TERMINO DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DE OUTSOURCING DE
IMPRESIÓN, FOTOCOPIADO Y DIGITALIZACIÓN PARA LA FEDERACIÓN DEPORTIVA
DEL GUAYAS
1. OBJETO DE LA ADQUISICIÓN
Proveer una solución que permita productividad, ahorro de gastos, control y reducción de costos,
simplificación de procesos, servicio ágil y oportuno en lo referente a impresión, y copiado,
mediante un OUTSOURCING DE IMPRESIÓN, FOTOCOPIADO Y DIGITALIZACIÓN PARA LA
FEDERACIÓN DEPORTIVA DEL GUAYAS.
2. JUSTIFICACIÓN:
Conforme a la necesidad presentada por la Coordinación de Informática y Soporte mediante
informe técnico CTI-INF-2022-028 con fecha del 11 de mayo de 2022, surge la necesidad de
realizar la contratación del servicio de “OUTSOURCING DE IMPRESIÓN, FOTOCOPIADO Y
DIGITALIZACIÓN PARA LA FEDERACIÓN DEPORTIVA DEL GUAYAS”.
El servicio de outsourcing de impresión y copiado brindara a la institución beneficios a nivel
técnico y económico por lo cual la Federación Deportiva del Guayas, con la finalidad de mantener
los servicios internos de impresión, y fotocopiado de manera óptima ha visto la necesidad de
llevar a cabo el proceso de contratación de OUTSOURCING DE IMPRESIÓN, FOTOCOPIADO Y
DIGITALIZACIÓN PARA LA FEDERACIÓN DEPORTIVA DEL GUAYAS.
A través de este modelo de gestión, se redefine el parque de impresión con base en las
necesidades, ajustando la cantidad de impresoras y equipamientos necesarios. Además de eso,
a través de un software propio de la marca se puede mantener el monitoreo constante de todos
los equipos de impresión por medio de una solución que captura informaciones de uso.
Durante el año 2021 la Federación Deportiva del Guayas en base a sus necesidades decidió
contratar el servicio de impresión mediante Outsourcing de Impresión, Fotocopiado y
Digitalización, evitando así la compra de consumibles, kits de operación, suministros de
impresión y mantenimientos de los equipos de impresión, una vez que ha trascurrido un el
tiempo contractual, se puede verificar que este sistema ha brindado a la entidad beneficios tanto
desde la parte técnica como la parte administrativa que se detalla a continuación:
• Los equipos de impresión de alquiler han contado con mantenimientos, revisiones técnicas
periódicas, lo cual ha permitido mantener su operatividad.
• Con base al control realizado por medio del software de monitoreo de la marca se ha optimizado
el uso de papel y suministros, con la aplicación de cuotas de impresión.
• El outsourcing permitió contar con equipo de backup en caso de daños de los equipos,
resolviendo incidentes de manera inmediata con una mínima afectación a los usuarios finales.
De acuerdo a lo antes expuesto y para suplir los requerimientos de impresión actuales, una vez
que ha finalizado el contrato de outsourcing suscrito en el año 2021, se evidencia la necesidad
de realizar la contratación del servicio de OUTSOURCING DE IMPRESIÓN, FOTOCOPIADO Y
DIGITALIZACIÓN PARA LA FEDERACIÓN DEPORTIVA DEL GUAYAS correspondiente al año en
curso, tomando en consideración la optimización de equipos una vez que las oficinas
administrativas de la Federación Deportiva del Guayas se han trasladado a un nuevo edificio con
una mejor distribución física.
3. PRODUCTOS Y SERVICIOS ESPERADOS:
El oferente adjudicado deberá entregar a la Federación Deportiva del Guayas los siguientes
servicios:
DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO CANTIDAD CARACTERISTICAS
El oferente entregara a la institución los siguientes servicios:
- Equipos de impresión y/o equipos multifunción (impresión,
copiado y escáner) que garanticen eficazmente el servicio
integral de outsourcing de impresión.
- Instalación y configuración en sitio de impresoras provistos por
el proveedor.
