Módulo 4.
Herramientas para una gestión eficiente del tiempo
Finalmente, una vez aprendidas las metodologías y teorías de los módulos anteriores, en este módulo encontrarás técnicas y
herramientas para planificar y sostener esa organización a través del tiempo. Te ayudaremos a empezar a cambiar los hábitos de
gestión con técnicas centradas en objetivos inteligentes, la utilización de diagramas y documentando los procesos para monitorear y
controlar los cambios. De esta forma notarás las diferencias sobre cómo organizar el tiempo y el trabajo de manera eficiente ayuda en
tu vida diaria.
Video de inmersión
Unidad 4.1. Metas y objetivos
Unidad 4.2. Plani cación de actividades
Unidad 4.3. Procesos
Unidad 4.4. Control de actividades
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Referencias
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Lección 2 de 9
Unidad 4.1. Metas y objetivos
A lo largo de los módulos anteriores, hemos aprendido los conceptos fundamentales e introductorios para mejorar nuestra gestión del tiempo, hemos
aprendido a detectar cuáles son los principales malversadores del tiempo (con un foco especial en la procrastinación de las actividades) y, por último, hemos
aprendido a clasificar las actividades según su importancia y su urgencia para actuar eficientemente en nuestra gestión diaria.
Es importante entonces, que tengas en claro que 70% de tu esfuerzo debe estar relacionado en temas que son importantes para tu profesión, emprendimiento
y/o negocio, lo cual te beneficiará tanto en el presente como en el mediano y largo plazo (gestión estratégica).
En ese marco, llegó el momento de conocer las herramientas que te permitirán aumentar exponencialmente tu eficiencia en tu gestión de la importancia.
Estamos haciendo referencia a una correcta definición de objetivos, a una planificación eficiente, a ganar tiempo sobre lo ya conocido realizando
procedimientos y, por último, a controlar que lo que tiene que suceder suceda.
4.1.1 Definición de objetivos
Un objetivo es una meta o finalidad a cumplir para la que se disponen medios determinados. En
general, la consecución de un determinado logro lleva implícita la superación de obstáculos y
dificultades que pueden hacer naufragar el proyecto o, al menos, dilatar su concreción.
Es fundamental que establezcas tus objetivos a lograr con lo que estás haciendo, sin ellos no tendrías un norte y sería como navegar por el mar sin una
brújula por lo que estarías condenado al naufragio, en este caso, al fracaso de tu actividad.
Ejemplos de objetivos:
Lograr una cantidad de ventas determinadas.
Lograr una cantidad de clientes determinados.
Tener una determinada cantidad de ingresos al mes.
4.1.2 Objetivos SMART
La fijación de objetivos es un tema que no debe tomarse a la ligera, pues como vimos recientemente, se trata del norte hacia donde enfocarás todos tus
esfuerzos, es aquello ni más ni menos en función de lo cual tomarás decisiones.
Es por ello que a través de un juego de palabras (SMART= inteligente en inglés) te comparto cuáles son las cinco propiedades que debes tener en cuenta a la
hora de fijar objetivos inteligentes para tu negocio, profesión y/o emprendimiento:
Objetivos S (Specific=Específicos)
–
Sé específico sobre lo que quieres lograr en el futuro. Debes ser concreto a tal punto que, cualquier persona que lea tu objetivo, entienda y dimensione perfectamente lo que
quieres lograr.
Objetivos M (Mesurable=Medibles)
–
Debes establecerte objetivos cuantificables, es decir, que puedan medirse numéricamente con el objetivo de poder certezas en el cumplimiento de los mismos y poder evaluar
su evolución a lo largo del tiempo. Asigna números, es la manera más fácil de evaluar si consigues éxito o si fracasas en el intento.
Objetivos A (Attainable=Alcanzables)
–
Establece objetivos que puedas cumplir, si bien deben representar un desafío lograrlos, no deben ser imposibles en relación a los recursos y la experiencia con los que
disponemos. Necesitás motivarte a alcanzar el objetivo, no frustrarte ante un imposible de lograr.
Objetivos R (Relevant=Relevantes)
–
Los objetivos deben tener relevancia dentro de lo que nos proponemos para nuestro negocio, profesión y/o emprendimiento, es decir, tienen que tener relación directa con
nuestro core business o (actividad principal de tu negocio).
