PROCEDIMIENTO
Proceso - subproceso: GESTIÓN DOCUMENTAL – PRODUCCIÓN
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DOCUMENTAL
Procedimiento: PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Código: MPFD0801P Versión: 02
Objetivo del Procedimiento
Establecer lineamientos para la Producción Documental, como evidencia de la gestión en la EAAB – ESP, que faciliten el
control en el cumplimiento de las funciones, procesos y procedimientos.
Alcance
Inicia con determinar la necesidad de elaboración del documento y verificar si está dentro del cumplimiento del manual de
funciones o el Sistema Integrado de Gestión, siguiendo los estándares de imagen corporativa, técnicas de impresión y
selección de soportes para la fijación de la información; lo ejecutan todos los funcionarios al momento de realizar su
gestión, dejando el registro que constituye la evidencia natural de la ejecución de las funciones, procesos y
procedimientos; y finaliza en el momento que el Documento, forme parte del archivo de gestión del área.
Términos y definiciones
ACTA: Documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una reunión o situación específica.
ACUERDO JUNTA DIRECTIVA: Documento escrito que contiene cierto tipo de decisiones de la Junta Directiva de la
Empresa.
ANEXO: Documento o elemento que se adjunta a la comunicación o al informe, sirve para complementar y aclarar.
ASUNTO: Síntesis del contenido de la comunicación.
CARTA: Comunicación escrita, que tiene como objetivo principal dar un mensaje. Se utilizan en las relaciones entre
organizaciones y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados. En
algunas entidades se denomina oficio.
CIRCULAR: Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de
personas tanto interna como externamente.
DESTINATARIO: Persona a quien va dirigida la comunicación.
DOCUMENTO: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
FUID: Formato Único de Inventario Documental
MEMORANDO: Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar asuntos internos.
PRODUCCIÓN DOCUMENTAL: Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus
funciones.
PRODUCTOR DOCUMENTAL: Persona que ha creado, reunido, conservado y utilizado los documentos en el
desempeño de su actividad como persona física o jurídica.
RADICACIÓN: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones
recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibido o de envío con el propósito de oficializar el
trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos términos se empiezan a contar a partir del
día siguiente de radicado el documento.
SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un
mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias
laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
SIG: Sistema Integrado de Gestión.
SISTEC: Sistema para Control de Normas Técnicas de la EAAB – ESP.
SUBSERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma
separada por su contenido y sus características específicas.
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Elaboró: Marcela Mellizo Revisó: Nancy Gómez Chaves F. Revisión: 30/09/2019
Responsable del Procedimiento: Dirección de Aprobó - Revisó: César Dimas
F. Aprobación: 04/10/2019
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Normas que Rigen el Procedimiento
1. Ley 43 de 1913. “Que provee a la conservación de ciertos documentos oficiales”. Congreso de Colombia
2. Ley 527 de 1999. “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del
comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras
disposiciones”. Congreso de Colombia
3. Ley 734 de 2002. “Por la cual se expide el Código Disciplinario Único”. Congreso de Colombia
4. Ley 962 de 2005. “Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos
administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o
prestan servicios públicos”. Congreso de Colombia
5. Ley 1341 de 2009. “Por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la
organización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones –TIC–, se crea la Agencia Nacional de
Espectro y se dictan otras disposiciones”. Congreso de Colombia
6. Ley 1369 de 2009. “Por medio del cual se establece el régimen de los Servicios Postales y se dictan otras
disposiciones. Congreso de Colombia.
7. Ley 1952 de 2019. “Por medio de la cual se expide el Código General Disciplinario se derogan la Ley 734 de 2002 y
algunas disposiciones de la ley 1474 de 2011, relacionadas con el Derecho Disciplinario”. Congreso de Colombia.
8. Decreto 1747 de 2000. “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 527 de 1999, en lo relacionado con las
entidades de certificación, los certificados y las firmas digitales”. Presidencia de la Republica
9. Decreto 619 de 2007. “Por el cual se establece la Estrategia de Gobierno Electrónico de los organismos y de las
entidades de Bogotá, Distrito Capital y se dictan otras disposiciones”. Alcaldía Mayor de Bogotá.
10. Decreto 616 de 2011. "Por medio del cual se dictan medidas para promover la implementación, uso y acceso de las
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - TIC en los equipamientos colectivos y se dictan otras
disposiciones". Alcaldía Mayor de Bogotá.
