CURSO DE MICROSOFT PROJECT 2000

Jaume Mussons

Febrero 2007
Curso de Microsoft Project 2000 2

INDICE

[Link] ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

[Link] UN PROJECTO
[Link] UN PLAN DE PROYECTO
[Link], ABRIR Y CERRAR UN PROYECTO
[Link] DOCUMENTOS AL PROYECTO
[Link] AMBIENTE DE TRABAJO DE MICROSOFT PROJECT 2000
[Link] Y ORGANIZAR UNA LISTA DE TAREAS
[Link] Y ASIGNAR UN CALENDARIO A UNA TAREA
[Link] Y DELIMITACIONES DE TAREAS
[Link] LAS TAREAS EN UN ESQUEMA LOGICO
11.CÓDIGOS DE ESTRUCTURAS DE DESCOMPOSICIÓN DEL TRABAJO (EDT)
12.CÓDIGOS DE ESQUEMA PERSONALIZADOS
[Link] Y SUBPROYECTOS
[Link] LAS NECESIDADES DE RECURSOS
15. ESTABLECER LOS PERIODOS LABORALES
[Link] NOMBRES DE LOS RECURSOS
17. PERÍODOS LABORABLES, NO LABORABLES Y VACACIONES DE LOS
RECURSOS
[Link] LOS COSTOS
[Link] DE PAGO Y TARIFAS PARA RECURSOS
[Link] DE MATERIAL
[Link] UN RECURSO
[Link] DEL PROYECTO COMPLETO
[Link] PROGRAMACIÓN Y SUS DETALLES
Curso de Microsoft Project 2000 3

1. La Administración de Proyectos
. La administración de proyectos es el proceso de planear, organizar y administrar tareas y recursos para alcanzar un objetivo
concreto, generalmente con delimitaciones de tiempo, recursos o costo. Un plan de proyecto puede ser sencillo, por ejemplo,
una lista de tareas y sus fechas de comienzo y fin escritas en un bloc de notas. O puede ser complejo, por ejemplo, miles de
tareas y recursos, y un presupuesto del proyecto de millones de bolívares.
La mayoría de los proyectos comparten actividades comunes, como la división del proyecto en tareas de fácil manejo, la
programación de las tareas, la comunicación entre los miembros del equipo y el seguimiento de las tareas a medida que
progresa el trabajo. Además, todos los proyectos constan de tres fases principales:
1. Crear el plan

2. Administrar y realizar un seguimiento del proyecto

3. Cerrar el proyecto

Microsoft Project 2000

Microsoft Project es un programa o software para la gestión de proyectos. Esta aplicación permite organizar la información
acerca de la asignación de tiempos a las tareas, los costos asociados y los recursos, tanto de trabajo como materiales, del
proyecto para que se puedan respetar los plazos sin exceder el presupuesto y conseguir así los objetivos planteados.
Microsoft Project es una herramienta de administración de proyectos eficaz y flexible que puede utilizar para controlar proyectos
simples o complejos. Le ayudará a programar y realizar un seguimiento de todas las actividades para supervisar su progreso.

Triángulo del Proyecto

En Microsoft Project 2000 los tres factores que conforman cada proyecto son:

■ Tiempo: el tiempo para completar el proyecto, que se refleja en la

programación del mismo.
■ Dinero: el presupuesto del proyecto, que se basa en el costo de los
recursos; personas, equipamiento y materiales necesarios para realizar
las tareas.
■ Ámbito: los objetivos y las tareas del proyecto, así como el trabajo
necesario para realizarlos.
Este trío de tiempo, dinero y ámbito forman el triángulo del proyecto. Al ajustar uno de estos elementos se ven afectados los
otros dos. Aunque los tres elementos son importantes, normalmente uno de ellos tendrá más influencia en el proyecto.
La relación entre estos elementos difiere de un proyecto a otro, y determina la clase de problemas que encontrará y las
soluciones que puede implementar. Si sabe dónde encontrará delimitaciones y dónde podrá ser flexible, le será más fácil planear
y administrar el proyecto.

Base de Datos de Microsoft Project

Microsoft Project almacena los detalles acerca del proyecto en su base de datos. Utiliza esa información para calcular y controlar
la programación, los costos y otros elementos del proyecto, mediante la creación de un plan. Cuanto más información se
proporcione, más preciso será el plan.
Como si se tratara de una hoja de cálculo, Microsoft Project muestra los resultados de los cálculos inmediatamente. Pero el plan
del proyecto no se crea mientras no se introduce la información esencial acerca de todas las tareas. Sólo entonces se verá
cuándo finalizará el proyecto o las fechas en las que están programadas las tareas.
Curso de Microsoft Project 2000 4

Microsoft Project coloca la información que se introduce y la que calcula en campos que contienen tipos de información
específicos, como nombres o duraciones de tareas. En Microsoft Project, generalmente cada campo aparece en una columna.

Ver los datos necesarios

La base de datos del proyecto contiene gran cantidad de información, pero en un momento dado sólo necesita una parte de la
misma. Para tener acceso a la información, se utilizan las herramientas siguientes:
■ Vistas, que presentan un subconjunto de información del proyecto en un
formato fácil de interpretar. Por ejemplo, el Diagrama de Gantt muestra
información básica de tareas en columnas y un gráfico de barras.
■ Tablas, que definen las columnas mostradas.

■ Filtros, que permiten centrarse en tareas o recursos específicos.

Cada vista presenta una clase de información diferente. Las tablas y los filtros ajustan la información. El cambio de vistas, tablas
o filtros puede ocultar información, pero no la elimina. Seguirá estando en la base de datos y seguirá actualizándose.
Vistas

Son las combinación de una o más vistas (Diagrama de Gantt, Hoja de recursos, etc.) y, si procede, una tabla y un filtro. Las
vistas permiten especificar, organizar y examinar la información en diversos formatos. Existen tres tipos de vistas:

1. Los diagramas o los gráficos representan la información gráficamente. Las vistas

Diagrama de Gantt, Diagrama de red, Gráfico de recursos y Calendario son diagramas o
gráficos.
2. Las hojas representan la información en filas y columnas. Cada fila contiene información
acerca de tareas o recursos específicos. Cada columna contiene un campo en el que se
especifica información concreta sobre las tareas o los recursos. En Microsoft Project, las
columnas se denominan normalmente campos.
3. Los formularios representan la información en un formato similar al de un formulario de
papel. Los formularios muestran la información de una tarea o de un recurso individual.
Tablas

Son el conjunto de columnas que muestra información específica de tareas, recursos y asignaciones en una vista de hoja.

Filtros

Especifican la información de una tarea o de un recurso que se debe mostrar o resaltar en una vista. Por ejemplo, cuando se
aplica el filtro Tareas críticas, sólo se muestran las tareas críticas.

Cómo programa Microsoft Project

Microsoft Project programa el comienzo y el fin de una tarea teniendo en cuenta muchos factores, incluidas las dependencias
entre tareas, las delimitaciones y las interrupciones, como días festivos y vacaciones. Lo que es más importante, Microsoft
Project programa cada tarea utilizando la fórmula duración = trabajo / esfuerzo de recurso, donde:
■ Duración es la cantidad de tiempo que transcurre antes de que la tarea
esté realizada.
■ Trabajo es el esfuerzo necesario durante un período de tiempo para
realizar una tarea.
■ Esfuerzo de recurso es la cantidad de esfuerzo de los recursos
asignados a la tarea y su asignación.
Por ejemplo:

■ Si tres pintores trabajan dos días en una tarea, con un esfuerzo de 8

horas diarias, el trabajo de cada recurso es 16 horas (2 días * 8 horas).
■ El esfuerzo total de los recursos es 24 horas al día (3 pintores * 8
horas).
Curso de Microsoft Project 2000 5

■ El trabajo total en la tarea es 48 horas (2 días * 8 horas * 3 pintores).

Seguimiento y Cierre

Una vez creada la lista de tareas y proporcionada la información de programación, se genera el plan. Se podrá ver un modelo
completo del proyecto, con su fecha de finalización y las fechas de comienzo y fin de cada tarea. Los siguientes pasos son:
■ Revisar el camino crítico para detectar posibles problemas. Un camino
crítico es una serie de tareas vinculadas que deben realizarse a tiempo
para que el proyecto finalice en la fecha programada. Si se retrasa
cualquier tarea de un camino crítico, puede retrasarse la fecha de
finalización del proyecto.
■ Evaluar y optimizar el plan. Antes de iniciar el proyecto y de forma
periódica durante su ejecución, se deberá evaluar y ajustar el plan del
proyecto considerando el ámbito, los recursos y la programación.
■ Actualizar Microsoft Project en cuanto al progreso de las tareas. A
cambio, mostrará el plan del proyecto actualizado. Se puede actualizar el
plan personalmente, o puede hacerlo el equipo con Microsoft Project
Central o mediante correo electrónico. Una vez que el plan ha sido
actualizado, se revisa para comprobar el efecto de los cambios. ¿Está el
proyecto por encima del presupuesto? ¿Está programado que algún
miembro del equipo trabaje horas extra? ¿Va a finalizar tarde el
proyecto?
■ Cierre del proyecto. Evaluar las lecciones que se han aprendido y las
mejores prácticas.

.
Curso de Microsoft Project 2000 6

2. Definir un proyecto
Durante la fase de planificación de proyectos que tienen una duración significativa o requieren los servicios de muchas personas,
es importante definir los objetivos, las suposiciones y las delimitaciones del proyecto.

Definir los objetivos del proyecto

Unos objetivos de proyecto claros son cruciales pues el éxito del proyecto vendrá determinado por el grado de cumplimiento de
los mismos. Un objetivo de proyecto claro es específico y mensurable. Deben evitarse objetivos imprecisos como "Crear
resultados modernos". Los objetivos de un proyecto pueden incluir:
■ Una lista de resultados del proyecto.

■ Fechas de cumplimiento específicas, tanto para la finalización del proyecto como para los
hitos intermedios.
■ Criterios de calidad específicos que deben cumplir los resultados.

■ Límites de costo que no debe sobrepasar el proyecto.

Para que los objetivos resulten eficaces, es importante que todos los participantes del proyecto estén oficialmente de acuerdo
con ellos. A menudo, el administrador del proyecto crea un documento de objetivos que se convierte en una parte permanente
del proyecto. Tras crear un documento de objetivos en un programa diferente de Microsoft Project, puede adjuntarlo al archivo
de proyecto para tener acceso a él de forma sencilla.

Definir las suposiciones del proyecto

Durante la etapa de planificación de un proyecto, probablemente surgirán muchas cuestiones importantes sin respuesta; por
ejemplo, cuándo estarán disponibles los recursos clave para iniciar el trabajo, y cuánto tiempo llevará un nuevo proceso. Para
comenzar la planificación, se hacen conjeturas hipotéticas y, a continuación, se utilizan esas estimaciones para crear la
programación.
Es importante hacer un seguimiento de las suposiciones que se hacen de manera que:

■ Los participantes del proyecto puedan criticarlas y, después, apoyar formalmente un

conjunto de suposiciones del proyecto.
■ Se pueda actualizar la programación cuando se disponga de información adicional sobre
esos factores.
Hay que tener en cuenta las siguientes áreas del proyecto para identificar suposiciones subyacentes:

■ Entregas de otros proyectos o departamentos: Si el proyecto va a depender del trabajo

de otras personas, ¿son conscientes dichas personas de esta dependencia y están de
acuerdo con las fechas de entrega establecidas?
■ Disponibilidad y uso de recursos (incluyendo personas, materiales y equipamiento): Si
algunas de las personas que van a trabajar en el proyecto están bajo otro cargo, ¿a
cargo de quién están? Y, ¿ha aprobado esa persona la utilización de estos recursos?
■ Duraciones de las tareas: ¿Están fundamentadas las estimaciones de tareas en una
información sólida o en conjeturas?
■ Costos del proyecto: ¿Qué importancia tiene el costo en el proyecto? ¿Quién debe
aprobar el presupuesto o aumentarlo si es necesario?
■ Tiempo disponible: Si se está trabajando teniendo presente una fecha límite conocida,
¿se puede completar de forma realista todas las tareas con un nivel aceptable de calidad?
■ Resultados: ¿Cumple el resultado esperado las expectativas del cliente y de otros
participantes? Si se deben hacer concesiones en el resultado, ¿están de acuerdo los
participantes sobre los aspectos del resultado en que se han de hacer las concesiones en
primer lugar?

Estos son unos pocos ejemplos de los asuntos a considerar antes de empezar un proyecto complejo. El éxito del proyecto
Curso de Microsoft Project 2000 7

depende en último término de la identificación de suposiciones y de la realización de planes alternativos de seguridad, así como
de llevar a cabo el proyecto tal como fue planeado.

Definir las delimitaciones del proyecto

Las delimitaciones en un proyecto son factores que pueden restringir las opciones del administrador del proyecto. Normalmente,
las tres delimitaciones principales son:
■ Programación, como una fecha de fin fija o una fecha límite para un hito principal.

■ Recursos (materiales, instalaciones, equipamiento y personal, así como los costos

asociados), como un presupuesto preestablecido.
■ Ámbito, como un requisito de realización de tres modelos del producto.

Un cambio en una de estas delimitaciones afecta normalmente a las otras dos, y también afecta a la calidad total. Por ejemplo,
si decrece la duración del proyecto (programación), puede aumentar el número de trabajadores necesarios (recursos) y
reducirse el número de características que pueden incluirse en el producto (ámbito). El administrador del proyecto determina
entonces si este ajuste es aceptable. Este concepto se denomina "delimitaciones triples de administración del proyecto" o
"triángulo del proyecto".
Durante el proceso de planificación, se deben enumerar las delimitaciones del proyecto para asegurarse de que todos los
participantes del proyecto las conocen y tienen la oportunidad de hacer observaciones acerca de las mismas.
También es importante que los participantes se pongan de acuerdo sobre la forma en que se ha de responder a delimitaciones
inesperadas que puedan surgir durante el proyecto. Por ejemplo, si los costos laborales resultan superiores a los previstos, los
participantes pueden desear reducir el ámbito del proyecto de ciertas maneras específicas predefinidas.

Preparar un plan de administración del ámbito

Una vez identificados los objetivos, suposiciones y delimitaciones del proyecto, está en condiciones de preparar un plan de
administración del ámbito. El ámbito del proyecto es la combinación de todos los objetivos y tareas del proyecto con el trabajo
necesario para su ejecución, y el plan de administración del ámbito establece un procedimiento para el tratamiento de los
cambios que se efectúen en el proyecto.
El plan de administración del ámbito es útil porque los equipos del proyecto deben ajustar a menudo sus objetivos durante el
mismo, y todos los participantes del proyecto tienen que estar informados puntualmente de los cambios que se introduzcan.
El plan de administración del ámbito puede incluir:

■ Una evaluación de la probabilidad de que haya que cambiar el ámbito, con qué frecuencia
y en qué medida.
■ Una descripción de cómo se identificarán y clasificarán los cambios del ámbito. Por
ejemplo, en un proyecto de construcción, puede establecer que si el cliente solicita
cambios del diseño con un costo inferior a 1.000 dólares, el capataz puede aprobarlos,
pero si el costo es superior, el administrador del proyecto y el cliente deben evaluar de
nuevo el ámbito del proyecto en términos de costo, recursos y otros factores.
■ Un plan para determinar las acciones a emprender cuando se identifique un cambio del
ámbito (por ejemplo, informar del mismo al patrocinador e impartir una orden de cambio
del contrato).
Un plan de administración del ámbito bien preparado puede servir de base para confeccionar el plan de emergencia del proyecto.
Curso de Microsoft Project 2000 8

3. Crear un plan de proyecto

Cuando se hayan definido los objetivos del proyecto y decidido sus fases principales, se puede comenzar a crear el plan.

Primero se especifica y organiza la lista de tareas que se deben realizar, así como la duración de cada tarea. A continuación, se
agrega al plan personas, equipamiento y materiales, y sus costos. Después se asignan estos recursos a las tareas. Con esta
información, Microsoft Project crea una programación. Se puede comprobar la programación y ajustarla según sea necesario.

. Los primeros pasos en la creación de una programación consisten en iniciar un nuevo archivo, designar una fecha de comienzo o
fin del proyecto e introducir información general del proyecto.

