GUIA: Portal WEB Proveedores
Introducción:
Bienvenido al portal de proveedores, para Grupo GIA nos es muy grato dirigirnos a ustedes para
informarles que, como parte de nuestros procesos de innovación, mejora continua, y con el objetivo
de brindarle un servicio eficiente en el trámite y pago de sus facturas, hemos implementado un
nuevo servicio en línea que ponemos a su disposición. Contamos con una nueva aplicación para
nuestros proveedores que hemos llamado Portal WEB de Proveedores, en donde podrá de
manera automática y en línea contar con las siguientes ventajas para la gestión de sus facturas:
Consultar Órdenes de Compra asignadas. En esta parte podrán consultar las Órdenes de Compra
que fueron asignadas y el proveedor subirá los archivos correspondientes a su factura electrónica
(PDF y XML).
Consultar estatus de documentos. Es en esta parte donde se tiene la visibilidad de documentos que
están en tránsito, para que el proveedor tenga una visión completa de donde se encuentra el
documento para pago, consultar las facturas que ya fueron procesadas.
Consultar su historia de pagos. En esta sección podrá consultar las facturas que hemos pagado a su
compañía en el pasado, esta historia sé ira formando con los pagos a partir de que usted quede
registrado como proveedor dentro de nuestro portal.
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Proceso de Registro:
El proceso de registro de proveedores, se lleva a cabo mediante una invitación que se hace llegar
vía correo electrónico.
Se hace click en la liga correspondiente https://proveedores.gia.mx/Billing
En la pantalla siguiente se debe hacer click en el botón de REGISTRATE, este proceso se realiza una
sola vez
A continuación se llenan los campos como se indica:
Clave compañía: esta clave viene en el correo de invitación y se escribe una sola vez 184184
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RFC Proveedor: Ingresar el RFC del proveedor
Correo: Correo electrónico de no más de 30 caracteres de longitud, este correo será el usuario para
ingresar al portal.
Una vez ingresados estos datos hacer click en Registrar:
En la pantalla siguiente introducir una contraseña la que el proveedor designe y hacer click en
“Registrar”:
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Puede darse el caso que directamente la liga lo dirija a la pantalla anterior “Confirmar Usuario”,
solo hay que ingresar la contraseña que designen y dar click en “Registrar”
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Accediendo al portal de proveedores:
Para entrar al portal de proveedores siga los siguientes pasos:
1. Abra su navegador y digite la siguiente dirección Web: https://proveedores.gia.mx/Billing
2. Se muestra la página de Portal Web Proveedores:
3. Ingresar el Usuario (dirección de correo registrada)
4. Ingresar la contraseña (Proceso de registro)
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Y se muestra la pantalla de inicio al portal
Dentro del portal al hacer click en la parte superior derecha donde aparece la dirección de correo
se despliegan las opciones de:
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- Modificar contraseña: donde podemos asignar otra contraseña que se desee
- Salir: Terminar la sesión del Portal
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Carga de Facturas:
Dentro del portal, hacemos click en la opción “Validación de Facturas”
Se despliegan 2 opciones
1. Carga de Facturas
2. Seguimiento de Facturas
Seleccionamos la 1. Carga de Facturas:
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Debemos saber identificar el número de Orden de Compra y el Centro de Costo, en la siguiente
imagen lo damos a conocer:
1. Para la carga de Archivos XML y PDF no es necesario llenar todos los campos, basta con
poner el número de orden de compra y el Centro de Costo, podemos ampliar las fechas para
ampliar la búsqueda en el primer campo ingresar por ejemplo año 2017 (opcional), como se
muestra en la imagen de ejemplo:
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Una vez que aparece la información se hace click en los puntos que se encuentran al lado del número
de la Orden de Compra:
Aparece la siguiente pantalla, y solo seguir el orden indicado con números
Una vez haciendo click en el botón “Carga Factura”, aparecerá un mensaje que indica que “La
factura se ha ingresado satisfactoriamente”
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Seguimiento de Facturas y/o captura de Notas de Crédito:
Para dar seguimiento a sus facturas:
1. Hacer click en “Seguimiento a Facturas”
2. Como en el proceso anterior ingresar los datos de búsqueda de una determinada Orden de
compra
3. Seleccionar el Centro de Costo correspondiente a la OC (opcional)
4. Podemos ampliar las fechas para ampliar la búsqueda seleccionando la primer fecha por
ejemplo año 2017 (opcional)
5. Haciendo click en el signo se despliega la información de la factura subida con
anterioridad
6. Información de los archivos de la factura
7. Estatus de la factura, este cambia conforme al proceso va avanzando
o CAPTURADA
o PROCESADA
o AUTORIZADA/RECHAZADA
o PROGRAMADA
o PAGADA
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8. Opción para ingresar una Nota de Crédito, hacer click en el icono indicado en la flecha
En la pantalla siguiente, seguir el proceso de carga de Nota de Crédito indicado en la imagen
Al hacer click en el punto 4 de la imagen “Carga Nota de Crédito”, el sistema envía el mensaje de
“Nota de Crédito cargada satisfactoriamente”
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Problema al Registrar
En caso de que el proveedor no pueda registrarse, podrá deberse a lo siguiente:
- El proveedor ya ha sido registrado posible error en el usuario o contraseña
- El sistema indica que el proveedor ya está registrado y que puede cargar facturas
Para estos casos favor de comunicarse con su contacto para que sea reenviada la liga de registro,
esto servirá para reestablecer su contraseña.
Problema al cargar factura:
- No aparece la Orden de Compra: verificar el número de orden de compra, centro de costo,
en su caso ampliar el rango de fechas
- Continua sin aparecer:
o La OC no está impresa (comunicarse con su contacto)
o La OC ya tiene factura asignada (se consulta en seguimiento de facturas)
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