Política de Capacitación

Introduction
El capital humano es el principal active de la organización ya que es el responsable
directo de toda acción. La capacitación es una de las inversiones más rentables que puede
realizar una empresa. Una planificación adecuada del componente humano en una
organización requiere de una política de capacitación permanente. Los jefes deben ser los
primeros interesados en su propia formación y los primeros responsables en capacitar al
personal a su cargo. Así, los equipos de trabajo mejorarán su desempeño.

Objetivo
El objetivo principal de la capacitación es mejorar la eficiencia de los trabajadores para
que éstos aporten el incremento necesario y de esa manera se alcancen índices altos de
productividad. Además, permite evitar la absorbencia de los conocimientos del personal y
mantiene la motivación del talento con su crecimiento.
Alcance
La capacitación es un proceso educacional de carácter estratégico aplicado de manera
organizada y sistémica, orientada a proveer y mantener el conocimiento, habilidades y
destrezas de las personas, necesarias para alcanzar los desafíos declarados en la
planificación estratégica, el cumplimiento de los objetivos anuales y la satisfacción de las
necesidades propias del negocio.
Las 3 principales razones por las que las empresas utilizan la capacitación constante es
para:
1. Mantener actualizado a su personal
2. Estar al día con la evolución de la industria
3. Motivar y hacer crecer a sus colaboradores
Mediante una política de adiestramiento y capacitación bien definida en la organización, se
podrán establecer los lineamientos necesarios para el manejo de las capacitaciones de todos
los empleados, buscando proporcionar oportunidades para el continuo desarrollo de los
mismos, logrando así:
 Actualizar y perfeccionar los conocimientos y las habilidades que requieren los
empleados para realizar su actividad.
 Enseñar al empleado cómo aplicar las nuevas tecnologías, si así lo requiere su
puesto de trabajo.
  Elevar los niveles de desempeño.
 Prevenir riesgos de trabajo.
 Preparar al empleado para ocupar una vacante o un puesto de nueva creación.
 Preparar al empleado para ocupar puestos superiores.
 Involucrar al personal para que detecte sus propias necesidades de capacitación.
 Contribuir al desarrollo integral de los individuos que forman la organización.
 Articular los ascensos y las promociones a los programas de capacitación y
desarrollo.
 Mostrar con hechos reales los beneficios de la superación (reconocimientos,
incrementos de salario, ascensos).
Definiciones principales:

Inducción: Forma de razonamiento que consiste en establecer una ley o conclusión general
a partir de la observación de hechos o casos particulares.
Asincrónica: adj. Que no tiene lugar en completa correspondencia temporal con otro
proceso o con la causa que lo produce.
Capacitación virtual: Modalidad de aprendizaje online utilizando la tecnología de carácter
no presencial.
Transferencia: a mayor concordancia del programa de capacitación con las demandas del
puesto, corresponde mayor velocidad en el proceso de dominar el puesto y las tareas.
Retroalimentación: proporciona a las personas que aprenden, información sobre su
progreso.

Responsabilidades
a). Participante:

 El individuo debe acompañar los resultados de su desempeño.

 El ejercicio y la practica muchas veces son indispensables para el aprendizaje y la
retención de habilidades.
 El aprendizaje depende de la aptitud y de las capacidades individuales.

b). Jefe inmediato:

  El individuo aprende mejor cuando está motivado para aprender.

c)Facilitador
 El aprendizaje eficiente depende de la utilización de técnicas adecuadas. Estas
técnicas varían según el tipo de material que va a ser aprendido: van desde la
presentación comprensiva hasta las técnicas de adquisición de habilidades motoras.
 La distribución de los periodos de aprendizaje debe considerar la fatiga, la
monotonía y los periodos adecuados para la asimilación de lo aprendido.