11. Decreto 19 de 2012 “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites
innecesarios existentes en la Administración Pública”. Presidencia de la Republica
12. Decreto 2364 de 2012. “Por medio del cual se reglamenta el artículo 7° de la Ley 527 de 1999, sobre la firma
electrónica y se dictan otras disposiciones”. Presidencia de la Republica
13. Decreto 333 de 2014, “Por el cual se reglamenta el artículo 160 del Decreto-ley 19 de 2012”. Presidencia de la
Republica
14. Decreto No. 1080 de 2015. "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura".
Presidencia de la Republica
15. Directiva Presidencial 04 de 2012. “Eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la
administración pública”. Presidencia de la Republica
16. Acuerdo 430 de 2010. "Por el cual se promueve la masificación de las Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones (TIC) en los Equipamientos Colectivos". Archivo General de la Nación
17. Acuerdo 060 de 2001. Artículos 4, 6, 9 y 14. “Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las
entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas”. Archivo General de la Nación
18. Acuerdo 003 de 2015. “Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a
la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad
con lo establecido en el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 y el
capítulo IV del Decreto 2609 de 2012”. Archivo General de la Nación
19. Circular Interna 13 de 1999. No se deben utilizar micro puntas o esferos de tinta húmeda.
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20. Circular Interna 089 de 2004. Sobre manejo electrónico de las circulares.
21. GTC 185. Guía Técnica Colombiana Documentación Organizacional.
22. NTC 1673. Papel y cartón: papel para escribir e imprimir.
23. NTC 2223:1986. Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir”.
24. NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. “Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5
pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas”.
25. NTC 2896 Sistemas para el procesamiento de la información, estructura de archivo y rotulado de cintas magnéticas
para intercambio de información.
26. NTC 4436. Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad.
Políticas Generales y Operación
1. El rol administrador técnico, el cual pertenece a la Gerencia de Tecnología, es el responsable del correcto
funcionamiento técnico del aplicativo de Gestión Documental en el portal WEB; Igualmente debe garantizar la
actualización y la integridad de la información que se publica e ingresa al portal WEB y que la información del
portal se transfiera perfectamente al aplicativo correspondiente. Cualquier ajuste al aplicativo debe comunicarlo al
administrador funcional del grupo de trabajo de administración documental.
2. La documentación que se genere en los diferentes procesos se debe estructurar y codificar de acuerdo con lo
establecido en el procedimiento MPFD0802P “Documentación de Procesos”.
3. El formato MPFD0801F11 “Acuerdo Junta Directiva” será de uso exclusivo de la Secretaría General.
4. Los responsables de las dependencias donde se utilizan formatos pre impresos deben asegurar que:
Se destruyen y/o reciclen todas las copias del formato desactualizado cuando se actualicen o den de baja.
En caso de que se encuentren documentos impresos del SIG se consideran “Copias No Controladas”.
El responsable asignado para la elaboración o modificación evalúa si hay otros procesos involucrados con el
documento o si afecta el proceso de otra (s) dependencia (s), a fin de garantizar la participación de estas en
el desarrollo del documento.
5. El productor documental tendrá la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la
información de los documentos de archivo.
6. El productor documental tendrá la responsabilidad en la impresión de los documentos, propendiendo por la
aplicación en todo momento de la iniciativa de “Cero Papel” de la Presidencia de la Republica.
7. Las piezas gráficas y los mensajes serán definidos y aprobados por el jefe de la Oficina Asesora de Imagen
Corporativa y Comunicaciones.
8. Las acciones y políticas para los temas estratégicos de Imagen Corporativa y Comunicaciones Internas y Externas
se coordinarán con el Secretario General.
9. El total de consumibles en papelería por cada gerencia deberá estar registrado en el informe de consumo
mensual, y será reportado en los Acuerdos de Gestión de la Dirección de Servicios Administrativos.
RESPONSABLE
PUNTO DE DOCUMENTOS Y
ACTIVIDADES (DEPENDENCIA
CONTROL REGISTROS
Y CARGO)
1. VALIDAR LA ELABORACIÓN DEL
DOCUMENTO.
1.1 Consulta el formato MPFD0102F02 “Tabla Productores MPFD0102F02
de Retención Documental” del área, e documentales - Tabla de Retención
identifica el documento físico o electrónico Todas las áreas Documental
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necesario para el cumplimiento de la
función y/o el proceso requerido; en caso
de encontrarlo continua en la actividad 2,
de lo contrario continua en la sub actividad
1.2
1.2 Prepara la solicitud en el formato
MPFD0101F01 “Solicitud de Actualización
de Tablas de Retención”, para la creación
del nuevo tipo documental; únicamente en Productores MPFD0101F01
Firma Gerente y/o
caso de NO encontrar el documento documentales - Solicitud de Actualización de
Director de Área
idóneo, para el cumplimiento de la función o Todas las áreas Tablas de Retención
el proceso requerido, en la Tabla de
Retención Documental. Continúa en la
actividad 4.
2. GENERAR Y ELABORAR EL DOCUMENTO
REQUERIDO.
