TEMA 2 – COORDINACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN RRHH
1. La comunicación en el departamento de Recursos Humanos.
La comunicación es fundamental en cualquier área de la empresa.
Comunicación empresarial
Interna Comunicación Descendente: Cuando el emisor es la dirección.
vertical Ascendente: Cuando el emisor es la base operativa.
Comunicación El emisor y el receptor ocupan el mismo niel en el
horizontal organigrama. Se trata de coordinar actividades para que
el trabajo sea más eficiente. Comunicación mediante
reuniones.
Comunicación Es la que surge de las relaciones interpersonales, permite
informal la trasmisión fuera de canales oficiales. Puede ocasionar
rumores.
Externa Ambiental La empresa es receptora de información (La normativa
vigente)
Corporativa La empresa es la que trasmite la información (publicidad)
[Link] y medios de comunicación en el departamento.
La comunicación en el departamento de RRHH
Interna Con los trabajadores de la empresa
Para:
- Trasmitir información relacionada
con procesos de selección, sanciones
y despidos.
- Resolver dudas sobre los contratos
de trabajo, nominas o cotizaciones.
Medios:
- Tablón anuncios
- Correo, teléfono, burofax.
- Atención directa
Externa Con posibles candidatos, Servicio Público,
Administraciones Publicas etc.
Para:
- Procesos de selección.
- Cumplir con las exigencias legales de
las administraciones públicas
(Comunicación con el SEPE,
cotizaciones en la SS, declaración)
Medios:
- Teléfono, correo, atención directa.
- Internet SEPE, Seguridad Social,
Agencia Tributaria.
[Link] y técnicas en la comunicación oral
Estrategias y técnicas en la comunicación oral
Asertividad (emisor) Expresar nuestras opiniones de una manera clara, directa y
amable, diciendo lo que queremos sin violentar a nadie.
Ventajas: Favorece la confianza en uno mismo y nos aporta
respeto y consideración de los demás.
Técnicas:
- Disco rayado
- Banco de niebla
- Aserción negativa
- Asertividad confrontaría
Escucha activa Escuchar con atención y cuidado, tratando de comprender el
mensaje que nos intentan dar.
Ventajas: favorece la relación positiva, ayuda a crear un clima de
confianza y facilita la eliminación de tensiones.
Técnicas: crear un clima adecuado, escuchar con empatía, evitar
distracciones, no adelantar conclusiones.
Conductas no verbales Para que la comunicación sea más eficaz, debemos cuidar también
(emisor o receptor) la comunicación no verbal.
Consejos:
- Buena postura y relajada.
- Mirar a los ojos.
- Utilizar gesticulación con las manos para apoyar las
explicaciones.
- Evitar tics.
[Link]ón escrita.
Debemos tener en cuenta que cualquier documento debe ser claro, conciso, correcto tanto
gramatical como en su presentación. Trasmite hacia el exterior una imagen de la empresa y
hacia la interior imagen de ti mismo como profesional.
2. Sistema de control del personal
Son todos los métodos y procedimientos para controlar la asistencia de los trabajadores.
[Link] del absentismo
En la actualidad, son muchas las empresas que aplican herramientas modernas para controlar
el absentismo (huellas, tarjetas de control, las visitas, entradas ala aparcamiento).
El absentismo, laboral es toda ausencia de un trabajador en su puesto, dentro de una jornada
laboral, en las horas correspondientes, ya esté justificado o no.
Diferenciamos entre:
- Absentismo laboral justificado: corresponde a determinados derechos que tienen los
trabajadores en cuanto a permisos retribuidos (15 días por matrimonio). El trabajador
seguirá recibiendo una remuneración, o por parte de empresa o por parte de la
Seguridad Social. Este tipo deberá estar justificado.
- Absentismo laboral injustificado: corresponde con las ausencias a las que no tiene
derecho el trabajador, o no están justificadas. Los casos más frecuentes suelen ser por
faltas de puntualidad, ausencias al trabajo injustificadas o faltas justificadas pero a
menudo.
Calculo de los índices del absentismo
Causas y consecuencias del absentismo laboral
El absentismo laboral está relacionado con las condiciones de trabajo.
- Si son satisfactorias, el absentismo tiende a disminuir y se incrementa la productividad.
- Si las condiciones son precarias (horarios pocos flexibles, falta de comunicación) los
índices de absentismo tienden a aumentar, y aumentan los costes directos e indirectos
(principal consecuencia).
Medidas de control y prevención del absentismo
-Medidas de control: consiste en establecer una serie de mecanismos para monitorizar la hora
exacta de acceso, así como la salido.
Mediante observación directa: no efectivo
Mediante elementos de control (tarjetas): más efectivo, pero puede existir el fraude
de que se fiche por otro compañero.
Mediante huella digital: efectivo y se elimina el posible fraude anterior
Mediante otros medios: en algunas empresas no se registra la hora de entrada o
salida, sino la puesta en marcha y detención de las herramientas de trabajo.
-Medidas de prevención: sustituyen y complementan a las medidas de control si la incidencia
negativa de estas en el clima laboral.
Mejorar la comunicación interna.
Mejorar la motivación.
Mejorar el clima laboral.
Mejorar las condiciones de Seguridad Social.
Mejorar la flexibilidad horaria.
Formulario de recogida de datos sobre el absentismo
El responsable de cada departamento debe comunicar al departamento de RRHH las ausencias
que se produzcan en su sección. Normalmente usa un formulario tipo diseñado por cada
empresa.
Principales causas de ausencia Tipo de justificante
Matrimonio Libro de familia, certificado judicial o
certificado emitido por la iglesia.