Objetivos T (Timely=Tiempo)
–
Debes evaluar el cumplimiento de tus objetivos periódicamente, es por ello que no pueden ser ajenos al tiempo y tener en claro en qué horizonte temporal te imaginas
lograrlos. Esto te permitirá evaluar el éxito de lo que estés llevando a cabo para avanzar en ese camino o ajustar lo necesario para lograrte lo propuesto.
Figura 1. Otros posibles indicadores
Fuente: elaboración propia.
Autorreflexión y análisis
Ejercicio: Repasá los objetivos que te propusiste lograr en tu profesión, emprendimiento y/o negocio.
¿Contemplan los cinco atributos propuestos por la metodología? Desarrollá al menos 5.
Lección 3 de 9
Unidad 4.2. Planificación de actividades
Tenés en claro tus objetivos, por lo que podrás identificar qué es importante y qué no lo es en tus actividades diarias.
En el módulo 3 aprendimos que, cuando identificamos actividades importantes debemos planificarlas con tiempo para poder cumplir con ellas y que no se
conviertan en urgentes. Es por ello que repasaremos algunos conceptos relativos a la planificación:
La planificación es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado,
teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que pueden influir en
el logro de los objetivos.
Planificar es descomponer un objetivo en las distintas actividades que necesitas para llevarlo a cabo y luego, asignarle tiempos en tu agenda a dichas
actividades, teniendo en cuenta las relaciones necesarias entre ellas (por ej.: qué actividad necesita que otra termine para empezar y así consecutivamente).
Beneficios de una planificación eficiente
P E RMI T E E V I TA
Reflexionar sobre las actividades necesarias para lograr un objetivo.
Reflexionar sobre la mejor secuencia posible entre las actividades necesarias.
Eliminar el azar y la incertidumbre.
Detectar riesgos posibles y preparar planes de contingencia.
Tomar decisiones fundamentales para tu actividad, profesión,negocio y/o emprendimiento.
Comunicar cómo conseguirás tus objetivos.
Lograr la adhesión de tus subordinados o de tus compañeros a través de la designación de responsabilidades y la dimensión de cómo cada
participante colabora con un todo.
P E RMI T E E V I TA
Pérdida de tiempo y esfuerzo.
Fallas en la comunicación.
Desarticulaciones entre las actividades.
Aparición de riesgos que hagan peligrar tu proyecto.
Olvidos peligrosos.
4.2.1 Diagrama de Gantt
Una de las herramientas que más se utilizan a la hora de planificar es el denominado “Diagrama de Gantt”:
El diagrama de Gantt es una útil herramienta gráfica cuyo objetivo es exponer el tiempo de
dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total
determinado
Un diagrama de Gantt permite visualizar gráficamente la duración de las actividades a través de un detalle extensivo de las mismas sobre un eje vertical y un
calendario sobre el eje horizontal. Se detallan aquellas actividades que deben realizarse en un momento determinado completando visiblemente la
intersección de ambos ejes.
Utilizar esta herramienta te permitirá tener:
Un mapa completo de tu rumbo.
Claridad sobre la contribución de cada tarea y de sus responsables con el todo.
Una dimensión de las relaciones entre las distintas tareas, cuando debe comenzar cada una y como deben comunicarse entre si sus
distintos responsables.
La posibilidad de evaluar distintas posibilidades analizando los impactos.
La posibilidad de evaluar el cumplimiento de las actividades en tiempo y forma.
En fin, se trata del tablero de ajedrez de la forma en la que vas a lograr tus objetivos.
Figura 2. Ejemplo de un diagrama de Gantt
Fuente: elaboración propia.
Una vez que tengas tu planificación organizada, cada responsable deberá tener presente las fechas en las que debe realizar sus tareas. Deberán utilizar para
ellos sus respectivas agendas personales.
Reflexión
Repasá los cinco objetivos desarrollados en la actividad anterior y detallá actividades importantes que
desarrollas frecuentemente para lograrlos, ¿las tenés planificadas?