2.1 Busca y descarga del mapa de procesos la
versión vigente del formato o el documento
que se requiere elaborar, según sea el
MPFD0102F02
caso; siempre y cuando esté identificado
Tabla de Retención
en el formato MPFD0102F02 “Tabla de
Documental
Retención Documental”, genera el Productores
documento y continúa en la actividad 3; de documentales -
MPFD802I01
lo contrario, para las actividades Todas las áreas
Instructivo Elaboración de
organizacionales, consulte el instructivo
Documentos
MPFD0802I01 “Elaboración de
Organizacionales
Documentos Organizacionales” y continúa
en las siguientes sub actividades hasta
encontrar el Documento requerido.
2.2 Identifica, si el documento es una MPFD0801F01 Memorando
comunicación, interna o externa, en cuyo Número Productores Interno
caso utilizará el formato MPFD0801F01 Consecutivo documentales -
“Memorando Interno” o MPFD0802F02 Asignado Todas las áreas MPFD0801F02
“Carta Externa” Carta Externa
MPFD0801F03
Circular
2.3 Utiliza los formatos organizacionales
MPFD0801F04
MPFD0801F03 “Circular”, MPFD0801F04
Lista de Asistencia
“Lista de Asistencia”, MPFD0801F05
“Ayuda de Memoria”, o MPFD0801F06
MPFD0801F05
“Acta de Comité”; MPFD0801F08 “Informe”, Productores
Ayuda de Memoria
MPFD0801F09 “Certificación”, Formato firmado documentales -
MPFD0801F10 “Resolución y Todas las áreas
MPFD0801F06
MPFD0801F11” Acuerdo Junta Directiva”
Acta de Comité
que se encuentran en el mapa de procesos,
para elaborar la acción administrativa,
MPFD0801F08
según sea el caso.
Informe
MPFD0801F09
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“Certificación”
MPFD0801F10
“Resolución”
MPFD0801F11
“Acuerdo Junta Directiva”
2.4 Utiliza el formato MPFD0801F07
“Presentaciones en Power Point”, con su Productores MPFD0801F07
versión vigente del mapa de procesos, para documentales - Presentaciones en Power
realizar presentaciones como ayuda Todas las áreas Point
audiovisual para reuniones programadas.
3. CONFORMAR EXPEDIENTE DE GESTIÓN
MPFD0801I01
Elaboración de Documentos
3.1 Genera la tipología documental física y/o
Organizacionales
electrónica y establece su medio de
publicación y/o envío teniendo en cuenta el
MPFD0203P
instructivo MPFD0801I01 “Elaboración de Productores
Envío de Comunicaciones
Documentos Organizacionales”, los documentales -
Oficiales
procedimientos MPFD0203P “Envío de Todas las áreas
Comunicaciones Oficiales” y MPEC0502P
MPEC0502P
“Impresión y terminado de piezas gráficas y
Impresión y terminado de
documentos en general”
piezas gráficas y documentos
en general
MPFD0102F02
3.2 Ingresa el documento generado al Archivo Tabla de Retención
de Gestión de acuerdo con la Documental
MPFD0102F02 “Tabla de Retención” del
Productores
área y al procedimiento MPFD0301P Inventario en FUID MPFD0301P
documentales -
Organización de Documentos, y finaliza el actualizado Organización de Documentos
Todas las áreas
presente procedimiento, con la
actualización del MPFD0301F05 Formato MPFD0301F05
Único de Inventario Documental. Formato Único de Inventario
Documental
4. DISEÑAR EL NUEVO TIPO DOCUMENTAL
4.1 Consulta y adopta los criterios, parámetros
Manual de Imagen
y estándares, dispuestos en el
Corporativa
procedimiento MPFD0802P Productores
“Documentación de Procesos” y aplicables documentales -
al nuevo documento, conservando las Todas las áreas
MPFD0802P
disposiciones del Manual de Imagen
Documentación de Procesos
Corporativa de la EAAB – ESP.
4.2 Realiza el diseño del documento, dentro de MPFD0802P
los parámetros establecidos en el Productores Documentación de Procesos
Firma Ayuda de
procedimiento MPFD0802P documentales -
Memoria
“Documentación de Procesos”, e identifica Todas las áreas MPFD0801F04
el proceso o función, en el que quedará Lista de Asistencia
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asociado; y mediante reunión programada
con el Jefe del área, valida la nueva MPFD0801F05
Tipología Documental. Ayuda de Memoria
4.3 Define el medio de soporte del documento,
si es físico o electrónico, así como su medio MPFD0802P
de publicación y si tiene documentos Documentación de Procesos
anexos o complementarios, de acuerdo con Productores
el procedimiento MPFD0802P documentales - MPEC0502P
“Documentación de Procesos” y el Todas las áreas Impresión y terminado de
procedimiento MPEC0502P “Impresión y piezas gráficas y documentos
terminado de piezas gráficas y documentos en general
en general”
5. REALIZAR SOLICITUD DE CREACIÓN DE
NUEVO TIPO DOCUMENTAL
5.1 Realiza la solicitud de actualización del
Productores
mapa de procesos y procedimientos de MPFD0802P Documentación
. documentales -
acuerdo con el procedimiento MPFD0802P de Procesos
Todas las áreas
“Documentación de Procesos”.
