Capítulo 1: Gestión presupuestaria

CAPÍTULO 1: GESTIÓN PRESUPUESTARIA

Objetivos
Los objetivos son

 Revisión de los conceptos de la gestión presupuestaria.

 Configuración de la gestión presupuestaria básica.
 Explique los usos del control presupuestario.
 Definir las reglas y especificar los atributos de control
presupuestario.

Introducción
Todas las entidades de negocio, ya sean privadas o públicas, establecen algunos
objetivos financieros y operativos mediante la creación de presupuestos. Cuando
se establece el presupuesto, la dirección o la persona responsable supervisa las
actividades en el marco del presupuesto.

En Microsoft Dynamics® AX 2012, el módulo Presupuestos se ha rediseñado

para resaltar nuevos métodos para introducir importes de presupuesto
e incorporar controles presupuestarios. También se incluyen flujos de
trabajo para asientos de registro presupuestario.

Por ejemplo, si se requiere aprobación para transferir un importe presupuestario

de un departamento a otro, la funcionalidad de flujo de trabajo ayuda a crear
un flujo de trabajo de aprobación.

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Operaciones financieras II de Microsoft Dynamics® AX 2012

Visión general de Gestión presupuestaria

El módulo Gestión presupuestaria en Microsoft Dynamics AX permite
configurar, crear y ver presupuestos. La Gestión presupuestaria puede
incluir el control presupuestario, que puede usar para supervisar los fondos
presupuestarios disponibles para compras y gastos planificados y reales.
Puede crear asientos de registro presupuestario para el presupuesto original,
transferencias presupuestarias y revisiones presupuestarias. Además, también
puede crear asientos de registro presupuestario para reservas de gasto y pre-
reservas de gasto de compras y gastos planificados. Los asientos de registro
presupuestario se pueden crear automáticamente cuando los presupuestos se
transfieren a la contabilidad general desde otros módulos como Gestión de
proyectos y contabilidad o Activos fijos.

Con el módulo Gestión presupuestaria, puede determinar qué dimensiones

financieras del plan contable estarán disponibles para la gestión presupuestaria
básica y el control presupuestario. Al configurar el control presupuestario, puede
definir lo siguiente:

 Intervalos presupuestarios
 Intervalos de tiempo del ciclo presupuestario
 Umbrales presupuestarios
 Directores presupuestarios
 Grupos presupuestarios
 Cálculo usado para comprobar si hay fondos presupuestarios
disponibles

Los fondos presupuestarios disponibles se pueden comprobar al introducir

documentos de origen y diarios contables. El módulo Gestión presupuestaria
le permite ver el estado y el historial de lo siguiente:

 Asientos de registro presupuestario

 Estadísticas de control presupuestario
 Importes reales frente a presupuestados
 Detalles de presupuesto
 Fondos presupuestarios disponibles

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 Capítulo 1: Gestión presupuestaria

En la siguiente figura se muestra el proceso empresarial de la gestión

presupuestaria.

ILUSTRACIÓN 1.1 PROCESO EMPRESARIAL DE LA GESTIÓN

PRESUPUESTARIA

Configuración de la gestión presupuestaria

La Gestión presupuestaria incluye tres claves principales de configuración.

 Clave de configuración presupuestaria: permite la gestión

presupuestaria básica.
 Clave de configuración de control presupuestario: agrega
el control presupuestario a la gestión presupuestaria básica.
 Clave configuración del sector público: agrega dos tipos de
presupuesto a la gestión presupuestaria básica que usan las
organizaciones del sector público.

Otras claves de configuración pueden implementar características de gestión

presupuestaria adicionales y características relacionadas con los requisitos
de la gestión presupuestaria en regiones o países específicos.

La gestión presupuestaria básica incluye las dimensiones financieras que se

definen para la gestión presupuestaria, los asientos de registro presupuestario
y los flujos de trabajo de la gestión presupuestaria.

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Operaciones financieras II de Microsoft Dynamics® AX 2012

El control presupuestario se utiliza junto con la gestión presupuestaria básica.

El control presupuestario incluye los tipos de presupuesto para reservas y pre-
reservas de gasto, la comprobación presupuestaria en documentos de origen
y diarios contables, y características como dimensiones financieras definidas
para el control presupuestario, permisos de presupuesto excedido para grupos
de usuarios y el cálculo de fondos presupuestarios disponibles.

La configuración del sector público incluye los tipos de presupuesto de prorrateo

y el presupuesto preliminar.

Para utilizar el control presupuestario, debe configurar la gestión presupuestaria

básica. Si utiliza configuración del sector público, hágalo al mismo tiempo que
configura la gestión presupuestaria básica.

En las secciones siguientes se describe la información que debe recopilar

antes de configurar la gestión presupuestaria básica y el control presupuestario.
En estas secciones también se describe información que puede consultar para
obtener más detalles.

Planificación de la gestión presupuestaria básica

Al utilizar la gestión presupuestaria básica en Microsoft Dynamics AX tendrá
que recopilar cierta información sobre cómo deben estar configurados los
presupuestos antes de iniciar la configuración. En la lista siguiente se incluye
información que debe recopilar antes de empezar a configurar la gestión
presupuestaria básica o el control presupuestario.

 Dimensiones financieras y cuentas principales que se utilizarán para

la gestión presupuestaria y que pueden tener importes transferidos
hacia o desde ellas.
 Tipos de cambio de la divisa que se deben definir y cuáles son estos
tipos de cambio.
 Códigos de presupuesto que se deben configurar para cada tipo
de presupuesto y cuál es el código de presupuesto predeterminado.
 Asientos de registro presupuestario que utilizarán flujos de trabajo.
Los flujos de trabajo se asignan a los códigos de presupuesto.
Los asientos de registro presupuestario asociados a un código
de presupuesto que tiene un flujo de trabajo asignado se envían
automáticamente al flujo de trabajo.
 Los nombres de cada modelo presupuestario.
 Cómo se configurarán los ciclos presupuestarios.
 Importes que se asignarán a los períodos u otros valores de
dimensiones financieras.
 Dimensiones financieras que tendrán importes periódicos.
 Modelos presupuestarios que se utilizarán en previsiones de flujo
de efectivo.

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 Capítulo 1: Gestión presupuestaria

Planificación del control presupuestario

Si utiliza el control presupuestario, recopile la siguiente información además
de la información del tema Planificación de la gestión presupuestaria básica.

 Dimensiones financieras que se deben incluir en las reglas de control

presupuestario.
 Grupos de usuarios que pueden registrar asientos que exceden
el saldo restante de un presupuesto.
 Documentos de origen y diarios contables que se deben habilitar
para comprobación presupuestaria.
 Dimensiones financieras y cuentas que deben tener un umbral
de presupuesto y cuál es el umbral.
Un umbral del presupuesto es el nivel de uso del presupuesto en
el que puede evitar registrar o mostrar advertencias. Por ejemplo,
si el umbral es 80, puede enviar una advertencia a un usuario durante
un asiento de que se ha alcanzado el 80 por ciento del presupuesto
para la cuenta.
 La fórmula para calcular el saldo restante de un presupuesto.
El cálculo de fondos presupuestarios disponibles se puede definir
para cada entidad jurídica en lugar de utilizar siempre el siguiente
cálculo: Presupuesto original - Gastos reales.
 El intervalo, como mensual, trimestral o anual, que se utiliza para
determinar si el saldo presupuestario disponible es suficiente para
cubrir transacciones.

Metodologías de gestión presupuestaria

Están disponibles varias metodologías para definir presupuestos en la
organización. Dos de estos métodos se describen en los temas siguientes:
gestión presupuestaria basada en ceros y gestión presupuestaria histórica.

Gestión presupuestaria basada en ceros

La gestión presupuestaria basada en ceros es un método de planificación
y de toma de decisiones que invierte el proceso de trabajo de la gestión
presupuestaria tradicional. En la gestión presupuestaria tradicional, los directores
de departamentos justifican solo aumentos sobre el presupuesto del año anterior
y lo que ya se ha gastado se aplica automáticamente.

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Operaciones financieras II de Microsoft Dynamics® AX 2012

En la gestión presupuestaria basada en ceros, la función de cada departamentos

se revisa por completo y se deben aprobar todos los gastos, en vez de
simplemente aumentarlos. No se hace ninguna referencia al nivel anterior de
gastos. La gestión presupuestaria basada en ceros requiere que cada director
de división justifique con todo detalle la solicitud presupuestaria partiendo desde
cero. En el tipo basada en ceros es indiferente si se aumenta o se disminuye el
presupuesto total.

Algunas ventajas del uso de la gestión presupuestaria basada en ceros incluyen:

 Asignación de recursos eficaz, ya que se basa en las necesidades

y prestaciones.
 Ayuda a los directores a encontrar formas rentables de mejorar
las operaciones.
 Ayuda a detectar presupuestos inflados.
 Identifica y ayuda a eliminar operaciones derrochadoras y obsoletas.
 Identifica las oportunidades de subcontratación.
 Obliga a los centros de coste a identificar su misión y su relación
con los objetivos generales.
 Ayuda a identificar las áreas de gastos innecesarios y, si lo desea,
también se puede utilizar para sugerir rutas de dirección alternativas.