4.2.2 Herramientas disponibles para el desarrollo de planificaciones
A la hora de planificar tienes varias herramientas disponibles, entre ellas podemos destacar dos de ellas:
MI CRO S O F T E X CE L G ANT T E R
Microsoft Excel es una herramienta planilla de cálculo que te permite trabajar en cuadrículas denominadas celdas y conjunto de cuadrículas
denominadas tablas. En ellas uno puede completar tanto números como letras, puede asignarles formatos con colores de líneas, de rellenos, de
tipografía de letras, así como también programar fácilmente su contenido para que se procesen cálculos de manera automática de manera tal que,
una o más celdas reaccionen de diferentes maneras en relación a la modificación de otras.
Figura 3. Ejemplo de un diagrama de Gantt en Excel
Fuente: elaboración propia, captura de pantalla Excel.
MI CRO S O F T E X CE L G ANT T E R
Gantter es una herramienta online que te permitirá planificar con un mayor nivel de profesionalismo. Para acceder a ella, deberás crear un usuario
con tu correo electrónico y una contraseña particular.
Figura 4. Pantalla de inicio de [Link]
Fuente: captura de pantalla de [Link]
Como podrás ver en la imagen, sobre el margen izquierdo tendrás para completar principalmente las actividades y los recursos, al hacerlo, se irá completando
automáticamente tanto la parte detallada como la gráfica.
A través de esta herramienta, podrás:
Contar con un extenso almacenamiento en la nube para tus planificaciones.
Definir calendarios de trabajo para los responsables de ejecución de las actividades.
Establecer relaciones entre las distintas actividades, de manera tal que, ante la modificación de una de ellas la relacionada se actualice
automáticamente.
Agrupar distintas actividades en función de los distintos niveles de tareas que ofrece la herramienta
Compartir tus planificaciones con otros usuarios de la aplicación.
Exportar tus planificaciones a otros formatos (por ej.: PDF)
Imprimir tus planificaciones.
Figura 5. Ejemplo de planificación en [Link]
Fuente: elaboración propia, captura de pantalla de [Link].
Autorreflexión y análisis
Ejercicio: Si no tenés tu diagrama de Gantt, te invito a que puedas tomar uno de los objetivos, detallá
las actividades que realizás para lograrlo y realizá tu planificación.
Lección 4 de 9
Unidad 4.3. Procesos
Hay una interesante oportunidad en relación a las actividades que desarrollás frecuentemente de igual manera una y otra vez.
Esa oportunidad hace referencia a que seas consciente de que esas tareas que realizas frecuentemente pueden ser denominados procesos y, como tales,
puedas representarlos de manera gráfica.
4.3.1 Definición de procesos
Un proceso es una secuencia de pasos dispuesta con algún tipo de lógica que se enfoca en
lograr algún resultado específico. Los procesos son mecanismos de comportamiento que
diseñan los hombres para mejorar la productividad de algo, para establecer un orden o eliminar
algún tipo de problema.
Documentar los de procesos te permitirá contar con los siguientes beneficios:
Detenerte a pensar cómo realizas las actividades que sostienen tu negocio, profesión y/o emprendimiento y evaluar las mejores maneras
de hacerlo en función de tu experiencia.
Estandarizar esa mejor manera, te permitirá comenzar a hacerlo siempre de la misma manera y, en ese contexto, ganar experiencia y
hacerlo cada vez mejor y más rápido.
Detenerte en documentar lo que haces, te pemitirá contar con un punto de partida para cuando quieras evaluar oportunidades de mejora
presentes en como realizas tus actividades normalmente.
Podrás utilizar esta documentación como una herramienta de comunicación para con tus subordinados y/o compañeros de trabajo, esto
permitirá dos nuevos beneficios:
Disminuir la curva de aprendizaje de quienes toman esta actividad como nueva, es decir, la cantidad de
tiempo que un nuevo ejecutante de la actividad demora en aprenderla.
Interrelacionar distintos procesos entre equipos y generar un valor agregado basado en la empatía que la
responsabilidad e impacto de las interrelaciones generan.
4.3.2 Diagramas de flujo
Llegados a esta instancia te preguntarás: ¿cómo documentamos un proceso?
