Microsoft PowerPoint
Introducción. Conceptos Básicos (I)
PowerPoint es la herramienta que nos ofrece Microsoft Office para crear presentaciones. Las
presentaciones son imprescindibles hoy en día ya que permiten comunicar información e ideas de forma
visual y atractiva.
Se pueden utilizar presentaciones en la enseñanza como apoyo al profesor para desarrollar un determinado
tema, para exponer resultados de una investigación, en la empresa para preparar reuniones, para presentar
los resultados de un trabajo o los resultados de la empresa, para presentar un nuevo producto, etc. En
definitiva siempre que se quiera exponer información de forma visual y agradable para captar la atención del
interlocutor.
Con PowerPoint podemos crear presentaciones de forma fácil y rápida pero con gran calidad ya que
incorpora gran cantidad de herramientas que nos permiten personalizar hasta el último detalle, por ejemplo
podemos controlar el estilo de los textos y de los párrafos, podemos insertar gráficos, dibujos, imágenes, e
incluso texto WordArt.
Podemos también insertar efectos animados, películas y sonidos. Podemos revisar la ortografía de los
textos e incluso insertar notas para que el locutor pueda tener unas pequeñas aclaraciones para su
exposición y muchas más cosas que veremos a lo largo del curso.
Para empezar veremos la forma de arrancar el programa y cuáles son los elementos básicos de
PowerPoint, la pantalla, las barras, etc, para familiarizarnos con el entorno.
Aprenderás cómo se llaman, donde están y para qué sirven. Cuando conozcas todo esto estarás en
disposición de empezar a crear presentaciones en el siguiente tema.
Arrancar PowerPoint
Vamos a ver las dos formas básicas de arrancar PowerPoint.
Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla.
Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Programas,
aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; buscar Microsoft PowerPoint, y al
hacer clic sobre él e arrancará el programa.
La pantalla inicial
Al arrancar PowerPoint aparece una pantalla inicial como la que a continuación te mostramos. Ahora
conoceremos los nombres de los diferentes elementos de esta pantalla y así será más fácil entender el
resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación puede no coincidir exactamente con la que ves
en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento,
como veremos más adelante.
La parte central de la ventana es donde visualizamos y creamos las diapositivas que formarán la
presentación.
Una diapositiva no es más que una de las muchas pantallas que forman parte de una presentación, es como
una página de un libro.
Las Barras
La barra de título contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento.
Cuando creamos una Presentación se le asigna el nombre provisional Presentación1, hasta que lo
guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para
minimizar, restaurar/maximizar y cerrar la ventana.
La barra de menús contiene todas las operaciones que nos permite realizar PowerPoint con nuestras
presentaciones, estas operaciones suelen ir agrupadas en menús desplegables. Al hacer clic en Insertar,
por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en
PowerPoint.
Todas las operaciones se pueden realizar desde estos menús, pero las cosas más habituales se realizan
más rápidamente a partir de los iconos de las otras barras que veremos después, para ayudarnos a
recordar estos iconos, en el menú desplegable aparece en el lateral izquierdo el icono correspondiente a la
opción, por ejemplo el icono correspondiente a la acción Insertar Gráfico es , como puedes ver en la
imagen de un poco más abajo.
El icono, del extremo derecho, nos permite cerrar la presentación actual.
Los diferentes menús de la barra de menús se pueden activar directamente desde el teclado pulsando Alt +
letra subrayada del nombre del comando. Por ejemplo Alt + i para desplegar el menú Insertar.
La barra de menús tiene un comportamiento "inteligente", que consiste, básicamente, en mostrar sólo los
comandos más importantes y los que el usuario va utilizando. Para ver todas las opciones del menú
desplegable pulsa en .
Un menú desplegable contiene tres tipos básicos de elementos:
Otro menú desplegable. Al situarse sobre éste, se abre un nuevo menú
a su lado con más opciones para que elijamos una de ellas. Se
reconocen porque tienen un triángulo a la derecha. Por ejemplo, en el
menú Insertar, Imagen.
Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic
sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre de comando,
o no aparece nada o bien aparece la combinación de teclas para
ejecutarlo desde el teclado. Por ejemplo, en el menú Insertar, el
comando Cuadro de texto.
Comandos con ventana. Al hacer clic, aparece una ventana donde nos
pedirá que rellenemos algunos campos y que tendrá botones para
aceptar o cancelar la acción. Se distinguen porque el nombre acaba en
puntos suspensivos. Por ejemplo, en el menú Insertar, Gráfico... El
comando con ventana también puede llevar asociada una combinación
de teclas como los comandos inmediatos. Por ejemplo, en el menú
Insertar el comando Nueva diapositiva... se puede activar pulsando
simultáneamente las teclas Control e I.
Las opciones que aparecen más claras son opciones que no se pueden ejecutar desde donde nos
encontramos. Por ejemplo la opción Hipervínculo.
