lEXCEL
Sus funciones básicas
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Por Valentina Lorenzo, Sofía Pires, Candela Castro ,Tiziano Córcico y Moana Otero.
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INTRODUCCIÓN
Historia de Microsoft Excel
Ante la demanda de una compañía que ya comercializaba un programa con el nombre de Excel,
Microsoft fue obligada a presentar su producto como Microsoft Excel en todos sus comunicados oficiales
y documentos jurídicos.
Microsoft presentó en 1989 su primera versión de Office, una suite ofimática (conjunto de programas que
son útiles en las tareas de oficina) que incluía Excel, Word (un procesador de textos) y PowerPoint (una
aplicación para la creación de presentaciones multimediales).
¿Cuál es su utilidad?
Microsoft Office Excel es un programa computacional diseñado por Microsoft Office que permite a los
usuarios crear, manejar y modificar hojas de cálculo.
Este programa informático sirve para:
● Crear tablas para registrar y manejar los datos;
● Generar gráficos estadísticos usando plantillas y
formatos.
● Vincular información a sitios webs, texto, hojas
de cálculos, etc.
● Hacer cálculos matemáticos de forma automática
mediante el uso de fórmulas.
● Elaborar calendarios, cronogramas, horarios de
trabajo y escolares, etc.
● Diseñar facturas.
● Elaborar informes contables.
● Crear presupuestos.
● Editar hojas de cálculo de otros programas
compatibles, etc.
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● Procesar texto e insertar imágenes en las hojas de cálculo.
¿Qué es? ¿Cómo funciona?
Es una hoja de cálculo compuesta por filas y columnas divididas por celdas, y en donde se pueden llevar a
cabo diversas operaciones con números y texto.
Las celdas están identificadas con una letra y un número, por que lo que cada una tiene un nombre único,
y en ellas se pueden introducir números, letras y gráficos
Las columnas se identifican con letras y las filas con números.
Se pueden hacer cálculos simples y complejos de forma automatizada introduciendo fórmulas en las
celdas correspondientes, sólo se debe colocar el signo igual (=) antes de la fórmula.
En las fórmulas, también se puede hacer referencia a otras celdas para incluir su valor en los cálculos.
¿Quiénes usan las herramientas de Excel?
Los profesionales hoy en día lo utilizan para llevar digitalmente sus datos, te doy breves ejemplos:
Abogados
Ya sea un buffet de abogados o un profesional que se dedique individualmente al ejercicio, en cualquier
caso, debe manejar una gran cantidad de información que debe ser actualizada día a día.
Excel, tiene la posibilidad de crear dentro de un mismo archivo, distintas hojas y pestañas para lograr
organizar de una mejor manera la información.
Contadores
En Excel, los contadores diseñan su sistema contable.
Esta profesión, destaca por su notable organización numérica, la cual, debe estar perfectamente plasmada
para evitar confusiones y logre ser comprendida sin dificultad.
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Arquitectos
El arquitecto, como los demás profesionales, también hace uso de esta herramienta en sus labores.
A la hora de implementar las distintas fórmulas como la SUMA, SUMAR SI, SI, BUSCARV, CONTAR,
entre otras, es cómo pueden lograr llevar sistemáticamente sus datos y organizarlos de la mejor manera.
Estudiantes
Excel, ya es enseñado en escuelas, secundarias y universidades, con el objetivo de preparar a los alumnos
y estos logren incorporarse de una forma más efectiva y pronta al mercado laboral
FÓRMULAS
1. Suma
La fórmula básica que todos deben conocer cuándo se
enfrentan a la hoja de cálculo de Microsoft. Una fórmula que
nos permite sumar los valores de un grupo de celdas, o
incluso filas y columnas enteras. Ofrece la ventaja de
soportar tanto celdas separadas como intervalos. Una fórmula
cuyo ejemplo podría ser =SUMA(A1:A30).
2. Resta
Lo mismo que la anterior. Otra básica pero ahora empleada
para restar los valores de dos celdas. Este podría ser el ejemplo
a usar, en el que se resta el valor de una casilla al de otra: A2 -
A3.
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3. Multiplicación
Es la fórmula usada para multiplicar los valores de dos o más
celdas. Se marcan las celdas cuyos valores queremos usar y
entre ellas a modo de símbolo de multiplicar, un asterisco. Este
podría ser un ejemplo: = A1 * A3 * A5.