Para ello se pueden utilizar los denominados “Diagramas de Flujo”:
Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Cada paso del proceso es
representado por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa de
proceso. Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que
indican la dirección de flujo del proceso.
Para que puedas comenzar a utilizar esta nueva herramienta en tu gestión diaria, a continuación, te informaré cuáles son los principales símbolos que podrás
utilizar para desarrollar tus propios diagramas de flujo:
Figura 6. Símbolos elementales de un flujograma
Fuente: elaboración propia.
Figura 7. Utilizar diagramas de flujo para las tareas que desarrollas frecuentemente tiene numerosos
beneficios en términos de productividad y eficiencia
Fuente: [Imagen intitulada sobre Utilizar diagramas de flujo para las tareas que desarrollas frecuentemente tiene numerosos beneficios en
términos de productividad y eficiencia] (s.f.). Recuperado de [Link]
4.3.3 Herramientas disponibles para el desarrollo de procesos
A la hora de planificar tienes varias herramientas disponibles, entre ellas podemos destacar dos de ellas:
1 Microsoft Visio: Visio es una aplicación que te permitirá realizar fácilmente diagramas de flujo en tu computadora para lo cual, debes
tener instalada el software en la misma. Una vez que accedés al mismo, podés comenzar a desarrollar tus diagramas de flujo. Contás
para ello con numerosas plantillas predeterminadas.
Figura 8. Pantalla de inicio Visio
Fuente: captura de pantalla de Visio.
2 Lucidchart: Lucidchart es una aplicación online a la que podés acceder a través de un usuario generado con tu correo electrónico y una
contraseña particular.
Figura 9. Pantalla de inicio de [Link]
Fuente: captura de pantalla de Lucidchart.
Es interesante destacar que Lucidchart te brinda distintas plantillas para que puedas comenzar rápidamente, las cuales se encuentran
clasificadas según la industria sobre la que te encuentres documentando.
A través de esta aplicación, dispondrás de un espacio en la nube para alojar tus procesos y hasta podrás compartir tus procesos con otros
usuarios.
Figura 10. Ejemplo de flujograma
Fuente: elaboración propia.
Lección 5 de 9
Unidad 4.4. Control de actividades
Mencionábamos al comenzar este módulo que nuestros objetivos deben ser cuantificables y medibles, es por ello que en este último apartado te
compartiremos conceptos y herramientas que te permitirán monitorear el cumplimiento de dichos objetivos y evaluar la concreción de los resultados
propuestos.
"Si no se mide lo que se hace, no se puede controlar y si no se puede controlar,
no se puede dirigir y si no se puede dirigir no se puede mejorar”.
Peter Drucker
4.4.1 Definición de indicadores
Son los parámetros que ayudarán a medir el progreso hacia la consecución de los objetivos
planteados
Realizar una medición de tus objetivos te permitirá:
Tomar decisiones fundamentadas y no sobre intuiciones.
Conocer si se está en el camino correcto.
Tomar medidas correctivas cuando las variables se salen de los límites establecidos.
Detectar los puntos débiles y hacer foco en ellos para mejorar la productividad.
Analizar tendencias históricas y apreciar el desempeño a lo largo del tiempo.
Atributos de un indicador
Los indicadores que propongas para tu profesión, actividad y/o emprendimiento, deberán satisfacer los siguientes atributos:
Los indicadores definidos deben ser interpretados por
Entendible
todos aquellos que lo utilicen.
Debes tener poder de gestión sobre el indicador
que definas. De nada serviría medir aquello
Controlable
sobre lo que no tienes control o no puedes
realizar ajustes.
Figura 11. La evaluación de indicadores te permitirá conocer tu desempeño y compararlos con los
objetivos que planteados inicialmente
Fuente: [Imagen intitulada sobre La evaluación de indicadores te permitirá conocer tu desempeño y compararlos con los objetivos que
planteados inicialmente] (s.f.). Recuperado de [Link]
Tipos de indicadores de gestión:
Indicadores de cumplimiento
–
A través de estos indicadores podrás evaluar el grado de consecución de una tarea, trabajo o proceso. Por ej.: porcentaje de cumplimiento de Ventas.
Indicadores de eficacia
–
Estos indicadores te permitirán medir el acierto en la consecución de las tareas y/o trabajos. Por ej.: totalidad de los clientes atendidos.
