Sistema de Archivo
Numerico
Presentación
ESTUDIANTES
Paola Andrea Esparragoza Corcho
Arleidis Ruiz Franco
Camila Andrea Caliz Gutierrez
Karla Vanessa Benavides Barrera
Maria Angelica De La Hoz De Castro
INSTRUCTORA
Yadira Nuñez
MODULO
Tecnicas de Archivo
CODIGO 226
Sistema de numeracion
un sistema de numeración es un
conjunto de símbolos y reglas que
permiten representar datos numéricos,
los sistemas posicionales, que se
caracterizan porque un símbolo tiene
distintos valores según la posición que
ocupa en la cifra.
Caracteristicas de los sistemas numericos
Entre las principales características podemos mencionar los siguientes.
. cada sistema numérico se caracteriza por su base.
. los sistemas numéricos tienen una base o conjunto de símbolos que
permiten representar las diferentes cantidades numéricas.
. tienen una cifra o cantidad que es formada por yuxtaposición de los
diferentes elementos.
. cada elemento dentro del sistema numérico tiene un valor ponderado.
. el numero 0 expresa o denota la ausencia de una cantidad determinada.
. un sistema posicional.
. están compuestos por dígitos.
Uso y organización del archivo numérico de correspondencia y tarjeteros.
Grandes compañías y por razones de carácter organizativo
Empresas de seguros para archivar sus pólizas, siniestros, títulos de capitalización, acciones,
etc.
Entidades financieras para números de cuentas corrientes y de ahorro, créditos hipotecarios,
facturas, tarjetas de crédito.
Instituciones docentes para el código de los alumnos, las asignaturas de programas, por
ejemplo.
Para archivos públicos, donde llevan los registros de nacimiento, defunciones, matrimonios,
cedulación, tarjetas de servicios médicos.
Para manejo de expedientes, con el fin de establecer una reserva en procesos que la requieran.
En los hospitales, clínicas, consultorios, centros médicos, para llevar las historias clínicas de los
pacientes.
Compañías dedicadas a la finca raíz, para el número de escrituras, matrículas inmobiliarias.
Oficinas de abogados, médicos, odontólogos, contadores, etc.
Compañías dedicadas a la venta de vehículos, electrodomésticos y repuestos de los mismos,
que se distinguen por referencias numéricas.
Ventajas
Permiten una expansión
conveniente
Ofrece mayor precisión y exactitud
Garantiza absoluta reserva
Rápida visualización
Desventajas
Puede ocurrir trasposición de
números 569 por 596
Si se archiva un documento en
una carpeta errada se obstaculiza
su localización
Necesita personal especializado
Componentes -Ofrece mayor precisión
y exactitud.
-Los patrones numéricos
facilitan la identificación
de datos.
-Rápida visualización e
Los componentes del sistema identificación de la
numérico se componen por secuencia.
-La confidencialidad.
cuatro partes básicas que son:
-El archivo principal -Rápida identificación de
la secuencia.
-El archivo misceláneo -Las referencias no
recargan el archivo
alfabético principal.
-Los patrones numéricos
-El tarjetero índice facilitan la identificación
de datos.
-El registro de números
asignados
Clasificacion del sistema numerico
Numero consecutivo, de serie, corriente o continuo
Consiste en asignar a cada individuo un
número en forma continua. Con este número
se identifican las carpetas individuales. Se
sigue entonces el siguiente procedimiento:
Se determina la división de las guías por
decenas o centenas.
Se elabora la lista de corresponsales, sin
pretender organizarlos alfabéticamente.
Cada cliente recibe su número de acuerdo
con el orden de su llegada o de
vinculación.
Generalmente esta numeración puede ser de
tres o cuatro dígitos para que permita su
expansión. Eje:
Clasificacion del sistema numerico
Decimal o numerico dewey
Esta numeración consiste en
asignar números consecutivos a
las materias o asuntos principales
y separaron cada división y
subdivisión de estos asuntos
mediante un punto decimal y un
dígito consecutivo. Esta
aplicación proporciona expansión
sin límite, tanto las materias
como al volumen de documentos
para archivar. Ej:
Clasificacion del sistema numerico
Decimal o numerico dewey
El color negro representa el asunto principal; los
de color verde representan las subdivisiones, o
sea los de segundo nivel y los de color rojo
representan las subdivisiones de tercer nivel o
sea las dependientes de los títulos de dos
niveles. Para la organización de este sistema
decimal o numérico se siguen estos pasos:
Se asigna un número consecutivo a cada
grupo principal; lo mismo sucede con los
subgrupos
Se elabora el rótulo de las carpetas con el
número con el número de la última división
El índice se rotula con el primero y el último
número de la guía
otras clasificaciones
Numérico Codificado:
establecido por el
responsable del archivo, su
ventaja es que es solamente
un número y no un
encabezamiento largo de
nombre o tema y se registra Numérico combinado o alfanumérico:
en el documento. el sistema numérico en base 36 se
llama alfanumérico y utiliza para su
representación los símbolos y para
este concuerdan con la definición
computacional tradicional de
carácter alfanumérico.
Pasos Organizacion
Para archivos de correspondencia y
-Inspeccionar la correspondencia
tarjetas se utiliza el sistema numérico y
-Leer, codificar y marcar el es muy utilizado por las diferentes
documento entidades por su alto grado de
-Codificación numérica confidencialidad y fácil expansión.
-Clasificación numérica Los componentes del sistema numérico
-Archivo de documentos se componen por cuatro partes básicas:
* Al archivo principal
* El archivo misceláneo alfanumérico
* El tarjetero índice
* El registro de números asignados
El en archivo principal solo se
Uso de tarjeteros numericos
mantiene las carpetas individuales de
los corresponsales de los archivos, el Para diferentes propósitos, en muchas oficinas
archivo misceláneo alfabético se se organizan tarjeteros en orden numérico. Por
eje algunos tarjeteros se dedican a las cuentas
conservan todos los documentos de
de los clientes separan mercancía y a las
los corresponsales pasivos hasta q se
cuentas de los clientes q separan mercancía y
conviertan en activos, se transforman
las de los suplidores.
o se dispongan de ellos.
Las tarjetas de los clientes que separan
mercancía sirve para llevar las anotaciones de
El Tarjetero índice se organiza en el
los pagos parciales que realizan. En un archivo
orden alfabético por el nombre de
de tarjetas de uso frecuente se utiliza una guía
cada corresponsal, es esencial en el
para cada diez tarjetas. La información
sistema por que los documentos registrada en estas tarjetas se puede mantener
pueden ser solicitados por el nombre en una base de datos computarizada.
de corresponsal.
Conclusion
El sistema de archivo numérico se utiliza mucho en
las oficinas por sus muy útiles ventajas, resulta
adecuado cuando los corresponsales son
numéricos y la naturaleza de lo que se archiva es
similar. Es un sistema indirecto de archivo, el cual
consta de un archivo principal, un archivo
misceláneo organizando el orden alfabético, un
tarjetero índice y un registro.
Gracias