Iniciando Microsoft Project 2000

Al abrir Microsoft Project aparecerá un documento nuevo en la vista del Diagrama de Gantt y la ventana de ayuda sobre el
proyecto en blanco.
Para iniciar Microsoft Project siga estos pasos:

1. Seleccione en la barra de tareas de Windows el botón Inicio, Programas, Microsoft

Project.

2. Haga clic sobre el botón Cerrar para salir de la ventana de Ayuda y mostrar la
ventana de Project.

Crear un proyecto nuevo

Cuando inicie un nuevo archivo de proyecto en Microsoft Project, puede especificar la fecha de comienzo o de fin del mismo, pero
no ambas. Se recomienda especificar únicamente la fecha de comienzo del proyecto y dejar que Microsoft Project calcule la fecha
de fin, una vez introducidas y programadas las tareas. Los proyectos se suelen programar de este modo. Al introducir
información relativa al proyecto, como duraciones y dependencias de tareas, Microsoft Project programa el trabajo y calcula la
fecha más temprana de fin del proyecto.
Si el proyecto debe finalizar en una fecha concreta, escriba sólo la fecha de fin. La acción de programar a partir de la fecha de fin
del proyecto permite a Microsoft Project programar desde una fecha concreta hacia atrás, terminando cada tarea lo más tarde
Curso de Microsoft Project 2000 9

posible sin retrasar la fecha de fin.

1. Haga clic en Nuevo

2. En el cuadro de diálogo Información del proyecto, escriba o seleccione una fecha de

comienzo o fecha de fin para el proyecto

3. Si desea programar a partir de la fecha de comienzo del proyecto en el cuadro Fecha de

comienzo, escriba o seleccione la fecha en que desee comenzar el proyecto

4. Si desea programar a partir de la fecha de fin del proyecto en el cuadro Programar a

partir de, haga clic en Fecha de fin del proyecto, luego en el cuadro Fecha de fin,
escriba o seleccione la fecha de fin a partir de la cual desee programar el proyecto
Curso de Microsoft Project 2000 10

5. Haga clic en Aceptar

6. Haga clic en Guardar .

7. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el proyecto y, a continuación,

haga clic en Guardar.

Sugerencia: Puede cambiar la información del proyecto en cualquier momento haciendo clic en Información del proyecto en el
menú Proyecto.
Curso de Microsoft Project 2000 11

Abrir una plantilla o un archivo existente

Un archivo nuevo permite empezar partiendo de cero, elegir las fechas de comienzo o de fin del proyecto, y agregar las tareas y
recursos necesarios para el proyecto.
Pero también se puede utilizar un archivo de proyecto existente que contenga información similar a la que necesita para el
proyecto actual. También se puede utilizar una plantilla para comenzar el proyecto. La utilización de una plantilla o de un archivo
existente elimina la necesidad de volver a introducir información común a la de proyectos similares.

Basar el proyecto nuevo en un archivo existente

1. Haga clic en Abrir

2. Localice y abra la carpeta que contenga el proyecto y, a continuación, haga clic en el

proyecto

3. Si no lo encuentra, realice una búsqueda

4. Haga clic en Abrir

Basar el proyecto nuevo en una plantilla

1. Para abrir una plantilla desde Microsoft Project, en el menú Archivo, haga clic en Nuevo
y después haga clic en la ficha que contenga la plantilla.

2. Haga clic en la plantilla que desee abrir y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Sugerencia: Las plantillas se pueden guardar en cualquier carpeta. Para abrir una plantilla guardada, en el menú Archivo,
haga clic en Abrir, seleccione la carpeta y el archivo de la plantilla y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Introducir información clave del proyecto

Cada proyecto se compone de un conjunto único de elementos: las tareas que conlleva, las personas que las realizan y los
objetivos del proyecto. Como ayuda para recordar y comunicar los detalles importantes, introduzca información sobre el
proyecto y consúltela cuando sea necesario.
1. En el menú Archivo, haga clic en Propiedades y, a continuación, en la ficha Resumen.

2. Escriba la información que desee acerca del proyecto, por ejemplo, las personas que lo
administrarán y que se encargarán del mantenimiento del archivo de proyecto, el
objetivo del proyecto, las limitaciones que pueden dificultar el logro de ese objetivo y
otras notas de tipo general relativas al proyecto.
3. Haga clic en Aceptar.
Curso de Microsoft Project 2000 12

Sugerencia: Para buscar un comando de menú que no aparece, haga clic en las flechas situadas al final del menú. El menú se
expande para mostrar más comandos. También puede expandir un menú haciendo doble clic en él.

Configurar el calendario del proyecto

Puede cambiar el calendario del proyecto para que refleje los días y horas laborables de cada persona que participa en el
proyecto. Los valores predeterminados del calendario son lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., con una hora de descanso
para el almuerzo.
Puede especificar los períodos no laborables, como fines de semana y tardes, así como días festivos excepcionales, como las
vacaciones.
1. En el menú Herramientas, haga clic en Cambiar calendario laboral
Curso de Microsoft Project 2000 13

2. Seleccione una fecha en el calendario.

3. Para cambiar un día de la semana en la totalidad del calendario, por ejemplo, para que la
jornada de los viernes finalice a las 4:00 p.m., haga clic en la abreviatura de ese día en
la parte superior del calendario.

4. Para cambiar todos los días laborables, por ejemplo, para comenzar los días laborables
de martes a viernes a las 9:00 a.m., haga clic en la abreviatura correspondiente al
primer día laborable de la semana y arrastre el ratón hasta la abreviatura
correspondiente al último día laborable de la semana.

5. Haga clic en Período no laborable para indicar los días libres, o en Período laborable no
predet. para cambiar las horas de trabajo.
6. Si en el paso anterior hizo clic en Período laborable no predet., escriba las horas en las
que desea que comience el trabajo en los cuadros Desde y las horas en las que desea
que termine el trabajo en los cuadros Hasta.

7. Haga clic en Aceptar

Las estadísticas del proyecto

Para obtener una visión general de la fecha de inicio y fin, duración, costos y demás información del proyecto se accesan las
estadísticas del mismo que proporciona Microsoft Project.
1. En el menú Proyecto, haga clic en Información del Proyecto
Curso de Microsoft Project 2000 14

2. En el cuadro de diálogo Información del Proyecto, haga clic en Estadísticas

Curso de Microsoft Project 2000 15

4. Guardar un proyecto

1. Haga clic en Guardar

2. Si es la primera vez que guarda el archivo del proyecto, escriba un nombre en el cuadro
Nombre de archivo y haga clic en Guardar.

Nota: Si no ha establecido un plan previsto para el proyecto, cuando vaya a guardarlo el programa le preguntará si desea
guardar una línea de base.
Curso de Microsoft Project 2000 16

Abrir un proyecto existente

1. Haga clic en Abrir

En el cuadro Buscar en, haga clic en la unidad o carpeta que contenga el

proyecto.
En la lista de carpetas, abra la carpeta que contenga el proyecto que desea. Si no
encuentra el proyecto en la lista de carpetas, realice una búsqueda.

2. Haga doble clic en el proyecto que desea abrir.

Sugerencias:

Para abrir un proyecto creado en otro programa, haga clic en el formato de archivo que desea en el cuadro Tipo de archivo y, a
continuación, haga doble clic en el nombre del archivo en la lista de carpetas. También puede escribir la extensión en el cuadro
Nombre de archivo (por ejemplo, escriba *.mpt para encontrar los archivos de las plantillas de Microsoft Project).
Para abrir un proyecto que haya utilizado recientemente, haga clic en el nombre del archivo en la parte inferior del menú
Archivo. Si la lista de archivos utilizados recientemente no aparece, haga clic en Opciones en el menú Herramientas, seleccione
la ficha General y marque la casilla de verificación Archivos usados recientemente.

Cerrar un proyecto

■ En el menú Archivo, haga clic en Cerrar.

Nota: Si ha realizado cambios en un proyecto y no los ha guardado, el programa le preguntará si desea guardarlos.
Curso de Microsoft Project 2000 17

5. Vincular o almacenar documentos relacionados con el proyecto en Microsoft Project

Una vez creado un archivo, puede adjuntar al mismo los documentos relacionados con el proyecto. Por ejemplo, puede vincular
al proyecto el plan de administración del ámbito o el plan de administración de riesgos para facilitar el acceso a los mismos.
Puede hacer que los documentos de ayuda sean accesibles desde el proyecto agregando un hipervínculo a una página Web o a
un archivo o carpeta de su equipo o de la red. También puede almacenar los documentos en una nota.

Establecer un vínculo desde el archivo de Microsoft Project

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt

2. En el campo Nombre de tarea, seleccione una tarea para agregarle el documento

3. Haga clic en Insertar hipervínculo

4. En Vincular a, haga clic en Archivo o página Web existente

5. Escriba o seleccione la dirección del destino para el hipervínculo

6. En el cuadro Texto, escriba el texto que desee que aparezca cuando se sitúe el cursor
sobre el icono del hipervínculo, por ejemplo, "Plan del proyecto"

Nota: Si lo desea, puede agregar una línea de texto adicional para que aparezca en la Sugerencia, por ejemplo, "Leer el día 27/5".
Haga clic en y, acontinuación, escriba el texto.

Almacenar en el archivo de Microsoft Project

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt

2. En el campo Nombre de tarea, seleccione una tarea para agregarle el documento

3. Haga clic en Notas de tareas

4. Haga clic en Insertar objeto
Curso de Microsoft Project 2000 18

4.

5. Haga clic en Crear desde un archivo

6. En el cuadro Archivo, escriba la ruta y el nombre de archivo del documento que desee
insertar, o haga clic en Examinar para localizarlo y seleccionarlo
7. En el cuadro de diálogo Insertar objeto, desactive la casilla de verificación Vincular al
archivo
8. Active la casilla de verificación Mostrar como icono y, a continuación, haga clic en
Aceptar

9. Repita los pasos anteriores para agregar más archivos a la nota

10. Para agregar texto descriptivo que aparezca cuando el cursor se sitúe sobre el icono de

Nota (por ejemplo, "Documentos de planes del proyecto"), haga clic en el espacio en
blanco que rodea al icono que acaba de insertar y escriba el texto que desee.
Curso de Microsoft Project 2000 19

6. El ambiente de trabajo de Microsoft Project 2000

Microsoft Project 2000 presenta la información acerca del proyecto, con gráficos y textos, en distintos tipos de vista.

Para iniciar Microsoft Project seleccione el botón Inicio de Windows, luego Programas y finalmente Microsoft Project.

Al abrir Microsoft Project aparecerá un documento nuevo en la vista del Diagrama de Gantt y la ventana de ayuda sobre el
proyecto en blanco.

Haga clic sobre el botón Cerrar para salir de la ventana de ayuda y mostrar la ventana de Project, tal como la que se
muestra a continuación:

En la parte superior se encuentran la barra de título y las barras de herramientas.

A la izquierda se encuentra la barra de vistas.

En el centro se encuentra la vista del Diagrama de Gantt dividida verticalmente por un línea. A la derecha de la línea se
encuentra el Gráfico de Gantt con la Escala Temporal arriba y las barras de desplazamiento a la derecha y a la izquierda del
mismo. A la izquierda de la línea se encuentra la tabla de tareas que se muestra como una tabla de Excel donde cada columna
tiene un nombre, y cada fila representa una tarea.
Curso de Microsoft Project 2000 20

La Barra de Título.

Muestra el nombre de la palicación (Microsoft Project) y el nombre del proyecto activo. A la derecha se encuentran los botones
de minimizar, maximizar y cerrar la ventana.

La Barra de Menúes.

Presenta los menúes por medio de los cuales accesamos las diferentes opciones que ofrece Microsoft Project.

Las Barras de Herramientas.

Muestra los botones que permiten utilizar las diferentes opciones de Microsoft Project, de una manera más rápida. Por defecto se
muestran la Barra de Formato y la Barra Estándar. La Barra de Herramientas Estándar permite iniciar las tareas más comunes
tales como crear una nueva tarea, cortar, copiar y pegar texto y guardar un archivo. La Barra de Herramientas de Formato

permite aplicar formatos específicos a los diferentes elementos de las vistas de Microsoft Project.

Nota: Si desea personalizar la barra de herramientas y ver todas las que están disponibles, haga clic en el menú Ver, seleccione
Barras de Herramientas y luego Personalizar.

La Barra Estándar.

En la siguiente tabla se describen algunos de los elementos que se presentan en esta barra:

Botón Nombre Descripción

Abre un archivo nuevo de Project

Nuevo

Abre un archivo existente

Abrir

Guarda un archivo
Guardar

Imprime el documento
Imprimir
Deshacer
Vista Preliminar
Insertar Hipervínculo
Ortografía
Vincular Tareas
Eliminar Tarea

Desvincular Tareas
Cortar

Dividir Tarea
Copiar

Pegar Información de la Tarea

Copiar Formato Notas de la Tarea

Curso de Microsoft Project 2000 21

Asignar Recursos
Muestra la vista previa de un documento
Agrupar por
Realiza la corrección ortográfica del proyecto

Elimina la tarea seleccionada

Corta el texto seleccionado y lo guarda en el

portapapeles
Copia el texto seleccionado y lo guarda en el
portapapeles
Pega el contenido del portapapeles

Copia el formato

deshace la última acción

Inserta un hipervínculo de enlace con otro documento o

página web

Establece una relación de dependencia fin a comienzo

Elimina el vínculo entre dos tareas

Divide el tiempo de una tarea en dos segmentos

Muestra el cuadro de diálogo Información de la Tarea

Muestra la ficha Notas del cuadro de diálogo Información

de la Tarea

Abre el cuadro de diálogo Asignar Recursos

Agrupa las tareas según diversos criterios

Curso de Microsoft Project 2000 22

Acercar Aumenta la vista

Alejar Reduce la vista

Ayuda de Microsoft Project Muestra el asistente de Office

La Barra de Formato.

En la siguiente tabla se describen algunos de los elementos que se presentan en esta barra:
Botón Nombre Descripción

Anular Sangría Anula la sangría aplicada a una tarea para

situarla en un nivel superior del esquema
Aplica una sangría a una tarea para situarla en
Aplicar Sangría
un nivel inferior del esquema
Muestra las subtareas de la tarea resumen
Mostrar Subtareas
seleccionada
Oculta las subtareas de la tarea resumen
Ocultar Subtareas
seleccionada
Muestra todas las subtareas de todas las tareas
Mostraar todas las subtareas
resumen del proyecto

Mostrar niveles Muestra las subtareas del nivel seleccionado

Muestra el tipo de fuente selccionada y permite

Fuente
cambiarla
Muestra el tamaño de fuente seleccionada y
Tamaño de Fuente
permite cambiarlo

Negrita Pone en negrita el texto selccionado

Cursiva Pone en cursiva el texto seleccionado

Subrayado Subraya el texto seleccionado

Alínea a la izquierda el elemento del campo

Alinear a la Izquierda
seleccionado

Centrar Centra el elemento del campo seleccionado

Alinear a al Derecha Alínea a la derecha el texto del campo

seleccionado

Filtro Aplica el filtro especificado por el usuario

Autofiltro Activa o desactiva el autofiltro

Asistente para Diagramas de Activa el Asistente para dar formato a las

Gantt estructuras del Diagrama de Gantt
Curso de Microsoft Project 2000 23

La Barra de Vistas.

La Barra de vistas muestra los iconos de las vistas más utilizadas, en los que puede hacer clic para mostrar la vista. Aparece a lo
largo del borde izquierdo de la ventana de Microsoft Project y proporciona los medios adecuados para cambiar de vista con sólo
hacer clic en los iconos que aparecen en ella. Si la vista que desea mostrar no aparece en la Barra de vistas, haga clic en Más
vistas en la Barra de vistas y, después, seleccione la que desee en el cuadro de diálogo Más vistas. Si no desea que Microsoft
Project muestre la Barra de vistas, haga clic en Barra de vistas en el menú Ver.
En la siguiente tabla se describe cada una de las vistas que aparecen en la Barra de vistas y muestra el icono de cada una de
ellas.
Nota: Esta tabla no contiene todas las vistas de Microsoft Project, únicamente las que se muestran en la Barra de vistas de
manera predeterminada.