Gestión presupuestaria histórica

La gestión presupuestaria histórica, en ocasiones denominada gestión
presupuestaria incremental, utiliza un presupuesto preparado mediante un
presupuesto del período anterior o el rendimiento real como base, con la adición
de importes incrementados para el nuevo período presupuestario. La asignación
de recursos se basa en asignaciones del período anterior. Este enfoque no se
recomienda debido a errores al tener en cuenta los cambios circunstanciales en
la contabilidad. Además, anima a “gastar todo el presupuesto” para garantizar
una asignación razonable en el siguiente período. Lleva a una mentalidad de
“gasta o piérdelo”.

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 Capítulo 1: Gestión presupuestaria

Algunas ventajas de la gestión presupuestaria histórica incluyen:

 El presupuesto es estable y el cambio es gradual.

 Los directores pueden utilizar sus departamentos de manera
consistente.
 El sistema es relativamente sencillo para trabajar y fácil de entender.
 Se evitan la conflictos cuando los departamentos parecen tratarse
de manera similar.
 Se puede alcanzar de una forma más eficaz la coordinación entre
los presupuestos.
 El impacto del cambio se puede ver rápidamente.

Uso y actualización de asientos de registro

presupuestario
Los datos de presupuesto se introducen a través del formulario Entrada de
registro de presupuesto, que contiene un encabezado y líneas. La información
de encabezado se aplica a todo el asiento de registro presupuestario y las líneas
(asientos contables) en las que se introducen los importes presupuestarios para
combinaciones de dimensiones concretas. Puede utilizar asientos de registro
presupuestario para hacer lo siguiente:

 Crear importes presupuestarios

 Transferir importes presupuestarios
 Asignar importes presupuestarios entre períodos o dimensiones
 Crear asientos de registro presupuestario periódicos
 Revisar asientos de registro presupuestario

NOTA: para obtener más información acerca del uso y la gestión de

presupuestos, consulte el capítulo Uso y gestión de presupuestos en este curso.

Configuración de la gestión presupuestaria básica

Puede utilizar la gestión presupuestaria básica para definir las dimensiones
financieras de los presupuestos, crear modelos presupuestarios, y configurar
y utilizar asientos de registro presupuestario. También puede configurar flujos
de trabajo de gestión presupuestaria opcionales para automatizar la revisión
de los asientos de registro presupuestario, incluidas las transferencias
presupuestarias.

NOTA: en este tema se incluye información acerca de los presupuestos

financieros. Para obtener más información acerca de presupuestos para
proyectos, consulte la ayuda.

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Operaciones financieras II de Microsoft Dynamics® AX 2012

Antes de utilizar la gestión presupuestaria básica, complete los pasos que

se describen en los siguientes temas. Si utiliza el control presupuestario, debe
realizar la configuración de la gestión presupuestaria básica antes de configurar
el control presupuestario.

 Requerido: Definición de los tipos de cambio del presupuesto

 Requerido: Definición de los parámetros de la gestión presupuestaria
y las secuencias numéricas
 Requerido: Definición de las dimensiones presupuestarias para
la gestión presupuestaria
 Requerido: Creación de modelos presupuestarios
 Requerido: Definición de los códigos de presupuesto
 Opcional: Definición de reglas de transferencia de presupuesto
 Opcional: Configuración de flujos de trabajo de la gestión
presupuestaria
 Opcional: Configuración de condiciones de asignación de
presupuestos

Procedimiento: Definición de los tipos de cambio

del presupuesto
Puede definir los tipos de cambio de divisa entre los pares de divisa para el
tipo de cambio del presupuesto, que ya se han configurado. Para obtener más
información, consulte el formulario Tipos de cambio.

1. Abra Contabilidad general > Configurar > Divisa > Tipos

de cambio.
2. Seleccione el tipo de cambio del Budget y, a continuación, haga clic
en Tipos de cambio para abrir el formulario Tipos de cambio de
divisas.

ILUSTRACIÓN 1.2 FORMULARIO TIPOS DE CAMBIO DE DIVISAS

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 Capítulo 1: Gestión presupuestaria

3. Haga clic en Nuevo y seleccione los valores en los campos

Desde divisa y A divisa.
4. Introduzca el tipo de cambio. Por ejemplo, escriba 130 para representar
130 dólares estadounidenses (USD) para 100 euros (EUR).
5. Haga clic en Nuevo para introducir otro par de divisas para el Tipo
de cambio del Budget.

Procedimiento: Definición de los parámetros de la gestión

presupuestaria y las secuencias numéricas
El formulario Parámetros presupuestarios permite habilitar transferencias
presupuestarias y especificar opciones para presupuestos de ingresos y
transferencias presupuestarias de la contabilidad secundaria. También puede
seleccionar el diario de presupuestos para las apropiaciones presupuestarias
y configurar las secuencias numéricas para la gestión presupuestaria.

1. Abra Gestión presupuestaria > Configurar > Parámetros

presupuestarios.
2. Seleccione una clave de asignación por período para las previsiones
de flujo de efectivo. La clave de asignación determina cómo se
asigna el importe de un asiento contable del presupuesto a una
previsión de flujo de efectivo.
3. Seleccione la casilla Usar reglas para transferencias
presupuestarias para permitir transferencias presupuestarias.
4. Seleccione las opciones de presupuesto de ingresos. Puede
seleccionar permitir o evitar actualizaciones si un asiento de registro
presupuestario realiza un presupuesto de ingresos por debajo de cero,
o mostrar advertencias en si se produce esta situación. También
puede seleccionar un período de tiempo diferente para agregar
advertencias o evitar actualizaciones de los saldos presupuestarios.
5. Seleccione si se procesan los asientos de registro presupuestario
cuando se transfieren desde proyectos, activos fijos, previsión
de demanda o presupuestos de previsión de suministros a los
presupuestos de la contabilidad general.

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Operaciones financieras II de Microsoft Dynamics® AX 2012

6. Seleccione el diario presupuestario que se va a utilizar en las

apropiaciones presupuestarias, si está seleccionado Habilitar
apropiación presupuestaria en el formulario Parámetros de
Contabilidad general. Este diario de presupuestos debe tener
un tipo de diario Budget en el formulario Nombres de diarios.

NOTA: antes de poder seleccionar Habilitar apropiación presupuestaria,

debe seleccionar Usar definiciones de contabilización en el formulario
Parámetros de Contabilidad general y crear las definiciones de contabilización
y las definiciones de contabilización de transacciones. Después, cuando
introduzca un asiento de registro presupuestario para una combinación de
cuenta o dimensión financiera que se utilizará en los criterios de coincidencia
de la definición de contabilización, se crea un asiento en la contabilidad general
para el asiento generado en la definición de contabilización. El asiento generado
utiliza el número de diario del diario presupuestario seleccionado.

7. Haga clic en la ficha Secuencias numéricas.

a. Seleccione un código de secuencia numérica para la referencia
Asientos de registro presupuestario.
b. Seleccione un código de secuencia numérica para la referencia
Compromisos.

NOTA: este control sólo está disponible para las entidades jurídicas cuya
dirección principal está en Francia y solo si está seleccionada la clave de
configuración de sector público.

Procedimiento: Definición de las dimensiones

presupuestarias para la gestión presupuestaria
Use el formulario Dimensiones presupuestarias para especificar las
dimensiones financieras de las estructuras contables asociadas con el
plan contable que están disponibles para la gestión presupuestaria.

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 Capítulo 1: Gestión presupuestaria

Algunas organizaciones no pueden definir dimensiones financieras

específicas, incluida la de la cuenta principal, para la gestión presupuestaria,
que podría proporcionar más flexibilidad. Por ejemplo, la estructura de cuentas
del plan contable puede tener las dimensiones financieras de departamento,
centro de costes y cuenta principal. Si selecciona las dimensiones financieras
de departamento y centro de costes para la gestión presupuestaria, los
departamentos y los centros de coste pueden contener importes de
presupuestos independientemente de la cuenta principal que se use.

1. Abra Gestión presupuestaria > Configurar > Dimensiones

para presupuestos.

ILUSTRACIÓN 1.3 DIMENSIONES PRESUPUESTARIAS

2. Seleccione las dimensiones financieras en la lista Dimensión

de plan contable.
3. Haga clic en el botón con la flecha < para mover las dimensiones
financieras seleccionadas a la lista Dimensión de presupuesto.

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Operaciones financieras II de Microsoft Dynamics® AX 2012

Procedimiento: Creación de modelos presupuestarios

Puede utilizar el formulario de Modelo presupuestario para crear varios
modelos presupuestarios. Puede utilizar un modelo presupuestario único
para todos o algunos de los presupuestos, o bien crear un nuevo modelo
presupuestario para cada presupuesto.

Un modelo presupuestario puede contener varios submodelos, que se vinculan al

modelo presupuestario en la ficha desplegable Submodelo. Por ejemplo, podría
crear un presupuesto con submodelos que representan los diversos departamentos
de la entidad jurídica.

NOTA: los modelos presupuestarios que se utilizan como submodelos no pueden

contener otros submodelos. Además, si usa el control presupuestario, no puede
utilizar modelos presupuestarios que tengan submodelos.