- Suministro de consumibles (tóner) y repuestos para equipos
Outsourcing de impresión, provistos por el proveedor.
fotocopiado y digitalización - Software de administración monitoreo control y auditoria de
1
para la Federación Deportiva impresión.
del Guayas - Software de reporte de incidencias
- Servicio técnico preventivo de equipos, cronograma establecido
por la Coordinación de Informática Fedeguayas.
- Servicio Técnico correctivo.
- Soporte y asistencia técnica en sitio.
- Manejo adecuado de residuos y desperdicios de consumibles
resultados de la utilización en los equipos según normas medio
ambientales.
3.1 VOLUMEN DE IMPRESIÓN Y FOTOCOPIADO DE FEDEGUAYAS
Con base en los registros del contrato del año 2021 y según el número de impresiones que se
utilizaron en los diferentes departamentos de la Federación Deportiva del Guayas, se han
definido las siguientes cantidades de equipos y escala de impresión:
VALORES MENSUALES DE IMPRESIÓN
IMPRESIÓN / COPIA IMPRESIÓN / COPIA
AREA
B&N COLOR
PLANTA ALTA LEGAL – SINDICO – ASESORES –
8500
AUDITORIA – FINANCIERO
PLANTA ALTA CONTABILIDAD – ADMINISTRACIÓN –
9221
ARCHIVO – TTHH – SISTEMAS
PLANTA BAJA CONTRATACIÓN – TESORERIA –
6200
RECEPCIÓN
INFRAESTRUCTURA A3 921
DTM 4750
BODEGA 501
SUCURSAL 799
PRESIDENCIA - GERENCIA 1201 525
CAMPAMENTO 820 651
MARKETING 600 241
TOTAL GENERAL 33.333 1417
En tal virtud se requiere contar con un aproximado de impresiones y copias B/N y color durante el
año de contrato según el siguiente detalle:
DESCRIPCIÓN CANTIDAD
Impresión / Copia Blanco y Negro 400.000
Impresión / Copia Blanco y Color 17.000
3.2 CARACTERISTICAS TECNICAS
En el proceso se solicita que los equipos de multifunción de impresión garanticen eficazmente el
servicio integral de outsourcing de impresión. Para definir las características técnicas de los
equipos solicitados, se ejecutó un análisis tomando en consideración dos aspectos generales:
- Áreas a las que serán asignados los equipos
- Numero de hojas de impresión
Equipo 1:
Estos equipos están destinados a ser ubicados en las oficinas administrativas que manejan un
nivel alto de impresión mensual.
IMPRESORA MULTIFUNCION B/N FORMATO A4
Alimentación Eléctrica: 110v ac
Tecnología de impresión: Multifuncional Monocromático - formato A4
Velocidad de impresión: Mínimo 52 ppm
Resolución: Mínimo 1200 x 1200 ppm
Bandeja de Salida: 1 Bandeja 500 hojas + bypass 100 hojas + Gabinete o mesa
Cables: Incluye de poder y de datos (1 por casa interface)
Escáner: Escaneo al Mail, Escaneo a Red, Escaneo PC a color
Impresión, Copia, Escáner con Dúplex automático en todas
Funciones:
las funciones
Impresión Dúplex: Alimentador de originales dúplex
Disco Duro: Mínimo 320 GB
Memoria: Mínimo 2GB
Ciclo mensual
Hasta 17.000 clicks
recomendado de trabajo:
Puerto de red: ETHERNET 10 BASE-T/100 BASE-TX
Garantía, Repuestos y El oferente mantendrá un stock de suministros durante el
Suministros: tiempo que dure la prestación del servicio.
Sistema Operativos Microsoft Windows 7, 8, 10 o superior; Mac OS X, v10.4 o
Soportados: superior, Linux
Para todas las funciones, calves de acceso y cupos por
Software de Control:
usuario
A4, Carta, Legal, Ejecutivo, Cartulina, Sobre, Etiquetas de
Tamaño de papel:
Papel, Papel normal.