Vista

Calendario Descripción

Calendario mensual que muestra las tareas y sus

duraciones. Utilice esta vista de tareas para mostrar las
tareas programadas en una semana o en un intervalo de
semanas concretos.
Curso de Microsoft Project 2000 24

Diagrama de Gantt Lista de tareas e información relacionada y un diagrama

que muestra tareas y duraciones en función del tiempo.
Utilice esta vista de tareas para introducir y programar
una lista de tareas.

Diagrama de red Diagrama, anteriormente conocido como Diagrama de

red, que muestra todas las tareas y sus dependencias.
Utilice esta vista de tareas para crear y ajustar la
programación en formato de diagrama de flujo.

Uso de tareas Lista de tareas que muestra los recursos asignados

agrupados bajo cada tarea. Utilice esta vista para ver
qué recursos se encuentran asignados a tareas
específicas y para definir el perfil del trabajo.

Gantt de seguimiento Lista de tareas e información relacionada y un diagrama

que muestra las barras de Gantt de línea de base y de
programación de cada tarea. Utilice esta vista de tarea
para comparar la programación prevista con la actual.

Gráfico de recursos Gráfico que muestra la asignación, los costos o el trabajo

de los recursos. Utilice esta vista para mostrar
información sobre un solo recurso o sobre un grupo de
recursos a lo largo del tiempo.

Hoja de recursos Lista de recursos e información relacionada. Utilice esta

vista de recurso para introducir y modificar información
acerca del recurso en un formato similar al de una hoja
de cálculo.

Uso de recursos Lista de recursos que muestra la asignación, el costo o la

información del trabajo de cada recurso a través del
tiempo. Utilice esta vista para mostrar información
acerca del costo y de la asignación de trabajo de cada
recurso y para definir el perfil de las asignaciones.

La Escala Temporal.
Curso de Microsoft Project 2000 25

Algunas vistas disponen de una escala temporal en la parte superior que consta de dos componentes: una escala temporal
principal en la parte superior y una secundaria debajo de ésta. Las escalas principal y secundaria se pueden ajustar de forma
independiente, lo cual permite ver el proyecto con el nivel de detalle deseado.

Las Barras de Desplazamiento.

Microsoft Project muestra barras de desplazamiento horizontales y verticales de manera predeterminada.

La Tabla de Tareas y el Area de Gráfico.

La tabla de tareas muestra información acerca de las tareas del proyecto, por ejemplo, cuándo comienzan y finalizan, su longitudy los recursos asignados a

ellas. Cada columna corresponde con una característica de la tarea, cada fila representa una tarea. La intersección de una fila con una columna se reconoce

como Campo.

La parte de gráfico muestra gráficamente cada una de las tareas, generalmente en forma de barra de tarea. La posición de la barra en la línea de tiempo, así

como su longitud, indica cuándo comienza y finaliza esa tarea. Además, la posición de una barra de tarea en relación a otra indica si las tareas se suceden o si

se superponen.

Obtener Ayuda

Microsoft Project 2000 dispone del sistema de ayuda estándar de Microsoft, que incluye el Asistente de Office, de una ayuda en
línea y de las fichas de Contenido, Asistente para Ayuda e Indice.
Curso de Microsoft Project 2000 26

Además Microsoft Project posee los elementos Vista Rápida, que muestra una visión global de sus capacidades, un Tutorial
que guía al usuario paso a paso en la programación de proyectos sencillos, y un Mapa del Proyecto que ofrece lineamientos
generales de gestión de proyectos que pueden ser muy utiles en la formulación, control y seguimiento de proyectos en general.

A estos elementos de llega haciendo clic en el menú

Curso de Microsoft Project 2000 27

7. Introducir y Organizar una lista de tareas

Las listas de tareas son categorías de información que aparecen en la hoja de la vista Diagrama de Gantt que especifican los
detalles sobre una tarea, como el nombre de la tarea, la duración, las fechas de comienzo y finalización, las predecesoras y los
nombres de los recursos. Otra información de la tarea está disponible al aplicar una tabla diferente a la vista.
A su vez una Tarea es una actividad que tiene un comienzo y un fin. La finalización de una tarea es importante para la
finalización del proyecto. Los proyectos a su vez se componen de tareas.
Para crear una lista de tareas primero se enumeran los pasos necesarios para lograr los objetivos del proyecto. Se comienza
por los grandes bloques de trabajo y después se dividen cada bloque en tareas con resultados individuales. Se agregan hitos y
finalmente, se especifican estimaciones de duración.
Una vez que se haya introducido la información de las tareas, se crea un esquema como ayuda para ver la estructura del
proyecto.

Especificar las tareas y sus duraciones

Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas. Una tarea representa una cantidad de trabajo con un
resultado claro; no debe ser excesivamente larga para que sea posible realizar un seguimiento periódico de su progreso.
Se especifican las tareas en el orden en que tienen lugar. Después se realiza una estimación del tiempo que llevará realizar cada
tarea y se introduce como una duración. Microsoft Project utiliza las duraciones para calcular la cantidad de trabajo que ha de
realizarse en la tarea.
Nota: No se debe especificar las fechas en los campos Comienzo y Fin de cada tarea. Microsoft Project calcula las fechas de
comienzo y fin basándose en la relación existente entre las tareas.

Incorporar una tarea a un proyecto

Se puede crear rápidamente una lista de tareas de la programación escribiendo tareas en el campo Nombre de tarea. Un
proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas, que constituyen la base sobre la que se construye la
programación.
Microsoft Project facilita la especificación y la modificación de una tarea repetitiva. Una tarea repetitiva es aquella que se realiza
de manera repetida en el transcurso de un proyecto. Por ejemplo, las reuniones semanales para analizar el estado se pueden
definir como una tarea repetitiva. Se puede definir una tarea para que se produzca diaria, semanal, mensual o anualmente.
Asimismo, se puede especificar la duración de cada tarea, el momento en que se producirá y las veces que se repetirá (un
período de tiempo o el número específico de repeticiones).
De esta manera se pueden especificar dos clases de tareas en Microsoft Project: tareas que tienen lugar una vez y tareas
repetitivas.
Sugerencias:

Con Microsoft Project, es posible utilizar un esquema para organizar la programación a medida que se van introduciendo las
tareas o esperar hasta haber introducido todas las tareas del proyecto. Al crear un esquema de la programación del proyecto se
simplifica su organización, de forma que resulta más sencillo crear, administrar y mantener el proyecto. Obtener información
sobre esquemas.
Puede insertar una tarea entre tareas existentes seleccionando la fila debajo de la cual desea que aparezca la nueva tarea. En el
menú Insertar, haga clic en Nueva tarea y escriba el nombre de la tarea en la fila insertada.
Nota: Los identificadores de las tareas se vuelven a numerar automáticamente cuando se inserta una tarea

Especificar una tarea que tiene lugar una vez

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt

2. En el campo Nombre de tarea, escriba el nombre de una tarea y, a continuación,

presione la tecla TAB
3. Microsoft Project introduce una duración estimada de un día para la tarea, seguida de un
signo de interrogación
Curso de Microsoft Project 2000 28

4. En el campo Duración, escriba la cantidad de tiempo que llevará cada tarea en meses,
semanas, días, horas o minutos, sin contar los períodos no laborables. Puede utilizar las
abreviaturas siguientes: meses = me, semanas = s, días = d, horas = h, minutos = m.
5. Presione la tecla ENTRAR

Nota: Para mostrar una duración estimada, escriba un signo de interrogación después de la duración.

Sugerencia: También puede agregar una nota acerca de una tarea. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea y haga
clic en Notas de tareas . Escriba la información en el cuadro Notas y haga clic en Aceptar.

Especificar una tarea repetitiva

1. En el campo Nombre de tarea, seleccione la fila debajo de la cual desea que aparezca la
tarea repetitiva.
2. En el menú Insertar, haga clic en Tarea repetitiva.

3. En el cuadro Nombre de tarea, escriba el nombre de la tarea.

4. En el cuadro Duración, escriba la duración de una realización de la tarea.

5. En Patrón de repetición, haga clic en Diariamente, Semanalmente, Mensualmente o

Anualmente.
6. A la derecha de Diariamente, Semanalmente, Mensualmente o Anualmente, especifique
la frecuencia de la tarea.
7. En Intervalo de repetición, escriba la fecha de comienzo en el cuadro Comienzo y, a
continuación, seleccione Terminar después de o Terminar el.
8. Si ha seleccionado Terminar después de, escriba el número de ocurrencias de la
tarea.
9. Si ha seleccionado Terminar el, escriba la fecha en la que desea que termine la tarea
repetitiva.
Curso de Microsoft Project 2000 29

Notas:

Los identificadores de las tareas se vuelven a numerar automáticamente cuando se inserta una tarea.

Si desea aplicar un calendario a la tarea repetitiva, en Calendario para programar esta tarea, haga clic en el calendario que
desee utilizar.
Si no escribe una fecha en el cuadro Comienzo, Microsoft Project utilizará la fecha de comienzo del proyecto.

Si la tarea repetitiva va a tener lugar en algunos días no laborables, Microsoft Project le pregunta si desea reprogramar las veces
que ocurra en tales días.

Especificar una duración

Una duración es un período total de trabajo activo necesario para completar una tarea. Generalmente es el período de tiempo de trabajo desde el comienzo
hasta el final de una tarea, según se defina en el calendario del proyecto y en el calendario de recursos. La duración transcurrida es el período de tiempo
necesario para completar una tarea, tomando como base un día de 24 horas y una semana de 7 días, incluyendo los días festivos o feriados y otros días no
laborables; se puede especificar en minutos, horas, días y semanas.
Los valores de duración van seguidos de una abreviatura de unidad de tiempo:
min = minuto

h = hora

día = día

sem = semana

ms = mes

Puede especificar la duración exacta de una tarea o una nueva duración estimada para reemplazar la duración estimada que
Microsoft Project asigna a cada tarea de manera [Link] se introduce una tarea, Microsoft Project le asigna
automáticamente una duración estimada de un día; un signo de interrogación después de la duración indica que es estimada.
Una duración estimada es una duración para la cual la información de que dispone sólo permite determinar un valor provisional
no definitivo. Para que otros miembros del equipo puedan reconocer su estado de inmediato, una duración estimada está
claramente marcada como tal mediante un signo de interrogación (?) colocado inmediatamente a continuación de la unidad de duración.
Sugerencia: Puede programar las tareas más eficazmente si especifica la duración y los vínculos de cada una y permite que
Microsoft Project calcule automáticamente las fechas de comienzo y fin. Para conseguir la mayor flexibilidad posible en la
programación, evite el uso de delimitaciones inflexibles

Crear un Hito

Un hito consiste simplemente en una tarea que se utiliza para identificar eventos significativos en la programación, como puede
ser la finalización de una fase principal. Si escribe una duración de cero días para una tarea, Microsoft Project mostrará el símbolo de hito en el Diagrama de
Gantt al comienzo de ese día.

Un hito es una tarea sin duración (cero días) que se utiliza para identificar sucesos significativos en la programación, como la finalización de una fase
importante.
Una Fase es un grupo de tareas relacionadas que completa una etapa importante de un proyecto.

Para crear un hito hacer:

1. En el campo Duración, haga clic en la duración de la tarea que desee convertir en un hito y escriba 0d.

2. Presione la tecla ENTRAR.

Los Hitos son puntos de referencia que marcan acontecimientos importantes en un proyecto y que se utilizan para controlar el progreso del proyecto. Las
tareas con duración cero se muestran automáticamente como hitos pero el usuario también puede marcar como hito cualquier otra tarea con cualquier
duración.
Curso de Microsoft Project 2000 30

Aunque una tarea con una duración 0 se marca automáticamente como hito, puede convertir cualquier tarea en un hito.

Para marcar cualquier tarea como hito:

1. Haga clic en la tarea en el campo Nombre de tarea

2. Haga clic en Información de la tarea

3. Elija la ficha Avanzado y active la casilla de verificación Marcar la tarea como hito

Especificación tarea condicionada por el esfuerzo:

Por defecto Microsoft Project establece la asignación de tiempos a todas las tareas como condicionadas por el esfuerzo. Esto supone que a medida que se
modifica la asignación de recursos inicial, varía la duración de la tarea, si bien las horas de trabajo necesarias para completarla permanecen constantes.
Mediante las tareas condicionadas por el esfuerzo Microsoft Project distribuye homogéneamente el trabajo entre los recursos .Desactivar la especificación
tarea condicionada por el esfuerzo

Para una sóla tarea:

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt

2. Haga clic en la tarea en el campo Nombre de tarea

3. Haga clic en Información de la tarea

4. Seleccione la ficha Avanzado

5. Haga clic en la casilla de verificación Condicionada por el esfuerzo para eliminar la marca de selección

6. Haga clic en Aceptar

Sugerencia: Para ver todos los hitos, haga clic en Hitos en la lista Filtro. Para volver a ver todo el proyecto, haga clic en Todas
Curso de Microsoft Project 2000 31

Para las tareas nuevas del proyecto:

1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones

2. Seleccione la ficha Programación

3. Haga clic en la casilla de verificación Las tareas nuevas están condicionadas por el sfuerzo para eliminar la

marca de selección

4. Haga clic en Aceptar

Eliminar una tarea de la Lista de Tareas

En ocasiones durante la programación del proyecto se decidirá eliminar una tarea de la lista de tareas.
1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.
2. En el campo Nombre de Tarea, seleccione la tarea que desee eliminar.
3. Pulse la tecla Suprimir para eliminar la tarea

Nota: Al eliminar una tarea de la lista de tareas el resto de las tareas del proyecto se reprograman según las
especificaciones de dependencias, duraciones y delimitaciones establecidas.

Sugerencia: En general para eliminar un elemento de una vista se selecciona la fila completa haciendo clic en su
identificador (número ubicado más a la izquierda de cada vista), lo que sombrea toda el área, luego haga clic en el
botón derecho del ratón y en el menú desplegado seleccione eliminar tarea, en el caso de una tarea, y eliminar
recurso en el caso de un recurso. Esto eliminará toda la información relativa al recurso o tarea eliminado.
Curso de Microsoft Project 2000 32

8. Crear un calendario para una tarea

Un Calendario de tareas es un calendario base que se puede aplicar a tareas individuales para controlar la

programación de estas
tareas, normalmente independiente del calendario del proyecto o de cualquier calendario de recursos asignados. De
manera
predeterminada, todas las tareas se programan con el calendario del proyecto. Si hay recursos asignados, las tareas
se
programan de acuerdo con los calendarios de recursos asignados. Los calendarios de tareas definen excepciones
únicas o
específicas para programar tareas individuales, como la maquinaria que funciona durante el período no laborable.

1. En el menú Herramientas, haga clic en Cambiar calendario laboral.

2. Haga clic en Nuevo.

3. En el cuadro Nombre, escriba el nombre del nuevo calendario.

4. Para comenzar con un calendario predeterminado, haga clic en Crear nuevo calendario
base.

5. Para crear un nuevo calendario base a partir de un calendario existente, haga clic en
Hacer una copia del y, a continuación, en el nombre del calendario que aparece en el
cuadro.
Curso de Microsoft Project 2000 33

6. Haga clic en Aceptar.

7. Haga los cambios necesarios en el calendario:

■ Para cambiar el calendario en días específicos, seleccione los días que
desee cambiar en el calendario.
■ Para seleccionar días no adyacentes, mantenga presionada la tecla CTRL
y haga clic en los días.
■ Para seleccionar días adyacentes, presione la tecla MAYÚS y haga clic en
el primer y en el último día que desee cambiar en el calendario.
■ Para cambiar un día de la semana en el calendario entero, haga clic en la
abreviatura del día situada en la fila superior del calendario
8. En Establecer fechas seleccionadas como, haga clic en Predeterminadas, Período
no laborable o Período laborable no predet..

9. Para cambiar el Período laborable no predet., escriba las horas en las que desea que
el trabajo comience en los cuadros Desde y las horas en las que desea que el trabajo
termine en los cuadros Hasta.

10. . Haga clic en Aceptar

Asignar un calendario a una tarea

Un calendario de tareas define excepciones exclusivas o específicas para períodos laborables y no laborables

correspondientes a
una tarea, una tarea repetitiva o una tarea de resumen repetitiva.
Una vez creado un calendario de tareas, se debe asignar a las tareas.