Indicadores de eficiencia
–
Estos indicadores te servirán para evaluar los recursos utilizados para concretar las actividades. Tiene relación con la actitud y la capacidad para concretar las tareas. Por ej.:
cantidad de insumos utilizados para concretar un pedido.
Indicadores de evaluación
–
Mediante la utilización de este tipo de indicadores podrás evaluar la satisfacción de tus clientes. Tienen relación con el rendimiento que se obtiene de una tarea, trabajo o
proceso. Porcentaje de satisfacción del cliente.
Otros ejemplos de indicadores:
Ventas por vendedores.
Tiempo por entrega.
Cantidad de llamados diarios.
Cantidad de clientes atendidos por día.
Cumplimiento del presupuesto semanal.
Cantidad de empleados.
Cantidad de proyectos finalizados.
Porcentaje de clientes atendidos.
Autorreflexión y análisis
Ejercicio: ¿tenés definidos los indicadores principales de tu negocio, profesión y/o emprendimiento?
Detallá cinco de ellos y clasificalos en las categorías aprendidas.
4.4.1 Definición de tablero de control
Los indicadores que aprendimos en el apartado reciente, pueden ordenarse y exponerse a través de lo que se denomina Cuadro de Mando o Tablero de
Control.
Los tableros de control o dashboards permiten medir el estado actual de una serie de
indicadores y evaluarlos frente a unos objetivos. De esta forma, facilitan la toma de decisiones
y aumentan su precisión, minimizando la probabilidad de error.
Si bien representa un concepto amplio para lo que se pretende abordar desde esta materia, resulta fundamental que comprendas que tus indicadores de
negocio, deben:
Contar con objetivos de cumplimiento.
Contar con períodos de evaluación.
Contar con una frecuencia de actualización.
Parámetros de alarma con una escala y/o semaforización de cumplimiento.
Gráficos de resumen según el tipo de indicador: gráfico de barras, gráfico de tortas, gráfico de evolución.
Como todo sistema de medición, resulta muy útil para acortar diferencias entre lo abstracto y lo concreto, la intuición y la racionalidad y lo intangible con lo
tangible.
Te sugiero que tomes el concepto de tablero de control como una herramienta de gestión básica con el objetivo de que puedas organizar tu información,
presentarla de manera sintética y puedas exponerla y actualizarla de manera tal que te permita monitorear permanentemente el desarrollo de tu negocio en
relación a tus objetivos de corto, mediano y largo plazo.
Concebilo como el tablero de un automóvil, sin el cual no podrías detectar cómo se comporta el automóvil que te lleva al destino del éxito de tu negocio.
Figura 12. Ejemplo de tablero de control
Fuente: elaboración propia.
Autorreflexión y análisis
Ejercicio: ¿tenés en claro cuáles al menos cinco indicadores de tu negocio y/o actividad?
Asignales objetivos, frecuencia, períodos, parámetros, gráficos y construí tu propio tablero de control.
Lección 6 de 9
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Sirve para realizar planificaciones.
No sirve para realizar planificaciones.
No permite administrar formatos.
No permite más de 10 tareas en una planificación.
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Gantter...
Es un software que tenés que instalar en tu PC.
Es un software online para hacer diagramas de flujo.
Es un software que te permite hacer tableros de control.
Es un software online para hacer planificaciones.
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Lucidchart...
Es un software que tenés que instalar en tu PC.
Es un software online para hacer planificaciones.
Es un software online para hacer diagramas de flujo.
Es un software que te permite hacer tableros de control.
SUBMIT
Excel...
No sirve para realizar tableros de control.
No permite administrar formatos condicionales.
Sirve para realizar tableros de control.
No permite fórmulas para evaluar indicadores.
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En el recorrido de este módulo podemos destacar los principales conceptos:
Objetivos y metas
–
Un objetivo es una meta o finalidad a cumplir para la que se disponen medios determinados. En general, la consecución de un determinado logro lleva implícita la superación
de obstáculos y dificultades que pueden hacer naufragar el proyecto o, al menos, dilatar su concreción.