Equipo 2:
Estos equipos están destinados a ser ubicados en las oficinas de infraestructura que manejan un
nivel medio de impresión mensual y usan formatos A3 para la impresión de planos.
IMPRESORA MULTIFUNCION B/N FORMATO A4 y A3
Alimentación Eléctrica: 110v ac
Tecnología de impresión: Multifuncional Monocromático - formato A4, A5 y A3
Velocidad de impresión: Mínimo 30 ppm
Resolución: Mínimo 600 x 600 / 1200 x 600 DPI reales ópticos
Bandeja de Salida: 1 bandeja de 250 hojas + Bypass 10 hojas
Cables: Incluye de poder y de datos (1 por casa interface)
Escáner: Escaneo al Mail, Escaneo a Red, Escaneo PC a color
Impresión, Copia, Escáner con Dúplex automático
Funciones:
en todas las funciones
Impresión Dúplex: Alimentador de originales dúplex
Disco Duro: Mínimo 320 GB
Memoria: Mínimo 2GB
Ciclo mensual
Hasta 10.000 impresiones
recomendado de trabajo:
Puerto de red: ETHERNET 1000/100 / 10 Base -T
El oferente mantendrá un stock de suministros
Garantía, Repuestos y
durante el tiempo que dure la prestación del
Suministros:
servicio.
Sistema Operativos Microsoft Windows 7, 8, 10 o superior; Mac OS X,
Soportados: v10.4 o superior, Linux
Para todas las funciones, calves de acceso y cupos
Software de Control:
por usuario
A4, Carta, Legal, Ejecutivo, Cartulina, Sobre,
Tamaño de papel:
Etiquetas de Papel, Papel normal.
Equipo 3:
Estos equipos están destinados a ser ubicados en las oficinas de Presidencia y Gerencia que
manejan un nivel medio de impresión mensual y requieren impresiones a color por la
documentación que se maneja en el área.
IMPRESORA MULTIFUNCION A COLOR FORMATO A4
Alimentación Eléctrica: 110v ac
Tecnología de impresión: Multifuncional Monocromático - formato A4 y A5
Velocidad de impresión: Mínimo 30 ppm
Resolución: Mínimo 1200 x 1200 ppm DPI reales ópticos
Bandeja de Salida: 1 bandeja de 500 hojas + Bypass 100 hojas
Cables: Incluye de poder y de datos (1 por casa interface)
Escáner: Escaneo al Mail, Escaneo a Red, Escaneo PC a color
Impresión, Copia, Escáner con Dúplex automático en
Funciones:
todas las funciones
Impresión Dúplex: Alimentador de originales dúplex
Disco Duro: Mínimo 320 GB
Memoria: Mínimo 2GB
Ciclo mensual
Hasta 16.000 impresiones
recomendado de trabajo:
Puerto de red: ETHERNET 1000/100 / 10 Base -T
El oferente mantendrá un stock de suministros
Garantía, Repuestos y
durante el tiempo que dure la prestación del
Suministros:
servicio.
Sistema Operativos Microsoft Windows 7, 8, 10 o superior; Mac OS X,
Soportados: v10.4 o superior, Linux
Para todas las funciones, calves de acceso y cupos
Software de Control:
por usuario
A4, Carta, Legal, Ejecutivo, Cartulina, Sobre,
Tamaño de papel:
Etiquetas de Papel, Papel normal.
Equipo 4:
Estos equipos están destinados a ser ubicados en las oficinas de marketing que manejan un nivel
alto de impresión mensual.
IMPRESORA MULTIFUNCION COLOR FORMATO A4 Y A3
Alimentación Eléctrica: 110v ac
Tecnología de impresión: Multifuncional Monocromático - formato A4 y A3
Velocidad de impresión: Mínimo 30 ppm
Resolución: Mínimo 1200 x 1200 ppm
Bandeja de Salida: 1 bandeja 500 hojas + bypass 100 hojas
Cables: Incluye de poder y de datos (1 por casa interface)
Escáner: Escaneo al Mail, Escaneo a Red, Escaneo PC a color
Impresión, Copia, Escáner con Dúplex automático
Funciones:
en todas las funciones
Impresión Dúplex: Alimentador de originales dúplex
Disco Duro: Mínimo 320 GB
Memoria: Mínimo 2GB
Ciclo mensual recomendado de
Hasta 10.000 clicks
trabajo:
Puerto de red: ETHERNET 10 BASE-T/100 BASE-TX
El oferente mantendrá un stock de suministros
Garantía, Repuestos y
durante el tiempo que dure la prestación del
Suministros:
servicio.