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que desee asignar un calendario.

3. Haga clic en Información de la tarea y, a continuación, en la ficha Avanzado.

4. En el cuadro Calendario, haga clic en el calendario que desee utilizar para la tarea.

5. Active la casilla de verificación La programación omite los calendarios de recursos

para que el calendario de tareas anule todos los calendarios de recursos, si procede

Nota: Si decide que Microsoft Project omita los calendarios de recursos, una tarea se programará aunque los recursos
asignados a la misma tengan establecido período no laborable en el correspondiente calendario de recursos.
Curso de Microsoft Project 2000 34

9. Establecer dependencias y delimitaciones de tareas

Una vez creada y esquematizada la lista de tareas, es el momento de ver cómo se relacionan las tareas entre sí y con
fechas concretas. Existen muchos tipos de relaciones entre tareas, por ejemplo, vínculos que muestran el inicio de una
tarea al finalizar otra. Estos vínculos se denominan dependencias entre tareas. Microsoft Project determina
automáticamente las fechas de comienzo y fin de las tareas que dependen de otras tareas. Existen también diferentes
tipos de delimitaciones que pueden asociar la fecha de comienzo o de fin de una tarea a una fecha específica.
La ventaja de las dependencias o tareas "vinculadas" es que cada vez que una tarea cambia, las tareas vinculadas se
reprograman automáticamente. Puede definir programaciones de tareas utilizando delimitaciones, superposición o
retraso de tareas, y división de tareas cuando se interrumpe temporalmente el trabajo.

En el Diagrama de Gantt las dependencias se

representan con líneas entre las barras de representación
de cada tarea

Las tareas a menudo suceden en secuencia lineal: por ejemplo, se preparan las paredes, se pintan y después se
decoran. Sin embargo, puede haber excepciones en todos los proyectos. Por ejemplo, cuando una persona prepara las
paredes para pintarlas, otra persona puede comprar los cuadros que desea colgar. Para crear una secuencia, se
vinculan las tareas dependientes entre sí y se indica a Microsoft Project en qué consiste esa dependencia

Las dependencias entre tareas definen la naturaleza de la relación entre las dos tareas vinculadas. Las tareas se
vinculan definiendo una dependencia entre sus fechas de comienzo y de fin. Por ejemplo, la tarea "Contactar
servicios de abastecimiento" debe concluir antes del comienzo de la tarea "Decidir menús".
Curso de Microsoft Project 2000 35

Descripción
Dependencia entre tareas
La tarea (B) no puede comenzar hasta que finalice
la tarea (A).
Fin a comienzo (FC)

La tarea (B) no puede comenzar hasta que

comience la tarea (A).
Comienzo a comienzo (CC)

La tarea (B) no puede finalizar hasta que finalice la

tarea (A).
Fin a fin (FF)

La tarea (B) no puede finalizar hasta que comience

la tarea (A).
Comienzo a fin (CF)
Curso de Microsoft Project 2000 36

Para establecer relaciones entre tareas, utilice dependencias entre tareas. Primero, seleccione las tareas relacionadas, vincúlelas y, a continuación, cambie el

tipo de dependencia, si es necesario. La tarea cuyo comienzo o fin depende de otra tarea es la sucesora. La tarea de la que depende la sucesora es la

predecesora.

Una vez vinculadas las tareas, los cambios realizados en las fechas de la predecesora afectarán a las fechas de la sucesora. De forma predeterminada, Microsoft

Project crea una dependencia de tarea de fin a comienzo. Puesto que una dependencia de fin a comienzo no funciona en todas las situaciones, puede cambiar el

vínculo entre tareas a comienzo a comienzo, fin a fin o comienzo a fin para modelar el proyecto de forma realista.

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el campo Nombre de tarea, seleccione dos o más tareas que desee vincular.

3. Haga clic en Vincular tareas

De forma predeterminada, Microsoft Project crea un vínculo de tarea del tipo de fin a comienzo. Puede cambiar este vínculo por un vínculo de comienzo a

comienzo, de fin a fin o de fin a comienzo.

Para cambiar el vínculo entre tareas, haga doble clic en la línea de vínculo entre las tareas que desee cambiar en el Diagrama de Gantt.

Aparecerá el cuadro de diálogo Dependencia entre tareas. Si aparece el cuadro de diálogo Estilos de barra, probablemente se deba a que no ha hecho clic
exactamente en la línea de tarea y tendrá que cerrar el cuadro de diálogo y hacer clic de nuevo en dicha línea.
Otra forma es desde el cuadro de Información de tarea:

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. Seleccione de la lista de tareas la Tarea Sucesora

3. Haga clic en Información de tarea

4. Seleccione la ficha de Predecesoras

Curso de Microsoft Project 2000 37

5. Para cada tarea predecesora ajuste el tipo de la dependencia

6. Haga clic en Aceptar
Nota: Si desea desvincular tareas, selecciónelas en el campo Nombre de tarea y haga clic en Desvincular tareas
tareas se volverán a programar en función de los vínculos con otras tareas o de las delimitaciones.

Establecer tiempo de adelanto o de posposición entre tareas

A veces, un vínculo de tarea no basta para mostrar con precisión la relación entre tareas. Para mostrar que las tareas se superponen, establezca el tiempo de

adelanto. Para mostrar un retraso entre tareas, establezca el tiempo de posposición.

El tiempo de adelanto especifica superposición entre tareas que tienen una dependencia. Por ejemplo, si una tarea puede comenzar cuando su predecesora está

a medio finalizar, se puede especificar una dependencia de fin a comienzo con un tiempo de adelanto de un 50 por ciento para la tarea sucesora. El tiempo de

adelanto se especifica como un valor de posposición negativo.

En una dependencia Fin a Comienzo con adelanto de -1d la

segunda tarea se adelanta al término de la primera

El tiempo de posposición especifica retraso entre tareas que tienen una dependencia. Por ejemplo, si se necesita un retraso de dos días entre el fin de una tarea
y el comienzo de otra, se puede establecer una dependencia de fin a comienzo y especificar un tiempo de posposición de dos días. El tiempo de posposición se
especifica como un valor positivo.

En una dependencia Fin a Comienzo con retraso de 1d la

segunda tarea se pospone al término de la primera

En Microsoft Project, retrase tareas agregando tiempo de posposición a la tarea predecesora, y superponga tareas especificando tiempo de adelanto. También

puede escribir el tiempo de adelanto o de posposición en forma de porcentaje de la tarea.

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt

2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea para la que desea establecer un

tiempo de adelanto o de posposición, y haga clic en Información de la tarea

3. Haga clic en la ficha Predecesoras

4. En el campo Pos, escriba el adelanto o la posposición que desee como duración o
porcentaje de la duración de la tarea predecesora.
Escriba el adelanto en forma de número negativo (por ejemplo, -1d para indicar un día de adelanto) o en forma de porcentaje
Curso de Microsoft Project 2000 38

5. Haga clic en Aceptar

Sugerencia: Puede agregar rápidamente un período de tiempo de posposición o de adelanto a la tarea sucesora haciendo doble clic en la línea de vínculo del
diagrama de Gantt y escribiendo la cantidad de tiempo correspondiente a la posposición o al adelanto en el cuadro de diálogo Dependencia entre tareas.

Asignar una fecha límite para una tarea

Cuando desea realizar el seguimiento de la fecha límite de una tarea específica pero no desea bloquear la programación estableciendo una delimitación

inflexible, puede fijar una fecha límite para la tarea. Microsoft Project sigue actualizando la programación según sea necesario, realiza un seguimiento de las

fechas límite y muestra un indicador si una tarea finaliza después de su fecha límite.
La definición de una fecha límite no afecta a la programación de las tareas. Es solamente una forma de que Microsoft Project le informe de que una tarea
finalizará después de su fecha límite. Así tendrá la posibilidad de ajustar la programación para cumplir dicha fecha.

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el campo Nombre de tarea, haga clic en la tarea para la que desee establecer una
fecha límite.

3. Haga clic en Información de la tarea

4. Seleccione la ficha Avanzado.

5. En Delimitar tarea seleccione el tipo de delimitación

6. Escriba o seleccione la fecha límite en el cuadro Fecha límite

7. Haga clic en Aceptar.

Establecer una fecha de comienzo o fin específica para una tarea

Se pueden programar las tareas más eficazmente especificando sus duraciones, creando dependencias entre ellas y dejando que Microsoft Project calcule

automáticamente las fechas de comienzo y fin. No obstante, se puede establecer una fecha de comienzo o fin específica para una tarea si fuera necesario.

Las delimitaciones que asocian tareas a fechas específicas se denominan delimitaciones inflexibles; las delimitaciones más inflexibles son las fechas de

comienzo o fin específicas. Dado que Microsoft Project tiene en cuenta las delimitaciones al calcular la programación, utilice estas delimitaciones inflexibles

sólo cuando las tareas deban comenzar o finalizar en una fecha concreta.

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el campo Nombre de tarea, haga clic en la tarea para la que desee establecer una
fecha de comienzo o fin
3. Haga click en Información de la tarea

4. Seleccione la ficha Avanzado.

Curso de Microsoft Project 2000 39

5. En el cuadro Tipo de delimitación, haga clic en un tipo de delimitación.

6. Escriba o seleccione una fecha en el cuadro Fecha de delimitación

7. Haga clic en Aceptar.

Nota: Si selecciona una fecha de comienzo para una tarea en el campo Comienzo del Diagrama de Gantt o arrastra una barra de Gantt para cambiar la fecha de

comienzo, Microsoft Project establece una delimitación No comenzar antes del (NCAD) basada en la nueva fecha de comienzo. Si selecciona una fecha de fin

para una tarea, Microsoft Project asigna automáticamente una delimitación No finalizar antes del (NFAD

Delimitación inflexible

Una delimitación inflexible es aquella que no es flexible porque vincula una tarea a una fecha.

Las delimitaciones inflexibles son:

■ Debe finalizar el (para todos los proyectos).

■ Debe comenzar el (para todos los proyectos).

■ No finalizar antes del (se considera inflexible para proyectos

programados a partir de la fecha de fin).
■ No finalizar después del (se considera inflexible para proyectos
programados a partir de la fecha de comienzo).
■ No comenzar antes del (se considera inflexible para proyectos
programados a partir de la fecha de fin).
■ No comenzar después del (se considera inflexible para proyectos
programados a partir de la fecha de comienzo).
Interrumpir el trabajo en una tarea

Al perfeccionar la programación, tal vez necesite interrumpir el trabajo en una tarea. Por ejemplo, el proyecto puede incluir una tarea que requiere materiales

que están pedidos pero que no se recibirán hasta dentro de dos semanas o puede tener dos tareas que tienen lugar simultáneamente en la programación y

utilizan el mismo recurso. Si la programación lo permite, puede dividir una de las tareas para que parte del trabajo se realice antes de comenzar la otra tarea y

se vuelva a retomar cuando ésta finalice. Puede dividir una tarea tantas veces como sea necesario.
1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.
2. Haga clic en Dividir tarea

3. En la barra de Gantt de la tarea, haga clic en el área de la barra de fecha donde desea
efectuar la división y arrastre la segunda parte de la barra hasta la fecha en la que debe
reanudarse el trabajo.
Curso de Microsoft Project 2000 40

Tarea Dividida
Notas: Puede dividir una tarea varias veces.
Para quitar una división en una tarea, arrastre una parte de la barra de Gantt hasta que entre en contacto con la otra parte. Si utiliza un calendario para

especificar la división como período no laborable en vez de dividir la tarea, el período no laborable no aparecerá como tarea dividida en el Diagrama de Gantt.
Curso de Microsoft Project 2000 41

10. Estructurar las tareas en un esquema lógico

El uso de esquemas ayuda a organizar las tareas en bloques más manejables. Puede aplicar sangrías a las tareas relacionadas para situarlas bajo una tarea más
general, creando una jerarquía. Las tareas generales se denominan tareas de resumen o fases; las tareas con sangría que aparecen debajo de la tarea de resumen
son subtareas. Las fechas de comienzo y fin de una tarea de resumen se determinan en función de las fechas de comienzo y fin de su primera y última subtarea.
De forma predeterminada, las tareas de resumen aparecen en negrita y las subtareas aparecen con sangrías debajo de ellas. Utilice los controles de esquema
(sangría y anulación de sangría) para indicar la estructura jerárquica de la lista de tareas.

Un Esquema es una estructura jerárquica de un proyecto que muestra la disposición de algunas tareas en agrupaciones de mayor volumen. En Microsoft

Project, las subtareas se sitúan bajo las tareas de resumen mediante la aplicación de sangrías

Una Tarea de Resumen es una tarea que se compone de subtareas y que también resume dichas subtareas. Se puede utilizar la función de niveles de esquema
de Microsoft Project para crear tareas de resumen. Microsoft Project determina automáticamente la información de la tarea de resumen (duración, costo, etc.)
utilizando la información de las subtareas.
Una subtarea es una tarea que forma parte de una tarea de resumen. La información de las subtareas se incluye en la tarea de resumen. Puede designar

subtareas utilizando la función de niveles de esquema de Microsoft Project.

Para organizar el esquema, se utilizan los botones de esquema

Aplicar sangría

Anular sangría

Mostrar subtareas

Ocultar subtareas

Mostrar todas las subtareas

Para crear una tarea de resumen o fase:

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. Haga clic en la primera tarea que desee convertir en subtarea.

3. En el menú Insertar, haga clic en Nueva tarea.

4. En la fila insertada, escriba el nombre de la nueva tarea de resumen en el campo

Nombre de tarea.

5. En el campo Nombre de tarea, seleccione las tareas que desee convertir en subtareas.
Curso de Microsoft Project 2000 42

6. Haga clic en Aplicar sangría para aplicar sangría a estas tareas.

Sugerencia:

Utilizando el mouse (ratón) puede aplicar o anular una sangría rápidamente en una tarea. Seleccione la tarea y sitúe el puntero sobre la primera letra del
nombre de la tarea. Cuando el puntero se convierta en una flecha de dos puntas, arrastre hacia la derecha para aplicar la sangría a la tarea o arrastre hacia la
izquierda para anularla.
Para deshacer niveles de esquema, anule las sangrías de todas las subtareas y de las tareas de resumen del siguiente nivel hasta que todas vuelvan al mismo

nivel de esquema.

Notas:
La colocación de tareas en orden jerárquico no crea automáticamente dependencias entre tareas. Para crear dependencias entre tareas es preciso vincular las
tareas.
En Microsoft Project, todas las subtareas de una fase o subfase deben estar directamente debajo de la tarea de resumen para que sean incluidas en la fase o

subfase.

Mostrar y ocultar las subtareas

En un esquema, puede mostrar u ocultar las subtareas de una tarea de resumen. Por ejemplo, tal vez desee ocultar las
subtareas para mostrar solamente las tareas de nivel superior y después imprimir esa vista para crear un informe de resumen del proyecto; o tal vez desee
mostrar únicamente las subtareas que le interesen. Al mostrar todas las subtareas, podrá ver rápidamente todas las tareas de todos los niveles de esquema
existentes en todo el proyecto.
1. En la Barra de vista, haga clic en Diagrama de Gantt

2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea de resumen que contenga las

subtareas que desea mostrar u ocultar.
3. Haga clic en Mostrar subtareas para ocultar las subtareas.

4. Para mostrar todas la subtareas, haga clic en Mostrar todas las subtareas
Sugerencias:

También puede mostrar u ocultar subtareas haciendo clic en el símbolo de esquema de la tarea de resumen. Los símbolos de esquema indican si una tarea de

resumen tiene subtareas mostradas o no tiene subtareas mostradas .

Puede reorganizar fácilmente las fases de un proyecto en una programación esquematizada. Al mover o eliminar una tarea de resumen, se mueven o se

eliminan automáticamente todas las subtareas asociadas a ella.