Las barras de herramientas contienen iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las
operaciones más habituales, como Guardar, Copiar, Pegar, Imprimir, etc. Las iremos detallando a lo largo
del curso.
La barra de estado nos muestra el estado de la presentación, en este caso el número de la diapositiva en
la cual nos encontramos y el número total de diapositivas, el tipo de diseño y el idioma.
Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho de la pantalla de forma rápida y
sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.
Tenemos una barra horizontal (la que te enseñamos) y una vertical. Si no las ves es normal, estas barras
sólo aparecen cuando hacen falta es decir cuando todo no cabe en la pantalla.
El área de esquema muestra los títulos de las diapositivas
que vamos creando con su número e incluso puede
mostrar las diapositivas en miniatura si seleccionamos la
pestaña.
Al seleccionar una diapositiva en el área de esquema
aparecerá inmediatamente la diapositiva en el área de
trabajo para poder modificarla.
Los Botones de vistas, con ellos podemos elegir el tipo de Vista en la cual queremos encontrarnos según
nos convenga, por ejemplo podemos tener una vista general de todas las diapositivas que tenemos, también
podemos ejecutar la presentación para ver cómo queda, etc. El icono que queda resaltado nos indica la
vista en la que nos encontramos.
El Panel de Tareas muestra las tareas más utilizadas en PowerPoint y las
clasifica en secciones, por ejemplo crear una nueva presentación en
blanco o abrir una presentación.
Si en el panel de tareas te aparece la barra quiere
decir que hay más opciones que aparecerán si te sitúas sobre ella.
Cómo cerrar PowerPoint
Para cerrar PowerPoint , puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
Hacer clic en el botón cerrar de la barra de título.
Pulsar la combinación de teclas ALT+F4.
Hacer clic sobre el menú Archivo y elegir la opción Salir.
Crear una Presentación (I)
A continuación veremos cómo crear una Presentación.
PowerPoint nos permite crear una presentación de formas distintas, bien a través del asistente que es
muy útil cuando nuestros conocimientos sobre PowerPoint son escasos porque nos guiará en todo el
proceso de creación de la presentación, también podemos crearlas a través de algunas de las plantillas
que incorpora el propio PowerPoint o plantillas nuestras. También se puede crear la presentación desde
cero, es decir, crearla a partir de una presentación en blanco.
Crear una Presentación con el Asistente
Para crear una presentación con un asistente sigue estos pasos:
En el panel de Tareas encontrarás una sección llamada Nuevo, selecciona la opción Del Asistente para
autocontenido.
Haz clic aquí
Si no tienes abierto el panel de tareas también puedes ir al menú Archivo y seleccionar la opción Nuevo.
Una vez elegida la opción Del asistente para contenido aparecerá una ventana como la que mostramos a
continuación.
En la
parte izquierda de la ventana tenemos un esquema de los pasos a realizar con el asistente, en este caso
nos encontramos en el primer paso (Iniciar).
Si nos arrepentimos y no queremos crear la presentación, pulsar el botón Cancelar para salir del asistente.
Pulsando el botón Siguiente > seguimos con el asistente...
La segunda pantalla del asistente nos pide el tipo de presentación:
PowerPoint tiene muchas presentaciones estándares que se pueden utilizar para ahorrar tiempo. Estas
presentaciones estándares están agrupadas en varios temas. Con los botones que aparecen en la parte
central de la ventana seleccionamos el tema, a continuación aparecen en la parte derecha de la ventana
las presentaciones asociadas al tema seleccionado. Por ejemplo hemos seleccionado el tema
Organización y la presentación Reunión de la organización. Con esto PowerPoint me va a crear una
presentación para una reunión con un esquema y unas diapositivas predefinidas, nosotros sólo tendremos
que retocar la presentación para adaptarla a nuestras necesidades.
Después de seleccionar la presentación se pulsa Siguiente.
Ahora nos encontramos en la fase de Estilo de presentación. El estilo de presentación consiste en cómo se
impartirá luego la presentación:
Nos ofrece varias opciones, podemos hacer presentaciones que se visualicen utilizando un ordenador (en
pantalla), presentaciones que se vean en una página Web, una presentación para pasar a transparencias en
blanco y negro o en color, o para diapositivas.
Nosotros marcamos la opción que queramos y pulsamos Siguiente.
En el último paso (Opciones de presentación) nos pide que indiquemos el título de nuestra presentación y
también podemos indicar el texto que queremos que aparezca en cada diapositiva de nuestra presentación,
incluso podemos activar la casilla de número de diapositiva para que en el pie de cada diapositiva aparezca
su número.
Una vez introducida toda la información necesaria pulsamos Siguiente o directamente pulsamos Finalizar
para que el Asistente genere la presentación.
Así es como queda la presentación que hemos creado, lo único que tendremos que hacer después es
introducir el texto y las imágenes que queramos.