Sistema Operativos Microsoft Windows 7, 8, 10 o superior; Mac OS X,
Soportados: v10.4 o superior, Linux
Para todas las funciones, calves de acceso y cupos
Software de Control:
por usuario
A4, Carta, Legal, Ejecutivo, Cartulina, Sobre,
Tamaño de papel:
Etiquetas de Papel, Papel normal.
El oferente deberá incluir en la oferta el datasheet de las impresoras que incluirá en el servicio.
El proveedor deberá contemplar un equipo de reemplazo inmediato en caso de que alguno de
los equipos instalados sufra algún daño, estos equipos deberán ser de similares características a
los que consta em los equipos requeridos.
3.3 DISTRIBUCIÓN DE EQUIPOS
ITEM TIPO FORMATO UBICACIÓN CANTIDAD
1 B/N A4 PLANTA ALTA LEGAL – SINDICO – ASESORES – 1
AUDITORIA – FINANCIERO
2 B/N A4 PLANTA ALTA CONTABILIDAD – ADMINISTRACIÓN – 1
ARCHIVO – TTHH – SISTEMAS
3 B/N A4 PLANTA BAJA CONTRATACIÓN – TESORERIA – 1
RECEPCIÓN
4 B/N A4 DTM 1
5 B/N A4 BODEGA 1
6 B/N A4 SUCURSAL 1
7 B/N A3 INFRAESTRUCTURA 1
8 COLOR A4 PRESIDENCIA 1
9 COLOR A4 CAMPAMENTO 1
10 COLOR A3 MARKETING 1
3.4 CONSIDERACIONES TECNICAS
DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO
Provisión de consumibles (Suministros y Repuestos: Tóners originales no
recargados, no refurbished, fusores, foto receptores, módulos de imagen, kit de
mantenimiento, banda de transferencia, rodillos, Kit ADF), para las impresoras
entregadas por el oferente.
Incluye administración del software de Auditoria, monitoreo remoto y servidor de
impresión.
Se pagará únicamente por las impresiones y copias generadas, el escaneo no tendrá
ningún costo para la institución
Mantenimiento preventivo y correctivo de todos los equipos dotados a la
GENERALES
Federación Deportiva del Guayas, para el normal funcionamiento de los dispositivos
de impresión.
El Contratista deberá contar con equipos de impresión de backup a fin de garantizar
la continuidad del servicio, de conformidad a lo determinado en el Nivel de Servicio
SLA, detallado en este documento.
De existir cambios de direcciones de la Federación Deportiva del Guayas, el
administrador de la orden de servicio mediante documento escrito, notificará al
contratista para su conocimiento y dar continuidad al servicio.
Las inquietudes y solicitudes en relación al contrato se coordinarán con el
Administrador de la orden de servicio.
OPERACIÓN El servicio contratado iniciará inmediatamente una vez suscrito la orden de servicio.
Mantenimiento correctivo a los equipos de impresión, realizando pruebas del
normal funcionamiento y reconfiguración del software de Auditoría y monitoreo
para la administración del servicio, entregando informes técnicos de lo realizado.
El proveedor deberá realizar un cuadro estadístico en el cual se visualice las
impresiones por equipo acorde a lo emitido por el contador de los equipos y el
software de monitoreo, mismo que deberá ser entregado mensualmente al
administrador de la orden del servicio.
Se deberán realizar pruebas de impresión, fotocopiado y escaneado con todos los
dispositivos entregados como parte del servicio, para lo cual estará presente una
persona delegada de la Coordinacion de Informática y Soporte.