Nacimiento de un hijo Libro de familia o certificado judicial.
Consulta medica Citación previa y posterior, justificante
medico de asistencia.
Enfermedad grave de familiar del 2º grado Certificado médico.
Traslado de domicilio Certificado de empadronamiento.
Exámenes prenatales y técnicas de Citación previa y posterior, justificante
preparación al parto medico de asistencia.
Cumplimento de deberes de carácter público Certificado emitido por el órgano
y personal. jurisdiccional, administrativo o electoral.
[Link]ón de resultados
La evaluación de resultados tiene como finalidad comprobar si se han alcanzado los objetivos
planteados.
[Link]
Se refiere a un proceso de evaluación, revisión o inspección más o menos independiente de los
procesos que lleva a cabo una determinada organización o departamento.
Podemos clasificarlos en:
- Internas
- Externas
Dependiendo de que los auditores encargados de evaluar los procesos y procedimientos
pertenezcan o no a la organización auditada.
Auditorias de RRHH
Las auditorias de Recursos humanos nos permiten detectar a tiempo los problemas asociados
a nuestro departamento y plantear posibles soluciones. Deben realizarse de manera periódica
para que sean efectivas.
3. Registro y archivo de la información y la documentación
En el departamento de RRHH de una empresa se trabaja con grandes flujos de información y
documentación, por lo que obliga a proceder de una manera ordenad, respetando los datos y
seguridad.
[Link] expediente de personal
Los expedientes de todo el personal se archivan en un fichero o archivo personal y es una
función de gran relevancia para el departamento de RRHH. Cada empresa, según su estilo
decide de qué forma organizar el archivo personal.
Normalmente los expedientes se ordenan alfabéticamente, pero también se podría ordenar
por secciones o departamentos (aunque igualmente dentro de estas se ordenan
alfabéticamente).
El expediente de cada trabajador debe recoger su vida laboral ordenada cronológicamente.
Para facilitar su vista, sus dos primeras páginas debe ser la ficha personal y una hoja resumen.
Documentación del expediente personal
- Carta de presentación
- Curriculum
- Informe de resultados de las pruebas de selección
- Fotocopia del título exigido
- Fotocopias de otros títulos o certificados.
- Copia del contrato de trabajo y sus prorrogas.
- Documentación relacionada con la Seguridad Social y Agencia Tributaria.
- Documentación sobre participaciones en acciones de formación permanente dentro o
fuera de la empresa.
- Evaluaciones de rendimientos.
- Copia de las comunicaciones entregadas al trabajador en relación a su situación laboral
- Comunicaciones o solicitudes entregadas por el trabajador (solicitar excedencia).
[Link]ón de datos de carácter personal.
Trabajar con los datos personales y otra información sensible obliga a respetar lo establecido
en la Ley Orgánica de Protección de Datos de carácter personal.
La Agencia Española de Protección de datos es el órgano encargado de la aplicación y
verificación del cumplimiento de la ley y los responsables de sancionar.
¿Cómo afecta la normativa de protección de datos al departamento de RRHH?
Inscripción de los ficheros.
Toda persona, que tenga datos de carácter personal debe proceder a la inscripción del fichero
ante el registro general de protección de datos (Órgano de la Agencia Española de Protección
de Datos). Estos ficheros, según el tipo de datos que contenga, se clasifican en tres niveles de
seguridad:
- Nivel básico: con datos de carácter personal
- Nivel medio: si contienen datos relativos a la comisión de infracciones administrativas
o penales o relacionados con la Administración Publica.
- Nivel alto: si contienen datos especialmente protegidos (salud, ideología).
Información y consentimiento para el tratamiento de datos.
Se debe informar al trabajador al inicio de la relación laboral de la existencia del fichero o del
simple tratamiento de sus datos, de la finalidad de su obtención, de los destinatarios de esa
información, de sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición y de la identidad
y dirección del responsable del tratamiento. Estos datos solo podrán ser utilizados en lo que
respecta la relación laboral y su cesión a los organismos públicos de la Administración Laboral
y Tributaria.
Elaboración del documento de seguridad.
Para garantizar la confidencialidad, seguridad y diligencia en la gestión de los datos personales,
deben adoptarse una serie de medidas técnicas y organizativas entre las que destaca el
´´documento de seguridad´´ que debe elaborar toda entidad que trate de datos de carácter
personal siguiendo el modelo que facilita la Agencia de Protección de Datos en su página
([Link]).
Cancelación y bloqueo de los datos
Finaliza la relación laboral, la empresa deberá proceder a la cancelación de los datos,
bloqueándolos y conservándolos únicamente a disposición de las Administraciones Publicas y
de los juzgados y tribunales durante 4 años.
Deber de secreto.
El responsable del fichero y quienes intervengan a cualquier fase del tratamiento de los datos
de carácter personal están obligados a guardar secreto profesional.
Es importante la gestión de datos como su conservación. Un proceso que ha de estar
documentado en cualquier empresa y que se ha de cumplir en las fechas previstas es la
realización de copias de seguridad de los ficheros informáticos. Así se puede garantizar la
conservación de los datos e su integridad.
[Link] protección del medio ambiente
Todas las empresas deben de aplicar procesos y procedimientos destinados a minimizar el
impacto medioambiental de su actividad, así como asegurar una correcta gestión de residuos
que producen y prestar atención a aquellos materiales que se puedan reciclar y los que
contaminan.
Los posibles gastos que se puede producir en el departamento de recursos humanos:
- Excesivo gasto de papel
- La eliminación de cartuchos de tinta y toner.
Consejos para ahorrar energía
La técnica de las tres erres
