tareas del proyecto, haga clic en Todas las
tareas, a continuación, elija Aceptar.

6. En el cuadro Asunto, escriba el asunto de la solicitud de estado.

7. En el área de mensajes, escriba el mensaje.

8. Haga clic en Enviar para solicitar el estado a los recursos asignados.

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Curso de Microsoft Project 2000 131

35. Microsoft Project Central

Microsoft Project Central es un producto complementario de Microsoft Project que permite la elaboración de un plan
en el que colaboran los miembros de un grupo de trabajo, los jefes de proyecto y otros participantes. Con Microsoft
Project Central, podrá, junto con los miembros del grupo de trabajo, intercambiar y trabajar con información del
proyecto en un sitio Web. Microsoft Project Central está disponible como parte del producto Microsoft Project 2000
y como el producto Cliente de Microsoft Project 2000. Cualquiera que trabaje con Microsoft Project Central necesita
licencia de Microsoft Project Central; no obstante, sólo el administrador o el jefe del proyecto necesita tener licencia
de Microsoft Project 2000 para realizar el mantenimiento de una base de datos de Microsoft Project Central. Todos
los usuarios deben utilizar copias de Microsoft Project 2000 o de Microsoft Project Central que tengan la
correspondiente licencia.
Microsoft Project ofrece dos soluciones de grupo de trabajo: un sistema de grupos de trabajo mediante correo
electrónico y Microsoft Project Central. Un sistema de grupos de trabajo mediante correo electrónico ofrece la
posibilidad de comunicar información básica sobre el proyecto, incluyendo información de asignación de tareas y
actualización de tareas. Microsoft Project Central ofrece más flexibilidad y ventajas adicionales que un sistema de
grupos de trabajo basado en el correo electrónico:

■ Los miembros del grupo de trabajo pueden ver tareas de todos sus proyectos al mismo
tiempo. También pueden ver las tareas en un Diagrama de Gantt, y pueden agrupar,
ordenar y filtrar dichas tareas.
■ Los miembros del grupo de trabajo pueden ver la información más reciente para el
proyecto completo, no sólo sus tareas asignadas, a discreción del administrador de
Microsoft Project Central.
■ Pueden crear nuevas tareas y enviárselas para incorporarlas al archivo de proyecto.

■ Los jefes de proyecto pueden solicitar y recibir informes de estado en el formato que
especifique y consolidar fácilmente los informes de estado individual en un informe del
estado del proyecto.
■ Los jefes de proyectos pueden establecer reglas de mensajes para aceptar
automáticamente actualizaciones realizadas por miembros del grupo de trabajo. Pueden
especificar que sean aceptadas automáticamente las actualizaciones de todos los
miembros o sólo de ciertos miembros. Y pueden especificar que ciertas actualizaciones
requieran la revisión del jefe de proyectos, como el exceso de trabajo real respecto al
trabajo planeado.
■ Los integrantes del grupo de trabajo pueden delegar tareas a otros integrantes del grupo
de trabajo, de manera que el jefe de proyectos puede enviar tareas a un jefe de equipo o
a un responsable para reasignarlas a recursos individuales.