Universidad abierta para adultos UAPA
Santo Domingo Este, Republica Dominicana
Carrera:
Administración de Empresas
Escuela de negocios
Participante:
Eden Smalier González Rivas
Matrícula:
2019-02722
Correo:
201902722@[Link]
Facilitador(a):
Rosanna Matos Montero
Asignatura:
Administración de Empresas II – ADM 102
Contenido:
Tarea #3
La Organización
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Introducción
Primero debemos entender el significado de la organización: es la forma en cómo se
dispone un sistema para lograr los resultados deseados. Es un convenio sistemático
entre personas para lograr algún propósito específico. En administración de
empresas, se entiende por organización, una entidad social formada por dos o más
personas que trabajan de manera coordinada en un ambiente externo específico
apuntando a un objetivo colectivo.
Después de haber estudiado y leído la información necesaria de esta actividad. A
continuación, veremos un plan de oportunidad de mejoras para su empresa y una
estructura de trabajo que contribuye a solucionar problemas mediante correcta
asignación de responsabilidades. También, una tabla informativa donde se explica la
importancia de cada uno de los elementos de la estructura organizacional.
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Actividad de la unidad:
Bienvenid@ a nuestra tercera semana de trabajo, en esta ocasión debatiremos sobre la
Organización, para esto se sugiere realizar las siguientes actividades.
Se le recomienda leer acerca de los siguientes temas antes de realizar
las actividades:
3.1 Especialización del trabajo
3.2 Departamentalización
3.3 Cadena de mando
3.4 Tramo de control
3.5 Centralización y descentralización
3.6 Formalización
Luego de leer los temas recomendados, realice las siguientes
asignaciones:
1- Identifique una necesidad o/u oportunidad de mejoras en su empresa o en la
comunidad y elabore una actividad donde disponga una estructura de trabajo que
contribuya a solucionar problemas mediante correcta asignación de responsabilidades.
2- Elabore una tabla informativa que explique la importancia de cada uno de los
elementos de la estructura organizacional.
REQUISITOS DEL TRABAJO
Presentación
Introducción
Contenido:
Conclusiones
Opinión personal (¿Qué entendiste?, ¿Qué aprendiste? y ¿Para qué te
servirá?)
Anexos.
Tamaño de las letras
#12 Tipo de letra Arial
Cantidad de páginas para el contenido .
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1- Identifique una necesidad o/u oportunidad de mejoras en su empresa o en la
comunidad y elabore una actividad donde disponga una estructura de trabajo que
contribuya a solucionar problemas mediante correcta asignación de responsabilidades.
Hoy en día hay muchas oportunidades de mejoras para las empresas,
solo hay que buscar la manera de actualizarse para así obtener mejorías
Personalmente pienso que con las siguientes propuestas básicas habría
mejoras en cualquier tipo de empresa:
1. Cambiar la mentalidad laboral. Un trabajador no es mejor por estar más horas
en su puesto. Hay que desterrar la cultura del “presentismo” tanto para los trabajadores
como para una dirección que parece valorar este factor en perjuicio del cumplimiento de
objetivos. Cada uno debe tener unos objetivos que cumplir y por ellos ha de ser
evaluado.
2. El mejor trabajador es el que disfruta de su trabajo. La motivación y la
implicación de los empleados en los objetivos de la organización son pilares
fundamentales para un funcionamiento positivo de la misma. Aprovechar el talento y
retenerlo aparece como algo imposible si un trabajador no se siente valorado y no goza
de unas condiciones de trabajo que le permitan disfrutar de otros aspectos de su vida.
3. Fomentar la creatividad y la motivación. Repetir mecánicamente una tarea
sin aportar inspiración y creatividad no es la mejor manera de contribuir a la eficiencia
empresarial. Del mismo modo, un trabajador estresado que solo puede estar con sus
hijos un mínimo espacio de tiempo al terminar la jornada, difícilmente podrá estar
motivado. Está demostrado que el rendimiento es superior cuando el empleado puede
disfrutar de su vida privada. Las medidas de conciliación y flexibilidad son, pues,
además de un derecho, un factor de mejora de la productividad.
4. Racionalización horaria y productividad. Cuando se habla de que se requiere
mayor productividad para ser más competitivos, hay por desgracia quien piensa que
basta con bajar salarios para lograr esa mejora. Otros, en cambio, han comprobado que
la implementación de medidas de racionalización horaria y conciliación ha supuesto
para sus empresas un importante plus de productividad e implicación de los
trabajadores. Y vale tanto para la gran empresa como para la PYME y autónomos.
5. Modificar conductas en el trabajo. Que determinadas formas de trabajar se
arrastren desde mucho tiempo atrás, no significa que sean las correctas ni las más
apropiadas para los tiempos actuales. El “ordeno y mando” ha de quedar como una
reliquia del pasado. Es responsabilidad de los directivos adoptar las decisiones
necesarias para actualizar y modernizar las condiciones en que la empresa desarrolla su
actividad: fomentar el trabajo en equipo, considerar al trabajador como aun “cliente
interno” que necesita saber qué y por qué hace las cosas, etc. A mayor unión de
empresa y trabajadores, mejores perspectivas de negocio.