4. División
Lo mismo que la anterior, pero ahora para dividir
usaremos el símbolo "/" entre las casillas cuyos
valores queremos emplear. Este podría ser un
ejemplo: = A2 / C2.
5. Valores Max y Min
Es la fórmula empleada para conocer los valores máximos y
mínimos que figuran en un conjunto de celdas. Para calcularlos
usaremos los términos MAX y MIN junto con las celdas a analizar.
Este es un ejemplo para máximos =MIN(A2,B4,C3,29) y otro para
mínimos =MIN(A2,B4,C3,29).
6. Contara
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Contara es una de las fórmulas para contar valores. Una fórmula que permite contar valores
incluso aunque no sean números y sólo hace caso omiso de las celdas vacías. Se suele usar para
conocer cuántas entradas tiene una tabla, si no nos importa que sean valores alfanuméricos. Si
sólo queremos tener en cuenta los números se usa la fórmula CONTAR. Un ejemplo podría ser
=CONTARA(B2:B13).
7. Promedio
La fórmula promedio devuelve el valor
de promedio aritmético de las celdas que
pases o rango de celdas que pases como
parámetro. Este resultado también es
conocido como media o media
aritmética.
● Uso: =PROMEDIO (celdas con números)
● Ejemplo: =PROMEDIO (A2:B2)
8. Si. error
SI.ERROR es una fórmula que te sacará de más de un apuro. Con ella puedes evitar los errores
#¡DIV/0! y similares. Esta fórmula te permite devolver un valor en el caso de que otra operación
resulte un error. Esto es bastante común con divisiones, pues cualquier división entre cero dará
error, pudiendo provocar una reacción en cadena de errores. La operación en cuestión puede ser
una operación o cualquier otra fórmula.
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● Uso: =SI.ERROR( operación, valor si hay un error)
● Ejemplo: =SI.ERROR (MAX(A2:A3) / MIN(C3:F9),"Ha habido un error")
9. Si
Es una de las fórmulas más potentes de EXCEL y es que con ella puedes devolver un resultado
distinto según si se cumple la condición. De este modo, podrías usarlo para que una celda diga
"APROBADO" si otra es un número superior a 5, o "SUSPENDIDO" si es inferior.
● Uso: =SI(condición, valor si se cumple la condición, valor si no se cumple)
● Ejemplo: =SI(B2="Madrid","España","Otro país")
10.Contar. si
La fórmula CONTAR.SI es una especie de mezcla de las dos anteriores. Contará el rango de
celdas especificado siempre y cuando cumplan ciertos requisitos. Estos puede ser que tengan
cierto valor o que cumplan ciertas condiciones.
● Uso: =CONTAR.SI(rango de celdas, criterio)
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● Ejemplo: =CONTAR.SI(C2:C, "Pepe")
11.
Aleatorio entre
Esta fórmula genera un número aleatorio entre otros dos números dados, y por tanto resulta ideal
cuando necesitas elegir algo al azar. El número generado cambia cada vez que se regenera la hoja
(por ejemplo, cuando escribes un nuevo valor).
● Uso: =ALEATORIO.ENTRE (número menor, numero mayor)
● Ejemplo: =ALEATORIO.ENTRE (1,10)
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12.Ahora
Otro esencial de Excel es la fórmula AHORA. Esta genera la fecha para el momento
actual y es un dato que se actualizará automáticamente cada vez que abres la hoja o sus valores se
recalculan (porque cambias una celda, por ejemplo). Esta fórmula no requiere de ningún
parámetro.
● Uso: =AHORA()
● Ejemplo: =AHORA()
13.
Hipervinculo
Excel convierte automáticamente las direcciones web en enlaces, pero si quieres crear un enlace
con un texto distinto, necesitas usar una fórmula. Esa fórmula es hipervínculo, con la cual puedes
añadir enlaces a cualquier celda.
● Uso: =HIPERVÍNCULO ( dirección del enlace, texto del enlace )
● Ejemplo: =HIPERVINCULO ( "http://www.google.com", "Visita Google")
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14.Tra
nspo
ner
Transponer cambia las filas por columnas y es una fórmula un poco especial. Debes aplicarla a
una selección de filas que coincidan de forma inversa con la tabla que quieres trasponer. Por
ejemplo, si la tabla original tiene 2 filas y 4 columnas, necesitas aplicarla a 4 filas y 2 columnas.