5.2 Diligencia completamente el formato MPFD0102F01
MPFD0102F01 “Solicitud de Actualización Solicitud de Actualización de
Productores
de Tablas de Retención” y lo dirige con el Firma del Gerente Tablas de Retención
documentales -
formato MPFD0801F01 “Memorando y/o Director de Área
Todas las áreas
Interno” a la Dirección de Servicios MPFD0801F01
Administrativos para su análisis. Memorando Interno
6. REALIZAR ANÁLISIS DE CREACIÓN DE
TIPO DOCUMENTAL
6.1 Compara el nuevo tipo documental del
formato MPFD0102F01 “Solicitud de
Actualización de Tablas de Retención”, MPFD0102F01
Profesional de la
frente a la TRD en busca de documentos “Solicitud de Actualización de
Dirección de
que cumplan las funciones de la solicitud; si Tablas de Retención”
Servicios
encuentra una opción se lo comunica al
Administrativos
área solicitante mediante correo Correo electrónico
electrónico; de lo contrario continua con el
análisis
6.2 Revisa las funciones del área solicitante y V.B de Profesional
analiza la relación entre el documento y la de la Dirección de
Profesional de la
función, para identificar los valores Servicios MPFD0102F03
Dirección de
primarios atribuibles al nuevo tipo Administrativos y Cuadro de Caracterización
Servicios
documental; así mismo, actualiza el formato Firma Director Documental
Administrativos
MPFD0102F03 “Cuadro de Caracterización Servicios
Documental” Administrativos
6.3 Comunica a la Dirección Gestión de
Calidad y Procesos por medio de correo Profesional de la MPFD0802P Documentación
electrónico, el estado de la solicitud para Dirección de de Procesos
continuar con el proceso de documentación Servicios
de acuerdo con el procedimiento Administrativos Correo electrónico
MPFD0802P “Documentación de Procesos”
7. ACTUALIZAR INSTRUMENTOS
ARCHIVÍSTICOS
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Procedimiento: PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Código: MPFD0801P Versión: 02
MPFD0102P
Actualización de Tablas de
Retención
MPFD0102F02
7.1 Actualiza los instrumentos archivísticos Tabla de Retención
MPFD0102F03 Cuadro de Caracterización, Documental
MPFD0102F04 Cuadro de Clasificación,
Profesional de la
MPFD0102F05 Ficha de Valoración y MPFD0102F03
Dirección de
MPFD0102F02 Tabla de Retención Cuadro de Caracterización
Servicios
Documental; según los procedimientos
Administrativos
MPFD0102P Actualización de Tablas de MPFD0102F04
Retención y MPFD0104P Planeación Cuadro de Clasificación
Documental.
MPFD0102F05
Ficha de Valoración
MPFD0104P
Planeación Documental
7.2 Dispone los instrumentos actualizados en Profesional de la
los medios de comunicación establecidos Dirección de
para su socialización e implementación y Servicios
comunica mediante informativo electrónico. Administrativos
8. PRODUCIR NUEVO TIPO DOCUMENTAL
8.1 Comunica al área productora mediante Profesional de la
correo electrónico, que el nuevo tipo Dirección de
Correo Electrónico
documental ya hace parte del Sistema Servicios
Integrado de Gestión. Administrativos
MPFD0802I01
Elaboración de Documentos
Organizacionales
8.2 Genera la tipología documental física y/o
electrónica y establece su medio de MPFD0203P
Productores
publicación y/o envío; siempre y cuando se Envío de Comunicaciones
documentales -
hayan cumplido los trámites necesarios Oficiales
Todas las áreas
para la legitimación del nuevo tipo
documental al interior de la EAAB – ESP. MPEC0501P
Impresión y terminado de
piezas gráficas y documentos
en general
MPFD0102F02
8.3 Incluye el documento, al Archivo de Gestión Tabla de Retención
Productores
de acuerdo con MPFD0102F02 Tabla de Documental
documentales -
Retención del área y al procedimiento
Todas las áreas
MPFD0301P Organización de Documentos. MPFD0301P
Organización de Documentos
8.4 Actualiza el MPFD0301F05 Formato Único
Productores MPFD0301F05
de Inventario Documental – FUID, del Inventario en FUID
documentales - Formato Único de Inventario
archivo de gestión del área y finaliza el actualizado
Todas las áreas Documental
presente procedimiento.
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