Durante la etapa de implementación, el proveedor deberá instruir a los usuarios
finales en el manejo y uso de los dispositivos asignados y suscribir un acta de
capacitación de los usuarios capacitados para constancia del servicio brindado al
funcionario, de igual manera con los funcionarios que se integran a esta institución.
El proveedor adjudicado tendrá en stock, suministros y repuestos necesarios para el
STOCK normal funcionamiento de los equipos, así también de equipos backup para
garantizar la operación continua del servicio contratado.
El proveedor que resulte adjudicado tiene la obligación de brindar un excelente
servicio integrado de impresión, fotocopiado, abasteciendo con todos los
suministros y repuestos para las impresoras y equipos multifunción, realizar
mantenimientos preventivos y correctivos para el normal funcionamiento de las
impresoras y equipos multifunción, el proveedor notificará mediante informes
técnicos mensuales las actividades realizadas en los equipos.
SERVICIO
Durante el proceso de implementación, el proveedor que resulte adjudicado
garantizará que las actividades de los colaboradores no resulten afectadas.
El proveedor que resulte adjudicado deberá cumplir con los acuerdos de niveles de
servicio, para lo cual deberá contar con los recursos necesarios y suficientes: equipos
de backup, stock de repuestos, provisión de suministros permanente y soporte
técnico en sitio y por demanda.
La Federación Deportiva del Guayas no reconocerá ningún tipo de gasto adicional a
GASTOS los establecidos en la contratación como: fletes, transporte, movilización,
alimentación, viáticos, o de cualquier otra índole.
Para los servicios de Soporte, el proveedor que resulte adjudicado ejecutará el
siguiente esquema de atención para casos escalados de acuerdo a su severidad en
un esquema de ocho (8) horas del día, seis (6) días a la semana:
Alta: “Atención a incidentes tipo urgente” El servicio está “caído” o el impacto
sobre su operación es crítico. Todas las partes involucradas se comprometen
a dedicar recursos de tiempo completo, de acuerdo al nivel adquirido, para
diagnosticar la situación.
Media: “Atención a incidentes tipo Importante” La operación del servicio está
NIVELES DE severamente degradado o aspectos importantes de la operación se ven
SERVICIO (SLA) afectados negativamente por el desempeño inadecuado de los servicios.
Baja: “Atención a incidentes tipo no urgente” Se requiere información o
asistencia sobre las capacidades de los productos, o sobre instalación o
configuración. Las partes involucradas se comprometen a entregar recursos
durante las horas ejecución del servicio.
ACUERDO DE NIVEL DE SERVICIO
Prioridad Tiempo de Modalidad de Forma de
Respuesta comunicación Trabajo, para
diagnóstico o
solución
El área
requirente
Máximo notificará por En sitio.
correo
Alta Tres (3) electrónico o
horas mesa de
ayuda al
administrador
de la orden de
servicio quien
reportará de
manera
inmediata los
incidentes
relacionados
con el Servicio
del
Outsourcing
mediante la
herramienta
de gestión
provista para
el reporte de
incidencias de
Impresión al
servicio
técnico del
proveedor.
El área
requirente
notificará por En sitio.
Ocho (8) correo
Media horas electrónico o
mesa de
ayuda al
administrador
de la orden de
servicio quien
reportará de
manera
inmediata los
incidentes
relacionados
con el Servicio
del
Outsourcing
mediante la
herramienta
de gestión
provista para
el reporte de
incidencias de
Impresión al
servicio
técnico del
proveedor.
El área
requirente
notificará por
correo
Baja Setenta y electrónico o En sitio Centro
dos (72) mesa de Autorizado de
horas ayuda al Servicio.
laborables. administrador
de la orden de
servicio quien
reportará de
manera
inmediata los
incidentes
relacionados
con el Servicio
del
Outsourcing
mediante la
herramienta
de gestión
provista para
el reporte de
incidencias de
Impresión al
servicio
técnico del
proveedor.
• El oferente proporcionará un listado de contactos de escalamiento en el que se
presente de manera clara los niveles de escalamiento, con los contactos
respectivos, este listado será actualizado cada vez que existan cambios en la
estructura organizacional.