Las vistas Uso de recursos y Uso de tareas muestran la asignación de recursos y tareas con una sangría similar a la de las subtareas. Puede mostrar u ocultar

asignaciones del mismo modo que las subtareas. Para mostrar u ocultar asignaciones independientemente de las subtareas, haga clic en Mostrar asignaciones o

en Ocultar asignaciones

Modificar una lista de tareas

Cuando se crea una lista de tareas eventualmente se desea copiar, eliminar o mover tareas en el proyecto También se puede reorganizar fácilmente las fases de

un proyecto en una programación esquematizada. Cuando se mueve o

elimina una tarea de resumen, las subtareas asociadas también se mueven o eliminan.
En el campo de identificación (el campo situado más a la izquierda), seleccione la tarea que desee copiar, mover o eliminar.
■ Para seleccionar una fila, haga clic en el identificador de la tarea.
■ Para seleccionar un grupo de filas adyacentes haga clic en la primera y
arrastre el ratón hasta la ultima, suelte el clic.
■ Para seleccionar varias filas no adyacentes, presione la tecla CTRL y
después haga clic en los números de identificación de tarea
Curso de Microsoft Project 2000 43

Copiar, mover o eliminar la tarea:

■ Para copiar la tarea, haga clic en Copiar

■ Para mover la tarea, haga clic en Cortar

■ Para eliminar la tarea, presione la tecla SUPRIMIR

■ Para mover la selección que ha cortado o repetir la selección que ha

copiado, seleccione las filas donde desee pegarla.
■ Asegúrese de que selecciona filas enteras.

■ Haga clic en Pegar

■ Si hay información en la fila de destino, las nuevas filas se insertarán

sobre la fila de destino

Nota: El botón de la barra de herramientas que desea puede estar oculto temporalmente. Quizá no aparezca por falta de espacio para mostrar todos los

botones. Haga clic en Más botones y elija el botón que desee

Sugerencia: Para agregar una nueva tarea entre tareas existentes, haga clic en el número de identificación de la tarea y presione la tecla INSERTAR. Después

de insertar una tarea nueva, las tareas se vuelven a numerar automáticamente.

Curso de Microsoft Project 2000 44

11. Ver códigos de estructura de descomposición del trabajo

Una estructura de descomposición del trabajo, o EDT, es la jerarquía de tareas en el proyecto, representada por una serie de números, letras, o una
combinación de ambos. Un código EDT identifica el lugar único de una tarea en la estructura del proyecto. Para trabajar con códigos EDT, puede agregar una
columna a una vista de hoja.

Para mostrar códigos EDT:

1. Seleccione una vista de hoja que muestre tareas.

■ Para mostrar la Hoja de tareas, en el menú Ver, haga clic en Más
vistas. En el cuadro Vistas, haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar.
■ Para mostrar el Diagrama de Gantt, en el menú Ver, haga clic en
Diagrama de Gantt.

2. Haga clic en el campo a la derecha del cual desee insertar una columna para el código
EDT, como por ejemplo el campo Nombre de tarea para insertar códigos de esquema
inmediatamente a la izquierda de los nombres de tareas.
3. En el menú Insertar, haga clic en Columna.

4. En el cuadro Nombre de campo, haga clic en EDT.

5. En el cuadro Alinear datos, haga clic en Izquierda.

6. Haga clic en Ajuste perfecto

Utilizar códigos personalizados de estructura de descomposición del trabajo

Si la organización o el cliente necesitan un formato de código de estructura de descomposición del trabajo (EDT), puede crear una máscara personalizada que
utilizará Microsoft Project para asignar los códigos EDT correspondientes a las tareas dependiendo de su lugar en la jerarquía del esquema del proyecto. Puede
definir un conjunto de códigos EDT por proyecto. Si tiene que mostrar otra estructura organizativa para las tareas, puede crear un código de esquema
personalizado además de códigos EDT. Si no aparecen los campos EDT, puede agregar una columna EDT a una vista de hoja.
Para ver códigos EDT, utilice una vista de hojas.

■ Para hacer que aparezca la vista Hoja de tareas, en el menú Ver, haga
clic en Más vistas. En el cuadro Vistas, haga clic en Hoja de tareas y
elija Aplicar.
■ Para mostrar la vista Diagrama de Gantt, en el menú Ver, haga clic en
Diagrama de Gantt.
1. En el menú Proyecto, elija EDT y luego haga clic en Definir código
Curso de Microsoft Project 2000 45

2. Para especificar un prefijo de código de proyecto que distinga las tareas en este proyecto
de las tareas en otros proyectos, escriba un prefijo en el cuadro Prefijo del código del
proyecto

Nota: Si trabaja con varios proyectos consolidados en un archivo de proyecto principal o tiene a menudo proyectos con vínculos
a tareas externas, agregar un prefijo de código del proyecto puede ayudarle a distinguir tareas de diferentes proyectos.
3. Para especificar la cadena de código para tareas de primer nivel, haga clic en la primera
fila de la columna Secuencia, haga clic en la flecha y, a continuación, haga clic en el tipo
de carácter que desee utilizar para este nivel.
■ Haga clic en Números (ordenados) para mostrar un código EDT
numérico para este nivel.
■ Haga clic en Mayúsculas (ordenadas) para mostrar códigos EDT
alfabéticos en mayúsculas, por ejemplo, A, B y C para las tres primeras
tareas de resumen del proyecto.
■ Haga clic en Minúsculas (ordenadas) para mostrar códigos EDT
alfabéticos en minúsculas, por ejemplo, a, b y c para las tres primeras
tareas de resumen del proyecto.
■ Haga clic en Caracteres (desordenados) para mostrar cualquier
combinación de números y de letras en mayúsculas y en minúsculas; por
ejemplo, Arq1, Const1 e Insp1 y para las tres primeras tareas de
resumen del proyecto. La selección de Caracteres (desordenados)
proporciona la máxima flexibilidad para introducir códigos EDT
personalizados. Microsoft Project muestra un asterisco (*) en el campo
EDT hasta que escriba o introduzca una cadena de caracteres para este
nivel del código EDT.
4. En la columna Longitud, haga clic en la primera fila y, a continuación, escriba o
seleccione el número máximo de caracteres en la cadena de código de primer nivel. Por
ejemplo, especifique 3 para que deban introducirse obligatoriamente tres caracteres en
este nivel del código EDT. La longitud total de un código EDT puede ser de hasta 255
caracteres.
5. En la columna Separador, haga clic en la primera fila y, a continuación, escriba o
seleccione un carácter para separar la cadena de código para un nivel de la cadena de
código para el siguiente nivel. De manera predeterminada, el carácter separador es un
punto.
Sugerencias:

Puede tener diferentes caracteres de separador entre cada nivel de código.

Puede escribir un carácter diferente de un punto, un signo menos, un signo más o una barra oblicua; por ejemplo, puede escribir un símbolo de "y" comercial

(&) o un signo de número (#).

Puede prescindir de carácter separador entre niveles de código. En el campo Longitud, haga clic en un número. En el campo Separador, elimine el carácter
Curso de Microsoft Project 2000 46

separador.

6. Repita los pasos 3–5 por cada cadena de código que desee especificar.

7. Especifique una cadena de código para cada nivel de tareas con sangría del esquema.

8. Si no desea que Microsoft Project asigne un código EDT cada vez que introduzca una
nueva tarea, desactive la casilla de verificación Generar código EDT para la nueva
tarea.
9. Si desea utilizar el mismo código EDT para tareas diferentes, desactive la casilla de
verificación Verificar exclusividad de los nuevos códigos EDT.

Volver a numerar los códigos de tareas de estructura de descomposición del trabajo

personalizados

Si se mueven, eliminan o reorganizan las tareas, es posible que los códigos EDT no aparezcan en el orden correcto. Puede cambiar los códigos EDT uno a uno,
manualmente, o todos a la vez si debe actualizar bastantes tareas. Si no aparecen los códigos EDT, puede agregar una columna EDT a una vista de hoja.
Para corregir la secuencia de códigos EDT para un grupo de tareas contiguas:

1. Seleccione dos o más tareas.

Notas:

Si no selecciona ninguna tarea o si sólo se selecciona una tarea, Microsoft Project corregirá los códigos EDT personalizados para todo el proyecto. Si se

seleccionan varias tareas, la primera tarea de la selección no cambia con la nueva numeración pues se utiliza como la referencia para volver a numerar las

demás tareas.

Si tiene subproyectos insertados dentro del proyecto y desea volver a numerar algunas o todas las tareas del subproyecto, haga clic en Mostrar y, a

continuación, haga clic en Todas las subtareas. Si no aparecen las tareas de un subproyecto, Microsoft Project no volverá a numerarlas.

2. En el menú Proyecto, elija EDT y luego haga clic en Cambiar numeración.

3. Para corregir la secuencia de códigos EDT para las tareas contiguas seleccionadas, haga
clic en Tareas seleccionadas.
4. Para corregir la secuencia de códigos EDT para todas las tareas del proyecto, haga clic en
Todo el proyecto.
5. Haga clic en Aceptar.
Curso de Microsoft Project 2000 47

12. Ver códigos de esquema personalizados

Puede crear hasta diez códigos de esquema personalizados en el proyecto para mostrar etiquetas únicas para cada tarea basándose en su nivel en la jerarquía de
códigos de esquema personalizados. Para ver estos códigos de esquema
personalizados, puede agregar una columna a una vista de hoja que muestre tareas. Para modificarlos, puede introducir o seleccionar otro valor de código de
esquema.

1. Seleccione una vista de hojas que muestre tareas.

■ Para hacer que aparezca la vista Hoja de tareas, en el menú Ver, haga
clic en Más vistas. En el cuadro Vistas, haga clic en Hoja de tareas y
elija Aplicar.
■ Para mostrar la vista Diagrama de Gantt, en el menú Ver, haga clic en
Diagrama de Gantt.

2. Haga clic en el campo a la derecha del cual desee insertar una columna para el código de
esquema personalizado, como por ejemplo el campo Nombre de tarea para insertar
códigos de esquema inmediatamente a la izquierda de los nombres de tareas.
3. En el menú Insertar, haga clic en Columna.

4. En el cuadro Nombre de campo, haga clic en Código de esquema.

5. En el cuadro Alinear datos, haga clic en Izquierda.

6. Haga clic en Ajuste perfecto.

Crear un código de esquema

Además de la estructura de esquema que especifique con tareas de resumen y subtareas y con códigos de esquema integrados y EDT, puede especificarse una

estructura alternativa para el proyecto utilizando los códigos de esquema. Los códigos de esquema son etiquetas personalizadas para tareas o recursos que

comparten características; pueden utilizarse para agrupar las tareas o recursos de modos alternativos, como por códigos de contabilidad de costos para tareas

o por códigos de trabajo para recursos.

Antes de aplicar un código de esquema personalizado a tareas o recursos, agregue una columna de código de esquema a la vista de hoja para ver los códigos
de esquema

1. Para definir un conjunto de códigos de esquema, muestre una vista de hoja, como la
vista Hoja de tareas u Hoja de recursos, que contenga las tareas o recursos que desea
organizar con un código de esquema:
■ Para mostrar la vista Hoja de tareas, en el menú Ver, haga clic en Más
vistas. En el cuadro Vistas, haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar.
■ Para mostrar la vista Hoja de recursos, en el menú Ver, haga clic en
Hoja de recursos.
2. En el menú Herramientas, elija Personalizar y haga clic en Campos.
3. En el cuadro Campo, haga clic en el código de esquema que desee definir, como Código
de esquema 1.
Curso de Microsoft Project 2000 48

4. Haga clic en Cambiar nombre.

5. En el cuadro Nuevo nombre para, escriba un nombre para el código de esquema

personalizado que desee crear.

6. Haga clic en Aceptar.

7. Haga clic en Definir código de esquema.

8. Para especificar el código de esquema para tareas de primer nivel, haga clic en la
primera fila de la columna Secuencia y, a continuación, seleccione el tipo de carácter
Haga clic en Números para mostrar un código de esquema numérico
para este nivel.
■ Haga clic en Mayúsculas para mostrar códigos de esquema alfabéticos
en mayúsculas, por ejemplo, A, B y C para las tres primeras tareas de
resumen del proyecto.
■ Haga clic en Minúsculas para mostrar códigos de esquema alfabéticos
en minúsculas, por ejemplo, a, b y c para las tres primeras tareas de
resumen del proyecto.
■ Haga clic en Caracteres para mostrar cualquier combinación de números
y de letras en mayúsculas y en minúsculas; por ejemplo, Arq1, Const1 e
Insp1 para las tres primeras tareas de resumen del proyecto. La selección
Curso de Microsoft Project 2000 49

de Caracteres proporciona la máxima flexibilidad para introducir códigos

de esquema personalizados.

Nota: Microsoft Project muestra un asterisco (*) en el campo de código de esquema hasta que defina una cadena de caracteres para este nivel del código de

esquema

9. En la columna Longitud, haga clic en la primera fila y, a continuación, seleccione un

número para el número de caracteres en el código de esquema de primer nivel. Por
ejemplo, escriba 3 para que deban introducirse obligatoriamente tres caracteres en este
nivel del código de esquema. La longitud total de un código de esquema puede ser de
hasta 255 caracteres.
10. En la columna Separador, haga clic en la primera fila y, a continuación, escriba o
seleccione un carácter para separar los niveles de código de esquema. De manera
predeterminada, el carácter separador es un punto.
Sugerencias:
Puede tener diferentes caracteres de separador entre cada nivel de código.

Puede escribir un carácter diferente de un punto, un signo menos, un signo más o una barra oblicua; por ejemplo, puede escribir un símbolo de "y" comercial

(&) o un signo de número (#).

Puede prescindir de carácter separador entre niveles de código. En el campo Longitud, haga clic en un número. En el campo Separador, elimine el carácter

separador.

11. Repita los pasos 8–10 por cada nivel de código de esquema que desee especificar.

12. Para impedir que los usuarios puedan introducir códigos sin todos los niveles del código
de esquema que haya definido, active la casilla de verificación Permitir sólo nuevos
códigos con valores en todos los niveles de máscara.
13. Haga clic en Aceptar

Asignar códigos de esquema a tareas o recursos

Si ha definido la estructura para un código de esquema, ya puede asignar códigos a tareas o recursos. Para introducir de forma más eficaz los códigos de
esquema, puede crear una tabla de consulta en la que elegir los diversos códigos de esquema que haya definido.
Para asignar un conjunto de códigos de esquema:

1. En el menú Ver, haga clic en la vista de hoja, como la vista Hoja de tareas o la vista Hoja
de recursos, que contenga las tareas o recursos que desea organizar con un código de
esquema.
2. Haga clic en el campo de códigos de esquema de la tarea o recurso al que desea asignar
un código de esquema.

3. Escriba o seleccione un código de esquema.

4. Repita los pasos 2 y 3 para cada tarea o recurso.

Si no aparece en la vista de hoja el campo de códigos de esquema:

1. En el menú Ver, haga clic en la vista de hoja, como la vista Hoja de tareas o la vista Hoja
de recursos, que contenga las tareas o recursos que desea organizar con un código de
esquema.
2. Para insertar una columna que muestre el código de esquema que ha definido, seleccione
el campo situado a la derecha del lugar donde desee insertar el campo de código de
esquema, por ejemplo, el campo Nombre de tarea para insertar códigos de esquema inmediatamente a la izquierda de los nombres
de tarea.
3. En el menú Insertar, haga clic en Columna. Aparece el cuadro de diálogo Definición deColumna
Curso de Microsoft Project 2000 50

4. En el cuadro Nombre de campo, haga clic en el nombre del campo de código de

esquema personalizado que haya definido.
5. En el cuadro Título escriba el nombre que desee asignar a la columna.

6. Ajuste el formato del campo de códigos de esquema que está agregando:

■ En el cuadro Alinear título, haga clic en Izquierda, Centro o Derecha
para alinear el título con relación al margen del campo.
■ En el cuadro Alinear datos, haga clic en Izquierda, Centro o Derecha
para alinear el número de esquema con relación al margen del campo.
■ En el cuadro Ancho, escriba o seleccione un ancho para el código de
esquema o haga clic en Ajuste perfecto para ajustar el ancho de la
columna al título.

7. Haga clic en Aceptar

Curso de Microsoft Project 2000 51

13. Proyectos y Subproyectos

La tarea de resumen a nivel de proyecto muestra información de resumen acerca de todo el proyecto en una sola fila con la correspondiente barra de tareas de

resumen en la parte superior de la vista de Diagrama de Gantt. Si va a trabajar con subproyectos consolidados dentro de un archivo de proyecto principal,

cada proyecto tendrá su propia tarea de resumen a nivel de proyecto que aparecerá en el proyecto principal como una tarea de resumen para el subproyecto.