En el formulario Modelo presupuestario puede activar las siguientes casillas

para los modelos que se basan en un modelo presupuestario específico:

 Para indicar que el modelo presupuestario y los presupuestos

que se basan en el modelo no se pueden cambiar, active la casilla
Bloqueado.
 Para indicar que los presupuestos que se crearon a partir del modelo
presupuestario están incluidos en la previsión de flujo de efectivo,
active la casilla Previsiones de flujo de efectivo.

1. Abra Gestión presupuestaria > Configurar >

Modelos presupuestarios.
2. Haga clic en Nuevo para crear un nuevo modelo presupuestario.
3. Introduzca un identificador y un nombre para el modelo
presupuestario.
4. Introduzca otros detalles acerca del modelo según sea necesario,
y agregue los submodelos.

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 Capítulo 1: Gestión presupuestaria

Procedimiento: Definición de los códigos de presupuesto

Utilice el formulario de Códigos de presupuesto para configurar los códigos de
presupuesto para los asientos de registro presupuestario. Puede utilizar códigos
de presupuesto para clasificar los tipos de presupuesto.

1. Abra Gestión presupuestaria > Configurar > Códigos

de presupuesto.

ILUSTRACIÓN 1.4 FORMULARIO CÓDIGOS DE PRESUPUESTO

2. Haga clic en Nuevo e introduzca un código y una descripción,

como Transferencia de gastos y Gastos a gastos.
3. Seleccione un tipo de presupuesto, como Transferencia.
4. Si este código debe ser el predeterminado al crear automáticamente
los documentos del tipo de presupuesto seleccionado, active la
casilla Establecer predeterminado.
5. Opcionalmente, seleccione un Código de motivo.
6. Opcionalmente, seleccione un Flujo de trabajo. Si se selecciona
un flujo de trabajo, cada asiento de registro presupuestario que
utiliza este código se envía al flujo de trabajo. Para obtener
más información acerca del flujo de trabajo, consulte el tema
Configuración de flujos de trabajo de la gestión presupuestaria.

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Operaciones financieras II de Microsoft Dynamics® AX 2012

Procedimiento: Definición de reglas de transferencia

de presupuesto
En el formulario Reglas de transferencia presupuestaria puede definir reglas de
transferencia presupuestarias para determinar cuando se permiten transferencias
presupuestarias entre los valores de la dimensión financiera. Por ejemplo, las
transferencias presupuestarias en un departamento específico podrían permitirse
sin aprobar, pero las transferencias a través de departamentos podrían tener que
revisarse y aprobarse antes de ajustar el saldo presupuestario. Si se envía un
asiento de registro presupuestario y se infringen las reglas de transferencia
presupuestaria, la transferencia se puede completar solo si se aprueba mediante
un flujo de trabajo de gestión presupuestaria. Para obtener más información,
consulte Configuración de flujos de trabajo de la gestión presupuestaria.

1. Abra Gestión presupuestaria > Configurar > Reglas de

transferencia presupuestaria.

ILUSTRACIÓN 1.5 PRESUPUESTO

2. Haga clic en Nuevo e introduzca un identificador y una descripción

para la regla de transferencia presupuestaria y, a continuación,
seleccione Estructura contable.
3. Haga clic en Agregar para definir criterios de dimensiones
financieras para un miembro de regla. Por ejemplo, podría
definir criterios para el departamento de ventas. Si se introduce
una transferencia que tiene asientos contables de presupuesto que
no contienen la dimensión financiera del departamento de ventas,
la regla detendría la transferencia. Si el flujo de trabajo está activado
para el código presupuestario asociado al tipo de presupuesto,
la transferencia se envía para su aprobación.

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 Capítulo 1: Gestión presupuestaria

4. Puede hacer clic en Agregar de nuevo para agregar varios miembros

de regla a la misma regla. No puede especificar los mismos criterios
de dimensiones financieras en más de un miembro de regla para una
regla de transferencia. Sin embargo, puede tener superposiciones
en criterios de dimensiones financieras a través de reglas de
transferencia presupuestaria de modo que el mismo valor de
dimensión financiera pueda pertenecer a varias reglas de
transferencia presupuestaria.
5. Para habilitar las reglas de transferencia presupuestaria
que ha definido, seleccione Usar reglas para transferencias
presupuestarias en el formulario Parámetros presupuestarios.

Configuración de flujos de trabajo de la gestión

presupuestaria
Algunas organizaciones requieren que los asientos de registro presupuestario
y los asientos contables de presupuesto sean aprobados por un usuario diferente
de la persona que los ha introducido. Puede requerir la aprobación manual,
la aprobación del flujo de trabajo o ninguna aprobación. Si utiliza el control
presupuestario, puede configurar flujos de trabajo para que un director de
presupuestos apruebe los asientos.

También puede configurar reglas de transferencia presupuestaria para trabajar

con flujos de trabajo de gestión presupuestaria. Por ejemplo, podría configurar
una regla de transferencia presupuestaria para permitir solo transferencias
presupuestarias entre departamentos. Una vez definida la regla de transferencia
presupuestaria, se puede crear un flujo de trabajo para dirigir una transferencia
presupuestaria a un usuario específico para que apruebe las transferencias
presupuestarias entre departamentos.

Están disponibles los siguiente tipos de flujo de trabajo para la gestión

presupuestaria. Después de asignar un flujo de trabajo a un código
presupuestario, todos los asientos de registro presupuestario con ese
código presupuestario se envían al flujo de trabajo.

 Flujo de trabajo de asientos contables presupuestarios

 Aprobar entrada del registro de presupuestos
 Aprobación de compromisos

NOTA: para obtener más información acerca del flujo de trabajo de la gestión
presupuestaria, consulte el tema Flujo de trabajo en este curso.

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Operaciones financieras II de Microsoft Dynamics® AX 2012

Procedimiento: Configuración de condiciones

de asignación de presupuestos
Puede utilizar el formulario Condiciones de asignación del presupuesto para
definir los valores y los porcentajes de dimensiones financieras que se usarán
para generar asignaciones en los asientos contables de presupuesto para los
asientos de registro presupuestario. Éste es un procedimiento opcional para
configurar la gestión presupuestaria.

Las condiciones de asignación del presupuesto proporcionan una manera

automatizada de distribuir porcentajes de importes presupuestados entre valores
de dimensiones financieras. Por ejemplo, se podría asignar un presupuesto de
viajes a los departamentos con un asiento contable presupuestario.

1. Abra Gestión presupuestaria > Configurar > Condiciones

de asignación del presupuesto.

ILUSTRACIÓN 1.6 CONDICIONES DE ASIGNACIÓN

DEL PRESUPUESTO

2. Haga clic en Nuevo e introduzca un identificador y una descripción

para la condición de asignación del presupuesto.
3. Haga clic en Agregar e introduzca un porcentaje de asignación
del importe total.
4. Haga clic en Copiar para seleccionar una condición de asignación
existente para copiarla en esta condición de asignación del
presupuesto.
5. Haga clic en el porcentaje y seleccione un valor para una o varias
dimensiones financieras.
6. Repita los pasos 2 a 4 para configurar cada condición de asignación
del presupuesto.

1-16
 Capítulo 1: Gestión presupuestaria

Control presupuestario
El control presupuestario es un método para garantizar que hay suficientes
fondos presupuestarios disponibles para compras planificadas o reales. Después
de realizar la configuración de la gestión presupuestaria básica, puede configurar
el control presupuestario.

Puede configurar la gestión presupuestaria básica y el control presupuestario

basándose en la contabilidad de una entidad jurídica. La contabilidad proporciona
el plan contable, las divisas contables y de notificación y el calendario fiscal.
Puede determinar qué dimensiones financieras del plan contable estarán
disponibles para la gestión presupuestaria y el control presupuestario.
Además, puede definir lo siguiente:

 Intervalos presupuestarios
 Intervalos de tiempo del ciclo presupuestario
 Umbrales presupuestarios, directores de presupuestos
 Grupos presupuestarios
 Cálculo usado para comprobar si hay fondos presupuestarios
disponibles

Los fondos presupuestarios disponibles se pueden comprobar al introducir

documentos de origen y diarios contables.

El control presupuestario está integrado con las siguientes áreas:

 Contabilidad general
 Adquisición y abastecimiento
 Viajes y gastos
 Contabilidad y gestión de proyectos
 Activos fijos
 Gestión de la cadena de abastecimiento

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Operaciones financieras II de Microsoft Dynamics® AX 2012

Escenario: Control presupuestario integrado

con una entrada de pedidos de compras
Un agente de compras crea un pedido de compra que tiene varias líneas.
Se introducen las tres primeras líneas. Cuando el agente de compras introduce
la cuarta línea, se muestra un mensaje que indica que el valor de la dimensión
financiera es superior al presupuesto. El agente de compra no pertenece a un
grupo de usuarios autorizado para exceder el presupuesto.

El agente de compras puede completar la cuarta línea, introducir líneas

adicionales y guardar la orden de compra en estado de borrador. El agente
de compras notifica después a un director la situación de presupuesto excedido.
El director de presupuestos tiene la autoridad para exceder los fondos
presupuestarios disponibles. El director de presupuestos puede abrir el pedido
de compra y continuar con la confirmación del pedido de compra sin cambiar
los importes ni las cuentas.