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6. El valor del tiempo. Un trabajador no puede ir “picoteando” en sus tareas, debe
tener una agenda e ir paso a paso, abordando y finalizando cada una de ellas. Se dice
que “el tiempo es oro” y en la empresa esa afirmación adquiere su máxima dimensión.
Si directivos y trabajadores no son conscientes del valor del tiempo y de la necesidad de
gestionarlo correctamente, será difícil alcanzar el éxito. Es necesaria una
corresponsabilidad entre empresa y trabajadores.
7. ¿Son necesarias dos horas para comer? Es una más de nuestras
singularidades. Si nos comparamos con otros países de Europa y con Estados Unidos,
ellos dedican 30 - 45 minutos para comer. De esta manera la carga de trabajo se
mantiene estable a lo largo de la jornada. Además, suelen entrar antes a trabajar con lo
que también pueden salir antes por la tarde. No tiene mucho sentido desperdiciar tanto
tiempo de la jornada laboral en la comida, si ello supone salir de trabajar a las 19 – 20
horas.
8. Reuniones de trabajo sí, pero las justas. El orden del día laboral supone
celebrar reuniones, pero sería recomendable que fueran más cortas y tuvieran una
duración limitada. Convocar una reunión un poco antes de terminar la jornada, cuando
los empleados están ya cansados es absurdo. Hay que hacerlas a primera hora de la
mañana o de la tarde y centrarse en los temas a tratar sin desviarse de los mismos. Es
importante, convocar tan sólo las que realmente sean imprescindibles, con un orden del
día que ayuda a organizar tiempos y tareas.
9. Evitar las distracciones. Todas las ventajas que nos aportan las nuevas
tecnologías, pierden parte de su sentido cuando nos distraen de lo fundamental, tanto
en la vida laboral como en la privada. Es difícil concentrarse en el trabajo consultando
el correo constantemente o escuchando la señal del WhatsApp a cada instante. Hay
momentos en que se impone desconectar.
10. Todos somos responsables. Quejarse sin actuar no sirve de nada. Los
trabajadores han de saber reivindicar unas condiciones de trabajo más humanas y
racionales, pero también ellos deben desterrar actitudes perjudiciales por muy asentadas
que estén. Por su parte, los empresarios han de hacer un esfuerzo para lograr modernizar
nuestro sistema laboral, pero eso solo será posible si se adoptan las medidas necesarias,
entre ellas y de forma decisiva, la racionalización y humanización de nuestros horarios.
Dicho todo esto pienso que de esta manera se mejorarían los problemas
en las asignaciones de trabajos y tareas:
Podemos decir que la falta de una asignación formal de tareas está detrás de muchos de
los problemas de eficiencia en las organizaciones. Por ello presentamos tres
herramientas que permiten gestionar dicha asignación de una forma sencilla.
Si no está claro quién debe realizar una determinada tarea, tarde o temprano aparecen
situaciones de duda o de conflicto que acaban teniendo un impacto en la organización.
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Ante esta situación, cuando surge un problema es frecuente oír frases como: “Es
que esto no es cosa mía...”, “A mí nadie me dijo que lo hiciera…” o “Yo
pensaba que se encargaba él…”.
La tendencia natural a esquivar los problemas o a dedicarnos a aquello que más nos
gusta produce estas situaciones tan perjudiciales para el correcto desarrollo de la
operativa diaria.
También es muy importante aclarar que nada tiene que ver la flexibilidad con la
falta de asignación de funciones y obligaciones. Una organización o
departamento puede ser extremadamente flexible y que todo el mundo en cada momento
tenga claro cuáles son sus responsabilidades, simplemente se trata de gestionar
adecuadamente estas asignaciones.
Cuando una organización desea solucionar estos problemas puede recurrir a una serie de
herramientas, que, de forma complementaria, ayudan a la gestión de las funciones y
obligaciones del personal:
1. Descripción del puesto de trabajo: Muy habitual en el ámbito de recursos
humanos, se trata de una lista de tareas generales, funciones y responsabilidades de un
determinado cargo. A menudo también incluye a quién debe reportar, y las
cualificaciones y habilidades necesarias para el correcto desarrollo de sus funciones.
Con esta herramienta se consigue una doble función, por un lado, que todo
trabajador tenga una visión en alto nivel de qué es lo que se espera de él y de cuáles son
sus competencias, y por otro que la organización tenga claro qué es lo que se le
puede exigir un determinado perfil.
2. Matriz de asignación de responsabilidades: Todo proceso / procedimiento
organizativo debería estar documentado, y como parte de dicha documentación deberían
incluirse aspectos relacionados con la asignación de
responsabilidades. Para ello, se suelen utilizar las denominadas matrices de
asignación de responsabilidades, entre las que destaca la denominada “RACI”. El
mecanismo es sencillo, en las columnas se representan los diversos implicados, y en
las filas las tareas a realizar. Así, para cada actividad se establece qué implicado
ostenta los siguientes roles:
• R (Responsible): encargado/s de la ejecución de la actividad.