El Servicio de Outsourcing de Impresión requerido para la Federación
Deportiva del Guayas solventará los incidentes de impresión, fotocopiado y
escaneado en forma presencial, la asistencia incluirá:
• Guía para identificar soluciones de incidentes conocidos de los servicios
brindados.
• Entrega de información de uso, instalación y respuestas a preguntas planteadas
por los funcionarios de la Coordinación de Informática y Soporte.
• Cuando el incidente no pueda ser solucionado presencialmente, se enviará el
equipo a los centros de mantenimiento del proveedor para su arreglo
inmediato.
• La provisión de equipos de backup, mientras el proveedor adjudicado corrige el
incidente presentado.
El administrador de la orden de servicio, mantendrá contacto directo con el
proveedor, para la provisión de suministros y repuestos para garantizar la
ADMINISTRACIÓN
continuidad del servicio con las impresoras y equipos multifunción provistas por el
oferente adjudicado.
4. PRESUPUESTO REFERENCIAL:
Será definido una vez que se proceda a la elaboración del estudio de mercado
5. PLAZO DE ENTREGA:
El plazo para la prestación de los servicios contratados a entera satisfacción de la contratante
será desde la suscripción de la orden de trabajo hasta diciembre del 2022.
6. FORMA DE PAGO:
El pago del servicio del objeto de contratación se realizará en dos partes, previo al informe de
conformidad elaborado por el administrador de la orden de trabajo, se contemplará la recepción
de las facturas de acuerdo con el siguiente cuadro:
CONSUMO FECHA FACTURACIÓN
Desde la suscripción de la
orden de trabajo hasta Mes de Agosto del 2022
Julio
De agosto hasta
Mes de Diciembre del 2022
Diciembre
El pago se realizará en dólares de los Estados Unidos de América, de acuerdo con el total de
impresiones realizadas en B/N y color.
Se realizará el pago de máximo 400.000 impresiones B/N y 17.000 impresiones a color, en caso
de que no se llegue a completar este número de impresiones se procederá a pagar de acuerdo
con lo consumido.
La entrega de la factura irá acompañada del reporte con cantidad de hojas impresas por cada
punto de impresión, los reportes deben detallar punto de impresión, total hojas impresas blanco
y negro, total hojas impresas a color, costo unitario por hoja, costo total (costo unitario por total
de hojas impresas). Los reportes irán adjuntos en el informe de conformidad para el pago de las
facturas
7. GARANTÍAS:
La garantía técnica cubre cualquier defecto de fabricación, daños por transporte o defectos de
tal magnitud que impidan su correcta utilización.
8. MULTAS:
Se aplicará la multa del 1 por 1.000 del valor de la orden de compra cuando:
- No se cumpla con el plazo establecido para la implementación del Servicio de Outsourcing de
Impresión, por causas imputables al proveedor que resulte adjudicado.
- No se cumpla con lo estipulado en los acuerdos de niveles de servicio.
- No se cumpla con la entrega en el tiempo establecido del informe mensual de impresión y
fotocopiado para su validación y posterior facturación.
- Cuando exista cualquier otro tipo de incumplimiento
9. LUGAR DE ENTREGA:
El servicio se brindará en las instalaciones de Federación Deportiva del Guayas. La entrega del
servicio de OUTSOURCING DE IMPRESIÓN, FOTOCOPIADO Y DIGITALIZACIÓN PARA LA
FEDERACIÓN DEPORTIVA DEL GUAYAS se coordinará con el administrador de la orden de
trabajo.
Elaborado por: Aprobado por:
CHRISTIAN Firmado digitalmente
por CHRISTIAN RAUL
RAUL LOPEZ LOPEZ ARMENDARIZ
Fecha: 2022.05.24
ARMENDARIZ 09:43:22 -05'00'
JORGE FIERRO CHRISTIAN RAUL LÓPEZ ARMENDARIZ
ANALISTA DE SISTEMAS COORDINADOR DE INFORMÁTICA Y SOPORTE