d) Recursos Humanos
 El aprendizaje es profundamente influenciado por la recompensa y por el castigo.
Actividades principales:
El proceso de la capacitación
Primer paso: Determinación de necesidades de capacitación Si la actividad de capacitación
no está fuertemente alineada con los intereses del negocio es muy difícil justificarla. Toda
empresa desarrolla proyectos que son prioritarios para su propia supervivencia y desarrollo.
Estos proyectos suponen la realización de actividades que no se están haciendo en el
presente. Solo un milagro haría que los involucrados realicen correctamente actividades que
nunca hicieron sin que mediase una acción de aprendizaje. Por lo tanto, la búsqueda de
necesidades de capacitación no es mucho más que la clarificación de las demandas
educativas de los proyectos prioritarios de una empresa.
La determinación de las necesidades de capacitación es una responsabilidad de línea y una
función de staff, corresponde al administrador de línea la responsabilidad por la percepción
de los problemas provocados por la carencia de capacitación. A el le competen todas las
decisiones referidas a la capacitación, bien sea que utilice o no los servicios de asesoría
prestados por especialistas en capacitación.
Los principales medios utilizados para la determinación de necesidades de capacitación
son: Segundo paso: Programación de la capacitación. Una vez hecho el diagnóstico de
capacitación, sigue la elección y prescripción de los medios de capacitación para sanar las
necesidades percibidas. Una vez que se ha efectuado la determinación de las necesidades se
procede a su programación.
La programación de la capacitación esta sistematizada y fundamentada sobre los siguientes
aspectos, que deben ser analizados durante la determinación:
1. ¿Cuál es la necesidad?
2. ¿Dónde fue señalada por primera vez?
3. ¿Ocurre en otra área o en otro sector?
4. ¿Cuál es su causa?
5. ¿Es parte de una necesidad mayor?
6. ¿Cómo resolverla, por separado o combinada con otras?
7. ¿Se necesita alguna indicación inicial antes de resolverla?
8. ¿La necesidad es inmediata?
9. ¿Cuál es su prioridad con respectos a las demás?
10. ¿La necesidad es permanente o temporal?
11. ¿Cuántas personas y cuantos servicios alcanzaran?
12. ¿Cuál es el tiempo disponible para la capacitación?
13. ¿cuál es el costo probable de la capacitación? 14. ¿quién va a ejecutar la capacitación?

Plan de capacitación anual

El plan de capacitación anual es un proceso necesario e importante para el desarrollo y
ejecución de los programas de formación, ya que te ayuda a aplicarlos de forma sistemática
y organizada en los momentos oportunos y en las áreas de tu organización que más lo
requieren.
Así, puedes delimitar cada una de sus fases y tendrás el tiempo suficiente para gestionar su
evolución, ir visualizando los avances globales e individuales y modificando el proceso
según los niveles de aprendizaje obtenidos y las necesidades aún existentes.

Contar con una planificación bien diseñada y estructurada te garantizará un mejor control
de todo el proyecto, para que aproveches los recursos en verdaderas áreas de oportunidad y
no en acciones que no resulten benéficas.

Es una oportunidad para que cada uno de tus colaboradores desarrolle su carrera
profesional mientras que aportan valor a tu compañía. Algo indispensable para:

Retener el talento y generar un mayor employee engagement.

Mantener buenos niveles de motivación y satisfacción laboral.
Enfocar sus esfuerzos en los objetivos organizacionales definidos por la alta dirección.
Enfrentar los retos diarios con actitudes más positivas al desempeñarse mejor.
Lograr que los procesos se realicen con más efectividad.