• A (Accountable): responsable final de que la actividad se ejecute
adecuadamente (sólo debe haber un "accountable" por actividad).
• C (Consulted): Rol de soporte para la ejecución de la actividad, dispone de
información o capacidad necesaria para la ejecución de la actividad.
• I (Informed): Interesado en la ejecución de la actividad que debe ser
informado del avance de la misma.
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De esta forma se consigue asignar las responsabilidades de cada uno de los implicados.
La matriz RACI resulta especialmente útil cuando para la ejecución de un determinado
proceso, intervienen diversos grupos de trabajo o áreas organizativas.
3. Tableros visuales: Esta herramienta es especialmente útil cuando existen grupos
de trabajo en entornos muy dinámicos. Por ejemplo, suelen ser muy utilizados en el
desarrollo de software. Basados en conceptos de teoría de colas, a simple vista una
persona puede comprobar qué actividades tiene asignadas, y el estado de las mismas.
Existe una gran variedad de ejemplos de tableros visuales, un posible modelo podría ser
el siguiente: En primer lugar, se crea un tablero en forma de matriz con la siguiente
información: en forma de columna los tres estados de una actividad (pendiente, en
progreso y finalizado), y en las filas se representan las personas implicadas. Se
descomponen las actividades de forma que sean sencillas de gestionar, y cada una
de ellas se representa en una tarjeta que se irá moviendo por el tablero en función de la
persona responsable y del estado de la misma.
Utilizando este tablero como sistema de gestión de actividades es fácil balancear
dinámicamente las cargas de trabajo.
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Existen otras muchas más herramientas para la asignación de responsabilidades, pero
tanto por su sencillez y como por el valor que aportan, estas son las más utilizadas.
2- Elabore una tabla informativa que explique la importancia de cada uno de los
elementos de la estructura organizacional.
A pesar de que existen diversos tipos de estructuras (funcional, matricial, divisional,
basada en proyectos, etc.) que se adaptan a diferentes modelos de negocio, todas se
desarrollan con base en una serie de elementos principales que permiten el diseño del
plan de funcionamiento de la compañía, así como sus ejes de acción:
Geográfico. Habla del alcance geográfico, real o proyectado, que tiene la compañía
y determina el tipo de estructura que deberá elegirse e implementarse: a mayor
propagación, mayor será el control necesario en las
divisiones para el funcionamiento pleno.
De producto. A pesar de que es claro que toda empresa se ve sujeta a un proceso
de evolución inherente, es importante concebir un promedio de la línea de productos
(o servicios) que promoverá y sus correspondientes características, pues de ello
dependerá la visualización de los distintos
departamentos para su creación, comercialización y distribución.
De control. Ligado al anterior, este aspecto se dedica a la consideración de
lineamientos de producción ligados a la naturaleza de los productos. Es decir, una
compañía que promueve artículos de índole científica o tecnológica, deberá
implementar mejores y mayores controles de calidad con respecto a una que se
dedica a la producción en masa, requiriendo una
estructura más formal, organizada, detallada y a prueba de errores.
De autoridad. Este elemento se refiere al tipo de administración que atañe a la
compañía, pues dependiendo de si las decisiones importantes recaen en un grupo
exclusivo de ejecutivos, o si participan distintos profesionales de la
firma, ciertos tipos de estructura resultarán más pertinentes que otros.
Sobre el mercado. Este elemento busca adaptar la organización a las necesidades
de la industria en la que se desenvuelve la empresa, ya que un caso cuyo objetivo sea
impactar a grandes audiencias a través de innovaciones tecnológicas, no tendrá la
misma estructura que un minorista que desea promover sus productos reposteros en
una comunidad muy
segmentada.
Con respecto al número de empleados. Por último, prestar atención al nivel
de empleados dentro de la organización es como la proyección geográfica o de nivel
de producción, pues a mayor población, más organizados deberán estar los planes de
comunicación, de administración de
recursos o necesidades de infraestructura.
Conclusión
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Como conclusión, puedo decir que la organización dentro la empresa se agrupa con la
finalidad de lograr un propósito en común a nivel global que resulte beneficioso para el
control y manejo de la misma, estos propósitos tomados desde un punto de vista
particular de cada integrante, pero todos apuntando a un mismo objetivo.
En mi opinión, no existe una empresa que pueda lograr resultados óptimos si no emplea
una estructura organizacional que vaya a fin con el objetivo que desea lograr. Entendí
que la organización conlleva una serie de implicaciones y procesos que no se deben
dejar pasar por alto si se desea llegar al objetivo. Aprendí sobre cada uno de los
aspectos que influyen en la estructura organizacional de la empresa, departamentos en
específico y sus características. Este estudio me ha servido en gran manera para
entender y aplicar la organización no solo en el ámbito laboral en que me encuentro,
sino que es útil para tener una buena organización a nivel personal.
Bibliografía
[Link]
[Link]
[Link]
[Link] mejorar-
la-productividad-y-el-rendimiento [Link]
herramientas-para-la-asignacion- [Link]
Google: búsqueda e imágenes.
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