Posteriormente, el director de presupuestos realiza una transferencia

presupuestaria para aumentar el presupuesto disponible para el valor
de la dimensión financiera que había excedido el presupuesto.

Escenario: Comprobación presupuestaria

La comprobación presupuestaria ayuda a garantizar que los fondos
presupuestarios están disponibles para compras planificados o futuras.

La cuenta principal 606300, Suministros de oficina, está en una estructura

contable y es un valor de dimensión financiera definido para control
presupuestario. Se ha introducido un presupuesto total de 10.000,00 en la cuenta
principal 606300 mediante un asiento de registro presupuestario. Se ha definido
el control presupuestario de pedidos de compra en la entrada del artículo en
la línea.

Un agente de compras crea un pedido de compra e introduce un total de 5.000,00

para la cuenta contable 606300-OU_1-OU_4571-Conferencia/Seminario. Se
realiza automáticamente una comprobación presupuestaria y el resultado de la
misma se ve en la línea del pedido de compra. Si la comprobación presupuestaria
es correcta, el agente puede confirmar el pedido de compra.

1-18
 Capítulo 1: Gestión presupuestaria

Ejemplo: Cree un importe presupuestado inicial

para las dimensiones financieras
Está configurando el presupuesto para el siguiente ejercicio. Las dimensiones
financieras definidas para la gestión presupuestaria son Departamento y Centro
de coste. Introduzca un asiento de registro presupuestario y seleccione un código
presupuestario con el tipo de presupuesto Presupuesto original. Cuando envía el
asiento de registro presupuestario, el modelo presupuestario se actualiza con los
importes para los valores de dimensiones de departamento y centro de costes,
basándose en la fecha que se introdujo para los asientos contables de
presupuesto.

 Número del asiento de registro presupuestario: BUD_0001

 Tipo de presupuesto: Presupuesto original
 Modelo presupuestario: A

Los asientos contables de presupuesto en el formulario Entrada de registro de

presupuesto contienen las siguientes fechas, valores de dimensiones financieras
e importes.

Hacia valores
Fecha de dimensión *Nombre de dimensión Importe
1 de enero Dept1-CC1 Departamento de ventas de la 1,000.00
región oeste
1 de febrero Dept1-CC1 Departamento de ventas de la 1,500.00
región oeste
1 de enero Dept1-CC2 Departamento de ventas de la 10,000.00
región este
1 de marzo Dept1-CC2 Departamento de ventas de la 15,000.00
región este

*El Nombre de dimensión se muestra en la lista desplegable en el control del

asiento contable al introducir el valor de dimensión financiera en el asiento
contable presupuestario.

1-19
Operaciones financieras II de Microsoft Dynamics® AX 2012

Saldos presupuestarios para el departamento de ventas

de la región oeste

Los saldos presupuestarios para las dimensiones financieras en el modelo

presupuestario A son los siguientes, suponiendo que se haya asignado un ciclo
presupuestario un ejercicio a las dimensiones. Esto supone que no se han enviado
otros asientos originales de registro presupuestario al modelo presupuestario
o a la dimensión.

Período Saldo del período Saldo acumulado

1 de enero 1,000.00 1,000.00
1 de febrero 1,500.00 2,500.00
1 de marzo 0.00 2,500.00
1 de abril 0.00 2,500.00
Continúa hasta 1 de diciembre 0.00 2,500.00

Asientos presupuestarios para el departamento de ventas

de la región oeste

Número del
Fecha del asiento asiento de registro Tipo de
contable presupuestario presupuestario: presupuesto Importe
1 de enero BUD_0001 Presupuesto 1,000.00
original
1 de febrero BUD_0001 Presupuesto 1,500.00
original

Saldos presupuestarios para el departamento de ventas

de la región este

Período Saldo del período Saldo acumulado

1 de enero 10,000.00 10,000.00
1 de febrero 0.00 10,000.00
1 de marzo 15,000.00 25,000.00
1 de abril 0.00 25,000.00
Continúa hasta 1 de diciembre 0.00 25,000.00

1-20
 Capítulo 1: Gestión presupuestaria

Asientos presupuestarios para el departamento de ventas

de la región este

Número del
Fecha del asiento asiento de registro Tipo de
contable presupuestario presupuestario: presupuesto Importe
1 de enero BUD_0001 Presupuesto 10,000.00
original
1 de marzo BUD_0001 Presupuesto 15,000.00
original

Escenario: Creación de una transferencia presupuestaria

Una parte del presupuesto del departamento de ventas del centro de coste de la
región este necesita moverse al departamento de ventas de la región oeste para
un próximo evento. Utiliza un tipo de transferencia presupuestaria para reducir
el presupuesto del departamento de ventas de la región este y aumentar el
presupuesto del departamento de ventas de la región oeste. Introduzca un asiento
de registro presupuestario y seleccione un código presupuestario con el tipo
de presupuesto Transferencia Seleccione también el modelo presupuestario A.
Introduzca los valores de dimensión Dept1-CC1 en el primer asiento contable
presupuestario de 1.000,00 y los valores de dimensión Dept1-CC2 en el segundo
asiento contable presupuestario de (menos) -1.000,00. Envíe la transferencia
presupuestaria.

 Número del asiento de registro presupuestario: BUD_0002

 Tipo de presupuesto: Transferencia
 Modelo presupuestario: A

Nombre de Desde Nombre de

Fecha A dimensión dimensión Importe dimensión dimensión
1 de enero Dept1-CC1 Departamento 1,000.00
de ventas de
la región oeste
1 de enero -1,000.00 Dept1-CC2 Departamento
de ventas de
la región este

1-21
Operaciones financieras II de Microsoft Dynamics® AX 2012

Saldos presupuestarios para el departamento de ventas

de la región oeste

Después de enviar el presupuesto original y entrada de transferencia

presupuestaria, los saldos presupuestarios para el modelo presupuestario
A son los siguientes.

Período Saldo del período Saldo acumulado

1 de enero 2,000.00 2,000.00
1 de febrero 1,500.00 3,500.00
1 de marzo 0.00 3,500.00
1 de abril 0.00 3,500.00
Continúa hasta 1 de diciembre 0.00 3,500.00

Asientos presupuestarios para el departamento de ventas

de la región oeste

Fecha del
asiento contable Número del asiento de Tipo de
presupuestario registro presupuestario: presupuesto Importe
1 de enero BUD_0001 Presupuesto 1,000.00
original
1 de febrero BUD_0001 Presupuesto 1,500.00
original
1 de enero BUD_0002 Transferencia 1,000.00

Saldos presupuestarios para el departamento de ventas

de la región este

Período Saldo del período Saldo acumulado

1 de enero 9,000.00 9,000.00
1 de febrero 0.00 9,000.00
1 de marzo 15,000.00 24,000.00
1 de abril 0.00 24,000.00
Continúa hasta 1 de diciembre 0.00 24,000.00

1-22
 Capítulo 1: Gestión presupuestaria

Asientos presupuestarios para el departamento de ventas

de la región este

Fecha del
asiento contable Número del asiento de Tipo de
presupuestario registro presupuestario: presupuesto Importe
1 de enero BUD_0001 Presupuesto 10,000.00
original
1 de marzo BUD_0001 Presupuesto 15,000.00
original
1 de enero BUD_0002 Transferencia -1,000.00

Escenario: Creación de una revisión de presupuesto

El ingreso excede las previsiones originales. Por tanto, el presupuesto de gastos
de viaje se puede aumentar para proporcionar más oportunidades de viaje. Para
aumentar el presupuesto, seleccione un código presupuestario con el tipo de
presupuesto Revisión y, a continuación, seleccione el modelo presupuestario A.
Después introduzca un asiento de registro presupuestario y envíelo.

 Número del asiento de registro presupuestario: BUD_0003

 Tipo de presupuesto: Revisión
 Modelo presupuestario: A

Hacia valores
Fecha de dimensión *Nombre de dimensión Importe
1 de marzo Dept1-CC1 Departamento de ventas 5,000.00
de la región oeste

Saldos presupuestarios para el departamento de ventas

de la región oeste

Después de enviar el presupuesto original, la transferencia presupuestaria y los

asientos de revisión presupuestarios, los saldos presupuestarios para el modelo
presupuestario A y la combinación de dimensión Dept1-CC1 son los siguientes.

Período Saldo del período Saldo acumulado

1 de enero 2,000.00 2,000.00
1 de febrero 1,500.00 3,500.00
1 de marzo 0.00 8,500.00
1 de abril 0.00 8,500.00
Continúa hasta 1 de diciembre 0.00 8,500.00

1-23
Operaciones financieras II de Microsoft Dynamics® AX 2012

Asientos presupuestarios para el departamento de ventas

de la región oeste

Fecha del
asiento contable Número del asiento de Tipo de
presupuestario registro presupuestario: presupuesto Importe
1 de enero BUD_0001 Presupuesto 1,000.00
original
1 de febrero BUD_0001 Presupuesto 1,500.00
original
1 de enero BUD_0002 Transferencia 1,000.00
1 de marzo BUD_0003 Revisión 5,000.00

Configuración del control presupuestario

La configuración del control presupuestario permite una versión activa y de
borrador que proporciona flexibilidad adicional para su modificación. Tras
la instalación inicial, no existe ninguna configuración activa. El proceso
de configuración del control presupuestario implica los siguientes pasos:

1. Definición de parámetros de control presupuestario.

2. Definición de permisos de presupuesto excedido.
3. Definición de fondos presupuestarios.
4. Definición de documentos y transacciones empresariales
que requieren comprobación presupuestaria.
5. Definición de modelos presupuestarios.
6. Definición de reglas de control presupuestario.
7. Definición de permisos de usuario.
8. Definición de otras opciones de configuración.