El Proyecto principal es un proyecto que contiene otros proyectos (que se denominan proyectos insertados o subproyectos). También se denomina proyecto

consolidado.

El Subproyecto es un proyecto insertado en otro proyecto. Los subproyectos se utilizan como un medio de dividir proyectos complejos en partes más fáciles

de manejar. También se denominan proyectos insertados.

Un Archivo consolidado es un archivo que contiene uno o más archivos de proyecto insertados (que también se denominan subproyectos). Los proyectos

insertados pueden conservar los vínculos con sus proyectos originales, de modo que todos los cambios que se realicen en los proyectos insertados en el archivo

consolidado se reflejarán en el archivo de origen. Los proyectos insertados se pueden vincular entre sí. Los archivos consolidados también se denominan

archivos principales de proyecto.

Insertar subproyectos en un proyecto principal

Mediante la consolidación de archivos relacionados en un proyecto principal puede organizar y administrar de forma más eficiente proyectos complejos o

varios proyectos relacionados. Puede ver, cambiar o imprimir información del proyecto principal y de los subproyectos. También puede tener acceso a cada

subproyecto de forma independiente.

1. Abra el archivo que desee que sea el proyecto principal.

2. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

3. En el campo Nombre de tarea, haga clic en la fila debajo de la cual desee insertar el
proyecto.
Nota: Un proyecto se puede insertar en cualquier nivel del esquema del proyecto principal.

4. En el menú Insertar, haga clic en Proyecto.

5. Si es necesario, realice una búsqueda de su archivo.

6. En el cuadro Buscar en, haga clic en la unidad o carpeta que contenga el archivo de
proyecto.

7. En la lista de carpetas, abra la carpeta o subcarpeta que contenga el archivo de proyecto que desee

8. Haga clic en el archivo que desee insertar y después haga clic en Insertar
Sugerencias:
Para insertar varios archivos, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los archivos en el orden en que desee
insertarlos.
Curso de Microsoft Project 2000 52

Para ver archivos de Microsoft Project guardados en una base de datos, haga clic en Bases de datos de Project en el cuadro Tipo de archivo.

Para insertar un archivo en formato de sólo lectura, haga clic en la flecha del botón Insertar y, a continuación, en Insertar sólo lectura.

Si no desea que el subproyecto se actualice con los cambios del archivo de proyecto original, o que los cambios del subproyecto se muestren en el archivo de

proyecto original, desactive la casilla de verificación Vincular al proyecto

Sugerencia:
Si consolida archivos de proyecto que contengan recursos con el mismo nombre, y desea eliminar los nombres de
recursos duplicados, desactive la casilla de verificación Vincular al proyecto. La primera instancia de un nombre de recurso y su correspondiente
información, como tasas de pago y calendarios de recursos, sobrescribirá la segunda instancia y las instancias posteriores; y como los subproyectos no están
vinculados a sus archivos de origen, no podrá actualizar el archivo de proyecto original con los cambios realizados en el subproyecto del proyecto principal

9. Haga clic en Insertar

Notas:

Los subproyectos se tratan como tareas de resumen en el proyecto principal. Se pueden aplicar y anular las sangrías de las tareas de resumen de un subproyecto

en el esquema para cambiar su orden en la jerarquía de tareas. Sin embargo, si se aplican o anulan las sangrías de las tareas en un subproyecto, y éste está

vinculado a su archivo de origen, los cambios efectuados también se mostrarán en el archivo de proyecto original.
Cuando se consolidan proyectos en un proyecto principal, los recursos permanecen en los archivos de proyecto individuales. No se puede asignar un recurso
de un subproyecto a otro subproyecto

Mostrar u ocultar las tareas de resumen a nivel de proyecto

1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, en la ficha Vista.

2. Para mostrar tareas de resumen a nivel de proyecto, en Opciones de esquema para,

active la casilla de verificación Tarea de resumen del proyecto.
3. Para ocultar tareas de resumen a nivel de proyecto, en Opciones de esquema para,
desactive la casilla de verificación Tarea de resumen del proyecto.
Curso de Microsoft Project 2000 53

Sugerencias:
Para ocultar todas las tareas de resumen (incluyendo las tareas de resumen de los subproyectos), haga clic en Ocultar subtareas

Para mostrar sólo una parte del esquema, haga clic en Mostrar hasta el que desee ver. y haga clic en el número de nivel
Curso de Microsoft Project 2000 54

14. Estimar las necesidades de recursos

En este punto del proceso de planeación del proyecto, ha identificado el ámbito del proyecto, ha configurado la lista de tareas y ha estimado las duraciones de
las mismas. Ahora puede utilizar esta información para realizar estimaciones preliminares, identificar requisitos y comenzar los procesos de asignación de
personal y adquisición para obtener los recursos que deben realizar las tareas del proyecto. Entre estos recursos se incluyen los miembros del equipo, el
equipamiento y los materiales.
Pasos a seguir:

Preparar un borrador de una lista de recursos propuestos si desea utilizar la Hoja de recursos de Microsoft Project para registrar información preliminar

sobre recursos. A continuación, según se aprueban y obtienen los recursos, puede actualizar la información en la Hoja de recursos. También puede realizar

asignaciones preliminares de tareas y la programación de recursos.

Agregar una nota sobre los requisitos de los recursos propuestos si desea utilizar las notas de recursos de Microsoft Project para introducir información

relativa a recursos específicos en la lista de recursos propuestos. Esta información puede incluir suposiciones sobre títulos de trabajos, grupos de aptitudes,

requisitos de disponibilidad, calidad, clase, marca, rendimiento y otras características.

Imprimir la lista de recursos: Si ha utilizado Microsoft Project para preparar un borrador de la lista de recursos propuestos e introducir especificaciones en
las notas de recursos, puede imprimir la Hoja de recursos con notas para su inclusión con el programa de propuesta de recursos.

Desarrollar las estimaciones de los recursos propuestos: En este momento puede enumerar los tipos y cantidades de recursos. Para los recursos humanos,

conoce los títulos de trabajos, los grupos de aptitudes y el nivel de experiencia. También conoce el tipo, marca, costo y capacidad de los recursos de equipo

necesarios. Asimismo, conoce las cantidades de materiales consumibles requeridos. Puede especificar y recopilar esta información sobre recursos en Microsoft

Project y enviarla como parte de la propuesta de recursos.

Obtener aprobación para los recursos estimados, si procede, después de completar la propuesta de recursos y estar en disposición de enviarla a los
participantes para su aprobación.

Actualizar el borrador de la lista de recursos: Después de obtener la aprobación de los recursos, puede actualizar la lista de recursos en la Hoja de recursos,

según sea necesario, para reflejar los cambios efectuados durante el proceso de aprobación. O bien, si no ha creado todavía una lista de recursos en la Hoja de

recursos, puede hacerlo ahora y comenzar la asignación preliminar y la programación de recursos mientras trabaja en los procesos de asignación de personal y

adquisición.

Actualizar las estimaciones de los recursos en función de la aprobación después de obtener la misma, y disponer de
información nueva sobre la lista de recursos y otros cambios procedentes del proceso de aprobación, por parte de otros participantes y colaboradores expertos.

Agregar una nota sobre los requisitos de recursos aprobados: Después de obtener la aprobación de los recursos, puede revisar o agregar notas sobre

recursos basándose en los cambios resultantes del proceso de aprobación. Esta información puede incluir suposiciones sobre títulos de trabajos, grupos de

aptitudes, requisitos de disponibilidad, calidad, clase, marca, rendimiento y otras características.

Desarrollar el plan de administración de recursos: Identificar y estimar los requisitos de los recursos. Reunir información de diversas fuentes, incluida la

información histórica, y realizar estimaciones preliminares para determinar los tipos y cantidades de recursos necesarios para establecer las tareas del

proyecto.
Curso de Microsoft Project 2000 55

Modificar una duración: Mientras continúa reuniendo información relativa al proyecto en particular y otros proyectos similares, puede perfeccionar las

estimaciones de duración de las tareas. La precisión de las estimaciones de duración está estrechamente relacionada con la precisión de los requisitos de los

recursos

Desarrollar el plan de administración de recursos para utilizarlo como directriz para administrar el uso de los recursos a lo largo del proyecto
Curso de Microsoft Project 2000 56

15. Especificar la información de recursos y establecer los períodos laborables

En este punto del proceso de planificación del proyecto, se han identificado, aprobado y adquirido todos los recursos. Se sabe quiénes son los integrantes del
equipo y qué equipamiento y materiales se deben adquirir para conseguir los objetivos del proyecto. Ahora es necesario introducir la información de los
recursos en el plan del proyecto.
Pasos a seguir:

Especificar o actualizar los nombres de los recursos en el proyecto: Si los recursos que está utilizando pertenecen
exclusivamente a este proyecto, especifique o actualice los nombres de los recursos en la Hoja de recursos de Microsoft Project de este proyecto.
Especificar información básica de los recursos para agregar más detalles acerca de los recursos, como grupo, tipo de recurso y capacidad máxima.

Establecer métodos para comunicar la información del proyecto: Configurar mensajería de grupo de trabajo para los integrantes del equipo para establecer

los nombres de correo electrónico de los recursos humanos si utiliza comunicación de grupo de trabajo por medio del correo electrónico o para establecer los

nombres de los integrantes del equipo en Microsoft Project Central.

Especificar o revisar los conjuntos de aptitudes de recursos: Puede ser útil añadir un campo personalizado a la Hoja de recursos para especificar conjuntos
de aptitudes de recursos. Puede especificar aptitudes, y filtrar, ordenar o agrupar recursos según sus aptitudes.
Agregar una nota sobre un recurso si desea agregar o actualizar una nota de recurso, que puede contener suposiciones, peculiaridades, experiencia,

resultados, etcétera.

Establecer los costos de los recursos si es el momento de introducir tasas y tarifas para personas, equipamiento y
materiales, y si va a utilizar Microsoft Project para crear un presupuesto o realizar el seguimiento de los costos del proyecto
Establecer tasas de pago o tarifas para recursos para establecer tasas por hora, costos por uso y otras tarifas para recursos humanos y de equipamiento.

Microsoft Project puede calcular los costos totales de los recursos, de la tareas asignadas y de todo el proyecto. Puede introducir esta información a medida

que la obtiene, puesto que puede estar contratando personal o negociando con otros jefes para compartir recursos.
Establecer costos de material para establecer los costos de recursos consumibles tales como suministros. Microsoft Project puede calcular los costos totales
de estos recursos materiales a partir de las tasas de pagos y las cantidades que se han introducido.
Establecer los períodos laborables para el proyecto y los recursos para establecer la disponibilidad de todos los recursos del proyecto y de los recursos

individuales. Puede indicar vacaciones, programaciones de trabajo, fechas de comienzo y fin del proyecto y diferentes unidades de recursos a lo largo del

proyecto.

Establecer períodos laborables, días no laborables y vacaciones para establecer los días y horas de trabajo de recursos individuales. Puede configurar

calendarios de recursos individuales para indicar programaciones de recursos no estándar, vacaciones y otros períodos no laborables.

Especificar la disponibilidad de los recursos durante todo el proyecto: Puede ajustar la disponibilidad de los recursos durante todo el proyecto. Puede

cambiar las fechas de comienzo y fin del trabajo del recurso en el proyecto. También puede cambiar la disponibilidad de unidades en diferentes períodos del

proyecto
Curso de Microsoft Project 2000 57

16. Especificar o actualizar los nombres de los recursos en el proyecto

Una vez identificados, aprobados y conseguidos los recursos, se pueden especificar nuevos nombres de recursos y actualizar los existentes en la Hoja de
recursos de Microsoft Project. Este proceso crea una lista básica de los recursos materiales, humanos y de equipamiento que realizarán las tareas del proyecto.
Los Recursos están constituídos por el personal, equipamiento y material utilizados para completar las tareas de un proyecto.

El Recurso material consiste en los suministros y otros elementos consumibles utilizados para realizar las tareas de un proyecto.

1. En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos.

2. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Entrada.

3. Para especificar un nuevo nombre de recurso, en el campo Nombre del recurso, escriba
el nombre que desee.
4. Para actualizar un nombre de recurso existente, en el campo Nombre del recurso que
contenga el nombre que desea actualizar (por ejemplo, "Ingeniero 1"), escriba el nuevo
nombre de recurso (por ejemplo, Julia Pérez).
5. Si desea denominar grupos de recursos, en el campo Grupo correspondiente al nombre
del recurso, escriba el nombre del grupo.

Nota: Puede seleccionar un recurso de trabajo de la libreta de direcciones de correo electrónico. En una vista de tareas, como Diagrama de Gantt, haga clic
en Asignar recursos y, a continuación, elija Dirección Seleccione el recurso de la libreta dedirecciones de correo electrónico. Si selecciona un nombre de
alias de grupo en la libreta de direcciones de correo electrónico, los nombres de todos los miembros del alias se introducen en la lista de recursos. Vuelva a
mostrar la vista Hoja de recursos. (Si lo desea, también puede dejar abierto el cuadro de diálogo Asignar recursos). Los nuevos nombres aparecen también en
la Hoja de recursos, donde puede seguir añadiendo información de los recursos

Especificar información básica de los recursos

Una vez identificado el ámbito y las tareas del proyecto, puede utilizar la Hoja de recursos de Microsoft Project para crear una lista de las personas,

equipamiento y recursos materiales que van a componer su equipo y llevar a cabo la tareas del proyecto. Puede elaborar una lista preliminar de recursos con

nombres de recurso con marcador de posición para obtener la aprobación de los procesos de asignación de personal y adquisición, si es necesaria. A medida

que obtiene los recursos reales, puede completar la lista de recursos con detalles, incluidos los nombres de los recursos reales

Introducir información para un recurso de trabajo

Introducir información para un recurso de trabajo si el recurso es una persona o un elemento de equipamiento.

1. En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos.

2. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Entrada.

3. En el campo Nombre del recurso, escriba el nombre de un recurso.

4. Si desea denominar grupos de recursos, en el campo Grupo correspondiente al nombre

del recurso, escriba el nombre del grupo.
5. En el campo Tipo, asegúrese de que el tipo de recurso está establecido en el valor
predeterminado Trabajo.
6. En el campo Capacidad máxima del recurso, escriba el número total de unidades
disponibles de este recurso.

7. Haga clic en Aceptar

Introducir información para un recurso material

Introducir información para un recurso material si el recurso es un material o suministro consumible, como hormigón, madera o clavos.

1. En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos.

2. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Entrada.

3. En el campo Nombre del recurso, escriba el nombre de un recurso.

4. Si desea denominar grupos de recursos, en el campo Grupo correspondiente al nombre

Curso de Microsoft Project 2000 58

del recurso, escriba el nombre del grupo.

5. En el campo Tipo de recurso, seleccione Material para recursos materiales.

6. Los campos Dirección de correo electrónico, Grupo de trabajo e Inicio de sesión

en Windows están desactivados para este recurso, mientras que el campo Etiqueta de
material está activado.
7. En el campo Etiqueta de material, escriba la etiqueta (por ejemplo, metros, toneladas
o cajas) para el recurso.

8. Haga clic en Aceptar

Utilizar notas

Se puede agregar notas a los recursos. Las notas pueden modificarse, eliminarse y verse según se desee.

1. En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos.

2. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Entrada.

3. En el campo Nombre de recurso, seleccione un recurso.

4. Haga clic en Notas del recurso.

5. En el cuadro Notas, escriba, modifique o elimine el contenido de la nota y, a
continuación, haga clic en Aceptar.

Para ver la nota del recurso, sitúe el cursor sobre el icono Notas en el campo Indicadores
Curso de Microsoft Project 2000 59

17. Establecer períodos laborables, días no laborables y vacaciones a los recursos

Puede configurar los calendarios de períodos laborables del proyecto y de los recursos para reflejar exactamente la disponibilidad de los recursos. mso-hide:
all">Microsoft Project utiliza esta información al programar las tareas, al examinar si los recursos están sobreasignados y al redistribuir los recursos. Con los
calendarios, puede configurar períodos laborables (por ejemplo, de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.), días laborables (por ejemplo, de lunes a viernes) y días no
laborables (por ejemplo, días festivos de la organización y vacaciones).
Establecer los períodos laborables y los días no laborables para todos los recursos del proyecto si desea reflejar los días y horas laborables de todas las
personas que trabajan en el proyecto. Mediante el calendario del proyecto, que generalmente es el calendario estándar, puede especificar los días y horas no
laborables normales, como fines de semana y noches, y los días festivos excepcionales, como los días festivos de la organización. El calendario estándar del
proyecto es el calendario base predeterminado para los recursos del proyecto.
Asignar un calendario base a un recurso si ha establecido un calendario base para una programación especial, distinto del calendario estándar del
proyecto, y desea que los períodos laborables de un recurso estén basados en este calendario.