Proceso para establecer presupuesto

Variables a considerar en el presupuesto de capacitación

Si ya mediste el clima de tu organización y tienes claro qué objetivos buscan lograr, es hora
de considerar las siguientes variables. Toma nota:
1. Conocer las necesidades de cada departamento
Saber cuáles son las necesidades reales de cada departamento es una variable importante a
tomar en cuenta. Un diagnóstico te ayudará a identificar:
-Cuáles son las debilidades en cada departamento.
-Cuál es la capacitación correcta para mejorar.
-Qué resultados espera obtener.
     2. Seleccionar el programa que responda a las necesidades
Conocer cuáles son las habilidades o competencias que el equipo de trabajo necesita,
facilita la selección de los cursos o programas que más se ajusten a los objetivos
empresariales.
No todas las áreas tienen las mismas necesidades, por tanto, estar al día en este aspecto
facilita la selección adecuada de formación y, por ende, los gastos se reducen.
     3. Elegir el método de capacitación
¿Clases presenciales o en línea? Una pregunta común. Sin embargo, los departamentos de
gestión de talento humano han visto en el e-learning o aprendizaje en línea una alternativa
rentable para la capacitación en sus empresas.
En su modalidad asincrónica, los colaboradores tienen total libertad para tomar las clases en
el momento en que ellos decidan. Además, tendrán acceso a igual cantidad de materiales
que una clase presencial y la retención del conocimiento es mayor.
Indicadores de la capacitación empresarial
Ante un mercado competitivo, cambiante y marcado por la incertidumbre, la capacitación
es un elemento importante para las empresas. Sin embargo, no basta con seleccionar el
mejor programa, también es imperativo medir los resultados. De lo contrario, el esfuerzo
será en vano. 
Estos son los indicadores más comunes al momento de preparar una gestión profesional de
la capacitación empresarial:
-Horas de capacitación promedio por persona al año.
-Costo de la capacitación por hora al año.
-Porcentaje de la nómina capacitada.
-Número de personas capacitadas.
Tres razones para incluir la capacitación online en el presupuesto
El Informe sobre el Futuro de los Empleos, del Foro Económico Mundial, sostiene que el
50 % de los colaboradores necesitarán formarse otra vez para 2025. Con el auge de la
tecnología, la capacitación debe ser una prioridad dentro de las organizaciones.
Si aún no te has decidido, te presentamos tres razones para incluir la capacitación en línea
en el presupuesto del próximo año:
1. Aumentan los ingresos
Un 42% de las empresas aseguran que el e-learning les ha ayudado a incrementar sus
ingresos, según un estudio de Ambient Insight.
Grandes organizaciones ya están invirtiendo al menos un 50% de su presupuesto de
capacitación en e-learning. El caso de IBM es un ejemplo. Por cada dólar invertido en
formación en línea, recibe un retorno de 30 dólares representados en productividad.
     2. Fortalece las habilidades blandas
No importa si tu equipo trabaja de forma presencial, remoto o híbrido, actualmente, es
imprescindible fortalecer las habilidades blandas, tales como liderazgo, inteligencia
emocional, creatividad e innovación, planificación y gestión del tiempo, flexibilidad,
comunicación, entre otros. La formación en línea te brinda todas estas herramientas para
mejorar.
Además, el equipo de trabajo será más productivo, estará más motivado y también podrá
lograr la anhelada conciliación laboral y personal si se encuentra en la modalidad remoto.
     3. Reduce los costos de inversión
¿Sabías que la formación en línea permite ahorrar entre un 50 a 70 % comparado con la
tradicional?  Según Dave Evans, el gigante IBM ha ahorrado unos 200 millones de
dólares después de adoptar e-learning.
Si eliges la capacitación online, tu presupuesto ya no tendrá que emplearse en gastos de
alquiler de un espacio, transporte, facilitadores ni materiales.
La pandemia ha obligado a muchas compañías a reducir el presupuesto y el destinado a la
capacitación suele ser el más afectado. Pero a la larga trae consecuencias.
La capacitación no debería considerarse un gasto, sino una inversión que a corto, mediano y
largo plazo suma grandes beneficios a las organizaciones, tales como mayor eficiencia,
aumento en la competitividad, la productividad y la autonomía.

Como se manejan solicitudes de capacitación

La mayoría de las empresas ofrecen a sus empleados un programa de capacitación, estos

cursos se basan en las habilidades y conocimientos que los empleados deben de tener para
poder realizar el trabajo de manera eficiente y segura, así como la actualización en el
manejo de nuevas herramientas de trabajo.