NOTA: para usar esta funcionalidad, debe habilitarse la clave de configuración

de control presupuestario en la clave Contabilidad general - avanzado II.

Ejemplo: Configuración de control presupuestario

Ken, el controlador, ha decidido implementar un control presupuestario dentro
de la empresa. Decide qué documentos y diarios de origen deben usar el control
presupuestario, la definición del cálculo de fondos presupuestarios disponibles
y las dimensiones financieras sujetas a una comprobación presupuestaria.
También debe decidir qué usuarios, si los hay, pueden exceder el presupuesto.

1-24
 Capítulo 1: Gestión presupuestaria

Configuración del control presupuestario

El control presupuestario está disponible para documentos de origen y diarios
contables. Los documentos de origen incluyen lo siguiente:

 Solicitudes de compra
 Pedidos de compra
 Facturas de proveedores
 Solicitudes de viaje
 Informes de gastos

Los diarios contables incluyen lo siguiente:

 Diarios
 Diarios de asignaciones
 Diarios de gastos de proyecto
 Diarios de activos fijos

Según cómo se configura el control presupuestario, se puede evitar el proceso

adicional de documentos de origen y diarios contables cuando una comprobación
presupuestaria indica que los importes presupuestados no están disponibles.

Realice la configuración de la gestión presupuestaria básica antes de

configurar el control presupuestario. Para obtener más información, consulte
Gestión presupuestaria básica. Si piensa utilizar flujos de trabajo de la gestión
presupuestaria, cree flujos de trabajo y asígnelos a códigos presupuestarios al
configurar gestión presupuestaria básica. Para obtener más información, consulte
Configuración de flujos de trabajo de la gestión presupuestaria. Configure el
control presupuestario antes de comenzar a enviar asientos de registro
presupuestario.

NOTA: la configuración del control presupuestario proporciona una versión

activa y de borrador. Puede modificar la versión de borrador cuando se activa
la versión activa y el control presupuestario sea efectivo. Puede hacer clic en
Restaurar desde activa en cualquier momento cuando está trabajando en una
versión de borrador. Sin embargo, si hace clic en Restaurar desde activa, se
pierden todos los cambios en la versión de borrador. Si la configuración de
control presupuestario está activa, debe hacer clic en Editar para modificar
la configuración de control presupuestario.

1-25
Operaciones financieras II de Microsoft Dynamics® AX 2012

Procedimiento: Definición de parámetros de control

presupuestario
Para definir los parámetros de control presupuestario, siga estos pasos:

1. Abra Gestión presupuestaria > Configurar > Configuración

de control presupuestario.

ILUSTRACIÓN 1.7 FORMULARIO CONFIGURACIÓN DE CONTROL

PRESUPUESTARIO, FICHA DEFINIR PARÁMETROS

2. Seleccione una Estructura contable. Si tiene varias estructuras

contables activas en el plan contable, seleccione la estructura
contable que se utilizará para las cuentas de pérdidas y ganancias
o cuentas de gastos. Esta estructura contable incluye el intervalo de
la cuenta principal para las cuentas de gastos. Después de seleccionar
una estructura contable, todas las dimensiones financieras en esa
estructura contable que están definidas para la gestión presupuestaria
se muestran en la lista Dimensiones presupuestarias.
3. Seleccione una dimensión financiera y muévala a la lista
Dimensiones del control presupuestario.

1-26
 Capítulo 1: Gestión presupuestaria

Seleccione las dimensiones financieras para el control presupuestario de las

dimensiones financieras definidas para la gestión presupuestaria. Esto permite
desarrollar presupuestos en un nivel y configurar el control presupuestario en
otro nivel. Por ejemplo, puede seleccionar la cuenta principal, el departamento
y las dimensiones financieras de centro de coste para la gestión presupuestaria
y, a continuación, seleccionar las dimensiones de departamento y centro de
costes para el control presupuestario. También puede usar reglas de control
presupuestario para especificar las combinaciones de dimensiones financieras
para el control presupuestario. Para obtener más información, consulte el tema
“Definición de reglas de control presupuestario”.

Para definir los parámetros predeterminados de control presupuestario,

siga estos pasos:

1. Seleccione un Intervalo de control presupuestario, como

Ejercicio o Ejercicio hasta la fecha. El intervalo de control
presupuestario funciona con el ciclo presupuestario para determinar
cómo se agregan importes para una comprobación presupuestaria.
Por ejemplo, si selecciona Ejercicio, todos los fondos para ejercicio
se agregan para la comprobación presupuestaria. Si selecciona
Ejercicio hasta la fecha o Presupuesto hasta la fecha, la fecha
final se determina a partir del período fiscal y la fecha contable
del documento de origen o del diario de contabilidad que se va
a comprobar.
2. Seleccione Intervalo de tiempo del ciclo presupuestario,
que define la duración del ciclo presupuestario. Para obtener más
información, consulte el tema Definición de ciclos presupuestarios.
3. Seleccione un Director de presupuestos, que es un usuario que
puede aprobar flujos de trabajo de presupuestos. Se puede definir
otro director de presupuesto mediante una regla de control
presupuestario.
4. En el campo de Umbral del presupuesto, introduzca el porcentaje
de presupuesto que se puede gastar. El umbral se puede usar para
proporcionar mensajes de advertencia o para definir permisos
presupuestarios con el fin de impedir que grupos de usuarios
específicos excedan el umbral del presupuesto. Este umbral
puede exceder el 100 por ciento.
5. Active la casilla Mostrar mensaje si se excede el umbral del
presupuesto para mostrar mensajes cuando se excede el umbral
del presupuesto.

1-27
Operaciones financieras II de Microsoft Dynamics® AX 2012

Procedimiento: Definición de permisos de presupuesto

excedido
Los permisos de presupuesto excedido se usan para determinar si grupos de
usuarios específicos pueden exceder los fondos presupuestarios disponibles,
o bien si existe una restricción a la hora de exceder los fondos presupuestarios
disponibles o el umbral del presupuesto. De manera predeterminada, si un
usuario no pertenece a un grupo de usuarios, se aplica el valor predeterminado
en el que se impide el procesamiento de presupuesto excedido. Las opciones
disponibles para presupuesto excedido son las siguientes:

 Impedir procesamiento de presupuesto sobrepasado

 Permitir procesamiento de presupuesto sobrepasado
 Impedir procesamiento en umbral de presupuesto sobrepasado

Para definir permisos de presupuesto excedido, siga estos pasos:

1. Abra Gestión presupuestaria > Configurar > Configuración

de control presupuestario.
2. Si la configuración del control presupuestario actual está activa,
aparecerá un mensaje en la parte superior del formulario. Haga
clic en Editar para modificar la configuración.
3. Haga clic en la ficha Permisos de presupuesto excedido.
4. Haga clic en Agregar para crear una nueva regla.
5. Seleccione el Grupo deseado.
6. Seleccione la Opción de presupuesto excedido.
7. Haga clic en la ficha Activar control presupuestario.
8. Haga clic en Activar y, si Configuración de control
presupuestario no está activada, haga clic en Activar.
9. Haga clic en Cerrar para salir del formulario Configuración
de control presupuestario.

1-28
 Capítulo 1: Gestión presupuestaria

Definición del cálculo de fondos presupuestarios

disponibles
La ficha Fondos presupuestarios disponibles del formulario Configuración de
control presupuestario se usa para definir el cálculo de fondos presupuestarios
disponibles. De manera predeterminada, están seleccionadas las opciones
Presupuesto original y Gastos reales.