Cambiar los períodos laborables, los días no laborables y las vacaciones para recursos individuales mediante la creación de calendarios de recursos

individuales para indicar los horarios laborables, las vacaciones, los permisos y las bajas por enfermedad.

Establecer los períodos laborables y los días no laborables para todos los recursos del proyecto

1. En el menú Herramientas, haga clic en Cambiar calendario laboral.

2. En el cuadro Para, haga clic en el calendario del proyecto.

Nota: El calendario del proyecto actual se muestra seguido de "(Calendario del proyecto)". El valor predeterminado es Estándar
(Calendario del proyecto).

3. Seleccione una fecha en el calendario.

■ Para cambiar un día de la semana en todo el calendario del proyecto,
seleccione el día que aparece en la parte superior del calendario.
■ Para cambiar todos los días laborables, haga clic en la abreviatura del
primer día en la parte superior y, a continuación, mantenga presionada la
tecla MAYÚS y haga clic en la abreviatura del último día en la parte
superior.
4. Haga clic en Predeterminadas, Período no laborable o Período laborable no
predet..
■ Si hace clic en Predeterminadas, los días seleccionados adoptarán los
períodos laborables predeterminados que son de 8:00 a.m. a 12:00 p.m.
y de 1:00 p.m. a 5:00 p.m., de lunes a viernes, y período no laborable en
los fines de semana.
■ Si hace clic en Período laborable no predet., escriba las horas en las
que desee que el trabajo comience en los cuadros Desde y las horas en las que desee que el trabajo termine en los
cuadros Hasta
Curso de Microsoft Project 2000 60

Nota: Puede utilizar las horas laborables en el calendario del proyecto para ajustar el trabajo en las tareas que no forman parte del proyecto. Si los integrantes
del equipo sólo pueden estar trabajando realmente seis horas al día en las tareas del proyecto, y las otras dos horas las emplean en reuniones y tareas
administrativas, puede reflejar esta circunstancia indicando una disponibilidad de recursos de seis horas por día en el calendario del proyecto

Asignar un calendario base a un recurso

1. En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos.

2. En el campo Nombre del recurso, seleccione el recurso al que desee asignar un

calendario.

3. Haga clic en Información del recurso trabajo. y, a continuación, en la ficha Horario de

4. En el cuadro Calendario base, haga clic en el calendario que desee asignar al recurso.

5. Por ejemplo, si el recurso seleccionado trabaja durante el turno de noche, haga clic en
Turno de noche para asignar esta opción como calendario base del recurso.

6. Haga clic en Aceptar

Nota: De manera predeterminada, el calendario estándar es el calendario del proyecto. El calendario del proyecto se aplica a todos los recursos a medida que
se agregan. Puede asignar un calendario base diferente al recurso, o puede modificar el calendario de un recurso individual

Cambiar los períodos laborables, los días no laborables y las vacaciones para recursos individuales

1. En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos.

2. En el campo Nombre del recurso, seleccione el recurso al que desee asignar un

calendario.
3. Haga clic en Información del recurso trabajo.
y, a continuación, en la ficha Horario de
Curso de Microsoft Project 2000 61

4. En el cuadro Calendario base, haga clic en el calendario que desee asignar al recurso.

5. Seleccione una fecha en el calendario.

■ Para cambiar un día de la semana en todo el calendario del proyecto,
seleccione el día que aparece en la parte superior del calendario.
■ Para cambiar todos los días laborables, haga clic en la abreviatura del
primer día en la parte superior y, a continuación, mantenga presionada la
tecla MAYÚS y haga clic en la abreviatura del último día en la parte
superior.

6. Haga clic en Predeterminadas, Período no laborable o Período laborable no predet..

■ Si hace clic en Predeterminadas, los días seleccionados adoptarán los
períodos laborables predeterminados que son de 8:00 a.m. a 12:00 p.m. y de 1:00 p.m. a 5:00 p.m., de lunes a viernes, y
período no laborable en
los fines de semana.
■ Si hace clic en Período laborable no predet., escriba las horas en las
que desee que el trabajo comience en los cuadros Desde y las horas en
las que desee que el trabajo termine en los cuadros Hasta.

7. Haga clic en Aceptar

Curso de Microsoft Project 2000 62

18. Estimar costos

La estimación de costos es el proceso de desarrollar los costos aproximados de recursos y tareas necesarios para completar las
actividades del proyecto. Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos. Para obtener unas estimaciones realistas de costos,
puede revisar los datos históricos que va a utilizar como base para la introducción de información de costos en Microsoft Project.
A continuación, puede revisar y ajustar sus costos para crear un presupuesto exacto.
El método de estimación de costos más conveniente para su proyecto depende del alcance del mismo, del nivel de precisión
necesario y de las prácticas de su organización.
Pasos a seguir:

Establecer tasas de pago y tarifas para recursos: Si desea introducir tasas y tarifas por uso para recursos como, por
ejemplo, personas y equipo, para que Microsoft Project calcule los costos totales correspondientes a los recursos, las tareas
asignadas y la totalidad del proyecto.
Establecer costos fijos de tareas: Si introduce una cantidad establecida para el uso o adquisición de recursos como, por
ejemplo, equipo, Microsoft Project puede incorporar este costo fijo al costo total de las tareas de resumen y del proyecto
completo.
Establecer costos de material: Si piensa utilizar recursos consumibles, por ejemplo suministros. Microsoft Project puede
calcular los costos totales de estos recursos materiales a partir de las tasas de pagos y las cantidades que se han introducido.
Cambiar las tablas de tasas en una asignación de recursos: Si desea aplicar tasas de recursos introducidas en tablas de
tasas diferentes
Curso de Microsoft Project 2000 63

19. Establecer tasas de pago y tarifas para recursos

Microsoft Project calcula los costos correspondientes a los recursos basándose en las tasas de trabajo normal y de horas extra, o en los costos por uso que se han
introducido, o bien se puede introducir un costo de asignación único.
Introducir tasas de recursos: Si desea que Microsoft Project calcule los costos totales de los recursos basándose en las tasas que se introduzcan para cada
recurso. Conviene observar que Microsoft Project puede calcular costos totales en cuanto se asignan a tareas recursos basados en tasas y recursos con costos por
uso.

Introducir un costo por uso: Si desea introducir las tarifas que los recursos pueden cargar por asignación de tarea.

Introducir un costo de asignación de recursos único: Si desea introducir una cantidad de costo total de recursos para una asignación de recursos que no
requiera trabajo. Por ejemplo, si un recurso ha de realizar un desplazamiento para completar una asignación, los pasajes de avión se pueden asignar como un
costo de asignación de recursos único porque no requerirán trabajo.

Conviene observar que, dado que el trabajo del recurso se establece en cero, Microsoft Project no puede asignar a la mismatarea el mismo recurso como recurso
normal basado en tasas. Si se introduce trabajo para el recurso, se perderá el costo único

Introducir tasas de recursos

Introducir un grupo de tasas por recurso si desea introducir sólo una tasa estándar y una tasa de horas extra por recurso.

Introducir varios grupos de tasas por recurso si desea introducir más de una tasa estándar y una tasa de horas extra por recurso. Por ejemplo, puede establecer

escalas de pago diferentes para tipos diferentes de trabajo e incorporar cambios de tasas en el futuro.

Introducir un grupo de tasas por recurso

1. En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos.

2. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Entrada.

3. En el campo Nombre del recurso, seleccione un recurso o escriba un nombre de

recurso nuevo.

4. En los campos Tasa estándar y Tasa horas extra, escriba las tasas de recursos.

5. Presione la tecla TAB para moverse al campo si éste no está visible

Introducir varios grupos de tasas por recurso

1. En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos.

2. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Entrada.

3. En el campo Nombre del recurso, seleccione un recurso o escriba un nombre de

recurso nuevo.

4. Haga clic en Información del recurso y, a continuación, en la ficha Costos.

5. Haga clic en la ficha A en Tablas de tasas de costo.

6. En los campos Tasa estándar y Tasa de horas extra, escriba las tasas de recursos.

7. En la fila siguiente de los campos Tasa estándar y Tasa de horas extra, escriba un valor o
Curso de Microsoft Project 2000 64

un cambio porcentual de la tasa anterior.

8. En el campo Fecha efectiva, escriba la fecha en que el cambio de tasa entrará en vigor.

9. Para introducir grupos de tasas de pago adicionales para el recurso, haga clic en la ficha
B y, a continuación, repita los pasos 6 a 8.

Introducir un costo por uso

Introducir un costo por uso por recurso si desea introducir sólo un costo por uso para un recurso y no desea incorporar cambios de costos en el futuro.

Introducir varios costos por uso por recurso si desea introducir más de un costo por uso por recurso e incorporar cambios de costos en el futuro

Introducir un costo por uso por recurso

1. En el menú Ve, haga clic en Hoja de recursos

2. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Entrada.

3. En el campo Nombre del recurso, seleccione un recurso o escriba un nombre de

recurso nuevo.
4. En el campo Costo/Uso, escriba un valor de costo.

5. Presione la tecla TAB para moverse al campo si éste no está visible

Introducir varios costos por uso por recurso

1. En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos.

2. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Entrada.

3. En el campo Nombre del recurso, seleccione un recurso o escriba un nombre de

recurso nuevo.

4. Haga clic en Información del recurso y, a continuación, en la ficha Costos

Introducir un costo de asignación de recursos único

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el campo Nombre de tarea, seleccione una tarea.

3. En el menú Ventana, haga clic en Dividir.

4. En la vista Formulario de tareas situada en la parte inferior de la pantalla, seleccione el

recurso para el que desee introducir un costo de asignación único, o escriba un nombre
de recurso nuevo en el campo Nombre del recurso y, a continuación, presione la tecla
ENTRAR.
5. En el menú Formato, elija Detalles y haga clic en Costo del recurso.

6. En el cuadro Tipo de tarea, haga clic en Duración fija.

7. En el campo Unidades, escriba 0.

8. Presione la tecla ENTRAR.

9. En el campo Costo prev, escriba un valor de costo para la asignación de recursos.

10. En el menú Ventana, haga clic en Quitar división

Establecer costos fijos de tareas

Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto.

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Costo.

3. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea para la que desee introducir un costo
fijo.
Curso de Microsoft Project 2000 65

4. En el campo Costo fijo, escriba un valor de costo.

Nota: Si desea introducir un costo fijo para todo el proyecto (por ejemplo, si sólo está interesado en los costos globales del proyecto pero no en los costos a nivel

de tarea, o si desea agregar costos indirectos del proyecto, por ejemplo el costo de utilidades), haga clic en Opciones en el menú Herramientas y, a continuación,

en la ficha Vista. En el cuadro Opciones de esquema, active la casilla de verificación Tarea de resumen del proyecto y, a continuación, haga clic en Aceptar. En

el campo Nombre de tarea, seleccione la opción Tarea de resumen del proyecto. En el campo Costo fijo, escriba un costo para el proyecto
Curso de Microsoft Project 2000 66

20. Establecer costos de material

Un Recurso Material se define como los suministros y otros elementos consumibles utilizados para realizar las tareas de un
proyecto.
El Costo por uso se refiere a la tarifa fija por el uso de un recurso. Este costo puede ser adicional o sustituir a un costo variable
o costo por hora del recurso. En el caso de recursos de trabajo, el costo por uso se acumula cada vez que se utiliza el recurso.
En el caso de recursos materiales, el costo por uso sólo se acumula una vez al asignarlos, independientemente de las unidades.

Introducir tasas de recursos materiales

Introducir una tasa por recurso material si desea basar los costos de suministros en una tasa por recurso material.

Introducir varias tasas por recurso material si trabaja con calidades diferentes de material o tiene que incorporar cambios de tasas de material en fechas

específicas. Por ejemplo, puede utilizar las fichas de tablas de tasas de costo para introducir tasas para calidades de cerámica diferentes e incluir los aumentos de

costos o los descuentos que se prevé que tengan lugar en momentos específicos a lo largo del proyecto.

Introducir una tasa por recurso material

1. En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos.

2. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Entrada.

3. En el campo Nombre del recurso, seleccione un recurso material o escriba un nombre

de recurso material nuevo.

4. En el caso de un recurso material nuevo, haga clic en Material en el campo Tipo.

5. En el caso de un recurso material nuevo, escriba un nombre de unidad de medida para el

recurso material en el campo Etiqueta de material.

6. En el campo Tasa estándar, escriba una tasa.

7. Presione la tecla TAB para moverse al campo si éste no está visible.

Introducir varias tasas por recurso material

1. En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos.

2. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Entrada.

3. En el campo Nombre del recurso, seleccione un recurso material o escriba un nombre

de recurso material nuevo.

4. Haga clic en Información del recurso y, a

continuación, en la ficha General.

Curso de Microsoft Project 2000 67

5. En el caso de un recurso material nuevo, haga clic en Material en el cuadro Tipo de

recurso.
6. En el caso de un recurso material nuevo, escriba un nombre de unidad de medida para el
recurso material en el cuadro Etiqueta de material.

8. Haga clic en la ficha Costos y, a continuación, haga clic en la ficha A en Tablas de

tasas de costo.

9. En el campo Tasa estándar, escriba una tasa.

10. En la fila siguiente, escriba un valor o un cambio porcentual de la tasa anterior en el

campo Tasa estándar.

11. En el campo Fecha efectiva, escriba la fecha en que el cambio de tasa entrará en vigor.

12. Para introducir grupos de tasas adicionales, haga clic en la ficha B y, a continuación,
repita los pasos 9 a 11.

Introducir un costo por uso de recursos materiales

Introducir un costo por uso por recurso material si desea introducir sólo un costo por uso para un recurso material y no desea incorporar cambios de costos

en el futuro.

Introducir varios costos por uso por recurso material si desea introducir más de un costo por uso por recurso o incorporar cambios de costos por uso de

material en el futuro.
Introducir un costo por uso por recurso material

1. En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos.

2. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Entrada.

3. En el campo Nombre del recurso, seleccione un recurso material o escriba un nombre

de recurso material nuevo.

4. En el caso de un recurso material nuevo, seleccione Material en el campo Tipo.

5. En el caso de un recurso material nuevo, escriba un nombre de unidad de medida para el

recurso material en el campo Etiqueta de material.
6. En el campo Costo/Uso, escriba un valor de costo.

Introducir varios costos por uso por recurso material

1. En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos.

2. En el campo Nombre del recurso, seleccione un recurso material o escriba un nombre

de recurso material nuevo.

3. Haga clic en en Información del recurso y, después a General.

Curso de Microsoft Project 2000 68

4. En el caso de un recurso material nuevo, seleccione Material en el cuadro Tipo de

recurso.
5. En el caso de un recurso material nuevo, escriba un nombre de unidad de medida para el
recurso material en el cuadro Etiqueta de material.
6. Si lo desea, escriba fechas en los campos Disponible desde y Disponible hasta en
Disponibilidad de recursos.
7. Haga clic en la ficha Costos y, a continuación, haga clic en la ficha A en Tablas de tasas de costo.

8. En el campo Costo por uso, escriba un valor de costo.

9. En la fila siguiente, escriba un valor o un cambio porcentual del costo por uso anterior en
el campo Costo por uso.
10. En el campo Fecha efectiva, escriba la fecha en que el cambio de costo entrará en
vigor.
11. Para introducir grupos de costos por uso adicionales, haga clic en la ficha B y, a
continuación, repita los pasos 8 a 10.

Definir cuándo se han de acumular costos

Se pueden definir métodos de acumulación de costos para costos de recursos y costos fijos.

Los métodos de acumulación de costos son:

■ Prorrateo: el costo se prorratea, es decir se distribuye, durante la

realización de la tarea.
■ Comienzo: todos los costos se acumulan en cuanto comienza la tarea.