Sin embargo, cuando un empleado desea tener un curso de capacitación para obtener
conocimientos que le permitan aspirar a un mejor puesto en la empresa, es necesario que
envíe una carta de solicitud de curso de capacitación al departamento de Recursos
Humanos o el área encargada.

La solicitud de curso de capacitación debe de contener la siguiente información básica:

 Fecha de Solicitud.
 Destinatario que por lo general es la gerencia de Recursos Humanos.
 Nombre del Solicitante.
 Departamento al que está asignado.
 Número de empleado y puesto en que se desempeña.
 Nombre del curso solicitado.
 Explicar brevemente los beneficios personales y para la empresa que se obtendrán al
tomar la capacitación solicitada.
 Nombre y puesto del Jefe Inmediato.

Ejemplo de solicitud de curso de capacitación:

Solicitud de Curso de Capacitación.

Fecha: Caracas Venezuela a 22 de abril del 2013.

Nombre: Juan Alberto Medina González.   No. Empleado: 453

Puesto: Asistente de Contabilidad C
Departamento: Contabilidad y Finanzas

Nombre del Curso: Introduccióna Office 2010.

Institución que lo Imparte: Capacitación Empresarial S.A.
Duración: 20 horas.
Lugar: En Sitio
Fecha de Inicio: 6 de mayo 2013.
Fecha Fin: 10 de mayo 2013.
Horario: de 9:00 a.m.  - 1:00 p.m.

Justificación: Actualmente el puesto de Asistente de Contabilidad "A" está vacante y es mi

deseo aplicar para poder cubrirla. Es requerimiento de este puesto el que el aspirante pueda
comprobar el tener conocimientos básicos de Office 2010.

Nombre del Jefe Inmediato que autoriza: Lic. Pedro Casas del Valle.
Puesto: Gte. De Contabilidad.

Como medir las capacitaciones

Existen diversas metodologías para medir las capacitaciones. Algunas requieren una gran
inversión, mientras que otras son bastante sencillas y no implican prácticamente costo
económico.
 
El modelo clásico es el que propone Donald Kirkpatrick a través de cuatro niveles de
medición:
1. Reacción: mide el grado de satisfacción del participante respecto del curso. Se valoran
variables tales como la aplicabilidad de los contenidos, la idoneidad del instructor, el aula,
etc. Se instrumenta a través de una encuesta de satisfacción al final del curso. Es sencillo,
económico y útil para relevar sensaciones, aunque subjetivo e insuficiente para constatar la
transferencia de lo aprendido al puesto de trabajo.
2. Aprendizaje: mide el grado en que se incrementó un conocimiento o habilidad. Se
realiza a través de test, evaluaciones y observaciones. Requiere el diseño de indicadores
claros y preguntas específicas en relación a los objetivos de aprendizaje planteados. Es útil
cuando trabajamos contenidos cognitivos o habilidades manuales, e inadecuado para medir
competencias genéricas y actitudes.
3. Conducta: mide el alcance de la aplicación de lo aprendido en el puesto de trabajo. Se
implementa a través de observaciones y entrevistas. Requiere definir claramente
indicadores, una cierta inversión de tiempo y el compromiso de diversos actores. A la vez,
permite constatar si se ha reducido la brecha entre las competencias del participante antes y
después del curso.
4. Resultados: llamado test ácido –ya que puede tener un gusto amargo- mide cómo el
cambio producido en el participante a partir de la capacitación impacta en los resultados del
negocio. Les herramientas son los indicadores de negocio (volumen de ventas, rotación de
personal, quejas de clientes, pérdidas, etc.) que, en este caso, requieren relacionarse con la
capacitación. Esto último no es sencillo, teniendo en cuenta que hay que traducir resultados
cualitativos a cuantitativos y que, además, son múltiples las variables que intervienen en los
resultados comerciales. Se requiere un análisis objetivo que contemple las diferentes
variables en su contexto y pondere el grado en que en el mismo ha impactado la
capacitación.
 