ILUSTRACIÓN 1.8 FORMULARIO CONFIGURACIÓN DE CONTROL

PRESUPUESTARIO, FICHA FONDOS PRESUPUESTARIOS DISPONIBLES

1-29
Operaciones financieras II de Microsoft Dynamics® AX 2012

En la tabla siguiente se proporciona una descripción de cada opción:

Campo Descripción
Incluir importes Seleccione la casilla Incluir importes transferibles para
transferibles incluir los importes que se transfieren como parte de un
proceso de final de año del pedido de compra, así como para
transferir los asientos de registro presupuestario cuyo tipo
de presupuesto transferible.
Como parte del proceso de final de año del pedido de
compra, los importes del presupuesto de pedidos de compra
abiertos se pueden transferir en el año siguiente. Tampoco
se transfiere ninguna reserva presupuestaria de las reservas
de gastos. Una vez registradas las facturas en los pedidos
de compra transferidos, el control presupuestario también
intenta procesar los gastos reales como importes
transferibles. Por tanto, las consultas y los informes
pueden mostrar esos importes por separado de los
importes que no se transfieren.
Presupuesto Asientos de registro presupuestario original que tienen un
original estado de documento Completado. También se incluyen los
tipos de presupuesto de proyecto, activos fijos, previsión de
demanda y previsión de suministro que tienen un estado de
documento Completado, que se tratan como importes del
presupuesto original una vez transferidos de otros módulos.
La suma de los importes de los asientos de registro
presupuestario que tienen tipos de presupuesto de
presupuesto original, revisión, transferencia, presupuesto
transferible, proyecto, activos fijos, de demanda y previsión
de suministro.
Revisiones Incluye asientos de registro presupuestario con el tipo
presupuestarias Revisión y cuyo estado de documento es Completado.
Revisiones Incluye asientos de registro presupuestario con el tipo
presupuestarias Revisión y cuyo estado de documento es Borrador.
del anteproyecto

1-30
 Capítulo 1: Gestión presupuestaria

Campo Descripción
Transferencias Incluye asientos de registro presupuestario con el tipo
presupuestarias Transferencia y cuyo estado de documento es Completado.
Transferencias Incluye asientos de registro presupuestario con el tipo
entrantes del Transferencia y cuyo estado de documento es Borrador
anteproyecto y el presupuesto de asignación es un aumento.
de presupuesto
Transferencias Incluye asientos de registro presupuestario con el tipo
salientes del Transferencia y cuyo estado de documento es Borrador
anteproyecto y el presupuesto de asignación es una disminución.
de presupuesto
Gastos reales Incluye los gastos reales que se registran en la contabilidad
de informes de gastos, facturas de proveedor y diarios
contables. Los importes de los documentos de origen
o los diarios contables se incluyen en la comprobación
presupuestaria solo cuando el documento de origen o el
diario de contabilidad se habilita para el control
presupuestario.
Gastos reales Incluye los gastos reales que aún no están registrados en la
no registrados contabilidad de informes de gastos, facturas de proveedor y
diarios contables. Los importes de los documentos de origen
o los diarios contables se incluyen en la comprobación
presupuestaria solo cuando el documento de origen
o el diario de contabilidad se habilita para el control
presupuestario.
Reservas de Incluye reservas de presupuesto creadas para los pedidos
presupuesto de compra o las solicitudes de viaje confirmados, además
para reservas de los asientos de registro presupuestario cuyo estado es
de gasto Completado y el tipo de transacción es Reserva de gasto.
Reservas de Incluye reservas de presupuesto creadas para los pedidos
presupuesto de compra o las solicitudes de viaje no confirmados, además
para reservas de los asientos de registro presupuestario cuyo estado es
de gasto sin Borrador y el tipo de transacción es Reserva de gasto.
confirmar NOTA: si no activa esta casilla, las comprobaciones
presupuestarias se pueden seguir realizando en los
documentos de origen de tipo borrador, como pedidos de
compra y solicitudes de viaje. Sin embargo, el importe de la
reserva de presupuesto no se incluye en la comprobación
presupuestaria de documentos de origen posteriores. Puede
hacerlo para realizar una comprobación presupuestaria en
los documentos de tipo borrador sin crear una reserva
comprometida.

1-31
Operaciones financieras II de Microsoft Dynamics® AX 2012

Campo Descripción
Reducción Muestra los importes de obligaciones no confirmadas que
de reservas los clientes deben pagar. Dado que una corrección a un
de presupuesto pedido de compra se puede invertir, esta opción está
para reservas pensado para evitar una reducción en un importe de la
de gasto sin reserva de presupuesto debido a una corrección a un pedido
confirmar de compra hasta que se confirme la corrección.
Reservas de Incluye reservas de presupuesto creadas para las solicitudes
presupuesto de compra aprobadas o confirmadas, además de los asientos
para pre- de registro presupuestario cuyo estado es Completado y el
reservas tipo de transacción es Pre-reserva de gasto.
de gasto
Reservas de Reservas de presupuesto creadas para las solicitudes
presupuesto de compra no aprobadas o no confirmadas y asientos de
para pre- registro presupuestario cuyo estado es Borrador y usan el
reservas tipo de presupuesto Pre-reserva de gasto. Estas reservas
de gasto sin manuales de presupuesto se crean mediante asientos de
confirmar registro presupuestario, pero no se incluyen en el saldo
presupuestario total.
NOTA: si no activa esta casilla, las comprobaciones
presupuestarias se pueden seguir realizando en las
solicitudes de compra de tipo borrador. Sin embargo,
el importe de la reserva de presupuesto no se incluye en
la comprobación presupuestaria de documentos de origen
posteriores. Puede hacerlo para realizar una comprobación
presupuestaria en los documentos de tipo borrador sin crear
una reserva comprometida.

1-32
 Capítulo 1: Gestión presupuestaria

Selección de documentos de origen para el control

presupuestario
En la ficha Seleccionar documentos de origen del formulario Configuración de
control presupuestario, puede activar casillas para determinar los documentos de
origen que están sujetos al control presupuestario. También puede activar las
casillas para permitir que se introduzca o guarden las comprobaciones
presupuestarias como líneas para los documentos de origen.

Debe vincular los documentos de origen que seleccione con las casillas
activadas para el cálculo de fondos presupuestarios disponibles en el área
Fondos presupuestarios disponibles. Por ejemplo, si seleccionó Reservas
de presupuesto para reservas de gasto para incluirlas en el cálculo de fondos
presupuestarios disponibles, es posible que desee activar la casilla Pedidos de
compra. Cuando se realiza la comprobación presupuestaria en los importes y las
cuentas de una línea de compra, la categoría de control presupuestario que se
asigna a la reserva es reserva de gasto.

NOTA: al crear un documento de origen se realiza una comprobación

presupuestaria. Para comprobar el presupuesto al guardarlo o editarlo se
debe activar la opción adecuada en la ficha Documento de origen. Se realiza
una comprobación presupuestaria cuando se envía un documento de origen
a flujo de trabajo y cuando se aprueba y confirma.

NOTA: si las solicitudes de compra están habilitadas para el control

presupuestario, también se habilitan todos los documentos descendentes
(pedidos de compra y facturas de proveedores). De este modo, las reservas
de presupuesto se liberarán correctamente a lo largo del ciclo “adquirir para
pagar”. Además, si los pedidos de compra están habilitados para el control
presupuestario, de forma predeterminada también se habilitan las facturas
de proveedores por los mismos motivos.

1-33
Operaciones financieras II de Microsoft Dynamics® AX 2012

Procedimiento: Selección de documentos de origen

para el control presupuestario
Para seleccionar los documentos de origen para el control presupuestario,
realice estos pasos.

1. Abra Gestión presupuestaria > Configurar > Configuración

de control presupuestario. Haga clic en Seleccionar documentos
de origen.

ILUSTRACIÓN 1.9 FORMULARIO CONFIGURACIÓN DE CONTROL

PRESUPUESTARIO, FICHA SELECCIONAR DOCUMENTOS DE
ORIGEN

1-34
 Capítulo 1: Gestión presupuestaria

2. Active la casilla Solicitudes de compra. Las casillas Pedidos de

compra y Facturas de proveedores se activan automáticamente.
Si no activa la casilla Solicitudes de compra y el usuario en su lugar
activa la casilla Pedidos de compra, la casilla Facturas de
proveedores se activa automáticamente.
3. Puede seleccionar Facturas de proveedores, Pedidos de viaje
e Informes de gastos independientemente de los otros documentos
de origen.

NOTA: Cuando selecciona Facturas de proveedores, también se habilitan para

el control presupuestario los diarios de facturas, los diarios de aprobación de
facturas y los diarios de registro de facturas.

4. Para cada documento de origen, puede activar la casilla Habilitar

control presupuestario para artículo de línea en entrada para permitir
la comprobación presupuestaria de cada línea a medida que se
introduce y se guarda.

NOTA: Cuando una solicitud de compra se convierte en un pedido de compra,

se realiza una comprobación presupuestaria, incluso cuando la comprobación
a nivel de línea no está habilitada. Esto libera la pre-reserva de gasto y
establece la reserva de gasto de tipo borrador. Cuando se crea una factura
desde un pedido de compra, se realiza una comprobación presupuestaria,
incluso cuando la comprobación a nivel de línea no está habilitada.

Procedimiento: Selección de diarios contables para

el control presupuestario
En la ficha Seleccionar diarios contables del formulario Configuración
de control presupuestario, puede activar casillas para determinar los diarios
contables que están sujetos al control presupuestario. Además, puede activar
las casillas para permitir que se introduzca o guarden las comprobaciones
presupuestarias como líneas para los diarios contables.

NOTA: al crear un diario contable se realiza una comprobación presupuestaria.

También se vuelve a comprobar cuando se edita el diario contable si está
activada la opción línea de entrada. Se realiza una comprobación
presupuestaria cuando se envía un diario contable a flujo de trabajo
y cuando se aprueba y registra.

1-35
Operaciones financieras II de Microsoft Dynamics® AX 2012

Para seleccionar los diarios contables para el control presupuestario,

realice estos pasos.

1. Abra Gestión presupuestaria > Configurar > Configuración

de control presupuestario. Haga clic en Seleccionar diarios
contables.