Objetivos SMART
–
• Objetivos S (Specific=Específicos): sé específico sobre lo que quieres lograr en el futuro. Debes ser concreto a tal punto que, cualquier persona que lea tu objetivo,
entienda y dimensione perfectamente lo que quieres lograr.
• Objetivos M (Mesurable=Medibles): debes establecerte objetivos cuantificables, es decir, que puedan medirse numéricamente con el objetivo de poder certezas en el
cumplimiento de los mismos y poder evaluar su evolución a lo largo del tiempo. Asigna números, es la manera más fácil de evaluar si consigues éxito o si fracasas en el
intento.
• Objetivos A (Attainable=Alcanzables): establece objetivos que puedas cumplir, si bien deben representar un desafío lograrlos, no deben ser imposibles en relación a los
recursos y la experiencia con los que disponemos. Necesitás motivarte a alcanzar el objetivo, no frustrarte ante un imposible de lograr.
• Objetivos R (Relevant=Relevantes): los objetivos deben tener relevancia dentro de lo que nos proponemos para nuestro negocio, profesión y/o emprendimiento, es decir,
tienen que tener relación directa con nuestro core business o (actividad principal de tu negocio).
• Objetivos T (Timely=Tiempo): debes evaluar el cumplimiento de tus objetivos periódicamente, es por ello que no pueden ser ajenos al tiempo y tener en claro en qué
horizonte temporal te imaginas lograrlos. Esto te permitirá evaluar el éxito de lo que estés llevando a cabo para avanzar en ese camino o ajustar lo necesario para lograrte lo
propuesto.
Planificación
–
La planificación es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que pueden
influir en el logro de los objetivos.
Una planificación eficiente permite:
Reflexionar sobre las actividades necesarias para lograr un objetivo.
Reflexionar sobre la mejor secuencia posible entre las actividades necesarias.
Eliminar el azar y la incertidumbre.
Detectar riesgos posibles y preparar planes de contingencia.
Tomar decisiones fundamentales para tu actividad, profesión, negocio y/o emprendimiento.
Comunicar cómo conseguirás tus objetivos.
Lograr la adhesión de tus subordinados o de tus compañeros a través de la designación de responsabilidades y la dimensión de cómo cada participante colabora con un
todo.
Procesos
–
Un proceso es una secuencia de pasos dispuesta con algún tipo de lógica que se enfoca en lograr algún resultado específico. Los procesos son mecanismos de
comportamiento que diseñan los hombres para mejorar la productividad de algo, para establecer un orden o eliminar algún tipo de problema. Documentar los de procesos te
permitirá contar con los siguientes beneficios:
Detenerte a pensar cómo realizas las actividades que sostienen tu negocio, profesión y/o emprendimiento y evaluar las mejores maneras de hacerlo en función de tu
experiencia.
• Estandarizar esa mejor manera, te permitirá comenzar a hacerlo siempre de la misma manera y, en ese contexto, ganar experiencia y hacerlo cada vez mejor y más
rápido.
• Detenerte en documentar lo que haces, te pemitirá contar con un punto de partida para cuando quieras evaluar oportunidades de mejora presentes en como realizas
tus actividades normalmente.
• Podrás utilizar esta documentación como una herramienta de comunicación para con tus subordinados y/o compañeros de trabajo, esto permitirá dos nuevos
beneficios:
Disminuir la curva de aprendizaje de quienes toman esta actividad como nueva, es decir, la cantidad de tiempo que un nuevo ejecutante de la actividad demora en aprenderla.
Interrelacionar distintos procesos entre equipos y generar un valor agregado basado en la empatía que la responsabilidad e impacto de las interrelaciones generan.
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Referencias
[Imagen intitulada sobre Utilizar diagramas de flujo para las tareas que desarrollas frecuentemente tiene numerosos beneficios en términos de
productividad y eficiencia] (s.f.). Recuperado de [Link]
[Imagen intitulada sobre La evaluación de indicadores te permitirá conocer tu desempeño y compararlos con los objetivos que planteados
inicialmente] (s.f.). Recuperado de [Link]
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Módulo 4. Herramientas para una gestión eficiente del [Link]
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Organización del tiempo y del trabajo - Módulo 4.mp3
7.9 MB