Alineando la capacitación con los resultados del negocio: el ROI

 
En los últimos años comenzó a instalarse como nuevo paradigma de medición el ROI
(Retorno en la Inversión). Algunos lo incluyen en el nivel de Resultados de Kirkpatrick
mientras que otros lo consideran un quinto nivel. Desarrollado por Jack Phillips, se orienta
a alinear prácticas organizacionales con los objetivos del negocio. En el área de Recursos
Humanos, esta tendencia se refleja en el surgimiento del Human Resources Business
Partner, un generalista que comprende las necesidades del negocio e implementa acciones
coherentes.
 El ROI propone una fórmula, en principio, sencilla: ROI= Beneficios/ Costes
 Aplicado a la capacitación esta fórmula se leería de la siguiente manera: beneficios
económicos de hacer la capacitación sobre los costos de su implementación.
 Donde si
B / C >1, la capacitación produjo ganancia.
B / C = 1, la capacitación no produjo ganancia ni pérdida.
B / C <1, la capacitación produjo pérdida.
 Esta fórmula puede resultar atractiva para no matemáticos que de repente descubren en los
números una respuesta a problemas subjetivos. De hecho, puede ser útil cuando está bien
implementada. Sin embargo, corresponde advertir alcances y límites.
 El ROI funciona bien cuando la capacitación está directamente relacionada con resultados
cuantitativos y, en lo posible, sin otras variables que contaminen el resultado. Por ejemplo,
una capacitación en técnicas de venta en donde, por otro lado, no intervienen acciones de
Marketing. En ese caso, cabe el ROI para calcular incremento posterior en las ventas sobre
el costo de la capacitación.
 Cuando se trata de capacitaciones cualitativas (Liderazgo, Comunicación, etc.) la ecuación
es difícil. Hay que considerar los beneficios en términos cuantitativos: ahorros y beneficios
que genera (reducción de litigios, rotación de personal, quejas, etc.), todo eso llevado a
números.
 Al mismo tiempo, hay que contemplar otras acciones de la organización que impactan en
los resultados (aumentos de sueldo, cambios de contexto, etc.). Esto hace muy difícil lograr
una fórmula pura.
 Sumado a lo anterior, cuando la fórmula se utiliza por anticipado (para decidir si conviene
en términos económicos hacer o no la capacitación), las apreciaciones suelen ser bastante
subjetivas.

Manejo de proveedores
1. Los proveedores son seleccionados por los requerimientos en cuanto a las
necesidades a suplir y calidad esperada y lineamiento tos preestablecidos por la
organización.
2. Coincidir con tu proveedor en sus deberes y derechos.
3. Asegura una relación a largo plazo.
4. Reemplaza al proveedor en el momento adecuado.
Deberes básicos que debes requerir a tus proveedores:
 Suministrar oportunamente los productos o los servicios según lo acordado con su
compañía.
 Mantener la calidad del producto o el servicio.
 Garantizar que los productos o los servicios respetan las normatividades legales
vigentes.
 No divulgar información confidencial de la compañía a la que tenga acceso en el
proceso de negociación o durante su relación comercial.
Derechos fundamentales que debes cumplirles a los proveedores:
 Conocer la información requerida para elaborar una propuesta comercial.
 Dar un trato personal idóneo por parte de los negociadores de tu empresa.
 Respetar los acuerdos pactados.
 Recibir el pago oportuno por el producto o el servicio entregado a tu compañía.

Registro de capacitaciones
El registro de capacitación es un documento de seguimiento para tener una prueba
documentada del seguimiento sobre la capacitación y su efectividad.
El documento ha sido optimizado para organizaciones pequeñas y medianas; consideramos
que documentos extremadamente complejos y extensos son innecesarios para usted.
1. Se llenará un formato con referencia a registro laboral.
2. Se verificará con forme evaluación.
3. Se corrobora con forma a marcación de asistencia laboral.