ILUSTRACIÓN 1.10 FORMULARIO CONFIGURACIÓN DE CONTROL

PRESUPUESTARIO, FICHA SELECCIONAR DIARIOS CONTABLES

2. Seleccione las casillas siguientes para habilitar el control

presupuestario para los diarios contables:
a. Diarios
b. Diarios de asignaciones
c. Diarios de gastos de proyecto
d. Diarios de activos fijos

3. Para cada diario contable, puede activar la casilla Habilitar control

presupuestario para artículo de línea en entrada para permitir
la comprobación presupuestaria de cada línea a medida que se
introduce y se guarda.

1-36
 Capítulo 1: Gestión presupuestaria

Acerca de ciclos presupuestarios

Un intervalo de tiempo del ciclo presupuestario define la duración de un ciclo
presupuestario. Los ciclos presupuestarios están asociados con los períodos
de un calendario fiscal y pueden compartirse entre entidades jurídicas. Los
ciclos presupuestarios determinan los periodos inicial y final para el control
presupuestario. Es posible asignar un intervalo de tiempo de ciclo presupuestario
a un ejercicio, especificar el número de períodos para parte de un ejercicio
o definir un intervalo que abarca varios ejercicios.

Puede asignar un modelo presupuestario a un ciclo presupuestario para realizar la

comprobación presupuestaria del ciclo presupuestario. Solo se puede utilizar un
modelo presupuestario para un ciclo presupuestario. Se realiza una comprobación
presupuestaria cuando la fecha contable de un documento de origen o el diario
contable que está habilitado para control presupuestario está en el ciclo
presupuestario.

NOTA: el ciclo presupuestario debe definirse antes poder asociar el ciclo

presupuestario a un modelo presupuestario. En el área Asignar modelos
presupuestarios, puede hacer clic en el vínculo Modelos presupuestarios
para abrir el formulario Modelo presupuestario y puede hacer clic en el
vínculo Intervalos de tiempo del ciclo presupuestario para abrir el formulario
Intervalos de tiempo del ciclo presupuestario.

Procedimiento: Creación de un ciclo presupuestario

Utilice el formulario Intervalos de tiempo del ciclo presupuestario para
especificar el ejercicio o el número de períodos para los ciclos presupuestarios
asociados al intervalo de tiempo de ciclo presupuestario. Los intervalos de
tiempo de ciclo presupuestario están asociados con los calendarios fiscales para
determinar la duración de cada ciclo presupuestario. Al igual que los calendarios
fiscales, los ciclos presupuestarios pueden compartirse entre las entidades
jurídicas.

NOTA: al configurar el control presupuestario, asigna un modelo

presupuestario a ciclos presupuestarios. Esto determina los importes de
presupuesto para el control presupuestario y es específico en la contabilidad
para la entidad jurídica para la que está configurando el control presupuestario.

1-37
Operaciones financieras II de Microsoft Dynamics® AX 2012

Para crear un nuevo intervalo de tiempo de ciclo presupuestario,

realice estos pasos:

1. Abra Gestión presupuestaria > Configurar >

Ciclos presupuestarios.

ILUSTRACIÓN 1.11 FORMULARIO INTERVALOS DE TIEMPO

DEL CICLO PRESUPUESTARIO

2. Haga clic en Nuevo e introduzca un nombre para el intervalo

de tiempo de ciclo presupuestario.
3. Seleccione un calendario fiscal para asociarlo con el intervalo
de tiempo de ciclo presupuestario.
4. En el campo Duración del ciclo presupuestario, seleccione
Especificar número de períodos o Asignar a ejercicio.
a. Si selecciona Especificar número de períodos, introduzca
el número de períodos contables para el ciclo presupuestario.
b. Si selecciona Asignar a ejercicio, el intervalo de tiempo de
ciclo presupuestario utiliza el ejercicio definido por los periodos
inicial y final para el ciclo presupuestario.

5. Haga clic en Agregar. Introduzca el nombre del primer período

del intervalo de tiempo de ciclo presupuestario y la fecha en que
se inicia ese período. La fecha final del ciclo presupuestario se
determina automáticamente en función del número de períodos
fiscales en el intervalo de tiempo de ciclo presupuestario.

1-38
 Capítulo 1: Gestión presupuestaria

Procedimiento: Asignación de modelos presupuestarios

a ciclos presupuestarios
Para asignar un modelo presupuestario a un ciclo presupuestario,
realice estos pasos:

1. Abra Gestión presupuestaria > Configurar > Configuración

de control presupuestario.
2. Haga clic en la ficha Asignar modelos presupuestarios.
3. Haga clic en Agregar y seleccione un intervalo de tiempo de ciclo
presupuestario.
4. Seleccionar un Ciclo presupuestario.
5. Seleccionar un Modelo presupuestario. Para el control
presupuestario solo están disponibles los modelos que no
contienen submodelos.

NOTA: el ciclo presupuestario que se utiliza para el control presupuestario

también se puede determinar por el intervalo de tiempo de ciclo presupuestario
seleccionada para una regla de control presupuestario.

Reglas de control presupuestario

Las reglas de control presupuestario son necesarias para el control
presupuestario. Determinan las combinaciones de valores de dimensiones
financieras para el control presupuestario. Si ha seleccionado las dimensiones
financieras de departamento y centro de costes para el control presupuestario,
puede definir reglas para combinaciones específicas de departamentos y centros
de coste que estén sujetas a control presupuestario. Por ejemplo, podría
especificar el departamento de ventas y el centro de costes *, donde el
asterisco (*) es un carácter comodín que incluirá cualquier centro de coste.

NOTA: no se permiten criterios en dos o más reglas que cubran los mismos
valores de dimensiones financieras. Si se debe permitir todas las combinaciones
de valores de dimensiones financieras para el control presupuestario, puede
definir una regla de control presupuestario sin criterios.

Las reglas de control presupuestario se validan contra las cuentas contables

que se utilizan en las distribuciones contables y diarios de contabilidad de
documentos de origen. Si las dimensiones financieras en las cuentas contables
coinciden con las dimensiones financieras en las reglas de control presupuestario,
se produce una comprobación presupuestaria.

1-39
Operaciones financieras II de Microsoft Dynamics® AX 2012

Ejemplo de reglas de control presupuestario

En este ejemplo se definen reglas de control presupuestario para establecer
un umbral del presupuesto diferente para un departamento.

Se utilizan los valores de parámetros de control presupuestario predeterminados

que ha introducido en la ficha Definir parámetros a menos que especifique otro
intervalo de tiempo de ciclo presupuestario, intervalo de presupuesto, umbral del
presupuesto o director de presupuesto para las reglas individuales. Por ejemplo,
para asignar un umbral del presupuesto diferente para un único departamento,
podría definir dos reglas de control presupuestario. una para el departamento
específico y su umbral del presupuesto, y otra para el resto de departamentos
y su umbral.

1. Abra Gestión presupuestaria > Configurar > Configuración

de control presupuestario. Haga clic en Definir reglas de control
presupuestario.

ILUSTRACIÓN 1.12 FORMULARIO CONFIGURACIÓN DE CONTROL

PRESUPUESTARIO, FICHA DEFINIR REGLAS DE CONTROL
PRESUPUESTARIO

1-40
 Capítulo 1: Gestión presupuestaria

2. Defina una regla en el departamento 010 con un umbral del

presupuesto de 90.
a. Haga clic en Nuevo para crear una regla y, a continuación,
introduzca un nombre y una descripción de la regla. En la
ficha desplegable Criterios, haga clic en Agregar filtro.
b. En la lista Lugar, seleccione la dimensión financiera
Departamento.
c. En la lista Operador, seleccione es y, a continuación,
introduzca 010 como el número de departamento.
d. En el campo Umbral del presupuesto, introduzca 90.

3. Defina una segunda regla donde el resto de los departamentos tienen

un umbral del presupuesto de 100.
a. Haga clic en Nuevo para crear otra regla y, a continuación,
introduzca un nombre y una descripción de la regla. En la
ficha desplegable Criterios, haga clic en Agregar filtro.
b. En la lista Lugar, seleccione la dimensión financiera
Departamento.
c. En la lista Operador, seleccione es mayor que e incluye
e introduzca 020, que incluirá todos los departamentos excepto
el departamento 010.
d. En el campo Umbral del presupuesto, introduzca 100.

Procedimiento: Selección de cuentas principales

Si la dimensión financiera de la cuenta principal no se define para el control
presupuestario, debe seleccionar las cuentas principales a las que se aplicarán las
reglas de control presupuestario. Si la dimensión financiera de la cuenta principal
no se define como una dimensión de control presupuestario, se incluye la
dimensión de la cuenta principal en las reglas de control presupuestario
y este paso de configuración no es necesario.

Solo se pueden seleccionar los tipos de cuenta principal Total, Pérdidas

y ganancias y Gastos, ya que éstas son las cuentas que se utilizan normalmente
para los gastos reales. Las cuentas que tienen un tipo Total se incluyen porque
sólo se pueden introducir importes de presupuesto en las cuentas principales que
tengan un tipo Total.

1. Abra Gestión presupuestaria > Configurar > Configuración

de control presupuestario. Haga clic en Seleccionar cuentas
principales.
2. Active las casillas para seleccionar las cuentas principales o haga clic
en Seleccionar todo para seleccionar todas las cuentas principales.
3. También puede hacer clic en Seleccionar para definir una consulta
para filtrar la lista de cuentas principales.