■ Fin: todos los costos se acumulan una vez completada la tarea

Curso de Microsoft Project 2000 69

1. En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos.

2. En el campo Nombre del recurso, seleccione un recurso.

3. Haga clic en Información del recurso y, a continuación, en la ficha Costos.

4. En el cuadro Acumulación de costos, haga clic en el método de acumulación que desee utilizar.
Curso de Microsoft Project 2000 70

21. Asignar un recurso

Se asignan recursos a las tareas para clarificar la responsabilidad de realización de las mismas. La asignación de recursos también ayuda a determinar cuánto
tardará en realizarse una tarea, y si se lleva a cabo un seguimiento de los costos, cuánto costará la tarea. Un recurso puede ser una única persona, como el
recurso Luis Ramírez, o puede ser un grupo, por ejemplo, Albañiles. Puede ser un elemento de equipamiento como una grúa o un PC. O puede ser el material
consumido durante la realización de la tarea
.
Se definen como Recursos a todo el Personal, equipamiento y material utilizados para completar las tareas de un proyecto. Se conoce como Asignación al
recurso específico asignado a una tarea concreta Se conoce como Sobreasignación al resultado de asignar a un recurso más tareas de las que puede realizar en
el horario de
trabajo disponible. Microsoft Project determina los recursos que están sobreasignados tomando como base los valores de trabajo y duración de las tareas
asignadas, el número máximo de unidades disponibles para el recurso y el calendario utilizado por el recurso.

La Disponibilidad es la indicación de cuándo y por cuánto tiempo puede programarse un recurso para un trabajo asignado. La disponibilidad del recurso viene
determinada por:

■ Los calendarios del proyecto y de recursos.

■ Las fechas de comienzo y fin de recursos para el proyecto.

■ El nivel al que el recurso está disponible para trabajar (medido en

unidades, y grabado en la columna Unidades en Disponibilidad de
recursos en la ficha General del cuadro de diálogo Información del
recurso), por ejemplo, al 50%, 100% o 300%, o a tiempo completo

También se puede controlar la disponibilidad de los recursos introduciendo diferentes valores de Unidades e intervalos de fecha en la ficha General del cuadro
de diálogo Información del recurso

A su vez las Unidades son el número de unidades o cantidad de un recurso asignado a una tarea. Por ejemplo, en una tarea de albañilería, se podrían asignar

dos unidades, es decir, dos albañiles. Si sólo dispone de un albañil, podría asignar el 50% de unidades (la mitad del tiempo de un fontanero) a la tarea. La

capacidad máxima es el número máximo de unidades disponibles para el recurso. Por ejemplo, si tiene tres albañiles trabajando en un proyecto, la capacidad

máxima es 300%, es decir, tres albañiles trabajando a tiempo completo

Asignar un único recurso de trabajo a tiempo completo si desea establecer el nivel de esfuerzo de la asignación como tiempo completo o esfuerzo 100% en
la tarea. Éste es el valor predeterminado para todas las asignaciones de recursos

Asignar un único recurso de trabajo a tiempo parcial si desea establecer el nivel de esfuerzo de la asignación como tiempo parcial en esta tarea. Aunque el

recurso sea de tiempo completo, puede haber tareas que sólo requieran un esfuerzo a tiempo parcial. Si el recurso es un recurso a tiempo parcial, puede indicar

este hecho en el calendario o en la disponibilidad de unidades de este recurso

Asignar un grupo de varios recursos de trabajo si desea establecer el nivel de esfuerzo de la asignación para el grupo de recursos. Si prefiere realizar un
seguimiento de las unidades por grupos de recursos, asigne unidades superiores al 100%.

Asignar la tasa de consumo para un recurso material si está asignando un recurso material. Utilice el campo Unidades para indicar la cantidad de material

que se va a utilizar para esta asignación; por ejemplo, 40 toneladas

Asignar un único recurso de trabajo a tiempo completo

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el menú Ver, haga clic en Tabla y seleccione Entrada.
3. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que desee asignar un recurso

4. Haga clic en Asignar recursos

5. En el campo Nombre, haga clic en el nombre del recurso que desee asignar
6. Asegúrese de que el campo Unidades indica 100% para el recurso seleccionado.
Curso de Microsoft Project 2000 71

7. Haga clic en Asignar

Asignar un único recurso de trabajo a tiempo parcial

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el menú Ver, haga clic en Tabla y seleccione Entrada.

3. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que desee asignar un recurso

4. Haga clic en Asignar recursos

5. En el campo Nombre, haga clic en el nombre del recurso que desee asignar

6. En el campo Unidades, escriba un porcentaje inferior a 100.

Nota: Esta cantidad representa el porcentaje de tiempo que el recurso debe trabajar en
la tarea. Por ejemplo, si el recurso va a trabajar la mitad de la jornada laboral en esta
tarea, escriba 50%.
7. Haga clic en Asignar

Asignar un grupo de varios recursos de trabajo

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el menú Ver, haga clic en Tabla y seleccione Entrada.

3. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que desee asignar un recurso

Curso de Microsoft Project 2000 72

4. Haga clic en Asignar recursos

5. En el campo Nombre, haga clic en el nombre del recurso que desee asignar

6. En el campo Unidades, escriba un porcentaje mayor de 100.

Nota: Esta cantidad debe representar el nivel de esfuerzo que este grupo de trabajo
dedicará al trabajo. Por ejemplo, si el recurso es Operadores, éstos son tres y desea
asignarlos a tiempo completo, escriba 300%.
7. Haga clic en Asignar

Asignar la tasa de consumo para un recurso material

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el menú Ver, haga clic en Tabla y seleccione Entrada.

3. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que desee asignar un recurso

4. Haga clic en Asignar recursos

5. En el campo Nombre, haga clic en el nombre del recurso que desee asignar

6. En el campo Unidades, escriba un valor decimal que indique la cantidad de material que
se va a utilizar para esta asignación y, a continuación, especifique la etiqueta de
material.
Nota: Por ejemplo, si va a utilizar 20 metros de madera, escriba 20.

7. Si la cantidad de material utilizado depende de la duración de la tarea, especifique la tasa

de uso agregando una barra oblicua (/) y un código de duración o una abreviatura.
Nota: Por ejemplo, si se van a utilizar 20 metros de madera por semana, escriba
20/semana o 20/s.
8. Haga clic en Asignar

Eliminar un recurso

En ocasiones durante la programación del proyecto se decidirá eliminar la asignación de un recurso a una tarea o eliminar un recurso de la lista de recursos

Eliminar la asignación de un recurso a una tarea

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el menú Ver, haga clic en Tabla y seleccione Entrada.

3. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que desee eliminar la asignación

Curso de Microsoft Project 2000 73

de un recurso.

4. Seleccione el campo Nombre de los recursos.

5. En la barra de edición seleccione el recurso de la tarea que quiere modificar y pulse la tecla Suprimir para eliminar su asignación.

Eliminar un recurso de la Lista de recursos

1. En el menú Ver, haga clic en Hoja de Recursos.

2. En el campo Nombre de Recurso, seleccione el recurso que desee eliminar.

3. Pulse la tecla Suprimir para eliminar el recurso

Nota: Al eliminar un recurso de la lista de recursos se eliminan también todas las asignaciones de dicho recurso a las tareas del proyecto. Si las tareas están

condicionadas por el esfuerzo se modificarán en consecuencia las duraciones de las mismas afectándose la duración total del proyecto.

Sugerencia: En general para eliminar un elemento de una vista se selecciona la fila completa haciendo clic en su identificador (número ubicado más a la

izquierda de cada vista), lo que sombrea toda el área, luego haga clic en el botón derecho del ratón y en el menú desplegado seleccione eliminar recurso, en

el caso de un recurso, y eliminar tarea en el caso de una tarea. Esto eliminará toda la información relativa al recurso o tarea eliminado.
Curso de Microsoft Project 2000 74

22. Costo del proyecto completo

Puede ver los costos actuales, previstos, reales y restantes del proyecto para determinar si se ajustan al presupuesto global. Estos costos se actualizan cada vez
que Microsoft Project vuelve a calcular el proyecto.

1. En el menú Proyecto, haga clic en Información del proyecto.

2. Haga clic en Estadísticas.

3. En Costo en la fila Actual, vea el costo total planeado del proyecto.

Sugerencias:

Una vez que ha establecido una línea de base y comienza a realizar el seguimiento de los costos reales, puede comparar los campos Previsto y Real para

determinar si los costos totales del proyecto se ajustan a las previsiones.

A medida que progresa el trabajo real, también puede comparar la variación entre los campos Actual y Restante para comprobar si va a tener suficiente dinero

para completar el proyecto.

El costo de tareas y recursos

Una vez asignadas las tasas a los recursos o los costos fijos a las tareas, probablemente desee comprobar el costo total de estas asignaciones para asegurarse de

que se ajustan a sus expectativas. Si el costo total de una tarea o un recurso no se ajusta al presupuesto, tendrá que examinar los costos de cada tarea individual

y las asignaciones de tareas de cada recurso para ver dónde pueden reducirse costos.

Para ver costos de tareas:

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt

2. En el menú Ver, haga clic en Tabla y seleccione Costo

Para ver costos de recursos:

1. En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos

2. En el menú Ver, haga clic en Tabla y seleccione Costo

Curso de Microsoft Project 2000 75

Sugerencias:
También puede ver cómo se distribuyen los costos a lo largo de la duración de una tarea en la vista Uso de tareas mostrando los detalles de los costos. En el
menú Ver, haga clic en Uso de tareas. En el menú Formato, elija Detalles y haga clic en Costo.
Puede ver los costos de recursos más detalladamente haciendo clic en Uso de recursos en el menú Ver, seleccionando Detalles en el menú Formato y

eligiendo a continuación Costo. Asimismo, puede ver los costos totales de recursos mostrados gráficamente haciendo clic en Gráfico de recursos en el menú

Ver, seleccionando Detalles en el menú Formato y eligiendo a continuación Costo o Costo acumulado
Curso de Microsoft Project 2000 76

23. La programación y sus detalles

Una vez especificados los datos básicos del proyecto, revíselos para comprobar si se cumplirá la fecha límite. Si no es así examine las tareas que conducen a
hitos y compruebe si están programadas correctamente.

Primero observe la imagen general: la fecha de comienzo y fin y la ruta crítica. Después compruebe los detalles. Muestre las tareas y los recursos en vistas que

pueda cambiar para adaptarlas a sus necesidades

Ver en pantalla el proyecto completo

Puede obtener información general acerca de las fechas de comienzo y fin del proyecto y ver cuándo se realizarán las fases principales, acercando y alejando el
Diagrama de Gantt.

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el menú Ver, haga clic en Zoom, en Proyecto completo y en Aceptar

Visualización del Diagrama de Gantt para el proyecto completo

Sugerencias:

Para ver las barras de Gantt en una escala temporal mayor o menor, haga clic en Acercar o AlejarSi tiene que desplazarse hacia abajo para ver la
fecha de fin del proyecto y ha esquematizado las tareas jerárquicamente, puede ver sólo las tareas de resumen de nivel superior. Haga clic en el título
del campo de identificación (la celda situada en el extremo superior izquierdo del Diagrama de Gantt y elija Ocultar subtareas.
Curso de Microsoft Project 2000 77

La escala temporal
La Escala Temporal es el área de la vista del Diagrama de Gantt que muestra las unidades de tiempo, y las barras que

representan gráficamente la asignación de tiempo de las tareas

Para modificarla y ajustarla haga doble clic sobre la escala temporal o haga menú Formato y seleccione Escala Temporal.

En la ficha Escala Temporal seleccione el formato para la escala principal y secundaria entre unidades, etiqueta, intervalo, alineación, etc.
En la parte inferior de la ficha visualice le selección en el cuadro de vista previa.

En la ficha Período no laborable seleccione el formato para llas opciones ubicación del dibujo, color y trama.

En la parte inferior de la ficha visualice le selección en el cuadro de vista previa

Comprobar las fechas de comienzo y fin del proyecto

Puede revisar la información más importante del proyecto, por ejemplo, la fecha de fin, para comprobar si el proyecto va a cumplir las previsiones tal como
está programado.
Curso de Microsoft Project 2000 78

■ En el menú Proyecto, haga clic en Información del proyecto y elija

Estadísticas.
■ Aparecen las fechas de comienzo y fin del proyecto, así como el trabajo y
el costo total.

Identificar el Camino Crítico

El Camino Crítico es una serie de tareas que se deben completar a tiempo para que un proyecto finalice conforme a la
programación. La mayoría de las tareas de un proyecto normal presentan un cierto tiempo de demora y, por tanto, se pueden retrasar ligeramente sin afectar a la
fecha de fin del proyecto. Las tareas que no se pueden retrasar sin que se modifique la fecha de fin del proyecto se denominan tareas críticas. Si modifica las
tareas para resolver sobreasignaciones u otros problemas de la programación, tenga cuidado con las tareas críticas; los cambios que realice en ellas afectarán a
la fecha de fin del proyecto.

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. Haga clic en Asistente para diagramas de Gantt

3. Siga las instrucciones del Asistente para diagramas de Gantt para aplicar formato a
las tareas de la ruta crítica

Nota: Por defecto Microsoft Project muestra en el Diagrama de Gantt las tareas no críticas de color azul y las tareas críticas color rojo.
Sugerencias:

Es posible filtrar la programación de manera que aparezcan solamente las tareas críticas. En el menú Proyecto, elija Filtro para y haga clic en Tareas críticas.

En la lista Filtro haga clic en Todas las tareas para mostrar de nuevo todas las tareas. Una vez filtradas las tareas críticas, puede ordenarlas por duración para

que se muestren de la más larga a la más corta. Ordenar las tareas críticas le ayudará a observar dónde debe esforzarse para reducir las tareas

Cambiar a una vista diferente

Puede mostrar información del proyecto en vistas de tareas o en vistas de recursos. Algunas vistas de tareas y de recursos se encuentran en vistas de hoja, que
Curso de Microsoft Project 2000 79

contienen columnas (denominadas campos) de información relacionada. En una vista de hoja puede cambiar la tabla para ver campos de información
diferentes. Otras vistas muestran la información de tareas o recursos gráficamente, como las vistas Calendario, Diagrama de red y Gráfico de recursos, o las
tareas y recursos relacionados con una escala temporal, como las vistas Uso de tareas y Uso de recursos.
■ En el menú Ver, haga clic en la vista de tarea o de recurso que desee.

■ Si la vista que busca no está en el menú Ver, haga clic en Más vistas
para obtener más opciones. Haga clic en una vista de la lista Vistas y, a
continuación, en Aplicar.
Nota: El cambio de vista no agrega ni quita información del proyecto, sólo cambia el tipo de información que se muestra en pantalla.

Ver campos diferentes en una vista

Al planear y realizar un seguimiento de la programación, puede resultar útil disponer de distintas combinaciones de información.
Si cambia la tabla que se aplica a una vista de hoja, los campos de información que muestra esa vista también cambian.

1. Si es necesario, en el menú Ver, haga clic en la vista que desee.

2. Para utilizar una vista que no esté en el menú Ver, haga clic en Más vistas, elija la vista
que desee de la lista Vistas y, a continuación, haga clic en Aplicar.

3. En el menú Ver, señale Tabla y elija la tabla que desee aplicar.

■ Para aplicar una tabla que no se encuentre en el submenú Tabla, haga

clic en Más tablas, en la tabla de tarea o recurso que desee y, a
continuación, en Aplicar.
Nota: Observe que los títulos de campo varían al cambiar entre tablas.

Mostrar información específica mediante un filtro

Si desea concentrarse únicamente en determinadas tareas o recursos de la vista activa, puede aplicar un filtro a dicha vista. Puede especificar que el filtro
muestre o resalte sólo aquellas tareas o recursos que cumplan sus criterios.

1. En el menú Proyecto, señale Filtro para y después haga clic en el filtro que desee
Curso de Microsoft Project 2000 80

aplicar.

2. Haga clic en Aplicar para aplicar el filtro o en Resaltar para aplicar un filtro para resaltar.

■ Si aplica un filtro interactivo, escriba los valores necesarios y haga clic en

Aceptar.
3. Para desactivar un filtro, señale Filtro para en el menú Proyecto y haga clic en Todas
las tareas o en Todos los recursos.