Además, es una fórmula de matriz, así que necesitas pulsar Control + Mayúsculas + Intro para
aplicarla.
● Uso: {=TRANSPONER { intervalo de celdas )}
● Ejemplo: {=TRANSPONER ( A1:C20)}
15.Reemplazar
Esta es una fórmula útil con la cual puedes insertar o reemplazar parte de un texto. No consiste en
reemplazar un texto por, sino insertar un texto en determinada posición y, opcionalmente,
sustituyendo parte del texto original.
Fórmula: =REEMPLAZAR (texto original, ubicación donde se inserta, caracteres del texto
original que se borran, texto a insertar) Ejemplo: =REEMPLAZAR ("Cusco", 6, 8, "Ombligo del
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mundo")
16.Encontrar
Es una fórmula con la cual puedes saber si el texto de una celda contiene otro texto. En caso
afirmativo, la fórmula devuelve la posición en el texto donde se encontró la primera concurrencia.
Si no, devuelve un error (acuérdate de usar SI.ERROR para controlar estos casos).
● Uso: =ENCONTRAR(texto que estás buscando, texto original)
● Ejemplo: =ENCONTRAR ( "aguja", "hilo" )
17.Espacios
Los espacios de más en un texto pueden ser problemáticos pues no siempre los podrás detectar a
simple vista. Una forma de acabar con ellos fácilmente es con ESPACIOS, que elimina todos los
espacios de más de un texto, independientemente de dónde se encuentren.
● Uso: =ESPACIOS ( celda o texto con espacios de más )
● Ejemplo: =ESPACIOS ( F3 )
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HERRAMIENTAS DE EXCEL
1. Ordenar/ordenar y filtrar
Esta opción nos va a permitir la correcta organización de nuestros datos, permitiéndonos hacerlo de
distintas formas.
La herramienta ordenar y filtrar, se encuentra haciendo clic en la pestaña INICIO, a mano derecha,
encontraremos la opción.
La herramienta ordenar, se encuentra ingresando en la pestaña DATOS.
Una vez organizada una tabla con un conjunto de datos, ya sea valores de texto como numéricos, nos
debemos posicionar en cualquier celda.
Hacemos clic en ordenar y filtrar, lo cual, si es un valor numérico nos va a permitir ordenar de menor a
mayor y viceversa.
Si es un valor de texto, nos va a preguntar si queremos ordenar de la A hasta la Z o al revés.
2. Órdenes personalizados
En la misma pestaña de ordenar y filtrar, podemos además personalizar nuestro orden que queremos.
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Lo cual, se ordena toda la tabla, según los valores que en ella haya y como nosotros lo solicitemos, texto o
numérico.
3. Filtros
Una vez que hagamos clic nuevamente en ordenar y filtrar, luego en FILTRO — seleccionando
previamente un valor en la tabla. Se coloca por defecto un desplegable en cada columna de la tabla.
Estas despliegan todas las opciones que en ella se encuentren y podemos seleccionar los datos que
queramos que aparezcan nada más.
Para quitarlos, debemos hacer clic en BORRAR FILTRO.
En el caso de los campos de texto, el filtro funciona para lograr ordenar distintos conceptos que inicien
con la misma letra o con el mismo nombre.
En los numéricos, nos muestran distintas opciones, por ejemplo, entre dos valores. Por ejemplo, buscar
sólo datos que tengan un valor entre 50 y 100.
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4. Crear gráficos
Si quieres una mejor comprensión de tus valores lo mejor es que materialices los mismos en un
gráfico.
En Excel, se pueden hacer este tipo de herramientas de
una forma fácil y rápida.
Ten en cuenta que los gráficos son uno de los mejores
instrumentos para la síntesis de información y lograr
identificar las propensiones de los datos.
Pero, primeramente debes haber generado y organizado
bien los datos.
¿Cómo descargar Excel gratis?
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La mejor opción de todas, la gratuita, es la versión online. Entrando a la página office.live.com y
registrándose con un correo, podrá empezar a usarlo.
Si quiere conocer qué ventajas tiene la versión de pago, puede descargar Excel gratis y probarlo durante
un mes sin ningún costo. Una vez transcurrido el tiempo de prueba puede pagar o volver a la versión
online.
Las opciones de pago son:
Office 365 Hogar Office 365 Personal Office Hogar y Estudiantes 2016 para PC. Office Hogar y
Estudiantes 2016 para Mac