1-41
Operaciones financieras II de Microsoft Dynamics® AX 2012

Grupos presupuestarios
En la ficha Definir grupos presupuestarios del formulario Configuración de
control presupuestario, puede definir grupos presupuestarios opcionales para
formar un grupo de presupuesto o una colección de valores de dimensiones
financieras cuyos presupuestos unificarán para una comprobación presupuestaria
secundaria. Las combinaciones de dimensiones financieras que se encuentran en
la regla de control presupuestario se comprueban siempre en busca de importes
de presupuesto. Si una combinación de dimensiones financieras determinada
también se encuentra en un grupo presupuestario, se realizará una segunda
comprobación presupuestaria a nivel de grupo presupuestario.

Por ejemplo, si existe una regla de control presupuestario para todas las
combinaciones de las dimensiones financieras de departamento y centro
de costes, también podría definir un grupo presupuestario para el departamento
010, que incluyera todos los centros de coste del departamento. Este grupo
presupuestario reuniría el presupuesto de todos los centros de coste para el
departamento 010. Si una comprobación presupuestaria inicial tuviera errores
para un centro de coste del departamento 010, se realizaría una segunda
comprobación presupuestaria en el presupuesto global para todos los centros
de coste del departamento 010.

NOTA: para un grupo presupuestario se pueden especificar varios criterios.

Para determinar las combinaciones de dimensiones financieras del grupo
presupuestario se utilizan todos los criterios. No se permite criterios
superpuestos a través de los grupos presupuestarios y los miembros
del grupo presupuestario.

Procedimiento: Definición de grupos presupuestarios

Para definir grupos presupuestarios, realice estos pasos:

1. Abra Gestión presupuestaria > Configurar > Configuración

de control presupuestario. Haga clic en Definir grupos
presupuestarios.
2. El nombre de la contabilidad se muestra en la parte superior
de la jerarquía.
3. Haga clic en Agregar para crear un miembro del grupo
presupuestario. Introduzca un nombre y una descripción
del grupo presupuestario.
4. Cuando agrega un miembro del grupo, puede agregar criterios
de filtro, cambiar los permisos del grupo de usuarios y modificar
las propiedades del control presupuestario predeterminado.
5. En la ficha desplegable Criterios, haga clic en Agregar filtro.

1-42
 Capítulo 1: Gestión presupuestaria

6. Para este ejemplo, en la lista Lugar, seleccione la dimensión

financiera Departamento.
7. En la lista Operador, seleccione es y, a continuación, introduzca 010
en el número de departamento.

NOTA: para realizar la comprobación presupuestaria secundaria, el valor de

Opción de presupuesto excedido para la comprobación del grupo presupuestario
del formulario Permisos de presupuesto para el grupo de usuarios para las
reglas de control presupuestario debe establecerse en Realizar la comprobación
del grupo presupuestario cuando los fondos presupuestarios no están
disponibles.

Procedimiento: Definición de niveles de mensajes para

los grupos de usuarios
En la ficha Definir niveles de mensaje del formulario Configuración de
control presupuestario, puede especificar que no se mostrarán mensajes de
advertencia de control presupuestario para grupos de usuarios seleccionados.
Los usuarios en los grupos de usuarios seleccionados seguirán recibiendo
mensajes de error en función de sus permisos de presupuesto excedido.

1. Abra Gestión presupuestaria > Configurar > Configuración

de control presupuestario.
2. Haga clic en la ficha Definir niveles de mensaje.
3. Haga clic en Seleccionar todo o seleccione las casillas junto a los
grupos de usuarios que no recibirán mensajes de advertencia de
control presupuestario.

NOTA: si un usuario pertenece a los varios grupos de usuarios y selecciona

un grupo de usuarios que incluye el usuario, no se mostrará ningún mensaje
de advertencia para ese usuario.

1-43
Operaciones financieras II de Microsoft Dynamics® AX 2012

Procedimiento: Activación de configuraciones y control

presupuestarios
Cuando haya terminado de realizar cambios o establecer la configuración de
control presupuestario, debe activarla. Además, se deberá habilitar el control
presupuestario para que pueda comenzar a usar las opciones de configuración.
Use la ficha Activar control presupuestario para activar, iniciar o detener la
configuración mediante el control presupuestario.

NOTA: cuando la configuración de control presupuestario está activa, se debe

usar el botón Editar para realizar modificaciones. La configuración de control
presupuestario activa se sigue usando hasta que se active la versión de borrador.

IMPORTANTE: si desactiva el control presupuestario, los documentos

de origen y los diarios contables que tienen un estado de Borrador se
quitan del sistema de seguimiento de control presupuestario. No se realizan
comprobaciones presupuestarias adicionales. Si activa el control presupuestario
de nuevo, es posible que tenga que ajustar manualmente el presupuesto para
corregir importes de presupuesto reservados.

Para activar y habilitar el control presupuestario, realice estos pasos:

1. Abra Gestión presupuestaria > Configurar > Configuración

de control presupuestario. Haga clic en Activar control
presupuestario.
2. Haga clic en Activar para activar la versión de borrador de la
configuración de control presupuestario. El campo Fecha de la
última activación muestra la fecha actual y el campo Activada
por muestra el Id. de usuario.
3. Haga clic en Activar para iniciar el control presupuestario con la
configuración activa. El estado de control presupuestario cambia
a Activado, y el botón Activar se reemplaza con Desactivar.

1-44
 Capítulo 1: Gestión presupuestaria

Resumen
Microsoft Dynamics AX tiene una funcionalidad de control presupuestario que
incluye dos niveles de controles presupuestarios: gestión presupuestaria básica
y control presupuestario.

Con el control presupuestario se pueden configurar las reglas que impedirán

excesos presupuestarios o proporcionarán advertencias cuando se alcancen
los umbrales del presupuesto. También puede realizar comprobaciones
presupuestarias en documentos de origen y diarios contables habilitados
en la configuración de control presupuestario.

1-45
Operaciones financieras II de Microsoft Dynamics® AX 2012

Evaluación de conocimientos
Realice una evaluación de conocimientos mediante las preguntas siguientes:

1. ¿Para cuál de los elementos siguientes es posible definir reglas de control

presupuestario?
( ) Un valor de dimensión
( ) Cualquier combinación de valores de dimensiones presupuestarias
( ) Todos los valores de dimensión para una dimensión concreta

2. Seleccione los términos de la izquierda para que coincidan con sus

definiciones en el lado derecho:

_____ 1. Reglas a. Determina la duración de un presupuesto

de comprobación concreto
presupuestaria b. Permite definir asignaciones por porcentaje
_____ 2. Condiciones para períodos específicos
de asignación c. Se usa para proporcionar mensajes de
_____ 3. Clave advertencia al usuario o para definir los
de asignación límites de los usuarios con el fin de impedir
por período que se exceda el presupuesto
_____ 4. Intervalos d. Se usa para definir una asignación
de tiempo del ciclo predeterminada para valores de dimensión
presupuestario por porcentaje
_____ 5. Umbral e. Se usa para definir qué documentos de origen
del presupuesto se deben validar según la configuración de
control presupuestario

3. Verdadero o falso. La cuenta principal debe incluirse como una de las

dimensiones en la configuración de control presupuestario.
( ) Verdadero
( ) Falso

4. ¿Cuál de los siguientes documentos empresariales puede tener habilitado

el control presupuestario? (Seleccione todas las respuestas válidas)
( ) Solicitudes de compra
( ) Solicitud de presupuestos
( ) Pedidos de compra
( ) Facturas de proveedores

1-46
 Capítulo 1: Gestión presupuestaria

Interacción rápida: Lecciones aprendidas

Dedique unos momentos a escribir tres conceptos principales que haya aprendido
en este capítulo

1.

2.

3.

1-47
Operaciones financieras II de Microsoft Dynamics® AX 2012

Soluciones
Evaluación de conocimientos
1. ¿Para cuál de los elementos siguientes es posible definir reglas de control
presupuestario?
( ) Un valor de dimensión
() Cualquier combinación de valores de dimensiones presupuestarias
( ) Todos los valores de dimensión para una dimensión concreta

2. Seleccione los términos de la izquierda para que coincidan con sus

definiciones en el lado derecho:

__e__ 1. Reglas a. Determina la duración de un presupuesto

de comprobación concreto
presupuestaria b. Permite definir asignaciones por porcentaje
__d__ 2. Condiciones para períodos específicos
de asignación c. Se usa para proporcionar mensajes de
__b__ 3. Clave advertencia al usuario o para definir los
de asignación límites de los usuarios con el fin de impedir
por período que se exceda el presupuesto
__a__ 4. Intervalos de d. Se usa para definir una asignación
tiempo del ciclo predeterminada para valores de dimensión
presupuestario por porcentaje
__c__ 5. Umbral e. Se usa para definir qué documentos de origen
del presupuesto se deben validar según la configuración de
control presupuestario

3. Verdadero o falso. La cuenta principal debe incluirse como una de las

dimensiones en la configuración de control presupuestario.
( ) Verdadero
() Falso

4. ¿Cuál de los siguientes documentos empresariales puede tener habilitado

el control presupuestario? (Seleccione todas las respuestas válidas)
() Solicitudes de compra
( ) Solicitud de presupuestos
() Pedidos de compra
() Facturas de proveedores

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